Systemansvarigmodell
Bakgrund till behov av förändring
Sedan starten av TakeCare har den
administrativa biten ständigt ökat, framför
allt de senaste åren. Funktionerna i
journalsystemet utvecklas fortlöpande vilket
lett till att det idag är mycket mer att
underhålla och bevaka än det var för 10 år
sedan.
Problemområden
•
•
•
•
Saknas ansvariga helt inom vissa områden
Stora skillnader på avsatt tid
Stora skillnader mellan antal enheter inom ansvarsområdet
Otillräcklig utbildning
Konsekvenser
•
•
•
•
•
•
•
•
Mötesdeltagande
Minskad motivation, svårt att rekrytera nya ansvariga
Finns inte tid för informationsinhämtning
Utbildningen av personal blir lidande
Eftersatt underhåll av journal- och ordinationsmallar
Eftersatta rutiner
Avvikelser
Merjobb
Exempel
•
•
•
•
•
•
•
1000 oskickade konsultationssvar nov 2014
Patienter får flera reservnummer, reservnummer kopplas inte
Patientjournal med avgångskod används under flera månader
2890 ovidimerade svar på ortopedmottagningen enhet
Favoriter på akutenheterna är inte förvaltade sedan 5-6 år tillbaka
Felaktiga läkemedelsordinationer vilket är en utbildningsfråga
Många utvecklingsönskemål om redan existerande funktioner
Ansvarsområden
Systemansvariga TakeCare
Mötesdeltagande
Information/utbildning av ny personal
Lokal support
Informationslänk mellan verksamhet och förvaltning
Uppdatering och underhåll av lokala riktlinjer
Underhåll av vårdenhetens inställningar gällande journalmallar,
kallelser, brev grupperingar av mätvärden och översikter
Stora skillnader mellan
ansvarsområden
Siffran under staplarna anger hur många
systemansvariga det finns inom de olika
ansvarsområde
A
n
t
a
l
e
n
h
e
t
e
r
30
24
25
20
15
10
8
7
4
5
8
2
2
1
1
10
9
1
2
2
2
1
1
0
2
1
1
1
1
1
Antal systemansvariga
1
3
1
Antal aktiva enheter i TakeCare
Antal aktiva enheter i TakeCare: 113 st
Av dessa saknar 7 enheter systemansvarig vilket
innebär att de helt missar information från
systemförvaltning.
Flera ansvarsområden är för stora vad gäller antal
enheter, antal anställda/enhet och geografiskt.
Ansvarsområden
Läkemedelsansvariga TakeCare
•
•
•
•
•
•
•
Mötesdeltagande
Information / Utbildning
Lokal support
Informationslänk mellan verksamhet och förvaltning
Uppdatering av lokala riktlinjer
Underhåll av läkemedel på vårdenhetsnivå
Resurs vid incidenser läkemedelsjournal
Förvaltning ordinationsmallar
Akutenheterna
Tidigare saknats
Akuten
Medicin
Infektion
Kirurgi
Ortopedi
Barn
Ögon
Öron
Sjuksköterska
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
OBS
Oklar uppgift
Läkarkontakt Generella direktiv
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
Saknar utbildning
Datum
2014
2009
2009
2009
2009
2009
2009
Favoriter
Datum
Förvaltning ordinationsmallar
Med/onk/inf
Tidigare saknats
Medicin
C4
A4 Stroke
Mecin akut mott
Hema mott
Hjärt mott
Neuro mott
Reuma mott
Onkologi
A3
Onkologisk dagsjukvård
Onkologisk mott
Infektion
A2
Infektion akut mott
Inf allergimott
Inf dagvård
Inf hudmott
Inf vaccinationsmott
Inf- och lungmott
Sjuksköterska
JA
JA
OBS
Oklar uppgift
Läkarkontakt Generella direktiv
JA
JA
JA
JA
Saknar utbildning
Datum
2014
2014
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
saknas
saknas
saknas
saknas
Favoriter
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
Datum
2015
2015
2014
2014
2014
2014
2014
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
2014
2014
2014
JA
JA
JA
2014
2014
2014
JA
JA
JA
2014
NEJ
NEJ
NEJ
NEJ
NEJ
JA
JA
JA
JA
JA
NEJ
NEJ
NEJ
NEJ
NEJ
saknas
saknas
saknas
saknas
saknas
JA
?
