ANVÄNDARGRÄNSSNITT FÖR FÖRÄLDRAR INSTRUKTIONER INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLOGGNING I PÄIKKY ______________________________________________________________ 1 1.1 Aktivera användarnamnet _____________________________________________________ 1 1.2 Inloggning _______________________________________________________________________ 2 2 ALLMÄN INFORMATION ____________________________________________________________ 3 2.1 Skaffa ett nytt lösenord _________________________________________________________ 3 2.2 Stödda webbläsare ______________________________________________________________ 3 2.3 Instruktioner för Päikky ________________________________________________________ 3 3 PLANERA BARNETS NÄRVAROTIDER _____________________________________________ 4 3.1 Boka närvarotider i Päikky _____________________________________________________ 4 3.1.1 Reservplatsplanering för barn i familjedaghem _________________________ 5 3.2 Ta bort närvaroplanering ______________________________________________________ 6 3.3 Redigera närvaroplanering ____________________________________________________ 6 3.4 Boka flera närvaroperioder för en och samma dag __________________________ 6 3.5 Närvarobokning över natten ___________________________________________________ 7 3.6 Standardplanering ______________________________________________________________ 7 3.6.1 Lägga till standardplanering ______________________________________________ 7 3.6.2 Ta bort standardplanering ________________________________________________ 8 3.7 Kopiera närvaroplanering för övriga barn i familjen ________________________ 8 3.8 Verklig närvaro _________________________________________________________________ 9 3.9 Meddela frånvaro till barnomsorgen __________________________________________ 9 4 MEDDELANDEN TILL BARNOMSORGEN _________________________________________ 10 4.1 Skicka ett nytt meddelande ___________________________________________________ 10 4.2 Läsa och ta bort ett nytt meddelande ________________________________________ 10 4.3 Svara på meddelanden ________________________________________________________ 10 5 ADMINISTRERA MINA UPPGIFTER _______________________________________________ 11 5.1 Vårdnadshavarnas uppgifter __________________________________________________ 11 5.2 Ändra vårdnadshavarens lösenord ___________________________________________ 11 5.3 Barnets uppgifter ______________________________________________________________ 12 6 LOGGA UT FRÅN PÄIKKY __________________________________________________________ 12 7 PROBLEMSITUATIONER ___________________________________________________________ 13 7.1 Misslyckad inloggning _________________________________________________________ 13 7.2 Misslyckad sparande av planering ___________________________________________ 13 7.3 Päikkys nya egenskaper syns inte eller övriga avvikelser __________________ 13 1
1 INLOGGNING I PÄIKKY Första inloggningen kan ske på olika sätt i olika kommuner och städer. Om lösenordet inte har levererats tillsammans med användarnamnet, måste användarnamnet först aktiveras, varefter man kan gå till inloggningen. Om lösenordet har levererats går man direkt till inloggningen. 1.1 Aktivera användarnamnet 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Gå till egna kommunens eller stadens Päikky-­‐adress. Klicka på ’Aktivera användarnamnet’. Skriv användarnamnet som i regel är ett telefonnummer. Klicka på ’Sänd’. Skriv in koden som har skickats via sms. Skriv lösenordet i fältet ’Nytt lösenord’ och ’Upprepa lösenordet’. Klicka på ’Ändra lösenord'. Bild 1. Aktivera användarnamnet 1.2 Inloggning 2 1.
2.
3.
4.
