Fastställd av: Sjukhuschef
Avsnitt: 304 Inköp av varor och tjänster
Utfärdare: Anders Magnusson
Utgåva: 3
Giltig fr o m: 2011-01-26
Ersätter: Halmstad/
Varberg 2010-11-11
Kungsbacka: ---
Rutin: Upphandling
Tillämpningsområde: Hallands sjukhus
I de fall det är aktuellt med en upphandling enligt lagen om offentlig upphandling
gäller denna rutin vid Hallands sjukhus. Syftet vid genomförandet av en upphandling
är att få varor eller tjänster med rätt funktion och rätt kvalitet till bästa möjliga pris.
Denna rutin behandlar följande moment.
Rollerna vid en upphandling
När ska en upphandling genomföras
Anmodan om upphandling
Upphandlingsplan
Arbetsgrupp
Förfrågningsunderlag
Annonsering och utvärdering
Tilldelning och avtal
Avtalsuppföljning
Förlängning av avtal
När avtal upphör och en ny upphandling behövs
Rollerna vid en upphandling
Beställaransvarig
Ansvarig chef enligt sjukhusens fastställda beslutsordning i de
fall upphandlingen enbart rör sjukhusen.
Beställarrepresentant
Den som på beställaransvariges uppdrag praktiskt handlägger
beställaransvaret och kravspecifikationen
Arbetsgrupp
Av linjechefer utsedda medarbetare med adekvat kompetens
som deltar i arbetet med upphandlingen
Upphandlare
Upphandlare vid Regionkontorets enhet för juridik och
upphandling
Avtalstecknare
Sjukhuschefen i de fall avtalen enbart rör sjukhusen.
Beställarombud
Upphandlingsforum
Utredare stabsavdelningen samt chef medicinsk teknik Halland
- representerar sjukhusen i samordningsfrågor inom regionen.
Upphandlingsdirektör och förvaltningarnas beställarombud har
kontinuerliga möten där samordningsfrågor avhandlas
När ska en upphandling genomföras
En upphandling ska genomföras när inköpet av en vara eller tjänst överstiger
287 000 (2010), vilket gäller regionen som helhet. För att efterleva detta samt ha
fördelen av att upphandla större volymer ska det alltid göras en bedömning om ett
behov vid en enhet även kan gälla andra enheter inom sjukhusen eller regionen. Vid
osäkerhet om en upphandling ska genomföras kan sjukhusens beställarombud eller
Regionkontorets enhet för juridik och upphandling kontaktas. Regionens
upphandlingsforum, där beställarombuden från regionens förvaltningar medverkar,
träffas kontinuerligt för att bland annat underlätta samordningen inom regionen.
1 (3)
Fastställd av: Sjukhuschef
Avsnitt: 304 Inköp av varor och tjänster
Utfärdare: Anders Magnusson
Utgåva: 3
Giltig fr o m: 2011-01-26
Ersätter: Halmstad/
Varberg 2010-11-11
Kungsbacka: ---
Anmodan om upphandling
En upphandling startar med att beställaransvarig lämnar en anmodan om
upphandling till Rgeionkontorets enhet för juridik och upphandling på blanketten
”Upphandling, anmodan” som finns i ledningssystemet under rubriken blanketter. Av
sjukhusens beslutsordning framgår det vem som har rätt att lämna en anmodan.
Anmodan om upphandling får endast lämnas när nödvändiga beslut har fattats som
till exempel investeringsbeslut.
Vid regionens upphandlingsforum kan frågan om upphandlingen ska genomföras
med sjukhuset/n som ensamma beställare eller om upphandlingen ska ske
regionövergripande alternativt ihop med andra landsting/regioner beredas. Vid beslut
om att upphandlingen inte bara sker med sjukhuset/n som beställare flyttas
beställaransvaret till regionnivån. Sjukhusen medverkar då med representanter i
arbetsgruppen för upphandlingen.
