Revisionsrapport Granskning säkerhetsarbetet Halmstads kommun Viktor Prytz Carl-Magnus Stensson November 2012 Granskning säkerhetsarbetet Innehållsförteckning 1. Sammanfattning ......................................................................... 1 2. Inledning .................................................................................... 3 2.1. Bakgrund ........................................................................................................ 3 2.2. Syfte, revisionsfråga och avgränsning ............................................................ 3 2.3. Avgränsning.................................................................................................... 3 2.4. Metod.............................................................................................................. 3 3. Granskningsresultat ................................................................... 5 3.1. Kommunövergripande målsättningar ............................................................ 5 3.2. Halmstads kommuns risk- och sårbarhetsanalys .......................................... 5 3.3. Patientsäkerhetslagen .................................................................................... 5 4. Barn- och ungdomsnämnden ...................................................... 6 4.1. Risk- och säkerhetsanalyser ........................................................................... 6 4.2. Avvikelsehantering, sammanställning och rapportering ............................... 7 4.3. Vidtagna åtgärder ...........................................................................................8 4.4. Kompetensutbildning .....................................................................................8 4.5. Bedömning ..................................................................................................... 9 5. Socialnämnden ......................................................................... 10 5.1. Risk- och säkerhetsanalyser ......................................................................... 10 5.2. Avvikelsehantering, sammanställning och rapportering ............................. 10 5.3. Vidtagna åtgärder ..........................................................................................11 5.4. Kompetensutbildning ................................................................................... 12 5.5. Bedömning ................................................................................................... 12 6. Hemvårdsnämnden .................................................................. 14 6.1. Risk- och säkerhetsanalyser ......................................................................... 14 6.2. Avvikelsehantering, sammanställning och rapportering ............................. 15 6.3. Vidtagna åtgärder ......................................................................................... 16 6.4. Kompetensutbildning ................................................................................... 16 6.5. Bedömning ................................................................................................... 17 November 2012 Halmstads kommun PwC Granskning säkerhetsarbetet 1. Sammanfattning Revisorerna i Halmstads kommun har gett PwC i uppdrag att göra en granskning avseende säkerhetsarbetet vid barn- och ungdomsnämnden, socialnämnden och hemvårdsnämnden. Syftet med granskningen är att bedöma om ledning och styrning avseende nämndernas säkerhetsarbete kopplat till brukarna är ändamålsenligt. Barn- och ungdomsnämnden Vi bedömer att ledning och styrning avseende nämndens säkerhetsarbete kopplat till brukarna inte helt är ändamålsenligt. Detta basera på följande iaktagelser: Nämnden har inte genomfört någon systematisk risk- och säkerhetsanalys. Vi anser dock att det sker ett visst lokalt risk och säkerhetsarbetet. Vår uppfattning är att barn- och utbildningsnämnden i större utsträckning behöver förvissa sig om att det förebyggande säkerhetsarbetet i verksamheterna för barn och elever fungerar. Vi bedömer att arbetsmiljöarbetet i många delar präglas av ett personalperspektiv och inte ett brukarperspektiv. Visserligen antas att personalens arbetsmiljö har betydelse även för barnens och elevernas arbetsmiljö men det bör i så fall påvisas och tydligt motiveras. Vi bedömer att det inte sker någon tillräcklig avvikelserapportering och sammanställning till barn- och ungdomsnämnden utifrån ett risk- och säkerhetsperspektiv för barn och elever. Vi anser att nämnden till viss del vidtagit åtgärder. Vi har dock svårt att uttala oss om dessa då vi anser att nämnden behöver utveckla risk- och säkerhetsanalyser samt rapportering avseende uppkomna avvikelser Det går inte att besvara ifall kompetensutbildning sker i tillräcklig utsträckning och innehåll. Detta med anledning av att risk- och säkerhetsanalyser inte görs på ett övergripande sätt samt att rapportering/analys avseende avvikelser inte enligt vår mening är tillräcklig. Socialnämnden Vi bedömer att ledning och styrning avseende nämndens säkerhetsarbete kopplat till brukarna inte helt är ändamålsenlig. Detta baseras på följande iakttagelser: Vi anser att risk- och säkerhetsanalys avseende brukarnas säkerhet till viss del genomförts. Vidare förekommer det flertal aktiviteter som bidrar till styrning och ledning av säkerhetsarbetet. Kvalitetsenheten beskriver att den interna avvikelsehanteringen och kvalitetsledningssystemet inte fullt ut är implementerad i hela verksamheten. Vi rekommenderar att arbetet prioriteras än mer och integreras i det dagliga arbetet. Vi finner att verksamhetsberättelsen/ patientsäkerhetsberättelsen kan utvecklas genom tydligare analyser samt med vilka åtgärder som genomförts. Även avvikelserapportering och återkoppling som berör annan huvudman behöver säkerställas. Vidare behöver avvikelsernas allvalighetsgrad graderas för att upprätta rutiner, följa