RÄTT SAK VID RÄTT TIDPUNKT AV RÄTT PERSON! Blå Assistans Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ansvar enligt lagar och föreskrifter Enligt SOSFS 2011:9 ska den som bedriver verksamhet enligt Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande säkra att verksamheten uppfyller de krav och kvalitetsmål som meddelats i gällande lagar och andra föreskrifter. Med stöd av ledningssystemet ska verksamheten planeras, ledas, kontrolleras, följas upp, utvärderas och förbättras. Vad är ett ledningssystem? Ett ledningssystem är ett system för att beskriva ledning och planering av verksamheten sätta upp mål i enlighet med kvalitetsområden och krav enligt lagstiftning och föreskrifter följa upp och utvärdera dessa mål Varför behövs ett ledningssystem för kvalitet? Varje assistansberättigad/medlem/brukare ska känna sig trygg och säker samt få ett bra bemötande i samband med utförd assistans och vid kontakter med föreningens kansli. Alla medarbetare ska kunna utföra sitt arbete under sådana förutsättningar att en säker assistans kan utföras. Ett välplanerat och genomfört system förbättrar kvaliteten i utförandet av personlig assistans och säkrar organisationens interna funktioner. Ledningssystemet ska tydliggöra och synliggöra verksamhetens kvalitet och dess resultat för assistansberättigad/medlem/brukare och medarbetare. Tydligheten bildar en säker grund och är en förutsättning för att identifiera förbättringsmöjligheter. Därmed skapas förutsättningar för det faktabaserade, systematiska och fortlöpande kvalitetsutvecklingsarbetet. Version 5 Beskrivning av Blå Assistans verksamhet Föreningens namn är Blå Assistans. Blå Assistans är en registrerad ideell förening och därmed en självständig juridisk person. Medlemskap i föreningen innehas av fysisk person. Föreningen har till ändamål - att bevaka funktionshindrades rättigheter enligt motiven i Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, 51 kap socialförsäkringsbalken (SFS 2010:110), SFB och Socialtjänstlagen, SoL till självvald och självstyrd levnadssituation. - att åt medlemmar med behov av personlig assistans, på självkostnadsbasis och utan vinstintresse, åtaga sig med assistansen förenade uppgifter såsom arbetsgivareansvar, administrativa, ekonomiska och lönerättsliga rutiner. - vid fullföljandet av ändamålet ska föreningen bl a ge stöd åt medlemmarna i deras kontakter med myndigheterna. Medlemskap i föreningen erhåller den som - äger rätt till personlig assistans enligt LSS, assistansersättning enl SFB och SoL erlägger fastställd avgift för innevarande år ansluter sig till och verkar för föreningens ändamål Kvalitetsmål för personlig assistans Verksamheten ska främja jämlikhet i levnadsvillkor och full delaktighet i samhällslivet, (5 § LSS). Syftet med personlig assistans är att ge den enskilde möjlighet att leva som andra (5 § LSS). Verksamheten ska vara av god kvalitet (6 § LSS) vilket kännetecknas av bra bemötande, rättssäkerhet och tillgänglig service, anställda med lämplig utbildning och/eller erfarenhet och en väl fungerande arbetsledning. Verksamheten ska vara grundad på respekt för den enskildes självbestämmande och integritet (6 § LSS). Den enskilde ska i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som ges (6 § LSS). När åtgärder rör barn ska barnets bästa särskilt beaktas (6a § LSS). Den personliga assistenten ska vara knuten till den enskilde, inte till verksamheten, (prop 1992/93:159, sid 62). Den enskilde ska genom insatserna tillförsäkras goda levnadsvillkor och insatserna ska vara anpassade till mottagarens individuella behov (7 § LSS). Att ingen ska behöva drabbas av skada eller ohälsa på grund av arbetet, (Arbetsmiljölagen, AML Kapitel 2 ) Att medarbetarna upplever en god arbetslivskvalitet vad gäller fysiska, psykiska, sociala och organisatoriska förhållanden på arbetsplatsen (Blå Assistans arbetsmiljöpolicy). Version 5 Bemötande Blå Assistans är ett brukarstyrt kooperativ som enligt LSS intentioner har en grundprincip att varje medlem har stort inflytande över och eget ansvar för hur den personliga assistansen/ ledsagning utförs. Varje enskild medlems egen roll, ansvar och inflytande över utförd beviljad insats enligt LSS framgår i avtal mellan medlem och Blå Assistans. Utan medlems samtycke får inga kontakter ske med anhörig, myndighet eller annan person i frågor som rör enskild medlems