Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Del 2 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö Detta dokument skall fyllas i och bifogas anbudet LTK/110687 Sida 1 av 15 Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 2 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Upphandling av utrustning Allmänt Upphandlingen avser inköp av ett analysinstrument med tillhörande programvara för Flödescytometrianalyser för placering på Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö, samt huvuddelen av reagens, antikroppar mm.. Flödescytometri används i huvudsak för kliniska analyser inom onkologi/hematologi och vi samarbetar med Klinisk patologi och cytologi i Växjö beträffande leukemi- och lymfom-diagnostik. Det är önskvärt att Flödescytometern kan nätanslutas och att databearbetning/ efterbehandling kan utföras vid separat arbetsstation. Nedanstående frågor besvaras enligt denna disposition. Fråga kan besvaras genom hänvisning till bilaga. Svar i form av hänvisning till bilagor medges. 1. Bakgrund I tabellen nedan återfinns analysvolymer (antal patientresultat) för aktuellt sortiment. Produktionsstatistik Årsproduktionen 2010 Växjö Blod,Benmärg PAD, CD (Patologen) Hiv HLAB27 Blodprodukter 213 135 198 274 877 Kontroller motsvarande Coulter´s Flowcheck och Flowset (2x350/arbetsdagar) Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 3 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 Bör Anbudsgivarens svar Ange Allmänna krav Utrustningen skall inkludera lasrar, flödescell, detektorer. Om särskild prepareringsutrustning finns, skall förslag på detta presenteras och offereras som option. Anbudsgivare (leverantören/tillverkaren) skall beskriva sitt valideringsförfarande (t ex via eget kvalitetssystem ISO9000 etc.). Sortiment för analysreagens, flödesvätska, tvättlösning, kvalitetskontroller och lämpliga antikroppar för analyser enligt punkt 3.1 skall redovisas och offereras. Anbudsgivare skall bifoga generell prislista samt skall ange den rabattsats som köparen erhåller under avtalstiden. Instrumentet skall vara utrustat med lasrar, en med blå excitationsvåglängd (488 nm), en med röd excitationsvåglängd (633-638 nm). Laser med violett excitationsvåglängd (ca 405 nm) skall offereras separat som option. Instrumentet skall vara försett med minst åtta fluorescenskanaler (Euroflow) samt 2 scatterparametrar. Samtliga parametrar skall kunna fungera parallellt. Insamlingshastigheten skall vara justerbar med ett enkelt handhavande. Multiparameter thresholding skall vara möjlig. Instrumentet skall ha inbyggd tidsparameter. Ange de fluorokromer som kan detekteras i instrumentet och deras filter. X X X X X X X X X X X Ja Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier Erhållen Poäng Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 4 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 3. 3.1 3.2 3.3 Utrustningen bör ha hög känslighet som specificeras, ange lägsta detektionsgräns i antal Fitc-molekyler. Instrumentet skall kunna registrera pulshöjd, pulsarea och pulsbredd från alla detektorerna samtidigt och rådata skall kunna sparas som datafiler. Instrumentet bör kunna räkna ett stort antal partiklar/sekund. Ange lägsta och högsta antal partiklar/sekund. Instrumentet bör ha inbyggd temperaturreglering, dvs alla provrör analyseras vid samma konstanta temperatur. Tryckutjämningssystem för bärarvätska mellan huvudbehållare och flödeskyvett skall finnas. Instrumentet bör ha automatiserade rengöringsoch dekontaminationsprogram. Anbudsgivarens svar Bör Ange X X Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier <100 5p <150 3p <200 1p X X X Högsta antal partiklar /s <10 000/s 0p <15 000/s 3p <20 000/s 5p >20 000/s 10p X Nej Ja 0p 5p X Nej Ja 0p 5p X Metodologiska krav Utrustningen skall utföra immunofenotypningar av leukemier och lymfom, bestämning av HLA-B27, utredningar av immundefekta patienter, kontroll av blodcentralsprodukter samt mätning av DNA (cellcykelaktivitet) Instrumentet skall vara utformat för flerfärgsanalys av cellytemolekyler, intracellulära proteiner, identifiering av subpopulationer av vita blodkroppar samt cellcykelanalys. Provmaterialet kan bestå av benmärg, perifert blod eller övriga kroppsvätskor samt cellsuspension från vävnader. Om särskilt program krävs för insamling och/eller utvärdering vid cellcykelanalys, skall detta anges och offereras som option. Ja X X X X X Erhållen Poäng Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 5 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 3.4 4. 