upp och styra November 2012 Halmstads kommun PwC 1 av 18 Granskning säkerhetsarbetet Vi bedömer att nämnden vidtar åtgärder vid uppkomna avvikelser och risker. Dock är vår bedömning att det förebyggande arbetet med risk- och säkerhetsanalyser kan förbättras och därigenom kan åtgärder vidtas tidigare. Exempelvis kan ett uppföljningssystem utifrån ett antal riskfaktorer som kan ha påverkan på brukarnas säkerhet införas. Vi bedömer att utbildningarna som personalen har genomgått faller in utifrån de riskområden som personalen identifierat. Socialnämndens och Hemvårdsnämndens verksamheter har båda insatser till målgrupper med begränsad självständighet och stor sårbarhet. Vi tror att ett utökat samarbete mellan förvaltningarna skulle kunna leda till effektivare och säkrare processer avseende bl.a. säkerhet. Hemvårdsnämnden Vi bedömer att ledning och styrning avseende nämndens säkerhetsarbete kopplat till brukarna i huvudsak är ändamålsenlig. Detta baseras på följande iakttagelser: Någon särskild risk- och säkerhetsanalys avseende säkerheten kopplat till brukarna har ej tagits fram. Trots detta gör vi den bedömningen att ledningen och styrningen i huvudsak är ändamålsenlig. Detta med anledning av förvaltningens arbetssätt avseende ”kvalitetshuset” och uppföljning av ett antal riskfaktorer. Detta ger enligt vår mening förutsättningar för en god säkerhet för kunderna. Vi rekommenderar att nämnden håller sig informerad om arbetet med ”kvalitetshuset och utfallet av riskfaktorer samt genomför någon form av risk- och säkerhetsanalys för att kunna förvissa sig om att säkerhetsarbetet fungerar. Avvikelsehantering sker årligen till nämnden. Vid Lex Maria och Lex Sarah anmälningar redovisas dessa löpande under året till nämnden. Vi finner att verksamhetsberättelsen/patientsäkerhetsberättelsen kan utvecklas genom tydligare analyser samt vilka åtgärder som genomförts. Exempelvis bör nämnden använda sig av möjligheten att följa upp allvarlighetsgraden av de interna avvikelserna. Vi anser att nämnden vidtar åtgärder utifrån uppkomna risker och avvikelser. Förvaltningen arbetar med genombrottsmetoden, vilket innebär att verksamheten ständigt arbetar med förbättringar. Ett flertal vidtagna åtgärder avseende säkerhetsarbetet är genomförda exempelvis sprinkler (brand), införandet av Senior alert, läkemedelshanteringen. Vidare har nämnden begärt en särskild tillsyn på samtliga äldreboenden i kommunen (både egenregi samt privata). Utifrån de risker som verksamheten beskriver anser vi att utbildningsinsatser i huvudsak sker. Hemvårdsnämndens och Socialnämndens verksamheter har båda insatser till målgrupper med begränsad självständighet och stor sårbarhet. Vi tror att ett utökat samarbetet mellan förvaltningarna skulle kunna leda till effektivare och säkrare processer avseende bl.a. säkerhet. November 2012 Halmstads kommun PwC 2 av 18 Granskning säkerhetsarbetet 2. Inledning Revisorerna i Halmstads kommun har gett PwC i uppdrag att göra en granskning avseende säkerhetsarbetet vid barn- och ungdomsnämnden, socialnämnden och hemvårdsnämnden. 2.1. Bakgrund Av kommunallagen framgår att nämnderna inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 § har lämnats över till någon annan. Lag (1999:621). Revisorerna i kommunen genomförde under 2010 en övergripande granskning avseende nämndernas och styrelsernas arbete med säkerhetsfrågorna. Det framkom att nämnderna tog säkerhetsfrågorna på största allvar. Det framkom dock ett antal utvecklingsområden när det gäller rapportering av nämndernas säkerhetsarbete samt att ett antal nämnder inte gjort en egen risk- och sårbarhetsanalys utan utgått från den kommunövergripande. Revisorerna vill nu genomföra en fördjupande granskning av barn- och ungdomsnämndens, socialnämndens och hemvårdsnämndens säkerhetsarbete kopplat till brukarna. Granskningen har tillkommit som en del av revisorernas bedömning av väsentlighet och risk. 2.2. Syfte, revisionsfråga och avgränsning Syftet med granskningen är att bedöma om ledning och styrning avseende nämndernas säkerhetsarbete kopplat till brukarna är ändamålsenligt. Granskningen inriktas mot följande kontrollfrågor: 2.3. Har nämnderna genomfört risk- och säkerhetsanalyser kopplat till brukarna? På vilket sätt sker avvikelsehantering, sammanställning, rapportering? Har nämnderna vidtagit åtgärder utifrån genomförda risk- och säkerhetsanalyser samt uppkommna avvikelser? Genomförs kompetensutbildning för personalen utifrån risk- och säkerhetsanalysen? Avgränsning Granskningen avgränsas till barn- och ungdomsnämnden, socialnämnden och hemvårdsnämnden. Granskningen genomförs med fokus på enhetsnivå vid två förskolor, två grundskolor, två äldreboenden och två boenden inom socialtjänsten. Granskningen avgränsas till nämndernas säkerhetsarbete kopplat till brukarna. 2.4. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med kommunens säkerhetsansvarig samt säkerhetsansvarig eller liknande på respektive förvaltning samt verksamhetschefer och personal vid grundskolorna, förskolorna, och vid de olika typer av boenden (hemvårdsförvaltningen och socialförvaltningen). Totalt har 19 personer intervjuats (kommunledningen en tjänsteman, barn- och November 2012 Halmstads kommun PwC 3 av 18 Granskning säkerhetsarbetet ungdomsförvaltningen sju tjänstemän, Socialförvaltningen fem tjänstemän och Hemvårdsförvaltningen sex tjänstemän). Vidare omfattar granskningen dokumentstudier avseende rutiner, tillbudsrapportering, arbetsmiljörapporter samt övriga interna handlingar med anknytning till säkerhetsarbetet. Rapporten är sakgranskad av berörda tjänstemän. November 2012 Halmstads kommun PwC 4 av 18 Granskning säkerhetsarbetet 3. Granskningsresultat 3.1. Kommunövergripande målsättningar Fullmäktige har beslutat om Planeringsdirektiv med budget för 2012-2014. I planeringsdirektiven fastställs bl.a. att en viktig ambition för kommunen i sin helhet och för kommunens medarbetare är att alltid arbeta med utgångspunkt i ett medborgarperspektiv. I flera delar betonas vikten av trygghet och säkerhet i olika perspektiv. 