Microsoft Excel
Grundkurs
Excelfönstret
Excels menyrad.
Excels Verrktygsfält:
Den övre raden heter Standard och innehåller knappar för att öppna, stänga, skriva
ut mm. Den undre heter Formatera och används för att formatera kalkylblad. I denna
knapprad hittar du knappar för att ge celler olika färger, centrera text i celler mm.
Excels arbetsyta.
Kalkylblad i en Arbetsbok
När du startar programmet visas Excels arbetsyta. Denna består av ett så kallat
spreadsheet. Ett spreadsheet är indelat i rader och kolumner. Där dessa möts bildas
celler. Cellerna får namn efter brytningspunkten där de skär en kolumn respektive en
rad. Namnen blir till exempel A1 eller C8. I cellerna skriver du in värden i form av text
eller tal av olika format.
Under arbetsytan ser du ett antal flikar. Dessa flikar representerar olika kalkylblad i
den arbetsbok du arbetar. När du startar Excel har du tillgång till 3 kalkylblad men du
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
2
kan lägga in upp till 256 stycken. Ett kalkylblad består av 256 kolumner och 65536
rader och varje arbetsbok kan innehålla upp till 256 blad. Det gör att man har nästan
4,3 miljarder celler att skriva i innan man fyllt en hel arbetsbok. Det borde räcka för
de allra flesta!
För att växla mellan olika kalkylblad klickar du på bladets flik. Den flik som du för
närvarande arbetar med, den som är aktiv, visas med en vit färg. Att arbeta med flera
flikar gör att det är enklare att navigera i kalkylerna.
För att navigera mellan de olika kalkylblad du arbetar med finns det
navigationspilar. Dessa är till för att du ska förflytta dig i din arbetsbok. Pilarna i
ytterkant tar dig till den första respektive den sista fliken. Pilarna i mitten flyttar dig en
flik i taget.
Statusfältet
Längs ner på skärmen finns statusfältet. I statusfältets vänstra del visas korta
instruktioner från programmet. Om det har hänt någonting i programmet kan du ofta
få ytterligare förklaringar i statusfältet. Ställer du till exempel musen på en knapp
visas en förklaring nere i statusfältet.
I statusfältet finns det nu en mycket användbar funktion som heter Autoberäkna. Här
kan du direkt få se summan av det markerade området. Om du högerklickar i rutan
kan du välja mellan sju olika funktioner.
Klicka med högermusknapp för att få fram denna meny.
Funktionen är till för att du ska kunna till exempel summera ett antal celler utan att
behöva använda er formel. Med denna funktion behöver du bara markera de celler
du vill summera. Därefter visas resultatet i statusfältet. För att använda dig av denna
behöver du bara markera ett antal celler därefter visas resultatet i statusfältet.
I bilden ovan är autosum inringad. Här kan du se en snabb summering av de
markerade cellerna.
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
3
Formelfältet
I Excel finns det en rad för att skriva in och se formler. Denna rad kallas för
Formelfältet.
På denna rad ser du alla formler du använder dig av i dina kalkyler. Du kan även
skriva in text på denna rad. Men, och det är viktigt, du kan lika gärna skriva in både
text och formler direkt i kalkylbladet. När du skriver in en formel i Excel så börjar den
alltid med ett = tecken. Även detta är mycket viktigt att komma ihåg. En formel kan
innehålla referenser till celler som du ser i bilden nedan..
I bilden nedan visas hur en funktion skrivs in direkt i ett kalkylblad.
Skriva in text och siffror i Excel
När du starta programmet visas ett tomt kalkylblad. Alla celler är tomma, men en cell
har en kraftig ram runt sig. Denna cell är den aktiva cellen i Excel. Om du börjar
skriva något är det i denna cell din text kommer att hamna.
För att skriva in någonting på kalkylbladet är det bara att klicka på en cell och skriva.
