Protokoll, styrelsemöte Fältbiologerna Stockholm-Uppland-Gotland,
24/5, 2016
Närvarande inom styrelsen: Olivia Teghararian, Hanna Mårshagen, Jonathan Stenvall
och Jonas Bengtsson. Närvarande utanför styrelsen: distriktets anställda Andrea
Söderblom-Tay och Viggo Stahle.
§1. Mötets öppnande
Jonathan öppnar mötet med en ensam och förtryckt delicatoboll.
§2. Godkännande av dagordning
Mötet godkänner dagordningen, med tilläggen Arbetstider och Vägs ände under §5, samt
§6 och §7.
§3. Mårunda
Det är fint väder och det har varit en kul demonstration tidigare under dagen, så folk
mår bra, även om det är lite stressigt precis innan sommaren.
§3. Val av mötesfunktionärer
Olivia föreslår Jonathan som ordförande. Hanna kandiderar som justerare. Jonas
kandiderar som sekreterare. Mötet väljer dem till respektive post.
§4. Genomgång av föregående protokoll
Under denna punkt avhandlas uppdragen från de två närmast föregående protokollen.
Olivia bokar kontrabussen. Detta har gjorts.
Olivia och Hanna skickar utvärderingar från föregående års fjällvandringar till Jonas.
Detta har gjorts.
Jonas skickar ett underskrivet protokoll från styrelsens konstituerande möte till
Skatteverket i Uppsala. Detta har gjorts.
Andris, Olivia och Jonas påbörjar förberedelser inför sommarens fjällvandringar. Detta
har gjorts, se §8.
Linda gör ett Facebook-event för aktiviteten på Lidingö, och Jonas närvarar och fixar
fika. Detta har gjorts.
Olivia kontaktar DISIsarna angående Lidingöklubbens årsmöte och närvarar eventuellt.
Förberedelser för Lidingöklubbens årsmöte gjordes, men då inte tillräckligt många
klubbmedlemmar närvarade, kunde det inte genomföras.
Linda bokar tid för intervju med Andrea och frågar Sigrid om hon kan delta i en intervju
via Skype eller telefon. Detta har gjorts.
Olivia annonserar på Facebook efter medlemmar som är intresserade av att prata om
Östersjön på Gålö, och Jonas frågar stockholmsklubben om de tänkt anordna en
skärgårdshelg, samt meddelar DISIsarna svaret. Detta har gjorts, men troligen kommer
ingen fältbiolog att närvara på den planerade skolutflykten till Gålö.
Hanna annonserar på Facebook efter medlemmar som vill kandidera till Solhusets
styrelse. Detta har gjorts.
Hanna annonserar på Facebook om någon vill sitta i styrelsen för
Naturskyddsföreningens järfällakrets. Detta har inte gjorts.
Styrelsen läser igenom Arbetsmiljöverkets nya regler om social arbetsmiljö. Detta har
inte gjorts.
Andrea och Viggo letar rätt på arrangörer för klubbstyrelseutbildningen, tar reda på
priser för möjliga distriktstelefoner och undersöker möjligheterna att söka externa
bidrag. Det sistnämnda skall genomföras innan måndag. Detta har gjorts. P.g.a. att en
stor del av deltagarna fick förhinder kunde dock inte klubbstyrelseutbildningen
genomföras.
Olivia lägger upp anmälan till fjällvandringarna och meddelar deltagarna på tidigare
vandringar att de måste anmäla sig innan dess för att få förtur. Detta har gjorts, se §8.
Jonathan kontaktar färjebolaget och frågar om det är nödvändigt att ange
passagerarnas namn. Detta har gjorts, se §8.
Leo valbereder för Söderort. Detta har gjorts, se §7.
Hanna kollar vad kollektivavtalet säger om pension och semestertillägg. Detta har
gjorts.
§5. Viggos mejl
Under denna punkt dryftas frågor som tagits upp av distriktets anställda.
Boka in datum för distriktsårsmöte och styrelseöverlämning ca 2 veckor
senare
Förberedelser för distriktsårsmötet och överlämningsmötet mellan den avgående och
den tillträdande styrelsen bör påbörjas så snart som möjligt. Datum för
distriktsårsmötet sätts preliminärt till 14-16 oktober, och datum för
överlämningsmötet sätts preliminärt till 28-30 oktober. Kallelsen till årsmötet måste
nå medlemmarna minst 30 dagar i förväg för att det skall anses behörigen utlyst. Det
påpekas att nästa styrelses arbete skulle underlättas av ett kortare möte redan direkt
efter distriktsårsmötet.
Verksamhetsplan för nästa år
Verksamhetsplanen för nästa verksamhetsår bör påbörjas redan nu, för att vara färdig
och genomarbetad innan distriktsårsmötet. Det föreslås att verksamhetsplanens
struktur skall likna den hos riksföreningens verksamhetsplan, med fler mätbara mål,
samt att det eventuellt bör bestämmas ett specifikt fokusområde för kommande
verksamhetsår, t.ex. värvning eller samarbete med andra organisationer. Jonathan och
Jonas uppdras att färdigställa ett utkast till verksamhetsplan under sommaren.