4.1 4.2 4.3 5. 5.1 Instrumentet skall ha program som möjliggör förprogrammering av paneler och automatiserad analys av ett patientprov. Utrustningen skall ha automatiserade kalibreringsprogram för optik- och fluorescensinställning. Kompensation skall gå att utföra före, under och efter datainsamlingen mellan samtliga fluorescenskanaler. Ange hur kompensation och kalibrering av instrumentet går till. 6. Provhantering 6.1 Ellermanrör bör kunna användas. Ange vilka sekundärrör som kan användas i maskinen (preparationsrör) och pris. Automatiserad provväxlare skall ingå. Instrumentet skall ha manuell matning av enskilt rör. 5.4 6.2 6.3 Ja Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier X X X X Reagenshantering 5.5 5.3 Anbudsgivarens svar Ange Kalibratorer/Kalibrering och spårbarhet Instrumentet skall ha nivåavkänning på flödesvätska och andra lösningar som är av vikt för instrumentets funktion Ange vilka volymer av antikroppslösningar som finns. Ange vilka möjligheter till stående beställningar av reagens som finns. Lotbyte av antikroppar bör kunna ske utan kalibrering Ange förfarande vid lotbyte av antikroppar. Om kalibrering krävs bör tidsåtgången vara liten. 5.2 Bör X X X X X X X X X X Nej ja 0p 10p < 1h > 1h 3p 0p Nej 0p Ja 10p Erhållen Poäng Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 6 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 6.4 6.5 Mixning av det enskilda provröret bör vara optimalt, dvs 1 ggr före injektion. Ange hur mixning före injektion av prov sker. Carry over bör vara så låg som möjligt. Ange Ange X X X 6.6 7. 7.1 7.2 7.3 Ange minsta provmängd och dödvolym. Utrustningen skall ha programvara för uträkning av andel positiva/negativa subpopulationer i flerfärgsanalys. Utrustningen skall ha möjlighet till absoluttalsbestämning. Instrumentet skall ha programvaror som ger möjlighet att analysera och utvärdera provanalyserna enligt punkt 3.1 IT 8.1 Kommunikation Möjligheten bör finnas till extra arbetsstation. 8.3 8.4 8.5 X Ja Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier Mixning 1 gång / rör Ja 3p Nej 0p ≤2% ≤1% ≤0,5% ≤0,1% 1p 3p 5p 7p Nej Ja Nej Ja 0p 5p 0p 3p X Resultathantering 8. 8.2 Anbudsgivarens svar Bör Programvaran för ev. extra arbetsstation bör kunna installeras på landstingets standarddator. Ange eventuella mellanprogramvaror, användningsområden, förutsättningar samt eventuella kostnader för dessa. Instrumentet bör kunna integreras med befintliga LIS (FlexLab och ProSang). Ange hur detta sker, vad som överförs samt eventuella kostnader. Leverantören bör bestå kostnader för uppdatering av interfacen vid versionsbyte av utrustningen. X X X X X X X X X Nej 0p 1 system 2p Båda system 4p Nej Ja 0p 1p Erhållen Poäng Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 7 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 8.11 8.12 8.13 8.14 8.15 8.16 8.17 8.18 8.19 Med anbudet skall bifogas fullständigt interfaceprotokoll (RS-232 och kommunikation) gentemot LIS. Om instrumentet kan anslutas till landstingets nätverk skall kraven i bilaga 2, Krav vid nätanslutning av utrustning, uppfyllas. Instrumentets dator och användarinterface Ange vilket operativsystem som används. Ange hur användaren kommunicerar med programvaran (pekskärm, mus o.d). Bildskärmstext skall vara på svenska eller engelska. Felmeddelanden bör vara av typen beskrivande text. Ange instrumentets egen kapacitet att lagra rådata. Beskriv möjligheten till lagring av rådata på extern server. Det skall vara möjligt att säkerhetskopiera data. Ange hur detta sker. Det bör vara möjligt att säkerhetskopiera till