De åtta stegen – från idé till att starta eget tillsammans
Du som kommit fram till att du vill starta eget tillsammans med andra har en spännande resa
framför dig. För att hjälpa er att få en bild av vad som väntar, har jag tagit fasta på några
punkter som beskriver resan i åtta steg som jag hjälper grupper igenom!
Välkommen med, du med!
/Martin Bankel – samhällsentreprenör/
I åtta övergripbara steg beskriver vi vägen från det att ni som grupp har en idé till att ni startar
eget tillsammans. Genomförandet bygger på en tidsperiod på 8 veckor där vi arbetar
tillsammans i gruppen ca 4 tim per dag och att du utöver det utför uppgifter på egen hand
resterande tid.
1. Idé
Förmodligen har ni många tankar inför framtiden kring hur just ert företag ska vara. Att starta
företag kräver kunskap och vilja men också drömmar och idéer och de flesta tycker det är
roligt att drömma tillsammans. Det viktiga är att göra verklighet av era idéer. Att bestämma
att ”nu kör vi!”
Idéer som kan bli till företag är sådana som någon är beredd att betala för. Det handlar
antingen om att sälja produkter eller att utföra någon form av tjänst.
Ofta handlar idéer om att upptäcka behov som inte någon tillgodoser idag. Det kan i vissa fall
vara bra att göra en marknadsundersökning för att undersöka intresset för tjänsten eller varan.
Det behöver inte vara särskilt komplicerat och det finns flera sätt att gå tillväga.
2. Vision
Vilket företag ser ni framför er när ni är igång? Dröm tillsammans och formulera en
beskrivning av ert företag om till exempel fem år. När beskrivningen känns lagom hissnande,
väcker engagemang och är känd av alla i företaget har ni en vision som fungerar.
Visionen är tydligt sammanlänkad med de individuella drivkrafterna.
De individuella målen är viktiga även när man startar eget tillsammans.
Börja gärna med att formulera individuella mål var och en för sig (skriv till exempel på postit-lappar) och berätta och förklara för varandra vad ni menar. Om era mål är mycket spretiga
är det viktigt att se om dessa går att förena i gemensamma. Formulera dessa tydligt!
Förutom målen måste man också göra klart om man passar att arbeta ihop. Om man arbetat
ihop tidigare, i skolan eller i arbetslivet till exempel har man nyttig kunskap om varandra. Om
man inte prövat på varandra i en sådan situation tidigare kan man till exempel börja med att
samarbeta kring ett mindre projekt. För att undvika onödigt arbete och onödiga konflikter är
det viktigt att ta god tid på sig i detta första steg ha mycket kommunikation. Om man är har en
klar bild över vad man ska göra i företaget och om alla drar åt samma håll är förutsättningarna
att lyckas större.
3. Affärsidé
Nästa steg handlar om att formulera en tydlig och klar affärsidé. Dessutom, för att underlätta
förståelsen av den bör den formuleras kortfattat. Affärsidén berättar om vilken nytta företaget
har för kunden. Samtidigt är den ett väglednings- och styrinstrument när man fattar beslut om
målgrupper, priser, produkter mm. Affärsidén är inget man slår fast en gång för alla utan den
utvecklas i takt med förändringar som sker både internt i företaget och i dess omvärld. Särskilt
viktigt är det att förändra affärsidén för att möta yttre hot och möjligheter. Att vara duktig på
omvärldsbevakning och analys, se framtida hot och möjligheter och förändra affärsidén
utifrån detta är en nyckelfaktor till att skapa ett framgångsrikt företag.
En välformulerad affärsidé ska besvara följande frågor:
1. Vilka behov ska företaget tillfredsställa och vilka värden skapar dessa behov för
kunden?
2. Med vilken vara eller tjänst tillfredsställs kundens behov?
3. Vem är kunden? Här är det viktigt att svara så noggrant som möjligt eftersom en vara
eller en tjänst inte kan tillfredsställa alla.
4. Varför ska kunden välja att köpa varan eller tjänsten från er och inte hos något annat
företag?
