klarspråk!

KLARSPRÅK!
Etiska riktlinjer för Ramirent
Så skall
vi uppträda!
Detta dokument beskriver vad du kan förvänta dig
av oss som arbetar inom Ramirent. Det är viktigt att
du som har kontakt med Ramirent och gör affärer
med oss känner till vad vi själva står för, hur vi vill
vara mot varandra och mot dig som vår affärspartner.
Det ger dig också en vägledning i hur vi förväntar oss
att du agerar gentemot oss.
För oss på Ramirent är denna skrift mer än en
allmän vägledning. Inget – varken kravet att uppfylla
mål eller direkta order från en överordnad – får
någonsin leda till att vi gör avkall på vårt åtagande
när det gäller ärlighet och integritet. Ingen har
mandat att medge några som helst undantag från
de etiska reglerna.
2
Vår värdegrund – ett resultat
av ett gemensamt arbete
alla en del av samhället, och det vi gör och
står för påverkar hur samhället utvecklas.
Barn och ungdomar ser vårt sätt att vara som
en naturlig väg att följa.
Vi tror på att umgås mycket med våra
affärspartners. Sociala kontakter är mycket
viktigt. Vi tror däremot inte på överdådig
representation i dessa sammanhang. Vi vill
kunna stå för att umgänget är sunt och att
det följer de spelregler som vi anser borgar
för det.
Jag hoppas att du uppskattar att vi tar
frågan om etik och moral på allvar. Vi är
människor med fel och brister, men vi tror
på att god affärsmoral i förlängningen leder
till sund konkurrens, bättre relationer och
ett humanare samhälle. Därför vill vi sträva
efter att göra allt för att du skall känna att
det vi gör och står för är ”fair play”, rent
spel.
Denna skrift har tagits fram som en följd av
det arbete med en gemensam värdegrund
som inleddes år 2006. Tanken med en
företagsgemensam värdegrund är att skapa
en plattform och en kultur som skall känneteckna Ramirent såväl internt som externt.
All personal har vid olika tillfällen varit med
och diskuterat vad Ramirent skall stå för.
På så vis har alla medarbetare också
bidragit till den värdegrund som skall gälla
inom Ramirent.
Det skall vara en självklarhet att följa de
lagar och regler som finns i vårt samhälle.
Lika uppenbart skall det vara att inte sko sig
själv eller medverka till att andra kan erhålla
fördelar på ett otillåtet sätt.
Vi säger ja till sunda relationer
Vi anser att vi som människor har ett ansvar
att uppträda rakt och ärligt i alla lägen. Vi är
Mikael Öberg
VD Ramirent AB
”Vi är alla en del av samhället, och det vi gör
och står för påverkar hur samhället utvecklas”
3
Innehåll
Vårt förhållande till kunder,
leverantörer och andra samarbetspartners ................... 5
Företagets gästfrihet
Samarbete som åsidosätter konkurrens
Muta och bestickning
Omskrivning av fakturor
Konfidentiell information
Dataskydd
Vårt förhållande till omvärlden....................................... 7
Sponsring
Bidrag och stöd till politiska partier
Humanitärt stöd och social sponsring
Vårt förhållande till miljö och säkerhet ......................... 9
Lagar och regler
Våra leverantörer
Vårt eget arbete
Internationell solidaritet
Vårt förhållande till våra medarbetare ........................ 10
Respekt och likabehandling
Arbetsmiljö och friskvård
Bisysslor/delägarskap
Klarspråk – processen fortsätter ................................... 12
Sökordsregister ................................................................ 14
4
Vårt förhållande till kunder, leverantörer
och andra samarbetspartners
1. Företagets gästfrihet
partners är en självklar och viktig del
i marknadsförings- och utvecklingsarbetet.
Med hela Sverige som spelplan krävs ofta
både resor och logi för sådana aktiviteter.
I dessa fall har Ramirent som policy att,
när det gäller resor och hotellkostnader, inte
bjuda andra och inte heller låta sig bjudas av
andra. Hotellrum som betalas av annan part
kan bedömas vara bestickning. Kostnader för
resor och hotell betalar vi alltid själva.
Sunda affärer förutsätter goda relationer med
kunder, leverantörer och andra samarbetspartners. Därför lägger vi på Ramirent stor
vikt vid att skapa och underhålla goda relationer med vår omvärld.
