Titel
Sid
Projektkontrakt för projekt ABMcentrum
Dokumenttyp
Identitet
Projektdefinierande
1 (6)
Status
Version Versionsdatum
Klar för granskning
1.0
2008-10-07
Projektkontrakt för projekt
ABM-centrum
Projektbeställare
Projektledare
Gunilla Herdenberg………………
Kate Parson
Fastställd, datum
Projektbeställare/
Uppdragsgivare:
Ort och datum
Underskrift
Ort och datum
Underskrift
Projektledare/
Uppdragstagare:
Kund(er) till projektet och produkten
I första hand ABM-centrums medlemsinstitutioner, i andra hand arkiv, bibliotek,
museer, universitet, och andra kulturarvsinstitutioner i Sverige.
Lagringsplats
D:\265345225.doc
Utskrivet 2017-07-15 3.20
Master the Project™ 2001-2008. Licensed by HiTeach MtP AB.
PKT-50-00-S-START
002
Titel
Sid
Projektkontrakt för projekt ABMcentrum
2 (6)
Innehåll
Kund(er) till projektet och produkten ...................................................................................... 1
Ändringshistorik ..................................................................................................................... 2
Referenser ............................................................................................................................ 2
Bilagor ................................................................................................................................... 2
1.
Projektets bakgrund, syfte och mål ............................................................................... 3
2.
Precisering av produktmål och avgränsningar .............................................................. 4
3.
Projektplaner ................................................................................................................ 5
4.
Organisation och bemanning ........................................................................................ 5
5.
Projektuppföljning och projektavslut .............................................................................. 7
6.
Kvalitetssäkring ............................................................................................................ 7
7.
Risker och möjligheter .................................................................................................. 7
8.
Tilläggs och ändringshantering ..................................................................................... 7
Ändringshistorik
Ändring
Datum
Ändrad av
Referenser
Ref.
Titel, identitet, lagringsplats
Version
Datum
slutlig
2008-05-06
”ABM-centrum. Verksamhetsrapport 2004.05 – 2008.03”
1.
http://abm-centrum.se/deltagare/PDF/ABMcentrums_Verksamhetsrapport_20080506_med_bilagor.pdf
Bilagor
Nr
Titel
1.
Identitet
Version
Datum
Aktivitetsplan
1.0
2008-10-07
2.
Projektorganisation och bemanning
1.0
2008-10-07
3.
Roll- och ansvarsbeskrivning
1.0
2008-10-07
Lagringsplats
D:\265345225.doc
Utskrivet 2017-07-15 3.20
Master the Project™ 2001-2008. Licensed by HiTeach MtP AB.
PKT-50-00-S-START
002
Titel
Sid
Projektkontrakt för projekt ABMcentrum
1.
3 (6)
Projektets bakgrund, syfte och mål
Projektet har sin bakgrund i det genomförda samarbetsprojektet ABM-centrum under
perioden maj 2004 – mars 2008, se verksamhetsrapport referens 1. Vid det tidigare
projektets avslut beslutades att inrätta en ny projektperiod dock med delvis ändrad
inriktning och omfång.
Syftet med projektet ABM-centrum är att främja förståelse och samarbete mellan arkiv,
bibliotek, museer och andra kulturarvsinstitutioner. För att det gemensamma arbetet
skall kunna bli framgångsrikt krävs at institutionerna har kunskap om och förståelse för
institutionernas likheter och olikheter, samt är beredda att bygga upp målsättning och
form för ett samarbete över institutionsgränserna.
Målsättningen är att öka medlemsinstitutionernas kännedom om varandras närliggande
verksamheter och att skapa en dialog mellan berörda parter. Att sprida information om
och engagera institutionerna i pågående arbeten på annat håll ger ökat insyn och
delaktighet i gemensamma frågor. Genom att utbyta erfarenheter eftersträvar projektet
att effektivisera befintliga verksamheter. Genom att identifiera experter och anordna
utbildningar eftersträvar projektet att öka kompetensen hos den enskilda och förstärka
varje institution för sig. Samarbete kring digitalisering och tillgängliggörande av
material som förvaltas av kulturarvsinstitutioner ger användaren ökad åtkomst till
svenska kulturskatter.
2.
Precisering av effektmål, produktbeskrivning och avgränsningar
Effektmål:
Nr
Effektmål
1.
