en handbok i kommunikation

SAY IT!
- en handbok i kommunikation
SAY IT!
- en handbok i kommunikation
TEXT, ILLUSTRATIONER, LAYOUT och METODUTVECKLING:
Jonas Nilsson / Organisationsutvecklare / [email protected]
MED FEEDBACK, KORRIGERINGAR OCH PEPP FRÅN:
Katarina Gustafsson, Frida Mörtlund och Olle Svahn
© 2010 Förbundet Vi Unga
SAY IT! är en produkt från Förbundet Vi Ungas kommunikationssatsning 2009-2010.
Innehållet får gärna användas om källa (Förbundet Vi Unga) anges.
SAY IT!
Du håller Say It! i din hand. Say It! är en handbok i kommunikation framtagen för Förbundet Vi Unga
i syfte att inspirera, utveckla och sprida organisationens kommunikationssatsning. Vi skulle i denna
inledning kunna beskriva teorier om varför kommunikation är viktigt. Men vi låter bli. Say It! är en
handbok som utgår från att du behöver tips för handling. För att handla behövs motivation framför
teori (fast vi lovar att du kommer att lära dig saker ändå). Vår motivation handlar om vår inställning till
kommunikation, det vill säga hur gärna vi vill förändra och förbättra kommunikationen.
Beroende på vilken kraft, energi och vilja till förändring som läggs in arbetet kommer också resultatet
av det att variera. Därför tycker vi att det är viktigt att påpeka de förhållningssätt som handboken är
framtagen utifrån.
1
Lyckad kommunikation behöver fler
inblandade
och
färre
experter.
Kommunikation är alltså allas ansvar och
ansvaret går aldrig att delegera.
2
Lyckad kommunikation bygger på samsyn kring de mest grundläggande delarna
i organisationen, budskap och värderingar.
Därför kommer denna handbok också att
fokusera på saker som till en början kan
tyckas vara något annat än konkreta tips för
kommunikation.
Så fort kommunikationsansvaret börjar
delegeras till ”kommunikationsansvariga”,
”kontaktpersoner” eller liknande så är vi fel
ute. Alla som vill kalla sig ledare i organisationen är ansvariga för kommunikationen.
Kommunikation är inte något som kan
skötas av vissa och inte av andra.
3
4
5
6
För att uppnå bestående förändring krävs
att vi hela tiden arbetar med och uppmärksammar kommunikationsfrågorna.
Alltså, det krävs energi, resurser och ett tydligt ledarskap där kommunikationsfrågorna
uppmärksammas för att skapa förändring.
Vi fixar inte bättre marknadsföring utan att
anstränga oss.
Själva arbetet med kommunikation är
viktigare än att läsa en handbok
Say It! syftar i första hand till att skapa en
förändring eller en utveckling av kommuniktionen inom Vi Unga. Tro därför inte
att handboken ska ge alla svar. Handboken
syftar till att få dig eller er som läser den
att börja tänka och ge dig/er några tips på
vägen till att utvecklas och bli bättre.
Grunden för framgångsrik kommunikation är att vi är överens om de grundläggande budskapen och värderingarna.
Kommunikation är makt. Och makt är
kommunikation.
Att det finns ett tydligt samband mellan
kommunikation och makt är viktigt att ha
med sig i bakhuvudet i allt kommunikationsarbete. Denna inställning genomsyrar
flera delar i handboken.
Din egen motivation till att jobba med
kommunikation är viktigast. Skriv ner
den här!
SPRÅK OCH INNEHÅLL
Du ska precis börja läsa Say It!, en handbok som förhoppningsvis kommer göra dig som ledare och din
förening som organisation bättre på att kommunicera. På den här sidan vill vi bara informera dig om
några saker rörande språket och innehållet i Say It!
Så långt som möjligt har vi i boken försökt hålla oss till ett språk som ska vara lätt att förstå. På vissa
ställen förklaras svåra ord och i slutet finns en mer omfattande ordlista.
Upplägget har utformats så att långa textavsnitt har brutits av med checklistor, illustrationer och annan
layout. Boken innehåller fem huvudsakliga kapitel, som är färgkodade, samt ett övningskapitel. Upplägget gör att boken kan läsas från början till slut men läsaren kan också välja ut vissa delar.
I boken blandas medvetet formerna du och ni eftersom vissa avsnitt specifikt riktar sig till dig som ledare
medan resten riktar sig till er som förening eller distrikt. Formen vi används både för kollektivet Vi Unga
och för oss som står bakom boken.
SAY IT!
1
KOMMUNIKATION & LEDARSKAP
4-9
Jag, kommunikatören
Vi, kommunikativa ledare
KOMMUNIKATION & VI UNGA
10-15
MARKNADSFÖRING
16-21
MEDIA & LOBBYING
22-27
REKRYTERING
28-32
ÖVNINGAR
34-40
Demokrativerktyget
Vad är Vi Unga?
Grunderna
Grafisk profil
Att skapa nyheter
Pressmeddelande
Var sker kommunikation i Vi Unga?
Vi Unga - en organisation
Kommunikationsmaterial
Planering - Media
Planering - Lobbying
Rekrytering - en effektNybildning Rekryteringstips
Vem är medlemmen? Medlemsvård
SYMBOLER I SAY IT!
Du hittar ett tips eller
något att tänka på längst
ner på sidan
Vi förtydligar något genom
en förklaring eller statistik
Markerar frågor att diskutera eller att fundera på.
demokrati
digital
visuell
påverkan
utvecklande
delaktighet
dialog
ledarskap
marknadsföring
makt
KOMM
UNIKA
TION &
LEDAR
SKAP
KOMMUNIKATION & LEDARSKAP
KOMMUNIKATION & LEDARSKAP
Ledarskap är ett begrepp som kan förklaras på många sätt. Ibland verkar det som att ledarskap som regel förklaras utifrån den person som pratar. I den här handboken utgår vi från en definition av ledarskap där ledarskapet inte är något som bara utförs av den högsta ledningen eller av personer med ordet ”ledare” i sin titel.
Vår definition av ledarskap grundar sig på principen att alla leder oavsett om ditt ledarskap handlar om att vara projektledare för en stor festival eller att du är någon som människor brukar lyssna på (det vill säga någon som har makt). Vi har valt denna förklaring av ledarskap för att poängtera att vi alla är ledare och att vi alla har ett ansvar när det gäller ledarskapet i organisationen.
Ledarskap handlar om att handla och påverka och att göra detta på ett eftertänksamt sätt, oavsett var du
befinner dig i organisationen.
”
Det går inte att inte kommunicera.
”
Citatet ovan tolkar vi som att det är omöjligt att inte påverka människor eftersom
det är just vad kommunikation gör, påverkar. Något som också påverkar är ledarskap.
Detta gör oss alla till ledare på ett eller annat
sätt. Skillnaden mellan en bra och en mindre bra
ledare kan mycket väl vara ledarens förmåga att
kommunicera.
Går det då att skilja på kommunikation och ledarskap? Nej, vi skulle snarare säga att ledarskap
är kommunikation och kommunikation är ledarskap. För det går inte att kommunicera utan
att leda!
Kommunikation går då plötsligt från att vara något som bara pågår utan att vi är medvetna om
det till att bli något som vi alla oavsett om vi sitter i en förbundsstyrelse eller är enskild medlem
måste tänka på!
LEDARSKAP
KOMMUNIKATION
5
KOMMUNIKATION & LEDARSKAP
JAG, KOMMUNIKATÖREN
Genom att vara ledare, oavsett nivå, är det ditt ansvar att arbeta för att förbättra organisationens kommunikation. För att visa vad vi menar med detta vill vi gå tillbaka till ett av de grundläggande förhållningssätten i handboken:
”
Lyckad kommunikation behöver fler inblandade och färre experter. Kommunikation är
alltså allas ansvar och ansvaret går aldrig att delegera.
”
Det är alltså ditt ansvar som ledare att vara en kommunikativ ledare. Kommunikationsansvaret är en
lika naturlig del av ledarrollen som ledarskapet. Frågan är inte om du använder ditt kommunikativa
ledarskap. Frågan är hur du använder det. Här följer sex tips på hur du kan utveckla din egen kommunikation.
Planera
Att planera din kommunikation är ytterligare
ett sätt att utveckla den. För att enkelt planera
din kommunikation kan du utgå från tre frågor som du i tur och ordning svarar på.
Hitta förebilder
Ett tips för att bli bättre på att kommunicera
är att hitta en förebild, en kommunikationsidol. Fundera på vem som alltid lyckas få dig
att lyssna eller som jämt påverkar människor
bara genom hur personen kommunicerar.
Blunda och föreställ dig hur den här
personen agerar när den kommunicerar. Försök hitta de saker som personen gör som ingen
annan gör. Sen är det bara att härma. De flesta
personer som lyckas inom idrott, konst eller
musik har någon gång härmat en idol.
1. Ta reda på vad du vill uppnå. Vad är ditt mål
med att kommunicera?
2. Fundera på vad du utifrån målet behöver
kommunicera för att uppnå resultat. Vilket
innehåll behöver du kommunicera?
3. Bestäm dig för hur du ska kommunicera på
bästa sätt. Vilken kanal eller vilken kommunikationsväg ska du använda?
4. Glöm inte att utvärdera hur det gick efteråt!
?
MÅL
INNEHÅLL
KANAL
!
!
UTVÄRDERA
Tips!
Tänk på att du inte behöver börja stort på en gång. Testa att påbörja en dialog om varför äpplen är bättre
än bananer på möten.
6
KOMMUNIKATION & LEDARSKAP
Lyssna
En viktig egenskap en ledare behöver ha är
förmågan att lyssna. Genom att ibland tillåta
dig att lyssna kommer dina förutsättningar
för att själv kommunicera bra, att öka. När
du verkligen lyssnar kommer du nämligen att
upptäcka stämningar, olika språkbruk och vad
andra personer verkligen vill säga. Det kommer att hjälpa dig att bli bättre på att anpassa din kommunikation utifrån situationen.
Att anpassa din kommunikation innebär att du hittar sätt att kommunicera som
fungerar bäst i en specifik situation. Att lyssna
på andra är också en av de viktigaste strategierna för att få dem att känna sig delaktiga.
!
!
Mottagaren bestämmer
Det är den du kommunicerar med, d v s mottagaren för din kommunikation, som bestämmer om kommunikationen har lyckats. Det
blir alltså ditt ansvar att se till att mottagaren
förstår ditt budskap eller påverkas på det sätt
du vill. Det är lätt att tro att någon är dum
som inte förstår vad du menar. Om du upptäcker att någon inte förstår vad du menar så är det din uppgift att anpassa din kommunikation. Du kan exempelvis
testa andra eller mindre krångliga ord. Återigen är nyckeln att lyssna på den eller de du
kommunicerar med.
!
!
AVSÄNDARE
!!
!
SCF
Super
Communications
Filter
FILTER
!
!
!
!
!
MOTTAGARE
Kommunikation eller information
Att bestämma dig för om du vill kommunicera
eller informera är viktigt. Information är budskap som går en väg, från en avsändare som
är du till en eller flera mottagare. Mottagarna
förväntas inte svara. Vanliga sätt att informera
är via en anslagstavla eller via en hemsida. Information kan vara bra att använda för att nå
många människor med ett budskap om händelse.
Tänk på hur du kommunicerar
I det avslutande tipset vill vi uppmana dig att
tänka över din kommunikation. Fundera på
varför du lyckades bra just på det där mötet
eller varför ingen förstod budskapet i den där
konversationen. Fundera också på hur personer reagerade och vad som fick dem att reagera just så. Du behöver inte komma fram till
några smarta svar. I längden kommer du ändå
att bli bättre på att kommunicera.
