Policy för inköp och
upphandling
8
KS 2016.478
3
Sammanträdesprotokoll
VALLENTUNA KOMMUN
Kommunstyrelsens arbetsutskott
2017-02-02
§6
Inköp- och upphandlingspolicy (KS 2016.478)
Beslut
Kommunstyrelsens arbetsutskott förslår att
kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer policy för inköp och
upphandling för Vallentuna kommun.
Anteckning
Jaana Tilles (S) deltar ej i beslutet.
Nicklas Steorn (MP) meddelar att han önskar lyfta fler aspeketer än endast de ekonomiska i
policyn. Även de ekologiska och sociala aspekterna ska vara med i policyn. Dessutom önskar
han en innovationsupphandlingspolicy.
Ärendebeskrivning
Policy för inköp och upphandling ska ange ramarna för alla typer av inköp och upphandlingar
som görs av anställda och förtroendevalda i Vallentuna kommun och i Vallentuna kommuns
bolag. Policyn anger även inriktning för hur Vallentuna kommun ska arbeta med inköp- och
upphandlingsfrågor.
Policy för inköp och upphandling ersätter 1.2.22 policy för upphandling, fastställd av
kommunfullmäktige 31 oktober 2005 och senast reviderad 4 oktober 2010.
Yrkanden
Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott förslår att
kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer policy för inköp och
upphandling för Vallentuna kommun.
Beslutsgång
Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att
kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed.
Beslutsunderlag
1. Policy för inköp och upphandling tjänsteskrivelse
2. Policy för inköp och upphandling
Expedieras till
Akten
Justerandes sign
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
4
1
Sammanträdesprotokoll
VALLENTUNA KOMMUN
Kommunstyrelsens arbetsutskott
Justerandes sign
Justerandes sign
2017-02-02
Utdragsbestyrkande
5
2
VALLENTUNA KOMMUN
TJÄNSTESKRIVELSE
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
2016-10-21
DNR KS 2016.478
ROBERT NILSSON
SID 1/1
INKÖPSCONTROLLER
[email protected]
KOMMUNSTYRELSEN
Tjänsteskrivelse
Policy för inköp och upphandling
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer policy för inköp och
upphandling för Vallentuna kommun.
Ärendet i korthet
Policy för inköp och upphandling ska ange ramarna för alla typer av inköp och
upphandlingar som görs av anställda och förtroendevalda i Vallentuna kommun och i
Vallentuna kommuns bolag. Policyn anger även inriktning för hur Vallentuna
kommun ska arbeta med inköp- och upphandlingsfrågor.
Policy för inköp och upphandling ersätter 1.2.22 policy för upphandling, fastställd av
kommunfullmäktige 31 oktober 2005 och senast reviderad 4 oktober 2010.
Handlingar
1. Policy för inköp och upphandling tjänsteskrivelse
2. Policy för inköp och upphandling
Victor Kilén
Kommundirektör
Annika Hellberg
Ekonomichef
______________________
Ska expedieras till
Akten
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
TUNA TORG 1· 186 86 VALLENTUNA
TFN 08-587 850 00 · FAX 08-587 850 88
[email protected]
WWW.VALLENTUNA.SE
6
2016-10-03
1.2.24
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
Policy för inköp och upphandling
Ersätter 1.2.22 Policy för upphandling
Vallentuna kommun och dess bolag styrs enligt lagar och regler som instiftas för
offentlig upphandling. De lagar som gäller främst är lagen om offentlig upphandling,
Klassiska sektorn (LOU) – varor, tjänster och byggentreprenader samt lagen om
valfrihetssystem (LOV).
1. Policyns omfattning
Vallentuna kommuns policy för inköp- och upphandling anger ramarna för alla typer
av inköp och upphandlingar som görs av anställda och förtroendevalda i Vallentuna
kommun och i Vallentuna kommuns bolag. Policyn anger även inriktning för hur
Vallentuna kommun ska arbeta med inköp- och upphandlingsfrågor.
2. Ansvar
Samtliga medarbetare och förtroendevalda i Vallentuna kommun har ett ansvar att
följa policyn. Respektive förvaltningschef ansvarar för att medarbetarna känner till
innehållet i inköp- och upphandlingspolicyn, och följer upp att policy och riktlinjer
efterlevs.