Det finns många bra tillfällen att träffas
och utbyta synpunkter, t ex informationsträffar, kundmöten och studiebesök. I detta
relationsbyggande handlar inte alltid samtalsämnet om maskiner och tekniska lösningar. Social samvaro är en viktig del
i affärsrelationer, men vi anser att det är
viktigt att detta sker på ett sätt som inte kan
ifrågasättas av utomstående. Vår utgångspunkt är att sådana sammankomster ska ha
betoning på upplevelse.
Gåvor
I relationsbyggandet kan det ibland förekomma gåvor. I de fall vi får gåvor från andra
kommer vi, om gåvan är av exklusiv art, att
lämna tillbaka denna. Normen för vårt
handlande bygger på Skatteverkets riktlinjer.
När det gäller gåvor från oss till kunder,
samarbetspartner etc har vi i vårt presentsortiment enbart produkter vars värde ligger
inom Skatteverkets riktlinjer.
Vi delar inte ut gåvor som innehåller alkohol,
Kostnader för hotell och resor
Att genomföra studiebesök, informationsträffar och andra sammankomster med
kunder, leverantörer och andra samarbets-
”Kostnader för resor och
hotell betalar vi alltid själva.”
5
VÅRT FÖRHÅLLANDE TILL KUNDER, LEVERANTÖRER OCH ANDRA SAMARBETSPARTNERS
tion ökar engagemanget, motivationen och
erfarenhetsutbytet inom företaget.
Trots detta är det viktigt att skydda en del
konfidentiell information, till exempel:
• I relationen med våra kunder och samarbetspartners: pris- och kvantitetsuppgifter, uppgifter i samband med att
våra kunder lämnar in anbud i samarbete
med oss och liknande.
och vi tar inte emot sådana gåvor. Detta är en
viktig princip då vi anser att alkohol och droger
inte hör ihop med arbete.
2. Samarbete som åsidosätter
konkurrens
En sund samhällsekonomi förutsätter fungerande konkurrens i alla branscher. Ramirent
tar avstånd från allt samarbete som åsidosätter
konkurrensen.
Detta tas också upp i introduktionen av
alla nyanställda.
• I relationen med våra leverantörer:
information som gäller produktutveckling, produkttester, priser, leveransvillkor och liknande.
3. Muta och bestickning
Gåvor som är godkända inom skattelagstiftningen kan vara otillåtna inom ramen
för lagstiftningen om mutor och bestickning.
Med vår policy säkerställer vi att varken våra
kunder, våra leverantörer eller vi själva hamnar
i en situation som kan betraktas som muta eller
bestickning. Detta är allvarliga brott där man är
lika skyldig vare sig man ger eller tar emot en gåva.
• Internt: information som har betydelse för
vår förmåga att konkurrera och växa, samt
givetvis personalanknuten information.
På samma sätt som vi skyddar våra kunders
och våra leverantörers uppgifter utgår vi från
att våra samarbetspartners skyddar våra
uppgifter.
Därför är vi alla skyldiga att se till att
interna företagsförhållanden som inte har
kommunicerats till allmänheten hålls
konfidentiella.
4. Omskrivning av fakturor
På Ramirent sysslar vi inte med omskrivning av
fakturor. En sådan begäran kommer således
alltid att avslås av vår personal.
Med detta principiella ställningstagande
förebygger vi att våra kunder och/eller vår
personal övertalas att utföra en brottslig handling. Omskrivning av fakturor är alltid osant
intygande och således brottsligt.
6. Dataskydd
Den information som behandlas i föregående punkt lagras i allt större utsträckning
på datamedia. Det är givetvis lika viktigt att
skydda datalagrad information som all annan
information. Vi skyddar vår information med
fullgod säkerhetsnivå.
När det gäller personuppgifter hanteras
dessa i enlighet med personuppgiftslagen
(PUL).
5. Konfidentiell information
Ramirent är ett öppet företag där information
och kommunikation är en väsentlig del av
företagskulturen. Genom öppen kommunika-
”Ramirent tar avstånd från allt samarbete
som åsidosätter konkurrensen.”
6
Vårt förhållande till omvärlden
1. Sponsring
Idrott
För oss handlar sponsring om marknadsföring – ett affärsmässigt, ömsesidigt utbyte
mellan två eller flera parter där sponsorn
köper en vara, tjänst eller service av sponsormottagaren.
Syftet med ett sponsringsprojekt är att
företaget ska få ekonomisk vinning av sitt
engagemang. Sponsring är således inte en
form av välgörenhet. En grundprincip är att
vi kräver en motprestation, dels för att
sponsringsprojekt skall vara ömsesidiga
åtaganden och dels för att insatsen ur skattesynpunkt inte ska kunna betraktas som en
gåva.