5. 4. Affärsplan
6. Affärsplanen är en vidareutveckling av affärsidén. Affärsplanen hjälper till att
konkretisera idén om hur det färdiga företaget ska se ut. Hur detaljerad denna plan är
beror på hur komplicerat företag är. Om affärsidén bygger på att man till exempel
måste hitta någon form av finansiering, bank eller någon annan som vill investera i
företaget, då är behovet av en väl genomarbetad affärsplan mycket större än när man
till exempel hyr en lokal tillsammans.
I affärsplanen beskriver man hur affärsidén ska fungera, vilka mätbara mål företaget
har och hur dessa mål ska uppnås, hur stort kapital som behövs för att komma igång
och vilka kostnader och intäkter man räknar med. Affärsplanen är viktig också av
andra anledningar än för banker och investerare. Den ger också en bild över om
företaget kommer att vara lönsamt och om affärsidén håller måttet. Dessutom får
kunder, medarbetare, försäkringsbolag, revisorer med flera en övergripande bild av
verksamheten.
Kontakta Coompanion så får ni den hjälp ni behöver för att komma igång.
Vi kan också hälpa er med färdiga malla för affärsplaner.
5. Ekonomisk planering - budget
En del av arbetet i affärsplanen handlar om att göra en budget, att beskriva hur företaget
ekonomiskt ska gå ihop. Genom att upprätta en startbudget, likviditetsbudget och
resultatbudget kan man uppskatta företagets ekonomiska hållbarhet. Men det gäller att komma
ihåg att det bara är en uppskattning. Mycket kan hända på vägen, både sådant som påverkar
resultatet negativt men naturligtvis också positivt. Det är först när bokslutet är gjort, oftast en
gång om året, som man helt säkert vet hur det gått.
I startbudgeten beräknar man vilka kostnader som är nödvändiga för att starta företaget. Man
tar upp alla investeringar, maskiner, kontorsmöbler, kostnad att registrera företaget mm. På så
sätt ser man om det finns tillräckligt stort kapital eller om man måste låna.
I likviditetsbudgeten beräknar man varje månad sina in- och utbetalningar, det man får betalt
av sina kunder och kostnader för lokal, telefoni mm. Det här gör man för att se vilken
likviditet företaget behöver. Man vill vara säker på att det finnas pengar när fakturor och
andra utgifter ska betalas.
I resultatbudgeten beräknar man företagets lönsamhet. Här uppskattar man tänkbara intäkter
och kostnader för minst ett år framåt i tiden. Intäkterna ska täcka kostnaderna och helst ge ett
överskott som bland annat kan användas till utveckling av företaget och dess medarbetare.
6. Planera verksamheten - aktivitets- och tidplan, lagar, avtal och organisation
Nästa steg handlar om fortsatt planering av verksamheten. Det innebär att man gå igenom vad
mer man behöver göra fram till dess att företaget ska starta. Här är det bra att göra en tidplan
över när de olika aktiviteterna ska vara klara och tidplanen följer man sedan kontinuerligt upp
för att se hur man ligger till. Många av arbetsuppgifterna kan fördelas mellan er – alla måste
inte göra allt. Redan nu kan ni alltså börja dra nytta av att ni är flera som ska dela
arbetsbördan.
Avtal och kontrakt
Se över vilka avtal och kontrakt som behöver upprättas, lokal, telefoni, leverantörsavtal etc.
Att kontrollera vilka lagar som reglerar just det här företaget, till exempel konkurrenslagen,
köplagen, arbetsmiljölagen etc.
Antagligen bör ni även upprätta kompanjonavtal mellan varandra. Ladda hem ett
diskussionsunderlag för detta. Ladda hem ett exempel på kompanjonavtal.
Arbetsgivarrollen
Om man ska ha anställda (ofta är anställda desamma som medlemmar, vilket innebär att
företaget har ett arbetsgivaransvar för sina ägare/medlemmar) finns det en hel del att tänka
på. Ett medlemskap i en arbetsgivarorganisation blir ett stöd i denna roll. KFO är en
arbetsgivarorganisation vars medlemmar är kooperativa företag och som har så kallade
kollektivavtal inom de flesta branscher.
Till KFO:s hemsida!
