AVTAL Referens Siv Wikström Datum 2012-01-04 AVTAL NR: 4232011-001 Avtalsområde: Perifer cirkulationsutrustning Till Klinisk Fysiologi SU/Mölndal AVTALSPARTER: Beställare: VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Leverantör: FÖRETAG X AB Diarienr Avtalsnr SN 423-2011 4232011-001 2(13) AVTALSVILLKOR Innehållsförteckning Sid nr 1 Avtalsparter .................................................................................... 4 2 Avtalsomfattning ............................................................................ 4 3 Avtalsform....................................................................................... 4 4 Avtalstid .......................................................................................... 4 5 Arbetsgivaransvar .......................................................................... 5 6 Produkt/Funktion/Åtagande ......................................................... 5 7 Kvalitet och utförande ................................................................... 5 8 Avtalspriser ..................................................................................... 5 9 Fakturerings- och betalningsvillkor ............................................. 5 10 Dröjsmålsränta ............................................................................... 6 11 Option .............................................................................................. 6 12 Leveransvillkor ............................................................................... 6 13 Leveransadress ............................................................................... 6 14 Leveranstid...................................................................................... 6 15 Kontroll och besiktning.................................................................. 6 15.1 15.2 15.3 15.4 16 16.1 16.2 16.3 16.4 16.5 16.6 Ankomstkontroll av utrustningen ............................................................ 6 Provdrift ................................................................................................... 7 Garantibesiktning/åtagande ..................................................................... 7 Efterbesiktning ......................................................................................... 7 Montage och installation ................................................................ 7 Ansvarig för leverans/installation ............................................................ 7 Godsmärkning.......................................................................................... 7 Arbete i beställarens lokaler .................................................................... 7 Ansvar mot tredje man ............................................................................. 7 Lokaler och installationer ........................................................................ 8 Underleverantör ....................................................................................... 8 17 Leveransförsening och Vite ........................................................... 8 18 Elektronisk handel ......................................................................... 8 19 Dokumentation ............................................................................... 9 19.1 19.2 20 20.1 20.2 Bruksanvisning/Handhavandebeskrivning .............................................. 9 Teknisk dokumentation............................................................................ 9 Utbildning........................................................................................ 9 Handhavandeutbildning ........................................................................... 9 Teknisk genomgång ............................................................................... 10 3(13) 21 Uppdatering programvara .......................................................... 10 22 Garanti .......................................................................................... 10 23 Tillgänglighetsgaranti .................................................................. 10 24 Service och underhållsavtal ......................................................... 11 25 Ändringar och tillägg ................................................................... 11 26 Handlingars inbördes ordning .................................................... 11 27 Överlåtelse av avtal/ägarskifte .................................................... 11 28 Hävning ......................................................................................... 12 29 Organisationsförändring ............................................................. 12 30 Befrielsegrunder (force majeure)................................................ 12 31 Intrång i upphovsrätt och patent ................................................ 