Inspirationsguide

easyFairs
InspirationsGUIDE
Maximera
ditt mäss
deltagand
e
Statistiken visar att
aktiva utställare får
ca 250% fler leads
Hitta mer inspiration på
www.easyFairs.com/INSPIRATION
Vi kan mässor – låt oss inspirera dig!
Välkommen som utställare
hos easyFairs
Ert mässdeltagande kan bli den mest lönsamma
marknadsföringssatsning ni någonsin gjort. Med
en rejäl dos fantasi och en bra plan inför mässan
blir ROI’n märkbart högre än vid de flesta andra
marknadsföringsinsatser.
Enbart i Norden har easyFairs arrangerat hundratals framgångsrika mässor
där en mängd duktiga och engagerade utställare har satsat fullt ut med
välgenomtänkta, snygga och smarta lösningar i sina montrar. Med den här
guiden vill vi visa att man även med små medel kan åstadkomma mycket.
Här har vi samlat vår kunskap och erfarenhet för att ge er som utställare
den ultimata guiden med tips, idéer och massor av inspiration inför ert
kommande mässdeltagande.
Låt kreativiteten flöda medan ni bläddrar igenom easyFairs
inspirationsguide!
Hälsningar easyFairs
Planera
Genomför
Följ upp
Utvärdera
Din bästa
mässa
någonsin!
Alla kan bli mässproffs
Med lite planering och fantasi kan ni nå oanade resultat på er nästa mässa!
Studier av deltagande där framgångsrika utställare jämförts med mindre nöjda utställare visar att de förstnämnda varit
betydligt mer aktiva och engagerade i sitt deltagande. Nedan presenteras konkreta tips som bidrar till att ert deltagande
blir er största säljframgång.
Få struktur på ert
utställande
Skapa en marknadsplan för att enkelt
få struktur på ert utställande. Genom att dela upp planen i
tre faser; före, under och efter mässan, blir det enkelt att se
helheten.
Sätt upp mål
Sätt tydliga mål som ni enkelt kan mäta efteråt, exempelvis X
antal kvalitativa leads på mässan, X antal inbokade möten per
dag eller ta kontakt med X antal passerande besökare per dag.
Bjud in de ni vill träffa med
kostnadsfria biljetter
Till ert förfogande får ni obegränsat antal tryckta biljetter,
tillhandahållna av easyFairs. Skicka ett följebrev med biljetten
där ni berättar varför besökarna skall komma till just er monter.
Läs mer på sidan 6-7.
Maximera synligheten inför mässan
Besökarna kommer till mässan för att se vad som är nytt
på marknaden. Planera vilka nyheter ni skall visa och vilka
produktlanseringar ni kan göra på mässan.
I easyFairs marknadspaket finner ni massor av material
för att ni ska lyckas med er mässkampanj. Ni får banners
för er webbsida, mässlogotyp för annonsering i tryckta
medier, personlig elektronisk biljett och material för
e-postmarknadsföring. Med Mitt easyFairs syns ni på mässans
webbsida och i utställarkatalogen online, allt detta ingår i ert
Online365. Läs mer om easyFairs marknadspaket på sid 6-7.
Läs mer om Mitt easyFairs på sidan 8-9.
Skapa trafik till er monter
Hur ska montern se ut?
Planera nyheter och produktlanseringar
Utarbeta ett starkt incitament för besökare att komma till er
monter, arrangera en tävling eller aktivitet. Berätta om detta för
era kunder och prospekts redan innan mässan.
Attrahera besökarna
på mässan
Ta er ur ”bekvämlighetszonen” och möt
människor aktivt. Skapa uppmärksamhet genom att attrahera
besökarnas alla sinnen. Bjud på något lockande, som kanske
doftar eller ser inbjudande ut. Interagera med besökarna genom
att ha roliga tävlingar, aktiviteter och erbjudanden. Ha kul
tillsammans! Läs mer om aktiviteter på sidan 12-13. Konkreta
tips på sidan 13.
Tänk på att sticka ut och vara annorlunda – men glöm inte bort
er grafiska profil. Form, belysning, textil och inredning kan göra
stor skillnad på er monters attraktionskraft.
Läs mer och inspireras på sidorna 10-13.
Ge ett bra intryck
Se till att ha duktig och utbildad personal på plats. Kunnig
personal inger förtroende. Se till att alltid vara alert och
inbjudande, så att besökarna väljer att komma till just er
monter!
