Avtal
Handläggare
Datum
Diarienummer
Nicklas Andersson
Telefonnummer: 0700 - 82 46 04
E-post: [email protected]
2013-11-14
SN204-2013
Avtalsnummer
2042013-011
Avtalsområde:
Sterilemballage och containersystem
Avtalsparter:
Beställare
Västra Götalands läns landsting
Leverantör
Stille AB
Innehållsförteckning
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
14.1
14.2
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Avtalsparter
Avtalets omfattning
Avtalsform
Avtalsperiod
Avrop mot avtal
Volymer
Fördelningsnyckel
Standard och direktiv
Miljö
Kvalitet och utförande
Nya och ändrade produkter
Utbildning
Avtalspriser
Pris- och valutajustering
Prisjustering
Valutajustering
Leveranstid
Viten vid leveransförsening
Garantiåtagande
Fel eller brist
Logistikpåverkande krav
Leveransadress
Fakturaadress
Arbetsgivaransvar
Avtalshandlingar
Avtalstecknare
Sida
3
3
3
3
3
4
4
4
4
4
4
5
5
6
6
6
6
7
7
7
8
8
8
8
9
9
2
1 Avtalsparter
Detta avtal har träffats mellan Västra Götalands läns landsting, nedan kallad Regionen och
Stille AB nedan kallad Leverantören.
Beställare:
Leverantör:
Organisationsnamn
Västra Götalands läns landsting
Stille AB
Organisationsnummer
232100-0131
556249-4848
Postadress
Hertig Johans gata 6, 541 80 Skövde
Kontaktperson för avtalet
Nicklas Andersson
Telefon
0700 - 82 46 04
E-post
[email protected]
GLN
2 Avtalets omfattning
Leverantören åtar sig att för Regionen leverera produkter i enlighet med detta avtal
tillsammans med kravspecifikation, kommersiella villkor och föreskrifter i det
förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som
framgår av antaget anbud.
3 Avtalsform
Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av aktuella produkter under
avtalsperioden. Avtalet är juridiskt bindande endast under förutsättning att det är undertecknat
av båda avtalsparter.
4 Avtalsperiod
Avtalet gäller från 2013-11-30 till och med 2016-11-29 och upphör att gälla utan föregående
uppsägning. Regionen har ensidigt rätt att förlänga avtalet i ytterligare sammanlagt 12
månader, varefter det upphör att gälla utan föregående uppsägning. Om avtalet ska förlängas
ska detta anges senast en (1) månader innan avtalet löper ut.
Avrop som lagts inom avtalsperioden ska levereras även om avtalet hinner löpa ut
dessförinnan, om annat inte överenskommits med Beställaren. Avtalets bestämmelser är då i
sin helhet tillämpliga på avropet.
5 Avrop mot avtal
Inom Västra Götalandsregionen har Regionservice depå exklusiv rättighet att avropa avtalade
produkter till, vid varje beställningstillfälle, gällande priser under, eller fram till,
avtalsperiodens utgång för leverans inom ordinarie avtalad leveranstid.
Verksamheter inom Regionen har rätt att avropa avtalade produkter till vid varje
beställningstidpunkts gällande priser, under eller fram till avtalsperiodens utgång för leverans
inom ordinarie avtalad leveranstid.
3
Leverantören svarar för att avtalade priser och villkor gäller även om inte hänvisning sker till
ramavtalet vid avrop.
6 Volymer
På grund av eventuella metod- och strukturförändringar kan inte Beställaren förbinda sig till
angiven volym under avtalsperioden, utan antagen anbudsgivare/leverantör är skyldig att
leverera det verkliga behovet vare sig det över- eller understiger de redovisade volymerna.
7 Fördelningsnyckel
För upphandlingen tillämpas annan fördelningsnyckel, för de produktgrupper där tre (3) eller
flera leverantörer är antagna, då Beställarens behov är olika beroende på att verksamheterna
har skiftande utrustning. Val görs utifrån varje enskild verksamhet och fördelningen av
volymer mellan de antagna leverantörerna styrs av det faktiska behovet.
8 Standard och direktiv
Samtliga avtalsprodukter ska uppfylla tillämplig europeisk standard, eller om sådan inte finns,
internationella eller svenska standarder.
Produkterna ska vara CE-märkta enligt det gällande Medicintekniska produktdirektivet
(MDD).