extern server. Ange hur detta sker. Ange möjligheten att exportera data. Ange hur detta sker samt om specifik programvara behövs för att läsa datat. Man bör kunna söka patientresultat på personoch LID-nummer. Streckkoder och streckkodsläsare Instrumentet bör arbeta med positiv providentifikation. Beställning av analyser via analysinstrumentet skall kunna ske med streckkod på röret. Beställning av analyser via analysinstrumentet bör kunna ske utan streckkod på röret. Bör Anbudsgivarens svar Ange Ja Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier X X X X X Nej Ja 0p 1p Nej Ja 0p 3p X Nej Ja 0p 3p X Nej Ja 0p 5p X Nej Ja X X X X X X X X 0p 5p Erhållen Poäng Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 8 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 8.25 Instrumenten skall levereras med streckkodsläsare för manuell avläsning. Utrustningen skall kunna använda klinikens nuvarande etiketter för provmärkning av primärrör. Etiketterna är av typen Code 128 (10 tecken). De tre första tecknen är LID-extension som anger provtyp och de resterande sju tecknen är LIDnummer. Streckkodsläsaren bör kunna avläsa på hela rörets längd. Beskriv hur skanningen sker. Ange vilka streckkodstyper samt hur många och vilka tecken (numeriska/alfanumeriska) som kan hanteras. Olika streckkodstyper bör kunna läsas efter varandra utan omställning, s.k. ”autorecognition”. Instrumentet bör ha larm vid oläslig etikett. 8.26 Övrigt Ange om skrivare ingår och i så fall av vilken typ. 9. Dokumentation 9.1 Dokumentationen för handhavande/underhåll skall ingå med ett exemplar per instrument och skall vara på svenska och bifogas anbudet. Kort bruksanvisning på svenska skall ingå och bifogas anbudet. Teknisk dokumentation skall ingå med ett exemplar per instrument inklusive samtliga OEMmanualer. Vid uppdateringar av mjukvara eller hårdvara skall dokumentation uppdateras så att den beskriver aktuell version. Dokumentation för samtliga metodapplikationer skall ingå. 8.20 8.21 8.22 8.23 8.24 9.2 9.3 9.4 9.5 Anbudsgivarens svar Bör Ange X X Ja Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier X X Nej 0p Ja 3p X Nej Ja Nej Ja X X X X X X X X 0p 1p 0p 1p Erhållen Poäng Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 9 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 9.6 All dokumentation bör även levereras elektroniskt. 9.7 Leverans skall anses vara fullgjord först när all dokumentation är levererad enligt specifikation i köpeavtal. Dokumentationen kommer ej att betraktas som levererad om den i någon del ej är läsbar. 10. Utbildning 10.1 I samband med införandet av ny utrustning skall kostnadsfri utbildning av samtliga användare (4-6 personer) ske efter planering i samråd med köparen. Utbildningen skall ske på svenska ange förslag på upplägg av utbildningen. I de fall utbildningen är förlagd på annan ort skall kursavgift, resor och uppehället ingå i anbudet En uppföljning av operatörsutbildningen skall ingå utan kostnad. Planeras i samråd med köparen. Tekniskt ansvariga (2-3 personer) skall få djupare genomgång av instrumentets uppbyggnad och tekniska funktion om följande: Genomgång av delar av eventuellt serviceprogram som kan behövas för lokal teknisk personal. Kunskap i sådan felsökning/ingrepp som bedöms kunna ske lokalt eller efter telefonsamråd med leverantören. Utbildningen skall vara utan kostnad och vara fördelad på grundläggande utbildning innan instrumentet tas i rutinbruk samt uppföljande utbildning då instrumentet varit i rutinbruk i sex (6) månader. Vid skifte av funktionsansvarig och/eller tekniskt ansvarig skall utbildningsmöjlighet för dessa finnas. 