Personuppgiftsbiträdesavtal – Jobb- och utbildningsexpert
1 Parter
Personuppgiftsbiträdesavtal har träffats mellan arbets- och företagsnämnden, Nacka
kommun, organisationsnummer 212000-0167, 131 81, Nacka (personuppgiftsansvarig)
och
organisationsnummer
, Postadress
(personuppgiftsbiträde).
2 Definitioner
2.1. Detta avtal har motsvarande definitioner som återfinns i 3 § personuppgiftslagen (1998:204)
(PuL), vilket bland annat innebär att:
a) med personuppgiftsansvarig avses den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer
ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter.
b) med personuppgiftsbiträde avses den som behandlar personuppgifter för den
personuppgiftsansvariges räkning.
c) med behandling avses varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om
personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte.
d) med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en
fysisk person som är i livet.
3 Innehåll och syfte
3.1 PuL ställer krav på skriftligt avtal när personuppgiftsbiträden ska behandla personuppgifter
för en personuppgiftsansvariges räkning. Med anledning därav har parterna enats om att ingå
förevarande personuppgiftsbiträdesavtal.
3.2 Personer som, arbets- och företagsnämnden bedömer, är i behov av arbetsmarknadsåtgärder
enligt 4 kap. 4 § socialtjänstlagen väljer genom kommunens kundval anordnare (så kallade jobboch utbildningsexperter) som ska utföra arbetsmarknadsinsatsen. Samtliga jobb- och
utbildningsexperter, som erbjuds via kundvalet, är auktoriserade av arbets- och företagsnämnden.
Auktorisationen sker genom att kontrakt ingås mellan arbets- och företagsnämnden och
respektive jobb- och utbildningsexpert. Jobb- och utbildningsexperten förbinder sig genom
kontraktet att följa de auktorisationsvillkor som gäller inom kundvalet. Arbets- och
företagsnämnden genomför uppföljning för att säkerställa att auktorisationsvillkor följs.
3.3 För att jobb- och utbildningsexperterna ska kunna utföra arbetsmarknadsinsatser i enlighet
med gällande auktorisationsvillkor sker administrering av insatserna i verksamhetsstödet GW
arbetsmarknad. Arbets- och företagsnämnden tillhandahåller GW-arbetsmarknad WEB och
utsedd systemförvaltare finns på arbets- och företagsenheten.
3.4 Systemförvaltaren ombesörjer att alla auktoriserade jobb- och utbildningsexperten registreras
per e-postadress i programvaruplattformen Portwise som används för identitets- och
accesshantering inom Nacka kommun. Systemförvaltaren lägger även in behörighet per jobb- och
utbildningsexpert i GW-arbetsmarknad, samt kopplar användarens behörighet i en av
kommunens AD (active directory)-grupper. Via den e-postadress som finns registrerad i Portwise
1
Personuppgiftsbiträdesavtal – Jobb- och utbildningsexpert
skickas sedan ett engångslösenord till jobb- och utbildningsexpert vid varje inloggningstillfälle, via
det användarnamn som jobb- och utbildningsexperten tidigare angett (så kallad tvåvägs
autentsiering). När användaren godkänts i Portwise så kommer nästa autentisering för inloggning
till GW-arbetsmarknad ske via kontroll i kommunens AD. Är användaren godkänd där så erhåller
användaren behörighet till systemet.
3.5 Jobb- och utbildningsexpert utser kontaktpersoner hos sina respektive anställda och meddelar
systemförvaltaren att vilka som ska få behörighet i GW-arbetsmarknad. De av jobb- och
utbildningsexperten utsedda kontaktpersonerna tilldelas då behörighet att administrera
arbetsmarknadsinsatser för de enskilda personer som är aktuella hos jobb- och
utbildningsexperten.
3.6 När en enskild person valt en jobb- och utbildningsexpert via kundvalet administreras detta
genom att karriärvägledare på arbets- och företagsnämnden registrerar den enskilde personens
personuppgifter i GW – arbetsmarknad. Den enskilde personens personuppgifter görs synliga för
den aktuella jobb- och utbildningsexperten och dess kontaktpersoner.
3.7 Via GW-arbetsmarknad kan jobb- och utbildningsexpert bland annat hantera
frånvarorapportering, genomförandeplan, månadsrapport och slutrapport avseende den enskilda
personens arbetsmarknadsinsatser. Arbets- och företagsnämnden får genom GW-arbetsmarknad
tillgång till jobb- och utbildningsexpertens inlagda uppgifter om arbetsmarknadsinsatsen för
aktuell person och en uppföljning och utvärdering av insatsen kan på så sätt göras av arbets- och
företagsnämnden.
4 Behandling av personuppgifter
4.1. Personuppgiftsbiträdet äger endast rätt att behandla av personuppgiftsansvariges lämnade
personuppgifter i enlighet med personuppgiftsansvariges instruktioner och enligt Kontrakt Kundvalssystem för arbetsmarknadsinsatser.
4.2 Den personuppgiftsansvarige har ensam bestämmanderätten över ändamålet med och medlen
för personuppgiftsbehandlingen.
5 Underleverantör
5.1 Personuppgiftsbiträdet får inte anlita underleverantör för behandling av personuppgifter utan
den personuppgiftsansvariges skriftliga medgivande.
6 Överföring till tredje land
6.1 Personuppgiftsbiträdet får inte överföra personuppgifter till tredje land (utanför EU/EES)
utan den personuppgiftsansvariges skriftliga medgivande.
7 Säkerhetsåtgärder
7.1. Personuppgiftsbiträdet ska begränsa åtkomsten till personuppgifter till personer som behöver
sådan åtkomst för att fullgöra sina arbetsuppgifter. Personuppgiftsbiträdet ska omgående
informera den personuppgiftsansvariga om anställd hos personuppgiftsbiträdet inte längre ska
inneha behörighet till GW-arbetsmarknad.
