Projektmanual
Projekthandbok
Förord
Denna projekthandbok har tillkommit för att skapa en enhetlig projektmodell för projekt i
utbildningen. Målet är att förmedla grunderna för arbete i projekt.
De flesta företag har mer eller mindre väl utvecklde rutiner för sina projekt. Den modell som
presenteras här kan ses som en generell och mycket förenklad modell men som har alla
typiska inslag.
Handboken inleds med kort sammanfattning av projekt som arbetsmetod och hur projekt
vanligtvis ingår i företags projekt. Därefter görs en kort genomgång av begrepp och metoder
använda i projekt.
Projektmanualen är konkreta anvisningar hur man arbetar och genomför projekt.
Avslutningsvis finns bilagor med blanketter som kan användas för att administrera projekt.
Uppsala jan 2014
1
Projektmanual
2
Innehållsförteckning
Projekthandbok...........................................................................................................................1
Förord.....................................................................................................................................1
0 Några definitioner....................................................................................................................4
1 Inledning..................................................................................................................................6
1.1 Begreppet projekt ............................................................................................................6
1.2 När används projekt som arbetsform................................................................................6
1.3 Starta ett projekt...............................................................................................................7
1.4 Genomföra projekt...........................................................................................................7
1.5 Avrapportera projekt........................................................................................................8
1.6 Utvärdering.......................................................................................................................8
2 Projektteknik............................................................................................................................8
3 Projektets faser.........................................................................................................................9
3.1 Förstudie.........................................................................................................................10
3.2 Förprojektering...............................................................................................................10
3.3 Projektering....................................................................................................................10
3.4 Genomförande................................................................................................................10
4 Projektplanering.....................................................................................................................11
4.1 Mål..................................................................................................................................11
4.2 Projektplanen..................................................................................................................11
4.3 Planeringsprocessen.......................................................................................................12
4.4 Aktiviteter.......................................................................................................................13
4.5 Nätverksplanering..........................................................................................................14
4.6 Riskanalys......................................................................................................................14
4.7 Milstolpar.......................................................................................................................14
4.8 Dokumentation av projektplanen...................................................................................14
5 Projektstyrning.......................................................................................................................14
5.1 Projektmötet...................................................................................................................15
5.2 Protokollet......................................................................................................................15
5.3 Ärendeloggen.................................................................................................................15
5.4 Information i projektet....................................................................................................15
5.5 Rapporter........................................................................................................................16
5.6 Framförhållning..............................................................................................................16
5.7 Följ planen......................................................................................................................16
5.8 Uppföljning....................................................................................................................16
5.9 Projektledaren.................................................................................................................16
5.10 Att dokumentera och rapportera...................................................................................16
6 Projektmanual........................................................................................................................18
6.1 Inledning.........................................................................................................................18
6.2 Projektstart......................................................................................................................18
6.3 Förstudie.........................................................................................................................18
6.4 Förprojektering...............................................................................................................19
6.5 Projektering och genomförande.....................................................................................19
Bilaga 1.....................................................................................................................................21
Projektmanual
3
0 Några definitioner
Projektteknik är ingen exakt vetenskap. Nedan införs dock några vanliga begrepp som
kommer att användas i denna rapport. Betydelsen kommer att behandlas i mer detalj senare.
Problem; Begreppet problem används i vid bemärkelse. Att utveckla en ny produkt är ett
”problem” vars lösning är den utvecklade produkten, att utbilda personal på ett nytt
ordbehandlingsprogram är ett ”problem” som ska ges lösning osv.
Projekt: Ett projekt är en avgränsad arbetsuppgift med tydligt mål som ska nås inom en
bestämd tid.
Projektorganisation: För att genomföra ett projekt upprättas en organisation anpassad för att
lösa uppgiften. När målet är nått löses organisationen upp.
Projektägare: Projektägaren ”äger” projektet och dess resultat. Projektägaren har bestämt
projektets mål och finansierar dess genomförande.