13 32 Tvist ............................................................................................... 13 33 Avtalstecknare .............................................................................. 13 4(13) 1 Avtalsparter Detta avtal har träffats mellan Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen, VGR), genom Regionservice Inköp, på uppdrag av Sahlgrenska Universitetssjukhus/Mölndal nedan kallad Beställaren och NN, nedan kallad Leverantören Organisationsnamn: Adress: Postadress: Org.nr: Postgiro: Bankgiro: Webbplats: Kontaktperson för avtalet: Enhet: Adress: Postadress: Tel: Mobil: Fax: E-post: 2 Beställare: Västra Götalands läns landsting Regionservice, Regionens Hus, Östergatan 1 462 80 VÄNERSBORG 232100-0131 Leverantör: xx www.vgregion.se Siv Wikström Regionservice, Område Inköp Regionens Hus 462 80 Vänersborg 0521-27 56 14 0703-68 15 73 0521-27 56 70 [email protected] Avtalsomfattning Leverantören åtar sig att för Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen, VGR), leverera och installera samt utbilda En (1) Perifer cirkulationsutrustning, för utvärdering av blodcirkulation i perifera kärl I enlighet med detta avtal samt med kravspecifikation, kommersiella villkor och föreskrifter i det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. 3 Avtalsform Detta är ett specifikt köp som reglerar samtliga villkor för aktuella produkter. Avtalet är juridiskt bindande endast under förutsättning att det är undertecknat av båda avtalsparter. 4 Avtalstid Avtalet gäller för ett specifikt köp. Leverans till Sahlgrenska Universitetssjukhus/Mölndal, Klinisk Fysiologi, Entréplan Hus V, kommer att ske enligt överenskommen tidplan. 5(13) 5 Arbetsgivaransvar Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Antagen Leverantör skall vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och förordningar, föreskrifter och allmänna råd som vid varje tidpunkt under avtalstiden gäller för denna typ av verksamhet. Leverantören skall förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra de skyldigheter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl. a att Leverantören självt har att svara för skador som vållas av företagets anställda genom att teckna och vidmakthålla försäkring till täckande av skadestånd. 6 Produkt/Funktion/Åtagande Leverans/utförande enligt förfrågningsunderlag med bilagor. 7 Kvalitet och utförande Levererad produkt skall överensstämma med broschyrer och enligt i förfrågningsunderlaget med bilagor uppställda krav. Vid godkända produktförändringar som påverkar metoder, användningsområde mm är Leverantören skyldig att informera och vid behov utbilda berörd personal hos avropande enheter om förändringen. Informationen skall lämnas till verksamhetschef och medicinteknisk chef. 8 Avtalspriser För leverans enligt detta avtal gäller de priser som framgår av detta avtal och bifogad specifikation. Samtliga priser är fasta och angivna i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt och inkluderar samtliga åtaganden enligt villkor specificerade i detta avtal. 9 Fakturerings- och betalningsvillkor Faktureringsadress: Sahlgrenska Universitetssjukhuset Gemensam Fakturaenhet, ansvarsnr. 22540 Område 4 416 85 GÖTEBORG Betalning sker per 30 dagar netto efter godkänt uppdrag, godkänd leverans, provperiod, övertagande och godkänd fakturering. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns ej. 6(13) 10 Dröjsmålsränta Om Beställaren inte erlägger likvid för faktura i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt svensk räntelags bestämmelser. Dröjsmålsränta erläggs ej för faktura med avvikelse såsom Beställningsnummer saknas Priset avviker ifrån avtalat pris Felaktig eller ofullständig adress Beloppet understiger 100 SEK 11 Option Avtalet skall omfatta en optionsklausul för ytterligare en utrustning med giltighetstid till 30 oktober 2013. Valutajustering tillämpas under optionstiden varvid valutakursen skall fastställas i samband med avrop av optionen, så att ett fast pris i SEK gäller för hela leveransen. Vid valutajusteringar korrigeras 75 % av angivna priser i SEK med hela den aktuella förändringen. Eventuell valutajustering skall jämföras med valutakurs vid avtalsstart. Det åligger leverantören att påvisa den eventuella valutajusteringen. 12 Leveransvillkor Fritt Beställaren till angiven leveransadress enligt Incoterms 2010 DDP, Leverantören skall stå för samtliga kostnader för intransport av ny utrustning till angiven mottagare. 13 Leveransadress Beställd utrustning skall levereras till: Sahlgrenska Universitetssjukhus/Mölndal Klinisk Fysiologi Entreplan Hus V 431 80 Mölndal 14 Leveranstid Med leveranstid avses fullständig leverans av i avtalet ingående åtaganden. Aktuell utrustning skall vara levererad, monterad och installerad samt klar för drift senast vecka xx år 2012. 