BILAGA 9 AVTALSÖFÖRSLAG UPPHANDLING AV KONTORSMATERIAL OCH FÖRNÖDENHETER 2016 Datum Vår referens 29.06.2016 Finanskansliet Beteckning/Dnr Er referens UH18042016_UL [Skriv referens] 1. Avtalsparter I upphandling kontorsmaterial och förnödenheter (UH18042016_UL) har nedanstående parter, köparen och säljaren, träffat följande avtal: Köparen: Mariehamns stad / 0205071-4 Säljaren: Företagsnamn / Organisationsnummer 2. Avtal gällande kontorsmaterial och förnödenheter till Mariehamns stad Leverantören ska ha resurser, kompetens och erfarenhet att organisera och leverera efterfrågade varor och tjänster i enlighet med detta avtal. Leverantören skall tillhandahålla de produkter och tjänster som omfattas av detta avtal, i enlighet med de villkor som anges i avtalet. Dessa avtalsvillkor gäller leverantörens avtal med Mariehamns stad gällande leverans av kontorsmaterial, toners och färgpatroner samt utskrifts och kopieringspapper. Avrop från detta avtal får inte ha villkor som strider mot detta avtal. Leverantören är skyldig att vid avrop tillämpa avtalade priser och villkor. Avrop ska alltid göras via leverantören. Leverantören får inte hänvisa till underleverantör eller samarbetspart för avrop på detta avtal. Underlåtelse att tillmötesgå och fullgöra samtliga ställda kontraktsvillkor leder till eller kan leda till att kontraktet sägs upp i förtid (45 Frånträde av avtal). Genom att undertecknade detta avtal bekräftar leverantören att samtliga ställda kontraktsvillkor godkänns. Leverantören skall således inte bifoga några egna kontraktsvillkor. Leverantören ansvarar för anställd, företrädare och eventuell underleverantörs arbete såsom för eget arbete. Sida 1 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax 3. Avropsberättigade enheter Samtliga enheter inom Mariehamns stad är avropsberättigade på avtalet. Avropsberättigade enheter är samtliga sektorer och deras underliggande enheter. Avropsberättigade enheter: Stadsledning med staber Socialsektorn och dess enheter Infrastruktursektorn och dess enheter Bildningssektorn och dess enheter Kultur- och bildningssektorn och dess enheter Dessa sektorer och stabsenheter och sektorer med dess underliggande enheter har rätt att avropa från tecknat avtal från avtalsstart. Att vara avropsberättigad innebär att man är skyldig att avropa från tecknat avtal. Beställningsrutinen sker enligt överenskommelse med leverantören. Avrop sker genom utsedda kontaktpersoner. Avropsberättigade enheter benämns i fortsättningen beställare. 4. Allmänna avtalsvillkor Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av varor JYSE 2014 VAROR samt i tillämpliga delar JYSE 2014 TJÄNSTER om inget annat skriftligen överenskommits i avtal reglerar förhållandet mellan Mariehamns stad och leverantören kompletterade med avtalsvillkor intagna i detta avtal. 5. Svenska språket Beställaren skall betjänas på svenska av leverantören vid utförande av samtliga i detta avtal innefattande tjänster som är ämnade för beställaren. Återkommande och bevisliga svårigheter att betjäna beställarna på svenska kan leda till att avtalet sägs upp i förtid. 6. Avtalstid Avtalstiden är från avtalstecknande <dd.mm.åååå> till och med <dd.mm.åååå>. Mariehamns stad ska ha möjlighet till förlängning med ett (1) år till och med <dd.mm.åååå> med oförändrade villkor. Mariehamns stad meddelar säljaren senast tre (3) månader innan avtalets slutdatum om förlängningsmöjligheten kommer att nyttjas. I annat fall förfaller avtalet automatiskt på avtalad förfallodag. Sida 2 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax Avgörande för att Mariehamns stad ska förlänga avtalet är om leverantören arbetat enligt målsättningarna i upphandlingen samt även enligt detta avtal. Avgörande är även att prisbilden för övriga artiklar som inte ingår i avtalat bassortiment hålles på en fortsatt skälig och acceptabel nivå. 7. Kontaktpersoner och avtalsansvarig Parterna skall utse minst en kontaktperson vardera. Parterna ska omgående meddela varandra om kontaktperson byts ut. Leverantören skall ha en utsedd kundansvarig person som är ansvarig för avtalet, vars uppgift är att säkerställa leverans enligt avtalet men också agera som leverantörens talesperson avseende förväntningar på uppdraget. Personen i fråga skall tillika vara Mariehamns stads kontaktperson i samtliga frågor rörande uppdraget, vilket innebär att denne skall ha löpande kontakter med Mariehamns stads kontaktperson gällande avtalsfrågor samt informera om viktiga förändringar och händelser i leverantörens organisation. Kontakt- och talesperson för Mariehamns stad och beställarna i denna upphandling är upphandlingsledare, Roger Johansson, Mariehamns stad, e-post: [email protected], tel. vxl. +358 (0)18 5310. 8. Parternas förhållningsätt Parterna ska under avtalet verka för att ett gott förhållande upprätthålls genom att kontinuerligt informera varandra om händelser som påverkar avtalet m.m. Leverantören ska utföra uppdraget utan otillbörlig påverkan av utanför detta avtals stående leverantörers eller andras påverkan på hans objektivitet i detta avtalsförhållande samt även i övrigt iaktta god yrkessed. Leverantören ska löpande och i god tid informera beställaren om planerade förändringar i leverantörens verksamhet, om och i den mån förändringarna kan komma att påverka leverantörens åtaganden enligt detta ramavtal. 