integritet. Undantag gäller endast vid rapport/anmälan om missförhållanden, (Lex Sarah). Verksamheten inom ramen för Blå Assistans ska präglas av öppenhet, förståelse och respekt för varje individs personliga egenskaper och integritet. Kränkande beteenden i form av förtal, hån, medvetna förolämpningar, negativt bemötande/förhållningssätt, utfrysning eller liknande företeelser kommer inte att accepteras från någon inom kooperativet. Det föreligger skyldighet för samtliga medarbetare att uppmärksamma och rapportera kränkande beteende till verksamhetsledningen. Kooperativet ska agera snabbt och kraftfullt då signaler på sådant uppträdande uppkommer. Stöd till medlem som är barn Blå Assistans ska alltid se till barnets bästa när vi anordnar personlig assistans till minderåriga. Vi ska lyssna på barnet och ta hänsyn till barnets åsikt i utformningen av assistansen. Vi ska arbeta för att assistansen främjar barnets växande och frigörelse. Syfte: Öka barnets rätt till inflytande över sin personliga assistans. Metod: Ansvarsfördelningsverktyget, en modell för delat ledarskap i assistansen ska alltid upprättas mellan Blå Assistans och vårdnadshavare/legal företrädare. Uppföljning ska ske minst en gång per år. Blå Assistans ska i samråd med vårdnadshavare/legal företrädare prata med barnet för att ta reda på hur barnet upplever att assistansen fungerar. Detta ska ske utifrån föräldrarnas bedömning om barnets mognad. Samtalsmattan ska användas då det finns behov av att träna barnet i att uttrycka sin åsikt. Blå Assistans ska erbjuda stöd och utbildning till föräldrar och personliga assistenter så att de i sina roller kan stärka barnets förmåga att styra över sin assistans. Utbildning till föräldrar och personliga assistenter: hur ansvarsfördelningsverktyget ska användas som ett stöd för hur barnets assistans är utformad hur Samtalsmattan kan användas som metod för att träna barnet i att uttrycka sina åsikter. Kunskap om metoden finns hos Blå Assistans Föräldrar/vårdnadshavare och personliga assistenter ska erbjudas att delta i föreläsning om ”Barnets utveckling” som sker i Intresseföreningen för assistansberättigades (IfA´s) regi. Version 5 Information och utbildning till barn från 10 år Det är angeläget att barn får insikt om sina rättigheter på ett för dem förståeligt sätt. Barnen ska få vetskap om vad personlig assistans är till för och bli medveten om att det är deras assistans. Individuellt anpassa utbildning/stöd utifrån barnets ålder, mognad och funktionshinder ska ges till barnet. Barnet ska erbjudas möjlighet att tillsammans med andra barn diskutera och utbyta erfarenheter om personlig assistans. Detta kan till exempel ske i kollo/lägerform tillsammans med barn från andra anordnare. Barnet ska erbjudas anpassad föreläsning om personlig assistans och lagtextens betydelse. Vid rekrytering av personlig assistent till barn sker alltid registerkontroll enligt Lagen (2110:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder innan anställning. Registerutdraget får inte vara äldre än ett år. Samverkan Den enskildes rätt att den personliga integriteten skyddas ska alltid beaktas i allt informationsutbyte inom Blå Assistans. Endast uppgifter som är av vikt för utförandet av personlig assistans med god kvalitet ska hanteras. Undantag får endast göras vid misstanke om missförhållande, om det finns risk att barn far illa samt om det berör den anställdes arbetsmiljö. Kontakt med myndigheter eller utomstående som gäller enskild medlem eller anställd i Blå Assistans får endast ske med den enskildes samtycke, som ska vara skriftligt med sakfrågan angiven. Undantag får endast ske då annan lagstiftning, som t e x pågående brottsutredning eller arbetsgivares skyldighet att lämna uppgifter om anställd, gäller. Medverka till god kvalitet Sedan 1 juli 2011 gäller bestämmelsen i 24 a § LSS för alla som bedriver verksamhet enligt LSS. Kravet är att den verksamheten som bedrivs och de insatser som genomförs är av god kvalitet. Klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter kan lämnas av medlem, deras närstående och anställda. Klagomål och synpunkter kan lämnas muntligt till någon på kansliet eller genom att fylla i broschyren ” Hjälp oss att bli bättre” som finns i Assistanspärmen hos varje medlem eller via vår hemsida www.blåassistans.se Lex Sarah Bestämmelserna om lex Sarah omfattar flera skyldigheter