Projektledare: Projektledaren (PL) är en person som har ansvaret för att projektets mål nås
inom uppsatt tid. PL rapporterar till styrgruppen
Styrgrupp: Styrgruppen har projektägarens uppgift att se till att projektet genomförs, att
målet nås och att nödvändiga resurser ställs till PL:s förfogande. PL rapporterar till
styrgruppen. Styrgruppen rapporterar till projektägaren.
Referensgrupp: Referensgruppen kan vara en eller flera personer som har kunskap och
erfarenheter av intresse för projektet. Gruppen kan tillföra sin kunskap till PL eller andra i
projektet eller till styrgruppen.
Mål: Ett mål är uppnått när ett i förväg bestämt resultat har levererats. Mål finns för projektet,
för delprojekt eller andra arbetsuppgifter.
Aktivitet: En aktivitet är en avgränsad arbetsuppgift med tydligt mål inom ett projekt. En
större aktivitet kan i sin tur organiseras och genomföras som ett (del-)projekt.
Milstolpe: Delmål där man befäster att så långt som projektet löpt är allt riktigt, dvs man ska
inte behöva gå tillbaka och göra om något av det som är genomfört inom projeket. En
milstolpe är också en punkt där man bestämmer hur projektet ska drivas vidare.
Projektorganisation: En organisation anpassad till det aktuella projektets behov och
förutsättningar. Projektorganisationen anpassas löpande till projektets behov. När projektet är
färdigt löses organisationen upp.
Projektplan: Den plan som projektet ska genomföras efter. PL ansvarar för planen. I planen
ingår tidpunkter när olika aktiviteter och delprojekt ska vara klara.
Projektgrupp: En grupp under ledning av PL som genomför projektet. Gruppens uppgift är
att förmedla och koordinera information inom projektet.
Rapporter: Skriftlig information som redovisar uppnådda resultat och hur resultaten har
uppnåtts. Rapporterna läggs in i projektets rapportdatabas.
Projektadministratör (PA): Person utsedd att sköta projektets administration; samla
mötesprotokoll, rapporter etc samt sända ut kallelser, boka rum osv osv
Projektmanual
Ärendelogg: En loggbok där alla beslut om åtgärder förs in och kvitteras när de är
genomförda. I loggen finns uppgift om ansvar, tidpunkter för start och färdig. När ett ärende
är genomfört kan det rapporteras det skriftligt och förs in i rapportdatabasen
4
Projektmanual
5
1 Inledning
Målet för ett företag är att driva en verkamhet som helst ska ge ett ekonomiskt överskott
genom att man säljer produkter eller tjänster. Allt emellanåt måste man förnya verksamheten
med nya produkter eller metoder som måste utvecklas. Vissa företag har som idé att bara
leverera unika produkter enligt beställning från kunderna.
I båda fallen erhålls ingen ersättning förrän produkten är utvecklad eller tjänsten utformad.
Om produkten eller tjänsten sedan ska sättas i produktion erhålls ersättningen först när den
börjar säljas eller utnyttjas.
Att utveckla en t ex ny produkt är ofta förenat med stora kostnader. Det problem ser företaget
ser när en sådan utvecklingsprocess initieras är att man vill vara säker på att arbetet blir
framgångsrikt, dvs produkten blir så bra att den kan säljas och ge ett överskott. Om man
misslyckas har man all kostnader kvar men inga intäkter. Mer än ett företag har gått under på
grund av projekt som misslyckats.
När ett företag satsar på ett utveckla nya produkter eller tjänster så vill man försäkra sig om
att man kan nå det uppatta målet – dvs man kan inte tolerera ett misslyckande. Av den
orsaken har metoden att genomföra projekt – projektteknik – blivit ett viktigt inslag i
företagsverksamhet.
1.1 Begreppet projekt
Begreppet projekt har fått en vid betydelse; det kan vara en verksamhet vilken som helst och
hur stor eller liten som helst. Att ordna frukost på morgonen kan vara ett projekt. Att bygga ett
hus kan vara ett projekt. Att utveckla en stor accelerator och ta den i drift kan vara ett projekt.
Med projekt avser här
•
en avgränsad och unik arbetsinsats
•
med tydligt mål
•
som genomförs en gång
•
och väl genomfört avslutas projektet.
