Spårå och grånskå
dokumentåndringår
Ofta arbetar flera personer med samma dokument. Om ni är flera som skriver
en rapport eller ett projektförslag tillsammans kan du använda funktionen
Spåra ändringar i Word för att hålla reda på och kommentera varandras
ändringar. I den här självstudiekursen lär du dig hur du gör.
Innan du börjar...............................................................................................................................................................................1
1. Aktivera och inaktivera Spåra ändringar ...........................................................................................................................2
2. Utforska de olika typerna av spårade ändringar ............................................................................................................3
3. Acceptera eller ignore ra en granskares änd ringar.........................................................................................................4
4. Lägga till egna ändringar .......................................................................................................................................................7
5. Arbeta med kommentarer......................................................................................................................................................9
6. Dölja spårade ändringar i utskriften ...............................................................................................................................11
7. Se till att alla framtida ändringar spåras ........................................................................................................................13
Snabbreferenskort ......................................................................................................................................................................15
Innan du börjar
Det här lär du dig
När du är klar med självstudierna ska du kunna:
Aktivera och inaktivera funktionen Spåra ändringar.
Identifiera de olika typerna av spårade ändringar.
Acceptera eller ignorera en granskares ändringar och kommentarer.
Infoga egna spårade ändringar och kommentarer.
Dölja spårade ändringar i utskriften.
Ange ett lösenord för att säkerställa att framtida ändringar spåras.
Krav
Word för Mac 2011
Grundläggande Word-kunskaper, bland annat hur du öppnar ett dokument, klipper ut och klistrar
in samt formaterar text.
Tips Om det är första gången du använder Word kan du först gå igenom självstudierna
Självstudiekurs: Grunderna i Word.
Övningsfil
Självstudielektionerna ska visas i ordning. Hämta och använd den här övningsfilen för att få praktisk
erfarenhet under tiden du går igenom självstudierna.
TrackChanges.docx
Beräknad t idsåt gång:
(50 K)
25 minuter
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
1
1. Aktivera och inaktivera Spåra ändringar
När du öppnar ett dokument som innehåller spårade ändringar är funktionen Spåra ändringar redan
aktiverad. Om du vill spåra ändringar i ett nytt dokument måste du aktivera Spåra ändringar.
Nu ska du öppna ett dokument som innehåller spårade ändringar och sedan inaktivera och aktivera
Spårade ändringar.
Öppna övningsfilen som finns i början av de här självstudierna.
På fliken Granska, under Uppfö ljning, ser du att Spåra ändringar har inställningen På.
Klicka på växlingsknappen för Spåra ändringar. Spåra ändringar inaktiveras.
Klicka på växlingsknappen för Spåra ändringar igen. Spåra ändringar aktiveras.
Tips
Inställningarna för att aktivera/inaktivera Spåra ändringar gäller endast för det aktuella
dokumentet.
Vi rekommenderar att du använder Spåra ändringar i utskriftslayoutvyn. Om du vill visa ett
dokument i utskriftslayoutvyn klickar du på Visa > Ut skriftslayout.
Om du vill dölja menyfliksområdet medan du arbetar klickar du på
.
Innan du fort sätter
Kontrollera att du kan göra följande:
Aktivera och inaktivera Spåra ändringar.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
2
2. Utforska de olika typerna av spårade ändringar
Oavsett om du granskar en annan persons ändringar eller om du gör egna ändringar finns det fem typer
av ändringar som du bör känna till: infogningar, borttagningar, flyttat innehåll, formateringsändringar och
kommentarer. Varje typ av ändring genererar en särskild ombearbetningsmarkering i dokumentet, och
olika granskares ändringar visas i olika färger.
Nu ska du titta på hur de olika typerna av ändringar visas i ett dokument.
Format eringsändring: Formateringsändringar v isas i en pratbubbla med etiketten Formaterat i
högermarginalen. En liten strec kad linje kopplar pratbubblan till formateringsändringen. Om du v ill att den
strec kade linjen ska v isas som heldragen klic kar du på pratbubblan.
Infogning: Infogningar v isas med en understrykning. Om du v ill v isa tiden, datumet oc h v ilken granskare som
gjorde ändringen plac erar du pekaren någonstans i den infogade texten.
Komment ar: Kommentarer v isas i pratbubblor med etiketten Kommentar i dokumentets högermarginal. En
liten strec kad linje kopplar pratbubblan till texten som någon kommenterat. Om du v ill att den strec kade
linjen ska v isas som heldragen klic kar du på pratbubblan.