Väljer du kommunikation uppmanar du till
dialog och möjligheten till att gemensamt utveckla innehållet i det som sägs. Kommunikation innefattar minst två parter och kan pågå
både fysiskt i ett möte eller digitalt på exempelvis en blogg.
Fundera på!
- Vem är din kommunikationsförebild? Vad
gör den personen som är bra?
- Varför är det viktigt att planera sin kommunikation? Hur kan du lära dig detta?
- Hur gör du när du lyssnar? Ar du aktiv eller
passiv? Vad ger lyssnandet dig?
- Hur kan du ta ansvar för att din kommunikation når fram?
- Varför behöver vi fundera över vår kommunikation? Vad kan det ge dig?
7
KOMMUNIKATION & LEDARSKAP
VI, KOMMUNIKATIVA LEDARE
Ledande personer i organisationen är de som kommer att sätta standarden för kommunikationen. Därför måste också dessa personer vara de första som axlar ansvaret för kommunikationen. Det är när personer i ledande positioner tydligt visar genom ord och handling att arbetet är viktigt som det kommer
att bli viktigt. Här är några saker att tänka på i gruppsammanhang.
Makten över ordet
Kommunikation är makt eftersom kommunikation påverkar och påverkan är makt.
Vem är det som har makten över ordet i din
grupp och hur kommer det sig att det är just
den personen som har makten över ordet?
Den informella makten över ordet ges också
till personer som talar ”rätt” språk, ser ut på
”rätt” sätt eller som känner ”rätt” personer.
Det vill säga normpersoner i det sammanhang
det handlar om.
Det finns två typer av makt över ordet. Den
formella och den informella makten. Den formella makten innehas ofta av ordförande, lärare och föreläsare. Makten har i de flesta fall
givits till dessa personer.
Ni som vet att ni har stor formell eller informell makt över ordet har ett enormt ansvar för
att förvalta denna makt på bästa sätt. Det är
ni som har ansvar för att vara medvetna om
er egen position och ställa kritiska frågor till
er själva. Att vara självkritisk kan mycket väl
vara bland det viktigaste för att jobba med att
förändra det sätt ni utnyttjar er makt på.
Det kan vara svårt att upptäcka vilka personer som har informell makt. Ändå har nog de
flesta av oss påverkats av dessa personer. Personer som har informell makt anses ofta vara
”veteraner” eller ”experter”, d v s personer
som anses ha mycket erfarenhet eller kunskap.
Mycket informell makt över ordet har också
personer som har ett privat förhållande (vän,
släkt och så vidare) med andra i gruppen.
Makt kan upplevas som något negativt. Så behöver det inte vara. Genom att reflektera och
förändra sitt sätt att utöva denna makt kan en
skicklig kommunikatör använda makten som
en positiv tillgång.
Jargonger och språkbruk
Hur, när, med vem och på vilket sätt personer
inom gruppen talar och sprider information
kan lätt vara något som går obemärkt förbi
den som har varit en del av gruppen under en
längre tid. Desto viktigare är det då att upptäcka detta.
Jargonger är interna språkbruk som
ofta är svårbegripliga för utomstående. Utomstående är inte bara alla nya medlemmar
och eventuellt blivande medlemmar utan även
personer som av en eller annan anledning är
exkluderade från ett sammanhang.
Diskutera!
Vilket ansvar har den som har mycket makt
över ordet?
Vad kan interna jargonger leda till? Ta upp
olika effekter och funder på för vem de är
positiva respektive negativa.
SAY IT! förklarar ordet...
Normperson är den som anses passa in i den rådande
normen. Exempelvis är en vit fullt funktionell man i
övre medelåldern norm i de flesta bolagsstyrelser.
8
KOMMUNIKATION & LEDARSKAP
Tystnadskuluterer
Eftersom det finns speciella normer kring hur
vi pratar så finns det förstås också normer
kring hur vi inte pratar. Denna typ av kommunikation kan vi kalla för tystnadskulturer
eller tabun. Tabu kan ses som en typ av ickekommunikation eftersom det är något vi inte
kommunicerar.
Det är vanligt att de frågor som är tabun av en eller annan anledning aldrig hamnar på dagordningen eller ens diskuteras i
informella sammanhang. Det betyder också
att de ämnen som är tabu aldrig lyfts upp för
diskussion.
Normgruppen
Det är inte bara enskilda individer som kommunicerar. Det gör också grupper eller till
och med hela organisationer. Något som har
en otroligt kommunikativ kraft är normen i
en grupp.
Använd därför gärna lite tid till att
fundera över vilka normer som finns i er
grupp. Kanske förväntas alla att kunna gå
för att delta eller att prata svenska för att
förstå vad som sägs. Fundera sedan på vad
dessa saker kommunicerar till personer som
är normbrytare d v s i detta fall personer som
inte kan gå eller inte kan prata svenska.
Positiv gruppkommunikation
Det är viktigt att det finns positiv och
utvecklande kommunikation i gruppen. Se
därför till att lägga in tillfällen för feedback,
mötespunkter som syftar till att lyfta upp
bra resultat eller roliga saker som har hänt så
ofta ni känner att det behövs. Ett annat sätt
att skapa positiv kommunikation i en grupp
är att som ledare uppmuntra exempel på bra
kommunikation och utveckla metoder som
fungerade bra för gruppen.
Diskutera!
Hur kan kommunikation användas som
maktmetod?
Hur kan ni säkerställa att mer av er kommunikation blir positiv?
+
+
9
KOMM
UNIKA
TION
& VI
UNGA
KOMMUNIKATION & VI UNGA
KOMMUNIKATION & VI UNGA
I kapitlet om kommunikation och ledarskap tog vi upp dig som kommunikatör och gruppen som kommunikativa ledare. Nu är vi framme vid organisationen. För precis som att en individ eller en grupp
kommunicerar, kommunicerar också en organisation.
Som en del av organisationen Vi Unga kan det därför vara bra att fundera över en del saker som
påverkar hur organisationen kommunicerar. På vilket sätt är kommunikation ett demokrativerktyg, vad
är Vi Unga och var sker egentligen kommunikation i en organisation?
DEMOKRATIVERKTYGET
Kommunikation handlar mycket om att låta fler personer vara delaktiga i utvecklingen av
innehåll och budskap. På samma sätt syftar demokrati till att låta medborgare eller medlemmar att
vara delaktiga i landets eller föreningens utveckling.
Att arbeta med kommunikation kan därför vara ett effektivt sätt för att också arbeta med demokrati. Här är några tips på hur din förening kan använda kommunikation som ett demokrativerktyg.
Våga utveckla tillsammans
Delaktighet i att utveckla föreningen skapar
fler engagerade medlemmar. Därför vill vi
uppmana er att inte tillåta styrelsen att låsa
in sig i ett rum och utveckla organisationen.
Våga istället bjuda in de som påverkas av
utvecklingen.
Handlar det om att rollspelsföreningens styrelse inte vill göra sitt årliga sommarlajv utan istället tänker köra ett popkollo, bjud in medlemmarna till ett möte och
hör vad de tycker! Kanske slutar det med att
ni gör ett lajvpopkollo och att ni hittar fem
nya inspirerade arrangörer.
För dialog
Få engagerade medlemmar som känner sig
delaktiga genom att föra dialog med dem.
Dialogen behöver inte handla om att fysiskt
prata med medlemmarna hela tiden. Det
skulle förmodligen vara ohållbart. Ta istället
tillfället i akt att öppna upp för möjligheten
att kommentera, utvärdera och tycka till så
ofta som möjligt. De bästa arrangemangen
planeras i slutet av ett mindre bra arrangemang genom att föra dialog kring vad som
gick snett.
Uppmuntra till oliktänkande
Konsensus är i många föreningar ett fint ord. Ordet betyder att ett beslut har accepterats av samtliga,
ibland genom en kompromiss för att alla ska bli nöjda. Ur ett kommunikationsperspektiv kan dock
konsensustanken vara problematisk. Främst eftersom viljan att komma till konsensus i slutändan kan
bidra till färre idéer eftersom beslutet ändå blir en gyllene medelväg. Konsensus kan också ses som läget
då demokratin nått sin höjdpunkt.
Vi skulle istället vilja uppmuntra till oliktänkande. Alltför många fantastiska idéer, tankar och
åsikter har offrats på konsensusaltaret till för att få fram ett förslag där alla är överens. Det är när ett
förslag diskuteras tillsammans med ett motförslag som möjligheten finns att utveckla förslagen.
SAY IT! förklarar ordet...
Konsensusaltaret är en metafor som tas upp i boken
”Ledarskap stavas kommunikation” av C-H Segerfeldt
för att visa på hur kommunikationsprocessen ”offras” i
strävan efter konsensus.
11
KOMMUNIKATION & VI UNGA
VAD ÄR VI UNGA?
Rubriken är ingen dum fråga även om det kanske först kan verka så. Vissa skulle säkert säga ”Jamen Vi
Unga är ju…”. Andra kanske säger ”Hmm jag vet faktiskt inte…”. Vissa kanske svarar en sak, andra
en annan. Därför kan det vara bra att ställa sig den där frågan bara för att fundera och diskutera vad
Vi Unga faktiskt är. Det finns i huvudsak tre texter som beskriver vad Vi Unga är och styr Vi Ungas
verksamhet.
”
Alla barn och ungdomar ska få utvecklas, känna sig betydelsefulla
och ha möjlighet att förverkliga sina idéer
”
Grundidéer
Vi Ungas grundidéer är det som utöver
visionen ska styra den verksamhet som görs
i Vi Unga. Grundidéerna är uppdelade i fyra
delar som alla berättar vilka grundläggande
budskap Vi Unga har. Dessa fyra delar är:
Vision
Texten ovan är Vi Ungas vision. Vi Ungas vision är organisationens tanke om en bättre
värld och något som organisationens alla delar alltid ska sträva mot. Men vad betyder det
i verkligheten? Det betyder att all verksamhet, exempelvis alla arrangemang, som görs
inom Vi Unga ska vägas utifrån tre frågor.
1
2
3
4
Öppet för alla unga! Det vill säga, ingen ska
exkluderas från Vi Ungas verksamheter.
1
2
3
Får arrangemanget unga människor att utvecklas?
Endast fantasin sätter gränser! Det vill
säga, Vi Unga sätter inga gränser för vår
verksamhet
Kommer arrangemanget leda till att unga
människor känner sig betydelsefulla?
Av och för unga! Det vill säga, all verksamhet i Vi Unga ska ledas av och göras för unga
människor.
Leder arrangemanget till att unga får förverkliga sina idéer?
Vi växer genom varandra! Det vill säga, det
är med varandra som förebilder vi utvecklas.
Av dessa frågor bör vi kunna svara ja på minst
en och i bästa fall alla tre.
Diskutera!
Hur ska ditt distrikt eller din förening
jobba för att göra verklighet av grundidéerna? Vad behövs för att göra grundidéerna konkreta?
Diskutera!
Vad betyder det att få utvecklas, att
känna sig betydelsefull och få förverkliga sina idéer för dig? Hur kan din betydelse av Vi Ungas vision användas i
verksamheten?
1
Tips!
Ha som mål att göra aktiviteter så ni kan svara ja på alla tre frågor nästa gång ni planerar ett arrangemang.
2
Tips!