3.2. Halmstads kommuns risk- och sårbarhetsanalys Varje kommun ska enligt lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap inventera, identifiera och analysera sina risker och sårbarheter i en sammanställd risk- och sårbarhetsanalys. Halmstads kommun har under 2009/2010 tagit fram en risk- och sårbarhetsanalys. Syftet med risk- och sårbarhetsanalysen är att identifiera riskobjekt och sårbara verksamheter inom kommunens geografiska område, identifiera och värdera oönskade händelser som kan påverka kommunens samt bedöma kommunens förmåga att hantera dessa händelser. Kommunen har identifierat 41 riskobjekt och 36 sårbara verksamheter inom kommunens geografiska yta, samt 124 oönskade händelser som kan få konsekvenser för kommunen. De oönskade händelserna som identifierats är indelade i följande kategorier; infrastruktursvikt, kriminell handling, naturolyckor, räddningstjänstolycka, sjukdomsutbrott, social oro, psykisk och psykosocial ohälsa, vardagsolycka. Flera risker kan inrymmas i de granskade nämndernas verksamhet. 3.3. Patientsäkerhetslagen Sedan den 1 januari 2011 gäller en ny lagstiftning, Patientsäkerhetslagen (2010:659). I lagen tydliggörs olika aktörers ansvar för att patientsäkerhetsarbetet bedrivs systematiskt och leder till förbättringar och minskar riskerna. Lagen enligt 1 § syftar till att främja hög patientsäkerhet inom hälso- och sjukvård och därmed jämförlig verksamhet. I lagen finns bestämmelser om anmälan av verksamhet m.m. (2 kap.). I kap 3 redovisas vårdgivarens skyldighet att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete. Enligt Patientsäkerhetslagen skall vårdgivare upprätta en patientsäkerhetsberättelse som ska vara klar senast den första mars varje år. I patientsäkerhetsberättelsen ska vårdgivaren beskriva hur man har arbetat med patientsäkerheten under föregående år. November 2012 Halmstads kommun PwC 5 av 18 Granskning säkerhetsarbetet 4. Barn- och ungdomsnämnden Grundläggande bestämmelser om tillsynsansvar över barn finns i 6 kap. föräldrabalken. Här anges bl.a. att barnets vårdnadshavare svarar för att barnet får den tillsyn som behövs med hänsyn till dess ålder, utveckling och övriga omständigheter samt ska bevaka att barnet får tillfredsställande försörjning och utbildning. Skolförfattningarna har inte några bestämmelser som direkt reglerar ansvaret för tillsyn av eleverna. Däremot framgår i flera delar av skollagen, 5 och 6 kapitlet, att rektor har ansvar att säkra en trygg och säker skolgång för eleverna genom att agera i olika situationer. Utbildningen ska utformas på ett sådant sätt att alla elever tillförsäkras en skolmiljö som präglas av trygghet och studiero. 4.1. Risk- och säkerhetsanalyser Barn– och ungdomsnämnden har inte genomfört någon särskild risk- och säkerhetsanalys kopplat till brukarna (elever och barn). I den upprättade intern kontrollplanen för 2012 finns ett antal kontrollmoment kopplat till elevernas/barnens säkerhet. Exempelvis brandskyddsutbildning för nyanställda och att åtgärder vidtas efter skyddsronder. Förvaltningen anser att det finns en struktur för att hantera arbetsmiljöfrågorna inom nämndens verksamheter. Förvaltningen har en tjänst som omfattar 20 % av en heltid som arbetar med arbetsmiljöfrågor. Inom varje skolområde finns en arbetsmiljökonsult som stödjer rektorer och förskolechefer i arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöansvaret för varje enhet är delegerat till respektive rektor och förskolechef. Rektor ska bedöma vilka risker för ohälsa och olycksfall som finns och förebygga dem. I arbetsmiljöarbetet genomförs regelbundet mindre risk- och säkerhetsanalyser i samband med arbetsplatsträffar och samverkansmöten. Grunden för analyserna är de ärenden och situationer som personalen påkallar samt anmälningarna av olyckor och tillbud. Ärendenas beskaffenhet varierar mellan verksamheterna beroende på bl.a. lokalernas ålder och skick, geografiskt läge samt barn och elevers åldrar. Förvaltningen deltar i kommunens övergripande arbete med risk- och säkerhetsanalysen för större och omfattande kriser och situationer. Vid större ombyggnationer/renoveringar deltar representant från förvaltningen vid byggmöten för att bl.a. bevaka barn/elevers säkerhet. I intervjuerna framgår att fokus i det förvaltningsövergripande arbetsmiljöarbetet är personalens arbetsmiljö. På de besökta förskolorna och skolorna visar intervjuerna på att även barn och elever innefattas i arbetsmiljöarbetet. Det framgår bl.a. i de anmälningar som lämnas in för tillbud och olyckor. I intervjuerna framgår att det generellt finns en uppfattning om barn och elevers arbetsmiljö är god om personalen har en god arbetsmiljö. Vid arbetsplatsträffar, samverkansmöten och veckomöten behandlas bl.a. psykosociala frågor. Det handlar både om arbete med planen mot kränkande behandling och om enskilda ärenden och situationer. November 2012 Halmstads kommun PwC 6 av 18 Granskning säkerhetsarbetet Några skolor och förskolor har bl.a. använt hus-modellen1 för identifiera platser på förskola och skolan där barnen och eleverna känner sig otrygga eller vet att det sker tillbud och olyckor. Det finns även stödmaterial från förvaltningskontoret för arbetet med planen mot kränkande behandling. I förskolan uppfattas arbetet med kränkningar mellan barnen som ett komplicerat område. Barnen förstår inte alltid vidden av sitt handlande och det är svårt för personal att bedöma hur en situation ska hanteras 4.2. Avvikelsehantering, sammanställning och rapportering Det finns riktlinjer för att anmäla tillbud för barn/elev/personal samt elev/barnolycka i verksamheterna. Ett tillbud eller en olycka anmäls med hjälp av blanketten till rektor eller förskolechefen för enheten. Något datoriserat