9. Genomförande Leverantören ska genomföra alla uppdrag och leveranser fackmässigt, med omsorg och med iakttagande av alla lagar, avtal och föreskrifter som gäller för det aktuella uppdraget eller den aktuella leveransen. Leverantören får inte vidta sådana åtgärd som kan väntas medföra åsidosättande av lag eller på annat sätt strider mot vad som är allmänt godtagbart samt avkräva samma utfästelse av sina underleverantörer. Sida 3 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax 10. Underleverantörer Leverantören har rätt att anlita underleverantör för att komplettera sin kompetens eller för att förstärka sin kapacitet för att fullgöra de tjänster som omfattas av kontraktet. All kommunikation, rapportering, fakturering m.m. skall ske genom leverantören till Mariehamns stad. Leverantören svarar för underleverantörens andel på samma sätt som för sin egen andel samt svarar för att underleverantören för sin del följer förpliktelserna enligt detta avtal. De underleverantörer som leverantören avser att anlita för att fullgöra sitt åtagande under avtalsperioden måste vara tillfrågade. Leverantören ska på begäran från Mariehamns stad kunna uppvisa en kopia på samarbetsavtal eller liknande som styrker att leverantören och underleverantören samarbetar kring de tjänster som omfattas av detta avtal. Om leverantör under avtalstiden vill använda underleverantörer som inte ingått i anbudet ska detta anmälas till Mariehamns stad. 11. Avtalets omfattning Uppdraget omfattar allmänt kontorsmaterial och förnödenheter. Avropsberättigade enheter är samtliga sektorer och deras underliggande enheter. Leverantören förväntas tillhandahålla ett heltäckande sortiment av produkter och förutsätts ha ett brett sortiment inom följande fyra efterfrågade produktområden: Traditionellt kontorsmaterial t.ex. pärmar, pennor, mappar, block och almanackor mm. Tonerkassetter och bläckpatroner (både original och kompatibla). Utskrifts- och kopieringspapper A4 och A3. Vit och färgat papper. Behovet av kontorsmateriel och förnödenheter ska till allra största delen tillgodoses via det angivna bassortimentet och som är väl anpassas för sitt ändamål. Målsättningen är att bassortimentet ska utgöra 95 % av den totala kostnaden inom området. Av denna anledning är det av stor vikt att den leverantör som erhåller kontrakt arbetar mot samma mål, d.v.s. att bassortimentet ska nyttjas i största möjliga omfattning. 12. Kundsupport och ordermottagning Leverantören (säljaren) ska se till att det kundteam (personal) som fullgör avtalet har den kompetens och erfarenhet som krävs för att utföra uppgifterna. Sida 4 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax Leverantören (säljaren) ska i anslutning till fullgörandet av kontraktet tillhandahålla kundservice och ordermottagning som kan tala och skriva på svenska. Leverantören ska till se att det finns ett tillräckligt antal kundtjänstpersonal som kan betjäna på svenska vardagar mellan kl. 08:00 - 16:15. Kundservice och kundsupport ska minst omfatta: Tillgänglighet vardagar mellan kl. <08:00 - 16:15>. Kundservice skall vara möjlig att nå via telefon och e-post och ha en återkopplingstid till beställaren på max <en (1)>arbetsdag. I samband med avtalsstart ska leverantör kostnadsfritt vid minst<ett (1)>tillfälle på plats hos Mariehamns stad presentera sitt företag och berätta om sortiment, rabatter och beställningsrutiner etc.. Till dessa seminarier kommer medarbetare hos Mariehamns stad att inbjudas. I samband med att ny personal hos beställaren skall introduceras som inköpare på detta avtal skall leverantör kostnadsfritt vid mist <ett (1)> på plats hos kunden bistå genom att informera om beställningsrutiner, sortiment, rabatter etc.. Kataloger samt prislistor skall på begäran från beställaren tillhandahållas utan kostnad under avtalstiden. 13. Avropsorder (beställning) Avropsorder (beställning) skall i göras via leverantörens webbutik och kan göras ur hela leverantörens sortiment enligt avtalade priser och rabatter från avtalsstart. Vid driftstopp hos webbutik eller andra kortvariga undantagssituationer skall beställning kunna göras per telefon eller e-post. Vid beställning ska leverantören omgående skicka en orderbekräftelse till beställaren via e-post. En sådan orderbekräftelse ska skickas till beställaren oavsett på vilket sätt beställningen har gjorts. Levererade varor ska paketeras och märkas i enlighet med beställarens anvisningar eller med det namn som anges i samband med beställningen. Själva avropsordern innehåller endast viss tilläggsinformation. Avropsordern medge inte förändringar i huvudavtalets villkor. Minst följande uppgifter ska preciseras i avropsordern: Sida 5 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax specifikation av beställd produkt/tjänst avropad mängd önskad leveranstidpunkt (förutsatt att den ligger bortom avtalad ledtid) leveransplats orderreferens frakt/packningsreferens fakturareferens kontaktpersoner 14. Leveransvillkor Leverans av beställda artiklar ska ske utan dröjsmål eller på den tid eller inom den tidsrymd som överenskommits i beställningen. Faktisk leveranstidpunkt ska anges i orderbekräftelsen. Högsta acceptabla leveranstid från beställningsdag är fem (5) arbetsdagar. Om inget annat har avtalats ska leverans ske DDP enligt Incoterms 2010 till av köparen anvisad plats. Beställaren ansvarar för att uppgifterna om leveransadress är korrekt. Det är beställarens ansvar att tillse att tydliga anvisningar var leverans, eller eventuell leveransavi, ska lämnas. Det är även beställarens ansvar att tillse att det finns mottagare på plats vid anvisad leveransadress och tidpunkt. Leverantören skall ombesörja för att försändelser inte avlämnas utan mottagarens kvittering (underskrift). Beställaren ansvara inte för försändelser som avlämnas utan mottagarens kvittering. Har en försändelse inte kunnat avlämnas på anvisat sätt skall leverantören tillse att försändelsen förvaras tills mottagning kan ske. En avi om leveransförsök skall ges till beställaren som skall meddela när försändelsen kan tas emot. Leverantören har rätt till ersättning för de faktiska kostnader som uppkommit till följd av mellan lagring, dock högst med <20 €> per försändelse och påbörjat dygn. Leverantören skall tillse och ansvara för att försändelser är emballerat på adekvat och säkert sätt så att transport- och personskador vid normal hantering eliminerats. Hämtning ska ske kostnadsfritt av returemballage och ombesörjas av leverantören om inte något annat har överenskommits. 