Förfrågningsunderlag

Avtal
Skanning av leverantörsfakturor
UH-2015-343


Stöd för dig som är leverantör till Sundsvalls
kommun hittar du på sundsvall.se.
Klicka på länken:
http://www.sundsvall.se/Naringsliv-ocharbete/Upphandling-och-inkop/
Avtal Rev.140428
Skanning av leverantörsfakturor
Diarienummer: UH-2015-343
Sida 1 (8)
Innehåll
1
Avtal ................................................................................................................. 2
Deltagande parter ...................................................................................... 2
Avtalstid .................................................................................................... 2
Kontraktsvillkor ........................................................................................ 2
Leverantörens åtagande ............................................................................. 3
Anbudspriser ............................................................................................. 4
Prisreglering .............................................................................................. 4
Administrationsavgift ................................................................................ 4
Leveransvillkor ......................................................................................... 4
Garantier .................................................................................................... 5
Vite ............................................................................................................ 5
Faktura/följesedel ...................................................................................... 5
Betalningsvillkor ....................................................................................... 6
Avtalsuppföljning ...................................................................................... 6
Ändringar och tillägg ................................................................................ 6
Avtalshandlingar ....................................................................................... 7
Övrigt ........................................................................................................ 7
Uppsägning ............................................................................................... 7
SUNDSVALLS KOMMUN
besöksadress Norrmalmsgatan 4 postadress 851 85, Sundsvall
telefon 060-19 10 00 e-post [email protected] webb sundsvall.se
Avtal Rev.140428
Skanning av leverantörsfakturor
Diarienummer: UH-2015-343
Sida 2 (8)
1 Avtal
Avtal gällande Skanning av leverantörsfakturor har träffats mellan
Sundsvalls kommun, Org.nr: 212000-2411, nedan kallad kommunen
och
Företagsnamn, Org.nr: Organisationsnummer, nedan kallad leverantören.
Deltagande parter

Sundsvalls kommun

Sundsvalls kommuns bolag inklusive Timrå Vatten AB och Nordanstig
Vatten AB se http://www.sundsvall.se/
Avtalstid
Avtalstiden är 2 år fr o m. t o m. , förutsatt att avtalet har undertecknats av båda
parter.
Om avtalet inte sägs upp av beställaren senast 3 (tre) månader före avtalstidens
utgång, förlängs avtalet att gälla ytterligare 1 (ett) år, t o m .
Om ingen uppsägning gjorts av beställaren senast 3 (tre) månader före
förlängningsårets utgång förlängs avtalet ytterligare 1 (ett) år t o m .
Kontraktsvillkor



Anbudsgivaren/leverantören SKALL vara registrerad i föreskriven ordning
för betalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och
arbetsgivaravgifter. Sundsvalls kommun kontrollerar detta genom att
inhämta erforderliga uppgifter från behörig myndighet.
Anbudsgivaren SKALL ha erforderlig ekonomisk kapacitet för att leverera
enligt avtal.
Anbudsgivaren SKALL som kontraktsvillkor vid tidpunkten för avtalets
tecknande ha en ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp på minst 10
miljoner SEK för varje skada.
.

Anbudsgivaren SKALL ha erforderlig teknisk och yrkesmässig kapacitet
för att leverera enligt avtal.
SUNDSVALLS KOMMUN
besöksadress Norrmalmsgatan 4 postadress 851 85, Sundsvall
telefon 060-19 10 00 e-post [email protected] webb sundsvall.se
Avtal Rev.140428
Skanning av leverantörsfakturor
Diarienummer: UH-2015-343
Sida 3 (8)


Anbudsgivaren SKALL ha alla erforderliga tillstånd/auktorisation för sin
verksamhet under hela avtalsperioden och det ingår som ett
kontraktsvillkor som måste vara uppfyllt vid tidpunkten för avtalets
tecknande. Vid återkallelse av tillstånd/auktorisation SKALL detta utan
dröjsmål meddelas upphandlande myndighet.
För anställda inom Sundsvalls kommun gäller meddelarfrihet i enlighet
med Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Det innebär att en
anställd vid kommunen, utan att lida risk för repressalier, t ex kan lämna
uppgifter rörande förhållanden på sin arbetsplats. Enligt lagen får
kommunen vid ett sådant tillfälle inte efterforska vem som lämnat
uppgiften. När entreprenör utför uppdrag åt kommunen SKALL
entreprenörens anställda åtnjuta samma meddelarfrihet utan risk för
repressalier. Syftet med att etablera denna meddelarfrihet är främst att
kommunen inte kan acceptera att uppdrag åt kommunen bedrivs på
felaktigt eller undermåligt sätt, eller att lagstiftning angående arbetsmiljö,
arbetstider och ensamarbete mm. åsidosätts.
Leverantörens åtagande
Leverantören åtager sig att leverera enligt detta avtal och i enlighet med
förfrågningsunderlag och kravspecifikation samt att:

leverera i enlighet med gällande lagar, föreskrifter, normer och regler.