som riktar sig till den som bedriver verksamhet enligt LSS. Lex Sarah är en del av det systematiska kvalitetsarbetet och syftet är att verksamheten ska utvecklas och att missförhållanden ska rättas till. Det är viktigt att komma till rätta med brister i verksamheten och att förhindra att liknande missförhållanden uppkommer igen. Centrala skyldigheter i bestämmelsen om lex Sarah är rapporterings- och utrednings-skyldighet , skyldighet att avhjälpa eller undanröja missförhållandet samt anmälningsskyldighet. Version 5 Rapporteringsskyldighet Alla med anställning i Blå Assistans ska genast rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden som rör en brukare/medlem i Blå Assistans verksamhet. Missförhållandet eller påtaglig risk för missförhållande ska orsakats av lämnad alternativt utebliven personlig assistans i Blå Assistans verksamhet. Skyldighet att utreda och avhjälpa eller undanröja Verksamhetsledaren är skyldig att se till att dels utreda en inlämnad rapport om missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande, dels att avhjälpa eller undanröja missförhållande eller en påtaglig risk för missförhållande. Anmälan till IVO Verksamhetsledaren ansvarar för att anmälan om allvarligt missförhållande (att om en handling eller en underlåtelse har medfört ett hot mot eller konsekvenser för den enskildes, liv, säkerhet, eller fysiska eller psykiska hälsa) eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande snarast anmäls till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Anmälningsskyldighet vid oro att barn far illa, under 18 år. Alla med anställning i Blå Assistans har anmälningsskyldighet gällande barn som får sin assistans anordnad av Blå Assistans eller är barn till en person som får sin assistans anordnad av Blå Assistans. Anmälan ska göras genast till ansvarig nämnd där barnet bor eller vistas. Vem gör vad i Blå Assistans? Årsstämman är föreningens ledande och beslutande organ där varje medlem har en röst. Styrelsens ordförande och ledamöter utses av årsstämman och styrelsens sammansättning regleras i föreningens stadgar. Styrelsen företräder föreningen, bevakar dess intressen och är föreningens beslutande organ mellan föreningsstämmorna. Styrelsen åligger att: verkställa av föreningsstämma fattade beslut handha föreningens ekonomiska angelägenheter och däröver låta föra räkenskaper utse föreningens funktionärer kalla verksamhetsledaren att närvara på kooperativets samtliga protokollförda styrelsemöten pröva och besluta om skriftliga ansökningar om medlemskap i föreningen fatta väl underbyggda beslut till årsstämma avge årsredovisning för senaste räkenskapsår och förslag till budget för nästföljande räkenskapsår och anordna informationsmöten och andra sammankomster där medlemmarna kan delta Version 5 Medlem/legal företrädare/biträdande arbetsledare ansvarar för: att fullfölja åtaganden och överenskommelser enligt upprättade avtal och genomförandeplan mellan medlem och Blå Assistans. Verksamhetschef ansvarar för: att leda, planera och verkställa föreningens administrativa arbetsuppgifter utifrån upprättade avtal och genomförandeplan som finns mellan Blå Assistans och medlem arbetsgivarens ansvar gällande arbetsrätt och arbetsmiljö gentemot personliga assistenter och administrativ personal att anordna utbildning till både arbetsledare och personliga assistenter uppföljning och analys av utförd personlig assistans bistå styrelsen med underlag för beslut, så att åtgärder kan vidtas för att förbättra utförandet av personlig assistans att tillhandahålla aktuell information gällande verksamhetens arbetsområden Alla medarbetare ansvarar för: att aktivt medverka i det systematiska kvalitetsarbetet. Det systematiska kvalitetsarbetet ska vara integrerat i det dagliga arbetet att omgående rapportera misstanke om missförhållande/risk för missförhållanden till verksamhetsledningen att omgående anmäla misstanke om att barn/ungdomar far illa till socialnämnden Blå Assistans huvuduppgift är att anordna personlig assistans till barn och vuxna. För att säkerställa att utförandet av assistans utförs enligt uppsatta kvalitetsmål ska följande aktiviteter ingå i varje enskilt assistansuppdrag. 1. 2. 3. 