Försäkringar
Vilka försäkringar behöver just det här företaget teckna för att få ett bra skydd, egendoms-,
ansvars-, avbrotts- och rättsskyddsförsäkring etc? Se också över det privata
försäkringsskyddet. Kontakta försäkringskassan och hör vad som gäller för just dig om du
blir sjuk eller råkar ut för en olycka. Kanske behöver du ta även en privat försäkring. Ta även
kontakt med din a-kassa för att höra om de accepterar företagare som medlemmar. Om inte,
flytta över medlemskapet till en annan a-kassa som tar emot företagare.
Organisation
Det är också dags att fundera över företagets organisation. Hur ska företaget ledas? Vilka
roller har var och en? Vilken roll har styrelsen? Vilken beslutsprincip ska vara vägledande för
just det här företaget? Hur ska det dagliga arbetet fördelas? Försök att fastställa rutiner och
ansvarsområden. Bestäm vad som är viktigt att alla är med och fatta beslut om och vad som
den som har ett ansvarsområde kan besluta om.
7. Välja företagsform
När man startar ett företag brukar frågan om vilken företagsform som är lämpligast dyka upp
ganska snart. Svaret på frågan beror på verksamhetens karaktär och de förutsättningar som
finns hos dem som startar. Det handlar också om hur man ser på hur företaget ska styras.
När man ska starta företag tillsammans finns det egentligen tre företagsformer som är mest
relevanta, Ekonomisk förening, Aktiebolag och Handelsbolag. Några frågor är mer avgörande
för valet av företagsform än andra. Dessa är hur många delägare/medlemmar man är, vilken
insats man är beredd att lägga och hur man ser på delägarnas personliga ansvar för företagets
skulder. En annan viktig fråga är förstås hur man ser på hur företaget ska styras. Vem ska
främst ha kontroll och inflytande över företagets drift, utveckling och hur överskott ska
fördelas?
Antal personer
För att starta en ekonomisk förening krävs att man är minst tre medlemmar, fysiska eller
juridiska (alltså organisationer) personer. För att starta ett Aktiebolag går det bra att vara bara
en person och för handelsbolag räcker det med två.
Insats
För att starta ett aktiebolag krävs en insats på 50 000 kr varav minst hälften måste vara i "reda
pengar".
I den ekonomiska föreningen bestäms storleken på insatsen av medlemmarna. Den kan alltså i
princip vara en krona. Vanligast är dock att detta belopp avgörs av hur mycket som krävs för
starten.
I ett handelsbolag behövs ingen insats.
Ansvar för företagets skulder
I aktiebolaget och den ekonomiska föreningen är du din privatekonomi skyddad om företaget
skulle ha skulder som det inte kan betala. Detta gäller om du följt lagar och regler för
respektive företagsform.
I handelsbolaget är delägarna personligt och solidariskt ansvariga för företagets skulder.
Detta innebär att man inte har ett personligt skydd när företaget har skulder utan dessa kan
drabba privatekonomin. Dessutom är delägarna ansvariga för varandras skulder i bolaget.
Detta ansvar går heller inte att avtala bort.
Synen på inflytande
Vill man att företaget ska drivas demokratiskt med lika ansvar och inflytande, är ekonomisk
förening oftast mest lämplig. Inflytandet i den ekonomiska föreningen är knutet till
respektive medlem - en medlem en röst medan delägarens röststyrka i aktiebolaget normalt
beror på andelen kapital delägaren satsat.
Det kan vara svårt att tvinga en aktieägare att sälja sina aktier om han eller hon vill lämna
företaget. I en ekonomisk förening upphör inflytandet den dag medlemmen inte uppfyller
kraven för medlemskap. Det går dock även att organisera ett aktiebolag eller ett handelsbolag
demokratiskt även om det är krångligare.
Företagssamverkan - möjlighet att mixa företagsformer
Ibland är det lämpligt att skapa en lösning med flera olika företagsformer. Detta gäller till
exempel företagssamverkan där till exempel flera enskilda firmor, handelsbolag och kanske
till och med ideella föreningar, samverkar om ett gemensamt behov. Det kan handla om att
dela lokal, om gemensamma maskiner, galleri eller ett gemensamt evenemang. Vi har gjort en
liten film om företagssamverkan. Se den här!