3. Definitioner
Anskaffningsprocess
Med anskaffningsprocess menas processen från att ett behov uppkommit av en vara,
tjänst eller byggentreprenad tills att behover är tillgodosett via upphandling eller
inköp. Det innefattar upphandling, inköp, leverans och fakturahantering. Processen
inkluderar även avtalsförvaltning samt uppföljning för att säkerställa att behovet har
tillgodosetts.
Tröskelvärde
Med tröskelvärde menas de tröskelvärden som Europeiska kommissionen löpande
beslutar om och som vidare nämns i lagen om offentlig upphandling.
7
2016-10-03
1.2.24
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
4. Övergripande förhållningssätt
Vallentuna kommun och dess bolags resurser ska användas effektivt.
Vallentuna kommun och dess bolag ska agera för en bestående marknad med
väl fungerande konkurrens.
Inköp av varor, tjänster och byggentreprenader är en strategisk uppgift och
ett medel för att nå kommunens strategiska inriktningar och mål.
5. Syfte med inköp- och upphandlingsverksamheten
Att tillvara konkurrensen på marknaden vilket leder till att inköp av varor,
tjänster och byggentreprenader sker kostnadseffektivt med hög kvalitet.
Att inköp av varor, tjänster och byggentreprenader utgår från behovet, har
rätt funktion samt uppnår de krav satta av existerande riktlinjer och policys.
Att Vallentuna kommun samarbetar med seriösa och professionella
leverantörer.
Säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med lagstiftningen.
6. Affärsetik
Företrädare för Vallentuna kommun ska uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt och
genomföra inköp och upphandlingar enligt gällande styrdokument och lagstiftning.
7. Delmoment inom anskaffningsprocessen
Nedan beskrivs anskaffningsprocessens olika delar.
7.1
Direktupphandling
En direktupphandling kan bli aktuell om avtal saknas inom området eller om det
finns synnerliga skäl.1 Direktupphandling får göras om kontraktets värde uppgår till
högst 28 procent av det tröskelvärdet som anges i lagen om offentlig upphandling.
Dokumentation vid direktupphandling ska utföras enligt lagen om offentlig
upphandling om upphandlingens värde överstiger 100 000 kronor.
1 Vad synnerliga skäl är beror på situationen, men ska bara tillämpas i rena
undantagsfall.
8
2016-10-03
1.2.24
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
7.2
Upphandling
All upphandling görs utifrån principerna i lagen om offentlig upphandling,
upphandlade myndigheter ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och ickediskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid
upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och
proportionalitet2 iakttas.
Vidare ska Vallentuna kommun:
Vid varje upphandling utgå från Vallentuna kommuns existerande
styrdokument, policys och planer.
Delta i samverkande upphandlingar där sådan bedöms fördelaktig,
exempelvis med övriga STONO-kommuner3 alternativt med andra
upphandlande myndigheter.
Tillse att anskaffningsbeslut och fastställande av kravnivå på varor, tjänster
och byggentreprenader åläggs beställare och dess förvaltning enligt gällande
delegationsordning.
7.3
Ramavtal
Ramavtal tecknas för att underlätta inköp av varor och tjänster.
Ramavtalsupphandlingar genomförs av Vallentuna kommuns upphandlingsenhet.
7.4
Ramavtal utförda av externa inköpscentraler
Vallentuna kommun har möjlighet att göra intresseanmälan på ramavtal utförda av
externa inköpscentraler som exempelvis Sveriges kommuner och landstings
inköpscentral, statens inköpscentral vid kammarkollegiet och HBV vid Sveriges
allmännyttiga bostadsbolag.
7.5
Avtalsförvaltning
Avtalsförvaltning görs för att säkerställa att leverantören lever upp till de ställda
kraven och för att se om målet med upphandlingen har nåtts. Avtalsförvaltningen är
även en förutsättning för att allmänhetens insyns ska tillgodoses. Varje avtal ska ha
utsedda ansvariga. Ansvariga utses av förvaltningschef.
2
3
Kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas
STOckholm-Nord-Ost
9
2016-10-03
1.2.24
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
Avtalsförvaltningen innebär att utsedda ansvariga:
Tillser att ett nytt avtal publiceras i Vallentuna kommuns centrala
avtalskatalog samt besvarar eventuella frågor från allmänheten gällande
avtalet.4
Säkerställer att Vallentuna kommuns rättigheter och förpliktelser efterlevs
enligt avtalet samt att uppföljning av avtalet genomförs.
Har kontroll över avtalstiden samt dokumenterar avvikelser som kan
uppkomma i samarbetet med leverantören.
