Slutrapport

Slutrapport
Välgörenhetskonsert
PROJEKTIDENTITET
Projektgrupp 16
Umeå Universitet
Namn
Ansvar
Mail
Sofia Norström
Projektledare
[email protected]
Billy Jonsson
Sektreterare
[email protected]
Jan Nylén
Beställaransvarig
[email protected]
Christofer
Wållberg
Dokumentansvarig
[email protected]
Matheus
Henriksson
Beställaransvarig
[email protected]
Beställargrupp
Grupp 18 i kursen projektledning 1 HT14LP2
Kontaktpersoner hos beställargrupp
Isak Högström, [email protected]
Mikael Wahlström, [email protected]
Kursansvarig: Stig Byström, B401, stig.byströ[email protected]
Handledare: Ola Ågren, B323, [email protected]
Innehåll
Introduktion .............................................................................................................................. 1
1
Tidsåtgång......................................................................................................................... 1
2
Analys av arbete och problem ......................................................................................... 1
2.1
Vad hände under de olika faserna (bra/dåligt/orsak)? .................................................. 2
Förstudie ............................................................................................................................. 2
Projektplan .......................................................................................................................... 2
Delleverans 1 ...................................................................................................................... 2
Delleverans 2 ...................................................................................................................... 2
Slutleverans ........................................................................................................................ 3
3
4
2.2
Hur vi arbetade tillsammans (ansvar, beslut, kommunikation etc.)? ............................. 3
2.3
Hur använde vi projektmodellen? ................................................................................. 3
2.4
Hur fungerade relationen med beställaren? ................................................................. 3
2.5
Hur fungerade relationen med handledaren? ................................................................ 4
2.6
Tekniska framgångar .................................................................................................... 4
Måluppfyllelse ................................................................................................................... 4
3.1
Vad har uppnåtts?........................................................................................................ 4
3.2
Hur fungerade leveransen?.......................................................................................... 5
3.3
Hur har studiesituationen påverkat projektet? .............................................................. 5
Sammanfattning ................................................................................................................ 5
4.1
De tre viktigaste erfarenheterna .................................................................................... 5
4.2
Goda råd till de som ska utföra ett liknande projekt ...................................................... 6
Introduktion
Denna rapport kommer belysa hur arbetet med projektet fungerat. Hur gruppen fungerat
tillsammans men även hur arbetet i helhet har gått.
1
Tidsåtgång
Redan i förstudien så infördes en grov tidsplanering på arbetet med projektet. När arbetet med
projektplanen infördes så kunde en tydligare tidsplanering göras då vi hade större inblick i hur
omfattande de olika delarna var. Den mest tidskrävande delen av projektet var förstudien, där
lade vi ner mycket tid för att underlätta under senare delar av projektet, vilket också kommer att
visa sig var rätt tänkt då vi blev färdiga med projektet tidigare än väntat.
Arbetsfördelning
Samtliga gruppmedlemmar har deltagit i alla steg i projektet där arbetsuppgifterna har fördelats
ut så att tidsåtgången har varit lika stor för alla medlemmar. Har man inte kunnat närvara på
utsatta möten så kunde en del av jobbet utföras på hemmaplan.
Tidsåtgång jämfört med planerad tid
En tuff tidsplan sattes upp i projektplanen eftersom kommande semestertid skulle ställa till det.
Gruppen har följt denna tidsplan noga genom arbetets gång för att hinna färdigt med projektet
innan semestertid. Arbetet med delinlämningarna tog dock kortare tid än beräknat så vi
färdigställde projektet tidigare än utsatt. Delinlämningarna tog mindre tid än beräknat på grund
utav att vi hade gjort mycket av jobbet redan under förstudie och projektplan. I övrigt så har den
beräknade tidsåtgången stämt bra överens men den faktiska se tabell 1.
Tabell 1. Tidsåtgång för projektet.
Fas
Planerad tid i timmar
Använd tid i timmar
Före
18,5h x 5pers (92,5h)
92,5 h
Under
34h x 5 pers (170h)
70 h
Efter
8 h x 5 pers (40h)
40 h
2
Analys av arbete och problem
Under denna rubrik kommer det arbete som vi gjort att först beskrivas och sedan analyseras
med hjälp av den teori och de modeller vi jobbat med under kursen, dvs. Projektform,
1
fakturering, LIPS-modell et cetera. Arbetet och analysen följs sedan av en kortare diskussion
där våra tankar kring arbetet tas upp.
2.1 Vad hände under de olika faserna (bra/dåligt/orsak)?
Förstudie
Under förstudien utgick vi från den kravspecifikation vi tillhandahållits av vår beställargrupp och
utredde hur och om projektet så som de hade tänkt sig kunde genomföras. Resultatet av
förstudien visade att det inom ramen för denna kurs var i princip omöjligt att genomföra den
konsert som beställargruppen hade tänkt sig.