8. Tillstånd och registrering
När man startar företag måste man ta hänsyn till en hel del regler. Det kan behövas särskilda
tillstånd för just den typ av verksamhet som företaget ska bedriva. Det kan också ställas
särskilda krav på den som startar företaget. Kanske behöver verksamheten registreras hos
någon myndighet. Detta är frågor som ni bör diskutera med en rådgivare!
ATT REGISTRERA EN EKONOMISK FÖRENING
Eftersom ekonomisk förening är den vanligaste företagsformen när man startar eget
tillsammans redogör vi här för gången när en ekonomisk förening ska startas.
1. Börja med att utarbeta stadgar. Under "Resurser" nedan finns
mönsterstadgar för några olika typer av ekonomiska föreningar.
2. Kalla till och håll ett protokollfört möte där stadgarna antas, beslut
tas att bilda föreningen, styrelse med minst tre personer utses och
revisor utses. Ett sådant här möte kallas konstituerande möte.
3. Den valda styrelsen håller ett första möte (styrelsens konstituerande
möte) där man bland annat utser firmatecknare. OBS att det alltså ska
till två möten med två olika protokoll. De kan naturligtvis hållas
direkt efter varandra.
4. Blanketten "Anmälan om registrering av ekonomisk förening", två
exemplar av föreningens stadgar och två exemplar a protokollet från
det konstituerande mötet (såväl kopiorna på stadgar som protokoll
ska vara bestyrkta av två styrelseledamöter) skickas till bolagsverket
5. Betala in registreringsavgiften till Bolagsverket. Avgiften är 1400
kronor, men 1 100 om det görs via internet (Bolagsverket)
OBS! Handlingarna och avgiften ska ha inkommit till Bolagsverket inom sex månader från
det att föreningen höll sitt konstituerande möte.
Är allt i sin ordning bör ni få registreringsbevis och organisationsnummer från Bolagsverket
inom två veckor.
Det man också bör tänka på är att skydda företagets varumärke, logotypen. Det gör man hos
PRV.
F-skattsedel
En annan myndighet att kontakta vid företagsstart är Skatteverket. På Skatteverket ansöker
man om F-skatt eller FA-skatt och man registrerar sig för moms och anmäler sig som
arbetsgivare. Anmälan gör man på Skatteverkets blankett Skatte- och avgiftsanmälan. Att
ansöka om F-skatt innebär att man ansöker om att ta hand om sina egna skatteinbetalningar,
preliminärskatt och sociala avgifter helt själv. De som jobbar i både eget företag och är
anställda ansöker om FA-skatt. För att få F-skatt eller FA-skatt krävs att verksamheten är
varaktig, självständig och har vinst/överskottsyfte.
Moms
Att bli momspliktig innebär att man betalar skatt på det som företaget säljer och att man får
tillbaka skatt på det som företaget köper. En gång om året lämnar man in en slutgiltig
deklaration till Skatteverket. Det är den som bestämmer vad den exakta skatten blir för det
gångna år. Har man betalt in för mycket får företaget tillbaka pengar och om man betalt in för
lite så får företaget betala in mer. Om man är ett momspliktigt företag eller inte avgörs om
det man säljer är momsbelagt. De flesta varor och tjänster är momsbelagda och den
vanligaste momssatsen är 25 %. Barnomsorg är dock ett exempel på en tjänst som vi inte
betalar moms för.
Bokföring
Alla som driver företag är bokföringsskyldiga. Bokföring är det system som används för att
hålla företagets ekonomi under uppsikt. Det är alltid den som driver företaget som har
ansvaret för att bokföringen sköts korrekt. Det är därför viktigt att ha viss kunskap i bokföring
även om man har någon som hjälper en. Eftersom det är pengar som går ut och in i ett företag
behöver man ett system för att hantera pengarna. Banken hjälper till att öppna bankkonto och
giro.
Resurser
Stadgar personalkooperativ
Stadgar konsumentkooperativ
Anmälan och registrering av ek förening (Bolagsverket)
Skatte- och avgiftsanmälan (Skatteverket)
