Avtal om registrering av produkter i BASTA-systemet Avtalet ingås mellan BASTAonline AB (”BASTAonline”) [Infoga firmanamn] (”Företaget”) Postadress: Postadress: Box 210 60 S-100 31 Stockholm Organisationsnummer: Organisationsnummer: 556719-5697 Ansvarig för avtalet: Ansvarig för avtalet: Susanne Wetterlin Titel Titel VD tfn: tfn: 010-788 65 00 mobil: mobil: e-post: e-post: [email protected] Uppgifter för fastställande av årsavgift För Företagets registreringar enligt detta avtal utgår en avgift per kalenderår som baseras på uppgifter om antal registrerade artiklar, Bilaga 1. Leverantören ansvarar för att omgående meddela BASTAonline AB om antalet artiklar överskrider angivet antal. Detta görs genom att en undertecknad och korrigerad Bilaga 1 där det nya antalet artiklar framgår, sänds in till BASTAonline AB. 1.0 Inledning IVL Svenska Miljöinstitutet AB och Sveriges Byggindustrier äger gemensamt BASTA-online vars verksamhet består i att bedriva BASTA-systemet. BASTA-systemet är ett egendeklarationssystem som innehåller en offentligt tillgänglig databas där leverantörer och av bygg- och anläggningsprodukter kan registrera produkter som uppfyller BASTA-systemets krav avseende innehåll av ämnen med farliga egenskaper. Registrering av produkt kan ske antingen enligt BASTA-egenskapskriterierna, för produkter som uppfyller BASTA-systemets högt ställda krav gällande kemiskt innehåll, eller enligt BETA-egenskapskriterierna, för produkter som uppfyller BASTA-systemets baskrav gällande kemiskt innehåll. BASTA-egenskapskriterierna samt BETA-egenskapskriterierna kallas härefter gemensamt ”Egenskapskriterierna”. EU:s kemikalielagstiftning, REACH och CLP utgör kärnan i Egenskapskriterierna. 2.0 Upplåtelse, uppstart Detta avtal ger Företaget rätt att använda BASTA-systemet för registrering av egentillverkade och inköpta produkter i enlighet med de villkor som anges nedan. Utgåva 2017/ giltig fr.o.m 2017-01-01 För att kunna påbörja registreringar av produkter i BASTA-systemet krävs följande. Företaget ska registrera efterfrågad information om Företaget på BASTAonlines hemsida samt skriva ut detta avtal i två exemplar. Avtalet ska – tillsammans med behörighetshandlingar – efter undertecknande skickas till BASTAonline. Efter BASTAonlines godkännande av avtalet skickas inom två veckor inloggningsuppgifter till BASTA-systemet samt faktura på årsavgift till Företaget. Inloggningsuppgifterna gäller endast för Företaget och får enbart användas av de personer som Företaget angett i sin ansvarslista enligt 3.1.c nedan. Företaget är således skyldigt att se till att endast dessa angivna personer använder BASTA-systemet. Innan Företaget börjar göra registreringar i BASTA-systemet ska Företaget utse en Företagsansvarig som för Företagets räkning har det övergripande ansvaret för registreringar i BASTA-systemet och för att de skyldigheter som anges i punkt 3.0 fullgörs. BASTAonline tillhandahåller instruktioner, anvisningar och manualer på sin hemsida för Företagets användning av BASTA-systemet. 3.0 Kvalificering, villkor för registrering, uppföljning m.m. 3.1 Kvalificering på Företagsnivå Företaget är skyldigt att se till att dess Företagsansvarige säkerställer att följande utförs: a) Upprätta skriftlig rutin för Företags- och produktkvalificering Rutinen ska omfatta det arbete som beskrivs i denna punkt 3.1 Kvalificering på Företagsnivå och punkt 3.2 Kvalificering på produktnivå. b) Säkerställa tillgång till erforderlig kompetens inom Företaget De personer hos Företaget som hanterar uppgifter som ligger till grund för registrering av produkter i BASTA-systemet ska ha: 1) God kunskap om hälso- och miljöbedömning av kemiska ämnen. 2) God kännedom om aktuella produkters ämnesinnehåll. 3) God kännedom om det europeiska regelsystemet för kemikaliekontroll. 