Ett projekt går aldrig in i något ”fortvarighetstillstånd”. Om så sker blir det en
produktionsverksamhet.
1.2 När används projekt som arbetsform
Projekt som arbetsform används inom näringslivet när man arbetar med förändringar i
processer, arbetsformer, administration etc men också som en arbetsform när en (unik)
produkt ska levereras till en kund.
Ett företag har en organisation anpassad för att driva sin kärnverksamhet. Det kan vara
tillverkning av en eller flera väldefinierade produkter eller tjänster, driva en
produktionsanläggningar som ett kraftverk eller tjänstefunktioner som en järnväg osv. Målet
är få verksamheten att fortvarigt att flyta så rationellt som möjligt; att det finns personal till
alla normala arbetuppgifter, att det finns material för tillverkningen, att det finns reservdelar,
att löner betalas ut osv. Var och en i organisationen har väldefinierade uppgifter att sköta.
Projektmanual
6
Om något annorlunda ska göras – lösa ett problem – och som ligger utanför den ”normala”
verksamheten blir detta ofta en störning i etablerade produktionsorienterade organisationen.
Erfarenheten visar att det är då bättre att skapa ett ”projekt” som får en egen organisation
anpassad för just för det aktuella problemet. De som arbetar i projektet kan helt fokusera på
detta.
Ett projekt är en avgränsad och unik arbetsuppgift med ett (nytt) tydligt mål, dvs en
arbetsuppgift som inte har genomförts tidigare. Det betyder att både målet och processen att
nå målet är nytt. Projekt ska ses som en motsats till produktion där samma arbetsuppgift
upprepas om igen. I produktionen är uppgiften att effektivisera en från början känd process.
Ett projekt kan vara utveckling av en ny produkt, ett forskningsprojekt där ny kunskap skapas,
en större förändring t ex installation av ny produktionsutrustning, tillverknng av en unik
produkt etc.
1.3 Starta ett projekt
När ett projekt ska genomföras beslutas först vad projektet ska resultera i – man anger det mål
som ska uppnås. Nästa steg är att ge uppdraget – att uppnå målet - till en projektledare som
har hjälp av en projektgrupp. Man tillsätter även en styrgrupp som svarar för
kommunikationen mellan projektet och projektägaren/företagsledning och företaget i övrigt.
Projektledaren upprättar en projektplan för projektet och skapar en organisation anpassad
för projektets genomförande. Syftet med organisationen är att ha tydliga vägar för
informationsflödet i projektet. Kärnan i organisationen är projektgruppen. Organisationen
ändras allt efter projektarbetets fortskridande för att sedan lösas upp när projektet är
genomfört.
Till hjälp sin hjälp att genomföra ett projekt kan det finnas en projektmanual. De flesta
företag har någon form av projektmanual anpassad till företagets organisation.
1.4 Genomföra projekt
Ett projekt delas vanligen in i delprojekt, ”faser”. I varje fas vill man besvara frågor som
• går projektet att genomföra (förstudie)?
• bästa sättet att genomföra (förprojektering)
• detaljplanering av genomförande (projektering)
• genomförandet
Omfattningen av varje fas beror på projektets art. I ett forsknings- och utvecklingsprojekt blir
förstudien viktig medan ett projekt där en produkt ska tillverkas och levereras blir
genomförandet viktigt.
För varje fas finns en projektplan. Projektplanen delas in i aktiviteter som ska genomföras,
den ordning de ska göras och vilka resurser som krävs för att nå projektets mål.
Formellt sett kan ett projekt ses som ett flöde av information som skapas i projektets aktiviter
och som sedan leder målet. Noden för flödet är projektgruppens möten. Där rapporteras inte
bara framsteg och resultat utan också de problem och avvikelser från projektplanen som
uppstår. Där beslutas även om förändringar och omdispositioner av resurser.
Projektmanual
7
1.5 Avrapportera projekt
När projektet är genomfört rapporteras det till projektägaren. All information som samlats in
eller som skapats sammanställs och överlämnas till projektägaren. Projektets värde finns i
denna information. Syftet är att informationen ska kunna användas i andra projekt eller att
man av någon orsak vill följa upp bakgrunden till projektets resultat (t ex vid patentstrider).
