Projektstrategi

Projektstrategi
2007-11-09
Internationella Kvinnoförbundet
för Fred och Frihet
Womens International League
for Peace and Freedom
Alexandra Sundberg
E-post: [email protected]
Projektstrategi
På IKFF: s förbundstyrelsemöte 21-22 april 2007 gav styrelsen kansliet i
uppdrag att utarbeta en projektstrategi. Syftet med denna strategi var att
förbättra de arbetsmetoder vi idag har för att planera, ansöka för och
genomföra projekt.
Bakomliggande problem
•
•
•
•
•
Styrelsen och kretsarna upplever att projektidéer inte är förankrade,
Kansliet upplever att det är svårt att få in konkreta idéer från
styrelse och kretsar,
Vissa kretsar upplever det problematiskt att sektionen har förtur att
söka projektmedel från större finansiärer (Forum Syd, FBA,
Delegationen för Kvinnors Organisering),
Vissa kretsar upplever sektionens projekt som frånkopplade från
och rentav konkurrerande med deras verksamhet,
Projektledarna upplever det svårt att engagera kretsarna i
projekten.
Varifrån kommer idén?
1. På styrelsemöten, AU möten och besök hos kretsarna försöker
kansliet alltid snappa upp mer eller mindre konkret formulerade
tankar och förslag om vilka frågor och metoder medlemmarna
skulle intressera sig för att jobba med. Om inga färdigformulerade
projektidéer inkommer från FS, AU, kretsar eller från någon av
IKFF: s policygrupper, formulerar kansliet en projektidé utifrån
ovanstående,
2. Policygrupper, styrelseledamöter, AU eller enskilda medlemmar
kan inkomma med färdigformulerade projektidéer,
3. Kretsar kan inkomma med färdigformulerade projektidéer om
dessa gynnar hela sektionen eller ett flertal kretsar och inte bara
fokuserar på den egna kretsens arbete,
4. Kansliet kan, om inga idéer eller förslag inkommer, formulera
projekt,
5. Projekt ska alltid utgå från den beslutade handlingsplanen.
IKFF/Wilpf Sweden
Norrtullsgatan 45, 1tr
113 46 Stockholm
Tel: 08-702 98 10
Pg: 5 79 10-2
E-post: [email protected]
Hemsida: www.ikff.se
Internationella Kvinnoförbundet
för Fred och Frihet
Womens International League
for Peace and Freedom
Vem beslutar om projektidén?
Optimalt vore att IKFF kunde ta fram projektidéer med sådan
framförhållning att idén kan bearbetas på ett FS och att AU sedan har
mandat att godkänna ansökan. Tyvärr är oftast situationen inte denna, och
då har AU mandat att godkänna och utveckla projektidéer och
ansökningar.
Vem skriver ansökan?
1. I de fall kansliet formulerar projekt utifrån idéer och tankar som
inkommit, eller vid behov tar fram egna projektidéer, skrivs
ansökan i samarbete mellan generalsekreteraren och den
projektledare som har ansvar för pågående projekt från samma
bidragsgivare. Generalsekreteraren har alltid det yttersta ansvaret
för att en ansökan av god kvalitet är AU tillhanda i god tid innan
sista ansökningsdag,
2. I de fall konkreta projektidéer inkommer från policygrupper,
kretsar eller medlemmar, ansvarar dessa efter godkännande för
idén från AU för att ansökan skrivs. Generalsekreteraren har alltid
det yttersta ansvaret för att en ansökan av god kvalitet är AU
tillhanda i god tid innan sista ansökningsdag,
3. Skrivande av delar av ansökan kan också delas upp inom AU, FS
eller delegeras till praktikanter. Generalsekreteraren ansvarar då för
att ansökan sammanställs och kvalitetssäkras,
4. I de fall sektionen inte väljer att söka medel ska generalsekreteraren
meddela alla kretsar om detta i god tid, så att dessa kan söka medel
från bidragsgivaren. För att undvika konkurrenssituationer måste
kretsarna kommunicera sina planer med kansliet.
Generalsekreteraren ansvarar, med stöd från kansliet, för att bevaka olika
bidragsgivare, för att ansökningarna skrivs samt att dessa passerar IKFF: s
beslutsnivåer i god tid före sista ansökningsdatum. Generalsekreteraren
meddelar kretsarna om vilka ansökningar som är på gång, så att kretsarna
kan inkludera dessa i sin planering.