Upphandlingsplan
Ansvarig upphandlare upprättar en upphandlingsplan i samverkan med
beställaransvarig eller någon som han/hon har utsett i sitt ställe
(beställarrepresentant). Upphandlingsplanen beskriver och tidsätter de olika
momenten samt tydliggör vilka som ska medverka under upphandlingen
(arbetsgrupp). I de fall sjukhusen är ensamma beställare i regionen skrivs
upphandlingsplanen under av ansvarig/a enligt sjukhusens beslutsordning.
Arbetsgrupp
Medarbetare vid Hallands sjukhus som deltar i en upphandling ska alltid utses av
chef i linjeorganisationen. I arbetsgruppen ingår upphandlare och
beställarrepresentant. Det är viktigt att de som medverkar har kompetens att ställa
rätt krav i arbetet med upprättandet av kravspecifikationen och kan avsätta tid för
arbetet. Vid regiongemensamma upphandlingar sköter beställarombudet vid
stabsavdelningen samordningen när det gäller sjukhusens deltagande i
arbetsgrupper. Det är av stor vikt att alla som är involverade i arbetet med en
upphandling efterlever kraven som finns på sekretess.
Förfrågningsunderlag
Förslag på förfrågningsunderlag som bland annat innehåller kravspecifikation och hur
utvärderingen av anbuden kommer att ske utarbetas av arbetsgruppen.
Beställarrepresentanten har en viktig roll vid utarbetandet och säkerställandet att
kravspecifikationen är adekvat. I de fall sjukhuset/n är ensamma beställare i regionen
ska förfrågningsunderlaget godkännas av ansvarig chef enligt sjukhusens
beslutsordning.
Annonsering och utvärdering
Rgeionkontorets enhet för juridik och upphandling sköter hanteringen när det gäller
annonsering av upphandlingen och utvärdering av anbuden.
Tilldelning och avtal
2 (3)
Fastställd av: Sjukhuschef
Avsnitt: 304 Inköp av varor och tjänster
Utfärdare: Anders Magnusson
Utgåva: 3
Giltig fr o m: 2011-01-26
Ersätter: Halmstad/
Varberg 2010-11-11
Kungsbacka: ---
Slutförd upphandling leder fram till ett beslut om tilldelning och att avtal sedan träffas.
Sjukhuschefen skriver under beslut om tilldelning och avtal i de fall där sjukhusen är
ensamma beställare i regionen. Avtalstrohet gäller för samtliga avtal där sjukhusen
eller regionen är avtalstecknare. På Lina under rubrikerna Administrativt stöd/Avtal
och upphandling/Gällande avtal finns information om samtliga gällande avtal som är
upphandlade i regionen.
Avtalsuppföljning
Regionkontorets enhet för juridik och regionupphandling ansvarar för
avtalsförvaltningen. I ansvaret ingår bland annat att följa upp avtalstrohet, pris- och
valutajusteringar, avtalsförlängningar och när avtal upphör att gälla. Det är av stor
vikt att sjukhusens verksamheter rapporterar till Regionkontorets enhet för juridik och
upphandling om det förekommer avvikelser vid leverans i förhållande till vad som har
avtalats. Det är lämpligt att beställarrepresentanten vid upphandlingen utses av
beställaransvarig att vara uppföljningsansvarig avseende levererad kvalitet.
Förlängning av avtal
En del avtal är konstruerade på ett sådant sätt att det finns regleringar angående
möjligheterna till förlängning. Regionkontorets enhet för juridik och upphandling
ansvarar för bevakningen av detta och ska i god tid kontakta berörda förvaltningar
med förfrågan angående om önskemål finns att utnyttja detta. Sjukhusens
beställarombud samordnar sjukhusens ställningstaganden om eventuella möjligheter
till avtalsförlängning ska utnyttjas.
När avtal upphör och en ny upphandling behövs
Regionkontorets enhet för juridik och upphandling ansvarar för bevakningen
angående när avtal upphör att gälla. I god tid innan ett avtal upphör ska berörda
förvaltningar informeras om detta. För att påbörja en ny upphandling ska en
anmodan om upphandling lämnas i enlighet med denna rutin.
Blankett
Upphandling, anmodan
3 (3)
