Umeå universitet, 901 87 Umeå Rektor Regler Dnr: 2010/378 Datum: 2010-05-25 Ansvarig enhet: Planeringsenheten Giltighetstid: Tillsvidare Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader (revidering bilaga 2013-04-15) Som huvudregel gäller att finansiärer ska bidra till full kostnadstäckning och betala proportionell andel av stödverksamhetens kostnader. Enligt regleringsbrevet framgår bl.a. att ”universitet och högskolor ska utgå från att när andra statliga myndigheter bidrar till forskningsprojekt, ska bidraget omfatta medel för de direkta och de indirekta kostnaderna i samma proportioner som beräknats för projektet i sin helhet. Detta bör även gälla för bidrag från stiftelser och andra juridiska personer som tillkommit med statliga medel som grund och så långt som möjligt även icke-statliga finansiärer”. Det finns dock vissa privata finansiärer där det är svårt att få täckning för stödverksamhetens kostnader. Målet ska alltid vara att försöka få så fullständig finansiering som möjligt från finansiärer. Medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader ska endast ske undantagsvis och antalet undantag ska vara begränsat samt inte öka i antal mellan åren. I samtliga fall ska beslutad rutin för medfinansiering följas och beslut ska vara väl motiverade. Nedan följer regler och kriterier för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader. Dessa regler gäller även pågående projekt/verksamhet. Kriterier Något av följande kriterier ska alltid vara uppfyllda för att prövning om medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader ska kunna göras. Dessutom ska projektet/verksamheten omsluta minst 1 mnkr per år för att medfinansiering ska kunna prövas. I de fall medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader beviljas, ska fakultet respektive institution medfinansiera kostnader för fakultetspåslag respektive institutionspåslag. 1. Projektet eller verksamheten är viktigt ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. 2. Projektet eller verksamheten omfattar strategiskt viktiga samarbetspartners för Umeå universitet. 3. Genom att projektet eller verksamheten beviljas medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader uppnås positiva konsekvenser av stor betydelse för Umeå universitet. Huvudregel för medfinansiering När fasta belopp avseende universitetsgemensamma kostnader ska tas fram inför nästkommande budgetår, ska det även definieras vilka medel som ska medfinansieras eller betala mindre andel av universitetsgemensamma kostnader. Rutinen för beslut av dessa är följande: 1. Forskningsstrategiska rådet lämnar förslag till rektor beträffande vilka medel som föreslås medfinansieras eller betala mindre andel av universitetsgemensamma kostnader. 2. Rektor föreslår i sin tur universitetsstyrelsen vilka medel som bör medfinansieras eller betala mindre andel av universitetsgemensamma kostnader. 3. Universitetsstyrelsen beslutar, när verksamhetsplan och budget fastställs inför nästkommande budgetår, även vilka medel som ska medfinansieras eller som ska betala mindre andel av universitetsgemensamma kostnader. Universitetsstyrelsen beslutar även vilken skyldighet fakulteter och institutioner/enheter har för medfinansiering. Medfinansiering under innevarande budgetår Ett projekt eller en forskare/lärare kan under innevarande budgetår erhålla ett bidrag från privat finansiär där det är svårt att få täckning för stödverksamhetens kostnader. För det innevarande året uppstår inget problem med att täcka de universitets- och fakultetsgemensamma kostnaderna eftersom de fasta beloppen är beräknade på föregående två år, och institutionen/enheten själva kan besluta att medfinansiera det aktuella projektet. Eftersom de flesta bidragen är fleråriga är det dock viktigt att kunna ge berörd forskare och institution/enhet tidiga och tydliga besked huruvida aktuellt bidrag kommer att undantas eller ej vid beräkning av institutionens/enhetens fasta belopp avseende universitetsgemensamma påslag inför nästkommande budgetår. Rutinen för beslut av dessa är följande: 1. Institution/enhet (prefekt) gör en prövning av om något av kriterierna ovan är uppfyllda. Om inget av kriterierna är uppfyllda har projektet inga möjligheter att erhålla medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader. 2. Om något av kriterierna är uppfyllda, kan prefekten göra en skriftlig ansökan om medfinansiering till fakulteten, med en tydlig motivering till varför ett eller flera av kriterierna anses vara uppfyllda, samt ytterligare motivering till behovet av medfinansiering. 