Vi Ungas grundidéer hittar du genom att söka på ”Vi Ungas grundidéer” på viunga.se
12
KOMMUNIKATION & VI UNGA
T
HE
IG
TR
OV
ÄR
D
ET
Skillnaden mellan ett kärnvärde och en
slogan är att ett kärnvärde är något som inte
skrivs ut i exempelvis marknadsföringsmaterial. Ett kärnvärde ska märkas i all kommunikation och verksamhet i form av bilder,
färg, innehåll eller andra saker som påverkar
våra känslor. En slogan som exempelvis
Dream it, Do it! skrivs alltid ut eftersom
orden innehåller ett tydligt budskap.
HOUSE of FAIRTRADE: KÄRNVÄRDEN
IT
AL
KV
Kärnvärden
Vad vill ni att folk ska tänka när de hör
namnet Vi Unga? Svaret på den frågan kallas
på reklamspråk för kärnvärden. Kärnvärde är
en form av kännetecken eller grundvärdering
för en organisation eller ett företag, i lite mer
kortfattad form än ett grundidédokument.
HÖG SERVICEGRAD
VAR SKER KOMMUNIKATION I VI UNGA?
Kommunikation är en ständigt pågående process vilket också gör att de platser i organisationen där den
utförs på är viktiga. Hur skiljer sig kommunikationen på ett möte jämfört med den på ett socialt nätverk
som Facebook? Hur ändrar vi vårt sätt att kommunicera under en utbildning jämfört med när vi står ute
i korridoren på fikapausen? Vad kan vara bra att tänka på innan, under och efter ett arrangemang?
Möten
Möten, både beslutande och icke-beslutande, är kanske det sammanhang som de flesta
tänker på när de hör ordet förening. Mötet är
också ett sammanhang fyllt av normer och
maktstrukturer. De flesta upprätthålls genom
hur vi kommunicerar.
Det finns en förväntan kring hur
mötet ska genomföras som sitter djupt rotad
och som överförs till nya deltagare genom
en ”så-här-har-vi-alltid-gjort”-jargong. Samtidigt skulle kanske vissa säga att mötet är
föreningens hjärna (och hjärta?), i synnerhet
om det handlar om ett årsmöte. Är det då
inte vår skyldighet att ta kontroll över hjärnan och utnyttja möjligheten som den har
till nyskapande?
Checklista för möteskommunikation
Se till att fler känner ansvar för och leder olika delar av mötet.
Tänk på hur mötesrummet ser ut. Är det tillgängligt för alla? Känner sig alla bekväma?
Utse någon som ansvarar för pauser, fika och
annat praktiskt för allas trivsel.
Om du är mötesledare, ta tid att förbereda
dig. Fundera på hur du vill vara som ledare.
Bryt av långa diskussioner med en övning.
Låt alla berätta vad de vill få ut av mötet och
utvärdera efteråt hur ni lyckades.
Våga ge varandra feedback när det behövs.
Redaktörens anmärkning
När Say It! trycks är Vi Unga mitt uppe i en process för att sätta inriktningen för organisationen de kommande
åren. Därför väljer vi att inte skriva ut kärnvärdena i den här upplagan. Därav House of Fairtrade i exemplet.
13
KOMMUNIKATION & VI UNGA
Arrangemang
Verksamheten i de flesta organisationer är
uppbyggd så att det under året sker ett eller
flera arrangemang. Arrangemangen är inte
sällan sammanhang där flera olika delar av
organisationen möts vilket gör dem till viktiga forum för att jobba med kommunikationen.
Arrangemangen blir också bra tillfällen att
reflektera över jargonger och andra effekter
av bristande kommunikation. De är också
ett eldprov i informationsspridning och inkludering. Arrangemangen utgör på så vis en
bra resurs för att förstå hur organisationen
fungerar. Här är nio saker att tänka på inför,
under och efter ett arrangemang!
Checklista för arrangemang
Diskutera vad ni vill att arrangemanget ska
kommunicera. Har ni tagit med Vi Ungas
vision? Hur gör ni i så fall det? Vilken stämning vill ni ha?
Hur ska ni göra så att alla får tillgång till informationen? Hur ska ni se till att alla kan
delta på arrangemanget oavsett förutsättningar?
Vad är ert ansvar som ledare när det gäller
kommunikationen? Hur ska ni leda?
Var tydlig mot deltagarna vad som gäller på
arrangemanget
Avsätt tid för korta möten med arrangörsgruppen för att stämma av hur det går.
Testa övningen Kommunikationsspioner, se
övningsavsnittet i slutet av boken.
Utvärdera i arrangörsgruppen! Kommunicerade arrangemanget det ni ville?
Ta dialogen med deltagarna. Låt dem berätta
vad de tyckte.
Skriv ner allt som gick bra respektive dåligt.
Checklista för informella sammanhang
Diskutera för- och nackdelar med ”pausnacket”. Hur kan ni utnyttja det som är positivt
och hur kan ni förändra det som är negativt?
Informella sammanhang
Vad händer när mötet är slut eller det är paus
i föreläsningen? Hur fungerar kommunikationen då? Vissa skulle säga att det är i pausen
eller på lunchen som de bästa idéerna kommer fram. Betyder det kanske att det blir lättare att ta beslut eftersom vi ”slipper alla som
ska lägga sig i”? Eller blir idéerna viktigare
och bättre när bara de som tänker likadant
pratar i samförstånd?
På samma sätt som luncher, fikapauser och korridorsnack är fantastiska för
kreativiteten är de också grogrunder för mindre bra kommunikationsnormer. Informella
sammanhang bidrar som få andra sammanhang till att sätta en kultur i föreningen. Här
är tre tips på hur ni kan använda de informella sammanhangen till något positivt!
Uppmana deltagarna på mötet att skriva ner
alla bra saker de kommer på under pausen
och låt dem sedan berätta dessa för resten när
ni samlas igen.
Som ledare, lyssna på vad som sägs i korridoren. Lyft upp goda diskussioner!
14
KOMMUNIKATION & VI UNGA
Sociala medier
Checklista för sociala medier
Det vore ett allvarligt misstag att inte ta upp
den kommunikation som förs via sociala medier (exempelvis Facebook, Twitter och bloggar). Sociala medier står för en svårhanterad
tvåvägskommunikation där sättet att kommunicera ständigt förändras vilket gör det till
ett sammanhang som är viktigt att hela tiden
jobba med.
Sammanhanget kan både vara en
otrolig resurs för att sprida sitt budskap men
kan också vara ett sätt för strukturer och
normer att snabbt sprida sig både inom och
utanför organisationen. Är de en delaktighetsboost eller är de grogrund för negativa
organisationskulturer? Här är fem saker att
tänka på vid användandet av sociala medier!
Vad säger du som privatperson och vad säger
du som representant för din organisation?
Lyssna på vad det pratas om! Sociala medier
är en fantastisk informationskälla.
Fundera på om du kan stå för det du skriver. Skulle du göra samma sak på en offentlig
plats?
Som ledare är du ambassadör för din organisation. Skriv och handla i linje med organisationens värderingar.
På vilket sätt använder din organisation sociala medier? Vilka positiva respektive negativa
effekter ger det?
VI UNGA - EN ORGANISATION
Många organisationer kämpar med att skapa ett ”vi”, det vill säga att känna sig som en organistion.
Det kan finnas flera orsaker till varför en organisation inte känns enhetlig. Hur vi kommunicerar vår
organisation är en av dessa anledningar. Genom att jobba för att hela organisationen Vi Unga kommunicerar samma saker kommer organisationen att bli tydligare både för personer inom och utanför
organisationen. Den här delen tar upp några sätt att hålla en enhetlig kommunikation.
Grafisk profil
Att hela tiden utgå från den grafiska profilen
i all information och kommunikation som
görs kommer att göra att fler känner igen Vi
Unga.
Budskap
Vi Unga är en organisation som tror på alla
barns och ungas förmåga att förändra och
förbättra samhället vi lever. Vi Unga har
budskap som vi vill kommunicera. Vision
och grundidéer är bestående men verksamhetsplaner innehåller också budskap som ska
kommuniceras under året.
Hemsidor
En medlem som flyttar från Stockholm till
Alingsås ska inte bli förvirrad över att distriktens hemsidor ser olika ut. Enhetlighet i våra
hemsidor förenklar utveckling, support och
igenkänning
Osäker?
Vi Ungas förbundskansli har alla riktlinjer
och dokument som distrikt och föreningar
behöver för att kommunicera enhetligt utifrån de saker som har tagits upp här.
Mailsignaturer
Samma budskap längst ner i mail som skickas
kommer att öka genomslagskraften för just
dessa budskap.
Förbundskansliets kontaktuppgifter hittar
du alltid på Vi Ungas hemsida.
15
MARK
NADS
FÖR
ING
MARKNADSFÖRING
MARKNADSFÖRING
Marknadsföring handlar om vad ni som förening gör för att få uppmärksamhet kring exempelvis ett arrangemang. Det handlar om att få andra människor att känna, tycka eller reagera på det ni gör.
För att marknadsföra er på bästa sätt behöver ni veta mer om ert arrangemang, det vill säga er produkt.
Ni behöver veta vad ni ska säga om produkten, det vill säga vad ert budskap är.
Ni behöver komma fram till vilka personer ni vill locka, det vill säga vilken er målgrupp är.
Och slutligen ska ni fundera på hur ni ska marknadsföra, det vill säga vilken metod och kanal ni ska
använda.
MARKNADSFÖRING - GRUNDERNA
PRODUKTEN
R?
?
vilka
BUDSKAPET
MÅLGRUPPEN
HU
R?
FÖ
VA
R
vad?
1+ 2 + 3 + 4
=
METODEN
HANDLINGSPLAN
Produkten
För att lyckas med er marknadsföring behöver ni börja med att ta reda på mer om er
”produkt”. Ju mer ni som arrangörer vet om
ert arrangemang desto bättre svar kommer ni
ha på den viktigaste frågan av dem alla ”Varför ska jag komma på ert arrangemang?”.
Lägg ner tid på att diskutera er produkt! Det
är svårt att sälja äpplen om du bara vet att det
du ska sälja är en frukt. Beskriver du en apelsin för en äppelälskare blir det förmodligen
inte mycket till affär.
Checklista: Produkt
Hur ser ”produkten” ut? Hur känns den?
Hur låter den? Använd svaren på frågorna
som inspiration när ni gör affischer, informationsblad eller promotionfilmer.
Gå igenom ert arrangemang från början till
slut. Vad är den absoluta höjdpunkten och
när kommer den att ske? Fokusera på detta
ögonblick i er marknadsföring.
Vad missar den som inte kommer på ert arrangemang? Människor gillar inte att missa
saker som andra har varit med om.
Tips, medlemsrekrytering
I texten väljer vi ett arrangemang som exempel för att ha något att utgå ifrån. På samma sätt som vi använder
arrangemanget är ju er förening er produkt när ni ska rekrytera medlemmar. Fundera på liknande sätt med er
förening innan ni ska börja rekrytera nya medlemmar.
17
MARKNADSFÖRING
Budskap
Nu vet ni mer om det ni ska marknadsföra.
Då är det dags för att ta reda på vad ni ska
säga. Det ni säger om ert arrangemang blir
ert ”budskap”. För att ett budskap ska få genomslagskraft och vara effektivt behöver alla
ledare/arrangörer känna till det och vet hur
det ska kommuniceras. Vad är viktigt när ni
pratar om ert arrangemang, er produkt?
Checklista: Budskap
Prata gemensamt om vad som är det absolut viktigaste att säga om er produkt. Är det
att det är gratis? Att grannkommunens bästa
jonglör kommer? Att ni kommer att ha ett
äppelmunkregn?
Se till att budskapet är tydligt, kortfattat och
slagkraftigt. Tänk löpsedel, men överdriv
inte, ni måste kunna hålla vad ni lovar.
