Presentationsteknik

Presentationsteknik Kortfattade anteckningar Presentationsteknik, Monika Unander. sid 1 (11)
Syfte & Mål Syfte
Varför skall du göra presentationen och vad är det du vill förmedla?
Vad har presentationen för syfte – är det att inspirera, underhålla, utbilda
informera, etc?
! Skriv ner i korta, preciserade meningar
Målet
Vilket är ditt huvudbudskap?
Vad skall målgruppen veta?
Vad skall målgruppen känna?
Vad skall målgruppen göra?
! Skriv ner i korta, preciserade meningar
Varför
Detta gör du för att du skall fokusera på det som är viktigast. Ju tydligare
du är i tanken, desto mer tydlig blir du i utformning och utförande.
För att säkerställa att du får med kärnan i budskapet.
Du har ett begränsat utrymme – i tid och i mottagarnas hjärna. Den tiden
vill du lägga på det mest väsentliga.
Presentationsteknik, Monika Unander. sid 2 (11)
Målgrupp Inventering
Hur ser deras kunskap ut? Nivå (expert/novis)
Deras inställning
Till tillfället
Till ämnet
Till talaren
Deras dagsform – vad påverkar dem i övrigt?
Olika inlärningsstilar påverkar: Vissa föredrar att höra, andra
vill läsa, några vill se och några vill göra.
Mentalt avstånd
Hur långt står vi från varandra i frågan med avseende på
kunskap, attityd, problemuppfattning etc.
Byt perspektiv
Vad är de intresserade av? Hur spännande du än tycker att
ditt ämne är så kommer dina åhörare ta till sig det först när
det har relevans och betydelse för dem. Ju närmre du
kommer vad som är viktigt för målgruppen, desto bättre.
! skapa relevans för målgruppen
Presentationsteknik, Monika Unander. sid 3 (11)
Material/Innehåll
Vad jag vet (fakta)
Vad jag måste ta reda på (fakta)
DU
Din kunskap om ämnet behöver vara större än dina
åhörares. Det ger dig en trygghet i presentationen. Kan
du inte tillräckligt om ett ämne så behöver du skaffa dig
mer kunskap.
Praktiska förutsättningar
Lokal – hur ser den ut, hur stor är den, hur
fungerar de praktiska sakerna i lokalen?
Antal personer som skall komma och lyssna
styr t ex vilka hjälpmedel du kan/bör använda.
Etc.
Tid
Att förbereda
Att presentera
Tid för presentationen
Presentationsteknik, Monika Unander. sid 4 (11)
Disposition Av det du
vill säga
Disposition
Av det du skall säga
Olika dispositionsmodeller – passar för olika syften och
tillfällen (se exempel längst bak, bilaga 1).
Av det du skall göra
Olika mötestekniker för olika syften
Olika aktiviteter för olika syften
Olika sittningar för olika syften
Se din presentation i sitt sammanhang, som en helhet
Att ta hänsyn till
Uppmärksamhetsspannet hos deltagarna
Flödet i presentationen
Tempo
Röst
Växlingar i presentationsform
Aktiviteter
Byta plats
Berättelser
Pauser
Repetition av det viktigaste
budskapet
Etc.
Presentationsteknik, Monika Unander. sid 5 (11)
Av det du
skall göra
En grundläggande modell Inledning
Innehåll
Summering
Avslut
Inledning
Består av två delar, dels en intresseväckare där du gör
presentationens anslag – det som fångar dem.
Dels en del där du ger lite bakgrund: vad du skall presentera,
vilket målet är, kort presentation av dig, eventuell praktisk
information. Här förstår deltagarna vilka ”öron” de skall
lyssna med. Här har du också möjlighet att bygga förtroende
för det du säger och dig som person.
Innehåll
3-5 punkter. Bygg upp punkter och innehåll som moduler
som du kan ta bort/lägga till vid behov.
”Färglägg” gärna din presentation för att göra den mer
intressant. T ex med att referera till mottagarna, ställa frågor
etc. Se fler alternativ under ”Flöde”.