Organisera dina nya kontakter
Gör ett system för hur ni registrerar alla ni pratat med under
mässan så att ni enkelt kan ta kontakt med dem efter mässan.
Gör affärer av dina leads
Följ upp leads direkt så att de inte svalnar. Gör därefter uppföljningar kontinuerligt efter mässan. Tänk på
att många affärer görs direkt efter mässan, även osäkra leads kan leda till affärer. Kontakta dem innan dina
konkurrenter gör det.
Mät era framgångar
Spåra resultat och mät er ROI. För statistik så att ni kan jämföra ert resultat med andra försäljningsaktiviteter.
Visa dina nyheter på mässan
80 procent av besökarna uppger att de kommer till mässan för att se nyheter.
Planera er mässkampanj kring era nyheter och lansera dem på mässan för
att generera besökare till er monter och göra fler affärer på mässan.
Vi hjälper dig - tillsammans kan vi se till att er nyhet blir en riktig snackis i branschen!
“Vi är på mässan PLASTTEKNIK
2011 för att leta inspiration och
hitta nya innovationer.”
“Jag är på mässan ELEKTRONIK
2011 för att fånga nyheter och
upptäcka nya produkter.”
Bo Åkesson, Designer,
Tetra Pak
Peter Gunberg, EDS Component Engineer
Volvo Cars
Under mässan kommer vi att ha ett stort fokus på nyheter. Se
till att du finns med i marknadsföringen innan mässan.
Skicka med information om att er nyhet presenteras på mässan när ni skickar ut biljetter/mail.
Lägg upp information och bild på er produktnyhet på mässans hemsida. Detta gör ni enkelt i Mitt
easyFairs som ingår i Online365. Läs mer om Mitt easyFairs på sid 8-9.
Ett av mailen i mässans mailkampanj, vilken skickas ut till hela besökardatabasen, har temat ”nyheter
på mässan”. Se till att er nyhet finns med där så att besökarna vet om att den presenteras på
mässan. Det är helt kostnadsfritt och material skickas till marknadskoordinatorn på er mässa.
Kontaktuppgifter hittar du på hemsidan. Först till kvarn!
De bästa nyheterna blir omskrivna i den eventuella mässtidning som produceras i samband med
mässan och skickas sedan ut till potentiella besökare. Den kommer även att finnas på plats på
mässan.
Det kommer förutom ovanstående att utföras ett stort
antal individuella aktiviteter för nyheter på respektive
mässa. Information om dessa får ni från mässans
marknadskoordinator.
Har ni ytterligare idéer på hur vi tillsammans kan
presentera er nyhet? Tveka inte att höra av er till oss
så kan vi arbeta fram en plan.
NYHE
T
Utställare berättar
Så här gör PEAK-IT:
Inför mässan lägger vi ut information om att vi ställer ut på vår hemsida,
Twitter och Facebook. Vi skriver om vilka nyheter vi skall visa på mässan.
På Facebook lägger vi även ut bilder och kommentarer under själva
eventet. Fribiljetterna som vi får av easyFairs skickar vi ut till alla kunder
och prospekts, vi tar även med dem på alla kundbesök. I montern har vi
alltid rollups, podium, give-aways (anpassade efter årstid), miniblock och
pennor.
På plats brukar vi ha darttävling i vår monter, den är väldigt uppskattad.
Darttävlingen fungerar som ett andelslotteri, så även den mindre lyckosamma
kastaren har chansen att vinna. Priset är en tårta till vinnarens avdelning/
kollegor.
Vi bjuder alltid på färskbryggt kaffe (kapselbryggare) och har självklart med
oss mjölk i en kylväska.
På den korta stund det tar att brygga kaffet så hinner man med ett kort
snack. I en hel del fall leder det till seriösa och givande samtal. Nu senast
hade vi dessutom hyrt en varmluftsugn och köpt bake-off bullar som vi
gräddade på plats. Bullbaket var en succé, detta kommer vi definitivt att
fortsätta med. Doften var ljuvlig och lockade många besökare.
2011 hade vi årets äventyrare 2010, Fredrik Sträng i montern i samband med
att vi startade PEAK-IT Adventure Academy. Vi har alltid ett mässerbjudande
i form av ett ”mess-erbjudande”.