Skriv ner det viktigaste om arrangemanget
och dela ut till alla arrangörer. På så sätt vet
alla vilket budskap som ska ut.
$
Målgrupp
Er målgrupp är den grupp människor som
er produkt i första hand riktar sig till. Vet ni
inte vilka ni ska försöka locka med er marknadsföring så kommer den förmodligen inte
heller att lyckas.
För att hitta er huvudsakliga målgrupp kan
ni försöka ta fram ”måste-gruppen”, det vill
säga hur är den grupp som ni inte har ”råd”
att gå miste om. Här ska ni alltså inte komma
fram till att Kim Kimshed i 9B måste komma
utan fokusera på grupper av människor.
Måste-gruppen tar ni fram genom att fundera
på vad ert arrangemang erbjuder (exempelvis i form av aktiviteter, stil, genrer eller geografisk plats) och sedan försöker ni ta reda
vilka som i teorin aldrig skulle tacka nej till
produkten. Exempel: En skatefestival med
Sveriges bästa skatare skulle förmodligen ha
samhällets alla skatare som ”måste-grupp”.
Är alla överens om vad som är viktigt? Om
inte så kommer budskapet förmodligen att
kommuniceras olika.
Var personliga, spela på människors känslor.
Checklista: Målgrupp
Kartlägg måste-gruppen! Fundera på var
gruppen befinner sig på fritiden, vilka sidor
på internet de besöker och så vidare. Fokusera er marknadsföring här i första hand.
Finns det personer som inte kan komma till
ert arrangemang av olika anledningar? Hur
gör ni för att också dessa blir potentiella besökare?
Vilka kommer att bli extra glada av ert arrangemang? Bjud in dem speciellt, ni kanske
kan få dem att inte bara bli glada utan även
bli ambassadörer (det vill säga börja prata
gott om er).
Vilka kommer att bli arga av ert arrangemang? Hör av er till dem och prata med
dem om ert arrangemang. Verkar de redan
arga, fråga dem vad som gör dem arga.
Tänk på!
Var kritiska när ni pratar om målgrupp. Tänk på att det är vanligt att vi bara letar efter deltagare, publik och
medlemmar som är som vi själva. Utifrån hur vi är skapar vi alltså en stereotyp av hur en medlem eller besökare
på värt arrangemang bör vara. Tänk på att Vi Unga är öppet för alla unga.
18
MARKNADSFÖRING
Mun-till-mun (Buzz marketing)
Så funkar det: Hitta personer som kommer
att älska ert arrangemang eller personer som
ni vet har ett stort kontaktnät. Berätta hur
fantastiskt det kommer att bli. Ge dem flyers
eller annat marknadsföringsmaterial. Resten
sköter de åt er.
Metod/Kanal
För att kommunicera ert budskap om er produkt till er målgrupp behöver ni välja vilken
metod eller vilken kanal ni ska använda. Tänk
på att väga in vilken målgrupp ni har och vad
det är ni ska marknadsföra. Vissa metoder
eller kanaler fungerar kanske bara för att nå
en viss målgrupp. Här kommer vi att gå in
på några av de vanligaste metoderna för att
marknadsföra saker. Det finns förstås massor
av andra metoder. Endast fantasin (och möjligtvist ekonomin) sätter gränser för vad ni
kan hitta på.
Kostnad: Inte en krona eller möjligtvis kostnaden för en fika.
Möjlig effekt: Om ni lyckas få personerna
tillräckligt intresserade kommer de i sin tur
att berätta för alla sina vänner och bekanta.
Ert externa nätverk har just expanderat otroligt genom att ni bara använt er förmåga att
kommunicera effektivt.
Gerillamarknadsföring
Så funkar det: Gerillamarknadsföring spelar
gärna på människors känslor genom humor,
provocerande beteende eller förvåning. Gerillamarknadsföring kännetecknas av att med
små resurser få stor genomslagskraft genom
otraditionella metoder. Endast kreativiteten,
modet (och svensk lag) sätter gränser för vad
ni kan hitta på.
Sociala medier
Så funkar det: Sociala medier är skapade för
att ni som användare ska skapa innehållet.
Marknadsföring i sociala medier kan vara hur
ambitiöst eller oambitiöst som helst. Allt från
att skapa ett event på Facebook och bjuda in
alla era vänner till en dokusåpa på YouTube
med tillhörande blogg.
Kostnad: Från gratis till hundratusentals kronor (men ändå i de flesta fall billigare än vanlig reklam)
Kostnad: Från 0 kronor
Möjlig effekt: Gerillamarknadsföring som
lyckas skapar också en ”buzz”, d v s folk börjar prata. Filma gärna er marknadsföring.
Då finns det något för folk att sprida vidare
också.
Möjlig effekt: Ett event eller en sida som
många börjar klicka på och diskutera kring
kommer att locka till sig nya människor som
ni inte tidigare kunde nå.
Klassisk reklam
Så funkar det: Klassisk reklam kan vara en bra
idé om ni vill nå personer som främst går att
nå genom klassiska medier som tidning, direktreklam, tv och radio. Få marknadsförare
använder sig idag endast av klassisk reklam.
Kombinera kampanjen med marknadsföring
på internet i sociala medier eller på er hemsida!
Klassiska medier
Så funkar det: Marknadsföring i klassiska
medier som inte är reklam handlar ofta om
någon form av publicitet som till exempel intervjuer, reportage eller artiklar. Skapa goda
kontakter med lokala journalister där ni bor
så kommer ni ha en säker genväg till gratis
marknadsföring.
Kostnad: Gratis som sagt
Kostnad: En annons/reklamspot i tidning/tv/
radio kostar mycket om en jämför med övriga metoder som tas upp i Say It!
Möjlig effekt: Ett reportage i den lokala tidningen sparar en massa pengar om en jämför
med annonser. Får ni ett reportage kan det
också tolkas som lite mer seriöst av vissa. I
allmänhet så läser också människor nyheter i
större utsträckning än annonser. Tips, läs avsnittet om Media och Lobbying.
Möjlig effekt: Ni når grupper av människor
som ni inte hade nått om ni exempelvis bara
hade marknadsfört via internet. Många äldre
använder exempelvis inte Facebook.
19
MARKNADSFÖRING
Bra frågor att ställa vid utvärdering
Vad fungerade bra och varför?
Utvärdera
Det är självklart att utvärdera ett projekt för
att dra lärdom av de saker som har hänt under projektets gång. På samma sätt behöver
en marknadsföringsinsats utvärderas för att
se vad som har gått bra och vad som har gått
mindre bra. I samband med att gruppen, resultatet och det generella arbetet med projektet utvärderas kan marknadsföringen alltså
utvärderas specifikt.
Vad behöver ni förbättra till nästa gång och
hur?
Varför kom folk till ert arrangemang?
Vilka tre saker ska ni absolut inte glömma bort
nästa gång?
GRAFISK PROFIL
Den grafiska profilen finns för att skapa en gemensam bild av organisationen och för att göra det enklare
för medlemmar och andra personer att känna igen organisationen. Profilen ska vara grunden för allt
grafiskt material (flyers, affischer, pins, inbjudningar osv.) som produceras på samtliga nivåer i organisationen. Profilen är grunden till det som vi skulle kunna kalla varumärket Vi Unga. En av de säkraste
åtgärderna för att skapa förvirring i en organisations marknadsföring är att göra lokala förändringar i
den grafiska profilen.
Grafiskt profilprogram light
Grafiskt profilprogram
Ett grafiskt profilprogram innehåller alla delar som en organisations grafiska profil innehåller. Det kan vara olika grafiska element,
färger, logotyper och typsnitt. Här till höger
ser ni några av de saker som finns i Vi Ungas
grafiska profil.
Cronos Pro
Garamond
BILDEN AV EN ORGANISATION
Det finns en bild av varje organisation och hur denna bild tolkas ligger många gånger till grund för hur
organisationen uppfattas av omgivningen. Omgivningen kan i detta fall vara allt från potentiella medlemmar till media och andra organisationer i nätverket. Bilden av en organisation hänger ofta ihop med
de normer som finns i organisationen. Med detta menas exempelvis att normer i fråga om vem som syns
på bild ofta, vem som talar i offentliga sammanhang och vad vi pratar om till stor del befäster bilden.
Det är alltså i stor utsträckning fysiska personer som skapar bilden av organisationen. Vilket är positivt,
för då går den att förändra.
Tips!
Allt du behöver veta om Vi Ungas grafiska profil kan du hitta på viunga.se genom att söka på ”grafisk profil”
20
MARKNADSFÖRING
Vad påverkar bilden av en organisation?
Konkreta saker som påverkar bilden av en
organisation är marknadsföringsmaterial, representation, hemsida och rekrytering. Anledningen till att vi tar upp just dessa fyra är för
att samtliga troligen är det första en utomstående ser av organisationen.
Diskutera!
Hur kan ni följa den grafiska profilen och ändå hitta kreativa lösningar?
Vilken bild tycker ni finns av organisationen Vi Unga?
Vad står i och vilka syns i marknadsföringsmaterial och på hemsida?
Vem rekryteras som medlem och vem
får förtroendet att bli ordförande?
KOMMUNIKATIONSMATERIAL
Vårt kommunikationsmaterial, det vill säga informations- och marknadsföringsmaterial, säger mycket
om vem och vad som är norm i vår verksamhet. Eftersom vi vill att alla ska känna sig inkluderade är det
därför viktigt att vara noga med texter, bildval och bildtexter.
Hur vi formulerar oss, vilka exempel vi använder oss av, och vilka bilder som får illustrera vår
verksamhet säger mycket om vem som är vår tilltänkta läsare och medlem. Målet med vår verksamhet
är att alla ska känna sig välkomna, oavsett kön, könsidentitet, sexualitet, funktionsförmåga, etnicitet,
religiös tillhörighet och ålder.
Checklista: Material
Vilka sanningar tas för givna? Kanske förutsätter vi i en text om föreningens teaterverksamhet att medlemmen är en ung kille
som har full funktionsförmåga, vilket gör att
vi omedvetet riktar informationen till den
gruppen, i tilltal och bilder.
Se över bilder. Visas en grupp (kön, etnicitet,
funktion, ålder osv.) på en majoritet av bilderna? Visas gruppen på ett stereotypt sätt,
såsom aktiva killar och passiva tjejer? Om det
är så, vänd på rollerna för att visa på att vi
har förebilder av flera kön inom våra verksamheter.
Är materialet icke-diskriminerande skrivet?
Är texten skriven på ett enkelt och tydligt
sätt? Tänk igenom val av textstorlek, typsnitt
och layout så att informationen blir tydlig.
1
2
Tips!
PDF-filer har en tillgänglighetsfunktion, som kan läsa upp text och på andra sätt göra informationen tillgänglig.
Därför är det bra att lägga upp broschyrer och annan information i PDF-format.
Tänk på!
Ofta när vi försöker lyfta fram människor som avviker från normer så glömmer vi bort att vi kan avvika från fler
än en norm. Till exempel så kan en människa både sitta i rullstol och ha slöja eller ha en annan hudfärg än vit.
21
MED
IA &
LOBB
YING
MEDIA & LOBBYING
MEDIA & LOBBYING
Att hantera journalister och politiker kan ibland vara svårt. Samtidigt kan de som lyckas få mycket gratis. Inte bara i form av reklam och uppmärksamhet utan också i form av viktiga kontakter i sitt arbete
framöver. Bra kontakt med journalister och politiker kan ge er förening mer inflytande, mer pengar och
mer positiv publicitet. I slutändan kommer fler att veta vilka ni är.
ATT SKAPA NYHETER
Nyheter är oftast inget som kommer automatiskt. Det gäller helt enkelt att lära sig att skapa nyheter.