1.6 Utvärdering
När projektet är genomfört ska man ta chansen och utvärdera projektet. Personer som haft
centrala funktioner i projektet samlas och diskuterar vad som gått bra och varför det gått bra.
Man diskuterar även vad som gått mindre bra och varför. Denna tid för att samla in
erfarenheter är oftast mycket väl använd.
2 Projektteknik
Ett projekt kan ses som ett problem som ska lösas. Problemet kan vara utveckling av en (ny)
produkt, introduktion av en ny rutin eller genomföra en mätning. I alla fallen ska det finnas ett
tydligt mål, dvs när målet är nått är problemet löst och projektet kan avslutas.
Varje projekt är unikt och planeras och genomförs på sina egna villkor. Det finns dock
generella metoder för att angripa problem. Vissa branscher och företag har väl utvecklade
metoder för planering och genomförande av projekt – företagets projektmanual.
En generell metod är Poloyas som går ut på att man först studerar problemet och kartlägger
vad som är problemets kärna – finns en lösning och hur ser den ut. Sedan undersöks hur
lösningen kan lösas på mest effektiva sätt. Till sist planerar man och genomför lösningen.
Poloyas metod brukar formuleras som projektets fyra faser;
a) Förstudie
b) Förprojektering
c) Projektering
d) Genomförande
Om man finner att projektet inte kan genomföras av någon orsak1 så ska det omedelbart
avbrytas.
Beteckningarna på de olika faserna varierar i litteraturen men principerna är desamma
Figur ; Figuren visar schematiskt Poloyas metod där de olika stegen ligger i en
sekvens. Cirklarna markerar beslutspunkter
1
Exempel på sådana orsaker kan vara att det inte finns material som klarar kraven, att det blir orimligt dyrt,
att det saknas teknik och kunnande, att man inte kan lösa problemen osv.
Projektmanual
8
Det finns flera liknande metoder mer eller mindre anpassade för olika typer av projekt; IT,
bygg, marknadsföring osv.
Ett exempel; Brobygge över en flod.
Det första man rimligen måste göra är att undersöka var bron ska placeras; detta beror på
markförhållanden etc. Sedan måste man välja brotyp – goda markförhållanden kan man
bygga en tyngre betongbro, på dålig mark bygger man en lätt fackverksbro. Brotyp beror
också spannet längd, behov av segelfri höjd osv. Sedan tillkommer ev problem med
materialförsörjning, kompetens etc.
Man finner att det går att bygga en bro och att man kan bemästra alla problem.
Nästa steg är att undersöka de olika möjligheterna noggrannare och slutligen komma fram
till var bron ska byggas och med vilken metod, hur man ordna med materialförsörjning osv.
Man har nu bestämt var bron ska stå och vilken typ det ska vara
Nu börjar projektering av bron. Man upprättar alla detaljritningar, bestämmer i vilken
ordning olika saker ska göras osv. Man kontaktar olika leverantörer och börjar upphandling.
Man anlitar arbetskraft osv.
Nu är alla delar på plats och byggarbetet kan genomföras.
Processen kan förefalla omständlig men det man vill undvika är att hamna i en situation där
det visar sig att man inte kan fullfölja genomförandet. Antag att man i stället börjar brobygget
direkt och efter ett tag finner att marken inte bär för den valda brotypen eller att den bro man
bygger inte blir tillräcklig stark, inte kan ges tillräcklig höjd osv. Man måste då avbryt arbetet,
riva det man gjort och börja på nytt. Ju längre arbetet pågått ju större blir förlusterna.
Ett exempel: Hallandsåsen
Ett klassiskt fall där man inte verkar ha gjort förstudier och förprojekteringar ordentligt är
tunneln genom Hallandsåsen.
Detta byggprojekt, som föreföll vara enkelt, tog 5 x längre tid att bygga till 10 x den
beräknade kostnaden och har varit förföljd av miljöskandaler mm.
Den först valda tekniken för tunneldrivning (fullortsborrning) fungerande inte pga olämpligt
berg (man hade inte undersökt detta) och den specialbyggda borren körde fast och fick
skrotas. Byggföretaget erkände att man hade ”chansat”.