NEJ
NEJ
NEJ
NEJ
NEJ
2009 (2011-2015)
2009 (2011-2015)
favoriter saknas
2006-2008
2012
ej aktuellt
2011-2013
Förvaltning ordinationsmallar
Kir/ort/ögon/öron
Tidigare saknats
Kirurgi/Ortopedi
C3
Kirurg akut mott
Kirurgi mott
Urologi mott
Kir Stomi mott
Bröstmott
Ortopedi
A4 ortopedi
Ortopedi akut mott
Ortopedi mott
Ögon
Ögonavd
Ögon akut mott
Ögon mott
Öron
Öronavd
Öron akut mott
Öron mott
Sjuksköterska
JA
OBS
Oklar uppgift
Läkarkontakt Generella direktiv
JA
JA
Saknar utbildning
Datum
2014
NEJ
NEJ
NEJ
NEJ
JA
JA
JA
JA
NEJ
NEJ
NEJ
NEJ
saknas
saknas
saknas
saknas
NEJ
JA
NEJ
2012-2013
NEJ
JA
NEJ
saknas
JA
JA
JA
saknas
JA
JA
JA
2007
JA
JA
JA
2006
JA
JA
JA
2006
Favoriter
JA
NEJ
NEJ
NEJ
NEJ
NEJ
Datum
2012-2013
2009-2010
2010 - 2013
2010
saknas
2010
NEJ
NEJ
NEJ
2014
2010
2006-2010
JA
JA
JA
2013
2009
2007-2013
JA
JA
JA
2012
2011
2012
Förvaltning ordinationsmallar
Barn/Gyn/Psyk
Tidigare saknats
Barn
C2
Barn akut mott
Barn mott
Barn dagvård
Barn neonalatal avd
Gynekologi
Förlossning/BB
Gyn mot
MVC Visby
MVC Hemse
MVC Slite
Ungdomssmott
Psyk
Heldygnsvård
Psyk jourmott
BUP mott
Psyk öppen dagvård
Sjuksköterska
JA
OBS
Oklar uppgift
Läkarkontakt Generella direktiv
JA
JA
Saknar utbildning
Datum
2015
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
2015
2006
2015
Favoriter
JA
JA
JA
JA
JA
Datum
2015
2009-2011
2015
2014-2015
2015
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
2014
saknas
2011
2011
2010
2010
JA
JA
JA
JA
JA
JA
2011 (2014)
2011 (2014)
2014
2011
2011
2011 (2014)
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
2014
2006 (2014)
2006
2012
JA
JA
JA
JA
2011 (2014)
2011 (2014)
2006 (2011)
2012
Övergripande mål
Tydlig och fungerande modell för systemansvar
Tydliga arbetsuppgifter
Enhetliga rutiner
Resurser: Systemansvariga på varje enhet
Bättre förutsättningar: Avsatt tid
Fler gemensamma verktyg: Inställningar och
ordinationsmallar.
• Utbildning: Ny och befintlig personal
•
•
•
•
•
•
Ordinationsmallar
Favoritordinationer
Vårdenhetens favoriter
Vårdenhetens generella
direktiv
Ordinationsmallar
Favoritordinationer
Systemgemensamma
favoriter
Förbättringsförslag systemansvar fördelning
Varje område har 3 systemansvariga. Tydlig information på varje enhet vem
som är systemansvarig inom respektive område.
Gemensamma ansvar för respektive yrkesområde:
Information
Utbildning
Första linjens support
Systemansvarig sjuksköterska: Gruppering/underhåll av mätvärden, läkemedel,
aktivitetsplaner, in- och utskrivningsfunktionen.
Systemansvarig medicinsk sekreterare: Underhåll mallar och översikter,
meddelandegrupper, bokning och väntelista.
Systemansvarig läkare:
Förbättringsförslag fördelning av
ansvarsområden
Rimligt de man har kontakt med även i vanliga arbetet. Organisationen ser lite
spretig ut nu. Borde tex vara 1 ansvarig för vårdavdelningarna och då alla som tar
emot patienter även utlokaliserade. ( Nu saknas tex gyn) tex
En/två systemansvarig för avd
En/två systemansvarig för mottagningarna
En/två systemansvarig akutverksamheter s.s akut /IVA /Anestesi/förlossning
En/två systemansvarig för barn
En/två Rehab
En/två Hela Psykiatrin
Alltid 1 ssk och 1 sekr. Vem tar huvudansvaret den bör nog få ca 1 dag var 14:e
dag och nr 2 ½ dag var 14:e dag. Båda om möjligt gå på månadsmötena och vid
läkemedelsgenomgångar möjlighet att utöka tiden
Om detta är möjligt kan man lägga mer bevakning på dessa funktioner.
Funktionsansvaret kan vara svårt då rotationen av medarbetare är stor i alla fall på
vissa platser.
