Checklista för upphandling
av Måltidstjänster.
Checklistan ska ses som ett underlag för diskussion mellan relevanta kompetenser inom
den upphandlande organisationen då målet är måltidsförsörjningen enligt intentionen
i Måltidsmodellen. Den interna diskussionen är även ett stöd för att lyfta knäckfrågor
under marknadsanalysen och vid kontakt med leverantörssidan.
Checklistan kan användas vid upphandling av Måltidstjänster inom vård, skola och
omsorg, t.ex. förskolor, skolor, inom äldreomsorgen och på sjukhus, och är utarbetad
av Livsmedelsverket och Upphandlingsmyndigheten. Externa synpunkter har inhämtats
av de större måltidstjänsteleverantörerna.
Checklistan är utvecklad för att underlätta köp av externa Måltidstjänster, men den är
lika användbar vid upphandling av Livsmedel inom vård, skola och omsorg som underlag
för de krav som ställs på den egna organisationen när den levererar måltidstjänsten.
Listan utgår från Livsmedelsverkets råd och riktlinjer då det gäller offentliga måltider.
Dessa i sin tur grundar sig på Livsmedelsverkets Måltidsmodell i form av ett pussel. Råden
finns att läsa i sin helhet i olika målgruppsanpassade skrifter, exempelvis ”Bra måltider i
förskolan”, ”Bra mat i skolan”, Bra måltider i äldreomsorgen” och ”Sjukhusmåltiden – en
viktig del av vården”.
Som
underlag
har
även
använts
Upphandlingsmyndighetens
förslag
på
hållbarhetskriterier som syftar till att beakta
miljöskydd, djurskydd samt folkhälsoaspekter
och sociala villkor vid odling utanför EU.
Generell framgångsfaktor
Det är viktigt att beställarorganisationen har en kontaktperson som företrädare i den
dagliga driften med ett tydligt mandat och god kännedom om den egna verksamheten för
att ha goda förutsättningar att vara en professionell beställare mot leverantören.
Viktigt!
Se de olika frågeställningarna och exemplen som just exempel. Det är nödvändigt att ni
kopplar det till just era förutsättningar, policys mm. Listan syftar till att ge stöd kring att
inte tappa någon pusselbit i anskaffningsprocessen.
GOD
Kompetens
Exempel:
-
Alla/hälften/minst en i köket ska ha restaurang- eller storköksutbildning på lägst
gymnasienivå eller motsvarande bevis på kunskaper.
Utvärdera vad matgästen tycker om maten/måltidsmiljön
Exempel:
-
Elevenkät (SkolmatSverige-verktyget eller motsvarande enkät) ska göras X
gång/er per läsår.
Kontinuerlig mätning av hur mycket mat som äts upp X antal gånger på läsår.
(För området skolmat enligt mall i SkolmatSverige-verktyget eller motsvarande)
Valfrihet/alternativa rätter/mellanmål
Exempel:
-
X antal alternativa rätter ska erbjudas varje dag, exempelvis Dagens husman,
Dagens soppa och Dagens vegetariska
Menyerna är anpassade till målgruppen, rutin för hur avstämning med
beställaren kring menyerna ska gå till
Uppmärksamma olika högtider, vilka högtider och övergripande beskrivning på
vilket sätt man önskar att detta görs.
Flexibilitet i tillgängligheten av mat
Exempel:
-
Extra viktigt då det gäller äldreomsorgen att det finns rutiner för hur man kan få
måltider och tillbehör levererat med kort varsel. Efterfråga nedskriven rutin.
Vid exempelvis utflykter, friluftsdagar eller liknande som förekommer X antal
gånger/år ska passande och innovativa lösningar för tillagning och servering av
måltiderna diskuteras med ansvarig för förskola/skola/äldreboende. Exempelvis
att maten lagas och serveras utomhus.
Varmhållningstider
Exempel:
-
Varmhållningen ska minimeras, tänk igenom om det är vissa maträtter och/eller
tillbehör som är särskilt viktiga att minimera varmhållningen för. Exempelvis
krav på att potatis och X grönsaker kokas i direkt anslutning till
serveringstillfället.
Livsmedlens kvalitet
Exempel:
-
Uppföljning av att de övergripande krav som ställs på livsmedlen då det gäller
exempelvis djuromsorg, andelen ekologiskt, fettsammansättning eller
sockerinnehåll görs vid X antal tillfällen per år på X antal slumpvis utvalda
serveringar. Stöd kring kravställning finns på Livsmedelsverkets webbplats.
http://www.livsmedelsverket.se/matvanor-halsa--miljo/maltider-i-vard-skolaoch-omsorg/
Presentation och servering
Exempel:
-
-
Menyerna ska finnas tillgängliga för matgästerna via webb/app
Skola/förskola: Tallrik med dagens rätt/rätter (enligt tallriksmodellen) ska visas
på ett inbjudande sätt i anslutning till serveringen
Äldreomsorg: de matgäster som så önskar ska få kommande veckas meny på
papper
Äldreomsorg/särskilt boende: dagsmenyer för placering på borden som på ett
lockande sätt presenterar dagens lunch och kvällsmat ska tillhandahållas i PDFformat senast X dagar innan serveringstillfället.