15 Kontroll och besiktning 15.1 Ankomstkontroll av utrustningen Ankomstkontrollen utförs tekniskt av Medicinsk Teknik - MT med medverkan av leverantören. Denna kontroll består av avprickning av levererad utrustning och dokumentation samt säkerhets- och funktionskontroll. 7(13) All utrustning och dokumentation skall vara levererad innan ankomstkontrollen kan ske. Godkännande och övertagande av utrustningen skall ske efter godkänd ankomstkontroll, utförd utbildning och provdrift. 15.2 Provdrift Leverantören skall ha genomfört säkerhetsbesiktning tillsammans med av beställaren utvald personal innan klinisk användning sker. Utrustningen skall sedan vara i klinisk provdrift under 30 dagar innan övertagandet sker. 15.3 Garantibesiktning/åtagande Under garantitiden skall Leverantören genomföra förebyggande underhåll och mjukvaruuppdateringar på systemets alla ingående delar enligt respektive tillverkares instruktion utan kostnad. Tidigast två månader innan garantitiden går ut skall Leverantören kalla brukaren och Medicinsk Teknik till en gemensam avstämning av återstående åtaganden. Eventuella anmärkningar åtgärdas kostnadsfritt av Leverantören. Är ej samtliga åtaganden uppfyllda efter ordinarie garantitid skall denna fortsätta att gälla tills så är fallet. 15.4 Efterbesiktning Efterbesiktning om behov finns genomföres enligt § 5 i BMU 93 16 Montage och installation 16.1 Ansvarig för leverans/installation Leverantören skall till Beställaren i god tid före arbetenas påbörjande lämna uppgifter om ansvarig kontaktperson för leverans och installation. 16.2 Godsmärkning Gods skall vara märkt med köparens leveransadress och angiven godsmärkning såväl på kolli som på följesedel. 16.3 Arbete i beställarens lokaler Observera att speciella regler gäller för arbete i aktuella lokaler. När leverantörens personal utför arbete i köparens lokaler, skall leverantören i sitt åtagande överta köparens skyddsansvar i enlighet med arbetsmiljölagen. I detta åligger det även leverantören att göra sig införstådd med de regler och förordningar som gäller vid aktuellt arbetsställe. Leverantören ansvarar för att nödvändiga åtgärder vidtages för att efterleva detta skyddsansvar. I övrigt enligt MONTAGE 85 punkt 8.1-8.7. 16.4 Ansvar mot tredje man Med hänsyn till arbetsplatsens läge måste arbeten och transporter utföras med största försiktighet. Leverantören skall åläggas ett strikt ansvar (oberoende av vållande) för alla skador, som kan uppkomma i samband med arbetenas utförande och åsamkas tredje man. 8(13) 16.5 Lokaler och installationer Vid installation ombesörjer beställaren att behövliga förarbeten är slutförda i så god tid att leverantören inte hindras i sina åtaganden. Leverantören skall i god tid skriftligen anmäla till köparen om han på grund av bristande förarbeten från köparens sida är förhindrad att fullfölja leveransen enligt ovan. 16.6 Underleverantör Om leverantören utnyttjar underleverantör eller konsult för genomförande av viss del av uppdraget, skall leverantören svara för underleverantörens eller konsultens arbete som för eget. 17 Leveransförsening och Vite Försenad eller utebliven leverans. Vid försening från Leverantörens sida i förhållande till överenskomna tidpunkter är Beställaren berättigad att av Leverantören erhålla vite i enlighet med ALOS 05/ Montage 85. Beställaren har dessutom rättigheten att efter 10 kalenderveckor helt häva avtalet, utan erläggande av extra kostnader. Se även punkt 28. Häver Beställaren beställningen/avtalet enligt denna punkt äger Beställaren rätt att erfordra återbetalning av erlagd del av köpeskillingen inklusive en ränta motsvarande gällande diskonto plus 8 %. Vite skall utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 2 % av värdet på avtalat belopp som till följd av förseningen inte kunnats tas i avsett, dock maximalt 20 %. Avstämning sker mot datum för leveransbesiktning. 18 Elektronisk handel Västra Götalandsregionen kommer att fr.o.m. år 2012 börja införandet av ett modernt sammanhållet och tillgängligt/öppet verksamhetsstöd för elektronisk handel och där följande SFTI standarder kommer att följas: Avrop mot ramavtal ESAP 6.1, 6.3 Periodisk fakturering ESAP 9.1 Orderlös fakturering – ESAP 9.2 Enkelt handelsflöde med Sveorder (Enkel E-order) och Svefaktura 1.0 Fulltextfaktura 2.0 För den leverantör som inte har ett eget e-handelssystem, kommer en web-baserad lösning med handelsflödet från avrop till fakturering att finnas och med detta alternativ, kan även små till medelstora leverantörer arbeta med elektronisk handel mot VGR. Vidare ska produktunderhåll ske av leverantören mot VGR:s produktkatalog. Detta produktunderhåll sker via web manuellt, via excelmall eller via SFTI pricat Sc 6.1 eller högre. 