Etablera ABM-centrum
Arkiv, bibliotek och museer har övergripande gemensamma
uppdrag och målgrupp och behöver därför permanenta, väl
fungerande informationskanaler och tillgång till effektiv och
gemensam problemlösning
2.
Ökad tillgänglighet till kulturarvsinstitutionernas arkiv och samlingar
ABM-sektorns målgrupper har behov av att ta del av kulturarvet.
Institutionerna behöver ett gemensamt forum för dialog kring
aktuella problemlösningar för att befrämja detta.
E/I
Prioritet
I
60 %
E
40 %
Produktbeskrivning:
Nr
P1
Spårbarhet
Beskrivning av produkten
Etablera ABM-centrum som ett känt ”varumärke”
Informera om projektet samt marknadsföra webbplatsen som
informationsresurs. Genomföra seminarier där deltagare får möjlighet
att informera varandra om aktuella projekt inom enskilda och mellan
institutioner. Utveckla projektets webbplats. Sprida information om
aktuella händelser av intresse för kulturarvssektorn.
E1
Lagringsplats
D:\265345225.doc
Utskrivet 2017-07-15 3.20
Master the Project™ 2001-2008. Licensed by HiTeach MtP AB.
PKT-50-00-S-START
002
Titel
Sid
Projektkontrakt för projekt ABMcentrum
Nr
P2
P3
P4
3.
4 (6)
Spårbarhet
Beskrivning av produkten
Identifiera möjliga samarbetsområden
Identifiera prioriterade frågor av gemensamt intresse över
institutionsgränser. Skapa arbetsgrupper för planering och
genomförande av gemensamma aktiviteter utifrån utvalda frågor.
Främja utvecklingen av utvalda initiativ
Bevaka och förmedla utvecklingen i landet och internationellt inom
digitaliseringsområdet. Initiativ som prioriteras är projekten DIG-X,
Europeana och nätverket EDL. Bistå Kungl. biblioteket som
landsmedlem i EDL. Identifiera andra initiativ som bör bevakas.
Samordna utbildningar
Inventera utbildningsbehov. Genomföra självfinansierande seminarier
utifrån aktuella och efterfrågade teman. Enklare rapport med resultat
på inventeringsinsatser. 2-4 genomförda workshops/seminarier per
12 månadersperiod.
E2
E1
E1, E2
Projektplaner
3.1 Aktivitetsplan och budget
Se separat aktivitetsplan som ger översikt på arbetsgruppernas uppdrag, produktmål och
tidsåtgång, bilaga 1.
Projektets finansieras av medlemsinstitutioner med ett medlemsavgift motsvarande 90 000 kr per
institution per tolvmånadersperiod.
3.2 Resursplan
Projektkontoret bemannas av en heltidsanställd med arbetsfördelning projektledare
(50%) och administratör (50%).
Styrgruppen avsätter ca 10% av sin arbetstid på projektarbete (ca 4 timmar per vecka i
genomsnitt för projektarbete under projektperioden).
Projektdeltagare avsätter ca 10% av sin arbetstid på projektarbete (ca 4 timmar per
vecka i genomsnitt för projektarbete inom respektive arbetsgrupps tidsram).
Resurskontrakt upprättas vid bildande av nya arbetsgrupper.
3.3 Leveransplan
Projektstarten är 2008-04-01. Planering av projektets riktning, omfång och aktiviteter
sker under perioden 2004-04-01 – 2008-10-15. Projektets samlade aktiviteter inom
projektkontoret och i arbetsgrupp påbörjas samtidigt som projektstarten och avslutas en
månad innan projektets avslut. För tidsramar för enskilda aktiviteter i arbetsgrupp, se
översiktlig aktivitetsplan, bilaga 1. Vid upprättande av projektkontraktet beräknas
projektets avslut till 2009-03-31 men möjlighet finns att projektperioden kan förlängas
till 2010-03-31.
Lagringsplats
D:\265345225.doc
Utskrivet 2017-07-15 3.20
Master the Project™ 2001-2008. Licensed by HiTeach MtP AB.
PKT-50-00-S-START
002
Titel
Sid
Projektkontrakt för projekt ABMcentrum
4.
5 (6)
Organisation och bemanning
4.1 Projektorganisation och bemanning
För organisationsschema med bemanning, se bilaga 2.
För roll- och ansvarsbeskrivning, se bilaga 3.
4.2 Projektexternt
Samtidigt som projektet framskrider inträffar ett flertal planerade händelser av särskilt
intresse för projektets deltagande institutioner – om inte hela ABM-sektorn – och
därmed även det pågående arbetet i projektet.