utföra alla delar i avropade uppdrag på ett fackmannamässigt sätt, det vill
säga med den skicklighet, snabbhet, noggrannhet och omsorg som är
sedvanlig inom branschen.

utföra alla delar i avropade uppdrag, så att bästa tekniska och ekonomiska
resultat uppnås för köparen.

i alla leveranser använda personal med erforderlig kompetens och vara
skyldig, att utan oskäligt dröjsmål, byta ut sådan personal, vilken av
beställaren anses sakna erforderlig kompetens eller med vilken beställaren
anser sig ha samarbetssvårigheter.

vid begäran av kommunens förvaltningar tillhandahålla tillgängligt
katalog- och broschyrmaterial samt även i förekommande fall åberopade
prislistor.

medverka till att inom kommunen förekommande beställningsrutiner
används, vid tillhandahållandet av varor och tjänster.

lämna kommunen statistikuppgifter, på artikelnivå, om fakturerade
leveranser, i den omfattning som parterna senare enas om dock minst en
gång per år.
SUNDSVALLS KOMMUN
besöksadress Norrmalmsgatan 4 postadress 851 85, Sundsvall
telefon 060-19 10 00 e-post [email protected] webb sundsvall.se
Avtal Rev.140428
Skanning av leverantörsfakturor
Diarienummer: UH-2015-343
Sida 4 (8)

på begäran från beställaren överlämna utdrag från Polisens
brottsregisterkontroll på personal som ska arbeta i uppdraget. Beställaren
har rätt att neka personal som inte bedöms lämplig för arbetet och
leverantören är skyldig att snarast erbjuda annat alternativ.
Anbudspriser
Prissättning sker från uppgifter från e-avrop. På priserna tillkommer
mervärdesskatt enligt lag.
Priserna är fasta till och med .
Prisreglering
Priset ska vara fast under hela avtalsperioden.
Kommunen äger rätt att säga upp detta avtal vid prisändringar utöver avtalade.
Administrationsavgift
En administrationsavgift på 1 % av leverantörens fakturerade belopp exkl. moms
SKALL betalas till Sundsvalls kommun. Administrationsavgiften baseras på
samtliga avropande enheters och bolags inköp på detta avtal.
Administrationsavgiften, exkl. moms, skall betalas halvårsvis enligt följande
perioder:


januari-juni
juli-december
Inbetalning och statistik på köpt volym SKALL vara kommunen tillhanda senast
30 dagar efter sista datum i perioden.
Om statistik inte skickas in och betalning inte sker kommer kommunen att
fakturera en schablonmässig administrationsavgift baserad på det av kommunen
bedömda upphandlingsvärdet.
Via följande länk hittar ni information om hur redovisning och inbetalning av
administrationsavgiften ska ske: www.sundsvall.se/Naringsliv-ocharbete/Upphandling-och-inkop/Betala-och-redovisa-administrationsavgift/.
Leveransvillkor
Nedanstående punkter ska diskuteras i samband med avtalstecknade.
SUNDSVALLS KOMMUN
besöksadress Norrmalmsgatan 4 postadress 851 85, Sundsvall
telefon 060-19 10 00 e-post [email protected] webb sundsvall.se
Avtal Rev.140428
Skanning av leverantörsfakturor
Diarienummer: UH-2015-343
Sida 5 (8)
Leveransort Sundsvall
Övriga punkter ska regleras i samband med avtalsskrivning:
Leveranstid .....
Effektiv leveransdag ......
Leveransförsening ....
Vite ......
SLA…….
Garantier
För tjänster levererade av leverantören gäller följande garantier:
Ska redovisas här vilka garantier leverantören lämnar:
Vite
.
Om tjänst/vara eller del av tjänst/vara försenas och detta inte beror på köparen,
eller kan anses utgöra Force majeure, har köparen rätt till vite.
Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 2% av
värdet på den del av tjänsten/varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i
avsett bruk. Vitet SKALL i sin helhet ej uttas längre än fem veckor eller överstiga
10 % av sagda värde. Därefter förbehåller sig beställaren rätten att helt kunna
häva beställningen. Vite eller skadestånd utgår ej för leveransförsening förorsakad
av köparen. Eventuellt vitesbelopp tas av köparen ut genom kvittning på
leverantörens faktura (genom kreditfaktura).
Faktura/följesedel
På faktura, transport- och följehandlingar SKALL alltid beställarens namn,
referensnummer, leveransadress och beställningsnummer anges.
På fakturan SKALL även leverantörens Namn, F-skattebevisnummer, post/bankgironummer, organisationsnummer, faktura- och i förekommande fall OCRnummer, fakturadatum, fakturabelopp samt momsbelopp anges.
Kommunen ser helst att fakturorna skickas elektroniskt.
För mer information om fakturering se: www.sundsvall.se/fakturera.
SUNDSVALLS KOMMUN
besöksadress Norrmalmsgatan 4 postadress 851 85, Sundsvall
telefon 060-19 10 00 e-post [email protected] webb sundsvall.se
Avtal Rev.140428
Skanning av leverantörsfakturor
Diarienummer: UH-2015-343
Sida 6 (8)
Fakturan sänds snarast efter utförd tjänst, dock senast en månad efter att tjänsten
utförts. Fakturerings- och expeditionsavgifter får ej debiteras.
Dröjsmålsränta får påföras i enlighet med svensk räntelag, dvs. först från och med
den 30:e dagen från fakturans ankomstdag till kommunen. Dröjsmålsränta erläggs
ej för faktura med avvikelser såsom:

felaktigt eller ofullständig faktura

priset avviker från avtalat pris

felaktig eller ofullständig adress
Betalningsvillkor
Betalning erläggs senast 30 dagar efter erhållen faktura med specifikation och
godkänd leverans.
Avtalsuppföljning
För att kunna säkerställa att leverantören fullgjort sina åtaganden, skall Sundsvalls
kommun, kommunens revisorer, utsedd granskare eller utomstående
kontrollorganisation, ges tillträde att granska leverantörens utförande av
åtaganden i detta avtal, vilket är ett krav från kommunallagen och i enlighet med
god revisionssed i kommunal verksamhet. Med tillträde avses att kunna inhämta
information, uppgifter och dokumentation från, samt träffa och tala med ledning,
personal, i förekommande fall underleverantörer och brukare av tjänsten och deras
anhöriga, samt att fysiskt kunna besöka verksamheten eller arbetsstället.
Leverantören åtar sig att medverka i löpande uppföljning av leveransen och
möten, samt i ovannämnda granskning, och åtar sig att på begäran tillhandahålla
nödvändig information samt dokumentation, innefattande även leveransavtal,
dagböcker, protokoll, besiktningar, fakturor och räkenskapsmaterial, avseende
leveranser till kommunen i den utsträckning som erfordras och som inte står i strid
med lagstiftning och börsregler som är tillämpliga för leverantören.
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg SKALL, för att gälla, vara skriftligt och godkänt av båda
parter samt undertecknat av behörig företrädare.
SUNDSVALLS KOMMUN
besöksadress Norrmalmsgatan 4 postadress 851 85, Sundsvall
telefon 060-19 10 00 e-post [email protected] webb sundsvall.se
Avtal Rev.140428
Skanning av leverantörsfakturor
Diarienummer: UH-2015-343
Sida 7 (8)
Avtalshandlingar
För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa handlingar mot
varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna
uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande rangordning:
1. Detta avtal med bilagor
2. Förfrågningsunderlag
3. Anbud samt kompletteringar
4. Avtal 90
Övrigt
Av kommunen i förfrågningsunderlaget uppgivet beräknat behov av dessa
varor/tjänster kan både över- och underskridas och innebär ingen förpliktelse.
Kommunen, genom Upphandlingsenheten, äger rätt att under avtalsperioden på
prov anlita annan leverantör för alternativa varor/tjänster.
Kommunen, genom Upphandlingsenheten, äger även rätt att vid enstaka
leveranser av sådan omfattning att separat upphandling erfordras eller vid
leveranser som bör ingå i annan leverantörs åtaganden köpa från annan leverantör.
Kommunens policy för miljöanpassad upphandling gäller.
Uppsägning
Kommunen äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet, helt eller delvis,
om leverantören efter avtals ingående:

Gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt
detta avtal eller i åtaganden uppställda i andra handlingar eller
överenskommelser som utgör en del av avtalet mellan parterna.

Försatts i konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare
inställt sina betalningar eller erhållit näringsförbud.

Blivit föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation,
tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande.

Dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom.

Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.
SUNDSVALLS KOMMUN
besöksadress Norrmalmsgatan 4 postadress 851 85, Sundsvall
telefon 060-19 10 00 e-post [email protected] webb sundsvall.se
Avtal Rev.140428
Skanning av leverantörsfakturor
Diarienummer: UH-2015-343
Sida 8 (8)

Inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och
skatter.

Uteblivit med inbetalning av administrationsavgift där så avtalats.

Om leverantören före eller efter avtals tecknande underlåtit att lämna
uppgifter om företaget eller andra omständigheter som är av väsentlig
betydelse för avtalets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet.
Tvist på grund av detta avtal SKALL avgöras av svensk domstol på köparens
hemort.
Av detta avtal har två likalydande exemplar upprättats varav parterna tagit var sitt.
Sundsvall den____________________
Ort och datum____________________
SUNDSVALLS KOMMUN
Addera upphandling
Leverantörsnamn
________________________________ ________________________________
Göran Bodén
Namnteckning
________________________________
Namnförtydligande
SUNDSVALLS KOMMUN
besöksadress Norrmalmsgatan 4 postadress 851 85, Sundsvall
telefon 060-19 10 00 e-post [email protected] webb sundsvall.se