4) God kunskap om klassificering och märkning av kemiska ämnen. Ovan angiven kompetens ska finnas antingen genom anställda vid Företaget eller genom Företagets anlitande av konsult. c) Upprätta ansvarslista De personer som hanterar underlag och bedömningar för Företagets registreringar samt gör registreringar av produkter i BASTA-systemet ska anges i en ansvarslista, med namn och erforderlig kompetens enligt de krav som anges i BASTA-systemet. Den kompetens som angetts i ansvarslistan ska på BASTAonlines förfrågan kunna styrkas genom uppvisande av utbildningsutdrag, CV eller liknande. Företaget är skyldigt att regelbundet uppdatera Ansvarslistan utifrån personalförändringar m.m. d) Utse kvalificeringsansvarig En person som är kvalificeringsansvarig för Företaget ska utses. Den kvalificeringsansvarige ska ansvara för de skyldigheter som anges i punkt 3.2 Kvalificering på produktnivå och 3.4 Uppdatering och uppföljning av registreringar. 2 (7) Utgåva 2017/ giltig fr.o.m 2017-01-01 3.2 Kvalificering på produktnivå För att Företaget ska kunna registrera produkt i BASTA-systemet krävs att Företaget har erforderligt underlag som styrker att produkten kan registreras i enlighet med vid var tid gällande Egenskapskriterier. Underlaget ska dokumenteras i en bedömningssammanställning upprättad i enlighet med av BASTAonline anvisad mall eller motsvarande. Styrkande av att Egenskapskriterierna uppfylls för produkt ska ske enligt något av följande alternativ: a) Full kännedom om innehåll För produkter, eller delkomponent av produkt, där Företaget självt ansvarar för ingående material ska visas hur bedömningen av de ingående ämnenas hälso- och miljöegenskaper har gjorts i förhållande till Egenskapskriterierna. Dokumentation avseende detta ska innehålla följande uppgifter avseende produkterna/ delkomponenterna: 1) ingående kemiska ämnen och/eller råvaror, 2) CAS-nummer eller motsvarande identifiering, 3) ämnets eller materialets viktandel av produktens eller relevant delkomponents totalvikt, samt 4) ingående ämnens egenskaper vilka är relevanta för kvalificering enligt Egenskapskriterierna. Undantag för redovisning av CAS-nummer kan ske för icke modifierade naturligt förekommande råvaror såsom mineraler, trä och liknande vars kemiska egenskaper av Företaget bedöms sakna relevans för registreringen. b) Säkerhetsdatablad I de fall det för produkten, delkomponent av produkt eller ingående ämnen finns säkerhetsdatablad utfärdat enligt rådets förordning (EG) nr 1907/2006 avdelning IV, kan det utgöra bedömningsunderlag. Om det inte framgår av säkerhetsdatabladet att produkten uppfyller Egenskapskriterierna 5, 7-9 eller om det redovisade ämnesinnehållet inte adderar till 100 %, ska Företaget utfärda en separat försäkran i form av ”Komplettering av säkerhetsdatablad” enligt av BASTAonline anvisad mall eller motsvarande, som visar att produkten uppfyller Egenskapskriterierna. 3.3 c) Redan registrerad produkt I de fall en produkt, eller delkomponent av produkt, redan är registrerad i BASTA-systemet kan en hänvisning till registreringen ske. d) Underleverantörsförsäkran För registrering av produkt, eller delkomponent av produkt, som Företaget inte själv tillverkar och där tillverkaren av sekretesskäl inte tillhandahåller en fullständig redovisning av den kemiska sammansättningen, krävs att Företaget uppvisar en ”Underleverantörsförsäkran”, enligt av BASTAonline anvisad mall eller motsvarande. Vid revision som sker enligt detta avtal ska Företaget kunna uppvisa sådan försäkran. Vid revision ska Företaget även se till att underleverantören på begäran uppvisar underlag som styrker att produkten uppfyller Egenskapskriterierna. Övriga villkor för registrering av produkter Utöver vad som anges i 3.1 och 3.2 uppställs följande villkor för att