Flyt tat innehåll: Text eller annat innehåll som har fly ttats tas bort från den ursprungliga platsen oc h visas i
en pratbubbla med etiketten Flyttad i högermarginalen. Det fly ttade innehållet visas också som en infogning
med dubbel understrykning på den ny a platsen.
Borttagning: Borttagningar tas bort från dokumentet oc h den borttagna texten v isas i en pratbubbla med
etiketten Borttagen i högermarginalen. En liten strec kad linje kopplar borttagningen till pratbubblan. Om du
v ill att den strec kade linjen ska v isas som heldragen klic kar du på pratbubblan.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
3
Tips
Om du vill ändra hur spårade ändringar visas (till exempel dölja ballonger eller ändra färg) klickar
du på Wo rd > Inst ällningar och sedan på Spåra ändringar.
Om du vill dölja någon av de spårade ändringarna går du till fliken Granska, under Uppfö ljning
och klickar på Visa markering. Därefter avmarkerar du kryssrutan bredvid den typ av ändring
som du vill dölja (t.ex. Info gat o ch bo rttaget).
En lodrät svart linje visas i vänstermarginalen bredvid alla rader som innehåller ändringar.
Om du vill visa alla spårade ändringar i en lodrät fönsterruta går du till fliken Granska, under
Ändringar och klickar på Granskningsrut a.
Innan du fort sätter
Kontrollera att du kan göra följande:
Identifiera varje typ av ändring med hjälp av tillhörande ombearbetningsmarkering.
3. Acceptera eller ignorera en granskares ändringar
När du granskar ett dokument kan du gå igenom varje ändring och acceptera eller ignorera den. Om ett
dokument innehåller många ombearbetningsmarkeringar från flera olika granskare kan du dölja ändringar
från vissa granskare.
Nu ska du dölja de spårade ändringarna för alla utom en granskare, och sedan acceptera och ignorera
granskarens ändringar.
Klicka på Visa markering under Uppfö ljning på fliken Granska, peka på Granskare och klicka sedan
på Mike Miller för att dölja Mike Millers spårade ändringar.
Klicka på Näst a under Ändringar.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
4
Observera att Carol Troups infogning "sin reseverksamhet" markeras.
Klicka på Acceptera.
Tips Om du vill acceptera alla förändringar på en gång klickar du på den lilla pilen bredvid
knappen Acceptera. Klicka sedan på Acceptera alla ändringar i do kumentet.
Observera att ombearbetningsmarkeringen tas bort, att infogningen accepteras och att nästa ändring
(Carol Troups borttagning av "flaggskepp") markeras.
Klicka på Igno rera.
Tips Avvisade ändringar och borttagna kommentarer sparas inte i ett dokument. Om du tror att
du kan behöva dem senare sparar du en kopia av dokumentet innan du avvisar ändringar eller tar
bort kommentarer.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
5
Observera att ombearbetningsmarkeringen och pratbubblan tas bort, att texten bevaras i dokumentet
och att nästa ändring (Carol Troups kommentar) markeras.
Tips
Om du vill ångra en accepterad eller ignorerad ändring klickar du på Redigera > Ångra.
När du öppnar ett dokument i Word visas automatiskt alla granskares ändringar och
kommentarer.
Om du vill acceptera eller ignorera ändringar direkt i dokumentet håller du ned CTRL och klickar
på en ombearbetningsmarkering eller pratbubbla (eller högerklickar på
ombearbetningsmarkeringen eller pratbubblan) och klickar sedan på Acceptera ändring eller
Igno rera ändring. Du kan också klicka på Acceptera och Igno rera längst upp till höger i
pratbubblorna.
Innan du fort sätter
Kontrollera att du kan göra följande:
Visa en enskild granskares spårade ändringar.
Acceptera och ignorera ändringar och kommentarer.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
6
4. Lägga till egna ändringar
När funktionen Spåra ändringar är aktiverad spåras alla infogningar, borttagningar,
formateringsändringar, textändringar, textflyttningar och kommentarer som du lägger till i dokumentet.
Ibland är det lättare att spåra dina egna ändringar om du döljer andra granskares kommentarer först.
Nu ska du dölja de andra granskarnas spårade ändring ar och sedan ta bort, infoga och flytta text i
dokumentet.
Klicka på Visa markering under Uppfö ljning på fliken Granska, peka på Granskare och klicka sedan
på Caro l Tro up för att dölja hennes spårade ändringar.
Markera frasen "lista" i det första stycket och tryck på DEL.
Observera att texten tas bort från dokumentet och visas i en pratbubbla i högermarginalen.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
7
Ändra texten i det första stycket före punktlistan till "kommer". Observera att den infogade texten är
understruken med en annan färg än de andra granskarnas ändringar.
