Utkast planering för konferens 2015
När
Vad
Antal
Inför Förberedelser
Känd kostnad för
värdlandet
Att göra
Frågor att reda
ut
Resor och hotell för
Presidenten, Generalsekreteraren, President
Elect + 1 ytterligare en
person.
Ta emot anmälningar,
förboka hotell
mm.
Boka tid för konferensen
Boka konferens
och hotell (ev.
hotellerbjudande
till de som betalar
själva).
Inbjuda och annonsera konferensen.
Boka resor för
styrelsen.
Seminarieinnehåll
Studiebesök
Kvällsaktivitet
dag 1, 2 och 3
Värdland står för
kostnader
Dag
1
9-12
RI Executive
Committe/egen
dagordning
20-24
personer
Lokal, transport, fika
Ordna lokal,
fika, transport
till och från
1213
Lunch
20-24
personer
Lunch för alla, 24 + 50
(kommissionsdelegater)
1316
RI Executive
Committe/egen
dagordning
20-24
personer
Lokal, transport, fika
Ordna lokal,
fika, transport
1820
middag
Middag (24 + 50 +
nationellt, ca 100)
Anordna
middag
Dag
2
Värdland står för
kostnader
9-12
RI Executive
Committe/egen
dagordning
20-24
personer.
Lokal, transport, fika.
1213
Lunch
20-24
personer
Lunch för alla, 24 + 50
1316
RI Commissions/egen dagord-
4-6 möten, vardera 3-8
Lokal, transport, fika.
Ordna lokal,
fika, transport
till och från.
Lokaler, fika,
transport till
ning
1820
deltagare.
Ca 50
pers
Middag
och från.
Middag
24+50+nationellt, ca
100
Anordna
middag
Dag
3
Avgift finansierar
kostnader
9-12
Seminarier
100-150
(?)
Kostnader för talare
(arvode, resor).
Planering av
seminarier,
lokaler, fika,
transport till
och från.
1213
Lunch
1316
Seminarier/ studiebesök
100-150
(?)
Ev. kostnader för talare
(inkl. resor).
Planering av
seminarier,
lokal, planering av studiebesök
18xx
Kvällsaktivitet
100-150
(alla?)
eller 5080 (enbart RIfolk?)
Middag, samt gage till
artister.
Lokal, middag, boka
underhållning,
transport till
och från.
Självkostnad (bekostas
genom mindre seminarieavgift)
Dag
4
Värdland står för
kostnader
9-13
Årsmöte RI global/egen dagordning
1315
Lunch
50-80
Kostnad för lokal och
fika.
Hitta en lokal
för 50-80
personer.
Lunch 50-80 personer
Värdlandet står för kostnaderna för dag 1 och dag 3. Dag 2 är avgiftsbelagd.
Beräknad kostnad: 150 000 – 200 000 kr (beräkning utifrån förra EC).
Osäker beräkning, beroende på antal deltagare, lokaler, omkostnader och
konferenssekretariat.
Organisation: Organisationskommitté plus sekreteriat
Dag 1 och dag 3, RI EC, kommissionerna egna dagordningar
Dag 2 inbjudningar, anmälningar etc
Innehållet i programmet dag 2, kontakter med talare,
Studiebesök, kvällsaktiviteter, musik ed
Bokning av lokaler, hotell, mat etc dag, 1, 2 och 3