Företaget ska ha rätt att registrera produkter i BASTA-systemet. a) Produkter får registreras antingen i BASTA- eller BETA-registret. Endast produkter som uppfyller BASTA-egenskapskriterierna får registreras i BASTA-registret. Produkter som 3 (7) Utgåva 2017/ giltig fr.o.m 2017-01-01 b) c) d) e) 3.4 uppfyller BETA-egenskapskriterierna men inte BASTA-egenskapskriterierna, får endast registreras i BETA-registret, varvid ska anges vilka BASTA-egenskapskriterier som produkten inte uppfyller. Endast produkter som direkt eller indirekt marknadsförs och säljs i Sverige får registreras i BASTA- respektive BETA-registret. För produkter som registreras i BETA-registret ska upprättas en miljö- och hälsosäkerhetsinformation enligt av BASTAonline anvisad mall. För kemiska produkter är ett säkerhetsdatablad tillräckligt som miljö- och hälsosäkerhetsinformation under förutsättning att detta uppfyller kraven i enlighet med REACH-förordningens avdelning IV (Information i distributionskedjan). Ifylld mall eller säkerhetsdatablad ska laddas upp i registret och blir därmed offentlig. Vid registrering av en tvåkomponentsprodukt ska komponenterna registreras tillsammans. Den komponent som har den strängaste klassificeringen enligt Egenskapskriterierna avgör om båda komponenterna kan registreras i BASTA- eller BETA-registret. För registrering av produkter krävs att Företaget fyller i samtliga efterfrågade egenskaper och uppgifter i det aktuella registret. Uppdatering och uppföljning av registreringar samt ändringar Företaget ska se till att den av Företaget utsedda kvalificeringsansvarige säkerställer att produktregistreringar kontinuerligt under detta avtals löptid är riktiga, och skall löpande bevaka förändringar i produkternas sammansättning och Egenskapskriterierna samt i aktuellt register göra de produktrelaterade ändringar eller uppdateringar som detta medför. För validering av registreringar, se 5.0. BASTAonline har rätt att genomföra ändringar av BASTA-systemet, av BASTA- och BETA-registren samt ändringar i Egenskapskriterier. Ändringar som innebär en skärpning av Egenskapskriterier ska aviseras skriftligen minst sex (6) månader innan de börjar gälla. 4.0 Informationsöverföring och sekretess BASTAonline har rätt att använda de av Företaget registrerade uppgifterna om produkter liksom övriga uppgifter som lämnats vid registrering inom BASTA-systemet. BASTAonline förbinder sig att inte för tredje man avslöja information som BASTAonline mottagit från Företaget och som är av sådan art att den är att betrakta som Företagets affärshemlighet, såsom information om Företagets verksamhet, underleverantörer samt bakomliggande verifikat som BASTAonline eller revisorer erhåller genom detta avtal. Denna skyldighet omfattar dock inte upplysning som lämnats i BASTA- eller BETA-registret vars uppgifter är offentliga, eller som BASTAonline kan visa är allmänt känd eller kommer till allmän kännedom på annat sätt än genom brott från BASTAonlines sida mot innehållet i detta avtal. Dessutom omfattar denna skyldighet inte sådan information som BASTAonline är skyldigt att göra tillgänglig enligt bestämmelse i lag eller annan författning eller genom myndighetsbeslut. All information rörande BASTA-systemet, dess uppbyggnad, funktioner och eventuella kommande förändringar eller utveckling som BASTAonline inte själv offentliggjort, och som Företaget erhåller genom detta avtal, ska Företaget behandla strikt konfidentiellt och får inte lämnas till tredje man eller offentliggöras. 