Resultatet av förstudien föranledde att vi förhandlade om målet till projektet så att
slutleveransen istället för en konsert består av en detaljerad plan för hur en välgörenhetskonsert
i Umeå skulle kunna organiseras.
Projektplan
Eter det att det nya målet för projektet fastställts utformade vi en noggrann plan för hur arbetet
med projektet skulle komma att te sig. Eftersom att gruppens medlemmar parallellt med denna
kurs även har andra kurser planerades redan från början alla möten in så att det inte behövde
bli några krockar senare under kursens gång.
Eftersom att vi inte hade fått några delleveranser definierade av vår beställargrupp utformade vi
våra egna. Dessa delleveranser tog hänsyn till de krav som fanns för slutleveransen och bestod
av i våra ögon rimliga milstolpar i arbetet med att uppfylla kravspecifikationernas och kursens
mål.
Delleverans 1
Delleverans 1 bestod av en lista på de band och lokaler som kunde tänka sig att engagera sig i
en välgörenhetskonsert. Arbetet fortlöpte tämligen smärtfritt och vi fick en bra lista på band och
lokaler som kunde tänka sig att deltaga.
Banden och lokalerna hade dock en del krav på evenemanget, som även de är en del av denna
delleverans. De har mestadels med att göra att konsertens alla intäkter måste gå oavkortat till
välgörenhet för att det ska vara intressant för banden att ställa upp.
Detta leder till begränsningar gällande lokaler och liknande.
Delleverans 2
Den andra delleveransen består av olika sätt som evenemanget kan marknadsföras på och
olika sponsorer som kan tänka sig att bidra med någon form av stöd till arrangemanget.
Eftersom att projektet inte har någon budget är vi hänvisade till marknadsföringsmetoder vilka
inte kostar något. Detta gör att saker som tryckta affischer och reklamplatser är uteslutna.
2
Gällande sponsorer fann vi att det fanns ett visst intresse att engagera sig bland de tillfrågade
företagen men att det gällande rena pengadonationer kan bli svårt eftersom att skatteverkets
regler gällande spons är ganska snåriga.
Slutleverans
Eftersom att våra delleveranser var utformade så att de var delar av det vi förväntades leverera
vid slutet av projektet handlade arbetet mest om att sammanställa resultaten av delleveranserna
och diskutera lite kring dessa resultat. Arbetet gick därför mycket smidigt och var i egentlig
mening till största delen gjord under projektets tidigare faser.
2.2 Hur vi arbetade tillsammans (ansvar, beslut,
kommunikation etc.)?
Den största delen av arbetet på projektet har skett tillsammans i grupp. Anledningen till detta är
att projektets natur har lett till att det har krävts en hel del diskussion kring vad som skall tas
med under olika rubriker och liknande. Att arbeta i grupp ger möjligheten att effektivt kunna
diskutera samt komma fram till ett beslut vilket föranledde detta val.
Vi lade upp arbetet så att de olika faserna hade en huvudansvarig som såg till att arbetet med
sin tilldelade fas blev av och att redovisningen av arbetet kunde genomföras som det skulle.
Resten av gruppen arbetade ändock med allting, men hade inte det exekutiva ansvaret. Beslut
togs mestadels demokratiskt även om den som hade ansvar för området hade sista ordet.
Eftersom det mesta av arbetet gjordes i grupp skedde den mesta av kommunikationen öga mot
öga vilket gjorda att beslut kunde tas väldigt fort med hela gruppens input. Kommunikation
utanför mötena skedde företrädelsevis via “Facebook” och handlade mest om platser för möten
och eventuella förhinder som enskilda gruppmedlemmar fått.
2.3 Hur använde vi projektmodellen?
Vi har under arbetet använt oss av LIPS-modellen som är ett ramverk för linjär
projketorganisation för att strukturera arbetet på ett sätt som är överskådligt men samtidigt
detaljerat.
Ramverket gjorde så att det var lätt för oss att se vad som behövde göras för att hålla oss till
den organisationsform som kursen avhandlar samt vad som behövde göras i relation till
beställargruppens krav.
2.4 Hur fungerade relationen med beställaren?
Relationen med beställaren fungerade väldigt bra. Det var inga problem att få tag på
beställargruppen och få till möten. Den initiala kravspecen som vi fick bedömde vi vara
3
orealistisk att uppfylla, på så sätt att vi ansåg att det inte skulle gå att annordna en
konsert på så kort tid. Det var inga problem att tillsammans hitta en lösning som båda
blev nöjda med.
2.5
Hur fungerade relationen med handledaren?
Relationen med handledaren fungerade bra. Det har varit givande att bolla ideér med
honom och få en del tips. Vi har även fått en hel del positiv feedback. Det har dock
bitvis varit svårt att nå honom.