9(13) En e-handelslösning kommer att finnas på plats fr.o.m. år 2012 mot avtalad tjänstepartner eBuilder, vilket då innebär att en koppling mellan parterna och produktunderhåll mot Västra Götalandsregionen:s produktkatalog skall kunna ske. Leverantören skall därför senast 3 månader efter avtalsstart, eller enligt separat överenskommelse kunna tillämpa elektronisk handel och produktunderhåll enligt angivna krav ovan. I samband med införande av e-handel kommer Västra Götalandsregionen gå över och använda UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) som är ett internationellt erkänt klassificeringssystem och där samma koder används i alla länder. UNSPSC är branschöverskridande och strukturen täcker alla branscher och produktområden. Leverantören skall därför på produktnivå ange gällande UNSPSC-kod. För mer information och gällande koder se. http://www.gs1.se/sv/GS1systemet/Klassificeringssystem/UNSPSC/ 19 Dokumentation Om utveckling/uppdatering av dokumentation och/eller produkt sker skall information om detta sändas till Beställaren. 19.1 Bruksanvisning/Handhavandebeskrivning Utrustningen skall levereras med fullständig bruksanvisning (2 ex.) samt kortfattad handhavandebeskrivning (2 ex.). Språket skall vara svenska Aktuell utrustning skall ha en kortfattad bruksanvisning i material som är tåligt för väta och slitage. Bruksanvisningen bör ej enkelt kunna tas loss från utrustningen. 19.2 Teknisk dokumentation Komplett teknisk servicemanual (för installation, justering och service) funktionsbeskrivning på svenska eller engelska till alla ingående enheter skall finnas och omfatta aktuell utrustning. Fullständiga instruktioner för planerat underhåll med angivande av underhållstidens längd/år skall finnas och omfatta aktuell utrustning. Tekniska hjälpmedel som kan behövas för funktions- prestanda- och säkerhetskontroller skall anges och förväntas ingå. Språket förväntas vara svenska, i annat fall engelska, vilket skall anges. Vissa standardkomponenters specifikationer kan vara på engelska. Textinformationen bör vara rensad från ovidkommande språk. 20 Utbildning 20.1 Handhavandeutbildning Information/utbildning på svenska rörande produktens handhavande och skötsel skall ske efter behov och vara kostnadsfri. Med produktinformation avses beskrivning av produktens egenskaper, utformning och användningsområde. 10(13) All berörd personal (lokal servicetekniker och operativ personal) skall erhålla utbildning, både före och efter ibruktagandet. De apparatansvariga på respektive avdelning skall erhålla en fördjupad utbildning, för att kunna fungera som instruktörer. 20.2 Teknisk genomgång I samband med installation/leverans skall leverantören genomföra en introduktionsutbildning (handhavande och teknik) av ansvarig tekniker, med syftet att dessa, i samarbete med leverantören, skall kunna klara enklare fel samt bättre kunna stödja användarna. 21 Uppdatering programvara Uppdateringar som berör utrustningens säkerhet skall ingå utan kostnad under produktens livslängd. Detta gäller hårdvara såväl som mjukvaran i systemet. Leverantören svarar för att utrustningen efter uppdatering uppfyller minst samma krav på funktion och säkerhet som den gjorde före. Dokumentation skall uppdateras så att innehållet svarar mot de gjorda förändringarna. Berörd personal skall av leverantören informeras om uppdateringar och ges kompletterande utbildning. 22 Garanti Garantitiden är 24 månader från godkänt övertagande. Garantin omfattar alla kostnader för garantiåtgärder, inklusive reservdelar, utbytesdelar, resor, traktamentskostnader, logi mm. Fel på produkten som beror på bristfällighet i konstruktion, material eller tillverkning eller som består i att produkten inte i övrigt uppfyller avtalade egenskaper skall avhjälpas av Leverantören på dennes bekostnad. Leverantören skall svara inför Beställaren för sina underleverantörers garantiåtaganden. Om antagen Leverantör är återförsäljare och ej kan fullgöra erhållet uppdrag, skall produktens tillverkare förbinda sig att överta Leverantörens skyldigheter enligt detta avtal. I förekommande fall skall i så fall Leverantören skriftligen kunna redovisa dokumentation som styrker tillverkarens åtaganden enligt ovan. Under garantitiden skall Leverantören genomföra förebyggande underhåll utan kostnad. Leverantören och Beställaren utför gemensam garantibesiktning. Var part står för sina kostnader. 23 Tillgänglighetsgaranti Leverantören skall garantera 97 % tillgänglighet på utrustningen under följande förutsättningar (gäller garantitid och vid tecknande av fullservice eller samarbetsavtal). 