Region Gotlands projektmodell
Riktlinjer fastställda av ledningskontoret, 2014-11-14
Innehåll
VARFÖR SKA MAN HA EN GEMENSAM PROJEKTMODELL?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
VAD ÄR ETT PROJEKT?....................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
FÖRSTUDIE.................................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
HUVUDPROJEKT. ....................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
PROJEKTORGANISATION, ROLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Projektägaren.................................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Styrgruppen ........................................................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Projektledaren.................................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Projektcontroller .............................................. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Projektgruppen ................................................. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Referensgrupp .................................................. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Förtroendevalda ............................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Facklig samverkan ........................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
EKONOMI ........................................................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
RISKANALYS. .................................................. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
ANSVAR FÖR REGION GOTLANDS PROJEKTMODELL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Produktion: Region Gotland, ledningskontoret, november 2014. Form: bildreklam.se
2 Region Gotlands projektmodell
Varför ska man ha en
gemensam projektmodell?
Inom Region Gotland förverkligar vi idéer, löser uppgifter och bedriver
utvecklings- och förbättringsarbete på ett systematiskt sätt. Som stöd finns
förbättringsverktyg och Region Gotlands projektmodell.
Utvecklings- och förbättringsarbete kan bedrivas på
många sätt. Den person som är ansvarig för att lösa
en viss uppgift ansvarar för att bedöma omfattningen av arbetet och vilka verktyg som ska användas.
Bilden här intill illustrerar vägvalet mellan två av
dessa; förbättringsverktygen respektive Region Gotlands projektmodell. Kommer du fram till att det är
förbättringsverktygen du ska använda, hittar du dem
på intranätet under fliken ”verksamhetsutveckling
och kvalitet”.
Kommer du däremot fram till att uppgiften bäst
löses i projektform, ska du använda Region Gotlands gemensamma projektmodell. Att arbeta i projekt innebär att kraftsamla runt en tidsbegränsad
uppgift. Det innefattar att planera, organisera, följa
upp, styra och rapportera samt att ständigt vidta
korrigerande åtgärder.
Projektmodellen har tagits fram för att underlätta för
alla som arbetar med projekt och är tänkt att utgöra
ett ramverk. Modellen syftar till att ge en tydlighet
kring vad som förväntas av alla som är involverade
i ett projekt. Ett gemensamt språkbruk och arbetssätt skapar i förlängningen större effektivitet i själva
genomförandet.
Modellen är obligatorisk, men eftersom förutsättningarna ser olika ut för olika projekt talar den inte
i detalj om hur varje projekt ska genomföras. Modellen tillämpas istället situationsanpassat. För ett
enklare projekt fylls kanske bara delar av projektdirektivet i, och styrgruppen utgörs kanske bara av
projektägaren etc. För särskilt komplexa projekt (t ex
byggprojekt) ska å andra sidan modellen användas
fullt ut. Det finns dock gemensamma faktorer i alla
projekt, som till exempel vilka faser som ett projekt genomgår och vilka roller som finns. I de olika
mallarna är de obligatoriska delarna märkta med
asterisk (*).
Även projektmodellen finns på intranätet under fliken ”verksamhetsutveckling och kvalitet”.
UPPGIFT
Projekt?
Nej
Förbättringsverktyg
Nej
Delar av
projektmodellen
används
Ja
Stort och
komplext?
Ja
Projektmodellen
används fullt ut
Innebär arbetet att lösa uppgiften stora förändringar för
många personer? Finns det en tydlig bild av vad som ska åstadkommas? Kommer det att ta lång tid? Hur ser resursbehovet ut
– miljontals kronor? Finns det motstridiga uppfattningar? Exempel på frågor som underlättar valet om uppgiften ska lösas
genom ett fullskaligt projekt eller som ett förbättringsarbete.
Region Gotlands projektmodell
3
Vad är ett projekt?
• Ett projekt har klara, tydliga och väl avgränsade mål
• Projektet är avgränsat i tid – det finns ett start- och ett slutdatum
• Projektet är finansierat och har en projektbudget
• Det finns en projektägare som har helhetsansvar för projektet
och dess resultat
• Projektägaren formulerar vad projektet ska åstadkomma och
projektets ramar
• Projektarbetet leds av en projektledare, som operativt styr
projektet mot uppsatta mål
• Det finns vidare en styrgrupp och en projektgrupp,
ibland även en referensgrupp
Ett lyckat projekt
1. levererar överenskommet resultat
2. i rätt tid
3. till rätt kostnad
TID
BUDGET
RESULTAT/
KVALITET
OMFATTNING
Alla projekt kan liknas vid en liksidig triangel, vars sidor representerar begränsningarna tid, budget och omfattning. Som allmänt
bekant, går det inte att ändra en faktor utan att minst en av de andra faktorerna också påverkas. Om omfattningen ökar, måste projektägaren skjuta till mer pengar eller senarelägga slutrapporten.