4 (7) Utgåva 2017/ giltig fr.o.m 2017-01-01 5.0 Validering av registreringar Registrering av produkter enligt detta avtal ska valideras för att se till att kraven i 3.1, 3.2, 3.3 och 3.4 kontinuerligt uppfylls. BASTAonline respektive Företaget ska därför utföra validering enligt följande. BASTAonline ska: a) b) c) d) Låta genomföra regelbundna revisioner av Företaget i syfte att upprätthålla BASTAsystemets trovärdighet. Anlita revisorer för utförande av validering enligt 1) och bekosta deras arbete vid sedvanlig revision. Avregistrera produkter eller företag som brutit mot bestämmelse i detta avtal. Avregistrera produkter om dessa enligt BASTAonlines bedömning kan antas vara felaktigt registrerade. Företaget ska: a) Omgående avregistrera produkter som Företaget registrerat om dessa inte längre uppfyller Egenskapskriterierna. b) Vara behjälplig vid revisioner i den omfattning som begärs. c) Vid revision snarast och senast en (1) vecka från revisors begäran, hålla underlag enligt i 3.1 och 3.2 angivna kvalificeringsvillkor tillgängligt för revisors granskning. Dokumentationen ska vara på svenska eller engelska. d) Åtgärda eventuella avvikelser som påtalats vid revision senast tre (3) månader från det att avvikelse påtalats av revisor. e) Ersätta BASTAonline för eventuella extra kostnader i det fall revisor påtalar allvarliga avvikelser eller brister som kräver omfattande extraarbete utöver sedvanlig revision. f) Göra eventuell av- eller ombokning av revision inom fjorton (14) dagar före planerat revisionstillfälle. Om av- eller ombokning sker senare har BASTAonline rätt att från Företaget erhålla ersättning för kostnader härför. För det fall BASTAonline upptäcker att produkt som har registrerats av Företaget inte längre uppfyller Egenskapskriterierna meddelas detta skriftligen till Företaget, som ska vidta rättelse för produkten inom trettio (30) dagar från dagen för meddelandet. Har rättelse inte skett inom nu angiven tid avregistrerar BASTAonline produkten från BASTA-systemet. 6.0 Ersättning För rätten att registrera produkter enligt detta avtal ska Företaget betala vid var tid gällande årsavgift som utgår per kalenderår. Betalning ska ske inom trettio (30) dagar från datum för BASTAonlines faktura. BASTAonline har rätt att ändra årsavgiften, vilket ska aviseras minst fyra (4) kalendermånader innan den nya årsavgiften blir gällande. BASTAonline har rätt till ersättning för kostnader enligt vad som anges i 5.0.e, 5.0.f och sista stycket i 7.0. Ersättningen ska utgöras av BASTAonlines självkostnad med tillägg om 10 %. 7.0 Avtalstid och uppsägning Avtalet gäller från parternas behöriga undertecknande till och med den 31 december det år avtalet ingåtts. Avtalstiden förlängs därefter med ett (1) kalenderår i taget om inte någon av parterna har sagt upp avtalet med minst tre (3) månaders skriftligt varsel före avtalstidens utgång. BASTAonline har därutöver rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande: a) om Företaget i väsentligt avseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och inte vidtagit rättelse inom trettio (30) dagar från BASTAonlines skriftliga påpekande, 5 (7) Utgåva 2017/ giltig fr.o.m 2017-01-01 b) c) om Företaget försätts i konkurs, träder i likvidation eller på annat sätt kan antas ha kommit på obestånd, eller om förutsättningarna för driften av BASTA-systemet väsentligen förändras. Vid avtalets upphörande avregistreras samtliga uppgifter om Företagets produkter i BASTA- respektive BETA-registren. Företag som avregistrerats genom att avtal har upphört på grund av vad som anges i punkten a) ovan har rätt att ingå ett nytt avtal om registrering efter att en ny revision avseende Företaget som skett med resultat som BASTAonline bedömer vara tillfredsställande. Samtliga BASTAonlines kostnader för sådan revision ska ersättas av Företaget. 8.0 Tillämplig lag och tvist På detta avtal gäller svensk lag. Tvister som uppstår i anledning av detta avtal ska slutligt avgöras genom skiljedom enligt Regler för Förenklat Skiljeförfarande för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. Skiljeförfarandets säte ska vara Stockholm. Språket för förfarandet ska vara svenska. 