15. Samlevereras (veckoleverans) Sida 6 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax Möjlighet till veckovisa samleveranser (veckoleveranser) av de avropsberättigade sektorernas beställningar ska finnas. Leverantören ansvarar för koordineringen av leveranserna. Beställningar som sker som samleveranser ska levereras inom fem (5) dagar efter stopptid för beställning om inget annat har överenskommits. 16. Akutleveranser Vid akutleveranser överenskommes leveranstiden mellan säljare och beställare separat vid varje beställningstillfälle. Leverantören ska redogöra för villkoren för sådan akutleverans. Beställaren ska ha möjlighet att få akutleverans dagen efter beställning om beställning görs före en viss tid under beställningsdagen. Leverantören har rätt till ersättning för de faktiska kostnader som uppkommit till följd av genomförd akutleverans, dock högst med <20 €> per leverans upp till ett ordervärde av <1000 €>, där efter ingen ersättning. 17. Leverantörens sortiment Mariehamns stad ska ha tillgång till hela leverantörens sortiment. Leverantören skall under hela avtalsperioden tillhandahålla ett heltäckande sortiment till efterfrågadkvalitet och kvantitet som är väl anpassat för sitt ändamål inom produktområdena allmänt kontorsmaterial, tonerkassetter och bläckpatroner samt utskrifts- och kopieringspapper. Vad gäller tonerkassetter och bläckpatroner skall leverantören alltid kunna tillhandahålla den av tillverkaren av den apparatur den är ämnad att användas med rekommenderade original tonerkassett och/eller bläckpatron. Leverantören skall tillse att tonerkassetter och bläckpatroner oberoende fabrikat är 100 % kompatibla med den apparatur den är avsedd användas med. Samtliga kompatibla tonerkassetter och bläckpatroner skall minst uppfylla motsvarande eller högre kvalitetskrav än de tillverkaren av den apparatur den är ämnad att användas tillsammans med ställer på motsvarande original tonerkassett och/eller bläckpatron. Om det under avtalstiden visar sig att levererad produkt inte lever upp till kvalitetskraven, eller att någon produkt i bassortimentet utgått hos leverantören, ska leverantören kunna tillhandahålla alternativ motsvarande produkt till samma pris. Mariehamns stad bedömer om föreslagen ersättande produkt uppfyller efterfrågande kvalitetskrav. I det fall Mariehamns stad (brukarna) finner att produkter i väsentligt avseende avviker från efterfrågad specifikation, har Mariehamns stad rätt att i förstahand kräva att produkten byts ut och Sida 7 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax vid konstaterade upprepad brister att leverera kvalitetsmässigt godtagbara produkter har Mariehamns stad rätt att säga upp avtalet enligt punkt 45. Frånträde av avtal. 18. Bassortimentartiklar Efterfrågat bassortimentet fastställs av Mariehamns stad och framgår av Bilaga 8 Svarsbilaga prisbilaga bassortiment MHS. Artiklar i efterfrågat bassortimentet skall bestå till 100 % av miljömärkta produkter om sådana finns, t.ex. Svanen, Blå Ängeln, EU-blomman m fl.. Efterfrågat och angivet bassortimentet skall finnas i anbudsgivarens ordinarie produktsortiment och skall finnas i anbudsgivandeleverantörs produktkatalog och webbutik. Bassortimentsartiklarna ska vara märkta i webbutik på ett sådant sätt att det tydligt framgår att det är bassortimentsartiklar. 19. Ändringar av avtalat bassortiment Ändringar i avtalade bassortiment ska vara tillåtna så till vida dessa är befogade och inte innebär att bassortimentens fastställda ursprungliga innehåll och omfattning ändras väsentligt. Efterfrågat bassortiment enligt Bilaga 8 Svarsbilaga pris-bilaga bassortiment MHS utgörs av det sortiment som är känt vid anbudsförfrågans publicerande, varför det under avtalsperioden skall vara möjlighet att komplettera bassortimentet, oavsett tillverkare och modell, med nya artiklar samt lik väl stryka artiklar som utgår. Ändringar och tillägg i avtalade bassortiment enligt Bilaga 8 Svarsbliga pris-bilaga bassortiment MHS med avseende på innehåll och omfattning vars sammanlagda värde över en tolv (12) månaders avtalsperiod, överskrider <500> euro skall föregås av ett tjänstemannabeslut hos den avtalsansvariga tjänstemannen vid Finanskansliet eller dennes överordnad (se 41 Ändringar och tillägg av avtalsvillkor). Ändringar får inte genomföras utan vardera avtalspartens samtycke. Samtliga ändringar i avtalet kräver godkännande av båda parterna. 20. Prislista bassortiment artiklar Detta avtal skall kompletteras med en prislista avseende bassortiment artiklar baserad på leverantörens anbud, i samband med avtalstecknandet. Prislistan får vara elektronisk och utgöras av prisangivelserna i webbutik för avtalat bassortiment. Priserna skall vara fasta under avtalsperioden och eventuella prisregleringar sker i enlighet med villkoren i JYSE 2014 VAROR. 