Sammanfattning
och avslutning
Ta upp de punkter som sammanfattar det din
presentation handlat om. Du kan även ge möjlighet till
frågor. Återkoppla till målet och gör din avslutning. Markera
gärna med en variation (t ex paus) att ”nu kommer vi in på
det sista”. Använd gärna markeringsord som
”…sammanfattningsvis vill jag säga…” ”…avslutningsvis,
till sist etc.”
Inledning och avslutning bör du lära dig utantill!
Presentationsteknik, Monika Unander. sid 6 (11)
Att formulera sig Minnet
Minnet är begränsat, vi kan inte hålla hur många saker som
helst i huvudet samtidigt.
Vi vill få det vi berättar att flytta sig från mottagarnas
korttidsminne till deras långtidsminne. Vårt minne är
associativt, d v s vi minns bättre om vi kan skapa
associationer. Vi kan hjälpa våra åhörare genom att använda
oss av olika ”minneskrokar”, t ex metaforer och liknelser
Vi kan också lägga till berättelser till vår presentation – d v s
berättelser som styrker, illustrerar, exemplifierar det
presentationen belyser. Vi vill tilltala flera sinnen hos våra
åhörare och vi vill skapa bilder.
Kom ihåg! Om du vill att det du berättat i din presentation
skall stanna kvar i minnet hos dina åhörare så måste de
använda sig av det du går igenom inom ca två veckor. Sedan
minskar chansen att de kommer ihåg vad du sagt drastiskt.
Vad du säger
Tänk på att vi tolkar samma ord på olika sätt beroende på
våra egna erfarenheter, kultur etc. Det som betyder en sak för
dig betyder inte nödvändigtvis detsamma för någon annan.
Språket för gärna vara målande. Det skall vara anpassat efter
din publik – underskatta inte deras intelligens och överskatta
inte deras intresse.
Du kan skapa dramatik/variation bara genom hur du
använder din röst på olika sätt – volym, styrka, tempo. Tänk
även på att pauser är bra för att betona sådant som är viktigt.
Den röda tråden
Var sak på sin plats, tydligt och klart – det underlättar för
dina lyssnare. Hjälp dem gärna vidare i din presentation
genom att t ex repetera/summera innan du byter avsnitt. Det
finns ord som hjälper dina åhörare att för stå vad som
händer/kommer t ex ”...för det första...för det andra...” osv.
Presentationsteknik, Monika Unander. sid 7 (11)
Framställning
Välj dina hjälpmedel efter vad som förstärker det du vill
säga. Dina hjälpmedel är en möjlighet för dig att betona,
illustrera etc.
Kom ihåg att du på ett enkelt sätt kan använda din kropp, ditt
ansikte, dina armar och händer till att illustrera och förstärka
det som du pratar om.
Framställning
i grupp
Tänk på hur ni utnyttjar rummet och tiden. Det skall vara
självklart varför och hur utrymme och tid fördelas. Var noga
med att presentera samtliga i gruppen (och på samma sätt).
Repetera
Repetera din presentation, gärna i flera steg: först handlar det
om inlärning, sedan om att kunna använda de valda
hjälpmedlen och till sist att finslipa och klocka tiden.
Är ni flera – träna växlingar etc.
Manus
Använd gärna manus till din presentation. Ofta är det bra att
utforma manuset i etapper: Först så skriver du i stort sett allt,
sedan markerar du det viktigaste. Detta gör du sedan stolpar
av som du tar med till presentationen. Läs inte innantill!
Källförteckning och lästips: Vill du läsa mer om hur du kan lägga upp din presentation så hittar du mer i följande
böcker/skrifter. Där hittar du också de olika dispositionsmodellerna:
Maria Björklund och Ulf Paulsson: Att göra en presentation, Teknisk logistik, LTH,
Lund
Barbro Fällman: Tala & Engagera, Studentlitteratur
Anders Hedin: Presentationsteknik, Studentlitteratur
David JP Phillips: Framgångsrik Presentationsteknik, Liber
Presentationsteknik, Monika Unander. sid 8 (11)
Power Point Tänk på att PowerPointen (PPT) skall fungera som ett stöd för din presentation. Det är
inte PPT som är/gör presentationen – det är DU! Den fungerar inte heller som dina
anteckningar – du skall kunna din presentation, inte läsa innantill.