När du skriver in något i Excel är det i den aktiva cellen din text eller dina siffror
kommer att hamna. Så fort du har skrivit in text eller siffror i en cell ska du bekräfta
detta för Excel. Detta kan du göra på två olika sätt:
Trycka Enter - då hoppar markören till cellen rakt under där du står.
Trycka TAB - då hoppar markören till nästa cell till höger om där du står.
Om du vill ändra något du skrivit i en cell utan att skriva om allting dubbelklickar du
på cellen. Du kan då redigera det som står i cellen. Du kan också trycka på F2tangenten. Då får du fram en markör på kalkylbladet och kan redigera innehållet i
cellen.
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
4
Markera celler
När du markerar celler i Excel får du en markering som exemplet ovan. När flera
celler är markerade blir en cell inom markeringen alltid vit. Den vita cellen visar vilken
cell som är aktiv. Skriver du något kommer det att hamna i den aktiva cellen.
För att markera flera celler trycker du in vänster musknapp och målar upp ett
område. Om du vill markera mer än vad som syns i fönstret är det bara att dra
utanför kanten så rullar innehållet i fönstret. Tänk på att innehållet i din kalkyl kan
susa förbi snabbt på skärmen när du gör detta. För att undvika detta problem kan du
göra följande:
1. Klicka i den cell där du ska starta din markering.
2. Klicka på bläddringsfältet i Excelfönstrets vänstra del så att du ser den cell dit
du vill att markeringen ska sträcka sig.
3. Håll ner Shift-tangenten på tangentbordet.
4. Klicka i den cell dit du vill att markeringen ska sträcka sig och du har markerat
hela området.
Du kan på detta sätt undvika att åka fram och tillbaka när du markerar celler i Excel.
Markera rader och kolumner
När du markerar en hel rad eller en hel kolumn räcker det med att du klickar på radeller kolumnhuvudet. I bilderna nedan visas detta.
För att markera en hel rad klickar man på radhuvdet.
Vill du markera en hel kolumn klickar du på kolumnhuvudet.
OBS! Excel skiljer på att markera enskilda celler och hela rader/kolumner. Det är inte
samma sak att markera alla 256 celler i rad 3, som att markera hela raden.
Om du håller ner CTRL-tangenten och klickar på en cell markerar du denna och det
område som tidigare var markerat är fortfarande markerat. Du kan alltså markera
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
5
precis vilka celler du vill. De behöver inte hänga ihop. Givetvis kan du markera en
tredje och en fjärde cell, så länge du håller ner CTRL-tangenten. Det går också bra
att dra och markera flera celler åt gången eller klicka på rad- eller kolumnetiketter.
Om du glömmer att hålla ner CTRL-tangenten försvinner markeringen och bara den
cell du klickar på blir markerad.
Musens utseende i Excel
När du arbetar i Excel kommer du snart att se att musen har olika
utseende beroende på vad du ska göra. Nedan listas dessa:
När du markerar något i Excel har du detta utseende.
När du flyttar något i Excel har du detta utseende.
När du kopierar något i Excel har du detta utseende.
När du ändrar kolumnenbredden har du detta utseende.
När du ändrar radhöjden har du detta utseende.
När du har ett litet plusstecken indikerar Excel att du
kopierar innehållet. Detta får du fram genom att hålla
CTRL nedtryckt samtidigt som du flyttar markerade
celler.
Ändra storlek på rader och kolumner
Kalkylbladet är som du redan vet indelat i rader och kolumner. Du kan själv
bestämma höjden på rader och bredden på kolumner.
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
6
Peka mellan radernas eller kolumnernas rubriker så ändras muspekaren till en
dubbelriktad pil. Du kan då klicka och dra för att ändra höjden respektive bredden.
Du kan även dubbelklicka för att ändra storleken på kolumner och rader.
Ibland är kolumnen för smal för att visa hela det tal som står i en cell. Excel visar då
en serie brädhögar (#). Detta är ett skydd så att du inte riskerar att läsa informationen
fel. För att få bort brädhögarna klickar justerar du kolumnens bredd.