system/sammanställning av tillbud och avvikelser finns inte, utan detta hanteras manuellt. Enligt uppgifter kommer ett datoriserat system införas under 2013. Ärendet ska tas upp i den lokala samverkansgruppen. I samverkansgruppen hanteras inkomna anmälningar och det sker en övergripande analys av dem. Samverkansgruppen försöker identifiera återkommande situationer och platser men även om det är vissa barn och elever som är inblandade i återkommande situationerna. I intervjuerna framgår att det finns lokala variationer i fråga om på vilket sätt arbetsmiljön diskuteras och analyseras utifrån barnen och elevernas perspektiv. Tillbud och olyckor sammanställs på skolområdesnivå av arbetsmiljökonsulten för respektive område. Enligt de intervjuade sker ingen rapportering till nämnden av detta material. I Personalredovisningen rapporteras om de arbetsskador som har uppstått hos personalen under året. I samband med Personalredovisningen får nämnden även övrig information om arbetsmiljöarbetet. Skyddsronderna dokumenteras i ett protokoll och de behandlas i samverkansgruppen. Brister eller risker i den fysiska arbetsmiljön som beror på fastighetens beskaffenhet anmäls till fastighetskontoret. Det gäller även när verksamheten bedrivs i lokaler med extern hyresvärd. Anmälan sker via telefon eller mail. I intervjuerna framgår att anmälningsrutinen fungerar men att åtgärderna till följd av anmälan i flera sammanhang kan dröja eller helt utebli. I synnerhet uppstår det fördröjningar eller att åtgärderna uteblir när det är en extern hyresvärd. Inom varje skolområde finns en arbetsmiljögrupp som bl.a. har till uppgift att sammanställa de arbetsmiljöproblem som är kopplade till lokaler och utemiljöer. Gruppen använder sammanställningen för att prioritera insatser med de budgeterade investeringsmedlen för skolområdet. Det finns riktlinjer för att inleda en utredning när en elev eller ett barn anser sig ha blivit utsatt för kränkning, trakasserier eller diskriminering. Utredningen inleds av lärare eller mentor och överlämnas till rektor eller förskolechef. Utredningen, övrig dokument och åtgärderna hanteras i majoriteten av ärendena lokalt och utan inblandning från andra delar av förvaltningen. Vid behov kan rektor eller förskolechef få stöd från centrala funktioner som t.ex. HR-konsult eller skolpsykolog. Det genomförs ingen övergripande sammanställning av elevärenden som utreds och barn- och ungdomsnämnden får ingen övergripande analys eller 1 Barn och elever får utifrån en karta över skolan och utemiljöerna peka ut vilka platser och område de känner sig otrygga eller där de ofta slår sig. November 2012 Halmstads kommun PwC 7 av 18 Granskning säkerhetsarbetet information. Nämnden får dock information vid enskilda elevärenden som har anmälts till Skolinspektionen samt för anmälan som avser kränkningar. 4.3. Vidtagna åtgärder Rektor och förskolechef anser att de genomför åtgärder inom ramen för sitt uppdrag och tillgängliga resurser. I de sammanhang detta inte är tillräckligt lyfter de frågan till skolområdeschefen eller skolområdets arbetsmiljögrupp. På varje enhet genomförs en gång per år en skyddsrond inom ramen för arbetsmiljöarbetet. Skyddsronden kontrollerar bl.a. ventilation, buller, belysning, skyddsutrustning, brandskyddet och riskerna för olycksfall. I intervjuerna anges olika exempel på när anmälningar till fastighetskontoret inte har vidtagit åtgärder. Det kan bl.a. handla om anmälningar för bristfällig ventilation, bristfälliga staket och förråd, risker för allergier, mörk färgsättning och bristfällig ljussättning. Några anmälningar inom dessa områden har varit återkommande under flera år. Rektor och förskolechef är skyldig att utreda anmälningarna om kränkande behandling och agera för att åtgärda en sådan situation. De intervjuade anser att de följer lagstiftningen inom detta område och vidtar de åtgärder som är möjliga inom ramen för sina befogenheter och resurser. Arbete med den psykosociala miljön utgår från lagstiftningens krav på trygghet och studiero samt kravet på åtgärder mot kränkande behandling. Förvaltningskontoret har tagit fram dokumentet ”Stödmaterial för arbetet med trygghet och studiero”. Inledningsvis framhålls att nyckeln till trygghet och studiero ligger i att aktivt arbete med främjande och förebyggande insatser mot trakasserier och kränkningar. Arbetet ska beskrivas i en plan mot diskriminering och kränkande behandling som ska finnas på varje enhet. Det är rektor eller förskolechefen som ansvarar för detta arbete. Jämställdhetspedagoger finns som stöder personalen, rektor och förskolechef inom detta område. I intervjuerna framgår att arbetet med att ta fram plan mot kränkande behandling genomförs regelbundet med deltagande från personal, barn och elever. I intervjuerna framgår att det inte finns ett etablerat system för utbyte mellan verksamheterna i fråga om vilka risker som finns men även vilka åtgärder som kan vidtas. Detta gäller såväl arbetsmiljö som den psykosociala miljön. 4.4. Kompetensutbildning Rektorer och förskolechefer erbjuds utbildning i arbetsmiljöarbete inom ramen för kommunens ledarprogram. Utbildningarna erbjuds vid vissa tidpunkter inom programmet som sträcker sig över en längre tid. Det innebär att en rektor eller förskolechef som får delegerat arbetsmiljöansvar inte fullt ut har adekvat utbildning för att bära ansvaret fullt ut. I intervjuerna framkommer att detta anses problematiskt. I samband med införande av de olika blanketterna för tillbud och olyckor genomfördes utbildningar för personalen för att hantera dessa verktyg. De intervjuade anser att det regelbundet genomförs utbildningar i hjärt- och lungräddning samt brandsäkerhet. Brandsäkerhetsutbildningar brukar anordnas från förvaltningskontoret medan utbildningarna i hjärt- och lungräddning sker på rektors eller förskolechefen initiativ. November 2012 Halmstads kommun PwC 8 av 18 Granskning säkerhetsarbetet Det har under de senaste åren genomförts olika kompetensutbildningar i samband med arbetet med likabehandlingsplanen, övergången till plan mot kränkande behandling och implementeringen av nya skollagen. I intervjuerna framgår att dessa insatser har skapat en medvetenhet hos personalen vilket bl.a. visar sig i dagliga samtal och hur de hanterar aktuella ärenden. 