Kommunikationsplan – kommunalt sparbeting
2009
Organisationens mål
Internt:
Att spara 8 % av kommunbidraget, dvs 30 miljoner kronor, inför 2010 års budget.
Externt:
Att ha en hög efterfrågan på våra intäktsfinansierade verksamheter.
Kommunikationens mål:
Internt:
Att skapa en förståelse för det svåra ekonomiska läget i organisationen
Att genom god information och kommunikation undvika ryktesspridning,
missförstånd och frustration
Att de enheter och medarbetare som drabbas av nedskärningar ska uppleva att de
blivit väl bemötta och väl informerade.
Externt:
Att information snabbt ska gå ut till berörda såsom brukare och
samverkanspartners om hela uppdrag läggs ner
Att våra verksamheter blir mer synliga i SDF
Målgrupper:
Internt
Alla medarbetare i Social resursförvaltning
De medarbetare som drabbas av nedskärningar
Chefer
Fackliga representanter
Politikerna
Externt
Brukare
De som jobbar med sociala frågor i SDF
Övriga samverkanspartners
”Allmänhet”
Framgångsfaktorer
Vi är tydliga (i budskap, i vem/vilka som fattat beslut, i vad som händer sedan
mm)
Vi går så snabbt som möjligt ut med ny information
Vi bemöter eventuella rykten direkt
Vi lovar inte mer än vi kan hålla
Vi kan motivera våra beslut så att medarbetare förstår
Vi förekommer frågor med bra informationsmaterial
När vi som chefer måste delge svåra beslut gör vi det i dialog med dem som
drabbas. Vi avsätter tillräckligt med tid för samtalet och ser till att föra det på
plats där vi inte blir störda. Vi bestämmer en ny mötestid under samtalet för att
följa upp hur medarbetaren uppfattat och reagerat på det som sagts.
Vi tar kommunikationskvitton när svåra beslut ska förmedlas: T.ex. låter
medarbetaren återberätta eller summera det som sagts så att vi stämmer av om allt
har uppfattats korrekt. (Skriv gärna ner det viktigaste så att medarbetaren även har
fakta på papper.)
Vi arbetar vidare med våra värderingar.
Risker/oro (bemöts med punkter under Framgångsfaktorer)
Internt:
Rykten cirkulerar
Missförstånd uppstår
Frustration
Förtroendet för chefer/ledningen skadas
Externt:
Stadsdelarna tycker att vi överöser dem med reklam för våra verksamheter
Vad vill förvaltningen att medarbetarna ska veta?
Att vår ekonomiska situation är klart försämrad
Att alla tillsammans måste ta ansvar och vara sparsamma
Att vi lägger extra fokus på värderingen kvalitet 2009 och 2010
Vad vill förvaltningen att medarbetarna ska känna/tycka?
Jag förstår att vi har en försämrad ekonomisk situation och att jag ska bidra till att
se över kostnaderna på min arbetsplats i besparingssyfte
Jag känner mig i stora drag välinformerad om vad som händer
”Jag är trygg i att jag är den förste, efter ledningen, som får reda på om
besparingarna drabbar mig. Om jag drabbas av omställning får jag också stöd i att
kunna söka/hitta alternativ.”
Vad vill förvaltningen att medarbetarna ska göra?
Vara kostnadsmedvetna och ansvarsfulla när det gäller ekonomiska beslut.
Jobba hårt med kvalitet - Vad gör vi och vad leder det till?
Internt
Vad?
Rapport om
nuläget i
chefsbrev
Varför?
Målgrupp? Kanal?
När?
Ansvar?
Utvärdering?
Chefsbrev på
startsidan
När något nytt
händer t.ex. direkt
efter nämndmöte
FC/
kommunikatör
Örat ut i org.
Kommunikations
-råd
VC
Kommentarer på
startsidan
Rapport om
nuläget på
chefsmöten
Ge info, skapa
Medarbetare
tydlighet/
trygghet att
medarbetare får
reda på vad som
händer, undvika
rykten
Uppdatering,
Chefer
skapa tydlighet
och beredskap
Chefsmöten
Varje månad
FC/personalche
f
Diskussioner
Avstämningar i
V-ledningar: Vad
går vi ut med till
medarbetare?
Material som
stöd till chef
(med bl.a
kommunikationsråd)
Tydlighet,
undvika
missförstånd
och rykten
Besparingar
2009
Information o
råd till dig som
är chef i Sr
Medarbetare
Ledningsgrupper
Vid L-grupp
V-chef
Chefer
Dokument som
skickas i mejl
Skickades vecka 20
Personalavd/ko
mmunikatör
Fråga målgrupp
Samverkansgrupper
Ev
Omställningsgrupp
Enligt tidplan
FC, VC,
Personalchef
Fråga målgrupp
Facklig
samverkan
Dialog och
samverkan
Överläggningar
Skapa förståelse Fackliga
för grunden till representanter
förslag till
beslut
Vid ev
nedläggning av
hela uppdrag
K-plan vid
nedläggning av
hela uppdrag
Vem säger vad
till vilka?
De som
jobbar med
uppdraget
Mejl, möten
Webb, startsida
Vårt Göteborg?
Pressmedd?
mm
Förbered innan
nämnd men gå ut
direkt efter
nämndmöte
Kommunikatör
i samarbete med
politiker, EC
samt de
medarbetare
som innehaft
aktuellt uppdrag
K hjälper till
med ”mall”
samt övrigt stöd
Ge info/fakta
om vad som
gäller om jag
mister mitt jobb
Drabbade
medarbetare
Speciellt utsedd
person som
jobbar med
frågan
Tidig personlig
kontakt med
övertalighetsförklarade
Personalavd/
kommunikatör
För övertaliga
För dig som är
övertalig
Tidigt personligt
stöd samt
skriftlig info
Fråga målgrupp
Enkät?
Externt
Vad?
Varför?
Målgrupp
När?
Ansvar?
K-plan när hela
uppdrag läggs ner
Så att externa
målgrupper som
brukare m fl får info
Lista utifrån uppdrag
Förbered innan beslut
fattas i nämnd,
aktivera efter beslut
Kommunikatör i
samarbete med EC
samt de
medarbetare som
innehaft aktuellt
uppdrag
K hjälper till
med”mall” samt
övrigt stöd
K-stöd till
intäktsfinansierade
verksamheter; Kplanering, Redgrupp
boende mm
Hemsida med
nyhetsbrev där vi
uppdaterar SDF om
våra verksamheter
Samarbete med
Stockholm och
Malmö
De behöver stöd att
nå ut
SDF m fl
Kontinuerligt
För att SDF ska veta De som jobbar med
vad vi har att
våra frågor i SDF
erbjuda/vad vi gör
m fl
samverkanspartners
För att lära av
Intäktsfinansierade
varandra hur vi bäst verksamheter
kan bli nå ut till
SDF
Klar i höst
Kommunikatör
Påbörjas i maj
Kommunikatör
Utvärdering?
Ej klart