Vid sponsringsprojekt ska alltid ett skriftligt
avtal upprättas.
Vi ser det som en bra princip att balansera
olika sponsringsprojekt så att flera inriktningar tillgodoses. Här följer ett par exempel
på områden där Ramirent kan tänka sig att
delta som sponsor.
Idrott är ett område där Ramirent har sponsrat
aktivt och kommer fortsätta att sponsra.
Motprestationen kan t ex vara reklamskyltar
eller dräktreklam samt evenemangsbiljetter och
möjlighet att disponera idrottsprofiler på våra
kund- eller medarbetarträffar.
Vi sponsrar enskilda evenemang och kontinuerliga tävlingsarrangemang. När det gäller sponsring av enstaka idrottsutövare är vi restriktiva.
Kultur
Inom kultur kan vi tänka oss att sponsra
kulturfestivaler, fasta kulturarrangemang
med mera. Lämpliga motprestationer kan
t ex bestå i att låta kulturpersonligheter
undervisa vår personal inom ämnen som att
framföra ett budskap, kroppsspråk och
liknande. Såväl inom kultur som inom idrott
kan reklamskyltar och evenemangsbiljetter
vara lämpliga motprestationer.
”När det gäller sponsring av enstaka
idrottsutövare är vi restriktiva.”
7
VÅRT FÖRHÅLLANDE TILL OMVÄRLDEN
Social sponsring
2. Bidrag och stöd till
politiska partier
Vi får ofta förfrågningar om s k social sponsring, t ex från Hem & Skola, BRIS eller olika
organisationer som motverkar narkotika med
flera. Det känns angeläget att stödja sådana
projekt genom gåvor.
Som företag tar Ramirent aldrig ställning
i politiska frågor, stöder inga politiska partier
och ger inte heller något ekonomiskt stöd till
politisk verksamhet.
Ramirent AB sponsrar inte:
• Politiska partier
• Personvalskampanjer
• Politiska organisationer eller andra
organisationer som tar politiska ställningstaganden.
Däremot uppmuntrar vi att anställda
engagerar sig i samhällsdebatten efter
egna värderingar och i sakfrågor.
Områden utanför
sponsringssfären
Ramirent AB sponsrar inte verksamheter som stöder:
• Politisk verksamhet
• Våld
• Negativt särskiljande av människor
• Alkohol och droger
3. Humanitärt stöd och social
sponsring
Ramirent engagerar sig gärna i projekt av
humanitär och ideell karaktär, förutsatt att
det inte finns några kopplingar till politiska
partier, personvalskampanjer eller organisationer som tar politiska ställningstaganden.
Ramirent stöder enskilda projekt, däremot
inga religiösa rörelser i allmänhet.
”Som företag tar Ramirent aldrig ställning
i politiska frågor, stöder inga politiska
partier och ger inte heller något
ekonomiskt stöd till politisk verksamhet.”
8
Vårt förhållande till miljö och säkerhet
3. Vårt eget arbete
Ramirent strävar efter att bidra till ett hållbart
samhälle. Själva affärsidén är en del i detta.
Genom att företag och privatpersoner hyr de
maskiner och det materiel de behöver istället
för att äga, minskas påverkan på miljön och
nyttjandet av jordens resurser. Färre maskiner
behövs, nya maskiner är miljövänligare.
Miljö, arbetsmiljö och brandskydd är integrerade i verksamhetsmålen. Vi arbetar metodiskt för att skydda miljön, skapa en bra arbetsmiljö, förebygga olyckor och säkerställa en
trygg hantering.
Vi har ett genomarbetat system som sträcker
sig från förberedelse till avveckling och
avslutande av projekt. I detta ingår riskbedömningar, ansvarsfrågor, utbildning av
våra egna medarbetare och av kundernas
personal, hantering av kemikalier och beredskap inför eventuella olyckor och kriser.
Alla våra intressenter – kunder, leverantörer,
personal, ägare, omvärlden – ska känna sig
trygga i att vi gör allt vi kan när det gäller att
förebygga alla tänkbara händelser inom
området miljö och säkerhet.
1. Lagar och regler
4. Internationell solidaritet
Vi följer kontinuerligt utvecklingen av lagar och
regler, anpassar våra rutiner och metoder efter
förändrade villkor och informerar våra kunder
kontinuerligt, t ex i gemensamma projekt.