Tunneln drevs sedan på konventionellt sätt – borra/spränga. Man fick då stora intrång av
vatten (man hade inte tagit hänsyn till bergets egenskaper) som man försökte stoppa med en
(oprövad) metod med (giftiga) kemikalier. Detta ledde till en miljöskandal med förgiftade
kor och döda fiskar. Man dränerade brunnarna för de bönder som bodde på åsen.Arbetet
avbröts
Till sist använde man ny fullortsborr, konstruerad och byggd enbart för detta projekt. Denna
borr skapade också ett tätt betongvalv när den borrade sig fram i tunneln.
3 Projektets faser
I detta avsnitt behandlas innehållet i Poloyas metod. Notera att metoden är generell. Således
kan förstudien i stort projekt (t ex bygga en stor bro) ses som ett projekt som kan delas in i
Poloyas fyra faser. I andra fall kan en fas vara självklar eller det finns bara ett alternativ.
Projektmanual
9
3.1 Förstudie
Förstudiefasen är den kreativa fasen i projektet. Projektet ses som ett problem som ska ha en
lösning. I förstudiefasen inhämtar man information om problemställningen, formulerar och
strukturerar problemställningarna i projektet för att sedan undersöka hur problemet ska lösas
(och om det finns en lösning).
När förstudien är klar ska man
•
veta att det finns en lösning på det problem som projektet utgör (om ej så ska
projeketet avbrytas)
• ha en övergripande projektplan dvs
• veta vilka resurser, kompetenser, behov av tid mm som behövs
Om inte dessa punkter är uppfyllda så är man inte klar med förstudien. Om man inte vet att
det finns en lösning så är det ett högriskprojekt och man bör göra dett klart för
projektägaren/beställaren/finansiären. Alternativet är att avbryta projeket.
Förstudien avslutas med en beslutspunkt; ska man fortätta eller avbryta?
3.2 Förprojektering
Det finns sannolikt flera alternativa sätt att genomföra projektet på; ordning som olika
moment ska genomföras, val av teknik och metoder, tillgång till resurser och utrustnning etc. I
förprojekteringen undersöks vilken av möjliga vägar som projektet ska genomföras på, i
vilken ordning olika (interna och externa) resurser ska utnyttjas osv.
Målet med förprojekteringen är att finna den väg att genomföra projektet på som är säkrast,
kräver minst resurser, går fortast och ger lägsta kostnad. Den kan ses som slutförande av den
projekplan som projeketet slutligen ska genomföras efter.
3.3 Projektering
I den fas konkretiseras och avslutas och konkretiseras planeringen för genomförandet. Man
har all kunskap som behövs för att fullfölja projeket och kan nu helt gå in för att få de olika
aktiviteterna och processerna i projektet att löpa effektivt.
3.4 Genomförande
Nu är det ”bara” att följa projektplanen och genomföra och fullfölja arbetet.
Exempel; Bygga ett hus
Projektets mål är att bygga ett hus och leverera det ”nyckelfärdigt”.
Förstudie; Att bygga ett hus vet man att man kan. Okända faktorer som måste ges lösningar
är markens tillstånd, går det att få byggnadstillstånd, huset ska försörjas med väg, vatten,
avlopp, värme och el osv. Kan dessa problem inte lösas avbryts projektet.
Förprojektering; Val av hustyp, grundläggning etc. Alternativ till dragning av väg, vatten,
avlopp, el etc undersöks och väljs.
Projektering; Nu bestäms leverantörer för de olika momenten (vägen dras, diken grävs för
vatten och avlopp, brunn borras, grundläggning, hustillverkare, inredning, tapeter...) och i
vilken ordning olika moment ska göras.
Projektmanual
10
Genomförandet; Leverantörerna genomför sina respektive åtaganden enligt den slutliga
planen.
4 Projektplanering
Centralt i projektarbete är att i ett tidigt skede veta vad som ska göras och i vilken ordning.