9.0 Marknadsföring Företaget har under detta avtals löptid rätt att hänvisa till BASTA-systemet i produktdokumentation eller i digitala media för produkter som är registrerade i något av systemets register och i direkt anslutning till sådana produkter. Följande formuleringar ska användas: ”/produktens namn/” är BASTA-registrerad. ”/produktens namn/” är BETA-registrerad. Företaget har också rätt att under detta avtals löptid använda BASTAonlines registrerade varumärken för BASTA eller BETA i produktdokumentation eller i direkt anslutning till registrerade produkter i digitala media. Det är dock inte tillåtet att använda BASTA- eller BETA-varumärken på produktens etikett eller förpackning. När Företaget använder formulering enligt första stycket denna bestämmelse eller BASTAonlines registrerade varumärken enligt andra stycket denna bestämmelse ska dessutom anges en förklaring med följande innehåll i det aktuella dokumentet eller i digital media: ”BASTA-registreringen innebär att vi kan styrka att produkten klarar BASTA-kriterierna för miljö- och hälsofarliga egenskaper. Se www.bastaonline.se”. ”BETA-registreringen innebär att vi kan styrka att produkten klarar BETA-kriterierna för miljö- och hälsofarliga egenskaper. Se www.bastaonline.se”. Företaget har också rätt att under detta avtals löptid använda BASTAonlines registrerade varumärken för BASTA eller BETA i Företagets årsredovisning eller i företagspresentation, dock endast i de fall hänvisning görs till Företagets registreringar i BASTA- eller BETA-registret. I löptext får endast anges att Företaget har produkter som är registrerade i BASTA- eller BETA-registret. Generella formuleringar som nämner Företagets registrerade produkter, såsom exempel ”/NNs/ produkter är registrerade i BASTA-systemet” får inte förekomma. Företaget har inte rätt att använda eller inregistrera varumärke, produktbenämning eller firma som kan förväxlas med BASTAonlines varumärken. Företaget förvärvar genom detta avtal ingen som helst rätt till BASTAonlines varumärken utan dessa får användas endast i enlighet med och på sätt som anges i detta avtal. BASTAonline förbehåller sig rätten att vidta de rättsliga åtgärder som BASTAonline finner lämpliga i fråga om all otillåten användning av BASTAonlines varumärken i strid med detta avtal. 6 (7) Utgåva 2017/ giltig fr.o.m 2017-01-01 10.0 Ansvar Företaget är ensamt ansvarig för de uppgifter som denne lämnar vid registrering av produkter enligt detta avtal. Part ansvarar för skada som motparten orsakas genom dennes vårdslöshet. BASTAonlines ansvar för skada omfattar inte indirekta skador, såsom utebliven vinst, produktionsbortfall m.m. BASTAonlines ersättningsskyldighet är begränsad till ett belopp motsvarande en årsavgift enligt detta avtal. 11.0 Konkurrens Företaget förbinder sig att inte under avtalstiden eller under en tid av tre (3) år efter dess upphörande, vare sig direkt eller indirekt bedriva utveckling, tillverkning, försäljning eller uthyrning av någon tjänst eller produkt som, direkt eller indirekt, konkurrerar med eller kan komma att konkurrera med BASTA-systemet. 12.0 Överlåtelse, ändringar och tillägg Part får inte, varken helt eller delvis, överlåta eller pantsätta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan motpartens föregående skriftliga godkännande. Ändringar och tillägg till detta avtal ska vara skriftliga och undertecknade av bägge parter för att vara gällande. ____________ Detta avtal är upprättat i två (2) originalexemplar av vilka parterna tagit var sitt. För BASTAonline AB [Infoga firmanamn på Företaget] Ort: Ort: Datum: Datum: Signatur: Signatur: Namnförtydligande Namnförtydligande 7 (7) Utgåva 2017/ giltig fr.o.m 2017-01-01