Genom att dubbelklicka i rubrikhuvudet mellan den kolumn som är för smal och
kolumnen till höger anpassar du kolumnen så att allt som står i den får plats.
Om du har flera kolumner markerade kommer det du gör att påverka alla dessa. För
att undvika att kolumnen anpassar sig efter en cell, till exempel en rubrik, centrerar
du den celler över flera kolumner.
Namnge kalkylblad
För att lättare kunna hitta i en arbetsbok är det bra att namnge de kalkylblad du
använder. Om du till exempel skapar en arbetsbok som innehåller information månad
för månad så vill du döpa arbetsbladet som innehåller information om januari till just
januari.
När du öppnar Excel har du i regel 3 stycken kalkylblad till ditt förfogande. Dessa
heter Blad 1, Blad 2 osv. För att byta namn på ett kalkylblad dubbelklickar du på det
och skriver in ett namn.
Bekräfta detta genom att trycka på entertangenten. Du har nu namngivit ett
kalkylblad. I bilden nedan ser du hur flikarna i en arbetsbok kan se ut.
Du kan också numer ge dina olika kalkylblad färg för att ännu bättre skilja dessa åt.
Högerklicka på bladfliken och välj flikfärg.
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
7
Räkna i Excel
Excel behärskar de fyra räknesätten och mycket mer. Om du vill beräkna ett värde det kan vara något enkelt som att lägga ihop två och två, eller något mer avancerat,
som att multiplicera data från fyra olika kalkylblad, för att därefter beräkna
kvadratroten ur produkten och bedöma om resultatet är högre eller lägre än
medelvärdet av de fyra cellerna till vänster, skriver man en formel.
En formel i Excel börjar alltid med =
När du ska skriva in en formel i Excel ska du alltid börja med tecknet lika med (=).
Detta tecknet förklarar för Excel att programmet ska beräkna det som skrivs in i
cellen. Det förklarar dessutom att Excel ska visa resultatet av formeln och inte själva
formeln.
När Excel räknar följer programmet alla matematiska regler, t ex multiplikation och
division före addition och subtraktion. Uppställningen nedan visar detta.
Om du skriver denna formel: Får du detta resultat
=3*6+12/4-2
=(3*6)+12/(4-2)
=3*(6+12)/4-2
=(3*6+12)/4-2
=3*6+(12/(4-2)
=3*6+12/4-2
19
24
11,5
5,5
24
19
Som du ser måste du alltså hålla tungan rätt i mun när du skriver dina formler, men
det hade du å andra sidan även behövt göra om du skulle använda dig av en
miniräknare eller rent av penna och papper.
Referenser till andra kalkylblad
Det går utmärkt att referera till celler på andra kalkylblad eller i andra arbetsböcker.
När man gör det är det mycket lättare att "peka och klicka" istället för att skriva
referenser. Vill du referera till ett annat kalkylblad i samma arbetsbok klickar man
först på fliken för bladet och sedan på rätt cell. I bilden nedan går en referens till det
andra bladet i arbetsboken och till cell B3.
Om du vill skapa referenser till en helt annan arbetsbok gör du ungefär på samma
sätt. Du skriver in ett =-tecken i den cell där du vill skapa referensen. Därefter öppnar
du arbetsboken och klickar i den cell du vill referera till. Avsluta med en
Entertryckning.
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
8
Kopiera formler
Om du en gång skrivit en formel eller infogat en funktion någonstans i din arbetsbok
kan du enkelt kopiera denna till andra celler där samma uträkning skall göras.
Grundregeln är att de cellreferenser om ingår i formeln ändras samma antal steg
som formeln kopieras.