Nyheten finns där men det gäller att upptäcka den och formulera den. Att skapa nyheter är ett bra sätt
att få publictet som ni aldrig hade fått annars. Det är dessutom gratis och även om ni inte kommer med
i tidningen så har journalisten hört att ni finns. Bara fördelar alltså! Här är några tips på hur ni kan skapa
nyheter.
Nyhetstorka
Under sommaren och under stora högtider är
det ”nyhetstorka”. Det betyder att det finns
mindre att skriva om. Försök ge tidningarna
nyheter under denna period så är det troligare att de skriver om det.
Häng på andra nyheter
Häng med i vad som skrivs och sägs för att
kunna haka på andras nyheter. Kanske säger någon att fritidsgården i stadsdelen ska
stängas vilket ni tycker är helt fel. Ring upp
journalisten som skrev om stängningen och
berätta att ni är emot.
Statistik
Många människor gillar statistik. En utmärkt
statistikuppgift att göra en nyhet av är medlemsökningar. Speciellt om personerna i fråga
är unga.
Kommande arrangemang
Självklart ska ni se till att ert kommande arrangemang blir en nyhet. Gratis trovärdig
marknadsföring. Kanske kan ni få journalisten att skriva artiklar både inför och under
arrangemanget?
Ny styrelse/andra utnämningar
Lokal media brukar tycka om att lyfta upp
personer från lokalsamhället som lyckas med
något.
Diskutera!
Vad gör ni idag som ni kan skapa en
nyhet av?
Vad är en bra nyhet? Hur kan ni göra
den ännu bättre?
Hur ska ni se till att synas mer i media?
23
MEDIA & LOBBYING
PRESSMEDDELANDE
Att skriva pressmeddelande är ett sätt att få tidningar, radio och tv att bli uppmärksamma på att ni har
något viktigt eller intressant på gång. Varje dag händer det massvis med saker i Sverige och journalister
kommer inte automatiskt att veta om när ni hittar på något. Ett pressmeddelande är ett sätt att påminna
dem om att ni är grymma. Ni får synas och uppmärksammas för det ni gör. Så här fixar ni det.
Slagkraftig rubrik
Rubriken är det som fångar intresset. Lägg
mycket tid här för att få den riktigt bra. Se till
att den hänger ihop med texten.
Använd citat
Citat från personer som berörs av nyheten
gör texten mer intressant. Skriv ut namn och
eventuell titel på personen som uttalar sig.
Maila journalister
När ni mailar ert pressmeddelande, skriv
rubriken i ämnesraden på mailet. Rubriken
är det som ska få journalisten att fastna.
Ett bra avslut
Avsluta pressmeddelandet med kontaktuppgifter och en faktatext om organisationen.
Skriv kort
Ett långt pressmeddelande slängs oftare än
ett kort. Skriv inte längre än ett A4.
Intressant ingress
Ingress är det första stycket i en text (ofta
fetstilt i en tidning). Försök sammanfatta
nyheten här så att den som läser bara måste
fortsätta läsa. Testa er fram.
Lokal koppling
I kontakt med den lokala tidningen, försök
fokusera på den lokala vinklingen. ”Stor skatefestival i Lövånger” fungerar mycket bättre
än ”Stor skatefestival”.
Bifoga bilder
Har ni actionfyllda, högupplösta bilder (som
ni själva har fotat eller äger)? Skicka med dem!
PLANERING - MEDIA
För att lyckas med mediaarbete behövs planering. Precis som i planeringen av ett projekt innebär planeringen av en medieinsats att öka kvaliteten på det som görs. Att ha funderat igenom vad som behöver
göras i olika delar av arbetet kommer att göra allt mycket lättare. Här är ett antal generella tips som gäller
journalistsamtal och debatter.
Checklista: Förberedelser
Ställ inte upp på intervjuer om du är trött, på
dåligt humör eller oförberedd. Be hellre att ta
intervjun vid ett senare tillfälle under dagen.
Då har du tid att förbereda dig.
Öva på argumenten! Ska du vara med i en
debatt eller en liveintervju gäller det att de
viktigaste argumenten sitter.
Hitta något som gör dig på gott humör eller som lugnar ner dig precis innan. För vissa
fungerar att lyssna på en viss låt bra för andra
att gå en sväng och andas djupt.
Ta fram nyckelformuleringar! Vad är det absolut viktigaste ni vill ha fram? Vilka är sakerna som absolut inte får glömmas bort trots
press och stress.
Tänk på!
Ett pressmeddelande är menat för en tidnings nyhetssidor. Det är alltså ingen annons eller vanlig reklam. Använd
inte överdrivet förskönande ord (jätte-, fantastiskt, oerhört, super-). Fler saker att tänka hittar ni om ni söker på
”pressmeddelandeguide” på viunga.se
24
MEDIA & LOBBYING
Checklista: Under
Tänk på att du är experten. Låt inte journalisten pressa dig genom att ställa svåra frågor.
Checklista: Efter
Om du gör en intervju, be journalisten att få
läsa texten innan den publiceras. Då kan du
rätta till eventuella citat som blivit fel.
Fokusera på det viktiga! Se till att du hela tiden lyfter upp dina viktigaste budskap så att
journalisten inte kan missa dessa.
Utvärdera vad som fungerade bra, vilka argument som ”gick hem” och vad som uppfattades som intressant.
Säger journalisten eller någon du debatterar
med något otydligt, be dem förtydliga.
Prata med personer ”utanför strålkastarljuset” - kanske kan du knyta bra kontakter efter debatten eller lansera nästa nyhet till journalisten direkt.
Våga be om att få ta om något du sagt i en
inspelad intervju som du inte är nöjd med.
Det brukar inte vara några problem.
I en debatt, anteckna viktiga saker som sägs.
Dessa saker kan du använda i din egen argumentation.
PLANERING - LOBBYING
Lobbying handlar om att påverka makthavare och när vi pratar om makthavare så menar vi oftast politiker. Som distrikt och förening i Vi Unga är ni lokala aktörer som garanterat har massor av åsikter om
hur er kommun eller ert län ska bli bättre. Genom att lobba mot politiker i de frågor som ni tycker är
viktiga kommer ni också att kunna förändra. Politikerna ska finnas där för er och med rätt strategi kommer de också jobba för de saker ni tror på.
Varför planera lobbyarbete?
För att lyckas med ert lobbyarbete krävs god
planering. Så här säger My MalmeströmSobelius, verksamhetschef på bostadspolitiska lobbyorganisationen jagvillhabostad.nu:
Checklista: Förberedelse
Läs på - både om ämnet och om den ni vill
påverka
Sätt mål - vad vill ni uppnå? Ta fram ett övergripande mål och flera delmål på vägen fram
till målet.
”
Strategi i lobbyingarbete är A och O för att uppnå maximal effekt. Genom att planera arbetet
skapar vi som lobbyorganisation ett budskap
som är tydligt, kärnfullt och konsekvent. Det
är det som utgör skillnaden mellan att förändra
och att bli bortglömd.
Gör en plan för hur ni ska påverka. Ska ni
skriva debattartiklar? Genomföra namninsamlingar? Arrangera en debatt mellan kommunens partier? Göra ett YouTube-reportage
med viktiga personer i samhället?
”
Bestäm vem som gör vad.
25
MEDIA & LOBBYING
Checklista: Under
Var uppdaterade så att ni inte missar något
viktigt som händer i ”er” fråga.
Efterarbetet
Hur lång tid ert lobbyingarbete pågår beror
förstås på vilken fråga ni har valt. Försöker
ni påverka skolan att bara servera ekologisk
mat så finns möjligheten för ett tydligt slut
på arbetet. Jobbar ni däremot med att påverka politiker till att skapa större möjligheter
för medborgarsamtal så kanske det är svårt
att veta när arbetet tar slut. Oavsett så ska ni
självklart alltid utvärdera ert arbete. Det är så
ni lär er!
Var aktiva och låt inte media och politiker
glömma att ni vill förändra. En fråga kan lätt
bli inaktuell om ingen driver på.
Hitta likasinnade som vill stödja er i ert lobbyingarbete. Försök tänka på oväntade allianser. Den lokala PRO-föreningen kanske tycker att en hårdrockskonsert är ett uppsving för
samhället även om ni först inte tror det.
Utvärdera under tiden hur ert lobbyingarbete går. Vad fungerar bra och vad kan ni göra
annorlunda?
Fokusera lokalt
Vi Unga är en lokal aktör och många av våra
medlemmar är aktiva i sitt lokala samhälle.
Som aktiv i det lokala samhället kan medlemmar i Vi Unga påverka mycket. Förändringar
på lokal nivå kan mycket väl vara nyckeln till
större förändringar. När ni ska påverka lokalt
kan ni specifikt tänka på sakerna här bredvid.
Checklista: Lokal aktör
Satsa på lokala budskap genom att fokusera
på att förändra saker i er närhet.
Utnyttja närheten till politikerna genom att
bjuda in dem till något av era möten för att
diskutera det ni vill förändra. Eller varför inte
bjuda in dem till en arrangörsutbildning för
att få dem att inse hur bra Vi Unga är?
Skriv ett medborgarförslag. I många kommuner kan vem som helst som bor i kommunen skriva förslag som sedan diskuteras i
fullmäktige. Skicka en kopia på ert förslag till
lokal media.
Uppmuntra bra initiativ från politiker genom att berätta för dem när de gör något bra.
Det ökar chansen för att de vill jobba för era
frågor framöver.
26
MEDIA & LOBBYING
VI UNGA I MEDIA
Syns ni i media?
Skicka in länkar, artiklar och annat där er
förening eller ert distrikt syns i media så lägger vi upp det på hemsidan.
27
REK
RYT
ER
ING
REKRYTERING
REKRYTERING
När vi frågar distrikt i Vi Unga vad som är den största utmaningen, blir svaret många gånger ”medlemsrekrytering”. Snabbt därefter läggs ”att behålla medlemmarna” till. Denna del handlar om medlemsrekrytering, nybildning av föreningar och hur vi kan göra för att behålla organisationens medlemmar.
Kapitlet heter visserligen Rekrytering men vi vill redan här påpeka att kapitlet kommer att handla lika
mycket om att ta hand om de medlemmar vi har som om att skaffa nya medlemmar.
REKRYTERING - EN EFFEKT
Att lyckas med rekrytering handlar till stor del om att framgångsrikt kommunicera så väl internt som
externt. Vi skulle alltså kunna hänvisa helt till de andra delarna i handboken. Vad menar vi med det här?
Jo, det här menar vi:
Tydlig intern kommunikation, vem som pratar med vem och vem som har ansvar för vad, kommer
att:
- öka chansen att medlemmar får den hjälp de behöver.
- minska tiden det tar innan medlemmen känner sig som en del av Vi Unga.
Genom att planera hur vi ska synas utåt, d v s marknadsföra oss, kommer:
- fler potentiella medlemmar känna till vad Vi Unga är.
- fler medlemmar känna tillhörighet och stolthet när Vi Unga syns.
VEM ÄR MEDLEMMEN?
Ett första steg till mer och bättre rekrytering är att ta reda på vem som är medlemmen. På samma sätt
som när ni ska hitta er målgrupp för er konsertkväll så behöver ni ta reda på vilka ni ska locka till er
förening. Vet ni vilka personer som ni ska locka till föreningen kommer ni med största sannolikhet att
lyckas.
???
SAY IT! presenterar lite statistik
2009 rekryterades cirka 2000 nya medlemmar till Vi
Unga. Under samma år avslutade cirka 1400 medlemmar sitt medlemskap. Tänk om vi kunde halvera den
senare siffran?