9 Miljö
Förpackningsmaterial ska vara fritt från PVC. Se produktspecifika krav för vidare
specificering av miljökriterier.
10 Kvalitet och utförande
Levererade produkter ska överensstämma med lämnade anbudsprover eller broschyrer och
enligt i förfrågningsunderlaget uppställda krav.
Konstruktion, utförande i form av material, förpackningsstorlek eller sammansättning för inte
ändras under avtalsperioden utan Beställarens vetskap och godkännande.
Om Leverantören måste ändra utförandet, är denne skyldig att informera och vid behov
utbilda personal om förändringen hos avropande verksamheter.
11 Nya och ändrade produkter
Nya produkter inom det upphandlade produktområdet som lanseras av Leverantören kan efter
Beställarens val ingå i avtalet och priset ska vara i samma procentuella relation till
Leverantörens eventuella riktprislista som övriga produkter.
Om Leverantören under avtalstiden ersätter eller förbättrar en produkt med en annan för
samma funktion, ska priset på ersättningsprodukten vara i samma procentuella relation till
Leverantörens eventuella riktprislista, som den ersatta produkten.
4
Möjlighet ska finnas att under avtalsperioden prova nya och alternativa produkter. Rätt att
använda andra produkter än de som upphandlats ska finnas vid exempelvis forskning och
kliniska prövningar. Leverantören ska hållas informerad om så sker.
I händelse att verksamheten har behov av en produkt som är av särskild karaktär och inte
omfattas av avtalet, ska möjlighet finnas at köpa denna efter diskussion och godkännande av
avtalsansvarig.
12 Utbildning
Information och utbildning på svenska rörande produkternas handhavande och skötsel ska ske
efter behov samt vara kostnadsfri. Med produktinformation avses beskrivning av produkternas
egenskaper, utformning och användningsområde. All marknadsförning ska gå via
produktansvarig och ansvarig vårdenhetschef för berörd verksamhet.
Med utbildning i handhavande avses den information och utbildning som krävs för att
använda och sköta produkten så att optimal funktion uppnås. Denna information eller
utbildning bör ske om möjligt i Beställarens lokaler alternativt på leverantörens närmaste
lokalkontor.
1)
2)
3)
4)
5)
All berörd personal ska ges utbildning.
Utbildning ska ske i mindre grupper vid flera tillfällen.
Utbildning ska vara hands on.
Utbildning ska kunna skräddarsys efter avropande verksamhets behov.
Interaktivt utbildningsmaterial ska kostnadsfritt erbjudas av leverantören under
avtalstiden.
13 Avtalspriser
Offererade priser är fasta i 12 månader (till och med 2014-11-29) från avtalsstart, därefter kan
Leverantören begära prisjustering om särskild anledning föreligger.
Undantag från fastprisperioden är om Leverantören under en kampanjperiod erbjuder lägre
priser. Om Leverantören, efter fastprisperioden, begär en prisökning ska Leverantören bevisa
för Regionen att ökningen är skälig. Därefter fattar Regionen beslut om prisökningen
godkänns eller inte. Om Regionen anser att prisökningen inte är skälig har Regionen rätt att
ersätta produkten med annan likvärdig produkt från samma eller annan leverantör.
Om begärd prisjustering inte accepteras ska den part vars begäran avslagits äga rätt att
frånträda avtalet avseende aktuella produkter med verkan tre (3) månader efter det datum då
begäran om prisjustering avvisades. Fram till denna tidpunkt ska det tidigare avtalade priset
gälla.
Prishöjning kan träda i kraft tidigast en (1) månad efter förhandling, dock tidigast när
prisjustering enligt avtal kan ske. Prisjustering får endast ske vid månadsskifte.
Regionen äger rätten att efter fastprisperioden begära en prisförhandling med Leverantören
om Regionen anser att pris på upphandlad produkt är oskäligt hög i förhållande till jämförbara
avtal i andra läns landsting.
Produktpriser redovisas i prisbilaga. Regionen betalar inga ytterligare avgifter, ersättningar
kostnader utöver vad som redovisas i prisbilagan. Samtliga priser är angivna netto i svenska
5
kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt och inklusive samtliga åtaganden enligt villkor såsom
frakt, emballage, REPA-avgift, försäkring, transport, tull, miljöavgifter etc. specificerade i
detta avtal.