Arbetsmiljöfrågorna är särskilt viktiga i den
globala ekonomi som vi lever i. Vi tar kraftfullt avstånd från barnarbete och ställer oss
bakom de internationella konventionerna
avseende barnarbete. I våra inköpsavtal har
vi en klausul som ger oss möjlighet att
omedelbart avbryta samarbete med en leverantör som utnyttjar barnarbete.
2. Våra leverantörer
Vi ställer tydliga miljökrav på våra leverantörer. Våra kunder ska veta att när de hyr
maskiner och materiel av oss, så får de
miljömässigt ett fullgott alternativ.
Genom att företag och privatpersoner hyr de maskiner och
det materiel de behöver istället för att äga, minskas påverkan
på miljön och nyttjandet av jordens resurser.
9
Vårt förhållande till våra medarbetare
1. Respekt och lika behandling
Ett öppet klimat
En arbetsplats med ett sunt klimat innebär
likabehandling och samma möjligheter för
alla, ett gemensamt ansvar för varandras
välmående och respekt för olika åsikter.
Vi tolererar ingen diskriminering, inga
trakasserier eller kränkningar av någon. Med
utgångspunkt i alla människors lika värde
visar vi varandra ömsesidig respekt och
förtroende. Alla har rätt till utveckling som
grundar sig på Ramirents och medarbetarens
nuvarande och framtida kompetensbehov.
En mångfald av olika erfarenheter, kunskaper och värderingar tillför nya perspektiv
och stimulerar till ett kreativt klimat. Vi har
ett öppet klimat där alla får säga sin mening,
vara med och påverka vår utveckling och när
ett beslut är fattat ställer vi alla upp och
stöder detta.
2. Arbetsmiljö och friskvård
Vi arbetar ständigt tillsammans för att skapa
en god och stimulerande arbetsmiljö som
kännetecknas av säkerhet, arbetsglädje och
delaktighet. Vi förbättrar kontinuerligt våra
medarbetares fysiska arbetsmiljö t ex genom
bättre ergonomiska lösningar.
Respekt från alla
Denna respekt för allas lika värde förväntar vi
att även våra kunder, leverantörer och andra
samarbetspartners visar våra anställda.
”Vi tolererar ingen diskriminering, inga
trakasserier eller kränkningar av någon”
10
VÅRT FÖRHÅLLANDE TILL VÅRA MEDARBETARE
3. Bisysslor
Vi värdesätter en god hälsa och en sund
balans mellan arbete och fritid. Genom
friskvårdaktiviteter ökar vi vårt välbefinnande, vår arbetslust och livslust.
En säker arbetsmiljö för vår personal och
våra kunder kräver nolltolerans mot alkohol
och droger. Vi har alla ett moraliskt och
etiskt ansvar som medmänniskor inom detta
område. Alla chefer inom Ramirent har
dessutom en skyldighet att agera på lämpligt
sätt mot missbruk.
Ett exempel på hur vi motverkar risker med
alkohol i verksamheten är att vi kontinuerligt
installerar alkolås i våra fordon.
En bisyssla är ett åtagande som en medarbetare ägnar sig åt vid sidan av sin anställning
och som inte tillhör privatlivet. Att till
exempel utöva en hobby eller att motionera
är inte bisysslor. Många bisysslor, såsom
politiska och fackliga uppdrag samt förtroendeuppdrag i ideella föreningar, är
normalt tillåtna för alla medarbetare.
Däremot får man som medarbetare inte
engagera sig i konkurrerande verksamhet
eller i verksamhet som kan skada förtroendet
för medarbetaren och Ramirent som organisation. Bisysslan får inte heller vara så omfattande att den påverkar medarbetarens möjlighet att utföra sitt arbete med full energi och
koncentration. Om bisysslan är en affärsverksamhet ska den godkännas av Ramirents VD.
”En säker arbetsmiljö för vår personal
och våra kunder kräver nolltolerans
mot alkohol och droger.”
11
Klarspråk – processen fortsätter
Klarspråk har tagits fram genom en intern
process inom Ramirent där alla medarbetare
har samlats vid internkonferenser och fått
tillfälle att diskutera med kollegorna. Parallellt med att vi utförde praktiska samarbetsprojekt i form av bygge av friggebodar
behandlade vi Klarspråk och etikfrågorna
på olika sätt.
Processen fortsätter med att vi, samtidigt som
vi informerar våra kunder, leverantörer och
andra samarbetspartners om våra ställningstaganden, förankrar de etiska riktlinjerna
internt. I detta ingår att översätta riktlinjerna
till praktiskt handlande
i det dagliga arbetet.