29
REKRYTERING
Varför blir personen medlem?
En annan relevant frågeställning som ni bör
fundera över är varför vissa personer bestämmer sig för att bli medlemmar i Vi Unga och
andra inte. Vad är det som avgör att de blir
medlemmar? Det varierar förstås från person
till person men vissa saker finns garanterat
som gemensamma nämnare.
Diskutera!
Varför ska någon överhuvudtaget bli medlem
i Vi Unga?
Vad skiljer Vi Unga från alla andra organisationer? Varför skulle Vi Unga på något sätt
vara bättre?
Vad blir en medlem i Vi Unga förutom just
medlem? Vad får en medlem i Vi Unga?
SAY IT! presenterar lite statistik
40 % av de som svarade på Vi Ungas kommunikationsenkät hösten 2009 blev i första hand medlemmar
för att deras vänner var medlemmar. 26 % blev medlemmar för att de ville bli bättre ledare och arrangörer.
11 % blev medlemmar för att kunna åka på Rix medan
10 % blev medlemmar den dagen de föddes. 13 % had
andra anledningar. (Kommunikationsenkäten besvarades
av 97 personer)
26 %
40 %
10 %
11 %
13 %
Exemplet: Kronköpingemodellen
Kronköpinge Vi Unga är 2010 organisationens största distrikt. Framgångsfaktorn har
varit en bred sluss in i Vi Unga i form av
filmvisningar. Filmvisningarna drivs av en
förening som administreras av distriktet och
kravet på att medlemmar ska starta en förening det första de gör, finns inte. Det ska vara
enkelt att ha en meningsfull fritid.
Vem är inte medlem?
Rubrikens fråga är något som också är viktigt
att fundera på när det gäller rekrytering. Lika
viktigt är att ställa sig följdfrågan: Varför är
de här personerna inte medlemmar? Det kan
handla om ointresse men det kan lika gärna
handla om att inte ges möjligheten att engagera sig.
Vi Unga är till för alla unga människor och
därför behöver organisationen alltid tänka på
hur vi kan säkerställa att alla ges möjligheten
att engagera sig.
Från denna breda ”slussförening” inspireras
medlemmar att fortsätta sitt engagemang
genom att starta egna föreningar med egen
verksamhet. Genom denna metod får medlemmarna efterhand mer kännedom om Vi
Unga och distriktsledningen vet när och till
vilka de ska erbjuda mer stöd.
SAY IT! presenterar lite statistik
Den genomsnittliga Vi Unga-medlemmen är 18 år,
har fullföljt eller kommer att fullfölja gymnasiet, kommer från familj med akademisk bakgrund, har inga
funktionshinder och är inte född utanför Sverige.
30
REKRYTERING
NYBILDNING
Nybildning är ett ganska vanligt ord inom Vi Unga som betyder ”att starta en ny förening”. Genom att
starta nya föreningar så säkerställer vi att fler unga människor får möjlighet att genomföra det de drömmer om samtidigt som fler får delta i Sveriges roligaste demokratiskola.
Varför nybilda?
Det kan vara en ganska bra fråga att ställa
sig faktiskt. Vad är det ni vill uppnå genom
att starta fler föreningar? Är ni redo för att
ta emot föreningarna som nybildas? Att hitta
syftet med nybildning kan också vara nyckeln till att veta hur det ska göras.
Hur nybilda - vad krävs?
Går det trögt med nybildningen så kan det
vara en bra idé att fundera på hur ni nybildar
och vad som skulle kunna förändra det sätt
ni nybildar på. Vad är svårt när det gäller att
starta en förening i Vi Unga? Det är dessa saker ni behöver erbjuda i första hand. Är alla
papper som ska fyllas i det svåraste? Ja då är
det just det vi ska förenkla.
Behöver ni inspiration till att nybilda, testa
att göra ett konsekvensträd. Börja med rubrikens fråga och hitta en första anledning till
att nybilda (exempelvis: för att få fler medlemmar). Vad blir konsekvensen av det här?
OCH SÅ
VIDARE
DÄRFÖR!
VILKET
LEDER TILL
Exemplet: Stockholmsmodellen
Stockholms Vi Unga har flest antal föreningar i organisationen. I Stockholm tror distriktet nämligen på ”kul först, formalia sen”. I all
nybildning utgår därför distriktet från tanken att det är vad personerna vill göra, deras
drömmar, som är det viktiga. Fokus ligger, i
varje steg av föreningsstarten, på att personerna ser de mer formella delarna som en del
i att uppfylla det de drömmer om. Genom
denna metod har Stockholm lyckats få fler
delaktiga i organisationens demokratiarbete.
VARFÖR?
31
REKRYTERING
MEDLEMSVÅRD
Lika viktigt som det är att starta nya föreningar och värva nya medlemmar är det att vårda de medlemmar som redan finns i organisationen. För att organisationen ska växa behövs ju ett positivt flöde av
medlemmar d v s färre som lämnar organisationen än som kommer in. Vissa kommer förstås alltid att
sluta vara engagerade av en eller annan anledning men det finns saker att göra för att minska det antalet.
Få nya medlemmar inkluderade
Var extra noga med att nya medlemmar känner att de är en del av något större. Fokusera
extra mycket på att nya medlemmar och föreningar besöker arrangemang. Nya medlemmar som tidigt går på arrangemang kommer
snabbare att känna sig som en del av organisationen.
Skapa aktiva medlemmar
Engagerade medlemmar är ofta aktiva medlemmar. Lägg energi på att underlätta för
enskilda medlemmar och mindre grupper att
genomföra det de drömmer om.
På medlemmens villkor
Skapa verksamheter där alla barn och unga
kan vara med. Medlemmar vars behov inte
tillgodoses kommer förr eller senare att sluta
engagera sig.
Få medlemmar att känna sig viktiga
Uppmuntra idéer och tankar från alla medlemmar. Ha en plan för hur ni tar hand om
engagemang hos medlemmar. Var öppna för
att planera och arrangera saker tillsammans
med personer även utanför styrelsen.
Det personliga mötet
På distriktsnivå, åk ut och hälsa på era mindre aktiva föreningar och prata om vad ni kan
göra för att få dem aktiva, för att få dem att
brinna för sina idéer. Är du aktiv i en förening, bjud in de där medlemmarna som aldrig
är med i era aktiviteter på fika och prata om
vad de vill göra.
REKRYTERINGSTIPS
Rekrytera i början av terminerna
I början av skolterminerna är människor
som mest intresserade av att börja engagera
sig. September och januari är månader med
en känsla av nystart. Fram mot sommaren är
däremot sämre tid att rekrytera.
Erbjud det ni är bra på
Det finns massor av kompetens i Vi Ungas
distrikt och klubbar. Bland annat finns det
massor av duktiga utbildare. Erbjud skolan,
ungdomens hus eller liknande ställen där
unga samlas en arrangörskapsutbildning. Att
erbjuda utbildningar ger praktisk erfarenhet
som utbildare och kommer i längden betyda
fler medlemmar.
Medlemsvårda resten av året
Efter värvningsfokus kommer vårdarfokus.
Under resten av året är det er uppgift att se
till att medlemmen får ut allt av organisationen. Se till att ha en plan för hur ni vårdar!
Gör en undersökning!
Ett sätt att få reda på mer om era medlemmar är att göra en mindre undersökning där
ni ställer frågor om varför de är medlemmar,
vad som skulle få dem att sluta vara medlemmar och så vidare.
Arrangera en värvningsturné
I Vi Unga finns det massvis av bra arrangörer.
Vill ni satsa på rekrytering så finns det massor av hjälp och stöd att få för att arrangera
en värvningsturné i ert distrikt.
32
ATT PLANERA KOMMUNIKATION
Oavsett om det handlar om intern eller extern kommunikation så kommer kommunikationen att bli
bättre om ni planerar den i förväg. Att göra en kommunikationsplan är också ett sätt att gemensamt
diskutera hur ni vill kommunicera och vem som ska göra vad. En plan går att göra för både intern och
extern kommunikation. Ni kan alltså precis lika gärna använda mallen för kommunikationen inom
styrelsen som för att marknadsföra ert nästa arrangemang.
VAD?
NÄR/HUR OFTA?
Här skriver ni vad som
ska göras. Vilken typ av
kommunikation
som
ska utföras helt enkelt
ANSVARIG
KOMMENTAR
Även fast någon är
ansvarig så betyder inte
det att resten inte har
ansvar. Här skriver ni in
vem som följer upp det
ni bestämt
Ansvariga kan antingen
vara en enskild person
eller alla
Exempel på detta
kan vara: ”Ha avstämningsmöte”
Det handlar inte om att
kontrollera utan snarare
om att stötta och hjälpa
den ansvariga
Det är viktigt att veta
vem som är ansvarig för
att utföra det ni bestämt.
Här skriver ni vem som
ska utföra ert ”Vad?”
Ni kan också skriva hur
ofta något ska göras. Ni
kan exempelvis skriva
hur ofta ni ska kolla
mailen
UPPFÖLJNING
I det här fältet fyller
ni i när ert ”Vad?” ska
hända.
Fokusera på er gruppkommunikation
Lägg in ”Vad?” som handlar om att jobba
med er positiva kommunikation inom gruppen. Lägg in tillfällen för feedback och avsätt
tid för möten som fokuserar på er som individer och inte bara om det ni ska prestera.
Här kan ni skriva in en
kommentar för att exempelvis förtydliga något.
Blanda fysiskt och digitalt
Vi lever i en digital tidsålder där den mesta
kommunikationen kan skötas via internet
och telefon. Få sätt att kommunicera slår dock
fysiska möten när det kommer till stunder då
ni behöver vara kreativa. För avstämningar
och uppföljning under arbetet fungerar dock
mail, Skype, Facebook osv utmärkt.
Flera ansvariga
Se till att ni inte får en ”kommunikationsansvarig” i den bemärkelsen att det är en person
som sköter all kommunikation. Kommunikation är allas ansvar.
33
ÖVN
ING
AR
ÖVNINGAR
ÖVNINGAR
Det är är övningskapitlet i Say It! Här har vi samlat några enklare övningar som ni kan använda er av
för att göra ert kommunikationsarbete både lättare och roligare. Övningarna är kortfattat förklarade och
tar sällan mer än 45 minuter att genomföra. Övningarna är gjorda för att ni själva ska kunna leda och
genomföra dem.
Alla övningar är kopplade till kapitel i boken, därav samma rubriker som i bokens tidigare kapitel.
Vill ni ha hjälp med eller ledning i längre processer och övningar hänvisar vi på vissa ställen till detta.
Hör annars av er till Vi Ungas förbundskansli. Liknande övningar görs också i Vi Ungas ledarskaps- och
arrangörskapsutbildningar.
KOMMUNIKATION & LEDARSKAP
Bli en mästare!
För att bli en mästare på kommunikation behöver du ha en mästare som förebild. Den
här övningen handlar om att bli en mästare
genom att härma din förebild.
1
2
Fundera på någon du tycker är riktigt bra på
att kommunicera
3
4
Nu ska du låtsas att du är din förebild. Föreställ dig detta under två minuter
Skrytlista
Den här övningen kan du göra helt själv och
du behöver aldrig visa den för någon. Om
du inte vill. Övningen går ut på att boosta
dig själv och ge dig självförtroende att göra
det mesta. Övningen går ut på att skriva en
skrytlista om dig själv.
1
2
Ta fram ett tomt papper och en penna.
Ta två minuter där du blundar och ser personen framför dig. Var uppmärksam på hur
personen är.
Skriv upp allt du är stolt över hos dig själv,
bra saker du gjort och andra saker du gillar
hos dig själv
3
Öppna ögonen. Hur känns det? Vad kan du
använda dig av i ditt ledarskap och din kommunikation?