14 Pris- och valutajustering
Efter fastprisperioden gäller nedanstående. Prishöjning kan träda i kraft tidigast en (1) månad
efter förhandling, dock tidigast när prisjustering enligt avtal kan ske. Prisjustering får endast
ske vid månadsskifte. Överenskommen prisändring ska gälla under minst sex (6) månader.
Om begärd prisjustering inte accepteras ska den part vars begäran avslagits äga rätt att
frånträda avtalet avseende aktuella produkter med verkan en (1) månad efter det datum då
begäran om prisjustering avvisades. Fram till denna tidpunkt ska det tidigare avtalade priset
gälla.
14.1 Prisjustering
Båda parter har rätt att begära prisjustering om kostnadsläget, exklusive valutakostnader,
avseende produkt som omfattas av detta avtal skulle förändras med minst tre (3) procent
jämfört med kostnaderna vid avtalets startdatum, respektive senaste prisjusteringsdatum.
Det förutsätts att respektive part vid begäran om prisjustering antingen hänvisar till ett i
avtalet överenskommet prisindex eller på annat sätt verifierar att den åberopade
kostnadsförändringen verkligen inträffat.
14.2 Valutajustering
Prisjustering på grund av valutakursförändringar får endast ske om valutan förändras mer än
+/- 3 procent. Pris justeras alltid med hänsyn tagen till i avtalet angiven importandel.
Prisjustering på grund av valutakursförändring kan enbart ske för produkter som vid avtalets
startdatum är markerad som valutakursberoende.
Valutakursförändring anses ha skett när genomsnittskursen för aktuell valuta, för det senaste
tremånadersintervallet inom avtalets löptid, förändrats i relation till den genomsnittskurs som
gäller under juni månad 2013 angivits vid avtalets startdatum, respektive senaste
prisjusteringstillfälle. Besked om genomsnittskurs som gällt under juni månad 2013 hämtas på
Riksbankens hemsida www.riksbanken.se.
15 Leveranstid
Västra Götalandsregionen gör för närvarande en översyn av materialflödet till regionens
inrättningar. I samband med detta kommer Regionservice Inköp att öka fokus på
leverantörernas leveranstider. Målsättningen är att erhålla korta leveranstider som ger ett
snabbt flöde och minskad egen lagerhållning. I denna upphandling begärs det i anbudsmallen
svar om garanterad leveranstid på respektive produkt.
Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då leverantören mottagit beställningen till den
dag produkterna kan garanteras vara levererade till angiven leveransadress.
Leverans ska ske under ordinarie arbetsdagar mellan klockan 07.00-16.00.
Normalleverans av lagerförda artiklar till depån ska erhållas inom tre (3) arbetsdagar.
6
Leveranstid av ej lagerlagda produkter som kommer att lagerläggas på egen depå eller inte,
kommer att diskuteras för att effektivisera materialflödet och tillgodose Beställarens behov
inom rimlig tid.
Leveranser av akutkaraktär ska erbjudas av Leverantören. Vid beställning öre klockan 14:00,
ska leverans erhållas nästkommande vardag. Avrop kommer att ske under avtalsperioden,
alternativt enligt överenskomna leveransplaner.
16 Viten vid leveransförsening
Med angiven leveransdag menas den dag godset ska vara Beställaren tillbanda. Leverans före
likväl efter denna dag räknas som leveransfel. Leverantören ska omgående, dock senast en (1)
dag, efter mottagen beställning meddela om angiven leveranstid inte kan hållas.
Leveransförsening medför vite.
Om Leverantören önskar ersätta restnoterad produkt med annan likvärdig vara ska detta
godkännas av Beställarens kontaktperson. Priset för en sådan vara får inte vara högre än priset
för den ursprungliga avtalsprodukten.
Kan leveranstiden inte uppfyllas ska Leverantören, efter överenskommelse med Beställaren,
stödköpa godkänd produkt från annan Leverantör, eller i andra hand, att Beställaren stödköper
och att Leverantören står för merkostnaden.
Vite utgår, om inte annat anges i avtalet, för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen
varar med 5% av den del av varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk.
Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 20% av sagda värde.
Förutom vite kan Regionen debitera administrationsavgift uppgående till 1000 SEK exkl.
moms för de leveranser som levereras före eller efter avtalad leveransdag.
17 Garantiåtagande
Leverantören lämnar garanti för levererade produkter inom den giltighetstid som finns märkt
på respektive förpackning som sista hållbarhetstid eller dylikt.