21. Generell rabattsats övrigt sortiment (lojalitetsrabatt) Sida 8 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax Leverantören ska ange en generell rabattsats för övrigt sortiment som inte ingår i det angivna bassortimentet. Denna rabatt ska dras från bruttopriset vid köp. Den generella rabatten för övrigt sortiment ska vara fast under hela avtalsperioden. Bruttopriserna ska vara de vid dag för avrop (beställning) gällande bruttoprislista. Bruttopriserna skall finnas tillgängliga på den leverantörens publika hemsida eller webbutik vid dag vid varje tidpunkt för avrop. Speciellt framtagna bruttoprislistor avseende leverantörens övriga sortiment för denna upphandling accepteras inte. 22. Miljömärkta produkter Det skall tydligt framgå vilka artiklar i leverantörens hela sortiment som är miljömärkta och med vilken miljömärkning, t.ex. Svanen, Blå Ängeln, EU-blomman m fl.. Genom ett aktivt samarbete med brukarna skall leverantören suggestivt föreslå utbyte av produkter mot produkter som ur miljöhänsyn är ett bättre alternativ än bassortimentet och som samtidigt till övriga delar uppfylla ställda kvalitetskrav. Konkret betyder detta att leverantören får föreslå utbyte av produkter i avtalat bassortiment till nya mer miljövänliga varianter av produkterna. Mariehamns stad bedömer om utbytesprodukten uppfyller efterfrågade kvalitetskrav. Mariehamns stad har alltid rätt att genom beställarna (brukarna) föreslå att en produkter inom avtalat bassortiment ska bytas ut mot en motsvarande miljövänligare produkt. Villkoret är att priset för den ersättande produkter skall vara det samma eller lägre än den produkt som föreslås bytas ut och att den nya produkten skall vara av samma eller högre kvalitet än den produkt de ersätter. 23. Ersättningsartikel bassortiment Produkterna ska hålla efterfrågade egenskaper under hela avtalstiden. Produkterna ska uppfylla gällande lagar, förordningar, föreskrifter, allmänna råd och standarder vilka är tillämpliga för efterfrågande produkter för avsett ändamål. Ersättningsprodukt ska vara av minst likvärdig kvalitet och funktion. Om leverantören tillfälligt inte kan leverera eller artikeln har utgått ur leverantörens sortiment skall leverantören i förstahand föreslår en ersättande produkt med minst likvärdig kvalitet som den produkt den ersätter. Leverantören ska vid varaktig avvikelse från avtalat bassortiment alltid meddela avtalsansvarig hos Mariehamns stad och först därefter, efter att avvikelsen godkänts av avtalsansvarig hos Mariehamns stad, informeras beställarna, vilken produkt som utgått eller utgår ur avtalat bassortimentet och samtidigt föreslå en ersättande produkt. Sida 9 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax Bestående avtalsmässiga ändringar i bassortimentet får inte göras utan godkännande av avtalsansvarig hos Mariehamns stad (se även 41 Ändringar och tillägg). Produkten eller varan får bytas först efter att Mariehamns stad godkänt den ersättande produkten. Mariehamns stad har alltid rätt föreslå att en produkter inom avtalat bassortiment ska bytas ut mot en motsvarande annan produkt. På motsvarande sätt skall Mariehamns stad alltid ha rätt att genom beställarna (brukarna) föreslå att en produkter inom avtalat bassortiment ska bytas ut mot en motsvarande miljövänligare produkt ur leverantörens hela sortiment. Pris på den ersättande produkten eller varan får inte överstiga det avtalade priset för den produkt eller vara den ersätter i avtalet. 24. Felbeställningar och kundreturer Vid felbeställningar kontaktas leverantörens kundsupport som omgående ska ge anvisningar och skicka handlingar för retur av varorna. Kunden skickar därefter tillbaka varorna. Returfrakten bekostas av beställaren. Beställarna ska kostnadsfritt och inom <en (1)> månad efter leverans kunna returnera material som man haft för påseende, blivit felaktigt levererade/beställda. Ska även gälla öppnad förpackning såtillvida inte produkten är förbrukad eller ofullständig, defekt eller på annat sätt obrukbar till följd av begagnande. Villkoren skall överenskommas med leverantören från fal till fall. 25. Felleverans Vid felleverans kontaktas leverantörens kundsupport som omgående ska skicka den korrekta varan. Frakt-/returhandlingar för retur skickas till beställaren som återsänder varan. 26. Avbeställning Beställaren har rätt att avbeställa lagd beställning fram till stopptid för beställning. Vid avbeställning därefter men innan leveransen ska påbörjas har leverantören rätt till ersättning enligt följande: Om leveransen avbeställs innan den påbörjas har leverantören inte rätt till ersättning. Om leveransen avbeställs sedan den påbörjats, har leverantören rätt till full ersättning för de faktiska kostnader som uppkommit till följd av avbeställningen, dock högst 20 € upp till ett ordervärde av <500> €. För ordervärden över 500 € högst <5 %> av orderns värde. Sida 10 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax Vid avbeställning som beror på omständigheter som beställaren inte bort förutse vid beställningen, t.ex. sjukdom eller annat oförutsedd händelse utanför beställarens direkta kontroll, har leverantören endast rätt till ersättning för den del av leveransen som har utförts. Avbeställning kan ske skriftligt till leverantören via post, e-post och kundtjänst per telefon. 27. Reklamationer Beställarna har rätt att reklamera och kostnadsfritt returnera material som är behäftade med fel. Leverantören ska handlägga reklamationer inom skälig tid och utan kostnad för beställaren ersätta med motsvarande felfri produkt och om det inte är möjligt ska beställaren ha rätt att häva köpet och få full återbetalning. Leverantören ska utan kostnad för beställaren hantera reklamationer och returer samt därtill tillhandahålla vid förekommande fall sådant returemballage som krävs för returförsändelsen. Leverantören skall bära ansvaret för returförsändelsen från det att försändelsen lämnar beställarens faciliteter. Beställaren är dock skyldig att skicka produkten efter leverantörens anvisningar. 