Gå till egna kommunens eller stadens Päikky-­‐adress. Skriv användarnamnet. Skriv lösenordet. Klicka på ’Logga in’. Bild 2. Inloggning i Päikky 2
3 ALLMÄN INFORMATION 2.1 Skaffa ett nytt lösenord 1. Klicka på ’Har du glömt lösenordet?’ på startsidan. 2. Mata in ditt telefonnummer. 3. Klicka på ’Sänd’. Bild 3. Nytt lösenord 2.2 Stödda webbläsare Stödda webbläsare är Google Chrome, Mozilla Firefox och Safari. 2.3 Instruktioner för Päikky Efter inloggningen kan du ladda ner instruktionerna för Päikky under rubriken ’Du kan ladda ner instruktionerna i PDF-­‐form.’. Bild 4. Instruktioner för Päikky 3
4 PLANERA BARNETS NÄRVAROTIDER Barnets närvarotider planeras alltid för veckans alla dagar, systemet accepterar inte partiella planeringar vid sparandet. Närvarotider kan bokas inom gränserna för barngruppens öppettider. Man kan spara flera närvaroperioder under samma dag. Den färdiga planeringen kan kopieras för övriga barn i familjen och planeringen kan sparas som standard. 3.1 Boka närvarotider i Päikky 1. Gå till fliken ’KALENDER’. 2. Klicka på aktivera barn i menyraden. 3. Klicka på ’Lägg till planering’ vid den aktuella dagen eller dubbelklicka på det gråa fältet för aktuella dagen. Välj ’ledig’ eller ’närvarande’. ’Ledig’ betyder att barnet är inte närvarande på den aktuella dagen. Vid val av ’närvarande’, väljs även närvarotider. Välj starttid för närvaron från tidsfältet till vänster och sluttid från tidsfältet till höger. 4. När hela veckans planering är klar, klicka på ’Spara’. 5. Man kan alltid göra ändringar i planeringen ända till fastlåsningsdatum. Kalenderns rubrik anger om veckans planering är fastlåst och meddelats till barnets omsorgsplats. Information om datum och tidpunkt för fastlåsning kan fås från barnomsorgsplatsen. 6. Timbaserade fakturamallar visar i realtid månadens beräknade omsorgsavgift för barnet. 7. För barn som har timbaserad omsorgskontrakt syns verkliga och planerade timmar samt maximalt antal timmar i timsammanfattningen. 8. Betydelsen av färgsymboler. Förvald planering syns som randiga staplar. Planeringen syns som gröna staplar (närvarande) eller som gråa staplar (ledig). Verklig närvaro syns som lila staplar. 1
2
6
4
7
8
5
3
Bild 5. Planeringskalendern 5 3.1.1 Reservplatsplanering för barn i familjedaghem Egenskapen ’Boka reservplats’ syns bara hos barn som är i familjedaghem. För barn som är i familjedaghem kan reservplats bokas i en reservgrupp endast de dagar där det finns närvarobokning (inte på lediga dagar). Om man inte har behov av reservplats för dagen som är bokad för närvaro, kan närvarobokningen ändras till ledig genom att klicka på ’Boka reservplats’. 1. Klicka på ’Boka reservplats’ vid den aktuella dagen. 2. Redigera fälten ’ledig’ eller ’närvarande’ eller närvarotider, välj reservgrupp. Skriv eventuell tilläggsinformation. 3. Klicka på ’Meddela ändring’ och ’OK’. Bild 6. Reservplatsplanering för barn i familjedaghem 6 3.2 Ta bort närvaroplanering 1.
2.
3.
4.
Aktivera stapeln där planeringen ska tas bort. Klicka på ’Ta bort planering’ ovanför stapeln. Klicka på ’Lägg till planering’ vid den aktuella dagen. Spara planeringen. 3.3 Redigera närvaroplanering 1. Aktivera stapeln där planeringen ska redigeras. 2. Redigera fälten ’närvarande’ eller ’ledig’ eller tidsfältet. 3. Spara planeringen. Bild 7. Ta bort eller redigera närvaroplaneringen 3.4 Boka flera närvaroperioder för en och samma dag •
•
•
•
Man kan boka högst tre närvaroperioder för en och samma dag. Börja med att boka tidigaste närvaroperiod. När man bokar nästa närvaroperiod föreslår kalendern tider efter första perioden. Den andra och tredje närvaroperioden bokas som den första, det vill säga klicka på ’Lägg till planering’ på den aktuella dagen o.s.v. Tiderna för närvaroperioder kan börja och sluta vid samma tidpunkt, men i övrigt kan tiderna inte överlappa varandra. 7 3.5 Närvarobokning över natten När man bokar närvaro över natten ska närvaron sluta klockan tolv och nästa dagens första närvaro startas från och med klockan tolv. Till exempel mån 20:00 – 24:00, tis 00:00 – 06:30. Bild 8. Närvarobokning över natten 3.6 Standardplanering Om barnets veckonärvarotider är likadana och den planerade veckan är som en vanlig närvarovecka kan det vara bra att göra en standardplanering. När kalendern fastlåses gör Päikky automatiskt en närvaroplanering på basen av standardplaneringen. Man kan göra planeringar på standardplanering som då upphäver standardplaneringen. 3.6.1
1.