I annat fall kommer kvaliteten på resultatet sjunka, vilket bildligt
kan uttryckas som att triangeln inte längre kommer vara liksidig.
4 Region Gotlands projektmodell
Förstudie
Utifrån en projektidé kan beslut fattas om att en
förstudie ska göras. Ett sådant beslut fattas normalt av en person inom linjeorganisationen med
eget ekonomiskt ansvar. Denne person blir oftast
projektägare. Projektägaren utser en projektledare
för förstudien och ger denne ramar för förstudien.
Ett tydligt direktiv är grunden för en framgångsrik
förstudie.
Förstudien ska först och främst svara på frågan ”Ska
ett huvudprojekt startas?”. För att svara på detta
genomförs i förstudien en noggrann analys. Om förslaget är att ett huvudprojekt ska startas, ska inom
ramen för förstudien redovisas en motivering till
varför.
Vidare ska förstudierapporten innehålla förutsättningar för att projektägaren i nästa steg ska kunna
ta fram ett projektdirektiv innehållande:
•projektmål
•budget
• övergripande tidplan
• riskanalys där projektets risker värderas
och analyseras
Checklista – ett antal punkter
som kan belysas av förstudien
• Vad ska projektet åstadkomma?
• Bedöms projektresultatet ligga i linje
med Region Gotlands vision, mål
och uppdrag?
• Bedöms effekten = nyttan bli större
än kostnaden?
• Finns förutsättningar för att starta
ett huvudprojekt; tid, pengar, personal,
kompetens etc?
• Vilka är riskerna?
• Vilka är intressenterna?
• Hur ska projektet planeras, organiseras,
förankras, genomföras och finansieras?
• Har omvärldsanalys gjorts?
Hur har andra gjort?
•Rekommendationer
Region Gotlands projektmodell
5
Huvudprojekt
Förberedelsefas
Tydliga direktiv är grunden för ett projekt. Utifrån
förslagen i förstudierapporten beslutar projektägaren/styrgruppen om projektdirektiv. En projektledare utses. Projektledaren förbereder projektet i
samspel med projektägaren och tar fram en projektplan som bland annat innehåller mål, tidsplan
och budget. I större, komplexa projekt genomförs
en särskild projekteringsetapp där projektdeltagarna
under ledning av projektledaren tar fram nödvändiga
förutsättningar för att skapa ovan nämnda projektplan. En kommunikationsplan tas också fram för
projektet. Slutligen ska även en plan för utvärdering
av projektet ingå. Riskanalysen från förstudien appliceras på den framtagna projektplanen.
Genomförandefas
Är förstudie och förberedelsefas väl genomförda
underlättas arbetet i denna fas. Projektdirektiv och
projektplan hjälper projektledaren och projektdeltagarna att hålla sig inom givna ramar. Samtidigt
Avslutningsfas
En slutrapport tas fram. Styrgruppen godkänner slutrapporten och ser till att alla som är berörda får ta
del av projektets resultat (inom ramen för projektets
kommunikationsplan). Vidare ansvarar styrgruppen
för att projektresultatet överlämnas till linjeorganisationen. Därmed skapas förutsättningar för att avsedda effekter uppnås. Därefter avslutas projektet och
projektgrupp och styrgrupp avvecklas.
Korrigera/avsluta
Korrigera
Nej
Nej
Formulera
förstudiedirektiv
Fortsätta?
Genomföra
förstudie
Förstudierapport
Förberedelsefas
Projektets olika faser och beslutspunkter.
6 Region Gotlands projektmodell
kan omständigheter kräva förändringar av det planerade. Projektledaren måste kontinuerligt stämma
av och rapportera om läget i projektet i förhållande
till mål, planer och ekonomi. Rapportering sker till
projektägare/styrgrupp, som övergripande ansvarar
för projektet. I de fall rapporteringen innebär att
tid, kostnad eller kvalitet inte kan uppnås ska beslut
om hur detta ska hanteras fattas av projektägare/
styrgrupp. Ytterst kan ett sådant beslut innebära att
projektet avslutas i förtid.
Ja
Formulera
projektdirektiv
Planera
Ok?