7.6
Inköp
Existerande ramavtal ska alltid utnyttjas i första hand vid inköp av varor
alternativt tjänster.
Alla som handlägger inköp ska ha god kunskap om styrdokument och
lagstiftning som berör inköp- och upphandlingsverksamheten.
7.7
Strategiskt inköp
Det strategiska inköpsarbetet innefattar det analys- och strategiplaneringsarbete som
syftar till att ge en helhetssyn på inköp- och upphandlingsverksamheten ur ett
koncernperspektiv. Inköpsanalyserna och verksamheternas inköpsbehov ligger till
grund för vad som ska upphandlas. Det strategiska inköpsarbetet inkluderar analys av
inköpskostnaderna, avtalstroheten och koncernens inköpsbeteende. Analyserna syftar
till att identifiera utvecklingsområden och områden med förbättringspotential inom
anskaffningsprocessen.
4
Enligt KFS 1.2.42 Program för uppföljning och insyn av verksamheten som utförs av privata utförare
10
VALLENTUNA KOMMUN
KOMMUNAL FÖRFATTNING SSAMLING NR 1.2.22
SID 1/2
Policy för upphandling
Fastställd av kommunfullmäktige 31 oktober 2005, §58
Ersätter upphandlingspolicy antagen av kommunfullmäktige 22 september 2003, § 68.
Reviderad kommunstyrelsens arbetsutskott 18 januari 2007, § 22.
Reviderad av kommunfullmäktige 15 juni 2009, § 52.
Reviderad av kommunfullmäktige 4 oktober 2010, §63.
Vallentuna kommuns och kommunala bolags upphandlingar styrs enligt lagar och regler som
instiftas för offentlig upphandling. De lagar som gäller är främst Lag (2007:1091) om offentlig
upphandling, Klassiska sektorn (LOU) - varor, tjänster och byggentreprenader och Lag
(2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster –
försörjningssektorn (LUF).
Huvudregeln vid all ”Tilldelning av kontrakt” görs utifrån principerna i 1 kap 9 § i LOU,
upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och ickediskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall
vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas.
Denna policy gäller för alla Vallentuna kommuns verksamheter. Vallentuna kommun ska:
samarbeta med seriösa och professionella leverantörer
beakta utgivna rekommendationer av tillsynsmyndigheter och Sveriges kommuner
och landsting.
delta i samverkande upphandlingar där sådan bedöms fördelaktigt, exempelvis med
övriga STONO – kommuner 1* och/eller andra upphandlade myndigheter när så
bedöms fördelaktigt.
tillse att anskaffningsbeslut och fastställande av kravnivå på varor, tjänster och
byggentreprenader åliggs beställare och dess förvaltning enligt gällande
delegationsordning.
alltid överväga samtliga förslag som rör sponsring.
tillse att personal som i någon form upphandlar tjänster, varor eller entreprenader
inte tar emot mutor.
1
STONO, STOckholms-Nord-Ost
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
186 86 VALLENTUNA
BESÖK: TUNA TORG 1
TFN: 08-587 850 00
[email protected]
11
VALLENTUNA KOMMUN
SID 2/2
beakta miljöhänsyn så långt möjligt enligt gällande lagstiftning.
vid upphandlingar ta hänsyn till Avfallsplanen, minska avfallsmängden / minska
farligt avfall.
följa kommunens interna Riktlinjer samt instruktioner och mallar för upphandling.
utforma kravställandet och förfrågningsunderlag i rätt proportion så att även små och
medelstora företags intressen tillvaratas.
tillse att kommunens upphandling genomförs så att verksamheter får varor och
tjänster med rätt funktion, rätt kvalitet och med hög säkerhet till bästa möjliga pris.
vid direktupphandling av samma slag under ett räkenskapsår hålla kontraktsvärde till
högst 15 % av tröskelvärde i LOU, satt av Europeiska kommissionen.
En direktupphandling får inte delas upp. Options och förlängningsklausuler beaktas
som om de utnyttjas.
Aktuellt tröskelvärde finns på Konkurrensverkets hemsida, www.kkv.se
ha alla ramavtal som kommunen tecknat lätt tillgängliga på kommunens intranät
enligt de instruktioner som finns i kommunens interna riktlinjer för upphandling.
försäkra sig om att inga upphandlingar eller köp av varor sker från företag där
arbetstagare i kommunen eller närstående, är ägare eller delägare.
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
186 86 VALLENTUNA
BESÖK: TUNA TORG 1
TFN: 08-587 850 00
[email protected]
12