2.
3.
Lägga till standardplanering Gör en normal veckoplanering för barnets närvarotider. Kryssa för ’Spara även som standardplanering’. Klicka på ’Spara’. Bild 9. Lägga till standardplanering 8 •
•
Standardplaneringen kan redigeras vid ändring av omsorgsbehov. Gör en ny närvaroplanering för en vecka, kryssa för ’Spara även som standardplanering’ och klicka på ’Spara’. Närvaroplaneringen kan sparas som standardplanering för alla barn i familjen. Gör en närvaroplanering för en vecka för ett barn, kryssa för barn vid rubriken ’Kopiera närvaroplanering för barn’, kryssa för ’Spara som standardplanering’ och klicka på ’Spara’. 3.6.2 Ta bort standardplanering 1. Ta bort standardplanering genom att klicka på ’Ta bort allt ...’ och ’OK’. Bild 10. Ta bort standardplanering 3.7 Kopiera närvaroplanering för övriga barn i familjen Närvaroplaneringen kan kopieras för familjens övriga barn men endast om barngruppernas öppettider är samma. Rubriken 'Kopiera närvaroplanering för barn' syns bara hos de vårdnadshavare som har mer än ett barn inom barnomsorgen. 1. Gör en normal veckoplanering för ett barn. 2. Kryssa för ’Kopiera närvaroplanering för barn’. 3. Kryssa för barns namn för vilka du vill kopiera planeringen. 4. Klicka på ’Spara’. Bild 11. Kopiera närvaroplanering för övriga barn i familjen 9 3.8 Verklig närvaro Tidigare veckors verklig närvaro, det vill säga tider då barnet varit närvarande, kan följas i kalendern genom att bläddra veckorna via knapparna ’Föregående vecka’ och ’Nästa vecka’. Verklig närvaro syns i lila staplar på högra sidan för den aktuella dagen, sjukfrånvaro syns som gråa staplar. Stapeln syns inte alls om man i planeringen har antecknat ’ledig’. Bild 12. Vy över verklig närvaro 3.9 Meddela frånvaro till barnomsorgen Det går inte att ändra planerade närvarotider till lediga dagar i Päikky om man har fastlåst kalendern. Avbokning av närvarotider kan meddelas genom fastlåst kalender. 1. Klicka på ’Meddela ändring i planeringen’ vid den aktuella dagen. 2. Välj ’frånvarande’ eller ’sjuk’. Man kan även meddela frånvaron skriftligt. 3. Klicka på ’Meddela ändring’ och ’OK’. Bild 13. Ändring i fastlåst kalender 4
10 MEDDELANDEN TILL BARNOMSORGEN Vårdnadshavarna får ett e-­‐postmeddelande till den angivna adressen om nya meddelanden i Päikky. Från barnets omsorgsplats kan man genom Päikky få tre olika sorters meddelanden: meddelanden i daghems-­‐, grupp-­‐ och barnnivån. Vårdnadshavarna kan skicka meddelanden endast i barnnivån. • Meddelanden i daghemsnivån går till vårdnadshavarna i hela daghemmet men man kan inte svara på dessa meddelanden. • Meddelanden i gruppnivån går till vårdnadshavarna i en viss grupp men man kan inte svara på dessa meddelanden. • Meddelanden i barnnivån går endast till vårdnadshavare för barnet i fråga och man kan svara på dessa meddelanden. Kommunikationen i meddelanden i barnnivån sker endast mellan barnets vårdnadshavare och personalen inom barnomsorgen. 4.1 Skicka ett nytt meddelande 1.