28. Varuprover Beställaren skall kostnadsfritt under hela avtalsperioden kunna infodra ett begränsat antal varuprover för verifiering av kvalitet och prestanda. Beställaren är dock skyldig att returnera material som man haft för påseende inom överenskommen tid. 29. Webbutik Beställaren skall från avtalsstart kunna göra beställning i webbutiken ur Mariehamns stads bassortiment enligt de villkor som anges i detta avtal. Avtalat pris för bassortimentartiklar skall gälla och framgå direkt i webbutiken för varje artikel. Samtliga produkter ur hela leverantörens sortiment som är giltiga för stamkundsrabatt och som inte ingår i Mariehamns stads bassortiment skall stamkundsrabatten tydligt framgår i webbutiken. Webbutik ska kontinuerligt hållas uppdatera. Om förändringar sker i det avtalade bassortimentet inklusive det övriga sortimentet avseende byte av artiklar, priser, förpackningsstorlekar, artikelnummer mm. ska detta omgående framgå i webbutiken. Mariehamns stad ska under avtalsperioden kunna hämta hem sammanställd orderhistorik och statistik och som är på svenska i filformat som är kompatibla med och kan bearbetas med Microsoft Excel. Svenskspråkig användarmanual eller motsvarande handledning i webbutikens användande och funktioner skall tillhandahållas av leverantören. Sida 11 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax 30. Skåpservice Följande villkor skall gälla i förekommande fall anbudsgivandeleverantören tillhandahåller tjänsten skåpservice: Avropsberättigad sektor med dess underliggande enheter skall under hela avtalstiden kunna ingå avtal med leverantören avseende skåpservicetjänster enligt leverantörens offer mot en fast månadskostnad. Det innebär att leverantör och beställare kommer överens om ett standardsortiment (föredragningsvis avtalat bassortiment) för vilket leverantören ansvarar att artiklar finns på plats hos beställaren i ett befintligt förvaringsskåp. Mariehamns stad, inkluderar samtliga avropande sektorer, är inte förbundna att beställa tjänsten i fråga under avtalsperioden. Beslut om ibruktagande av eventuell skåpservicetjänster fattas av avropsberättigad sektor med dess underliggande enheter var för sig. 31. Producentansvar för förpackningar Leverantören ska under hela avtalsperioden uppfylla kraven för producentansvaret för förpackningar enligt landskapsförordningen om förpackningar och förpackningsavfall (LF 1998:93 med senaste ändring). Producentansvaret kan uppfyllas för offererad produkt genom att leverantören eller att leverantörens leverantörer i tidigare led är ansluten till för ändamålet grundat registret eller motsvarande, eller genom att leverantören har ett eget upprättat system. Kravet gäller för den som är producent enligt lagstiftningen, d.v.s. den som yrkesmässigt tillverkar, till Åland för in eller säljer en förpackning eller en vara som är innesluten i en sådan förpackning. I och med att Åland räknas som ett eget land i detta sammanhang måste alla företag som inför varor till Åland (både från utlandet och från Finland) överta producentansvaret för de importerade produkterna. Producent är den som yrkesmässigt första gången förmedlar, i normalfallet säljer, en produkt i landskapet. Detta företag måste ta ansvaret för att produkten samlas in och återvinns. Definitionen på förpackningsavfall är: "Förpackningar och förpackningsmaterial som innehavaren tagit ur bruk, avser att ta ur bruk, eller är skyldig att ta ur bruk", detta betyder att även engångsartiklar så som kaffemuggar, kartonger och bärkassar i plast omfattas av producentansvaret. 32. Retursystem för slutanvända tonerkassetter och bläckpatroner Leverantören skall utan extra kostnad för beställaren hämta slutanvända tonerkassetter, trummor, bläckpatroner, oavsett leverantör och märke samt ombesörja att dessa sänds till återvinnaren. Kunden beställer hämtning när returkärlet/behållaren eller motsvarande system är fyllt eller enligt överenskommet tömningsplan. Tömningsrutiner skall överenskommas med kunden (beställaren och kunna anpassas till kundens önskemål och behov. Sida 12 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax 33. Kvalitetssäkring Parterna ska gemensamt verka för ett långsiktigt och förtroendefullt samarbete och tillsammans verka för kvalitet och kvalitetssäkring. Detta arbete ska ske i form av att leverantören kontinuerligt kontrollerar den egna verksamheten, produkter, tjänster, och rapporterar störningar samt ger förslag till åtgärder för att eliminera eventuella brister och förbättra verksamheten. Leverantören är på Mariehamns stads begäran skyldig att delta vid sammanträden för behandling av kvalitetsfrågor. Leverantören ska tillämpa kvalitetsrutiner som säkerställer att uppdraget genomförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Kvalitetssäkringsarbetet ska bedrivas med stöd av hjälpmedel och/eller skriftliga rutiner som gör det möjligt att följa upp uppdraget och mäta de resultat som uppnås mot uppsatta mål. Leverantören ska kunna vis hur företaget arbetar med kvalitetssäkring och egenkontroll, inklusive vilka rutiner som finns för att dokumentera detta eller kopia på kvalitetscertifiering. 