Bufféservering eller bordsservering
INTEGRERAD
Delaktighet exempelvis matråd, delta i matlagning/köksarbete i pedagogiskt syfte
Exempel:
-
-
Medverkan i avstämningar med såväl beställare som matgäster X antal gånger
per år
Entreprenören ska medverka och engagera sig i initiativ som på olika sätt
involverar matgästerna/måltidsverksamheten med pedagogiken eller omsorgen.
Exempelvis att varje vecka ta emot X antal skolelever från årskurs 5 som är
behjälpliga i köket med enklare kökssysslor.
Uppmuntra och praktiskt stödja olika initiativ som syftar till att måltiderna
används som en pedagogisk resurs. Exempelvis användandet av det pedagogiska
materialet Hej skolmat. http://www.livsmedelsverket.se/matvanor-halsa-miljo/maltider-i-vard-skola-och-omsorg/skola/hej-skolmat/
Tillhandahålla livsmedel som ska användas i pedagogiskt syfte
Exempel:
-
Entreprenören ska tillhandahålla livsmedel som ska användas i pedagogiskt syfte
till inköpspris
Informera om skolmåltider/mat/måltider på personal-/föräldramöten
Exempel:
-
-
Exempelvis finnas med i X antal klasser X gång/er per år och berätta om
måltidsverksamheten, X gång/er per månad finnas med X minuter för
avstämning kring måltidsverksamheten när pedagoger är samlade och X
gång/er per termin medverka på föräldramöten på kvällstid.
X gång/er per läsår ska en typisk skollunch serveras i samband med
föräldrainformation på skolan, ca X portioner på kvällstid. Kostnad för denna
insats debiteras separat men portionspriset för maten är det samma som i
grundofferten.
TRIVSAM
Var ska maten tillagas
Exempel:
-
Färskt matbröd som bakats på plats ska tillhandahållas varje dag.
Maten ska tillagas i det befintliga köket på förskolan/skolan/äldreboendet, detta
för att bland annat skapa de bästa förutsättningarna för en förtroendefull dialog
mellan matgäster och de som lagar maten. Maten ska lagas från grunden så
långt det är möjligt, ange ambitionsnivå med hjälp av Livsmedelsverkets pyramid
http://www.livsmedelsverket.se/matvanor-halsa--miljo/maltider-i-vard-skolaoch-omsorg/om-offentliga-maltider/modell---mat-lagad-fran-grunden/
Trivsam och anpassad lokal (vem ansvarar för dekoration, städ, belysning,
ljudnivå, logistik servering/disk, kötider…)
Exempel:
-
-
Tydlighet vad entreprenören ska ansvara för då det gäller utsmyckning och
inredning i restaurangen, exempelvis blommor på borden, gardiner, servetter
och dukar.
Tydlighet vad entreprenören eventuellt ansvarar för då det gäller belysning och
ljuddämpande åtgärder på bord och stolar.
Ange antal X matgäster som ska äta samtidigt och efterfråga hur entreprenören
säkerställer så att det inte blir köer i samband med serveringen, efterfråga
konkret plan för logistiken, exempelvis antal och utformning av tagningsställen
och logistiken kring diskinlämning
HÅLLBAR
Miljökrav och djuromsorgskrav i samband med upphandling och inköp av livsmedel
Exempel:
-
-
Konkret stöd finns i form av kriteriebank på Upphandlingsmyndighetens
webbplats från vilken man kan plocka de kriterier som matchar den ambition
man har kring olika miljö- och djuromsorgskrav. Här finns även hjälp att få hur
man följer upp de krav som ställts.
http://www.upphandlingsmyndigheten.se/omraden/livsmedel/.
Stickprov görs X antal gånger per år. Leverantören ska då kunna visa
dokumentation på att kraven uppfylls.
Minimera matsvinn (kök/servering/tallriksavskrap)
Exempel:
-
-
Entreprenören ska aktivt arbeta med att minska olika typer av matsvinn, såväl
kökssvinn, serveringssvinn som tallrikssvinn. En plan för man tänker sig att
arbeta för minskat matsvinn ska tillhandahållas, mall bifogas?
Skola: Tallrikssvinnet mäts X antal gånger per år (med hjälp av mall i
SkolmatSverige-verktyget eller motsvarande) och resultatet analyseras
tillsammans med beställaren och plan för svinnarbetet uppdateras i samband
med den regelbundna avtalsuppföljningen.