Markera "Mexico Blues" i punktlistan och dra posten till början av punkten "Costa Urban".
Observera att den flyttade texten tas bort från den ursprungliga platsen och att den visas med en
dubbel understrykning på den nya platsen. Den flyttade texten visas också i en pratbubbla med
texten "Flyttad uppåt" som är kopplad till den ursprungliga platsen.
Tips
Om du vill ändra hur spårade ändringar visas (till exempel dölja ballonger eller ändra färg) klickar
du på Wo rd > Inst ällningar och sedan på Spåra ändringar.
Om du vill redigera ett dokument utan att några ombearbetningsmarkeringar läggs till inaktiverar
du Spåra ändringar innan du börjar.
Innan du fort sätter
Kontrollera att du kan göra följande:
Ta bort, infoga och flytta text och identifiera ombearbetningsmarkeringen för varje typ av ändring.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
8
5. Arbeta med kommentarer
När du skriver eller granskar en text kanske du vill lägga till kommentarer i dokumentet. Kommentarer
visas i pratbubblor i dokumentets högermarginal.
Nu ska du svara på en kommentar från en annan granskare och infoga en ny kommentar.
Klicka på Visa markering, peka på Granskare och klicka på Caro l Tro up.
Klicka i kommentarsbubblan från Caro l Tro up med etiketten Ko mmentar [2].
Klicka på Ny under Ko mmentarer på fliken Granska.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
9
Skriv en kommentar i kommentarsbubblan, t.ex. "Jag har bekräftat att priset stämmer". Observera att
båda kommentarsbubblorna kopplas till den text som kommentarerna gäller (30 000 kr).
Tips Texten [3R2] i kommentarsbubblan anger att det är den tredje kommentaren i dokumentet,
och ett svar på kommentar nummer två.
Markera texten "Centralamerika" i rubriken för pressreleasen.
Klicka på Ny under Ko mmentarer.
Skriv din kommentar i kommentarsbubblan, t.ex. "Bör vi nämna någon av de nya resorna till
Sydamerika?".
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
10
Observera att parenteser visas runt den markerade texten och att en heldragen linje kopplar
pratbubblan till den text som kommentaren gäller.
Tips
Funktionen Spåra ändringar behöver inte vara aktiverad för att du ska kunna infoga kommentarer.
Om kommentarsbubblorna inte visas går du till under Uppfö ljning, klickar på Visa markering
och kontrollerar att en kryssmarkering visas bredvid Ko mmentarer.
Innan du fort sätter
Kontrollera att du kan göra följande:
Svara på en granskares kommentar.
Infoga en ny kommentar.
6. Dölja spårade ändringar i utskriften
Spårade ändringar kan göra utskriften svårläst om du bara vill se dokumentets innehåll. Om du vill kan du
tillfälligt dölja spårade ändringar så att utskriften blir ren.
Nu ska du dölja de spårade ändringarna och visa en utskriftsvänlig vy av do kumentet.
Klicka på Verkt yg > Spåra ändringar > Markera ändringar.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
11
Avmarkera kryssrutorna Visa ändringar på skärmen och Visa ändringar i det utskrivna
do kumentet och klicka på OK.
Observera att alla ändringar i dokumentet döljs.
Tips Om du vill visa spårade ändringar på skärmen igen klickar du på popup -menyn under
Uppfö ljning på fliken Granska och klickar på Slutlig med markeringar.
Tips
Ändringar spåras så länge Spåra ändringar är aktiverat, även om ändringsmarkeringarna för
närvarande döljs.
Inställningarna för alternativet Markera ändringar på menyn Verktyg > Spåra ändringar (Visa
ändringar på skärmen, Visa ändringar i det utskrivna dokumentet) och för alternativen på popup menyn på fliken Granska (Slutlig med markeringar, Slutlig, Ursprungsversion med markeringar,
Ursprungsversion) sparas inte. Om du inte vill att spårade ändringar ska visas när du öppnar
dokumentet på nytt måste du acceptera eller avvisa ändringarna. Om du vill spara en historik över
de ändringar som gjorts sparar du en kopia av dokumentet innan du accepterar eller avvisar
ändringarna.
Innan du fort sätter
Kontrollera att du kan göra följande:
Dölj spårade ändringar i ett dokument så att de inte visas i den utskrivna versionen.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
12
7. Se till att alla framtida ändringar spåras
Innan du skickar ut ett dokument för granskning kan du lägga till ett lösenord för att säkerställa att alla
framtida ändringar som görs i dokumentet spåras. Det här är det bästa sättet att försäkra dig om att d u
ser varje granskares ändringar och kommentarer.