2
Personuppgiftsbiträdesavtal – Jobb- och utbildningsexpert
7.2 Personuppgiftsbiträdet ska se till att personuppgifter inte behandlas i strid med
bestämmelserna i PuL. Personuppgiftsbiträdet ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska
åtgärder för att skydda personuppgifter från obehörig åtkomst, förstörelse och ändring. De
åtgärder som personuppgiftsbiträdet ska vidta ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig
med beaktande av:
•
•
•
•
de tekniska möjligheter som finns,
kostnaderna för att genomföra åtgärderna,
de särskilda risker som finns med den aktuella behandlingen av personuppgifter och
hur känsliga de behandlade personuppgifterna är.
7.3 Utöver vad som ovan anges ska personuppgiftsbiträdet behandla personuppgifter i enlighet
med de instruktioner och anvisningar som den personuppgiftsansvarige från tid till annan
meddelar. Det åligger personuppgiftsbiträdet att utan dröjsmål meddela den
personuppgiftsansvarige om personuppgiftsbiträdet anser sig sakna instruktioner som denna
anser nödvändiga för fullgörande av Kontrakt – Arbetsmarknadsåtgärder.
7.4 Den personuppgiftsansvarige har rätt att på egen bekostnad själv eller med hjälp av tredje
man vidta kontroller av att personuppgiftsbiträdet uppfyller sina åtaganden enligt detta avtal.
Personuppgiftsbiträdet ska härvid ge skälig hjälp för sådan kontroll.
7.5 Personuppgiftsbiträdet ska vara beredd att följa Datainspektionens beslut om åtgärder för att
uppfylla PuL:s krav på säkerhet.
Personuppgiftsbiträdet får inte lämna ut personuppgifter eller annan information om
behandlingen av personuppgifter utan skriftlig instruktion från den personuppgiftsansvarige.
7.6 Den personuppgiftsansvarige har rätt att kontrollera att personuppgiftsbiträdet vidtar de
säkerhetsåtgärder som anges ovan.
8 Kontakter med tredje man
8.1 Om tredje man (till exempel en registrerad, en myndighet eller någon annan) vänder sig till
personuppgiftsbiträdet med en begäran om information om behandling av personuppgifter ska
personuppgiftsbiträdet utan dröjsmål vidarebefordra detta till den personuppgiftsansvarige.
8.2 Personuppgiftsbiträdet har inte rätt att företräda den personuppgiftsansvarige gentemot tredje
man i fråga om behandling av personuppgifter såvida inte den personuppgiftsansvariga
uttryckligen har medgivit detta.
9 Sekretess
9.1 Personuppgiftsbiträdet förbinder sig att inte till tredje man lämna ut information om
behandling av personuppgifter som omfattas av detta avtal eller annan information som
personuppgiftsbiträdet erhållit tillföljd av detta avtal. Personuppgiftsbiträdet ska se till att
anställda som ges åtkomst till personuppgifter erhåller information om hur personuppgifter får
behandlas samt att se till att sådana anställda omfattas av tystnadsplikt i enlighet med detta avtal.
9.2 Åtagandet i ovanstående 9.1 gäller inte om:
-
information som lämnas ut i enlighet med den personuppgiftsansvarigas anvisningar,
3
Personuppgiftsbiträdesavtal – Jobb- och utbildningsexpert
-
information som personuppgiftsbiträdet kan visa vara allmänt känt vid tidpunkt för
mottagandet eller
information som personuppgiftsbiträdet föreläggs utge till myndighet.
9.3 Personuppgiftsbiträdets sekretessåtagande gäller även efter att detta avtal i övrigt upphört att
gälla.
10 Ansvar
10.1 Om en registrerad eller annan tredje man riktar krav mot den personuppgiftsansvariga på
grund av personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter ska personuppgiftsbiträdet hålla
den personuppgiftsansvarige skadelös för sådana krav som följer av att personuppgiftsbiträdet
inte följt detta avtal, inte efterföljt den personuppgiftsansvariges instruktioner för behandling av
personuppgifter eller i övrigt agerat i strid med bestämmelserna i PuL.
10.2 Personuppgiftsbiträdet ska bistå den personuppgiftsansvariga om en registrerad begär att få
ta del av information som finns registrerad om denne begär rättelse av sådan information.
10.3. Parts skadeståndsansvar enligt detta avtal är begränsat i omfattning och belopp av den
ansvarsbegränsning som följer av Kontrakt - Kundvalssystem för arbetsmarknadsinsatser.
11 Ändringar och tillägg till avtalet
11.1 Ändringar av eller tillägg till detta avtal ska för sin giltighet vara skriftliga och undertecknade
av båda parter.
12 Avtalstid och upphörande
12.1. Detta avtal träder i kraft när det undertecknats av parterna. Avtalet upphör att gälla när
Kontrakt – Arbetsmarknadsinsatser – upphör att gälla.
12.2 Vid avtalets upphörande ska personuppgiftsbiträdet överlämna samtliga personuppgifter till
den personuppgiftsansvarige på av den personuppgiftsansvarigas angivet medium och därefter se
till att inga personuppgifter finns kvar hos personuppgiftsbiträdet eller hos dennes
underleverantörer.
13 Tvist
13.1. Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal ska avgöras enligt Kontrakt Kundvalssystem för arbetsmarknadsinsatser bestämmelser om tvist.
Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna har tagit varsitt.
Ort & datum
Ort & datum
Arbets- och företagsenheten, Nacka kommun
Jobb- och utbildningsexpert
Underskrift
Underskrift
.Namnförtydligande
Namnförtydligande
4