Från 1 januari 2009 slås samman Statens ljud- och bildarkiv med Kungl. biblioteket.
Utifrån det övergripande uppdraget kan konstateras att det uppenbarligen finns flera
vinster ett närsamarbete institutioner emellan medför. Sammanslagningen kommer att
bidra till den kraftsamling som behövs inför utmaningen att bygga upp det digitala
arkiv/biblioteket som står på den politiska dagordningen inte minst i ett europeiskt
perspektiv.
I mitten av februari 2009 presenteras slutbetänkanden från två statliga utredningar för
kulturministern. Kulturutredningen har till uppdrag att se över kulturpolitikens
inriktning och arbetsformer samt lämna förslag till förändringar inom hela sektorn.
Utredaren tillika museikoordinatorn har till uppdrag att i dialog med museisektorns
aktörer pröva olika former för samverkan institutioner emellan och lämna förslag till
framtida agerande. Med all sannolikhet kommer dessa två utredningar att behandla
även ämnet samverkan över sektorsgränserna. Förhoppningen är således att en eller
både innehåller ett ställningstagande till huruvida de uppsatta effektmålen inom
projektet ABM-centrum kan integreras det ordinarie arbetet. ABM-centrums stiftande
institutioner välkomnar instruktioner för en långsiktig verksamhet med stöd av ett
formellt direktiv.
Lagringsplats
D:\265345225.doc
Utskrivet 2017-07-15 3.20
Master the Project™ 2001-2008. Licensed by HiTeach MtP AB.
PKT-50-00-S-START
002
Titel
Sid
Projektkontrakt för projekt ABMcentrum
5.
6 (6)
Projektuppföljning och projektavslut
Löpande uppföljning av projektets aktiviteter gentemot uppsatta produktmålen (P1-P4)
sker via muntlig rapportering från projektledaren och/eller projektdeltagare vid
ordinarie styrgruppsmöten.
Projektledaren sammanställer en årlig verksamhetsrapport som lämnas in till
styrgruppen vid sista ordinarie sammanträde per tolvmånadsperiod.
Projektägargruppen fattar beslut om eventuell förlängning av projektperioden.
Projektledaren sammanställer en avslutsrapport för hela projektperioden.
Styrgruppen fattar beslut om projektavslut.
Ingen formell utvärdering eller effektutfallsanalys är planerad.
6.
Kvalitetssäkring
Synpunkter på utförda aktiviteter samlas in från deltagarna vid avslut och ventileras
inom arbetsgrupp alternativt styrgrupp.
7.
Risker och möjligheter
Risk/Brist
Sannolikhet (1-5)
Risk att
projektadministration
överstiger 50% av PL:s
insatser
Resursbrist i form av
projektdeltagarnas tid till
förfogande och möjlighet
att prioritera projektarbete
Svårigheter att hitta
samverkansuppgifter av
relevans för alla
institutioner
Ovisshet kring former för
framtida samarbete
8.
4. Hög
3. Medium
Konsekvens / motåtgärd och uppföljning
Ansvarig
Konsekvensen är att
projektledningsinsatser inte kan
PB, PL
prioriteras till fullo och/eller att
projektadministrationen lider.
Konsekvensen är att arbetsgruppens
arbete skalas alternativt läggas ner;
SG
svårighet att bilda nya arbetsgrupper
3. Medium
Samverkan begränsas till de
institutioner som kan samlas kring
en viss frågeställning. Antal
institutioner avgör prioriteringen.
SG
2. Låg
Konsekvensen är svårigheten att
planera långsiktigt.
SG
Tilläggs och ändringshantering
I inledningsfasen av projektet är känt att projektet kan komma att förlängas med
ytterligare 12 månader. Ju tidigare projektägargruppen kan fatta beslut desto bättre för
projektets framförhållning vid planering av kommande aktiviteter. Vid besked om
förlängning sammanställer projektledaren ett enklare tilläggsdokument till
projektkontraktet som sammanfattar de nya ramarna och som godkänns av styrgruppen.
Andra ändringar i projektets omfång och inriktning beslutas inom styrgruppen och ett
sammanfattande tilläggsdokument bifogas projektkontraktet.
Lagringsplats
D:\265345225.doc
Utskrivet 2017-07-15 3.20
Master the Project™ 2001-2008. Licensed by HiTeach MtP AB.
PKT-50-00-S-START
002