Minimera energianvändningen i köket
Exempel:
-
-
Medvetenhet och rutiner bland köks- och serveringspersonalen, enkelt formulär
där man beskriver sina dagliga rutiner som syftar till att minimera
energianvändningen. Exempelvis hur långt innan serveringen startar sätts
värmebrunnarna och eventuella transportvagnar på, hur långa
varmhållningstider etc.
Inga brickor
Vid nyinvestering och utbyte av maskinparken i köket ska utrustning som
minimerar energiåtgången köpas in, exempelvis diskmaskiner och ugnar med
inbyggd energiåtervinning.
Menyplanering/miljösmarta livsmedelsval
Exempel:
-
Utgå från Livsmedelsverkets målgruppsanpassade kostråd där såväl hälso- som
miljöaspekterna vävts in. Finns för förskola, skola, äldreomsorg och sjukhus på
Livsmedelsverkets webbplats http://www.livsmedelsverket.se/matvanor-halsa-miljo/maltider-i-vard-skola-och-omsorg/
Källsortera avfall
Samordna och minimera transporterna till och från köket
Exempel:
-
Ställ krav på max X antal leveranser per vecka av såväl säkerhetsmässiga som
miljömässiga skäl – OBS kan krocka med krav på flexibilitet!
NÄRINGSRIKTIG
Näringsriktig mat
Exempel:
-
-
Minst en person har relevant utbildning i näringslära och kunskap om hur man
komponerar näringsriktiga menyer för den aktuella målgruppen. Formulär där
man beskriver hur man säkerställer näringsriktigheten, exempelvis närings
beräknar stickprov, följer Livsmedelsverkets rekommendationer kring
livsmedelsval alternativt använder annat verktyg för uppföljning av den
näringsmässiga kvaliteten (Skola: med hjälp av SkolmatSverige-verktyget eller
motsvarande)
Krav på näringsriktighet gäller även olika typer av specialkoster samt
vegetariska alternativ
Uppföljning görs av beställaren X antal gånger per år
Genomtänkta och varierade smårätter och mellanmål
Exempel:
-
Vård och omsorg: Ett brett utbud av smårätter och mellanmål ska finnas lätt
tillgängligt och kunna tillhandhållas med kort varsel mellan klockan X och X varje
dag enligt överenskomna beställningsrutiner. Inköpspris + ev. tillägg % debiteras
för detta.
Behovsanpassning/möjlighet att individanpassa
Exempel:
-
-
Kontakt med och kännedom om matgästernas behov krävs för att kunna
säkerställa kvaliteten. Exempel på krav kan vara rutin då det gäller särskilt
boende inom äldreomsorgen att någon från köket i samband med att personen
flyttar till boendet träffar hen för att ta reda vilka vanor och önskemål hen har.
Ange vilken ambitionsnivå/servicenivå ni har för att tillmötesgå individuella
önskemål utöver de lagstadgade krav som finns. Exempelvis veganmat.
SÄKER
Säkerställ att personalen har kompetens inom livsmedelssäkerhet och att man har
rutiner för hur faror ska hanteras, förebyggas och åtgärdas.
Exempel:
Genomför en intervju
Formulär med specifika frågor kring rutiner, exempelvis hantering av specialkost
och informationsförordningen. Referera till Livsmedelsverkets råd och riktlinjer.
Övrigt att tänka på
Ett upphandlingsdokument ska innehålla tillräcklig information om samtliga pusselbitar
utöver leverantörskvalificering för att leverantören ska förstå vad som förväntas av
leverantören och vad affären innebär. Det är en stor fördel att avtalsförslaget innehåller
regleringar om vad händer om kunden inte är nöjd med leveransen, t.ex. kvaliteten på
maten. Är det relevant att identifiera ”missnöjda” matgäster som nyckeltal? På vilket sätt
kan de identifieras på ett konstruktivt och rättvisande sätt??
Kontinuerlig uppföljning bör beskrivas tillräckligt i upphandlingsdokumentet för att både
kund och leverantör ska kunna beräkna hur mycket resurser som krävs inom uppdraget.
Pusselbitarna ska givetvis följas upp på det sätt som är lämpligt.
Övergripande krav på livsmedlen regleras inom relevant lagstiftning. De krav som kunden
önskar uppfyllda utöver lagstiftningen måste beskrivas för att underlätta för både
anbudslämnare och för antagen leverantör.
Ställ krav på att leverantören har kunskap om den lagstiftning som är relevant för
verksamheten och brist på säkerställande bör regleras i avtalet.
Upphandling av måltidsmodellen tar tid i anspråk i behovs- och marknadsanalysen men
analysen kan spara mycket tid då förarbetet minskar problem under avtalets gång.
Viktigt att den ersättningsmodell som väljs styr mot målet!