Datumen för inlämning av ansökningar till de stora bidragsgivarna kan
variera något men är ungefär:
FBA projekt (Information och studier om fredsfrämjande insatser och
säkerhet + projekt ur biståndsbudget, säkerhet och utveckling)
IKFF/Wilpf Sweden
Norrtullsgatan 45, 1tr
113 46 Stockholm
Tel: 08-702 98 10
Pg: 5 79 10-2
E-post: [email protected]
Hemsida: www.ikff.se
Internationella Kvinnoförbundet
för Fred och Frihet
Womens International League
for Peace and Freedom
Oktober (beslut i januari) och mars (beslut i juni)
Forum Syd (Information i Sverige kring utveckling och säkerhet)
15 augusti (beslut december)
Kvinnors organisering (stöder kvinnoorganisationers projekt för att
möjliggöra för kvinnor att bevaka sina rättigheter och driva sina krav)
Ansökning max 3 gånger/år. Under 2007 1 februari (beslut april) och 1 augusti
(beslut oktober), kan variera.
Vem utför arbetet?
Projektledaren har ansvar för att projektet genomförs enligt beviljad
ansökan och att projektet utförs enligt budget. Hemsidan för projektet bör
regelbundet uppdateras med rapporter från genomförda aktiviteter och
planer för kommande. Projektledaren är ansvarig för att hålla regelbunden
kontakt med IKFF: s ekonomiansvariga för att säkerställa att projektets
ekonomi fungerar. Projektledaren är också ansvarig för att projektet
slutrapporteras i tid och enligt bidragsgivarens normer. Projektledaren
kontaktar revisor i god tid. Generalsekreteraren har ansvar för att
regelbundet följa upp projektledarens politiska och ekonomiska arbete och
ge stöd.
Kretsarna har ansvar att medverka i planering och genomförande av de
aktiviteter som anordnas inom projekten i kretsstäderna.
AU har ansvar att följa upp projektet med projektledaren och
generalsekreteraren. AU har också ansvar för att läsa igenom och godkänna
slutrapporteringen.
Ekonomiskt ansvarig har ansvar att stötta projektledaren med den
ekonomiska biten.
Hur förankras arbetet?
Genom att idéer till projekt i optimala fall kommer från styrelse, AU eller
kretsar bör projektidéer på detta sätt anses förankrade. Det är
IKFF/Wilpf Sweden
Norrtullsgatan 45, 1tr
113 46 Stockholm
Tel: 08-702 98 10
Pg: 5 79 10-2
E-post: [email protected]
Hemsida: www.ikff.se
Internationella Kvinnoförbundet
för Fred och Frihet
Womens International League
for Peace and Freedom
projektledarens ansvar att involvera kretsarna i planering och
genomförande av projektet. Dessa bör ges god framförhållning för att
kunna planera in projektaktiviteter i kretsens aktivitetskalender.
Kretsarna kommer att ges en deadline för att bestämma sig för om och hur
man vill delta i projekten. Om kretsen väljer att inte delta har
projektledaren frihet att själv planera och genomföra aktivitet i kretsstaden.
Projektledaren är ansvarig att avlägga en kort rapport till AU och styrelse
om hur projektet fortlöper. Detta kan göras i kort, skriftlig form inför varje
möte. Om projektledaren inte deltar i mötet ansvarar generalsekreteraren
för att svara på eventuella frågor kring projektet.
Hur delar vi på resurserna?
IKFF: s styrelse beslöt på mötet den 20-21 januari 2007 att anta ett förslag
om prioriteringsordning för projektansökningar. Enligt detta har sektionen
förtur att söka bidrag från de stora bidragsgivarna, medan kretsar fritt kan
söka från de mindre (efter att ha meddelat kansliet och AU om detta). Om
sektionen väljer att vid givet ansökningstillfälle inte ansöka om medel, går
turen över till intresserade kretsar. Kretsarna måste i detta fall alltid
kommunicera sina planer med kansliet för att undvika dubbla ansökningar
och att vi konkurrerar med oss själva.
IKFF ska alltid ha minst ett pågående projekt som direkt gynnar kretsarnas
arbete och aktivitet. Genom detta får även kretsarna direkt ta del av de
medel som söks via sektionen. Dock kan kretsarna inte anhålla om och
beviljas medel från projektet för att arrangera egna aktiviteter som inte är i
linje med projektet. Om kretsen vill arrangera aktiviteter som faller inom
ramarna för projektet och medel finns över för detta i projektbudgeten, kan
kretsen och projektledaren tillsammans komma överens om detta.
IKFF/Wilpf Sweden
Norrtullsgatan 45, 1tr
113 46 Stockholm
Tel: 08-702 98 10
Pg: 5 79 10-2
E-post: [email protected]
Hemsida: www.ikff.se