Verksamhetsplan Akademistöd 2015-2017:
Bakgrund:
Akademistödsavdelningen är en sedan juli 2014 nyinrättad avdelning uppbyggd av
administrativt stöd som tidigare organiserats under 6 olika institutioner. Stort fokus för
verksamhetsplanen 2015 är därför att samordna arbetssätt utifrån den flora av olika rutiner
etc. som varit ingångsvärden.
Akademistödsavdelningen är en avdelning inom enheten Verksamhetsstöd som för 20152017 har som mål att vidareutveckla områdena:
- Stöd för forskning och forskarutbildning.
- Stöd för studentens lärande.
- Den hållbara högskolan.
- Effektivt stöd med relevant kvalitet till akademier och ledning.
Uppdrag:
Akademistödsavdelningen skall på ett professionellt, högskoleövergripande och
verksamhetsnära sätt stödja de administrativa behov som rör utbildning, forskning och
internationaliseringsarbete.
Övergripande mål för avdelningen 2015:
Skapa gemensamma arbetssätt och rutiner inom avdelningen och ut mot verksamheten på
Högskolan – i syfte att skapa flexibilitet, minska risker, effektivisera och förhoppningsvis höja
kvaliteten i handläggningen samt stärka rättsäkerheten gällande avdelningens verksamhet.
Med koppling till Verksamhetsstödets mål och fokusområden har avdelningen följande
prioriterade aktiviteter för perioden:
VS Mål: Stöd för forskning och forskarutbildning
VS Fokusområden:
- Utreda behov av stöd för forskning och forskarutbildning
- Stärka stöd till forskarutbildningen
- Omfördela och kompetensutveckla stödresurser till forskning
Aktivitet
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för stöd
till forskarutbildning
I samarbete med VS och Akademier formera vilket
administrativt stöd avdelningen skall tillhandahålla
Ansvarig
Tidsplan
Arbetsgrupp
2015
forskningsadministration
Arbetsgrupp
2015
forskningsadministration
forskningen. Reda ut vem gör vad.
Skapa och utveckla tydliga och fungerande
kontaktytor mot såväl Akademier som Grants- and
Innovation Office.
Nyrekrytera forskningshandläggare till avdelningen.
Arbetsgrupp
2015
forskningsadministration
cAS
2015
VS Mål: Stöd för studentens lärande
VS Fokusområden:
- Vidareutveckla likvärdigt och relevant stöd
- Tydliggöra, förenkla och minimera antalet vägar till service och stöd
- Vidareutveckla support till systemanvändare
Aktivitet
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
processen ’ansökan – antagning – registrering’
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med Tentamenshantering
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med Resultatrapportering
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med Uppsatshantering
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med Schemaläggning och Kronox-rutoner
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
kommunikation – mailboxar, telefontider etc.
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med utbildningsutskotten
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med uppdragsutbildning
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med inresande internationella studenter
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med utresande internationella studenter
Fokusera ansvaret för förvaltning och support av
systemet Ping-Pong till avdelningen. Bygga upp ett
väl fungerande centralt support team.
Se över möjligheten att utöka ett centralt support
team enligt ovan med systemsupport kring andra
centrala system.
Ansvarig
Arbetsgrupp ’ansökan –
antagning – registrering’
Arbetsgrupp
Tentamenshantering
Arbetsgrupp
Resultatrapportering
Arbetsgrupp
Uppsatshantering
Arbetsgrupp
Schemaläggning och
Kronoxrutiner
Arbetsgrupp
Kommunikation
Arbetsgrupp
Utbildningsutskott
Arbetsgrupp
Uppdragsutbildning
Arbetsgrupp
Studentprocessen
inresande
Arbetsgrupp
Studentprocessen
utresande
Tidsplan
2015
2015
2015
2015
2015-2016
2015
2015
2015
2015
2015
2015
2015-2017
Skapa ökad flexibilitet och samordning i
avdelningens arbete gentemot akademier. Bidra till
ökad tydlighet av ramverk och styrning av området
internationalisering på Högskolan.
2015-
Arbetet initieras och drivs internt från Akademistödsavdelningen men är beroende på område till olika grad beroende av
samverkan och överenskommelser med andra delar inom VS och Akademier. Utifrån ett initialt kartläggningsarbete som
gjorts inom avdelningen finns sedan ytterligare områden att bearbeta. Detta arbete förväntas fortsätta under hela
perioden.
VS Mål: Den hållbara högskolan
VS Fokusområden:
- Bidra till en mer attraktiv arbetsplats
- Bidra till en god arbetsmiljö
- Minska högskolans negativa miljöpåverkan
Aktivitet
Översyn av avdelningens lokalbehov och placering
Genomföra aktiviteter som främjar samverkan mellan olika
delar av avdelningen och omgivande verksamheter
I nya rutiner och arbetssätt eftersträva minimerad
pappersanvändning
Ansvarig
Tidsplan
2015-2017
2015-2017
2015-2017
2015-2017
VS Mål: Effektivt stöd med relevant kvalitet till akademier och ledning
VS Fokusområden:
- Bidra till god samverkan med högskolans aktörer
- Vidareutveckla modell för VS kvalitetsarbete
- Vidareutveckla VS systematiska arbetsmiljöarbete
- Utveckla mer enhetlig processer och rutiner
- Förtydliga gränsdragningsfrågor mellan VS och akademier
- Förtydliga organisation inom avdelningar och GIO
- Upprätta kompetensförsörjningsplan inklusive dimensionering för avdelningar och GIO
Aktivitet
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
processen ’ansökan – antagning – registrering’
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med Tentamenshantering
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med Resultatrapportering
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med Uppsatshantering
Ansvarig
Arbetsgrupp ’ansökan –
antagning – registrering’
Arbetsgrupp
Tentamenshantering
Arbetsgrupp
Resultatrapportering
Arbetsgrupp
Uppsatshantering
Tidsplan
2015
2015
2015
2015
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med Schemaläggning och Kronox-rutoner
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
kommunikation – mailboxar, telefontider etc.
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med utbildningsutskotten
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med uppdragsutbildning
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med inresande internationella studenter
Skapa gemensamma rutiner och arbetssätt för
arbetet med utresande internationella studenter
Skapa en funktionell organisation som stödjer
leverans till utbildning och forskning inom aktuella
program- och forskningsområden OCH utgör en bra
grund för ständigt utvecklingsarbete inom givna
kompetensområden/processer.
Arbetsgrupp
Schemaläggning och
Kronoxrutiner
Arbetsgrupp
Kommunikation
Arbetsgrupp
Utbildningsutskott
Arbetsgrupp
Uppdragsutbildning
Arbetsgrupp
Studentprocessen
inresande
Arbetsgrupp
Studentprocessen
utresande
ASc
2015-2016
2015
2015
2015
2015
2015
2015-
Arbetet med att skapa gemensamma rutiner och arbetssätt initieras och drivs internt från Akademistödsavdelningen men är
beroende på område till olika grad beroende av samverkan och överenskommelser med andra delar inom VS och
Akademier. Utifrån ett initialt kartläggningsarbete som gjorts inom avdelningen finns sedan ytterligare områden att
bearbeta. Detta arbete förväntas fortsätta under hela perioden.