Spara skrytlistan och ta fram den när du behöver en boost
Deltagare: oändligt eller ensam
Tidsåtgång: 15 minuter till så lång tid du
behöver
Deltagare: oändligt antal eller ensam
Tidsåtgång: 5 minuter
Tips!
Egoboosta dig ytterligare genom att låta andra skriva en skrytlista om dig.
35
ÖVNINGAR
Utvärdera kommunikationskroppen
Den här övningen fokuserar på att du ska
lära dig mer om dig själv. Genom att låta
dina vänner eller kollegor studera dig när du
presenterar kommer du att bli en bättre kommunikatör.
1
2
3
4
5
6
Rita upp din kropp (behöver inte vara likt)
Kopiera upp din kropp till dina vänner
Bestäm vad ni ska presentera (exempelvis Vi
Unga)
Presentera under minst två minuter
Under presentationen fyller resten av gruppen i vad som är bra respektive vad som kan
förbättras i din kommunikation när det gäller rösten, huvud-, ben och armrörelser, ansiktsuttryck samt innehåll.
Tabudebatt
Eftersom det finns normer kring vad som är
okej att prata om så finns det självklart normer kring vad som inte är okej att prata om.
Den här övningen syftar till att debattera
några av de saker som enskilda personer i er
grupp tycker är tabun.
Låt alla presentera och berättade sedan för
varandra hur ni uppfattade varandra ur kommuikationsperspektiv. Ge varje person ”sin”
kropp.
1
Deltagare: tre - fem personer
Tidsåtgång: 30-40 minuter
Jargongquiz
Ett quiz där det handlar om att gissa vad ord
eller förkortningar typiska inom Vi Unga betyder. Exempel: DOF
1
2
Välj ut minst fem ord eller förkortningar som
är typiska för Vi Unga
3
Diskskutera efteråt: Hur tror ni att exempelvis potentiella medlemmar klara jargongquizen? Hur kan ni göra för att alla ska förstå
orden eller uttrycken som ni använder?
Fråga minst fem personer (som inte är medlemmar i Vi Unga) vad de betyder. Gå ut på
stan eller ring upp människor i er telefonbok
på mobilen.
Fundera i fem minuter på vilka frågor eller
ämnen som är tabun i er organisation och
skriv dessa på lappar.
2
Dela gruppen i två grupper. Dra en lapp och
diskutera ämnet i minst fem minuter. Grupp
1 tycker att ämnet är viktigt att diskutera,
grupp 2 motsatsen.
3
Diskutera efteråt: Hur kommer det sig att ni
inte diskuterat detta ämne tidigare? Hur kändes det att diskutera det?
Deltagare: Grupper om tre-fem personer
Tidsåtgång: 20-30 minuter
Egna bra övningar?
Skicka in dem till oss så att vi kan sprida dem
vidare till resten av organisationen. En bra
organisation behöver en bra metodbank.
Deltagare: Grupper om tre personer + fem
”ofrivilliga quizdeltagare”
Tidsåtgång: 20-30 minuter
36
ÖVNINGAR
Homogenitetsstick
I den här övningen gäller det att ta stick. Ett
stick tar ni genom att hitta något som ni har
gemensamt.
1
2
3
Tips: Kommunikationsrollspel
Vi Unga har genom projektet Mod att Mäta
tagit fram processboken ageraguiden. Boken
tar bland annat upp kopplingen mellan makt
och kommunikation. Till detta kapitel finns
ett flertal metoder och övningar att använda.
En av dessa är övningen kommunikationsrollspel (ageraguiden, s 133).
Dela in er i grupper om tre till fyra personer
i varje.
Försök sedan att komma på så många likheter som möjligt. Exempelvis samma hudfärg, samma modersmål, samma efternamn,
samma fritidsintressen. För att göra det ännu
svårare får ni inte säga saker ni gillar eller
ogillar
Kommunikationsrollspelet är ett utmärkt
sätt att upptäcka hur ni som grupp fylld av
individer fungerar när ni kommunicerar.
Diskutera efteråt: Vad tog ni inte upp? Vilka
för- respektive nackdelar finns det med att
vara homogen (likartad) respektive heterogen
(olikartad) grupp? Vad händer med personer
som inte passar in i gruppen?
Deltagare: Grupper om tre-fyra personer
Tidsåtgång: 20-30 minuter
KOMMUNIKATION & VI UNGA
Tips: Organisationskommunikation
I den här övningsdelen tar vi upp övningar
som kan göras på 60 minuter eller mindre.
För att ni snabbt ska kunna använda er av
handboken och jobba med er kommunikation.
Tips: Civilsamhället
En workshopmetod som är utmärkt när det
kommer till att förändra organisationen i
grunden är Civilsamhället. Civilsamhället är
precis som kommunikationsrollspelet framtaget inom Mod att Mäta.
Att jobba övergripande med en organisation
eller förening kräver mer tid och en längre
process. Vill ni jobba med hela föreningen,
distriktet eller organisationen så uppmanar vi
er att planera för en längre workshop med en
extern processledare. Personen som leder bör
vara extern i det avseendet att personen inte
tillhör er grupp. Det behöver självklart inte
vara någon utanför organisationen.
Civilsamhället bygger på en kartläggning av
organisationens norm och maktstrukturer
och mynnar ut i en handlingsplan för att förändra detta. Makt och normer är ju som vi
tagit upp tidigare i hög utsträckning kopplat till kommunikation. (ageraguiden, s 57
- 70)
37
ÖVNINGAR
De kreativa grundidéerna
Grundidéerna kan kännas som ett stelt dokument. Så behöver det inte vara. På vilket sätt
skulle ni kunna uttryck grundidéerna utan
att kommunicera genom text? Övningen har
inga begräsningar förutom att den ska utgå
från Vi Ungas grundidéer. Detta dokument
behöver ni alltså ha tillgängligt.
1
2
3
4
5
Kommunikationsspioner
Ha kommunikationsspioner på ert nästa arrangemang! Spionernas uppgift är att kartlägga vad som fungerar bra respektive mindre
bra när det gäller kommunikationen innan,
under och efter arrangemanget.
1
Välj ut en del av eller, om ni är ambitiösa,
hela grundidéerna.
2
Läs igenom noga. Vad får ni för känslor, bilder och övriga sinneintryck? Vad finns det
bortom orden? Vad betyder grundidéerna på
riktigt?
Utse två personer som helst inte tillhör arrangörsgruppen.
Gör ett formulär med saker ni vill ”spionera”
på kring arrangemanget. Det kan exempelvis
vara inbjudan, övrigt marknadsföringsmaterial, skyltar, tillgänglighet av lokal, information på plats, ledarnas förmåga att kommunicera och service mot deltagare.
3
4
Kommunicera dessa känslor, bilder och sinneuttryck genom att exempelvis måla, spela
teater eller sjunga en sång.
Spionerna kommer under arrangemanget att
titta extra på de saker ni har tagit fram.
När det är dags att utvärdera får spionerna
redovisa vad de upptäckte som var bra respektive vad som behöver förbättras. Tänk på
att spionerna utgår från vad de tycker är bra
respektive dålig kommunikation. Diskutera
och kritisera deras observationer.
Presentera era kreativa grundidéer.
Diskutera: Kan något av det som kom fram
användas i er kommunikation internt eller
externt? På vilket sätt? Hur skiljer sig er syn
på Vi Ungas grundidéer beroende på hur de
kommuniceras?
Deltagare: Minst två spioner
Tidsåtgång: Hela arrangemangets genomförande (det vill säga före, under och efter)
Deltagare: Grupper om tre-fyra personer
Tidsåtgång: 45-60 minuter
MARKNADSFÖRING
Finn fem normer
Titta på marknadsförings- och informationsmaterial från er förening, distriktet eller riksorganisationen. Vilka normer kommunicerar
organisationen genom dessa?
1
2
3
Presentera för resten av gruppen och diskutera, hur går det att se till att dessa inte blir
sanningar skrivna i sten?
Deltagare: Grupper om tre
Tidsåtgång: 20 – 40 minuter
Ta fram aktuellt marknadsföringsmaterial,
inbjudningar, hemsidor eller liknande.
Försök hitta minst fem normer i materialet.
Det kan vara normer om vilka som syns på
bilderna, vem texten är skriven för eller vilka
som direkt och indirekt uppmanas att engagera sig. Ringa in de normer ni hittar.
Tips!
LSUs, Sveriges ungdomsorganisationers, bok ”Mer kreativa möten” är något som varje ledare/deltagare av olika
möten bör ha. I den finns även massor av bra övningar. Finns att köpa från LSU och på vissa internetbokhandlar.
38
ÖVNINGAR
Sinnenas arrangemang (produktövning)
Syftet med den här övningen är att ni ska lära
er mer om ert arrangemang och hitta nya sätt
att beskriva det på. Genom att bredda det ni
vet om ert arrangemang kan ni också bredda
marknadsföringen.
1
2
Använd ett A1-papper (blädderblocksblad)
och skriv namnet på ert arrangemang.
3
Nu är det bara att brainstorma! Hur känns
vårt arrangemang? Hur låter det? Hur smakar
det? Och så vidare. Fortsätt så länge ni sprudlar av idéer. Tvinga inte fram saker.
4
Tips: Ta er tid att diskutera och motivera hur
ni tänker. Det gör ofta att ni inspirerar andra
till att komma på nya saker. Men kom ihåg,
bemöt varandra positivt under en brainstormning.
5
Diskutera: Vad kan ni använda i er marknadsföring? Hur ska ni använda er av det?
Vad vet ni om ert arrangemang nu som ni
inte visste tidigare?
6
Rita upp fem fält (kvadrater, cirklar, trekanter, stjärnor) som ska innehålla era beskrivningar utifrån varje sinne (syn, hörsel, smak,
lukt och känsel)
Sätt upp pappret på en vägg där ni brukar
jobba med arrangemanget. Det kan skapa inspiration senare också!
Måste-gruppen (målgruppsövning)
En övning för att kartlägga och hitta er måste-grupp. I övningen ska ni komma fram till
var måste-personen bor, tillbringar sin fritid
och vad som skulle få personen att komma
på arrangemanget.
1
2
3
1
2
Utifrån er kartläggning, vilka grupper av
människor skulle vilja gå på ert arrangemang?
Vad har de för huvudsakliga fritidsintressen,
vad lyssnar de på för musik och så vidare.
Ta fram en karta och ringa in områden där
besökare kan komma från. Har ni ett Sverigekänt band? Ja då kanske det kommer besökare från hela regionen? Gör tre ringar som
ni prioriterar från 1 till 3 där 1 är det område
ni absolut måste locka personer från.
4
Titta närmre på område 1. Vad finns i det
här? Skolor, ungdomsgårdar, caféer eller
andra platser dit er måste-grupp skulle kunna
gå. Markera dessa. Där har ni era ”hot spots”
för riktad marknadsföring.
5
6
Gå vidare till digitala kanaler. Var på internet
finns den grupp ni måste locka?
Deltagare: Grupper om max 5 personer.
Tidsåtgång: Minst 45 minuter
Löpsedeln (budskapsövning)
Övningen går ut på att formulera löpsedlar
om ert arrangemang för att sätta huvudet på
budskapsspiken. (variant: formulera en pitch
på 140 tecken, det vill säga som ett SMS eller
en tweet)
Kartlägg ert arrangemang. Vad innehåller
det? Var ska ni vara? Varför är det bra?
Avsluta med att fundera på vilka ni exkluderat i er kartläggning. Är ert arrangemang öppet för alla barn och unga?
