Frågor och svar för anställda
Om EthicsPoint
Rapportering – Allmänt
Rapporteringssäkerhet och konfidentialitet
Tips och bästa praxis
Om EthicsPoint
Vad är EthicsPoint?
EthicsPoint är ett omfattande och konfidentiellt rapporteringsverktyg för att hjälpa ledning och anställda att tillsammans
hantera bedrägeri, oegentligheter och andra tjänstefel på arbetsplatsen, samtidigt som en positiv arbetsmiljö främjas.
Varför behöver vi ett system som EthicsPoint?
Vi tycker att våra anställda är vår absolut viktigaste tillgång. Genom att skapa öppna kommunikationskanaler kan
vi främja en positiv arbetsmiljö och maximera produktivitet.
Börsnoterade företag måste enligt lag ett anonymt rapporteringsmedium för att hantera redovisnings- och
revisionsbedrägeri direkt tillsammans med revisionsutredningen.
Ett effektivt rapporteringssystem förstärker våra andra insatser för att främja en kultur med integritet och etiskt
beslutsfattande.
© 2008 EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter förbehållna
Sida 1 av 6
Rapportering – Allmänt
Kan jag rapportera via antingen Internet eller telefon?
Ja. Med EthicsPoint kan du lämna en konfidentiell, anonym rapport via antingen telefon eller Internet.
Vilken typ av situation bör jag rapportera?
EthicsPoint -systemet är designat för anställda att rapportera eventuella överträdelser av vår uppförandekod, eller
någon annan angelägenhet som du kan tänkas ha.
Om jag ser en överträdelse, borde jag inte bara rapportera det till min chef, HR eller regional etik- och
efterlevnadsdirektör och låta dem ta hand om det?
När du observerar beteende som du tror är en överträdelse av vår uppförandekod förväntar vi oss att du rapporterar
detta. Det vore idealiskt om du kunde lägga fram alla dina angelägenheter för din chef, en annan medlem av
ledningsteamet, HR eller den regionala etik- och efterlevnadsdirektören. Vi förstår dock att det kan finnas
omständigheter när det inte känns bra att rapportera händelsen i fråga på detta vis. Det är för sådana omständigheter
som vi har gått samman med EthicsPoint.
Varför bör jag rapportera vad jag vet? Hur gagnar det mig?
Vi har alla rätten att arbeta i en positiv arbetsmiljö och med den rätten kommer ansvaret att agera på ett etiskt sätt och
låta lämplig person veta om någon inte agerar som de ska. Genom att arbeta tillsammans kan vi upprätthålla en
hälsosam och produktiv miljö. Menligt agerande kan hota hela företagets uppehälle.
Vill ledningen verkligen att jag rapporterar?
Vi vill verkligen det. Vi behöver faktiskt dina rapporter. Du vet vad som pågår inom vårt företag – både bra och dåligt. Du
kan tänkas ha inledande kunskap om en aktivitet som kan vara av orsak till oro. Din omedelbara rapportering kan
minimera den potentiella negativa påverkan på företaget och vårt folk. Att erbjuda positiv input kan dessutom hjälpa till
att identifiera frågor som kan förbättra bolagskultur och prestanda.
Vart hamnar rapporterna? Vem har tillgång till dem?
Rapporter skrivs in direkt på EthicsPoints säkra server för att förhindra alla möjliga säkerhetsavbrott.EthicsPoint gör
endast dessa rapporter tillgängliga till specifika individer inom företaget som ansvarar för att utvärdera rapporten,
baserat på typen av överträdelse och vart den skedde. Var och en av dessa rapportmottagare har fått utbildning i att
hålla dessa rapporter yttersta konfidentiella.
© 2008 EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter förbehållna
Sida 2 av 6
Är det här systemet inte bara ett exempel på någon som kontrollerar mig?
EthicsPoint-systemet koncentrerar sig på att vara en positiv aspekt av vår övergripande filosofi, och gör det möjligt för
oss att säkerställa en trygg, säker och etisk arbetsplats. Du uppmuntras att söka stöd vid etiska dilemman, komma med
positiva förslag eller meddela ett bekymmer som du har. Effektiv kommunikation är mycket viktigt på dagens arbetsplats
och detta är ett perfekt verktyg för att förbättra den kommunikationen.
Vi har noga valt det bästa rapporteringsverktyget för att möta våra förenlighetsförpliktelser samtidigt som vi
upprätthåller en positiv rapporteringsmiljö.
© 2008 EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter förbehållna
Sida 3 av 6
Rapporteringssäkerhet och konfidentialitet
Av vad jag förstår skapar en rapport som jag skickar från ett företag en serverlogg som visar varje webbsida som min
dator ansluter sig till. Visar inte detta min identitet som skapare av en rapport?
EthicsPoint varken skapar eller upprätthåller några interna anslutningsloggar med IP-adresser, så det finns ingen
information som länkar din dator till EthicsPoint. EthicsPoint är enligt kontrakt förpliktade att inte ta reda på en
rapporterares identitet.