I Cell C3 står formel =C1*C2. Formeln kopieras ett kolumn steg och cellreferenserna
i fomeln ändras ett kolumnsteg och blir =D1*D2. I Cell C4 har referensen C1 låsts
(Absolut referens) med tangenten F4 och referensen ändras inte vid en kopiering.
Färdiga beräkningar (Funktioner)
Ibland blir formlerna eller matematiken så komplicerad så det blir svårt att skriva
formler. I dessa lägen kan vi använda de färdiga beräkningsmöjligheter excel
tillhandahåller i funktionsbiblioteket. Alla funktioner har en liknande syntax.
=FUNKTION(ARGUMENT1;ARGUMENT2;ARGUMENT3)
Argumenten är olika och olika till antal beroende på vad funktionen skall göra. I
funktionen SUMMA() räcker det med ett argument, cellområdet som skall summeras.
=SUMMA(A1:B5).
Enkla funktioner såsom
summa och medel kan
därför med fördel skrivas
direkt i formelfältet.
I en mer avancerad
funktion som exempelvis
RBETALNING måste
man använda minst fyra
argument för att
beräkningen skall vara
möjlig. När dessa
funktioner skall
användas är det enklare
att infoga funktion från
menyn vilket ger
användaren möjlighet att
ange nödvändiga
argument i en dialogruta.
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
9
Datahantering i Excel
Grundbegrepp
I alla typer av databaser finns alltid en tabell där informationen i databasen fysiskt
finns lagrad. Tabellen har samma enkla uppbyggnad som en tabell i
ordbehandlingsprogrammet Word även i mycket avancerade och komplexa
databassystem.
FÄLT
POST
Fältnamn /Rubrik
Data
Data
Fältnamn /Rubrik
Data
Data
Fältnamn /Rubrik
Data
Data
Fältnamn /Rubrik
Data
Data
I Microsoft Excel finns redan rader och kolumner färdiga. Det är bara att använda
första raden för Fältnamn och sedan fylla på med data så kommer programmet att
förstå att det är en databas eller lista. Du bör inte ha mer än en lista i ett kalkylblad.
Vissa funktioner för listor, till exempel filtrering, kan bara användas i en lista i taget.
Sortera listor
I Microsoft Excel finns det speciella sorteringsordningar som ordnar data efter värde
och inte efter format.
Vid stigande sortering används följande ordning. (Fallande sorteringsordning är
omvänd i förhållande till stigande, med undantag för tomma celler som alltid placeras
sist.)
Tal: Tal sorteras med början på det minsta negativa talet och slutar med det högsta
positiva talet.
Alfanumerisk sortering När du sorterar alfanumerisk text, sorteras den från vänster
till höger, tecken för tecken. Till exempel, om en cell innehåller texten A100, placeras
den efter cellen med innehållet A1 och före cellen med innehållet A11.
Text och text som innehåller siffror sorteras så här:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (blanksteg) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B
CDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖ
Apostrofer (') och bindestreck (-) ignoreras, med ett undantag: Om två textsträngar är
identiska förutom ett bindestreck, sorteras texten med bindestrecket sist.
Logiska värden: Det logiska värdet FALSKT sorteras före SANT.
Felvärden: Alla felvärden är lika.
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
10
Tomma celler: Tomma celler placeras alltid sist.
Sortera med verktygsfältet
1. Klicka i en cell i kolumnen som du vill sortera efter.
2. Klicka på Sortera stigande eller Sortera fallande
Sortera med menykommando
1. Klicka på en cell i den lista du vill sortera.
2. Klicka på Sortera på Data-menyn.
3. Klicka på de kolumner du vill sortera i rutorna Sortera efter och Sedan efter.
4. Om du behöver sortera fler än tre kolumner sorterar du de minst viktiga
kolumnerna först. Om listan till exempel innehåller information om anställda
och du behöver ordna den efter avdelning, titel, efternamn och förnamn,
sorterar du listan två gånger. Klicka först på Förnamn i rutan Sortera efter och
sortera listan. Klicka sedan på Avdelning i rutan Sortera efter, klicka på Titel i
första Sedan efter-rutan, klicka på Efternamn i den andra Sedan efter-rutan
och sortera listan.