Detta problem löses genom
1. Noggrann definition av målet och
2. Genomtänkt planering
4.1 Mål
Det första steget är att definiera projektets mål. Ju bättre detta är gjort desto enklare blir
processen att nå det och desto effektivare blir projektarbetet.
Vad är det som ska levereras till uppdragsgivaren/projektägaren? Vad vill och ska denne ha?
Enklast är att fråga projektägaren och komma överens.
Om det är en rapport; vad ska rapporten innehålla? Vilka delar ska vara med (sätt rubriker!).
Hur noggrann ska uppgifterna vara? Hur långt i detaljer ska man gå? Vilket underlag ska ingå
(beskrivningar, beräkningar, figurer, diagram, ritningar, programkod etc)?
Att få en bra målbeskrivning kan bli en utdragen process och är en del av förstudien.
Exempel:
Ett hus ska byggas. Projektets mål är ett färdigt hus. Målet förtydligas med uppgifter om
storlek, antal rum, markplanering etc men också krav på (max) energibehov etc. Målet kan
sedan förtydligas ytterligare genom rummens placering, val av uppvärmningssystem osv.
4.2 Projektplanen
Projektplanen ska beskriva vägen till målet. Planeringen är ett mentalt arbete där man
försöker tänka igenom alla de moment som behöver och måste göras för att nå målet. Det
finns begränsande faktorer i form av brist på resurser och kunskap . Sådana brister måste
övervinnas vilket då ingår i planen. Andra randvillkor den tidpunkt när resultatet ska
redovisas och de resurser som delas projektet (pengar, personer etc).
Om man har erfarenhet av projekttypen är planeringen ofta rätt fram och man arbetar med
mallar och/eller manualer. Exempel på standardtyper av projekt kan vara husprojekt, dragning
av kraftledningar eller fjärrvärmekulvertar, byte av IT-system etc där innehållet i projekten är
relativt likartade från ena gången till nästa. Företagen har vanligtvis manualer för detta som
man kan utgå från och modifiera vid behov.
Att planera ett ”nytt” projekt där det inte finns några färdiga rutiner är en större utmaning. Här
måste man visiualisera hela processen att nå målet. Förstudien blir i huvudsak en
planeringsprocess där man tar reda på förutsättningarna och hur dessa kan klaras för att
genomföra projektet..
Projektmanual
11
4.3 Planeringsprocessen
Erfarenheten visar att det är
bättre att skapa en plan ”Top
down”, dvs man börjar vid
målet och söker sig vägen
tillbaka till utgångspunkten.
Med ”top down” menas att man
börjar vid projektets mål (som
ska vara väl definierat) och
frågar sig vad som behövs för
att nå detta sista steg och
definierar delmål. Man
Figur XX; Ett projekt planeras i aktiviteter. Varje aktivitet har ett
upprepar frågan vad som
mål . ett rsultat - som fortsättning av projektet bygger vidare på
behövs för att delmålen och
skapar nya delmål osv.
Exempel; Bygga och ta en vindkraftpark i drift
Planeringsprocessen kan vara som följer (målet är givet, se rubriken);
Man måste ha a) en leverantör av kraftverk, b) ha elanslutning och c) driftpersonal.
a) Leverantören måste ha vinddata, uppgifter om mark för grundläggning och en väg till
platsen. Under byggtiden behövs tillgång till el
b) Elanslutningen kräver en kraftledning, avtal med nätbolag och avtal med markägare
samt en byggare. Till kraftledningen behövs material
c) Driftpersonal måste anställas och utbildas. Vidare behövs en driftorganisation,
arbetsledning mm
Exempel; En gårdsfest
Målet är att ordna en gårdsfest för ca 10 familjer. Vid festen ska finnas a) mat och
underhållning för b) barn och c) vuxna.
a) Maten kan utgöras av kött som grillas på plats samt sallad. Man behöver grill, bord, inköp
av sallad. Kol köps. Grillar lånas. Bord är skivor på bockar. Sallad skärs av inköpta råvaror.
Lyktor. Milstolpe när allt material bekrräftat tillgängligt.
b) Barnen leker under ledning av en eller två vuxna. Skattjakt ordnas. Förbereds med
material och priser till alla. Priser köps. Milstolpe när alla delar finns påplats.
c) Sånghäften görs i ordning. Gitarrspelande granne instrueras. På kvällen dansmusik.