10.2 10.3 10.4 10.5 Bör Anbudsgivarens svar Ange X X X X X Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier Nej Ja X X Ja X 0p 3p Erhållen Poäng Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 10 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 10.6 10.7 Vid uppdatering som innebär väsentliga förändringar i hård- eller mjukvara skall relevant utbildning ges utan kostnad. Användarmöten bör anordnas regelbundet, ange hur ofta. 11. Garanti, underhåll och service 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 Serviceorganisation skall finnas i Sverige. Kommunikation skall ske på svenska. Serviceorganisationen skall vara certifierad. Beskriv serviceorganisationen. Ange antalet serviceingenjörer inom företaget i Sverige samt om man utnyttjar serviceingenjörer från andra länder. Ange om en "help-desk" funktion finns för felanmälan och hjälp vid mindre problem. Om en sådan funktion finns, ange under vilka tider och dagar den är bemannad. Garantitiden för levererad och installerad utrustning skall vara minst två (2) år efter godkänd installation. Ange gällande garantitid. Det skall offereras ett fullserviceavtal på offererad utrustning som kan tecknas efter garantitidens utgång. Samtliga kostnader för att hålla utrustning i drift på specificerad nivå som arbetskostnader, resekostnader, traktamente, reservdelar, förbrukningsdelar mm skall ingå i serviceavtalet. Obegränsad Akut/Avhjälpande underhåll samt Förebyggande underhåll skall ingå under garantitiden och i fullserviceavtal. Inställelsetiden för avhjälpande underhåll skall vara högst 24 dygnstimmar under garantitid och fullserviceavtal. 11.6 11.7 11.8 11.9 11.10 Anbudsgivarens svar Bör Ange X X Ja Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier X X X X X X X X X X X X X Nej 0p 1ggr/2år 3p 1ggr/år 5p Erhållen Poäng Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 11 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 11.11 11.12 11.13 11.14 11.15 11.16 11.17 11.18 11.19 11.20 11.21 Inställelsetiden för förebyggande underhåll skall vara högst 72 dygnstimmar under garantitid och fullserviceavtal. Säljaren skall under garantitiden och fullserviceavtal underhålla utrustningen så att dess prestanda motsvarar avtalad specifikation. Samtliga reservdelar och förbrukningsdelar skall ingå utan extra kostnad. Ange rekommenderat intervall för förebyggande underhåll av servicetekniker samt beräknad tidsåtgång. Ange tidsåtgång för sådant underhåll som utförs av användaren. Livslängd på offererade lasrar bör vara lång. Ange beräknad livslängd. Vid behov (omfattande fel) skall leverantören kostnadsfritt kunna erbjuda köparen utbytesinstrument. Leverantören skall garantera reservdelar och tillbehör till instrumentet under minst 10 år från leveransen. Uppdatering av mjukvara som avser utrustningens ursprungliga prestanda skall vara kostnadsfritt under instrumentets livstid. Uppdatering av mjukvara som innebär förbättringar i instrumentets prestanda skall vara kostnadsfritt under garantitiden. Uppdatering av mjukvara som innebär förbättringar i instrumentets prestanda bör vara kostnadsfritt under instrumentets livstid. Uppdatering av mekanisk natur skall vara kostnadsfritt under garantitiden även i de fall de innebär en förbättring av instrumentets prestanda. Bör Anbudsgivarens svar Ange Ja Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier X X X X X X < 2år 0p 2-5 år 5p > 5år 10p X X X X X X Nej 0p Ja 10p Erhållen Poäng Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 12 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 11.22 11.23 11.24 Uppdatering av mekanisk natur bör vara kostnadsfritt under instrumentets livstid även i de fall de innebär en förbättring av instrumentets prestanda Under garantitid samt vid garantitidens utgång skall erforderligt förebyggande underhåll genomföras av leverantören utan kostnad. Om specialutrustning, programvara och accesskoder för underhåll/kontroll krävs skall dessa ingå i leveransen. (Tex specialverktyg som krävs vid rutinunderhåll) 12. Miljöaspekter 12.1 Intensitetsnivå för avgivet ljud i dB i instrumentets närhet bör vara låg. Ange ljudnivån som offererad utrustning avger. 