Personalansvar
En kontaktperson för de anställda under juni månad behöver utses inom styrelsen.
Tydligare riktlinjer för vad de anställda ska fokusera på behövs också. Den senaste tiden
har de anställda framför allt fokuserat på förberedelserna för klubbstyrelseutbildningen,
samt värvat medlemmar i Uppsala. P.g.a. den ekonomiska situationen är det önsvärt att
arbetstiden blir så liten som möjligt under juni. Hanna uppdras att vara kontaktperson
för de anställda under juni, samt följa upp att de arbetar med det styrelsen beslutat. Det
beslutas att de anställdas huvudsakliga fokusområde under juni skall vara att inventera
möjligheterna att söka externa bidrag, och att de i andra hand skall fokusera på
samarbetet mellan Fältbiologerna och Naturskyddsföreningens projekt Schysst sommar
och vinter.
Utvärdering av klubbstyrelseutbildningen
Den planerade klubbstyrelseutbildningen 20-22 maj ställdes in då endast 3 av de
anmälda klubbstyrelseledamöterna hade möjlighet att närvara. De anställda bedömde
att det vore orimligt att ägna 2 hela arbetsdagar åt en kurs med så få deltagare. Olivia
föreslår att även medlemmar utan förtroendeuppdrag, som är intresserade av att sitta i
en styrelse, skall ha möjlighet att närvara. Det påpekas även att det är önskvärt att en
ledamot i Södertäljeklubbens styrelse närvarar. Även om de inte har något behov av en
utbildning har de värdefulla erfarenheter att bidra med. De anställda uppdras att
förbereda för en klubbstyrelseutbildning någon gång under augusti eller september.
Samarbete med Schysst
Det planerade samarbetet med Schysst sommar och vinters projekt för asylsökande i
Stockholmsområdet är fortfarande på planeringsstadiet, då övergripande projektledare
Dena Gevarez har varit sjuk under en period, och då kommunikationen från
Studiefrämjandet, som finansierar projektet, har varit bristfällig. Samarbete planeras
även med Schyssts lokalgrupper i Husby och Botkyrka. Syftet med projektet diskuteras.
Det ger oss en möjlighet att nå ut till en del av vår målgrupp som hittills har varit kraftigt
underrepresenterad i föreningen, och därmed närma oss vårt mål att vara den självklara
plattformen för unga med naturintresse och miljöengagemang. Då Schysst är ett av
Naturskyddsföreningens projekt, är det inte säkert hur länge det kommer att fortgå.
Fältbiologerna skulle ge dem som varit aktiva i Schysst en mer permanent plattform att
engagera sig i. Syftet med Schysst är att bredda representationen inom
Naturskyddsföreningen, men skillnaden i ålder mellan Naturskyddsföreningens och
Schyssts medlemmar kan vara ett hinder. Därför är medlemskap i Fältbiologerna ett mer
naturligt steg för någon som tidigare varit aktiv inom Schysst. Möjligheten att Schyssts
medlemmar i Botkyrka startar en fältbiologklubb dryftas. Detta är önskvärt då ännu en
klubb utanför Stockholms kommun skulle minska risken att förlora landstingsbidraget.
Jonathan och Jonas uppdras att vara kontaktpersoner mellan Schysst och
Fältbiologerna. Senare under mötet dryftas även möjligheten att engagera de
fältbiologer som ej är bortresta under sommaren i samarbetet.
Arbetstider
De anställda har kommit fram till att de för att klara sin försörjning måste ha 75
arbetstimmar per månad. Detta skulle kosta föreningen cirka 280 000 kr. per år.
Anställningskontraktet garanterar dem 80 arbetstimmar per månad. Anledningen till att
för lite pengar budgeterats till anställningar är att de anställda under en stor del av
föregående verksamhetsår inte arbetade, varför uppskattningen av kostnaden blev för
låg.
Cykla med Schysst 29 maj.
Schysst anordnar en cykelutflykt 29 maj, och det vore bra om så många som möjligt
deltar.
Vägs ände
Andrea upplyser om att Jordens vänner i augusti kommer att anordna ett sommarläger,
och att det kort efteråt kommer att anordnas en civil olydnadsaktion mot Förbifart
Stockholm. Datum för denna aktivitet är ej bestämt. Hanna föreslår att Klimatnätverket
meddelas om detta. Olivia erbjuder sig att vara med i planeringsgruppen för aktionen.
Andrea uppdras att meddela Olivia uppgifter om evenemanget, samt kontaktuppgifter
till relevanta personer.
§6. Kontrakt
Nya anställningskontrakt för de anställda, giltiga till april 2017, upprättas efter mötet.
§7. Klubbar
Den nystartade klubben på Norra Reals gymnasium har möte varje tisdag. Jonathan
närvarar kommande tisdag. Söderorts fältbiologer, som hade årsmöte 28 april, har flera
vakanta poster i styrelsen, bl.a. kassörsposten. Det föreslås att den ersätts av en klubb i
en annan kommun söder om Stockholm, då detta skulle minska risken att förlora
lanstingsbidraget. En möjlighet är att Schyssts lokalavdelning i Botkyrka bildar en klubb.