Deltagare: Grupper om max 5 personer.
Tidsåtgång: Minst 45 minuter
3
4
Dela in er två och två och se till att vara duo
har minst ett A3-papper.
Ta sedan fram pappret och börja skapa er löpsedel. Tänk på hur en löpsedel är uppbyggd,
med ett tydligt budskap och kanske en bild.
När ni är klara presenterar ni era löpsedlar för
varandra. Diskutera: Vad gör en bra löpsedel?
Hur ser vi till att de inte generaliserar och
stereotypiserar?
Deltagare: Två och två, obegränsat antal
Tidsåtgång: cirka 30 minuter
Börja med att ta 15 minuter till att fundera
på frågan: Vad säger vårt event, det vill säga
vad är dess budskap? Först enskilt fem minuter och sedan gemensamt i tio minuter
39
ÖVNINGAR
MEDIA OCH LOBBYING
Intervjubevakning
En övning för tre personer där en person är
”journalist”, en blir intervjuad och den tredje
bevakar intervjun. Bevakarens uppgift är att
studera den som blir intervjuad för att sedan
coacha i hur personen kan bli bättre.
1
2
3
4
5
6
Bestäm vem som ska vara journalist, vem
som ska intervjuas och vem som bevakar. Alla
kommer dock att ha alla roller.
Under tiden noterar bevakaren hur den som
blir intervjuad agerar. Hur svarar den? Hur
reagerar den? Hur använder den kroppen?
Vad är bra och vad behöver förbättras?
Byt roller och fortsätt på samma sätt.
När alla har haft alla roller, utvärdera och ge
varandra feedback. Hur kan ni bli bättre?
Deltagare: Grupper om tre
Tidsåtgång: 30 – 60 minuter
Journalisten sätter sig mittemot den som ska
intervjuas och bevakaren sätter sig vid sidan
av de båda för att observera.
Journalisten börjar ställa frågor, förslagsvis
enklare frågor till att börja med. Improvisera
här, det är bra övning! Ställ frågor i mellan
3-5 minuter
REKRYTERING
Värvningsargumentation
Den här övningen handlar om att ta fram era
bästa argument för varför någon ska bli medlem i Vi Unga. Detta ska ni göra genom att
bemöta de motargument ni brukar få höra
när ni värvar medlemmar.
1
2
Börja med att i gruppen brainstorma fram alla de
argument ni brukar höra från potentiella medlemmar mor att bli medlem i Vi Unga. Tvinga
inte fram argument!
När ni skrivit upp alla argument mot medlemskap ska ni nu ta fram spegeln och vända på argumenten. Hur ska ni bemöta ett argument mot att
bli medlem så att personen kanske tänker om?
3
När ni har skrivit upp alla argument för att
bli medlem är det dags att testa argumenten
och se om de håller. Kanske kommer det upp
fler motargument? Sätt er två och två. Den
ena spelar en tveksam potentiell medlem och
den andra en medlemsvärvare från Vi Unga.
Använd för- och motargumenten i samtalet
som ju förstås syftar till att den potentiella
medlemmen faktiskt bli medlem.
4
Diskutera efteråt: Vilka argument fungerade
bra? Vilka kan utvecklas mer? På vilket sätt?
Deltagare: Grupper om fyra, sedan par
Tidsåtgång: 30 – 45 minuter
Tips!
Vill ni ha en sammanställning på några de vanligaste argumenten för och mot medlemsskap i Vi Unga så finns
dessa på förbundskansliet från och med januari 2011.
40
ÖVNINGAR
ÖVRIGA
Kontaktkarta
Den övningen syftar till att ge er insikt i vilka
otroliga kontaktnät ni tillsammans har. Ni
kommer att bli förvånad hur mycket resurser
som finns inom räckhåll för föreningen. Använd dem i olika delar av er kommunkation!
1
Ta fram ett tomt A4-papper var. Fyll det med
namn på alla de personer ni kan komma på
som ni i ert arbete med Vi Unga skulle kunna
ha nytta av. Skriv namn och vad de är bra på.
Kontaktuppgifter kan ni ta efteråt. Håll på i
minst 5 minuter.
2
Ta nu fram ett gemensamt papper (gärna
A1), skriv era namn och sedan era kontakters namn. Dra linjer mellan era namn och
de kontakter ni har. Kanske flera personer
känner samma person? Skriv också här vad
de är bra på.
3
När ni är klara har ni en kontaktkarta fylld
med personer ni kommer kunna använda er
av. Se nu till att alla får i uppgift att skriva in
kontaktuppgifter på alla personer. Renskriv
gärna i ett digitalt dokument.
Deltagare: Obegärnsat antal
Tidsåtgång: 30 - 45 minuter
Kontaktkarta
Gameplan är en modell som ni kan använda
oavsett om det handlar om att planera kommunikation eller vilket arrangemang som
helst.
1
Börja med att rita upp Gameplanen som bilden visar. Skriv in de ord som finns i bilden
nedan. Använd minst ett A1-papper.
2
När Gameplanen är färdigritad börjar ni med
att skriva in de personer som är ansvariga, det
vill säga teamet.
3
4
Efter det skriver ni in er vision i molnen. Det
är denna ni alltid ska jobba mot.
Gå sedan ner och skriv ner de mål ni har.
Här delar ni upp primära mål, delmål och
personliga mål. Primära mål är de stora övergripande målen, delmålen är målen ni ska nå
på vägen och de personliga är era egna utvecklande mål.
5
6
7
Nästa steg är hinder. Här skriver ni in eventuella hinder på vägen mot målen. I flaggorna
på hinderbergen skriver ni hur ni ska övervinna dem
8
9
Stjärnorna är era succékriterier, det vill säga
vad som kommer att göra att ni lyckas.
10
Klara! Sätt upp Gameplanen där alla kan se
den. Och framförallt, följ den!
Slutligen skriver ni vad ni ska göra i varje fas
för att nå målen. En fas kan vara en månad,
en vecka eller en dag.
Deltagare: Obegärnsat antal
Tidsåtgång: 30 - 45 minuter
VISION
TEAM
SUPPORTRAR
FASER
PRIMÄRA
MÅL
Skriv nu in de supportrar ni har. Vilka står
bakom er och vad kan de hjälpa er med?
DELMÅL
Nästa steg är att skriva ner de resurser ni har
som inte är personer. Pengar, material, lokaler eller liknande.
RESURSER
PERSONLIGA/
GRUPPENS MÅL
SUCCÉKRITERIER
HINDER
41
ACTION
När ni har jobbat med Say It! har förhoppningsvis mycket inspiration och tankar kommit upp. Ni har
kanske börjat tänka på saker som kan förbättras och kanske till och med hur det skulle kunna bli bättre.
Den här sidan finns till för att dessa saker inte ska glömmas bort. Det är nämligen så att allting skapas
två gånger, först i fantasin och sen i verkligheten. Den här sidan vill vi att ni ska använda för att starta
en förändring också i verkligheten!
Det hela är mycket enkelt. Skriv ner de tre viktigaste sakerna som ni under det kommande året vill förändra när
det gäller kommunikation. Under varje sak skriver ni tre aktiviteter ni måste göra för att skapa den här förändringen och när de ska vara gjorda. Det går både att göra detta som grupp och som enskild person.
Skriv vad ni vill förändra här
Klart när?
Skriv vad ni behöver göra för att förändra här
Tips!
Börja redan idag!
Använd Gameplan-modellen för stora mål.
Sätt upp positiva förändringsmål som motiverar!
Våga testa nya saker!
Fira när ni lyckas uppnå målet och dela sedan
med er av era erfarenheter till andra.
Se till att lära er av eventuella misstag för att bli
bättre nästa gång. Dokumentera mera!
Arbeta tillsammans! Vi Unga är en organisation
Förutsätt framgång! Då kommer ni lyckas.
ORDLISTA
Avsändare
Den person/grupp som vill kommunicera
Mottagare
Den som ska ta emot kommunikationen.
Checklista
Modell i Say It! för att visa på konkreta uppgifter ni kan göra för att förbättra er kommunikation.
Norm
Underförstådda gemensamma regler och förväntningar om ett visst beteende.
Filter
Är något all kommunikation passerar. Se till
att ert budskap passerar genom filtret.
Nyckelformulering
Den viktigaste formuleringen när ni markandsför.
Grundidé
En organisations huvudsakliga budskap
Organisationskultur
Starkt fastslagna normer om hur saker och
ting fungerar i en organisation.
Högupplöst bild
En bild som har minst 250-300 pixlar per
tum.
Positiv gruppkommunikation
Kommunikation som fokuserar på att utveckla och stärka den egna gruppen.
Information
Budskap med syfte att endast gå en väg. Från
avsändare till mottagare. Exempel: anslagstavla
Publicitet
Uppmärksamhet i media.
Jargong
Ett sätt att prata som främst förstås av den
egna gruppen.
Kommunikation
Baseras på dialog mellan avsändare och mottagare.
Kommunikationskanal
Är den metod med vilken avsändaren tänker
nå sina mottagare. Exempel: Mail eller tvreklam
Kommunikationsnorm
Är det sätt som är allmänt accepterat att kommunicera på. Kan vara positiv och negativ.
Konsensus
En grupp når konsensus när den är helt övererns.
Konsensusaltare
En metafor för att uppnå konsensus genom
att undvika kommunikation.
Process
Ett förlopp som syftar till att skapa förändring.
Sociala medier
Digital media där innehållet skapas av mediets användare.
Strategi
Plan för medveten utveckling i en viss riktning.
Tabu
Något som det inte pratas om. I Say It! används också synonymen tystnadskultur.
Tweet
Statusuppdatering på mikrobloggen Twitter
begränsad till 140 tecken.
Vision
En organisations eller ett projekts högre syfte
dit all verksamhet ska jobba för att nå.
INSPIRATION
ageraguiden, Glas/Freiman/Waara/Mörtlund/Ågren/Nilsson/Olsson/Svensson
2010, Förbundet Vi Unga
Westanders PR-handbok
2010, Westander
Ledarskap stavas kommunikation, Segerfeldt
2002, Liber
Mer kreativa möten, Eklund
2009, LSU Sveriges Ungdomsorganisationer
Lobbyhandboken
2010, Agenda PR
Introduktion till NLP: konsten att förstå och påverka människor, O’Connor
2009, Brain books
Kommunikativt ledarskap: den nya tidens ledarskap i värdeskapande nätverk, Hamrefors
2009, Nordstedts Akademiska Förlag
Non profit PR
http://www.nonprofit.se
Förbundet Vi Ungas riksorganistion, distrikt och föreningar
http://viunga.se
BRA ATT VETA
UTBILDNINGAR/WORKSHOPS:
[email protected]
FÖRSTA UTGÅVA:
December 2010
PDF-VERSION:
http://viunga.se / sökord: ”Say It”
TRYCKERI:
JUST NU Centralen
FEEDBACK:
[email protected]
KOMMUNIKATIONSVERKTYG:
På lösblad kan ni läsa mer om Vi Ungas
kommunikationsverktyg så som hemsida
och sociala medier.
VI UNGAS KOMMUNIKATIONSSATSNING
Pågick juli 2009 - december 2010. Say It är ett
av flera resultat från denna.
HANDLEDNING:
Bifogat finns en studiehandledning framtagen av Studieförbundet Vuxenskolan. Använd
gärna den!
PROJEKTLEDARE
Jonas Nilsson
FÖRBUNDET VI UNGA
Kungsgatan 57 A
111 22 Stockholm
[email protected]
”
Alla barn och ungdomar ska få utvecklas, känna sig betydelsefulla
och ha möjlighet att förverkliga sina idéer
”