4. Information Utbildning Anställning/utbetalning lön Ekonomi/redovisning För att säkerställa att varje aktivitet ska uppnå verksamhetens kvalitetsmål finns upprättad och fastställd arbetshandbok, handlingsplan, arbetsbeskrivningar och rutiner, se bilaga 1. Egenkontroll: Årlig uppföljning och sammanställning av inlämnade klagomål, avvikelser och rapporter/anmälan om missförhållanden. Uppföljning av genomförda åtgärder. Sammanställning redovisas för styrelsen för beslut om förbättringsåtgärder i verksamheten. Årlig stickprovskontroll av daganteckningar och upprättade genomförandeplaner. Version 5 Extern kontroll: Vartannat år genomförs IfA´s kvalitetsundersökningsenkät, som skickas till samtliga medlemmar samt sammanställning av resultatet. Resultatet ligger till grund för ansökan om att få verksamheten IfAgodkänd*. Resultatet presenteras i sin helhet på vår hemsida, www.blåassistans.se . *IfA-godkännande Assistansanordnare som vill godkännas av IfA skall uppfylla de krav IfA ställer på en seriös assistansverksamhet. IfAs grundinställning är att personlig assistans skall vara brukarstyrd. Brukarens (eller i förekommande fall legal ställföreträdares) inflytande över assistansen och rättigheter gentemot anordnare måste garanteras. Villkoren har delats upp i fyra delar; en del som berör brukarens ställning i verksamheten, en del som berör kvaliteten på verksamheten, en ekonomisk del och en avslutande del som handlar om arbetsgivaransvaret. För att assistansanordnaren ska bli godkänd ska en kvalitetsundersökning genomföras. Den beställs på www.AssistansKvalitet.se. Efter avslutad enkätundersökning kommer anordnaren att få information om kraven för godkännande uppfylls i enkätundersökningen. Därefter kan anordnaren ta ställning om den vill ansöka om godkännande. Anordnaren behöver inte betala något extra för att ansöka om IfA-godkännande! IfA förutsätter att de assistansanordnare som ansöker om IfA-godkännande är seriösa och sätter brukaren och dennes assistans i centrum. Stödfunktioner KFO: Kollektivavtal med Kommunal och Vision Defendo: Hogia Ekonomi Hogia Lön och Personal Daganteckningsprogrammet Servern Kaustik: AiAi tidredovisning Intresseföreningen för assistansberättigade, IfA: Kvalitetsenkät Vägledningspärm IfA-Ar Previa AB Regelbevaking: www.regelbevakning.se Laglista Version 5 Bilaga 1 Process Ansvarig Revision Information ny medlem Eva 30/9 Assistanspärm Tina Lyrot 30/9 Arbetsmiljöpärm Elisabet Larsson 30/9 Hemsida Tina Lyrot 30/9 Johanna Nyström 30/9 Arbetshandbok – vägledning till kanslipersonal, checklistor, rutiner Elisabet Larsson 30/9 Krishantering - handlingsplan Elisabet Larsson 30/9 Utbildningskatalog Eva Pedersen 30/11 Kalender Tina Lyrot 30/11 Beslut om utbildning Styrelsen 31/10 Utbildningsplan enl SOSFS 2014:2 Assistanssamordnare 15/10 Arbetsbeskrivning – rutin utbildning kompl med bokning lokal, föreläsare, bekräftelse, intyg Eva Pedersen 30/9 Rutin – registrera utbildning i Hogia PA Eva Pedersen 30/9 Arbetsbeskrivning – anställningsavtal nyanställning samt avsluta anställning Suzanne Alfonsson Wikstrand 30/9 Arbetsbeskrivning – Löner m m Suzanne Alfonsson Wikstrand 30/9 Arbetsbeskrivning - Lönerevision Suzanne Alfonsson Wikstrand 30/9 Rutin – stickprov lön Elisabet Larsson 30/9 Rutin – logglista personal Elisabet Larsson 30/9 Rutin – inbetalning fackavgift, införsel Eva Pedersen 30/9 Arbetsbeskrivning – Ekonom Anna Åkesson 30/9 Arbetsbeskrivning – faktura till kommun Suzanne Alfonsson Wikstrand 30/9 Rutin – stickprov leverantörsbetalningar Elisabet Larsson 30/9 Information Rutin – under utformning Nyhetsbrev Rutin – nyhetsbrev och utskrift Utbildning Anställning/lön Ekonomi Version 5 Uppföljning Rapporterade avvikelser processer/rutiner Arbetshandbok Elisabet Larsson 31/8 Rapportera och anmäla avvikelse och missförhållande Daganteckningsprogram Elisabet Larsson 31/8 Anmäla oro för barn Rutin: Anmäla och ta emot anmälan om oro för barn Elisabet Larsson 31/8 Klagomålshantering Rutin: Ta emot förslag och klagomål Elisabet Larsson 31/8 Egenkontroll Samanställning inkomna klagomål, förslag, avvikelser, åtgärd och uppföljning Elisabet Larsson 31/8 Sammanställning rapporterade missförhållanden, åtgärd och uppföljning Elisabet Larsson 31/8 Stickprovskontroll daganteckning och genomförandeplan Elisabet Larsson 31/8 Rutin: Att alla anställda får info om rapporteringsskyldighet och Lex Sarah Elisabet Larsson 31/8 IfA-enkäten (vart annat år) Elisabet Larsson 31/12 Extern kontroll Rutin: Rapportera/anmäla avvikelse och missförhållande Version 5