FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
ENTREPRENADMASKINTJÄNSTER
2011-11-25
REFNR 11-37
1.0
1.1
ALLMÄNNA UPPGIFTER
BETECKNING OCH BENÄMNING
Förfrågningsunderlag för upphandling av Entreprenadmaskintjänster med
referensnummer 11-37.
1.2
UPPHANDLANDE MYNDIGHET
Timrå kommun
Upphandlingsenheten
Köpmangatan 14
861 82 Timrå
Handläggare: Maria Hjalmarsson
E-post: [email protected]
Tfn: 060-16 31 68
1.3
BESKRIVNING/OMFATTNING
Timrå kommuns behov av entreprenadmaskintjänster med förare för löpande
uppdrag i kommunen.
Omfattningen av denna upphandling beräknas till ca 1 Milj kr årligen.
Maskintyper och omfattning framgår av anbudsformulär/a’-prislista
Vi garanterar inga angivna volymer. Årsbehovet kan variera och således över- och
underskridas och innebär ingen förpliktelse.
2.0
2.1
ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER
UPPHANDLINGSFORM
Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen om Offentlig
Upphandling (LOU).
Det är viktigt att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud
lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor. Komplettering av anbud kan
endast ske i form av förtydligande för att underlätta jämförelse av anbud och
genom rättelse av uppenbar felskrivning, på begäran från Timrå kommun.
2.2
CPV-NUMMER
45500000
2.3
ANNONSERING
Timrå kommuns upphandlingsenhet översände 2011-12-05 annonsen till EGT
angående denna upphandling.
2.4
AVTALSTID
Kontrakt tecknas genom ramavtal under tiden 2012-04-01 - 2014-03-31 med
möjlighet till förlängning 1+1 år.
2.5
SISTA ANBUDSDAG
Anbud skall vara kommunen tillhanda senast 2012-01-26.
För sent inkommet anbud beaktas ej.
2.6
ANBUDSBILAGOR
För att prövning av anbud ska kunna ske på ett korrekt sätt skall bifogade
anbudsbilagor-svarsformulär fyllas i.
2.7
HELT ELLER DELAT ANBUD
Uppdragen kan komma att delas på flera anbudsgivare varför anbud kan lämnas på
hela eller delar av uppdragen.
Timrå kommun
Upphandlingsenheten
861 82 Timrå
Tel:
Fax:
Epost:
060-16 32 22
060-57 36 78
Org.nr:
Refnr
212000-2395
11-37
1 (7)
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
ENTREPRENADMASKINTJÄNSTER
REFNR 11-37
2.8
ALTERNATIVA ANBUD
Accepteras ej. Reservationer accepteras inte.
2.9
ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL
Anbudet:
Skall ange kontaktperson för uppdraget
skall vara skrivet på svenska
skall vara signerat av behörig firmatecknare
Om inte F-skattebeviset medföljer anbudet skall anbudsgivare på anmodan insända
sådant
2.10
HANDLINGAR SOM SKALL MEDFÖLJA ANBUDET
Svarsformulär kvalificering anbud
Anbudsformulär á-priser
Maskinspecifikation per angiven maskin
2.11
INLÄMNANDE AV ANBUD
2.11.1 Alt. 1 Digitalt
Vi föredrar att ta emot elektroniska anbud framför traditionell postgång och bud.
Upphandlingsenheten använder sig av elektronisk anbudsmottagning via e-avrop.
Anbud tas ej emot via vanlig e-post (mail).
2.11.2 Alt. 2 Traditionellt
Om Ni inte kan lämna anbudet elektroniskt skall anbudet lämnas på traditionellt
sätt d v s skriftligt i tillslutet kuvert och vara undertecknat av behörig företrädare
för anbudsgivaren. Vid traditionellt inlämnade anbud bör anbuden även lämnas in
på CD, USB-minne.
Anbud och anbudskuvert förses med referensnummer 11-37 samt märkes med
aktuell upphandling ”Entreprenadmaskintjänster” och skickas till:
Timrå kommun
Upphandlingsenheten
861 82 Timrå
OBS! Om anbud lämnas personligen ska de mottas av personal i
kommunens reception. Kommunens öppettider vardagar är 08.00 – 16.30.
2.12
ANBUDETS GILTIGHETSTID
Anbud skall vara bindande t o m 2012-03-31.
2.13
TILLDELNINGSBESLUT
Efter det att tilldelningsbeslut (beslut om leverantör) fattats upphör den absoluta
sekretessen för upphandlingen. Kommunen kommer därefter att skicka ut
information till varje anbudsgivare om beslutet och skälen till det. Tio dagar senare
kommer skriftligt upphandlingskontrakt med vald leverantör att tecknas.