2.6
Tekniska framgångar
De tekniska hjälpmedel vi använt oss av är google drive där vi lagt upp alla dokument som har
arbetats med. Där har alla gruppmedlemmar kunnat skriva och redigera dokumenten, på så vis
har alla varit uppdaterade om hur långt projektet kommit i de olika dokumenten. Kommunikation
har skett via facebook där man snabbt har kunnat se mötesändringar och liknande. De
slutgiltiga dokumenten har även lagts upp där.
3
Måluppfyllelse
Projektets mål var till att börja med att planera och genomföra en välgörenhetskonsert för minst
100 personer. Konsertens intäkter skulle gå till “Läkare utan gränser” och beställarens önskade
effektmål var att summan skulle uppgå till minst 10000 kronor.
Efter förstudien visade det sig att genomförandet av konserten inte rymdes inom den för
projektet givna tidsramen. Därmed reviderades kravspecifikationen genom att kravet för
genomförande togs bort. Projektet delades därefter även in i två delleveranser efter
påtryckningar från styrgruppen. Projektgruppen kom här med ett förslag som beställargruppen
godkände. I delleverans ett skulle en lista över band och lokaler som sagt ja till ett eventuellt
deltagande finnas. Vidare skulle den andra delen innehålla en marknadsföringsplan för
konserten samt information om aktuella sponsorer som uttryckt intresse.
3.1 Vad har uppnåtts?
Projektet har resulterat i de två delleveranserna specifierade under rubriken “måluppfyllelse”.
Det vill säga en lista över band och lokaler, en marknadsföringsplan och en lista över sponsorer.
De två dellevarnsernas innehåll har även sammanställts till ett enhetligt leveransdokument med
en diskussion kring hur projektgruppen resonerat kring diverse beslut och rekommendationer.
För en mer detaljerad insikt i vad projektet uppnått rekommenderas det att läsa
leveransdokumentet
4
3.2 Hur fungerade leveransen?
Projektet levererades under ett lunchmöte där två representanter från beställargruppen
fick läsa igenom delleveranserna och det sammanställda leveransdokumentet. Efter att
de läst igenom dem diskuterades resultatet kort. Representanterna godkände därefter
leveransen enligt kravspecifikationen och de uppsatta målen.
3.3 Hur har studiesituationen påverkat projektet?
Samtliga projektmedlemmarna läser kurser parallellt med projektledningen och/eller
arbetar vilket lett till att det emellanåt varit svårt att hitta gemensamma mötestider. Detta
har ställt krav på att gruppmedlemmarna faktiskt deltagit vid så många av de utsatta
mötena som möjligt och att uppsatta mål utförts i tid. I slutändan är det alltså möjligt att
säga att vår studiesituationen haft en positiv effekt på projektet. Det vill säga det har
varit tvunget att ske tidseffektivt och enligt planering.
4
Sammanfattning
Sammanfattningsvis är gruppen överens om att projektet som helhet har varit en framgång och
ett intressant inlärningstillfälle. Vi är nöjda med att vi lyckades styra projektet så att vi fick ett
resultat som vi kände oss nöjda med, något som till stor del har att göra med det faktum att vi
organiserade arbetet på ett väldigt bra sätt.
Vi utgick i stort från LIPS-modellen, vilken är ett ramverk för linjär projektorganisation och valde
att göra det mesta av arbetet i grupp. Vilket ledde till att beslutsfattandet blev väldigt flexibelt
och att vi fick kontinuerlig feedback från resten av gruppen medans vi arbetade.
Det kan dock diskuteras utifall det faktum att vi gjorde arbetet i grupp frångår definitionen för
“projekt-arbete”, men vi har kommit fram till att alla hade olika ansvarsområden under arbetet
och därför styrde olika delar av processen. Vilket gör att vi anser att det ligger inom ramen för
projektformen.
4.1
De tre viktigaste erfarenheterna
Till att börja med har vi lärt oss att arbeta i projektform och att hantera den tidspress som vi fick
finna oss vid. Vidare har vi under genomförandet lärt oss mycket om vad företag ställer för krav
på en sponsortagare för att ställa upp som sponsorer. Till exempel vad de i grund och botten
förväntar sig ifrån en sponsortagar i form av motprestation. Avslutningsvis har vi fått en relativt
god insikt i hur omfattande ett arrangemang av en välgörenhetskonser är. Något positivt vi
upplevt är att många personer, såväl stora företag som föreningar, gärna hjälper till och visar
intresse när det har med välgörenhet att göra.
5
4.2
Goda råd till de som ska utföra ett liknande projekt
Vi föreslår till kommande projektgrupper att de bör ha en väl genomarbetad förstudie och att
fokusera på att utnyttja tiden väl genom att tidigt definiera projektets mål och ställa upp delmål
som lätt kan vävas in i slutmålet. Vidare är det viktigt att börja att planera konserten i god tid
eftersom att lokalägare, band, et cetera. behöver framförhållning inför ett evenemang.
6