(Erbjudandet gäller bara om man skickar ett sms (mess) under just
mässdagarna)
Hoppas att detta kan inspirera och hjälpa er till ett
lika framgångsrikt mässdeltagande som vi brukar ha!
Hälsningar Åsa Leander, PEAK-IT
Före mässan: easyFairs marknadspaket
Tusentals besökare kommer till mässan
– hur får ni dem att komma till er monter?
Som utställare på en easyFairs-mässa får ni tillgång till ett välfyllt marknadspaket, som ger er de rätta
förutsättningarna för maximalt antal affärsmöjligheter på mässan. Marknadsför ert deltagande på mässan för
att få rätt besökare att komma, men också för att få dem att komma till just er monter. Här ser ni vad som ingår:
E
iljett
å en b
el p
xemp
Biljett
– bjud in era kunder och prospekts
easyFairs förser er med så många kostnadsfria biljetter som ni
behöver inför mässan. Bjud in tilltänkta kunder/prospekts till er
monter genom utskick av mässans tryckta biljetter. Uppmana
besökarna att komma till just er monter och erbjud dem något
speciellt som t ex ett mässerbjudande. Gör er monter extra
attraktiv så att de besöker er monter och inte era konkurrenter.
Personlig biljett
– tryck er företagslogo på mässans biljetter
Vi kan nu erbjuda dig som utställare på easyFairs mässor
egna, personliga tryckta biljetter till självkostnadspris. Att
bjuda in kunder och prospekts med en personlig biljett stärker
ert varumärke samt ökar attraktionskraften till er monter. Tag
kontakt med projektteamet för respektive mässa för att beställa
personliga biljetter.
Exempel på en banner
Webb
– marknadsför mässan på er hemsida
easyFairs förser er med mässbanner och mässlogotyp. Berätta
att ni ställer ut genom att informera på er webbsida. Lägg upp
en mässbanner samt text som berättar om ert deltagande och
länka gärna till mässans hemsida.
Statistiken visar att besökaren
går till den utställare som bjudit
in dem till mässan
Exempel på mässlogotyp
Mässlogotyp
– för all annonsering i tryckta medier
Annonsera och skapa eget tryckt material inför mässan.
easyFairs förser er med en mässlogotyp. Ett tips är att även
placera mässlogotypen i er e-postsignatur för att sprida ert
budskap även till de som kanske normalt sett inte besöker er
webbsida.
Sociala medier
– marknadsför ert deltagande i sociala medier
Mässan har vanligtvis en egen Facebook-sida som du kan gå
in och gilla. Du kan även dela direkt via Facebook-ikonen på
mässans hemsida.
Länka gärna till mässan från er egen Facebook-sida och skriv
att ni deltar. Var med och sprid budskapet om mässan och
dela inlägg på er sida. Gå gärna ut med attraktiva erbjudanden
inför mässan för att locka fler besökare till just er monter.
Kommunicera ert mässdeltagande i alla sociala medier som ni
finns med i: Facebook, Twitter, LinkedIn etc.
Exempel på en elektronisk biljett
Statistik visar att postala utskick
av den tryckta biljetten – följt av
den elektroniska biljetten som
en påminnelse – ger bäst resultat
på mässan
E-mailmarknadsföring
– skicka ut er personliga elektroniska biljett
easyFairs förser er med en länk till en blädderbar elektronisk
inbjudan som ni enkelt kan använda i all er
e-mailmarknadsföring. Maila era kunder/prospekts och berätta
var ni kommer att finnas på mässan och varför besökarna ska
komma till just er monter!
Personlig registreringslänk
– se vilka som registrerat sig via er
elektroniska länk
I Mitt easyFairs hittar ni en länk som ni kan använda för att
bjuda in besökare elektroniskt via er hemsida eller i mailutskick.
Ni kan sedan hämta register på de som registrerat sig via er
länk. På så sätt kan ni bygga er egen databas före mässan!
Ta chansen att förboka ett möte redan innan mässan, för att
ytterligare knyta besökaren till er monter.
Före mässan: Mitt easyFairs
– er plattform på mässans hemsida
När ni blir utställare hos easyFairs får ni automatiskt ett konto med inloggningsuppgifter till mässans webbsida. Här kan ni bland annat presentera ert företag
och lägga upp produktnyheter och pressreleaser. All denna information visas
sedan i mässans utställarkatalog på webben. Här hittar ni även er personliga
registreringslänk och registrerar er monterpersonal.