4.5. Bedömning Nämnden har inte genomfört någon systematisk risk- och säkerhetsanalys. Vi anser dock att det sker ett visst lokalt risk och säkerhetsarbetet. Vår uppfattning är att barn- och utbildningsnämnden i större utsträckning behöver förvissa sig om att det förebyggande säkerhetsarbetet i verksamheterna för barn och elever fungerar. Nämnden har beslut om mål inom området för Säkerhet & folkhälsa som dock i stora delar har karaktär av aktiviteter. De risk- och säkerhetsanalyser som genomförs för arbetsmiljö och psykosociala miljön sker delvis på förvaltningsnivå men framför allt på enhetsnivå. Rektorer och förskolechefer har ett stort ansvar och förvaltningen arbetar med stödprocesser för dessa. Utifrån att det i planeringsdirektiven fastställs att kommunen och medarbetarna alltid ska arbeta med utgångspunkten i ett medborgarperspektiv anser vi att arbetsmiljöarbetet i många delar präglas av ett personalperspektiv och inte ett brukarperspektiv. Visserligen antas att personalens arbetsmiljö har betydelse även för barnens och elevernas arbetsmiljö men det bör i så fall påvisas och tydligt motiveras. Vi bedömer att det inte sker tillräcklig rapportering (arbetsmiljö samt tillbud och skador) och sammanställning till barn- och ungdomsnämnden utifrån ett risk- och säkerhetsperspektiv för barn och elever. Det finns dock övergripande riktlinjer och mallar för att anmäla olyckor respektive tillbud i verksamheten samt förvaltningens framtagna material ”Stödmaterial för arbete med trygghet och studiero”. Vi ser positivt på att ett datoriserat system för rapportering av tillbud och avvikelser införs som gör det möjligt att analysera och förebygga risker. Dels utifrån ett lokalt, dels utifrån ett större perspektiv. Vi anser att nämnden till viss del vidtagit åtgärder. Vi har dock svårt att uttala oss om dessa då vi anser att nämnden behöver utveckla risk- och säkerhetsanalyser samt rapportering avseende uppkomna avvikelser. Vi rekommenderar nämnden att i högre utsträckning belysa varför inte brister i den fysiska miljön åtgärdas samt vilka risker detta kan medföra. Det går inte att besvara ifall kompetensutbildning sker i tillräcklig utsträckning och innehåll. Detta med anledning av att risk- och säkerhetsanalyser inte görs på ett övergripande sätt samt att rapportering/analys avseende avvikelser inte enligt vår mening är tillräcklig. Enligt intervjuerna beskrivs dock att brandsäkerhetsutbildningar, hjärt- och lunggräddning sker löpande. Vidare har kompetensutbildningar i samband med arbetet med likabehandlingsplanen, övergången till plan mot kränkande behandling och implementeringen av nya skollagen skett. Enligt granskningen har det framkommit att rektorer eller förskolechefer som får delegerat arbetsmiljöansvar inte alltid har adekvat utbildning för att bära ansvaret fullt ut. November 2012 Halmstads kommun PwC 9 av 18 Granskning säkerhetsarbetet 5. Socialnämnden Våren 2012 omorganiserades Socialförvaltningen och Kvalitetsenheten bildades. Enhetens mål är att säkerställa och stödja verksamhetens förmåga att erbjuda insatser av god kvalitet inom förvaltningens samtliga ansvarsområden. Enheten är underställd förvaltningschefen och enhetschefen ingår i förvaltningens ledningsgrupp. Enheten ansvarar bl.a. för intern granskning, intern kontroll, krisoch säkerhet, samordnad kompetensutveckling, kvalitetsledningssystem, Lex Sarah, lokaler och fastigheter och verksamhetsstyrning. Enligt uppgifter ska enheten särskilt arbeta med nedan punkter avseende säkerheten: Arbetet med systematisk brandskydd måste tydliggöras. Gemensamt system för kompetensutveckling rörande basutbildningar såsom brand, hjärt- och lungräddning, dokumentation och praktikantmottagande skall utvecklas. Något etablerat samarbete med exempelvis Hemvårdsförvaltningen i de delar som för de båda nämnderna sker inte. Förvaltningen beskriver att detta vore önskvärt. 5.1. Risk- och säkerhetsanalyser Socialförvaltningen har upprättat en risk och säkerhetsanalys kallad ”Risk- och sårbarhetsanalys” där bl.a. brand i gruppbostad, hot och våld samt fallskador bedöms med ökad risk och sannolikhet för brukarna. Förvaltningen deltar i kommunens övergripande arbete med risk- och säkerhetsanalysen för större och omfattande kriser och situationer. Vid intervjuerna med Kvalitetsenheten framgår det att verksamheten historiskt sett fokuserat på riskanalyser utifrån personalens arbetsmiljö. De intervjuade menar på att förvaltningen under det senaste året tydliggjort riskanalyser för brukarna vid större omorganiseringar. Utifrån genomförda intervjuer beskrivs de största säkerhetsriskerna för brukarna som brand, felmedicinering samt brister i informationsflödet. Ett antal aktiviteter kopplade till risk och säkerhetsarbetet har genomförts, följande kan nämnas: 5.2. Upprättat och beslutat om en intern kontrollplan för 2012. Ett antal kontrollmoment kopplat till brukarnas säkerhet redovisas. Verkställighetstid enligt SoL/LSS, uppföljning av insats enligt LSS, behörighetskontroller och journalföring m.m. Verksamhetsplan: nämnden har beslutat om två mål som ska styra mot kvalitet och utveckla verksamheten från utbudsstyrd till mer behovsstyrd. Avvikelsehantering, sammanställning och rapportering Socialförvaltningen använder sig av tre olika typer av avvikelser; intern avvikelserapport, Lex Maria anmälningar samt Lex Sarah anmälningar. Det intern avvikelserapporteringssystemet är en del av förvaltningen kvalitetsarbetet och syftet är att: November 2012 Halmstads kommun PwC 