Allmän beskrivning vätskesystem Apoteket, NUS
Vätskebeställningssystem för sjukhusapotek
Allmänt
Beskrivningen avser streckkodsbaserat expeditionssystem för hantering av
kassettbytessystem, typ vätskevagnar. Målsättningen är att spara tid och samtidigt
kvalitetssäkra hanteringen av vätskor ut till avdelningar samt debiteringen av samma
avdelningar.
Vagnpåfyllnad
Vagnarna bibehåller sin nuvarande benämning. Respektive vagns vätskor läggs in i
vätskesystemets register. Från systemet skrivs streckkoder för respektive vätska ut via
direktkopplad etikettsskrivare.
Vid påfyllnad scannas streckkoden av och man matar in på handdatorn hur mycket som finns
kvar av respektive vätska (vagn samt avdelning kommer automatiskt med vid avscanningen
av streckkoden).
Man kan läsa av ett valfritt antal vagnar per gång. Efter att man fört över informationen till
vätskesystemet så beräknas automatiskt hur mycket som skall fyllas på respektive vagn.
Programmet gör en plocklista grupperad per vagn där vad som skall fyllas på har räknats
fram. Dessutom skrivs en följesedel ut, innehållande bl a prisuppgifter, för respektive vagn.
Systemet kan även hantera övrigt material på vagnen. Dessa varor kommer med på
plocklistan och följesedeln, samt i den informationen som skickas till ATS. Något lagersaldo
förs dock ej för ”övrig”- sortimentet, utan beställning till lagret för dessa varor sköts via ATSsystemet.
När man sköter påfyllnaden av en vätska, så läser man av streckkoden från hyllkanten för
vätskans/varans lagerplats och motläser därefter på streckkoden på vätskevagnen för att
garantera att rätt vara med rätt styrka lagts på rätt vagn och plats.
Vad som fyllts på skickas därefter dagligen tidsstyrt från vätskesystemet till ATS, så att
exempelvis rätt kostnadsställe kan belastas för det som konsumerats. Vid denna överföring
skickas även info angående de vätskebeställningar som inte går via vagnssystemet med.
Vätskebeställning med förtryckt blankett
För de avdelningar som saknar vätskevagnar kan man skapa en A4-utskrift från
datorprogrammet. Denna beställningsblankett kommer ha med de vätskor som avdelningen
brukar beställa. När avdelningen vill beställa fyller de bara i antal för de vätskor de önskar
och skickar blanketten till sjukhusapoteket. Apoteket läser då av den förtryckta streckkoden
på blanketten för vätskan med handdatorn och matar in det beställda antalet. När man därefter
för över informationen från handdatorn till PC programmet har man även fått med beställande
avdelning från streckkoden.
Allmän beskrivning vätskesystem Apoteket, NUS
Som en extra framtida modul kan vi erbjuda att avdelningen kan beställa med hjälp av en
online blankett på en dator hos sig som sen går direkt in i vätskesystemet, detta kräver dock
att det finns en nätverkskoppling mellan sjukhusnätverket och sjukhusapotekets dator.
Vätskebeställning med hjälp av rekvisition
Övriga vätskebeställningar som kommer in via vanliga rekvisitioner, matas in manuellt i PCprogrammet genom att välja avdelning och vätska från respektive register i programmet.
Alternativt kan denna inmatning ske genom att streckkoder i ett flexoregister läses av, det bör
då dock ej finnas ett allt för stort antal vätskor eller avdelningar att välja mellan.
Officinen (intern förbrukning på Apoteket)
Uttag som officinen gör av vätskor från lagret, registreras i vätskesystemet så att vätskelagret
har korrekta varusaldon. Ingen ekonomisk information förs i detta fall över till ATS-systemet.
I datorprogrammet lagras dock vad som togs ut och av vem.
Beställning av varor till lagret
Vi de olika uttagen i systemet räknas lagersaldona ned. När beställningspunkten för en vätska
uppnåtts genereras automatiskt ett beställningsförslag till rätt leverantör med en förvald
lämplig kvantitet beräknad med hänsyn till önskat maxlager och befintliga
förpackningsstorlekar.
Systemet hanterar samtliga leverantörer. För var och en ges möjlighet att ställa in vid vilket
klockslag beställningen automatiskt skall genereras. Dessutom kan man ange om den
automatiska kontrollen skall ske samtliga vardagar eller bara en dag i veckan för respektive
leverantör.
Beställningarna får ett löpande beställningsnummer oavsett leverantör.
Inventering
Man kan inventera förrådet så ofta man vill med hjälp av handdatorn. Man läser av lagerplatsens streckkod och matar in vad som ligger på hyllan. När informationen töms mot PC
datorn kommer systemet visa om det finns några differenser eller inte. Inventeraren bekräftar
därefter de eventuella skillnaderna och informationen arkiveras för framtida rapporter.
En person med behörighet kan logga in och göra korrigering av lagersaldo. Möjlighet finns då
att ange anledning till korrigering. Någon ekonomisk transaktion skapas ej vid detta tillfälle,
utan ändringen ses som ett uttag av officinen.
Övrigt
Programmet kompletteras med en funktion som gör en backup av databasen om man valt att
ställa in att säkerhetskopiering skall göras, vilket starkt rekommenderas.
Via vätskesystemets statistikdel kan man göra uppföljningar avseende förbrukning på
vätskenivå, leverantörsnivå, vagnsnivå och på avdelningsnivå.
Allmän beskrivning vätskesystem Apoteket, NUS
Varuregistret uppdateras en gång per dygn i enlighet med övriga F2000 beställningssystem.
Kommunikation mot Apoteket AB sker enligt XML eller SFTI standard där så är möjligt.
Installation av vätskesystemet görs på en punkt i nätverket. Löpande uppdatering och support
sker via Dairectos fjärrkoppling.
Kontaktperson Umeå:
Kontaktperson Dairecto
Kenneth Johansson
Apotekschef
090-7851808
[email protected]
Per Thyselius
040-733 00
[email protected]