2.14
FRÅGOR OCH SVAR
Om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande önskas skall
begäran ställas skriftligen via E-avrops inköpssystem, www.e-avrop.com, dock
senast 2012-01-16. Frågor och svar kommer sedan att distribueras till samtliga
intressenter.
TIMRÅ KOMMUN
Entreprenadmaskintjänster
Refnr: 11-37
2 (7)
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
ENTREPRENADMASKINTJÄNSTER
REFNR 11-37
2.15
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGETS UTFORMNING
Eventuella synpunkter på förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor skall
påtalas innan anbudstidens utgång. Vid inkommet anbud anses
förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor vara accepterat.
3.0
KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN
Enligt lagen om offentlig upphandling, LOU, äger kommunen rätt att utesluta
anbudsgivare från deltagande, som efter kontroll visar sig vara i konkurs eller
likvidation, föremål för ansökan om konkurs eller tvångslikvidation etc., dömd för
brott avseende yrkesutövning enligt laga dom, står i skuld för
socialförsäkringsavgifter och/eller andra skatter och avgifter eller är belastad med
allvarliga fel i yrkesutövningen.
4.0
ANBUDSPRÖVNING
Anbudsprövningen sker i tre steg: uteslutning, kvalificering och
anbudsutvärdering.
4.1
UTESLUTNING
Uteslutningsfasen omfattar kontroll av att anbudsgivaren uppfyller ställda krav. De
anbudsgivare som inte utesluts enligt LOU kap 10 §§ 1-2 går vidare till steg 2,
kvalificering.
4.2
KVALIFICERINGSFASEN
Kvalificeringsfasen omfattar formell prövning av anbudsgivarens lämplighet med
avseende till dennes uppfyllande av i förfrågan ställda skallkrav.
4.3
UTVÄRDERINGSFASEN
I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen.
4.4
VINNANDE ANBUD
Utvärdering sker enligt principen ”lägsta pris”. Den anbudsgivare som har lämnat
lägsta pris kommer att antas som leverantör. Antas fler än ett anbud sker
rangordning så att den leverantör med lägsta pris väljs i första hand, den med näst
lägsta pris i andra hand o s v. Max tre (3) leverantörer per maskinlittera kommer
att antas.
Utvärdering sker per littera/maskin.
4.5
BEDÖMNING
Bedömningen kommer att ske utifrån anbudsgivarens skriftliga redogörelse.
4.6
ANBUDET KAN FÖRKASTAS
Anbud kan förkastas om begärda uppgifter är ofullständiga, om leveransföretaget
inte är registrerat för redovisning, samt om företaget inte betalat skatter eller
avgifter.
5.0
5.1
KOMMERSIELLA VILLKOR/AVTALSVILLKOR
PRISER
Pris skall anges som nettopris i grön grupp enligt bilaga ”Anbudsformulär á priser”.
Priset skall anges i svenska kronor.
Priser skall vara fasta 1 år från avtalsstart.
Samtliga kostnader skall vara inräknade i anbudspriset.
Enligt ”Lagen om offentlig upphandling” får inga priskompletteringar göras efter det
att anbud är lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma.
5.2
MERVÄRDESSKATT
Samtliga priser skall anges exkl mervärdesskatt.
TIMRÅ KOMMUN
Entreprenadmaskintjänster
Refnr: 11-37
3 (7)
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
ENTREPRENADMASKINTJÄNSTER
REFNR 11-37
5.3
PRISÄNDRING MED FÖRHANDLING
Priserna gäller fasta 1 år, d.v.s. till och med 2013-03-31. Därefter skall en årlig
reglering av priserna ske med 90% av förändringen av Anläggningsmaskinindex.
Basmånad skall vara januari 2012 (anbudsmånaden) och regleringsmånad januari
aktuellt regleringsår. Det justerade priset skall gälla fast 1 år.
Priserna skall vara fastställda senast den 30/4 varje år och tillställas
upphandlingsenheten för godkännande minst tre veckor före den dag de avses
träda i kraft.
Prisjustering kan inte ske med retroaktiv verkan eller i strid mot vid varje tillfälle
gällande allmänna prisregleringsbestämmelser.
5.4
FAKTURA
Faktura sändes till kommunen snarast efter utförd leverans/tjänst, dock senast en
månad efter att leverans/tjänst utförts.
5.5
FAKTURAADRESS
Timrå kommun
Fakturahanteringen
861 82 Timrå
5.6
FAKTURORNA SKA INNEHÅLLA
Obligatoriska fält (förutom fält som ska finnas med enligt EU-direktivet
2001/115/EG):
Fakturabelopp
Bankgironummer i första hand, alternativt Plusgironummer
Referensnummer
Leveransadress
Beställarens namn
Följesedel/arbetsordernummer (om det finns)
Momsregistreringsnummer
Angivande att F-skattsedel finns
Ofullständiga fakturor returneras till leverantören för komplettering.