Milstolpe när allt material finns på plats.
Dela in arbete i aktiviteter dvs block med arbetsuppgifter som leder till delmål på vägen till
projektets mål. Centralt är att hela tiden ställa sig frågan ”vad måste jag (vi) veta för att gå
vidare med nästa steg”. Fokusera på vad som ska uppnås framför vad som görs. Ur projekets
synvinkel är det viktigare att man uppnår ett visst resultat än hur det eventuellt görs.
Projektmanual
12
Enklast är att börja med ett flödesschema (PERT-diagram) liknande det man använder i
programmering. Där redovisas varje aktivitet som ett block där man skriver in de resultat som
ska uppnås. Sedan förbinder man blocken med pilar som anger i vilken ordning de ska
genomföras.
Planeringsprocessen är i högsta grad en fråga om att samla de
resurser som finns i projektet (dvs de som ska vara med i
genomförandet av hela projektet. Man diskuterar igenom vilka
moment och steg som behövs och man kontrollerar att alla
nödvändiga steg kommer med. Projektledaren upprättar sedan
planen som, naturligtvis, bör granskas av alla.
4.4 Aktiviteter
En aktivitet är ett avgränsat moment med tydligt mål. Målet ska
ange vad som ska vara aktivitetens resultat, inte vad man ska arbeta
med2. En person ska utses som ansvarig för att aktiviteten blir
genomförd. Denne svara också för aktivitetens planering.
När aktiviteten startas så ska målet vara klart och villkoren för att
genomföra aktiviteten vara kända vid starten. Ett sådant villkor kan
vara att man inom aktiviteten måste finna information för att
genomföra den.
Figur XX; Projektets
Om villlkoren för genomförandet ändras under arbetet så är risken aktiviteter kan ses som
påtaglig att man måste börja om från början.
byggklossar. Att genomföra
ett projektet blir som att
Exempel på störd aktivitet:
stapla klossarna till ett
Till en fastighet under konstruktion ska konstrueras en
torn
ventilationsanläggning. Konstruktören får alla nödvändiga
uppgifter om luftflöden och tillgängligt utrymme och börjar sitt arbete. Denne beräknar
fläktstorlek, hur kanaler ska dras och hur anläggningen ska utformas så att den både går att
få på plats och ansluta till ventilationskanaler. Resultatet ska vara ritningar och
materiallistor som kan lämnas till tillverkare och installatörer. Arbetet tar ca 4 nånader för 3
man.
När aktiviteten nästan är klart (efter tre månader) kommer besked om att det
ventilationsbehovet är större än som angetts och att utrymmet till förfogande är mindre.....
Att skapa och använda avgränsade aktiviteter får man ett sätt att forma logiskt väldefinierade
block och begränsa komplexiteten. Detta förenklar planering men framför allt genomförandet.
Ur projektplanen framgår när och var information ska tas emot från andra kativiteter och när
information ska lämnas
Vid arbete utan en tydlig indelning i aktiviteter utan där alla som arbetar med projektet byter
information allt eftersom leder vanligen till motstridig information uppstår som medför att
man måste börja om för att anpassa sig till de villkoren.
2
Skilj på typ av arbete och mål i en aktivitet. Exempel: Om en aktivitet avser beräkning av energibehov så är
aktivitetens mål att beräkningen är genomförd och resultatet är en framräknad och validerad uppgift.
Projektmanual
13
4.5 Nätverksplanering
Genom att välja innehåll och mål för olika aktiviteter så att de inte är beroende av varandra
kan man utforma en nätverksplan. I nätverksplanen får arbetet av olika delar i projektet löpa
parallellt för att sedan ställas samman.
Nätverksplanering
Vid utformning av en ny bil ska kaross, motor, chassi, och inredning konstrueras och
utvecklas. Delarna utvecklas parallellt i ett nätverksprojekt. För att detta ska fungera måste
man ha en tydlig specifikation på bilen innan man börjar; storlek, utformning, prestanda men
också fysiska specifikationer så att motorn får plats, att det finns fästen för
hjulupphängningens fjädrar osv. Att bestämma dessa gränssnitt blir en tidig aktivitet i
projektet.