2.
3.
4.
Gå till fliken ’MEDDELANDEN’. Klicka på kuvertsymbolen. Skriv meddelandet. Klicka på ’Skicka’. 1
2
3
4
Bild 14. Kommunikation mellan vårdnadshavare och personal inom barnomsorgen 4.2 Läsa och ta bort ett nytt meddelande •
•
Klicka på ett nytt meddelande i fliken ’MEDDELANDEN’ och då kan du läsa meddelandet och titta på bifogade bilder. Ta bort meddelanden i barnnivån under fliken ’MEDDELANDEN’ genom att sätta ett kryss vid meddelandet i övre vänstra hörnet och klicka på ’OK’. 4.3 Svara på meddelanden •
•
•
Gå till fliken ’MEDDELANDEN’ och öppna meddelandet. Skriv ett meddelande. Klicka på ’Svara’. 5
11 ADMINISTRERA MINA UPPGIFTER 5.1 Vårdnadshavarnas uppgifter 1. I fliken ’MINA UPPGIFTER’ kan man granska och redigera vårdnadshavarnas uppgifter. 2. Klicka på vårdnadshavarens namn, vems uppgifter man vill granska och uppdatera. 3. Vårdnadshavarens bild uppdateras genom att klicka en gång på bilden varefter bilden kan laddas ner på egen dator. 4. Uppdatera vårdnadshavarens adress, alla telefonnummer och e-­‐postadress genom att klicka på rubriken i fråga eller pennsymbolen som dyker upp. Efter redigering klicka på ’Spara’. OBS! Skriv under rubriken ’Telefonnummer’ det mobilnummer som du använder vid ändring av lösenord i Päikky och som t.ex. mottar sms-­‐påminnelser från Päikky om bokning av närvarotider. 1
2
3
4
Bild 15. Administrera vårdnadshavarens uppgifter 5.2 Ändra vårdnadshavarens lösenord Ändring av lösenord i Päikky rekommenderas i samband med första inloggningen. Ett lösenord ska innehålla mer än 6 tecken och åtminstone en siffra. 1. Gå till fliken ’MINA UPPGIFTER’ i vyn eget namn. 2. Skriv lösenordet i fältet ’Nuvarande lösenord’ och ett nytt lösenord i fälten ’Nytt lösenord’ och ’Upprepa lösenordet’. 3. Klicka på ’Ändra lösenordet’. Bild 16. Ändra vårdnadshavarens lösenord 12 5.3 Barnets uppgifter 1. Under fliken ’MINA UPPGIFTER' kan man granska och redigera barnets uppgifter. 2. Klicka på barnets namn, vems uppgifter man vill granska och uppdatera. 3. Barnets bild uppdateras genom att klicka en gång på bilden varefter bilden kan laddas ner på egen dator. OBS! Det rekommenderas dock att barnomsorgsplatsen lägger in barnens bilder i systemet. 4. Barnets allergier (under rubriken Ingen födoämnesallergi!), medicinering, vårdinstruktioner/hänsynstagande, fotograferingstillstånd uppdateras genom att klicka på rubriken i fråga eller pennsymbolen som dyker upp. Efter redigering klicka på ’Spara’. 5. Under rubriken Specialkost skrivs barnets födoämnesallergier eller övrig specialkost. Efter redigering klicka på ’Spara’. 6. Under rubriken Omsorgskontrakt syns barnets alla omsorgskontrakt. Omsorgskontrakt med mörkare färg är aktivt, d.v.s. det kontrakt som gäller för närvarande. 7. Man kan lägga till reservvårdnadshavare för barnet genom att klicka på ’Lägg till reservvårdnadshavare’ och skriva reservvårdnadshavarens för-­‐ och efternamn samt telefonnummer varefter man trycker på ’Spara’. Reservvårdnadshavare kan tas bort genom att klicka på ’Ta bort’ och ’OK’ under rubriken reservvårdnadshavare. 1