Exempel på hur en av våra utställare
har jobbat med Mitt easyFairs
Statistiken visar att 75 % av
besökarna planerar sitt besök
via mässans hemsida
Uno Bench uppgraderat sig till Online365 Plus *
vilket bl. a. ger dem synlighet på mässans
välkomstsida enligt bilden.
Uno Bench har via sitt Online365 Plus *
möjligheten att ”boosta” en produkt som
hamnar högst upp i utställarkatalogen online.
Detta görs i Mitt easyFairs av utställaren.
Online365 Plus * medför att din logotyp
syns i utställarkatalogen online vilket ökar
klickfrekvensen – statistiken visar att man får
fem gånger fler klick med logo än utan.
Här har Uno Bench laddat upp sin logotyp
och lagt in en företagsbeskrivning på sitt
Mitt easyFairs så att besökare kan läsa om
dem redan innan de kommer till mässan.
“Ett bra förarbete har
lett till att orderantalet redan är uppe i 20
stycken. Det här har
varit en lönsam investering och vi har fått
många nya kontakter.”
Hans-Åke Färnstrand,
ägare, Uno Bench Sweden
Uno Bench har här på Mitt easyFairs
skrivit om sina produkter, produktnyheter,
pressreleaser och laddat upp bilder. Låt
besökarna se vad du som utställare har att
erbjuda på just den här mässan!
visste du att:
Varje besökare gör i genomsnitt 14 monterbesök per mässa.
Hur kan du säkra att du får ett av de 14 besöken?
Så här skapar du trafik till din monter:
Marknadsför ditt deltagande och bjud in kunder och prospekts
Marknadsför er på webben, i sociala medier, i annonser och på era kundbesök. De kostnadsfria biljetterna som ni får av easyFairs
kan ni använda för att bjuda in era kunder och prospekts, passa på att göra ett utskick med dem. Mycket marknadsföring sker
idag över internet och där ska ni självklart synas, men de postala utskicken har visat en ännu större påverkan - så glöm inte bort att
skicka ut era biljetter! easyFairs bistår med så många ni önskar.
Locka med en nyhet eller produktlansering!
Besökarna kommer till mässan för att se vad som är nytt på marknaden, ge dem det de vill ha och visa upp vad ni har som är
nytt. Att visa sina nyheter eller att göra en produktlansering på mässan ger ett starkt incitament för besökarna att komma till just er
monter. Glöm inte att berätta om er nyhet i all marknadsföring ni gör inför mässan!
Ha en rolig tävling eller aktivitet och bjud besökarna på godsaker
På plats kan det vara bra med en ice-breaker för att göra det lättare för både personalen i montern och besökarna att få kontakt
med varandra. Att delta i en rolig tävling eller smaka på något gott fungerar som alla vet väldigt bra. Om ni redan har mycket folk i
montern så kommer det automatiskt ännu mer, människor har en tendens att gå dit andra är.
Under mässan: montern
Attrahera besökarens alla sinnen
Tänk på att sticka ut och våga vara annorlunda! Exempelvis färg, form, belysning,
textil, inredning och doft kan göra stor skillnad på din monters attraktionskraft.
Var kreativ, de bästa idéerna behöver inte vara de dyraste. Bjud på något gott –
alla vill smaka på godsaker. Var påhittig och överraska besökarna!
Statistiken visar att
aktiva utställare får
upp till 300 % fler
besökare i sin monter.
Ta med din verksamhet in i montern
Ta med din produkt in i montern
Belysning
Igenkänningsfaktorn – följ er grafiska profil
Tänk på att besökarna behöver känna igen er! Om företagets färg är röd
varför inte måla montern röd? Ert mässdeltagande bör vara enhetligt med era
övriga marknadsaktiviteter.
Textilier
Färg
Material
Form
11
Under mässan: aktiviteter i montern
Liv och rörelse i er monter drar till sig uppmärksamhet bland besökarna.
Aktivera besökarna och ha kul tillsammans.
Tips &
r
Idéer till e
utställare
Vi ville sticka ut, så vi bjöd på godis
från flera av de konferensanläggningar
som vi samarbetar med! Temat på vårt
mässdeltagande var ”Provsmaka på
Konferenspoolen”.