5.7
SVEFAKTURA
Leverantörer som kan leverera Svefaktura skall om beställare så önskar medverka
till att detta införs inom 3 månader från det att beställaren begärt att få fakturorna
elektroniskt.
Leverantörer som inte redan vid avtalets tecknande kan leverera elektroniska
fakturor enligt SFTI Svefaktura-standard skall på vara beredd att införa detta inom
6 månader.
5.8
BETALNINGSVILLKOR
Kunden ska betala senast 30 dagar efter den korrekta fakturans fakturadatum, om
inte annat uttryckligen har avtalats. Om detta är en helgdag sker betalningen först
påföljande arbetsdag.
Inga reklamutskick tillsammans med era fakturor
Inga fakturakopior
Inga faktureringsavgifter accepteras, ej heller delfakturering
Om faktura returnerats till leverantören för komplettering så räknas
betalningsperioden efter ny ankomstregistrering.
TIMRÅ KOMMUN
Entreprenadmaskintjänster
Refnr: 11-37
4 (7)
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
ENTREPRENADMASKINTJÄNSTER
REFNR 11-37
5.9
BETALNINGSVILLKOR SEMESTERMÅNAD
Under semestermånaden juli bör betalningstiden förlängas till 40 dagar för att
minska försenad betalning.
5.10
DRÖJSMÅLSRÄNTA
Dröjsmålsränta utgår i enlighet med svensk räntelag och först från och med den
30:e dagen räknat från fakturans ankomstdag till kommunen.
5.11
LEVERANSVILLKOR
Se Allmänna hyresvillkor för anläggningsmaskiner §7.
5.12
ADMINISTRATIONSAVGIFT
En administrationsavgift på 1 % av leverantörens fakturerade belopp exkl. moms
skall årsvis betalas till Timrå kommun.
Administrationsavgiften är en ersättning som leverantören erlägger utifrån sin
omsättning på avtalet och är ett sätt att fördela kostnaderna för våra
upphandlingar på den enhet som nyttjar avtalet.
Inbetalningen tillsammans med statistik ska redovisas till upphandlingsenheten.
6.0
SKYDDSFÖRESKRIFTER- OCH SÄKERHETSFÖRESKRIFTER
Skyddsklädsel som föreskrivs av Vägverket och Yrkesinspektionen d.v.s. enligt
SS-EN 471:1994 klass 3 skall användas.
Kommunikation med kommunens arbetsledning och entreprenörens
fordon/maskiner ska ske via mobiltelefon.
7.0
STANDARDVILLKOR
För denna upphandling gäller Allmänna hyresvillkor för anläggningsmaskiner med
förare förutom § 4 och 6 som utgår.
8.0
UPPDRAGSREGLER
Entreprenör skall
9.0
Se till att den som av honom är anlitad att utföra uppdraget är väl förtrogen
med innehållet i detta avtal.
Bedriva sin verksamhet så att den inte innebär att de lagar, författningar,
anvisningar och föreskrifter som gäller för uppdraget, åsidosätts.
Inte vidta sådan åtgärd som kan antas medföra att lag eller kollektivavtal för
tjänsterna åsidosätts eller annars strider mot vad som är allmänt godtaget inom
företagets kollektivavtalsområde.
Se till att förare är utbildad i ”säkerhet på väg”
Kräva samma utfästelser av anlitad underentreprenör.
Se till att förare över 67 år har läkarintyg som visar att de är lämpliga att utföra
aktuella uppdrag under avtalsperioden.
Se till att förare som är anlitad har minst tre (3) års erfarenhet som
maskinförare för resp maskin.
UNDERENTREPRENÖR
Eventuella underentreprenörer skall godkännas av beställaren.
Om leverantören anlitar underleverantör för hela eller delar av uppdraget har
leverantören det fulla ansvaret för samtliga samarbetspartners. De ska göra sitt
arbete och följa avtalet.
10.0
KAPACITETSBRIST
TIMRÅ KOMMUN
Entreprenadmaskintjänster
Refnr: 11-37
5 (7)
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
ENTREPRENADMASKINTJÄNSTER
REFNR 11-37
Om entreprenör under någon tidsperiod inte kan tillhandahålla tillräckligt antal
fordon/maskiner för avtalade uppdrag, skall kommunen ha rätt att använda en
annan entreprenör för uppdragen.
11.0
BESTÄLLNING
Om beställning sker före kl 15.00 skall överenskomna transportenheter finnas
tillgängliga på plats vid överenskommen tidpunkt följande dag.
Om entreprenören inte har möjlighet att utföra uppdraget skall kommunen ha
rättighet till att nyttja andra entreprenörer.