Fel på produkten som beror på bristfällighet i konstruktion, material eller tillverkning eller
som består i att produkten inte i övrigt uppfyller avtalade egenskaper ska avhjälpas av
Leverantören på dennes bekostnad.
Om antagen Leverantör är återförsäljare och inte kan fullgöra erhållet uppdrag, ska
produktens tillverkade förbinda sig att överta Leverantörens skyldigheter enligt detta avtal.
I förekommande fall ska i så fall Leverantören skriftligen kunna redovisa dokumentation som
styrker tillverkarens åtaganden enligt ovan.
18 Fel eller brist
Leverantör ska omgående underrätta Beställaren om uppkomna eller misstänkta fel eller
brister i levererade produkter.
7
Om en levererad produkt avviker från kvalitets-, funktions- eller miljökrav enligt avtal ska
Beställaren reklamera felet inom två (2) arbetsdagar från det att felet uppdagats. Beställaren
har rätt att häva köpet eller kräva ersättningsleverans. Avvisad produkt returneras efter
överenskommelse med Leverantör, på dennes bekostnad.
19 Logistikpåverkande krav
Leverans ska inkludera samtliga åtaganden såsom frakt, emballage, REPA-avgift, försäkring,
transport, tull och miljöavgift enligt denna förfrågan.
Beställningsnummer ska anges på all korrespondens. Följesedel ska, per levererad produkt,
innehålla information som möjliggör en direkt koppling mellan följesedel och produkten.
Förpackningar ska vara märkta med produktnamn, artikelnummer samt i förekommande fall
batchnummer, datum och hållbarhet. Detta omfattar såväl produktförpackning som
avdelnings- och transportförpackning. Förpackningar ska vara pallanpassade och vara av god
kvalitet. Förpackningar för manuell hantering bör inte överstiga 12 kg.
På avdelnings- och transportförpackning ska antal enheter per förpackning tydligt framgå.
Eventuellt pall-astat gods för inte överstiga 1,9 m från golvnivå. Om vikten per enskilt kolli
överstiger 10 kg bör maxhöjden vara 1,5 m. Överhäng på pall accepteras inte. Godset ska vara
förankrat på ett säkert sätt. Pallöverföringssystem ska användas.
Om blandat gods förekommer på samma pall ska det framgå av märkningen på pallen och av
följesedeln. Pallarna bör vara plastade med återvinningsbar plast. Min- och maxtemperaturer
för produkten under transport och lagring ska anges om särskilda hänsyn behöver tas. Vid
retur av vara från depå till leverantör, äger leverantören inte rätt att uttaga returavgift.
20 Leveransadress
Upphandlade artiklar ska levereras till Regionservice depå i Göteborg för depålagda
produkter. Upphandlade produkter som inte är depålagda ska levereras till Beställarens
angivna adress.
Regionservice Sisjödepån, Datavägen 25, 436 32 ASKIM
21 Fakturaadress
Faktura skickas till på beställning angiven adress.
22 Arbetsgivaransvar
Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade
kostnader för sig och sin personal.
Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av
arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal.
Om Leverantören anlitar underleverantör ansvarar Leverantören för underleverantörens arbete
såsom för eget arbete.
8
Antagen leverantör ska vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och förordningar,
föreskrifter och allmänna råd som vid varje tidpunkt under avtalstiden gäller för denna typ av
verksamhet.
Leverantören ska förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgör de skyldigheter
som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bland annat att leverantören
själv har att svara för skador som vållas av företagets anställda genom att teckna och
vidmakthålla försäkring till täckande av skadestånd.
23 Avtalshandlingar
I avtalet ingår följande handlingar:
1. Detta avtal inklusive prisbilaga
2. Regionens allmänna villkor för leverans av varor och för elektronisk handel
3. Förfrågningsunderlag
4. Anbud
Avtalshandlingarna ska i första hand tolkas så att de överensstämmer med varandra. Om det
trots sådan tolkning finns villkor i avtalshandlingarna som strider mot varandra gäller de i
ovan angiven rangordning.
24 Avtalstecknare
Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna
tagit var sitt original.
Avtalspart 1
Västra Götalands läns landsting
Avtalspart 2
Ort, datum
Mölndal, 2013-11-14
Ort, datum
Titel
Handläggare
Titel
Signatur
Signatur
Namnförtydligande
Victoria Boysen
Namnförtydligande
9