10 av 18 Granskning säkerhetsarbetet finna systemfel (dvs när olika rutiner, riktlinjer eller fattade beslut inte stämmer överens) uppmärksamma områden där rutiner eller riktlinjer saknas uppmärksamma när riktlinjer, rutiner eller fattade beslut finns, men inte följs. Samtliga medarbetare kan göra en avvikelsehantering. Avvikelsen rapporteras på särskild blankett och lämnas via enhetschef till avdelnings chef. Denne statistikför och beslutar till vem avvikelsen ska lämnas för åtgärd. Ingen redovisning avseende avvikelsen allvarlighetsgrad sker. Kvalitetsenheten beskriver att den interna avvikelsehanteringen inte fullt ut är implementerad i hela verksamheten. Omorganisationer, omsättning på personal och tid saknas i verksamheten, beskrivs som anledning till att kvalitetsledningssystemet inte fullt ut är implementerat. Vid nämndens sammanträde den 2012-02-02 redovisades ”Verksamhetsberättelse –patientsäkerhetsberättelse”, en årlig sammanställning av bl.a. antal inkomna avvikelser, typ av avvikelser och antal Lex Maria anmälningar. I samband med bokslutet kommer Patientsäkerhetsberättelsen att utvecklas för att överensstämma med Patientsäkerhetslagens krav. Vid ett boende redovisades det i samband med granskning att det skett ett brandtillbud och enligt uppgifter har inte någon avvikelse/anmälan redovisats in. Årligen görs en skyddsrond av den fysiska arbetsmiljön. Vid ett boende redovisas att det bl.a. förekommer brister i fastigheten som elsäkerhet, brännskaderisker avseende varmvatten, halkrisker (algbeläggning altan). Detta har påtalats fastighetsägaren upprepande gånger (extern fastighetsägare) men bristerna kvarstår. 5.3. Vidtagna åtgärder Förvaltningen har upprättat ett flertal olika säkerhetsrutiner, bl.a. kring: läkemedel, handlingsplaner hot och våld, dödsfall, brand, alkohol och droger, nyckelhantering, fallolyckor, när du vikarierar för anställd X, basal vårdhygien, behandlingsplan akut sjukdomsförsämring. I ett antal fall har respektive boende tagit fram lokala rutiner som ett komplement. I samband med intervjuerna i verksamheterna redovisades att för varje ”bostad med särskild service för vuxna” dokumenteras en ”Genomförandeplan” per brukare som beskriver hur en beslutad insats praktiskt ska genomföras. Syftet med genomförandeplanen är att skapa en tydlig struktur för det praktiska genomförandet och uppföljningen av en beslutad insats. Enligt uppgifter dokumenterar personalen även särskilda uppkomna risker för den enskilde i genomförandeplanen. Vid ett boende (vuxenpsykiatrisk) beskriver verksamheten att samverkan mellan psykiatrin och socialtjänsten inte alltid fungerat. Enligt uppgifter förekommer okunskap eller bristande förståelse inför det ansvar och de befogenheter som åligger respektive huvudman, vilket kan innebära en säkerhetsrisk. Avdelningen för personer med beroende eller psykisk funktionsnedsättning har tagit fram en brukarkonsekvensbeskrivning avseende förändrad organisation gällande stöd i boendet till personer med psykisk funktionsnedsättning. En riskbedömning har bl.a. genomförts avseende ändrad nattbemanning. De risker som förändringen innebar beskrivs ”För vissa brukare kan detta eventuellt skapa en November 2012 Halmstads kommun PwC 11 av 18 Granskning säkerhetsarbetet otrygghet att inte ha personal tillgänglig i sin omedelbara närhet.” De åtgärder som vidtogs var att genomföra en brukarundersökning. I efterhand har en Lex Sarah anmälan gjorts avseende att det saknades möjlighet för vissa brukare att komma i kontakt med nattstödet. 5.4. Kompetensutbildning Enligt de intervjuade framgår det att personalen genomgått utbildningar i fallprevention, läkemedelshantering, dokumentation, livsmedel, basal vårdhygien och brand. För nyanställda sker en introduktion på arbetsplatsen med brukarna tillsammans med inläsning av rutiner. Ett krav är att nyanställd har genomgått brandutbildning och som nyanställd arbetar man inte ensam utan arbetet sker tillsammans med en mer erfaren kollega. Vid ett boende har personalen delat upp ansvaret för att upprätthålla rutindokumentationen mellan varandra. Detta för att rutinerna ska ses som ”levande” och på så sätt kompetensutbilda varandra vid uppdateringar eller förändringar. 5.5. Bedömning Vi anser att risk- och säkerhetsanalys avseende brukarnas säkerhet till viss del genomförts. Vidare förekommer det ett flertal aktiviteter som bidrar till styrning och ledning av säkerhetsarbetet. Vi anser att nämnden genom bl.a. verksamhetsplanen och bildandet av kvalitetsenheten tydliggjort säkerhetsarbetet och prioriterar dessa frågor. Vi bedömer att det sker ett visst lokalt säkerhetsarbete på respektive boende och för respektive brukare. Detta genom att en genomförandeplan per individ skrivs. Vi rekommendera att risk- och säkerhetsanalysen även omfattar samverkan med annan huvudman samt verksamhet som bedrivs av annan huvudman. Kvalitetsenheten beskriver att den interna avvikelsehanteringen och kvalitetsledningssystemet inte fullt ut är implementerad i hela verksamheten. Vi rekommenderar att arbetet prioriteras och integreras i det dagliga arbetet. Vi finner att verksamhetsberättelsen/ patientsäkerhetsberättelsen kan utvecklas genom tydligare analyser samt vilka åtgärder som genomförts. Avvikelserna bör spridas till andra arbetsplaster inom förvaltningen för att förebygga risker även på andra arbetsplatser. Även avvikelserapportering och återkoppling som berör annan huvudman behöver säkerställas. Vidare behöver avvikelsernas allvalighetsgrad graderas för att upprätta rutiner, följa upp och styra. Vi finner det angeläget att rutinen avseende avvikelserapporteringen vid brand tydliggörs. I samband med granskningen noterade vi att någon rapportering av ett brandtillbud aldrig skett. Detta är särskilt alvarligt då förvaltningen bedömer brand som en av de största säkerhetsriskerna. Granskningen visar på att säkerhetsrisker kopplat till