5. Markera eventuella andra sorteringsalternativ och klicka sedan på OK.
Använda filter
Filtrera listor med hjälp av Autofilter
Du kan bara använda filter på en lista i taget i ett kalkylblad.
1. Klicka på en cell i listan du vill filtrera.
2. Peka på Filter på Data-menyn och klicka sedan på Autofilter på
undermenyn.
3. Om du vill visa bara de rader som innehåller ett visst värde, klickar du på pilen
i kolumnen som innehåller de data du vill visa.
4. Klicka på värdet.
5. Om du vill använda ytterligare ett villkor baserat på ett värde i en annan
kolumn, upprepar du steg 3 och 4 i den andra kolumnen.
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
11
Om du vill filtrera listan efter två värden i samma kolumn, eller använda andra
jämförelseoperatorer än Lika med, klickar du på pilen i kolumnen och sedan
på Anpassa.
Obs!
•
När du använder ett filter på en kolumn, kan bara de värden som visas i den
filtrerade listan användas som filter för andra kolumner.
•
Du kan använda upp till två alternativ för en kolumn genom att använda
AutoFilter.
Formulär
Att använda formulär i en Excellista gör att du får bättre överblick för respektive post.
I formulärläget kan du lägga till eller ta bort poster samt ändra information och söka
efter poster efter vissa givna villkor. Gör så här om du vill använda formulär.
Klicka på en cell i den lista där du vill lägga till posten.
Klicka på Formulär på Data-menyn.
Klicka på Nytt för att lägga till en ny post.
Skriv informationen för den nya posten.
Om du vill flytta till nästa fält trycker du på TAB. Om du vill flytta till föregående fält
trycker du på SKIFT+TAB.
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
12
När du har skrivit alla data trycker du på RETUR för att lägga till posten.
När du har lagt till de poster du vill klickar du på Stäng för att lägga till den nya
posten och stänga dataformuläret.
Om du vill flytta genom posterna en i taget använder du rullningspilarna i dialogrutan.
Om du vill flytta 10 poster i taget, klickar du på rullningslisten mellan pilarna.
Om du vill flytta till nästa post i listan klickar du på Sök nästa. Om du vill flytta till
föregående post i listan klickar du på Sök föregående.
Om du vill ange sökvillkor, eller jämförelsevillkor, klickar du på Villkor. Skriv villkoret i
dataformuläret. Om du vill söka efter poster som uppfyller villkoret klickar du på Sök
nästa eller Sök föregående. Om du vill gå tillbaka till dataformuläret utan att söka
efter poster baserat på villkoret du anger klickar du på Formulär. Om du vill ha mer
information om typer av jämförelsevillkor klickar du på
Delsummor
Infoga delsummor i listor
1. Sortera listan efter de kolumner som
du vill beräkna delsummor för. Om du
till exempel har en lista med säljare,
försäljningssiffror och antalet sålda
enheter och du vill summera enheterna
som sålts av varje säljare, sorterar du
listan efter säljarkolumnen.
2. Klicka på en cell i listan.
3. Klicka på Delsummor på Data-menyn.
4. I rutan Vid varje förändring i klickar
du på den kolumn som innehåller de
grupper som du vill beräkna
delsummor för. Den här kolumnen är
alltså samma kolumn som du
sorterade listan efter enligt steg 1
ovan.
5. I rutan Använd funktion klickar du på
den funktion som du vill använda vid
summeringen av data
6. Markera kryssrutorna för de kolumner som innehåller de värden som ska ligga
till grund för delsummeberäkningen i rutan Lägg till delsumma för.
Bredvid listan visas dispositionssymboler som låter oss dölja informationen eller delar
av informationen.
©- 2006, OnePRO IT – Bengt Nordström
13