Projektplan
Ja
Återkoppla
Styra,
fatta beslut
Genomföra projektet
Leverera lägesrapporter
Genomförandefas
Värdera
resultat
Leverera slutrapport
Avsluta projektet
Avslutningsfas
Projektorganisation, roll
och ansvarsfördelning
VERKSAMHETSBEHOV
PROJEKTÄGARE
STYRGRUPP
Projektdirektiv
Projektplan
REFERENSGRUPP
PROJEKTLEDARE
PROJEKTGRUPP
Projektorganisationen byggs upp utifrån varje projekts specifika behov.
Genom att tydligt definiera förväntningarna på alla funktioner i en
projektorganisation minskas risken för konflikter på grund av otydlighet
i roll- och ansvarsfördelning.
Projektägaren
• är en fysisk person
• är huvudansvarig för projektet och
dess resultat
• beslutar om projektets genomförande
• beslutar hur projektet ska finansieras
• formulerar projektdirektiv (både förstudie
och huvudprojekt). Av direktivet framgår
- syftet med projektet
-projektmål
- tids- och resursramar
- projektorganisation (övergripande)
- former för löpande återrapportering
av projektet
•
•
•
•
•
•
•
•
•
utser styrgruppsdeltagare
utser projektledare och tydliggör
projektledarens befogenheter
utser eventuellt även en projektcontroller
fastställer projektplan
har ansvar för projektbudgeten och har därmed
attesträtt, som kan delegeras till projektledaren
är ett viktigt stöd till projektledaren
är ordförande i styrgruppen (kan delegeras)
följer löpande projektet och ansvarar för att
syfte och mål uppnås
ansvarar för att projektresultatet överlämnas
till linjeorganisationen och förutsättningar
skapas för att avsedda effekter uppnås
Region Gotlands projektmodell
7
Styrgruppen
I styrgruppen ingår personer med lämplig kompetens för projektet inklusive projektfinansiärer och
mottagare av projektresultatet om det är någon annan än projektägaren. Styrgruppens representanter
bidrar till projektets genomslagskraft genom att
sprida information om till exempel innehåll, syfte och mål. Genom en väl sammansatt styrgrupp
skapas också delaktighet kring genomförandet och
resultatet.
I styrgruppens ansvar ingår att:
•
•
•
•
•
•
avgöra om det finns behov av en referensgrupp
löpande följa att projektet följer planen
fatta beslut om korrigerande åtgärder. Om
nödvändigt, avsluta projektet i förtid
godkänna slutrapport
besluta att projektet avslutas
bidra till att projektresultatet överlämnas till
linjeorganisationen, dvs. förutsättningar skapas
för att avsedda effekter uppnås
Projektledaren
Projektledaren utses av projektägaren. Detta sker alltid i samråd med projektledarens linjechef. Valet ska
godkännas av styrgruppen. Projektledaren behöver
ha ett antal egenskaper såsom kompetens att arbeta
i projekt och förmåga att leda och entusiasmera andra människor. Eventuella delprojektledare utses av
projektledaren i samråd med berörda chefer.
8 Region Gotlands projektmodell
I projektledarens ansvar ingår att:
• utarbeta projektplan, som sedan fastställs av
projektägaren
• genomföra projektet enligt direktiv och plan
och styrgruppens anvisningar
• föreslår projektgrupp
• planera, leda och fördela arbetet inom projektet
• ha ett budgetansvar inom ramen för projektet,
och förfoga över projektets resurser
• löpande återrapportera till projektägare/
styrgrupp
• ansvara för dokumentation
• vara föredragande i styrgruppen
• om projektdirektiv/projektplan inte kan följas,
ska projektägaren (och därmed styrgruppen)
kontaktas för beslut om korrigerande åtgärder
• genomföra kommunikationsplanen
• utarbeta slutrapport
För att projektledaren ska kunna arbeta effektivt ska
ansvar och befogenheter vara tydligt reglerade och
vara utformade på ett sådant sätt att projektledaren
kan agera fritt inom givna ramar.
Projektcontroller
Referensgrupp
I stora komplexa projekt kan projektledaren behöva
hjälp av en projektcontroller. Projektcontrollern utses av projektägaren. Projektcontrollerns uppgifter
är till exempel:
Ibland bildas en eller flera referensgrupper för
att tillföra kompetens och/eller säkerställa en
god förankring av projektet. Intressenter som
till exempel chefer på högre nivåer ges möjlighet att följa projektet, lämna synpunkter och
ge förslag. Grupperna sätts samman av projektägaren och styrgruppen. Ofta utses en befintlig
grupp inom organisationen till att även utgöra referensgrupp. Det är också vanligt att referensgruppen
innehåller representanter från andra organisationer
eller förtroendevalda inom Region Gotland. Referensgruppen har ingen beslutande funktion.
