Hantering av lagets ekonomi och lagkonton
1. Inledning och omfattning
Alla lag är en del av Bollstanäs Sportklubb (nedan kallat BSK) och därmed måste
ekonomi i lagen hanteras enligt gällande ekonomi och bokföringslag. Av rent
juridiska skäl tillhör lagkassorna klubbens totala ekonomi. För att detta ska ske på
enklast sätt för både lagen och BSK som klubb har BSK infört följande rutiner.
2. Lagets egen ekonomi och lagkassa
Lagkassorna handhas av lagen. För varje lag skall en ansvarig person utses.
Transaktioner och bokföringen av lagkassan skall respektive lag ansvara för. När ett
lag upphör tillfaller kvarvarande medel respektive sektion om inte annan
överenskommelse sker.
3. Lagkonto i Swedbank
BSK tillhandahåller lagkonton till alla lag i Swedbank. För att kunna få ett konto så
måste laget ha en kassör som också är registrerad som medlem i föreningen och
som ansvarar för kontot. Blankett för ansökan om lagkonto finns att hämta på
hemsidan.
När väl laget tilldelats ett konto så finns möjlighet att få tillgång till det via Internet.
Detta administreras av behörig firmatecknare för BSK. När sektionsansvarig
och behörig firmatecknare har lämnat sitt godkännande så kan kassören hämta ut
en säkerhetsdosa hos Swedbank i Upplands Väsby. Är kassören redan kund hos
Swedbank kopplas lagkonto till kassörens befintliga dosa. Säkerhetsdosan är
personlig för kassören.
4. Byte av kassör
Om laget byter kassör så är det viktigt att laget anmäler detta till ekonomiansvarig
för sektionen (mail till ”[email protected]”).
För överföring av kassörsuppdraget används samma blankett som för
ansökan (finns att hämta på hemsidan). Blanketten skall undertecknas av både
frånträdande och tillträdande kassör. Säkerhetsdosan som ger tillgång till lagkontot
via Internet får inte lämnas vidare till den nya kassören utan skall återlämnas till
Swedbank, undantag för personer som är kund hos Swedbank, i dessa fall
avregistreras behörigheten till lagkonto.
5. Utbetalningar från BSK till lagen
I de fall BSK gör utbetalningar till lagen t.ex utbetalning av ersättning för
domarkostnader m.m så görs detta alltid till lagets lagkonto i Swedbank. Finns
det inget lagkonto så blir det ingen utbetalning. Det går inte att få pengar
utbetalda till annat konto och inte heller att få ut pengar kontant.
För alla utbetalningar som BSK gör så måste laget kunna redovisa motsvarande
kostnader. Om BSK t.ex har beviljat ett bidrag till lagets verksamhet så kommer
detta bidrag inte att utbetalas till lagkontot förrän laget har kunnat uppvisa att man
haft kostnader för motsvarande summa.
Version 2015-03-17
sida 1 of 3
Hantering av lagets ekonomi och lagkonton
Dessa rutiner har sitt ursprung i att föreningens revisorer ställer höga krav på att vi
ska kunna verifiera att alla pengar som betalas ut från föreningen går till den egna
verksamheten.
Underlag för kostnader som ska ersättas lämnas till sektionens ekonomiansvarig.
Utbetalningar sker efter kansliets erhållande av korrekt underlag, 10 dagar innan
om inte annat är överenskommit.
6. Ersättning för domarkostnader
BSK ersätter lagen för domarkostnader i samband med seriespel, för några sektioner
även träningsmatcher, dock bör detta kontrolleras med varje sektions
ekonomiansvarig. Kravet är att det ska finnas ett godkänt kvitto på utbetalt
matcharvode respektive reseersättning. Alla utbildade domare har godkända
kvittoblanketter från sitt förbund.
För att ersättning skall kunna betalas ut så måste kvittot innehålla fullständigt
namn, personnummer, adress och var underskrivet av domaren. Kvittot som
saknar något av detta kommer inte att godkännas av BSK för återbetalning till
lagen. Matcharvoden och reseersättning är inkomster för domarna och BSK har en
skyldighet att redovisa dessa till skattemyndigheterna, därför behövs korrekta
personuppgifter.
Det är enbart kvitton från innevarande år som ersätts. Kvittona ska för att
minska administrationen samlas ihop och redovisas månadsvis på avsedd
blankett. Kvittona ska vara föreningen tillhanda senast den 31 december det
år som utgiften erlagts.
Blankett för att begära ersättning för domarkostnader finns på hemsidan. I fylld
blanket tillsammans med kvitton lämnas till sektionens ekonomiansvarig.
7. Beställningsrutiner
Beställning av varor i klubbens namn får endast göras av sektionens utsedda
person/personer.
Beställning i klubbens namn ska i huvudsak ske till av klubben godkända
leverantör.
8. Sponsring
Lagsponsring är när laget erhåller en summa pengar från ett företag eller person där
det förväntas ett utbyte i form av reklam t.ex reklamtryck på overaller. På all form av
sponsring skall det de betalas reklamskatt. Det är reklamvärdet som beskattas. Det
är föreningen som är ansvarig för att reklamskatten betalas in till Skatteverket. Det
är viktigt att lagen följer det gällande regelverket. Skulle lagen inte göra detta och
föreningen blir föremål för granskning så kan föreningen få betala böter eller
straffavgifter. Om hjälp behövs för att utforma eller upprätta kontrakt tag kontakt
med er sektionsansvarig. Avtal måste upprättas för att fakturering ska kunna ske.
Detta och betalningen av reklamskatt sker centralt från klubben.
Version 2015-03-17
sida 2 of 3
Hantering av lagets ekonomi och lagkonton
9. Lagkontoredovisning
Eftersom det är föreningen som går i god för att laget sköter lagkonto och lagkassa
enlig gällande skatteregler så är det viktigt att kassören håller god ordning. Detta
innebär att föra någon from av kassabok samt att kunna verifiera alla utlägg med
kvitton eller liknande. Våra revisorer samt föreningen förbehåller sig rätten att via
stickprov kontrollera lagens ekonomihantering.
Varje kvartal redovisas lagkontot och eventuell handkassa till sektionens
ekonomiansvarig på avsedd excel fil (finns att hämta på hemsidan) tillsammans med
transaktionsutskrift som verifiera kontohändelser och saldo på lagkonton.
Blanketten skall undertecknas med en sanningsförsäkran av kassören och lämnas
till sektionens ekonomiansvarig.
Version 2015-03-17
sida 3 of 3