34. Sociala och etiska krav Varor som levereras enligt detta kontrakt ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182, FN:s barnkonvention, artikel 32, det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt den arbetsrätt, inklusive regler om minimilön och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Leverantören är skyldig att på anmodan från Mariehamns stad redovisa att kraven i första stycket uppfylls. Redovisningen ska ske på det sätt och inom den tid som Mariehamns stad begär om detta inte är oskäligt. Leverantören är vidare skyldig att möjliggöra för Mariehamns stad att själv eller genom ombud kontrollera på plats att kraven uppfylls. Detta sker t.ex. genom att vid begäran lämna adress – och kontaktuppgifter till tillverkare i ett eller flera led av de varor som produceras för ramavtalets beställare. Skulle Mariehamns stad, till exempel genom vad som framkommit vid kontroll utförd av Mariehamns stad eller på uppdrag av Mariehamns stad eller på annat sätt, ha befogad anledning att misstänka att kraven i första stycket ovan inte uppfylls är leverantören skyldig att genom egen utredning visa att han uppfyller dessa krav. I annat fall gäller vad som sägs nedan. Bristande uppfyllelse av skyldigheterna enligt ovan innebär ett kontraktsbrott. Mariehamns stad får med anledning av kontraktsbrottet begära rättelse inom den tid Mariehamns stad bestämmer förutsatt att tidsfristen inte är oskäligt kort. Sida 13 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax I det fall brister som uppdagats vid kontroll inte åtgärdats inom angiven tid eller om bristerna på nytt upptäcks vid återkommande kontroll eller på annat sätt inte åtgärdats har Mariehamns stad rätt till prisavdrag, uppsägning eller hävning tills dess bristerna åtgärdats och försvunnit som står i proportion till Mariehamns stads intresse av att kraven följs (minst 10 % av upphandlingskontraktets kalkylmässiga värde). Valet av påföljd får inte vara oproportionerligt i förhållande till kontraktsbrottet. 35. Sysselsättningsmöjligheter och social integration Vid utförande av avtalet förväntas leverantören i mån av möjlighet anställa eller erbjuda praktik eller traineeplatser till personer som står långt ifrån arbetsmarknaden. Leverantören förväntas även på olika sätt inkludera, anställa eller erbjuda praktik eller traineeplatser till personer oavsett kön, kulturell bakgrund, etnicitet, religiös tillhörighet, språk, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck eller funktionsnedsättningar vid utförande av det uppdrag som upphandlingen omfattar. 36. Leverantörens miljöarbete Leverantören ska under hela avtalsperioden: Arbeta efter en strukturerad miljöplan. Ha en utsedd ansvarig miljöansvarsperson. Ska ha identifierat sina miljöpåverkande aktiviteter och tagit fram en åtgärdsplan för att minimera miljöpåverkan (en miljöpolicy). Mariehamns stad ska ha möjlighet med egen personal, revisor eller dylikt att utföra uppföljning, kontroll eller utvärdering. Leverantören är skyldig att bereda denne tillträde och insyn i sådan utsträckning att denne kan genomföra sitt uppdrag. 37. Försäkringar Leverantören ska under hela avtalstiden förutom lagstadgade gällande företagsförsäkringar även upprätthålla en tillräckligt omfattande ansvarsförsäkring anpassad för det aktuella avtalsområdet. Leverantören ska på anmodan kunna uppvisa bevis på betalade försäkringsavgifter. Om leverantören inte tecknat försäkring eller betalat avgift för försäkring är detta grund för hävning av avtal. Leverantör ansvarar för de skador på person eller egendom som leverantören orsakat. Vid försummelse att sköta sina skyldigheter vad avser upprätthållande av lagstadgade gällande företagsförsäkringar samt tillräckligt omfattande ansvarsförsäkring och som påvisats vara Sida 14 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax bestående har Mariehamns stad rätt till uppsägning eller hävning av avtalet förutsatt att en sådan åtgärd står i proportion till Mariehamns stads intresse av att kravet uppfylls. 38. Skatter och socialskyddsavgifter Leverantören ska under hela avtalsperioden sköta sina skyldigheter vad avser betalning av skatter och socialskyddsavgifter i etableringslandet och lagstadgade skatter och socialskyddsavgifter i Finland om leverantören är skatteskyldig i Finland och skyldig att betala socialskyddsavgifter i Finland. Leverantören ska under avtalsperioden kunna på anmodan av Mariehamns stad lämna in skattemyndighetens intyg över betalda skatter och socialskyddsavgifter eller utredning över en uppgjord betalningsplan angående skatteskulden. En utländsk leverantör ska kunna lämna in motsvarande utredningar beträffande villkoret ovan enligt lagstiftningen i sitt eget land. Ifall anbud lämnas i grupp, gäller nämnda krav samtliga deltagare i gruppen. Intyg ska vara utfärdat av behörig myndighet, får inte vara äldre än tre månader och ska sändas in i original. Vid försummelse att sköta sina skyldigheter vad avser betalning av skatter och socialskyddsavgifter i etableringslandet och som påvisats vara bestående har Mariehamns stad rätt till uppsägning eller hävning av avtalet förutsatt att en sådan åtgärd står i proportion till Mariehamns stads intresse av att kravet uppfylls. 39. Krav på betalning av pensionsförsäkringspremier Leverantören ska sköta sina skyldigheter vad avser betalning av pensionsförsäkringsavgifter. Leverantören ska under avtalsperioden kunna på anmodan av Mariehamns stad lämna in intyg från pensionskassa och/eller försäkringsbolaget över betalda pensionsförsäkringsavgifter eller utredning över att en betalningsplan gällande förfallna försäkringspremier har gjorts. Intyg ska vara utfärdat av behörig myndighet, får inte vara äldre än tre månader och ska sändas in i original. En utländsk leverantör ska kunna lämna in motsvarande utredningar beträffande villkoret ovan enligt lagstiftningen i sitt eget land. Ifall anbud lämnas i grupp, gäller nämnda krav samtliga deltagare i gruppen. Vid försummelse att sköta sina skyldigheter att betala pensionsförsäkringsavgifter och som påvisats vara bestående har Mariehamns stad rätt till uppsägning eller hävning av avtalet förutsatt att en sådan åtgärd står i proportion till Mariehamns stads intresse av att kravet uppfylls. 