brukarnas boende (fastigheter) inte åtgärdats. Vi bedömer att nämnden i huvudsak vidtar åtgärder vid uppkomna avvikelser och risker. Dock är vår bedömning att det förebyggande arbetet med risk- och säkerhetsanalyser kan förbättras och därigenom kan åtgärder vidtas tidigare. Vi ser positivt på att förvaltningen infört riskanalyser för brukarna vid större omorganiseringar. Dock vill vi påpeka att även mindre omorganiseringar och förändringar kan innebära säkerhetsrisker för brukarna. November 2012 Halmstads kommun PwC 12 av 18 Granskning säkerhetsarbetet Vi rekommenderar att nämnden inför ett uppföljningssystem utifrån ett antal riskfaktorer som kan ha påverkan på brukarnas säkerhet (exempelvis personaltäthet, kvalitetsbrister, avvikelsehantering mm) för att verka förebyggande. Vi bedömer att utbildningarna som personalen har genomgått faller in utifrån de riskområden som personalen identifierat. Vi anser dock det viktigt att det finns en koppling mellan utbildningar och risk- och säkerhetsanalys (kan varierar mellan olika verksamheter). Vi har noterat att det finns ett önskemål/behov av bemötande utbildningar för att minimera våld och hotsituationer för brukarna. Socialnämndens och Hemvårdsnämndens verksamheter har båda insatser till målgrupper med begränsad självständighet och stor sårbarhet. Vi tror att ett utökat samarbetet mellan förvaltningarna skulle kunna leda till effektivare och säkrare processer avseende bl.a. säkerhet. November 2012 Halmstads kommun PwC 13 av 18 Granskning säkerhetsarbetet 6. Hemvårdsnämnden Vid Hemvårdsförvaltningen hanteras säkerhets- och kvalitetsfrågor av olika tjänstemän inom utvecklingsenheten (staben) och MAS (enheten för myndighetsutövning). En organisationsförändring under hösten 2012 ska enligt uppgifter ske med ett mer koncentrerat ansvar för säkerhets- och kvalitetsarbete (både privat och egen regi). Syftet till omorganisationen är att skapa en tydligare styrning och uppföljning både för privat- och egen regiverksamhet. 6.1. Risk- och säkerhetsanalyser Hemvårdsnämnden har inte genomfört någon systematisk risk- säkerhetsanalys kopplat till brukarna. Förvaltningen arbetar dock med kvalitetsledningssystemet ”Kvalitetshuset” som bl.a. utgår ifrån Socialstyrelsen författningssamling. Kvalitetsledningssystemet består av diverse riktlinjer och rutiner kopplat till de olika processerna samt uppföljning av dessa. Nedan beskrivs kvalitetsledningssystemet schematiskt: Förvaltningen deltar i kommunens övergripande arbete med risk- och säkerhetsanalys för större och omfattande kriser och situationer. Enligt uppgifter följer förvaltningen upp kvalitetsindikatorer som utgör diverse risker exempelvis personalomsättning, chefsbyten, låga kvalitetstal, avvikelser och ekonomi som i förlängningen och som en kombination kan utgöra säkerhetsrisker för kunderna. Samtliga respondenter menar att det finns system för hur kvalitetsledningssystemet ska fungera. Utifrån genomförda intervjuer beskrivs de största säkerhetsriskerna för kunderna som: Samtliga av personalen har inte tillgång till datoriserad dokumentation. I flera fall förekommer muntlig kommunikation mellan personalgrupper. Brand November 2012 Halmstads kommun PwC 14 av 18 Granskning säkerhetsarbetet Bemötandefrågor Kommunikation och informationsspridning Lås och larm Fall Hygien Följande aktiviteter kan kopplas till risk och säkerhetsarbetet inom Hemvårdsnämnden: Upprättat och beslutat om en intern kontrollplan för 2012 och där ett antal kontrollmoment kan kopplas till kundernas säkerhet. Uppföljning av genomförandeplaner, säkerhet för kunders privata medel, uppföljning av åtgärdsplaner, Senior Alert, följsamhet av egenkontrollsrutiner (livsmedellagen). Verksamhetsplanen utgår från fullmäktiges konkretiserade mål samt särskilt prioriterade mål som ska styra mot kvalitet och brukarfokus (6 st). Verksamhetsföreträdarna på respektive boende beskriver att de arbetar med en form av lokala säkerhetsanalyser utifrån brukarnas status, risker i fastigheten, infektionsrisker m.m. 6.2. Avvikelsehantering, sammanställning och rapportering Hemvårdsförvaltningen använder sig av tre olika typer av avvikelser; intern avvikelserapport, Lex Maria anmälningar samt Lex Sarah anmälningar. Interna avvikelserapporteringssystemet är en del av förvaltningen kvalitetsarbetet och syftet är att: finna systemfel (dvs när olika rutiner, riktlinjer eller fattade beslut inte stämmer överens) uppmärksamma områden där rutiner eller riktlinjer saknas uppmärksamma när riktlinjer, rutiner eller fattade beslut finns, men inte följs. Den interna avvikelsehanteringen grupperas i tre nivåer kopplat till allvarlighetsgrad. Förvaltningen har tagit fram riktlinjer för avvikelseanmälan, Lex Maria och Lex Sarah anmälningar. Verksamheten beskriver att avvikelsehanteringen är implementerad i hela verksamheten och bedöms fungera. Vid nämndens sammanträde den 2012-01-25 redovisades ”Verksamhetsberättelse – patientsäkerhetsberättelse”, en årlig sammanställning av bl.a. antal inkomna avvikelser, typ av avvikelser, antal Lex Maria och Lex Sarah anmälningar. Ingen rapportering enligt allvarlighetsgrad görs. När det gäller avvikelserna är den vanligaste avvikelsen glömda läkemedel och fallskador. I verksamhetsberättelsen anges att dessa två typer av avvikelser bör få hög prioritet inom förvaltningens förbättringsarbete. Rapporteringen omfattar även viss redovisning över privata vårdgivare. Förvaltningen använder sig av kvalitetsregistrena Senior Alert, Svenskt Palliativ register samt Bpsd (Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens). Bpsd registret är enligt de intervjuade inte helt implementerat. I Palliativa registret redovisas flertal kvalitetsindikatorer där resultatet endast i ett fall uppgår till satt November 2012 Halmstads kommun PwC 15 av 18 Granskning säkerhetsarbetet målvärde. Vidare beskrivs att verksamheten sedan 2004 arbetar med ”Genombrottsmetoden”, ett sätt att identifiera de huvudprocesser där det finns brister och som behöver förbättras. En patientsäkerhetsberättelse kommer enligt Patientsäkerhetslagen att redovisas i samband med bokslut. I berättelsen integreras kvalitetsberättelsen, vilket beskrivs som en tydlighet avseende rapporteringen av kvalitet och säkerhet och de åtgärder som eventuellt behöver vidtas. 