Klarspråk är en vägledning
i det dagliga arbetet
Kicki Westman, administratör:
Mikael Nilsson, krantekniker:
– Jag arbetar ju mycket konkret med det som
rör representation och jag känner att jag får
stöd av Klarspråk i att det kanske blir ännu
tydligare vad som gäller. Vi har ju redan
regler, men de är ibland svåra att förklara.
Klarspråk kan bli en hjälp där för mig.
– Även om jag inte arbetar som säljare så
känns det bra att ha Klarspråk i ryggen. Jag
får faktiskt också en del skumma frågor. Det
är viktigt att alla i Ramirent följer reglerna.
Per Martinsson, distriktschef:
– Jag vill arbeta för att alla ska ställa sig
bakom Klarspråk och att de ska känna att
det är ett stöd, inte minst i kundkontakter.
Min uppgift blir att ta upp de etiska riktlinjerna till exempel på kommande kundcenterchefsmöte. Jag tror att det är viktigt att vi är
mycket konkreta och pratar om incidenter
och händelser kontinuerligt på kundcentren.
Lars Åhlander, uthyrare:
– Jag har mycket kontakt med kunder och
det är inte ovanligt att jag får frågor om att
göra avsteg från reglerna. Att Klarspråk finns
svart på vitt gör det lättare för mig att hänvisa till något när jag säger nej.
12
Kicki Westman
”...jag känner att jag får stöd av Klarspråk i att
det kanske blir ännu tydligare vad som gäller”
Mikael Nilsson
”Även om jag inte arbetar som säljare
så känns det bra att ha Klarspråk i ryggen”
Lars Åhlander
”...det är inte ovanligt att jag får frågor
om att göra avsteg från reglerna”
Per Martinsson
”Jag tror att det är viktigt att vi är mycket konkreta och pratar
om incidenter och händelser kontinuerligt på kundcentren.”
13
Sökordsregister
Alkohol, gåva .............................................. 5, 6
Alkohol, förtäring .......................................... 10
Bestickning .................................................. 5, 6
Bisysslor......................................................... 11
Dataskydd ....................................................... 6
Diskriminering ............................................... 10
Droger .................................................. 6, 8, 11
Friskvård ........................................................ 10
Gåvor .......................................................... 5, 6
Gästfrihet ........................................................ 5
Hotell .............................................................. 5
Humanitärt stöd .............................................. 8
Idrott, sponsring .............................................. 7
Informationsträffar........................................... 5
Konfidentiell information ................................. 6
Kultur, sponsring ............................................. 7
Kundmöten ..................................................... 5
Kvantitetsuppgifter .......................................... 6
Leveransvillkor ................................................. 6
Leverantörer, miljö .......................................... 9
Likabehandling .............................................. 10
Miljö ......................................................... 9, 11
Miljölagar ........................................................ 9
Muta ............................................................... 6
Omskrivning av fakturor .................................. 6
Personuppgiftslagen (PUL ) ............................. 6
Politiska partier .......................................... 8, 11
Priser ............................................................... 6
Prisuppgifter .................................................... 6
Produkttester ................................................... 6
Produktutveckling ........................................... 6
Resor ............................................................... 5
Samarbete med konkurrenter .................... 6, 11
Social sponsring .............................................. 8
Sponsring .................................................... 7, 8
Studiebesök ..................................................... 5
Säkerhet ................................................ 6, 9, 10
Värdegrund ............................................... 3, 15
14
Vår värdegrund
Ramirents värdegrund bygger på fyra hörnstenar:
LAGSPEL/LAGANDA
Ramirents arbete skall präglas av samarbete och
flexibilitet.
KOMPETENS
Ramirents medarbetare skall kännetecknas av
kompetens i yrket och serviceanda uti fingerspetsarna.
KRAFTFULL/OFFENSIV
Vårt uppträdande skall utstråla att allt är möjligt.
ENGAGEMANG
Engagemang handlar om den inställning, den vilja
och det driv vi som Ramirentare förväntas ha.
PRODUKTION: LAREMA
Ramirent finns på många platser runt om
i Sverige – viktigast för våra kunder är att vi
finns nära.
Vi är ett av Europas ledande uthyrningsföretag. Lokal närvaro i en resursstark
koncern – det innebär bara fördelar för våra
kunder, små som stora.
Hitta ditt närmaste kundcenter på
www.ramirent.se!
FOTO: HELÉNE LEVY, RUNAR LINDSTRÖM, JOHNY GRANBERG, MIKAEL GÖTHAGE, NIKLAS BERNSTONE, MARTIN SVENSSON.
Din lokala maskinuthyrare