40. Fakturering och betalning Sida 15 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax Fakturan förfaller till betalning 30 dagar efter att godtagbar faktura inkommit. Fakturering får ske efter mottagen och godkänd leverans. Fakturorna skall vara utskrivna på svenska. På fakturan skall det framgå tydligt de miljömärkta produkterna. Fakturan ska märkas med verksamhetens namn. Fakturor adresseras till: Mariehamns stad Pb 10 AX-22101 MARIEHAMN Åland, Finland Mariehamns stad tar även emot elektroniska fakturor. Stadens uppgifter för mottagande av efakturor: nätfaktura adress: 003702050714 operatörens namn: CGI (tidigare Logica) operatörens förmedlingskod: 003703575029 Kontaktperson är redovisningsekonomen tfn. 531 223, vxl. 5310 eller e-post Samtliga fakturor oberoende i vilken form dessa utställs i skall förutom de obligatoriska uppgifterna enligt mervärdesskattelagen i Finland vara specificerade och innehålla följande: Fakturamärke (uppdragsgivarens namn, adress eller kostnadsställe) Specifikation av leveransen samt leveransdatum Eventuella övriga uppgifter som uppdragsgivaren önskar Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter kommer inte godkännas av Mariehamns stad och returneras utan betalning. Tillhandahåller leverantören inte en avtalsenlig faktura bortfaller även rätten till ränta. Korrekta fakturor betalas 30 dagar efter det att fakturan kommit Mariehamns stad tillhanda. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger Mariehamns stad betalning på närmast följande bankdag. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet mellan parterna gälla även för dem. Administrativa avgifter, order-, expeditions-, faktureringsavgifter, eller andra liknande avgifter får inte faktureras. Vid försenad betalning har säljaren rätt till dröjsmålsränta i enlighet med finländsk räntelagstiftning. 41. Ändringar och tillägg av avtalsvillkor Sida 16 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax Eventuella ändringar av och tillägg till detta avtal ska vara skriftliga och undertecknade av behöriga personer från båda parter. En ändring av avtalsvillkoren ska vara rimlig i relation till sin grund och avtalets centrala innehåll får inte ändras väsentligt utan vardera avtalspartens samtycke. De flesta ändringar i avtalet kräver godkännande av båda parterna. Om ändringen inte kan godkännas ömsesidigt, fortsätter avtalet med samma innehåll som tidigare. Samtliga ovan förekommande beslut gällande ändringar och tillägg till detta avtal skall föregås av ett tjänstemannabeslut hos den avtalsansvariga tjänstemannen vid Finanskansliet eller dennes överordnad. Samtliga beslut gällande ändringar och tillägg till detta avtal som fattats av avtalsansvarig tjänsteman kommer att publiceras på Mariehamns stads webbplats för förvaltningsövergripande avropsavtal och leverantörer (http://www.mariehamn.ax/organisationarbete/upphandling/pagaende-avtal/) samt inkludera anvisning för ett eventuellt rättelseyrkande. Beslutade ändringar och tillägg till detta avtal träder ikraft först efter att besvärstiden förlöpt, vanligtvis 14 dagar efter beslutet har offentliggjorts. Eventuella rättelseyrkanden kan innebära att beslutade ändringar och tillägg till detta avtal återkallas (upphävs). 42. Uppföljning, utvärdering och samarbete Utvärdering och uppföljning skall handla om samlad återrapportering från vardera avtalspart. Statistik, framgångshistorier, utvecklingspotential, eventuella problemställningar, avvikelserapportering med mera skall vara viktiga informationskällor som bidrar till att kontinuerligt utveckla samarbetet inom ramen för befintligt avtal. Uppföljningsmöten ska äga rum minst en (1) gång per 12 månaders avtalstid alternativt vid behov eller överenskommelse. Mariehamns stad respektive leverantören har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för avtalet. Leverantören ska tillsammans med Mariehamns stad informera om avtalet, stödja kunden (beställaren) vid avrop, följa upp tillämpningen av avtalet samt bidra till att underlätta samarbetet, mellan Mariehamns stad och leverantören. Sida 17 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax Leverantören bör ha kontinuerlig uppföljning av kundnöjdheten, till exempel genom enkäter, och ställa egna krav på att resultatet ligger på en hög nivå. Resultatet från kundnöjdhetsmätningar skall redovisas för Mariehamns stad. Mariehamns stad ska ha möjlighet med egen personal, revisor eller dylikt att utföra uppföljning, kontroll eller utvärdering. Leverantören är skyldig att bereda denne tillträde och insyn i sådan utsträckning att denne kan genomföra sitt uppdrag. Varje part ska bära sina egna kostnader hänförliga till kontroller. 43. Statistik Leverantören ska kostnadsfritt tillhandahålla statistik över fakturerade kostnader och volymer totalt samt uppdelat på enskilda beställare. Statistiken ska kunna påvisa att de behov upphandlingen avser har uppfyllts i aktuellt avtal. Statistiken ska på begäran av Mariehamns stad skickas per e-post till upphandlingsledaren [email protected]. 