Riktlinjer för Mjölby kommuns webbplats, intranät, sociala medier och andra elektroniska forum Antagen av kommunstyrelsen 2013-01-23 Dokumentansvarig: informatör på kommunledningskontoret Rubrik: (finns i formatmall) 24 pkt, top, 40mm. Avstånd efter 24 pDokt. Normal: (finns i formatmall) 11,5 pkt, vänster, 50 mm, höger, 20 mm, botten 50 mm. Ingen text i rött sidofält. Lenit, quipit lan henim vel dolobore exeros ad dolor sectem zzrit lore modignibh ea feugait eugiam velit adit, quiscil luptat ea ad essit iriure consequ amconsequam at vel incidunt auguer am etueros ate ming enibh el eliquat nulland ipsuscidunt ulla conse tat. Ent nonullum zzriust ionulla auguerilit et num venit, volor in henim doleniam dignis nisim ver ilit vulluptat. Wismolore con volortisl utet wismodit ex exeratisci bla con hent euissequat adio conse do odo odionse quisseq uating et, quamcom modolortin henit eumsan henim niam, ver amet alit la faci blaorti onsenia mconse veliquis ad molor sit dolore volobore faciduissit, se verilla ad te veleniat iusciduis num nonsectem irit dolore magnim zzrilis eumsand ipsummy nos am, sismodolorem adio odo doloborer suscili quamet acipis ad ese dolore min ea faci ex er susci bla faccum init, vel eugait alit lore eugue dolessequat, se tet at nim ad mincip ea faci tatincing eros nonullamet, consecte modipit luptat incipsu scilla consenibh er secte consequat. Ibh eugue dolorti sciliquamcon ut augait aci tem dolorpero conullum do odolor si. Lore do core con heniamcortis aliquis nis nibh eugue tetue cortinis dignisit pratisis aut lut nos et numsan hendre modipisi. Dolobortion henim illum vel delendreet, conse con volore commod mod exeriusto ex ea corperiusto odoloreet, velessi. Etuer sequisi. Putet vent ad delit prat wisl do exer sequisiss När Mjölby kommun kommunicerar via vår externa webbplats www.mjölby.se, på intranätet Mjölnet, i sociala medier och i andra elektroniska forum ska informationen utgå från kommunikationspolicyn och följa gällande lagar. Kommunikationen ska ske utifrån uppsatta mål och målgruppens behov och förutsättningar så att alla oavsett funktionsnedsättning eller språklig bakgrund kan ta del av informationen. På Mjölnet finns under kommungemensamt/information länkar till lagar och språkregler. Intranätet Mjölnet och webbplatsen Mjölby.se Webbplatsen ska administreras i gemensamt webbpubliceringssystem. Varje förvaltning/verksamhet ansvarar för att deras information är korrekt och uppdateras löpande. Ytterst ansvarig för informationsinnehållet är förvaltningschefen. På varje sida ska informationsansvarig anges, det kan vara förvaltningschefen, verksamhetschefen eller den som fått ansvaret att administrera sidan. Språket ska vara tydligt, enkelt och obyråkratiskt. Texterna ska vara korta. Budskapet ska vara klart och tydligt och framfört i en vänlig ton. De enda e-postadresser som får användas är adresser enligt modellen; [email protected] eller [email protected] Alla dokument som läggs i filarkivet i webbpubliceringsverktyget ska vara aktiva. Arkivet får inte användas för lagring. Alla sidor på webbplatsen bygger på mallar som utgår från förutsättningarna i kommunens grafiska profil. Typsnitt, färger, utseende på länkar och layout får inte ändras. Om någon publicist har behov av något annat ska webbfunktionen kontaktas. Länkar till andra webbplatser ska användas där det är lämpligt. Det ska tydligt framgå att externa länkar inte tillhör kommunen. Länkar till kommersiell reklam och annonsering och länkar till privatpersoners webbplatser ska undvikas i största möjliga utsträckning. Undantag kan vara samarbetspartners i olika projekt. Länkar till politiska partier kan läggas ut på webbplatsen om partierna finns representerade i kommunfullmäktige. Nya funktioner ska innan de tas fram stämmas av med kommunens webbfunktion (webbredaktör, webbmaster och webbtekniker) så att de inte försvårar tillgängligheten för användarna. Intranätet Mjölnet På Mjölnet ska endast arbetsrelaterad intern information och interna dokument finnas. Dokument och information som vänder sig till medborgare och andra aktörer ska publiceras på www.mjölby.se Alla medarbetare ska kunna nå Mjölnet och ha möjlighet att publicera arbetsrelaterade notiser där. Webbplatsen Mjölby.se 2 Målgrupper för Mjölby.se är medborgare, presumtiva medborgare och medarbetare, besökare, näringsliv, andra organisationer och massmedia. Kontaktuppgifter ska finnas på varje sida. Användarnas synpunkter på funktion och innehåll ska alltid tas på allvar. Webbplatsen ska