11.1
BESTÄLLNINGSBEKRÄFTELSE
Återrapportering att beställningen mottagits och om uppdrag till fullo kan
genomföras skall ske till beställaren senast kl. 15.30 beställningsdagen.
11.2
UPPMÄTNING
Ansvarig hos beställaren skall direkt efter avslutad transport kvittera
transportsedel. Detta måste dock ske minst 1 gång per vecka.
12.0
12.1
MILJÖ
MILJÖKRAV PÅ FORDON OCH MASKINER
Enligt särskilda bilagor Miljökrav arbetsmaskiner och Allmänna miljökriterier för
fordon och maskiner.
Vid fordonsbyte skall nytt intyg på avgasrening inlämnas till beställaren
13.0
TILLSTÅND, ANSVAR OCH FÖRSÄKRINGAR
Entreprenören skall vara väl förtrogen med de anvisningar som vid varje tidpunkt
gäller för all hantering som ingår i avtalat uppdrag. Entreprenören skall vidare
inhämta alla nödvändiga tillstånd som krävs för utförande av det som här avtalats.
Entreprenören skall inneha gällande företagsförsäkring, försäkring för respektive
fordon och ansvarsförsäkring eller motsvarande anpassad för det aktuella
avtalsområdet.
Entreprenören skall på beställarens begäran kunna visa att försäkring tecknats.
Beställaren står för eventuella tilläggsförsäkringar.
13.1
ANSVAR MOT TREDJE MAN
Entreprenören svarar för skadeståndsanspråk från tredje man och för skador som
orsakats av inhyrda fordon och maskiner, såvida inte skadorna orsakats av felaktig
ordergivning eller försummelse från beställaren.
Entreprenören är skyldig att på begäran av beställaren delta vid förhandlingar om
uppkommen skada mot tredje man. Om tredje man kräver ersättning från
beställaren för uppkommen skada eller om skadeanspråk i annat fall har ställts till
beställaren och denne anser att skadan skall ersättas av entreprenören, är denne
skyldig att förhandla om slutlig reglering av skadeersättningen.
Om entreprenören är ersättningsskyldig för uppkommen skada enligt ovan skall
han ersätta tredje man fullt ut.
14.0
FÖRÄNDRINGAR I AVTALET
Parterna äger rätt att föreslå ändringar och tillägg i avtalet. Förändringar kan
endast göras om parterna kommer överens om det. Överenskommelsen ska vara
skriftlig.
14.1
FÖRÄNDRINGAR AV LEVERANSENS OMFATTNING
TIMRÅ KOMMUN
Entreprenadmaskintjänster
Refnr: 11-37
6 (7)
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
ENTREPRENADMASKINTJÄNSTER
REFNR 11-37
Leverantören ska acceptera förändringar av leveransens omfattning som beror på
förändringar i huvudmannaskap, organisation eller inriktning av den kommunala
verksamheten.
14.2
SAMRÅD
Parterna ska löpande hålla varandra väl informerade om förhållanden som kan
påverka avtalet.
Parterna ska också träffas för att diskutera avtalet en gång per år. Kunden kallar
leverantören till avtalsträffar.
15.0
STATISTIK
Kunden har rätt att på begäran få se leverantörens statistik under avtalsperioden
utan kostnad.
Kunden har rätt att få se antal timmar per maskin.
16.0
AVTALSTVISTER
Om tvist uppstår inom ramen för avtalet ska den i första hand lösas av parterna. I
andra hand ska tvisten lämnas till svensk allmän domstol på kundens hemort och
avgöras enligt svensk rätt.
16.1
UPPSÄGNING AV AVTAL
Båda parterna har rätt att säga upp avtalet om motparten, i väsentlig omfattning,
försummar sina åtaganden enligt avtalet. Motparten ska åtgärda försummelsen
inom rimlig tid, annars kan avtalet upphävas. Uppsägning ska vara skriftlig.
17.0
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Leverantören får inte överlåta detta avtal på någon annan utan kundens
medgivande.
18.0
DISKRIMINERING
Leverantören eller leverantörens samarbetsparters, får inte i sin näringsverksamhet
diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, religionstillhörighet, funktionshinder
eller sexuell läggning.
19.0
HANDLINGARNAS INBÖRDES ORDNING
Handlingarna kompletterar varandra. Om det förekommer motstridande uppgifter i
handlingarna gäller de i följande ordning:
1.
2.
3.
4.
5.
20.0
Skriftliga ändringar och tillägg som båda parterna är överens om.
Detta avtal med bilagor
Förfrågningsunderlag
Allmänna hyresvillkor
Leverantörens anbud
AVTALSEXEMPLAR
Avtal upprättas i två exemplar, varav parterna fått var sitt.
TIMRÅ KOMMUN
Entreprenadmaskintjänster
Refnr: 11-37
7 (7)