44. Avtalets ikraftträdande och upphörande Avtalet träder ikraft när avtalet är undertecknat av båda parter. Avtalet upphör när avtalstiden går ut. 45. Frånträde av avtal Båda parter har rätt att frånträda avtalet genom att till motparten skriftligen meddela sitt beslut med motivering. Båda avtalsparter har rätt att häva avtalet helt eller delvis, om den andra parten på ett väsentligt sätt har brustit i sina utfästelser eller brutit mot sina åtaganden enligt avtalet eller det är uppenbart att ett väsentligt kontraktsbrott kommer att ske. 46. Avslutande av upphandlingskontrakt i särskilda situationer Mariehamns stad har rätt att säga upp kontraktet med omedelbar verkan om leverantören belastas av någon av nedanstående grund: Varan eller tjänsten inte motsvarar det som parterna avtalat om och att felet eller dess konsekvenser för beställaren (Mariehamn stad) är större än ringa och att felet inte rättas till genast trots att Mariehamns stad har påpekat felet eller att felen är återkommande. Om en avtalspart är väsentligt försenad med sina uppgifter eller om dröjsmålen är återkommande. Sida 18 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax Om leverantören belastas av en sådan tvingande grund för uteslutning som avses i 53 § eller sådan grund som kan övervägas i 54 § 1 mom. 3–5 punkt i upphandlingslagen (348/2007), även om grunden skulle ha uppstått först efter att avtalsförhållandet inletts. Om leverantörens ekonomiska eller andra omständigheter har förändrats så väsentligt att det inte kan antas att leverantören kommer att kunna fullgöra sina förpliktelser enligt kontraktet och någon tillförlitlig information om hur förpliktelserna ska fullgöras inte ges. Om leverantören inte i Finland eller i hemlandet uppfyllt lagenligt ställda skyldigheter avseende förskottsuppbördsregistret enligt lagen om förskottsuppbörd, arbetsgivarregistret och registret över mervärdesskatteskyldiga, ifall lagstiftningen kräver registrering. Om leverantören inte i Finland eller i hemlandet uppfyllt lagenligt ställda skyldigheter avseende registrering i handels- eller företagsregister, ifall lagstiftningen kräver registrering. Om leverantören inte i Finland eller i hemlandet uppfyllt lagenligt ställda skyldigheter avseende betalning av skatter, socialskyddsavgifter och pensionsförsäkringsavgifter, ifall lagstiftningen kräver detta. Mariehamns stad ska beredas möjlighet med egen personal, revisor eller dylikt att utföra uppföljning, kontroll eller utvärdering. Leverantören är skyldig att bereda Mariehamns stad tillträde och insyn i sådan utsträckning att förhållanden kan utredas och klargöras utan fördröjning. Leverantören är på uppmaning från Mariehamns stad skyldig att lämna begärt intyg eller utredning inom den tidsfrist som Mariehamns stad anger. Intyg får inte vara äldre än tre (3) månader. Meddelande om frånträde ska göras skriftligen och levereras till motpartens avtalsansvariga på den adress som angetts vid avtalets ingående. 47. Avtalet förfaller Avtalet förfaller automatiskt om behörig domstol eller annan behörig instans förklarar upphandlingen eller avtalet ogiltig eller kräver rättelse i sådan omfattning att det påverkar val av leverantören. Inga skadeståndsanspråk med anledning av ovanstående hävning kan riktas från säljaren till köparen. 48. Handlingar För avtalet gäller nedanstående handlingar. Dessa handlingar kompletterar varandra och förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: Sida 19 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax 1. Skriftliga ändringar och tillägg som överenskommits mellan parterna i omvänd datumordning. 2. Detta avtal med bilagor. 3. Förfrågningsunderlaget inklusive bilagor och eventuella kompletteringar. 4. Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling (JYSE 2014 VAROR/TJÄNSTER). 5. Leverantörens anbud inklusive bilagor och eventuella kompletteringar. 49. Tillämplig lagstiftning Leverantören ska följa samtliga för detta uppdrag relevanta direktiv, förordningar, lagar och bestämmelser som gäller för efterfrågade varor och tjänster. Leverantören ska följa direkt tillämpliga rättsakter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter. Leverantören ska under hela avtalstiden ha och vidmakthålla erforderliga tillstånd för uppdragets genomförande. 50. Offentlighet och sekretess Konfidentiellt material och konfidentiell information behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1997:72) om allmänna handlingars offentlighet För kommersiell sekretess till skydd för en leverantörs uppgifter krävs att uppgifterna avser affärseller driftförhållanden för leverantör och att det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgifterna blir offentliga. 51. Otillåten marknadsföring Ingen marknadsföring eller information som har till syfte att förleda brukarna att inköpa andra artiklar än som omfattas av avtalat bassortiment får ske till verksamheten utan godkännande av Mariehamns stad eller beställarens medgivande. Inköp som beställare gjort genom påvisad otillbörlig påtryckning från leverantören skall återgå utan kostnad för Mariehamns stad och beställaren. Eventuellt fakturerat belopp för dylika inköp skall återbetalas 100 % till Mariehamns stad. Sida 20 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax 52. Underskrifter Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar varav parterna har tagit var sitt. Ort/Datum Ort/Datum Mariehamn den <dd.mm.åååå> ____________________________ För köparen ___ För säljaren ____________________________ _________________________________ Namnförtydligande Namnförtydligande Sida 21 av 21 Mariehamns stad Pb 5 AX-22101 MARIEHAMN Telefon +358 (0)18 5310 E-post [email protected] [email protected] Internet www.mariehamn.ax