11(13) Gemensam driftsjournal med omfattning och tidsangivelser skall föras över alla fel. Utrustningen anses tillgänglig när den vid normal användning uppfyller den prestanda som angivits i tekniska och funktionella underlag, alla undersökning- och diagnostikmöjligheter skall finnas. Tillgängligheten mäts mellan 8-17 helgfri måndag till fredag under 52 veckor/år fr.o.m. godkänt övertagande. Beräkningen sker som ett genomsnitt under 6 månadersperioder. Tid mellan felanmälan hos Leverantör och till dess felet är åtgärdat räknas som otillgänglighet. Fel vid felbetjäning skall ej medräknas i otillgänglighetstid. Otillgänglighet under planerat FU medräknas ej i otillgängligheten. Om den planerade tillgängligheten ej uppnås under garantitiden skall garantitiden förlängas med 1 månad för varje procentenhet som tillgängligheten understiger den avtalade nivån. Om den garanterade tillgängligheten understiger 90 % skall utrustningen eller delar av utrustningen bytas utan kostnad för Beställaren alt. häva beställningen/avtalet och erhålla full kreditering. Om leverantören ej bereds göra underhåll i den omfattning som bestämts skall tillgänglighetsgarantin upphöra. Servicearbeten skall utföras av Leverantören eller av denne utbildad person. Utrustningen används endast för klinisk rutindrift. 24 Service och underhållsavtal Se förfrågningsunderlag med bilagor. 25 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig gemensam handling undertecknad av behörig företrädare för både Beställare och Leverantör. 26 Handlingars inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning 27 skriftliga ändringar och tillägg till avtal avtal inklusive bilagor eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag förfrågningsunderlag med bilagor anbud ALOS 05, Montage 85, Avtal 90, BMU 93 Överlåtelse av avtal/ägarskifte Detta avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan avtalsparternas skriftliga godkännande. 12(13) Om ägarskifte sker hos Leverantören eller av Leverantören anlitad underleverantör skall skriftligt godkännande omedelbart inhämtas av Beställaren. Ny Leverantör får ej anlitas utan Beställarens skriftliga medgivande. 28 Hävning Beställaren äger rätt att med 3 månaders varsel häva upprättat avtal och erhålla full kreditering om: Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran. Leverantören begärs i konkurs, ansöker om ackord eller träffar ackordsuppgörelse. Se även punkt 17. Leverantören äger rätt att med 3 månaders varsel häva upprättat avtal om: Beställaren i väsentlig hänseende underlåter sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran. Beställaren har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av avtalet. 29 Organisationsförändring Beställaren reserverar sig för organisationsförändringar utanför Beställarens kontroll som kan komma att påverka avropsvolymer/beställningar och avtalstider. 30 Befrielsegrunder (force majeure) Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet (”Befrielsegrund”), som ligger utanför Parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört skall förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund skall anses eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt. Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden skall inte anses som befrielsegrund om Part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. För att få befrielse enligt ovan skall Part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra Parten härom. Skriftligt meddelande skall också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande. Part skall vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske. 13(13) Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den Part, som inte har åberopat befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav. 31 Intrång i upphovsrätt och patent Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara köparen om krav riktas eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta Beställaren för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att Leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning. Om det fastställs att intrång har skett skall Leverantören på egen bekostnad antingen: 32 Tillförsäkra Beställaren rätt att fortsätta använda produkten. Ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär immaterialrättsligt intrång. Ändra produkten så att immaterialrättsligt intrång inte föreligger. Återta produkten och kreditera Beställaren ett belopp som motsvarar produktens värde med hänsyn till den tid produkten använts och normal avskrivningstid. Tvist Tvist angående tolkning av ingångna överenskommelser skall i första hand avgöras i förhandling mellan parterna, därefter avgöras i svensk domstol inom Västra Götalandsregionen med tillämpning av svensk rätt. 33 Avtalstecknare Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt original. Avtalet undertecknas utav behörig firmatecknare eller i kraft av ställningsfullmakt. FÖR BESTÄLLAREN FÖR LEVERANTÖREN Västra Götalands läns Landsting Ort 2012-XX-XX Företag AB Ort 2012-XX-XX xxxxxx xxxxxx Regionservice Inköp Behörig Företrädare