3. Fakulteten ska göra en bedömning av om ansökan ska lyftas till forskningsstrategiska rådet eller inte. Om fakultet lyfter ansökan till forskningsstrategiska rådet, ska fakulteten acceptera att medfinansiera de fakultetsgemensamma kostnaderna. 4. Skriftlig ansökan skickas till forskningsstrategiska rådet som med tydlig motivering och rådet ger därefter förslag till rektor. 5. Rektor beslutar att avslå eller bevilja ansökan. Beslutet diarieförs och är ett underlag till beräkning av fasta belopp avseende universitetsgemensamma kostnader inför nästkommande budgetår. Bilaga 1: Medfinansiering för budgetåret 2013 Nedanstående medfinansiering avser budgetåret 2013 och omfattar främst redan tidigare beslutade projekt. Inför budgetåret 2014 ska hanteringen av medfinansiering omprövas och antalet medfinansierade projekt/finansiärer ses över. Förändringar avseende vilka finansiärer som ska medfinansieras år 2014 ska kommuniceras med institutioner/enheter i god tid innan genomförandet. Medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader ska endast ske undantagsvis och antalet medfinansierade projekt/finansiärer ska vara ett begränsat antal samt inte öka i antal mellan åren. Medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader Medel avsatta från Universitetets forskningsanslag och/eller myndighetskapital Universitetets styrelse har fastlagt en plan för hur universitet skall utveckla sin forskning och stödja specifika delar av karriärsystemet. Dessa satsningar finansieras av universitetets egna medel. Indirekta kostnader skall ej tas ut från dessa medel utan dessa skall ses som medfinansiering av styrelsens vision för universitetets forskningsutveckling. Styrelsens strategiska resurs (inklusive rektors strategiska resurs). Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Karriärbidrag. Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Företagsforskarskolan – omgång 1 (2008). Motivering: (2) Medlen omfattar strategiskt viktiga samarbetspartners för Umeå universitet. (3) Genom att medlen beviljas medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader säkerställs universitets vision att arbeta för att forskning och innovation skall vara ett fungerande sammanhållet system. Kvinnliga professorer/gästprofessorer. Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. (3) Genom att medlen beviljas medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader uppnås positiva konsekvenser av stor betydelse för Umeå universitet. Starka forskningsmiljöer. Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Forskningsinfrastruktur. Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Riktade satsningar (hittills beslutade; Teknik, Preklinisk/klinisk medicin, Idrott och Ekonomi). Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Medel beviljade av extern finansiär av speciell betydelse för universitets profilering och prioritering av sin forskningsprofil Bidrag som beviljas som en del av kampanjen partnerskap med Umeå universitetet. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Kampanjen partnerskap med Umeå universitet är en del av universitetets vision att säkerställs att forskning och innovation skall vara ett fungerande sammanhållet system. Baltics donationsstiftelse. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. (2) Bidragen omfattar strategiskt viktiga samarbetspartners för Umeå universitet. Baltics donationsstiftelse är en donation som avser universitets utveckling där universitets ledning prioriterar satsningar som överensstämmer med universitetets visioner för forskningens utveckling. Kempestiftelserna. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. (2) Bidragen omfattar strategiskt viktiga samarbetspartners för Umeå universitet. Kempestiftelserna är viktiga för universitets konkurrenskraft. Stiftelsen har omfattande dialoger med universitets och fakultetsledningarna om sina prioriteringar vilket säkerställer att stiftelsens anslag i normalfallet överensstämmer med universitet och fakulteternas vision för forskningens utveckling. Wallenbergsstiftelserna. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Wallenbergstiftelserna är viktiga för universitetets konkurrenskraft. Stiftelsen behandlar endast ansökningar som prioriterats av universitetets rektor vilket säkerställer att anslag överensstämmer med universitetets vision för forskningens utveckling. Finansiären godkänner viss nivå av gemensamma kostnader. Medfinansiering av institutionsgemensamma kostnader är därför valfritt och beslutas av prefekt. National Institute of Health (NIH). Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. NIH är en av världens mest kvalitetsdrivande forskningsfinansiärer. Anslag från NIH indikerar spetsområden som Umeå universitet bör utveckla. Riksbankens jubileumsfond. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Finansiären godkänner viss nivå av gemensamma kostnader. Medfinansiering av institutionsgemensamma kostnader är därför valfritt och beslutas av prefekt. Göran Gustafssons Pris. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Göran Gustafssonpriserna är de största nationella och de mest prestigefyllda priserna inom naturvetenskaplig forskning. Kungliga vetenskapsakademin (KVA), forskartjänster. Motivering: (1) Bidragen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Forskartjänsterna från Kungliga vetenskapsakademin är inrättade i syfte att skapa bästa möjliga förutsättningar för mycket framstående forskare att verka i Sverige. Medel från andra Europeiska forskningsfinansiärer. Statliga forskningsfinansiärer i andra Europeiska länder beviljar endast i undantagsfall overhead för projekt som utförs i andra länder. (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Västerbottens läns landsting (medel från VLL till kliniska institutioner vid medicinsk fakultet). Motivering: (2) Medlen omfattar strategiskt viktiga samarbetspartners för Umeå universitet. Anställningsstöd (medel från Arbetsförmedlingen eller Arbetsmarknadsverket). Motivering: (3) Genom att medlen beviljas medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader uppnås positiva konsekvenser av stor betydelse för Umeå universitet. Medel enbart utlysta till rese- och konferensbidrag för eget deltagande. Motivering: (3) Genom att medlen beviljas medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader uppnås positiva konsekvenser av stor betydelse för Umeå universitet. För de verksamheter som är finansierade inom ramen för universitetsgemensamma funktioner och samtidigt bedriver kärnverksamhet (Umeå centrum för idrottsvetenskap, UPC och Bildmuseet), ska inga uttag av universitetsgemensamma kostnader göras på den del som är finansierad via gemensamma funktioner. Motivet till detta är att ett uttag av universitetsgemensamma kostnader endast skulle öka summan av universitetsgemensamma funktioner och innebära en rundgång av medel. Delvis medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader EU-bidrag. Motivering: (1) Medlen är viktiga ur forskningsstrategiskt perspektiv för Umeå universitet, d.v.s. för att nå målet att vara ett lärosäte med internationell toppforskning inom ett antal utvalda starka områden. Den overhead som EU godkänner varierar mellan projektformerna och betalas ut som s.k. flatrate, d.v.s. det är fasta procentsatser som inte följer de verkliga overheadkostnaderna på universitetet. Den overhead som EU godkänner räcker alltså inte alltid till för att täcka den verkliga totala overheadkostnaden på institutions-/enhetsnivå. Denna modell för delvis medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader bygger på att respektive organisatorisk nivå finansierar sin andel av de gemensamma kostnader som inte täcks av EU. Modellen bygger också på att samfinansierande part bidrar till både proportionell andel av direkta löne- och driftskostnader, samt till proportionell andel av gemensamma kostnader på samtliga nivåer. Följande nivåer gäller för delvis medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader: Godkänd OH från EU 60 % 25 % 20 % 10 % 7% Andel av universitetsgemensamma kostnader som medfinansieras 0% 5% 20 % 60 % 70 % För att förtydliga den delvisa medfinansieringen av de universitetsgemensamma kostnaderna, följer här ett räkneexempel som visar hur mycket medfinansiering en institution erhåller år 2013 för ett projekt där EU godkänner 25 % OH och där universitetet centralt följaktligen ersätter 5 % av de universitetsgemensamma kostnaderna: Exempel: Ett projekt där EU godkänder 25 % OH Intäkt, kr Kostnad, kr Summa direkta löne- och driftskostnader 2 000 000 2 000 000 EU godkänner 25 % OH-påslag 500 000 Genomsnittligt OH-påslag UmU, 26,4 % 528 000 Medfinansiering universitetsgemensamma kostnader Medfinansiering (13,29 % år 2013) av gällande andel (5 %) av summa direkta löne- och driftskostnader (2 000 000 x 5 % x 13,29 %) 13 290 Kompletterande medfinansiering från fakultets- och institutionsnivå *) 14 710 Total intäkt/kostnad 2 528 000 2 528 000 *) Nivån för institutionens eventuellt kompletterande medfinansiering beror på den verkliga nivån för gemensamma kostnader som uppstår på respektive institution. Demografiska databasen. Motivering: (2) Medlen omfattar strategiskt viktiga samarbetspartners för Umeå universitet. Mot bakgrund av att verksamheten i Haparanda, Jörn och Karesuando är av stor regionalpolitisk betydelse beviljas medfinansiering med hälften av ordinarie uttag avseende universitetsgemensamma kostnader.