12.2 12.3 12.4 12.5 13. Ange värmeavgivning från instrumentet Offererad utrustning bör vara fri från allergiframkallande ämnen. Ange om latex eller andra potentiella allergener ingår i utrustningen och specificera i förekommande fall i vilka delkomponenter dessa förekommer. Offererad utrustning bör vara fri från flamskydsmedel. Ange om, och i så fall vilka, flamskyddsmedel som ingår i utrustningen samt specificera i vilka delkomponenter dessa förekommer. Ange återvinningshantering av förbrukad utrustning och material Fysiska krav Bör Anbudsgivarens svar Ange Ja Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier Nej 0p Ja 10p X X X X X <= 50 dB: 10 p 50-60dB: 5 p 60-70 dB:3 p > 70 dB: 0 p X Nej 0 p Ja 3 p X X Nej 0 p Ja 3p X X X Erhållen Poäng Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 13 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 Offererad utrustning bör fungera för sitt avsedda ändamål i för svenska sjukhus normal driftmiljö. Ange om det finns särskilda krav beträffande damm, temperatur, luftfuktighet, vibration, elektromagnetisk strålning, tryckluft, avlopp mm som ställs på utrustningen. Ange om instrumentet är av golv- eller bänkmodell. Om instrumentet är av bänkmodell, skall lämpligt bord för instrumentet offereras separat. Ange nödvändig uppställningsyta för ett instrument (inklusive kringyta som är nödvändig för service). Ange instrumentets vikt. Det finns tillgång till central UPS. Om leverantören föredrar lösning av separat UPS skall denna ingå i offerten. 14. Tekniska krav 14.1 Om det finns erfarenhet av störning avseende GSM, DECT, trådlösa nätverk och annan radiobaserad kommunikation skall detta beskrivas. Förbättringar och ändringar på systemet som utförs mellan tidpunkt för beställning respektive leverans skall godkännas av beställaren och ej kostnadsbelasta denne. Leverantören skall, vid varje uppdatering, visa att systemet uppfyller eller överträffar de vid upphandlingen angivna data och standarder i alla avseenden. 14.2 14.3 Bör Anbudsgivarens svar Ange Ja Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier Erhållen Poäng Inga särskilda krav 10p X X 1krav 5p flera krav X X X X X X X X 0p Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 14 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 14.4 Teknisk specifikation över offererad utrustning skall ingå i anbudet och innehålla uppgifter om tillämpliga data såsom t ex anslutningar (mätportar, in-/utgångar, strömförsörjning etc.), mät-/rörelseområden med toleranser, fysiska mått (storlek, vikt etc.), batteridriftstid, behov av separat UPS, datapresentation (displayer, skärm etc.), nödvändiga och ingående tillbehör (kablar, slangar, adaptrar etc.). Även uppgift om vilka eventuella portar som är elektriskt isolerade skall ingå. 15. Standarder och normer 15.1 15.2 15.3 CE och IVD-direktiv skall uppfyllas. Certificate of Conformity skall finnas. Ange samtliga standarder som utrustningen uppfyller. Levererat system skall i övrigt uppfylla samtliga tillämpliga delar av Läkemedelsverkets, Socialstyrelsens och Arbetsmiljöverkets föreskrifter, anvisningar och rekommendationer. 15.4 16. Tidplan för leverans 16.1 Tidplan skall anges för leverans, installation och utbildning i samråd med köparen efter det att beställning erhållits. 17. Referenser 17.1 Lista över referensinstallationer i Sverige skall bifogas anbudet. 18. 18.1 Hygien Till utrustningen skall gällande rengörings- och desinfektionsanvisningar finnas på svenska och bifogas anbudet. Bör Anbudsgivarens svar Ange X X X X X X X X X Ja Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier Erhållen Poäng Datum: 2011-11-29 Kravspecifikation för upphandling av Flödescytometer Kliniskt kemiska laboratoriet Växjö LTK/110687 Sida 15 av 15 Klinisk Kemi och Transfusionsmedicin Pos Beskrivning Kravtyp Skall 18.2 19. 19.1 Ange om utrustningen tål desinfektionsmedel baserat på alkohol, perättiksyra eller annat oxiderande medel. Ange även om restriktioner finns för dessa samt eventuell materialpåverkan. Bör Anbudsgivarens svar Ange X Övrigt Leverantören skall ha en policy angående information till kund avseende utveckling/uppdatering och felaktigheter eller misstanke på sådana, i instrument, reagens eller andra komponenter, som kan orsaka avvikelser i svar eller funktion. Ange kortfattat hur denna policy är. X X Ja Nej Kommentar, uppgift Bedömnings kriterier Erhållen Poäng