3
4
5
2
6
7
Bild 17. Administrera barnets uppgifter 6
LOGGA UT FRÅN PÄIKKY Vid avstängning av Päikky klicka på ’LOGGA UT’. 13 Bild 18. Utloggning 7
PROBLEMSITUATIONER 7.1 Misslyckad inloggning Om användarnamn och lösenord är rätt men inloggningen ändå misslyckas kan det bero på att Päikky-­‐systemet genomgår underhåll just vid tillfället. Försök att logga in igen efter en stund. 7.2 Misslyckad sparande av planering Päikky-­‐sidorna kan ha ändrats och man måste ladda ner sidorna från servern igen. Efter inloggning klicka på den runda pilen bredvid adressfältet. Bild 19. Omladdning av Päikky-­‐sidorna 7.3 Päikkys nya egenskaper syns inte eller övriga avvikelser Vi rekommenderar att webbläsarens cache-­‐minne töms. Töm webbläsarens cache-­‐minne enligt instruktionerna för webbläsaren som du använder: Google Chrome, Mozilla Firefox eller Safari. Google Chrome: 1.
2.
3.
4.
Klicka på knappen i övre högra hörnet (i knappen finns tre tvärgående streck). Välj ’Verktyg’ och ’Ta bort webbläsarinformation’. Välj ’Tidsintervall att ta bort:’ och ’All historik’ i menyraden bredvid. Kryssa för: • ’Ta bort webbläsarinformation’ • ’Ta bort nedladdningshistorik’ • ’Ta bort cookies, webbplats-­‐ och plugindata’ • ’Töm cache-­‐minnet’ • ’Ta bort sparade autofyll-­‐uppgifter’ • ’Rensa data från värdbaserade applikationer’ • ’Ta bort auktorisering av innehållslicenser’ 5. Klicka på ’Ta bort webbläsarinformation’. Webbläsaren Chromes cache-­‐minne är nu tomt. 6. Återgå till Päikky-­‐sidorna och logga in igen. 14 1
2
Bild 20. Tömma cache-­‐minnet via Googles webbläsare Chrome, steg 1 3
4
5
Bild 21. Tömma cache-­‐minnet via Googles webbläsare Chrome, steg 2 15 Mozilla Firefox: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Klicka på ’Firefox’-­‐knappen i övre vänstra hörnet. Välj ’Inställningar’ och ’Inställningar’ en gång till. Gå till ’Tilläggsinställningar’ längre upp. Öppna fliken ’Webbplats’. Klicka på ’Töm nu’ under rubriken ’Webbplatsdata i cache-­‐minnet’ . Klicka på ’OK’. Webbläsaren Mozilla Firefox cache-­‐minne är nu tomt. Återgå till Päikky-­‐sidorna och logga in igen. 1
2
Bild 22. Tömma cache-­‐minnet via webbläsaren Mozilla Firefox, steg 1 4
3
5
6
Bild 23. Tömma cache-­‐minnet via webbläsaren Mozilla Firefox, steg 2 16 Safari: 1. Klicka på ’Safari’ och ’Inställningar’. 2. Välj ’Tilläggsinställningar’. 3. Kryssa för ’Visa utvecklarmenyn i menyraden’. 4. Klicka på ’Utvecklare’ och ’Töm cache-­‐minnen’. Webbläsaren Safaris cache-­‐minne är nu tomt. 5. Återgå till Päikky-­‐sidorna och logga in igen. 1
Bild 24. Tömma cache-­‐minnet via webbläsaren Safari, steg 1 2
3
Bild 25. Tömma cache-­‐minnet via webbläsaren Safari, steg 2 17 4
Bild 26. Tömma cache-­‐minnet via webbläsaren Safari, steg 3