Gör din monter interaktiv
En snackis
Vi tog fram egna, exklusiva godispåsar
som vi inför mässan skickade ut helt
tomma till de personer som vi ville skulle
besöka vår monter. Det visade sig vara
väldigt uppskattat och en riktigt bra
snackis på plats!”
Låt besökarna prova era produkter
Hälsningar Ullis Holgersson, Konferenspoolen
Tips!
Bjud på
Tävlingar
• Choklad
• Godis
• Glass
• Frukt
• Dricka
• Lättare rätter
• Snittar
• Provsmakningar
• Mingel
• Bakverk
• Tapas
• Dart
• Minigolf
• Spel och maskiner
• Lämna visitkort
• Gissa hur många i skålen
• Rockring
• Frågetävling
• Flipperspel
• Jonglering
Ge bort
Lockande dofter
• Goodiebags
• Användbara produkter
med er logotyp, som t ex
iPhone-skal,
värdecheckar,
nyckelband, plåster,
skohorn,
cykelsadelfodral,
reflexer, pennor, muggar,
vattenflaskor etc.
• Baka kanelbullar
• Poppa popcorn
• Nybryggt kaffe
• Doftmaskin
Efter mässan: följ upp!
Kunderna – gör affärer av era leads
Ta kontakt med era leads direkt efter mässan för att inte
förlora dem. Som utställare träffar ni många nya kontakter på
mässan. Glöm inte att även kontakta de personer som inte
är klara leads. Boka in möten med nya heta prospekts som
ni träffat på mässan. Fördela de nya potentiella kunderna på
respektive säljares distrikt. Gör affärer av era leads.
Statistiken visar att fler
förhandsbokade möten
på mässan resulterar i
fler affärer
Efter mässan: utvärdera!
Effekterna av mässan
Arrangera ett uppföljningsmöte – gå igenom hur säljarbetet
fungerade, montern, personalen etc. Vad kan göras
annorlunda till nästa gång? Jämför de budgeterade
kostnaderna med utfallet. Spåra resultat och mät er ROI. För
statistik så att ni kan jämföra ert mässdeltagande med era
övriga försäljningsaktiviteter. Hur väl nåddes målen?
Sammanställ
Fundera på vad ni kan göra bättre till nästa gång. Skriv en
rapport med konkreta förslag som får ligga till grund för ert
nästa mässdeltagande.
Låt kreativiteten flöda,
endast fantasin sätter
gränserna
Statistiken visar att
aktiva utställare får
ca 250% fler leads
Checklista
Ta hjälp av checklistan och bocka av det som är avklarat. Checklistan är till för
att ni ska kunna vara bättre förberedda och få ut mer av ert mässdeltagande.
Skapa en marknadsplan för mässan och ta fram ett incitament (erbjudande) för besökarna att
besöka just er monter.
Planera vilka nyheter och produktlanseringar ni ska visa på mässan. Kontakta marknadskoordinatorn på
er mässa och planera hur ni tillsammans kan få er nyhet att synas maximalt inför och under mässan.
Lägg upp en banner på er webbsida som berättar om ert mässdeltagande.
Skicka ut mässans fribiljetter tillsammans med ert erbjudande och tala om var de kan
hitta er på mässan.
Inkludera texten ”Besök oss i monter XX på MÄSSAN” tillsammans med mässans
logotyp i er annonsering.
Logga in på Mitt easyFairs och lägg upp information om företaget, ladda upp er
logotyp, produktnyheter och pressreleaser.
Skriv om ert mässdeltagande i sociala medier.
Planera hur er monter skall se ut och aktiviterna ni skall ha.
Läs den tekniska informationen från mässhallen och gör eventuella extrabeställningar.
Lägg upp er personliga registreringslänk på er webbsida och bifoga länken i e-mail.
Kontakta företag/personer som har registrerat
sig via er personliga registreringslänk.
Skicka ut er elektroniska biljett till kunder
och prospekts.
Registrera er monterpersonal och skriv ut
era utställarkort via Mitt easyFairs.
Utbilda och coacha er monterpersonal.
Förbered pressreleaser/presspaket att ha
tillgängliga i er monter under mässan.
Följ snabbt upp era leads och utvärdera
ert mässdeltagande.
Lycka till!
Hitta mer inspiration på
www.easyFairs.com/INSPIRATION