Nu ska du lägga till ett lösenord för att försäkra dig om att alla framtida ändringar spåras.
Klicka på Do kument under Skydd på fliken Granska.
Klicka på Spårade ändringar, skriv ett lösenord och klicka på OK.
Tips Om du skyddar ett dokument för kommentarer går det bara att göra ändringar i
dokumentet genom att infoga kommentarer.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
13
Skriv lösenordet igen i dialogrutan Bekräfta lö senord och klicka på OK.
Lägg märke till att växlingsknappen för Spåra ändringar inte längre är tillgänglig, vilket betyder att
alla ändringar spåras tills du eller någon som har tillgång till lösenordet väljer att ta bort
dokumentskyddet.
Tips
Du tar bort dokumentskyddet genom att gå till under Skydd, klicka på Do kument och sedan
skriva dokumentlösenordet.
Innan du fort sätter
Kontrollera att du kan göra följande:
Skydda ett dokument med ett lösenord så att framtida ändringar spåras.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
14
Snabbreferenskort
Om du vill
Gör du så här
Aktivera eller inaktivera Spåra
ändringar
Klicka på växlingsknappen för Spåra ändringar under Uppfö ljning på
fliken Granska.
Dölja särskilda typer av
spårade ändringar (t.ex.
infogningar och
borttagningar)
Klicka på Visa markering under Uppfö ljning på fliken Granska.
Avmarkera kryssmarkeringen bredvid den typ av omarbetning som du
vill dölja.
Dölja pratbubblorna och bara
visa spårade ändringar i
dokumentet
Klicka på Wo rd > Inst ällningar och sedan på Spåra ändringar.
Avmarkera kryssrutan Visa ändringar med prat bubblor under Bubblo r.
Dölja spårade ändringar för en
särskild granskare
Klicka på Visa markering under Uppfö ljning på fliken Granska. Peka på
Granskare och avmarkera kryssrutan bredvid granskarens namn.
Gå igenom dokumentet och
acceptera eller ignorera
ändringarna en i taget
klicka på Näst a under Ändringar på fliken Granska.
Acceptera eller ignorera
ändringar utan att använda
verktygen på fliken Granska
Håll ned CTRL och klicka (eller högerklicka) på en
ombearbetningsmarkering eller pratbubbla och klicka på Acceptera
ändring eller Igno rera ändring. Du kan också klicka på knapparna
Acceptera och Igno rera i pratbubblorna.
Visa tiden, datumet och
namnet på den granskare som
gjort ändringen
Placera pekaren över ombearbetningsmarkeringen. Informationen visas i
ett skärmtips.
Redigera ett dokument utan
att spåra ändringarna
Inaktivera Spåra ändringar och gör önskade ändringar.
Visa dolda spårade ändringar
Klicka på popup-menyn under Uppfö ljning på fliken Granska och klicka
sedan på Slut lig med markeringar.
Lägga till ett lösenord som
säkerställer att alla framtida
ändringar i ett dokument
spåras
Klicka på Skydda under Skydd på fliken Granska. Klicka sedan på
Spårade ändringar och skriv ett lösenord.
Ta bort skyddet av spårade
ändringar i ett dokument
Klicka på Do kument under Skydd på fliken Granska och skriv
lösenordet.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
15
Fler t ips
Inställningarna för att aktivera/inaktivera Spåra ändringar gäller endast för det aktuella
dokumentet.
De fem typer av ombearbetningsmarkeringar som kan visas i ett spårat dokument är:
borttagningar, infogningar, flyttat innehåll, formateringsändringar och kommentarer.
När funktionen Spåra ändringar är aktiverad visas en lodrät svart linje i vänstermarginalen bredvid
alla rader i dokumentet som innehåller en ombearbetningsmarkering.
Avvisade ändringar och borttagna kommentarer sparas inte i ett dokument. Om du tror att du kan
behöva dem senare sparar du en kopia av dokumentet innan du avvisar ändringar eller tar bort
kommentarer.
Funktionen Spåra ändringar behöver inte vara aktiverad för att du ska kunna infoga kommentarer.
Ändringar spåras så länge Spåra ändringar är aktiverat, även om ändringsmarkeringarna för
närvarande döljs.
Om växlingsknappen för Spåra ändringar inte är tillgänglig betyder det att dokumentet har
lösenordsskyddats för spårade ändringar. Alla ändringar spåras tills du eller någon som har
tillgång till lösenordet väljer att ta bort dokumentskyddet.
Förlorade lösenord för spårade ändringar kan inte återfås. Skriv ned och förvara alla lösenord på
ett säkert ställe.
Microsoft Office för Mac 2011: Spåra och granska dokumentändringar
16