Om du känner dig illa till mods med att rapportera från din egen dator kan du alltid använda en dator utanför
arbetsmiljön (såsom en på ett Internet-kafé, hos en vän, etc.) genom EthicsPoints säkra webbsida.) Många personer
väljer detta alternativ, eftersom EthicsPoints data visar att färre än 12 % av rapporterna skapas under arbetstid.
Kan jag skicka in en rapport hemifrån och fortfarande vara anonym?
En rapport hemifrån, en grannes dator eller från vilken Internet-portal som helst kommer att förbli säker och anonym.
En Internet-portal identifierar aldrig en besökare genom skärmnamn och EthicsPoints system raderar Internet-adresser
så att anonymiteten bevaras helt. EthicsPoint är dessutom enligt kontrakt förpliktade att inte ta reda på en
rapporterares identitet.
Jag oroar mig om att informationen som jag uppger till EthicsPoints slutligen kommer att avslöja min identitet. Hur
kan jag vara säker på att detta inte sker?
EthicsPoint-systemet är designat att skydda din anonymitet. Om du önskar förbli anonym måste du – den rapporterande
parten – se till att rapporten inte avslöjar din identitet av misstag. Till exempel, ”Från min arbetsplats bredvid Jan
Smith…” eller ”Under mina 33 år…”
Är heta linjen-numret också konfidentiellt och anonymt?
Ja. Du kommer att ombes att uppge samma information som du skulle uppge i en Internet-baserad rapport och en
intervjuare kommer att skriva ner dina svar på EthicsPoints webbsida. Dessa rapporter har samma säkerhet och
konfidentialitet vid leverans.
Men tänk om jag vill be identifierad i min rapport?
Det finns en del i rapporten där du kan identifiera dig själv om du så önskar.
© 2008 EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter förbehållna
Sida 4 av 6
Tips och bästa praxis
Jag känner till några personer som är involverade i oetiskt uppförande, men det påverkar inte mig. Varför ska jag bry
mig om att rapportera det?
Vårt företag väljer att främja etiskt uppförande. Allt oetiskt uppförande, på alla nivåer, skadar i slutändan företaget och
alla anställda. Inklusive dig. Så om du känner till något tjänstefel eller någon etisk överträdelse, se det som din skyldighet
för dig själv och dina arbetskamrater att rapportera det.
Jag är inte säker på om det jag har sett eller hört är en överträdelse av företagspolicyn eller involverar oetiskt
uppförande, men det verkar inte helt rätt enligt min mening. Vad ska jag göra?
Ställ en fråga eller skicka in en rapport. Vi ser hellre att du rapporterar en situation som visar sig vara oförarglig än att
inte kontrollera oetiskt beteende eftersom du inte var säker.
Men tänk om min chef eller andra i ledningen är inblandade i en överträdelse? Kommer de inte att få rapporten och
dölja alltihopa?
EthicsPoint -systemet och rapportdistribueringen är designat så att implicerade parter inte meddelas eller får tillgång till
rapporter där deras namn har uppgetts.
Tänk om jag kommer ihåg något viktigt om händelsen efter att jag har skickat in rapporten? Eller tänk om företaget
har fler frågor till mig angående min rapport?
När du skickar in en rapport genom EthicsPoints webbsida eller genom EthicsPoints samtalscenter får du ett unikt
användarnamn och ombes att välja ett lösenord. Det är viktigt att du skriver ner och håller reda på detta unika
användarnamn så att du kan komma åt systemet och titta på statusen för rapporten som du skickat in. Du kan återgå
till EthicsPoints system igen genom antingen internet eller telefon och få tillgång till originalrapporten för att lägga till
fler detaljer eller besvara frågor som lagts in av företagsrepresentanter och lägga till ytterligare information som
kommer att hjälpa oss att hitta lösningar på öppna ärenden. Vi rekommenderar starkt att du återvänder till sidan under
den tid specificerad för att svara på företagsfrågor. Du och företaget har nu ingått en ”anonym dialog” där situationer
inte bara identifieras utan kan lösas, oavsett hur komplexa.
Är dessa uppföljningsrapporter lika säkra som den första?
All EthicsPoint -korrespondans hålls under samma strikta förtroende som den inledande rapporten, och fortsätter att
vara anonym.
© 2008 EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter förbehållna
Sida 5 av 6
Kan jag fortfarande skicka in en rapport även om jag inte har tillgång till Internet?
Du kan skicka in en EthicsPoint-rapport från en dator som har tillgång till Internet. Du kan skicka in hemifrån. Många
allmänna platser, inkluderat biblioteket, har Internet-anslutning. Om du inte har tillgång till eller är obekväm med att
använda en dator kan du ringa EthicsPoints avgiftsfria nummer eller AT&T:s landsnummer till ditt land, en lista finns
tillgänglig på vårt företags intranätsajt ”the hotline website” som är tillgänglig dygnet runt, året runt.
© 2008 EthicsPoint, Inc. Alla rättigheter förbehållna
Sida 6 av 6