Jonathan rekommenderar alla klubbar att regelbundet anordna en aktivitet i stil med
fältfika, d.v.s. umgänge och diskussioner i samband med fika, då detta bidrar till att hålla
medlemmar aktiva och informerade. Viggo föreslår ett nyhetsutskick till distriktets
klubbstyrelser.
§8. Aktiviteter
P.g.a. den ekonomiska situationen är det inte möjligt för distriktet att finansiera de
planerade fjällvandringarna under sommaren, men riksordföranden Minou Moon har
beviljat 12 000 kr. i bidrag till distriktet för att finansiera resorna. Den planerade
vandringen i Sarek kan dock ej genomföras, då kostnaden för färjeturer ej förutsetts.
Med de förändrade förutsättningarna för vandringen var inte intresset tillräckligt stort
för att den skulle genomföras. Den planerade vandringen till Abisko kommer dock att
genomföras, med Leo Rudberg som ansvarig. Resan till Stora Karlsö har fortfarande en
plats ledig. 2 barn under 12 år hade anmälts, men då ingen med erfarenhet av att leda
minifältisar var anmäld, avslogs anmälan.
§9. Externa bidrag
De anställda har under juni som främsta uppdrag att inventera möjligheterna för
distriktet att söka bidrag utifrån föreningen. Möjligheterna för klubbarna att söka
lokalavdelningsstöd bör undersökas. De flesta externa bidrag söks till specifika
aktiviteter, varför det kan bli nödvändigt att i någon mån anpassa verksamheten efter
detta. Bidragssökning bör påbörjas redan under början av hösten.
§10. Värvning i Uppland?
Kriterierna för att en förening skall erhålla Upplands läns landstingsbidrag på 50 000 kr.
om året är 3 lokalgrupper i 3 olika kommuner i länet med sammanlagt 200 medlemmar.
Uppsala fältbiologer är i nuläget den enda aktiva klubben i länet, med 120 medlemmar.
Förutsättningarna att upprätta klubbar i Enköping, Knivsta eller Bålsta diskuteras.
§11. Ekonomi
Då kostnaden för distriktets anställningar visat sig vara mycket högre än budgetposten
(se §5, Arbetstider), diskuteras vilka möjligheter som finns att minska distriktets
utgifter. Med gällande budget, samt den oförutsedda kostnaden för anställningar,
kommer distriktets ekonomiska utfall för verksamhetsåret att bli cirka –100 000 kr. Då
distriktet även under föregående år har haft negativa utfall kommer dess besparingar
mot slutet av året att vara nästan uttömda. Distriktsutskicket Gråsuggan kommer att ges
ut antingen i samband med kallelsen till nästa distriktsårsmöte, på föreningens hemsida
eller som en bilaga till tidningen Fältbiologen, beroende på vilken kostnad som är lägst.
Ett möte med riksstyrelsen behöver anordnas för att diskutera den ekonomiska
situationen. Vi behöver klargöra vilka nedskärningar som görs, vilka nedskärningar som
skulle kunna göras, samt att vi ej har möjlighet att gå med förlust kommande
verksamhetsår. Vi bör även påpeka vad som skulle kunna göras med större intäkter, och
att fungerande distrikt är väsentliga även för riksföreningens ekonomi. Distriktets
anställda säkerställde genom värvning att riksföreningen erhöll statligt bidrag för 2016.
Dessutom vore det bra om vi kan visa på att vår verksamhet är i samklang med
riksföreningens verksamhetsplan. Vi bör anhålla om så stor ökning av vårt ordinarie
verksamhetsbidrag som möjligt. Olivia uppdras att kontakta riksstyrelsen och fråga när
och var deras nästa möte är planerat.
§12. Landstingsbidraget
Olivia uppdras att söka landstingsbidraget för kommande år, med Hanna som
viceansvarig.
§13. Nästa styrelsemöte
Jonathan och Jonas uppdras att anordna nästa styrelsemöte kring månadsskiftet juliaugusti.
§14. Mötets avslutande
Jonathan avslutar mötet med en ensam och förtryckt delicatoboll.
Uppdrag
Styrelsen läser igenom Arbetsmiljöverkets nya regler om psykosocial arbetsmiljö.
Jonathan och Jonas skriver ett utkast till nästa års verksamhetsplan.
Hanna är personalansvarig under juni.
Andrea och Viggo påbörjar förberedelserna för en klubbstyrelsekurs i slutet av
sommaren/början av hösten.
Jonathan och Jonas är kontaktpersoner för Schysst.
Andrea meddelar Olivia kontaktuppgifter till arrangörerna för aktionen mot förbifarten.
Viggo och Andrea kollar upp möjligheter att söka externa bidrag.
Olivia kontaktar rix och frågar när de har sitt nästa möte.
Olivia söker landstingsbidraget.
Jonathan och Jonas anordnar nästa stym.