regelbundet utvärderas av extern leverantör när det gäller teknisk tillgänglighet, struktur och navigering. Sociala medier, elektroniska forum Starta och avsluta Varje förvaltning beslutar om i vilka sociala medier de ska agera och vem/vilka som ska representera förvaltningen. Kommunen är skyldig att hålla en lista över vilka sociala medier eller andra elektroniska forum vi medverkar i. När en förvaltning väljer att finnas i sociala medier/elektroniska forum ska det meddelas till informatören på kommunledningskontoret. När ett konto öppnas ska användarnamn och lösenord finnas tillgängliga för fler kollegor så att sidan inte blir inaktiv vid frånvaro. Var noga med säkerhetsinställningarna och använd starka lösenord. Mer finns att läsa på Post- och telestyrelsens webbplats: https://www.testalosenord.pts.se När ett konto avslutas ska det förankras på samma sätt som när det öppnas. Om en medarbetare får en fråga i ett elektroniskt forum via sitt privata konto, och det är uppenbart att frågan är av yrkesmässig karaktär, ska frågeställaren hänvisas till kommunens kontaktvägar. Medarbetare bör i största möjliga mån undvika att använda privata konton i sociala medier för frågor som rör tjänsten. Om en medarbetare uttalar sig för kommunens räkning eller utifrån sitt uppdrag, via ett privat konto kan det försvåra kommunens skyldigheter att till exempel hantera allmänna handlingar. Avsändare och kontaktuppgifter Det ska alltid framgå vem som är avsändare. Mjölby kommuns logotyp, kontaktuppgifter till administratörer av sidan och till den förvaltning/enhet som ansvarar för sidan ska alltid finnas med och exponeras tydligt. Svara snabbt och korrekt Vi ska kunna svara på frågor eller ta bort ”obehagliga” inlägg inom det närmaste dygnet under vardagar. Alla inlägg och artiklar i sociala medier eller andra elektroniska forum där Mjölby kommun är avsändare, är allmänna och offentliga handlingar. Om den som kommunicerar med Mjölby kommun i sociala medier tar upp frågor av känslig eller sekretessbelagd karaktär ska konversationen avbrytas. Uppgifterna ska tas bort ur mediet och överföras till andra kanaler för vidare handläggning. Användaren ska informeras om att så sker. Yrkesmässiga frågor bör inte blandas med privata frågor. Även om det är en medarbetare som kommunicerar med personligt tilltal, ska det tydligt framgå att det är på kommunens uppdrag. Officiell e-postadress och telefonnummer ska exponeras. De enda e-postadresser som får användas är adresser enligt modellen; [email protected] eller [email protected] Den här texten ska vara med i Mjölby kommuns alla sociala medier: ”Tänk på att alla inlägg du gör blir tillgängliga för alla besökare här. Alla inlägg du gör här blir allmänna handlingar eftersom vi är en kommun. Du får inte göra inlägg med kränkande uppgifter, förtal eller personangrepp eller som uppmuntrar till uppvigling eller hets mot folkgrupp. Sexistiska yttringar och andra trakasserier är förbjudet liksom pornografi, våldsskildringar och uppmaningar till brott. Du får heller inte göra inlägg med material som skyddas av upphovsrätten. Om du bryter mot detta tar vi bort ditt inlägg.” 3 Detta är en personuppgiftsansvarig Personuppgiftsansvarig kallas den som bestämmer varför och hur personuppgifter ska behandlas. En personuppgiftsansvarig kan till exempel vara en kommun, myndighet, organisation eller ett företag. Juridik på nätet i korthet Mer om juridiken finns på Mjölnet under kommungemensamt/informationsverksamhet Vi har en allmän serviceskyldighet gentemot allmänheten och ska svara på frågor. I Mjölby kommun är det den nämnd som ansvarar för en verksamhet som är personuppgiftsansvarig. Det gäller också personuppgifter på en extern webbplats, till exempel i social medier. Kommunen ska informera om sin identitet när vi närvarar på Internet. I sociala medier eller andra elektroniska forum ska vi berätta hur inläggen blir tillgängliga för andra. Om personuppgifterna lagras i en databas eller annan typ av register anses uppgifterna vara strukturerade. Om personuppgifterna finns exempelvis i löpande text eller i e-post anses uppgifterna vara ostrukturerade. För strukturerad personuppgiftsbehandling gäller betydligt fler regler än för ostrukturerad. Ett socialt medium passar inte för att svara på frågor som gränsar till eller utgör myndighetsutövning. Felaktig information kan vara skadeståndsgrundande. Rätt att del av allmänna handlingar Alla medborgare har rätt att ta del av allmänna, offentliga handlingar. Med handling menas framställning i skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med ett tekniskt hjälpmedel. Alla inlägg och artiklar i sociala medier/elektroniska forum där en kommun har en plats är allmänna och offentliga handlingar. Vi kan alltså publicera ostrukturerad information, till exempel löpande text på Internet och ljud- och bildupptagningar om det inte är kränkande eller känsligt. Personuppgifter i register eller som är ordnade så att det ska bli enklare att söka efter eller sammanställa, till exempel databaser eller stora dokument- och ärendehanteringssystem, ska vi inte publicera på Internet. Offentlighet och sekretess Om den som kommunicerar med Mjölby kommun i sociala medier tar upp frågor av känslig eller sekretessbelagd karaktär ska konversationen avbrytas. Uppgifterna ska tas bort ur mediet och överföras till andra kanaler för vidare handläggning. Ta bort! Vi måste ta bort meddelanden som uppenbart utgör uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografi, olaga våldsskildring eller där avsändaren gjort intrång i upphovsrätten. Upphovsrätt för texter, bilder och ljud Den som exempelvis skriver ett brev, fotograferar eller komponerar är upphovsman till verket. Om verket är unikt har upphovsmannen upphovsrätt, för sitt verk. Verk som omfattas av upphovsrätt får som regel inte användas utan upphovsmannens tillstånd. Detta är personuppgifter Med personuppgifter menas all information som kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Exempel på sådan information är namn, personnummer och kundnummer. En bild kan också vara en personuppgift om det går att se vem personen/personerna på bilden är. 4 Är upphovsmannen död sedan mer än 70 år har upphovsrätten upphört, men skriv om möjligt upphovsmannens namn i anslutning till texten eller bilden. Registrera, gallra, spara… Allmänna handlingar ska registreras när de kommit in till eller upprättats av kommunen. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Allmänna handlingar skapade av kommunen omfattas inte av upphovsrätt när det gäller textmaterialet (med vissa undantag). Varje nämnd har en beskrivning över sina allmänna handlingar i dokumenthanteringsplanen, och får fatta beslut om att handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras när de inte längre är aktuella. För att kunna gallra/spara måste det finnas en lista över de externa webbplatser vi är aktiva på. Innehåll kan raderas om det klassas som handling av tillfällig eller ringa betydelse. Om man fotograferar någon annans material bör upphovsmannen tillfrågas innan det publiceras. Om någon annans bild ingår som en obetydlig detalj i bakgrunden behövs inte tillstånd. Endast bilder där det finns avtal med upphovsmannen om fri användning får användas fritt. Bilderna i www.mjölby.se/infobank är fria att använda för Mjölby kommun. Vid avpublicering ska innehållet tas bort och förvaras på annat medium. Ska det förvaras i väntan på gallring, kan det förvaras i elektronisk form om det görs sökbart. Lägg aldrig in bilder som är upphovsrättsligt skyddade i bildarkivet i webbpubliceringsverktyget. Bilderna också i det arkivet ska kunna användas fritt av Mjölby kommun. Webbfunktions ansvar Man får inte länka in andras bilder på sin webbplats så att det ser ut som om bilderna låg på den egna webbplatsen. Rätt att fotografera och publicera bilder Du får fotografera personer utan att fråga om det sker på allmän plats. Du kan publicera bilden men om personen i fråga går att identifiera, ska du be om tillåtelse. Det är i allmänhet inte olagligt att fotografera barn på allmän plats och publicera bilden. I Mjölby kommun ser vi det dock som en etisk fråga. Vi publicerar aldrig bilder på omyndiga utan vårdnadshavarnas tillstånd. Datainspektionen rekommenderar att skolan inhämtar samtycke från eleverna och/eller deras vårdnadshavare. 5 Webbfunktionen ansvarar för övergripande utveckling av den externa webbplatsen och intranätet och fungerar som konsulter för förvaltningar, kontor och kommungemensamma funktioner. Webbfunktionen har ett övergripande ansvar för att riktlinjerna för kommunens externa webbplats och intranät följs. Webbfunktionen svarar för den tekniska hanteringen av intranätet och webbplatsen när det gäller kommungemensam publicering, drift och serverunderhåll. Webbfunktionen ansvarar inte för underliggande system, till exempel telefonisystem och geografiskt informationssystem GIS. Publicering av information från dessa system sker i samverkan mellan webbfunktion och ansvarig för respektive systemförvaltare.