Rutin för kommunikation

Rutin för kommunikation
Sidan 1(1)
Datum:
Rutin för kommunikation
Syfte
Rutinen syftar till att företaget ska kommunicera verksamhetens miljöarbete och resultat
internt och externt.
Ansvar
 VD ansvarar för ledningens genomgång samt vid behov kommunikation med media och
myndigheter.
 Avdelningscheferna ansvarar för avdelningsmöten.
 Driftchefen ansvarar för att rutinen hålls aktuell samt löpande kontakter med myndigheter
och media.
Frekvens
Löpande, se nedan.
Utförande
Intern kommunikation
Intern kommunikation om miljöarbetet ska ske på avdelningsmöten som hålls regelbundet
(ange intervall).
Företagets miljöarbete följs upp en gång per år.
Extern kommunikation
 Verksamhetens arbete och resultat kommuniceras på olika sätt.
 Myndighetskontakter hålls löpande av driftchef och i förekommande fall av VD.
 Synpunkter från externa intressenter tas emot, dokumenteras och besvaras i enlighet med
rutin nedan.
Synpunkter från externa intressenter
Synpunkter på verksamhetens arbete kan komma från personer eller organisationer utanför
organisationen. Dessa synpunkter skall fångas upp genom att de dokumenteras och besvaras
och åtgärdas.
VD och driftchefen kan alltid ta emot och besvara synpunkter från externa intressenter.
Inför avdelningsmöte skall samtliga inom perioden inkomna synpunkter sammanställas och
redovisas. Behov av förbättringar skall diskuteras. Årlig sammanställning ska hållas på antalet
synpunkter som inkommit. Denna upprättas av driftchef.
Dokumentation
Protokoll från ledningens genomgång
Protokoll från avdelningsmöten
Blankett för synpunkter från externa intressenter