• samordning av alla ekonomiska aktiviteter
(budget, prognos och uppföljning av ekonomi
och tid)
• granska avtal, anbud och upphandlingar
• göra konsekvensanalyser till följd av
projektförändringar
• göra regelbundna projektuppföljningar/
projektgenomgångar tillsammans med
projektledaren
• säkerställa att ekonomisk slutrapport upprättas
(tillsammans med projektledaren)
Projektgruppen
Projektgruppen är projektets motor och projektledarens verktyg i arbetet med projektet. Kompetens
i sakfrågan och samarbetsförmåga är viktiga egenskaper hos projektdeltagare.
Projektgruppen utses genom att:
• Projektledaren föreslår vilka typer av resurser
som behövs.
•
Projektägaren fastställer behovet varefter
projektledaren i samråd med projektägaren gör
en överenskommelse med respektive projektdeltagares chef (och projektdeltagaren själv)
angående hur mycket tid projektdeltagaren ska
avsätta för projektet. Det slutgiltiga beslutet kring
bemanning fattas alltid av personalansvarig chef.
I projektgruppens ansvar ingår att:
Förtroendevalda
Förtroendevalda kan vara representerade i såväl styrgrupp som referensgrupp. Viljeinriktningen från de
förtroendevalda är av stor betydelse. Deras deltagande i förstudien samt i framtagandet av projektdirektivet kan därför vara av avgörande betydelse
för projektet. Detta innebär inte att förtroendevalda
måste delta i alla projekt som bedrivs inom regionen.
Projektägaren ansvarar för att bedöma hur och när
förtroendevalda ska involveras i projektet.
Facklig samverkan
Region Gotland har tecknat ett samverkansavtal med
de fackliga organisationerna. Avsikten är att ge medarbetarna möjlighet till information, diskussion och
delaktighet i aktuella frågor. Samverkan sker på olika
nivåer, från arbetsplats till regionledningsnivå. De
projekt som bedrivs inom regionen hanteras inom
ramen för detta samverkansavtal. I projektplanen
finns en särskild rad där projektledaren beskriver
hur samverkan kommer att ske.
• tillsammans och individuellt ansvara för att
operativt genomföra projektet enligt mål,
planer och projektledarens anvisningar.
Region Gotlands projektmodell
9
Ekonomi
I arbetet med projektbudgeten uppskattar projektledaren – utifrån planerade aktiviteter – bland annat
behovet av antalet personer och deras tidsåtgång
samt direkta kostnader. Externa kostnader – samt intern tid som interndebiteras – ska alltid budgeteras.
Kostnader i form av intern arbetstid kan redovisas,
men det är inget krav i modellen. Detta beslutar projektägaren. För större projekt är kraven av naturliga
skäl större på ekonomisk styrning och redovisning.
Vid sidan av slutrapporten krävs en separat, mer
detaljerad ekonomisk rapport. I dessa projekt deltar
ofta en projektcontroller för att säkerställa detta.
Hanteringen av projektets ekonomi styrs övergripande av Region Gotlands regler för ekonomistyrning
(”Regler för styrning och uppföljning”) http://insidan.gotland.se/2858.
Riskanalys
Väl fungerande hantering av risker är en framgångsfaktor för ett projekt. En riskanalys syftar till att
förutse olika tänkbara händelseförlopp under projektperioden som kan bli ett hot mot projektets genomförande och negativt påverka projektets resultat.
Innan ett projekt påbörjas och under projektets
framskridande är det viktigt att fundera på vilka
risker som kan komma att uppstå, och vilka av
10 Region Gotlands projektmodell
dem som kan leda till problem. Självklart kan man
aldrig gardera sig mot allt, men det är inget skäl
att avstå från att tänka igenom riskerna i projektet. Oftast är det ett mindre antal risker som kan
ringas in som både har en relativt hög sannolikhet
att inträffa och som dessutom skulle medföra betydande konsekvenser för projektet. Det är dem som
åtgärdsförslagen som tas fram ska minimera och
allra helst eliminera.
Ansvar för Region Gotlands
projektmodell
Projektmodellen förvaltas av ledningskontoret, enheten för administrativ utveckling, säkerhet och
beredskap (ASB), i samverkan med ledningskon­
torets ”processägare för verksamhetsutveckling och
ledning”. Ansvariga handläggare är (för närvarande)
Hans Lyttkens, Lotten von Heijne samt Ritva Norrby.
Samtliga dokument som omfattas av modellen finns
tillgängliga på intranätet under fliken ”Verksamhetsutveckling och kvalitet”.
Region Gotlands projektmodell
11
Region Gotland
Telefon 0498-26 90 00 vxl
12 Region
Gotlands projektmodell
E-post
[email protected]
Hemsida www.gotland.se