Kortfattade tips när det gäller utformning av PowerPoint
•
•
•
•
Ett innehåll per sida
Använd nyckelord eller fraser
Använd konsekvent uppbyggnad
Använd både VERSALER och gemener
Mängden information per sida
Inte för många punkter per sida, det måste vara snabbt greppbart för dem som
lyssnar/tittar.
Vad innebär det att vara konsekvent?
•
•
•
•
Hur du placerar text och bild (bilden till vänster!)
Val av font och dess storlek
Bakgrund
Hur du använder bilder, färg diagram etc.
Generellt sett så gillar vi balans och raka linjer:
Obs! Behåll en rak vänstermarginal!
Presentationsteknik, november 2014. sid 9 (11)
Ett bra sätt att gå igenom flera punkter på en sida, men ändå ha fokus på det man talar
om just nu är att ”släcka ner” det man precis har visat. Inte så det blir svart, man skall
fortfarande se vad det står, men så fokus ligger på det man pratar om:
Presentationsteknik, Monika Unander. sid 10 (11)
Ljus och kontraster
Tänk på att ögat söker sig till ljus. Kanske kan du dämpa din vita bakgrund med några
procent svart? Kanske kan du använda en helsvart bakgrund?
Kontraster och färgval är viktigt för din PPTs tydlighet. Eftersträva hög kontrast,
framför allt viktigt när din projektor inte är så ljusstark.
Typsnitt och text
Har du typsnitt under 20pkt så har du troligtvis för mycket text på din sida. Testa gärna i
rummet där du skall presentera vad som fungerar i det utrymmet – små rum, en mindre
font. Stora rum – en större font.
UNDVIK ATT ANVÄNDA ENBART VERSALER. DET ÄR SVÅRARE ATT LÄSA
OCH (KAN) UPPFATTAS SOM OM MAN HÖJER RÖSTEN.
Om du har text på din PPT som du vill att åhörarna skall läsa – var tyst, så de får läsa
”ifred”. (De läser dessutom mycket fortare än vad du pratar).
Kognitiv dissonans
Bilden skall visa eller vara starkt relaterad till det du pratar om. Om du pratar om annat
än vad bilden visas, så blir det en dissonans mellan det vi ser och det vi hör. Kanske kan
du lägga in en svart sida – eller trycka på MUTE om/när det kommer eller uppstår ett
tillfälle där du behöver frångå PPTs ämne/bild.
Bilder
Bilder kommunicerar snabbt och underlättar att vi ser och pratar om samma sak –
genom att visa bilder kan vi hjälpa till att styra åhörarnas associationer.
Avslutningsvis
Titta gärna på hur andra gör och se vad som kan passa dig. På t ex TED talks
(www.ted.com) kan man se många olika typer av presentatörer och upplägg.
Ni förväntas även använda det ni lärt er om visuella utformningen/visuell
kommunikation (Christel Copp).
Presentationsteknik, Monika Unander. sid 11 (11)
bilaga 1
Några disposi1onsmodeller Tanken är a9 väcka åhörarnas intresse, och o@a är deras uppmärksamhet störst i början. De flesta har lä9are a9 minnas budskapet om de får se helheten först – men nackdelen med denna variant är a9 det kan vara svårt a9 följa den röda tråden. Tradi1onell •
•
•
•
•
•
•
Inledning
Bakgrund
Sy@e
Metod
Resultat
Diskussion
Slutsats
Modell 1 Säg vad du skall säga Säg det Säg vad du har sagt 1 Modell 2 Modell 3 Vad? Vem? Var? När? Hur? Varför? I går I dag I morgon Modell 4 Den an1ka 7-­‐stegs modellen Posi1on Problem Possibili1es Proposal 1. 2. 3. 4. 5. 6. Inledning Fakta Motargument Argument Lösning, mål Lösningskonsekvens, effekt 7. Avslutning 2 I denna ordning förbereder du: 1 (5) Lösning, mål 2 (6) Lösningskonsekvens, effekt 3 (4) Argument 4 (3) Motargument 5 (2) Fakta 6 (1) Inledning 7 Avslutning 3