6.3. Vidtagna åtgärder Förvaltningen arbetar enligt ”Genombrottsmetoden” vilket överensstämmer med Lean-tankar om ständiga förbättringar. Åtgärder sker i det dagliga arbetet och grundar sig på risker för den enskilda enheten men också utifrån resultat hämtat från kvalitetsledningssystemet. Nedan beskrivs ett antal åtgärder som genomförts avseende säkerhetsarbetet för kunden: 6.4. Berörd personal kommer att få behörighet till datoriserad dokumentation och erbjudas utbildning i dokumentation. Sprinklersystem har installerats vid ett antal äldre fastigheter (äldreboenden) Styrgrupper har bildats där enhetscheferna utbyter erfarenheter sinsemellan och beskrivs av mindre erfarna chefer som positivt. Säkerhetsfrågor beskrivs som prioriterade. Infört Senior Alert, ett kvalitetsregister där varje person 65 år eller äldre, registreras med riskbedömning, vidtagna åtgärder och resultat inom områdena fall, undernäring, trycksår och munhälsa. Syftet med systemet är att verksamheten lättare kan arbeta förebyggande. Riskbedömningar har genomförts för ca 91 % (särskilda boendeplatser). Under 2010 beslutade nämnden att genomföra en särskild tillsyn med anledning av att det uppdagats brister inom demensvården på flera håll i landet. Tillsyn skedde på samtliga äldreboenden i kommunen både egenregi samt privata. Ett antal brister uppdagades. Apoteket har under året granskat att läkemedelshanteringen är utförd enligt författningar och övriga riktlinjer. Sammanfattningsvis beskrivs att läkemedelsförråden (4 st i kommunen) har en god ordning i förråden och att läkemedelshanteringen tycks fungera väl och de flesta förbättringsförslag som lämnades 2011 har åtgärdats. Granskningen visar dock på ett antal förbättringar (rutiner, dokumentation och uppföljning). Genomförandeplan per brukare genomförs och revideras minst en gång per år. Kompetensutbildning Enligt de intervjuade framgår det att personalen genomfört utbildningar i bl.a. fallprevention, läkemedelshantering, livsmedel, basal vårdhygien och brand. I samband med att personalen får behörighet till digital dokumentation, kommer utbildningsinsatser genomföras. Introduktion för nyanställda sker på arbetsplatsen tillsammans med inläsning av rutiner. Ett krav är att nyanställd har genomfört brandutbildning och som nyanställd arbetar man inte ensamma utan arbetet sker tillsammans med en mer erfaren kollega. Verksamheten beskriver att våld i nära relationer tydligare har uppmärksammats. Ett arbete med att ta fram riktlinjer pågår för hur personalen ska hantera detta. November 2012 Halmstads kommun PwC 16 av 18 Granskning säkerhetsarbetet 6.5. Bedömning Vår bedömning är att nämnden upprättat flertal aktiviteter kopplade till risk och säkerhetsarbetet. Någon särskild risk- och säkerhetsanalys avseende säkerheten kopplat till brukarna har ej tagits fram. Vi anser dock att arbetet med ”kvalitetshuset” tillsammans med den uppföljningen av ett antal riskfaktorer med påverkan på säkerhet (äldreboenden) ger förutsättningar för en god risk- och säkerhetsanalys och därmed en god säkerhet för kunderna. Vi rekommenderar att nämnden håller sig informerad om arbetet med ”kvalitetshuset och utfallet av riskfaktorer samt genomför någon form av risk- och säkerhetsanalys för att kunna förvissa sig om att säkerhetsarbetet fungerar. Informationen bör ske på ett enkelt sätt. Vi anser att kommunens risk- och sårbarhetsanalys och förvaltningens arbetsmiljörisk bedömning är bra exempel utifrån ett pedagogiskt sätt. Vi anser att avvikelserapportering årligen sker till nämnden. Vi finner att verksamhetsberättelsen/ patientsäkerhetsberättelsen kan utvecklas genom tydligare analyser samt vilka åtgärder som genomförts. Exempelvis bör nämnden använda sig av möjligheten att följa upp allvarlighetsgraden av de interna avvikelserna. Enligt förvaltningen pågår ett arbete med att utveckla Patientsäkerhetsberättelsen, vilket vi ser positivt på. Vi ser positivt på implementeringen av Senior Alert och vi rekommenderar att nämnden använder sig av systemets analys och rapporteringsmöjligheter för att utveckla nämndens risk- och säkerhetsanalyser. Vi anser att nämnden vidtar åtgärder utifrån uppkomna risker och avvikelser. Förvaltningen arbetar med genombrottsmetoden, vilket innebär att verksamheten ständigt arbetar med förbättringar. Flertal vidtagna åtgärder avseende säkerhetsarbetet är genomförda exempelvis sprinkler (brand), införandet av Senior Alert, läkemedelshanteringen. Vidare har nämnden begärt en särskild tillsyn på samtliga äldreboenden i kommunen (både egenregi samt privata). Förvaltningen har tagit fram en arbetsmiljörisk bedömning kopplat till respektive rum och kund. Vi anser att denna skulle kunna utvecklas och även omfatta andra typer av risker däribland säkerhetsrisker. Utifrån de risker som verksamheten beskriver anser vi att utbildningsinsatser i huvudsak sker. Vi har noterat att det finns ett önskemål/behov av att öka utbildningsinsatserna inom demens och psykiatriska sjukdomar kopplat till säkerhetsarbetet för såväl kunderna som personal. Hemvårdsnämndens och Socialnämndens verksamheter har båda insatser till målgrupper med begränsad självständighet och stor sårbarhet. Vi tror att ett utökat samarbetet mellan förvaltningarna skulle kunna leda till effektivare och säkrare processer avseende bl.a. säkerhet. November 2012 Halmstads kommun PwC 17 av 18 Granskning säkerhetsarbetet Carl-Magnus Stensson Christel Eriksson Projektledare Uppdragsledare November 2012 Halmstads kommun PwC 18 av 18