4.6 Riskanalys
Som avslutande steg i planeringsprocessen bör man göra en riskanalys; Vad kan orsaka
problem så att man hindras i arbetet: Brist på information och kunnande, tekniska problem,
uteblivna resurser, svårigheter av olika slag.
Om det finns risker eller problem som kan hindra att man kan genomföra projektet om man
inte hittar en lösning bör fokus lägga på dessa moment så tidigt som möjligt. Om man inte kan
lösa dessa problem så kanske man ska avbryta projektet om man inte kan finna en helt annan
lösning.
4.7 Milstolpar
En milstolpe i en projektplan är en punkt där man bestämmer om man kan gå vidare i
projektet, dvs att man har all nödvändig information för att gå vidare.
Exempel
I ett projekt för utveckling av ett billigt instrument för registrering lösningsmedel i luft hade
man valt en viss detektionsmetod som fyllde kravet på lågt pris. Vid tester visade det sig att
man inte nådde den känslighet eller långtidsstabilitet som krävdes. Milstolpe! Man inför valet
att avsluta projektet eller finna en lösning. Efter en del försök hittades en lösning och
projektet kunde fortsätta.
4.8 Dokumentation av projektplanen
När projektplaneringen närmar sig sin fullbordan ska den dokumenteras. Det kan göras som
ett GANTT-schema. I det schemat får man även med tidslinjen och man kan även skriva in
(preliminär) resursfördelning. Skriv ut schemat så att alla kan se det.
Det finns program för upprättande och dokumentation av projektplaner (men programmen gör
inte planeringen!!!), fördelning av resurser etc.
5 Projektstyrning
Nu finns en projektplan och projektet ska genomföras. Arbetet i projektet ska nu styras så att
man når målet. De resurser som finns i projeket ska även utnyttjas effektivt.
Problemet är att verksamheter inte alltid löper som planerat. Av den anledning kan finnas
motiv att anpassa och styra verksamheten så att man kommer tillbaka till planen. Av den
Projektmanual
14
anledning finns ett behov av att få information om det aktuella läget och få ut information om
åtgärder som ska leda tillbaka till planen.
5.1 Projektmötet
Vid projektmötet samlas de som ansvarar för olika delar av projektet. Projektmötet ska ha en
fast tid så att alla vet när det är. Dagordningen behöver bara ha fyra punkter
1. Meddelanden av allmän innehåll av vikt för projektet.
2. Lägesrapportering från pågående aktiviteter. Varje aktivitet uppger om man följer
planen och beräknar göra det fortsättningsvis, om man ligger före eller efter planen.
3. Genomgång av läget och beslut om åtgärder. Här behandlas vad som ska göras;
omfördelning av resurser, ändringar pga förseningar, uppkomna problem etc.
4. Till nästa gång. Utgående från #3 så beslutas vad och vem som ska genomföra
åtgärderna.
Om planens följs och man beräknar att man kan göra det fortsättningsvis behövs inga
åtgärder. Om man ligger före så kan det finnas resurser att tillgå för annat. Om man ligger
efter så måste man försöka göra någon ändring för att hinna ikapp. En aktivitet som tar längre
tid än beräknat kan fördröja hela projektet.
Vid projektmötet har projektledaren möjlighet att påverka verksamheten genom omfördelning
av resurser, ev (mindre) ändringar i planen etc.
5.2 Protokollet
Protokollet från projektmötet ska upprättas och spridas omgående. Där finns den färskaste
informationen om projektet som man ska arbeta med.
5.3 Ärendeloggen
Ärendeloggen är en komplettering till protokollet. Där registreras varje beslut om ny åtgärd,
vad åtgärden består i, vem som ansvarar för åtgärden och när den ska vara genomförd. Samt
en ”kvittering” med atum när den är klar. Ärendena förs in med löpande nummer som
återfinns i protokollet. Ärendeloggen kompletteras omedelbart under projektmötet.
Ett ärende ska normalt redovisas i form av en kort rapport eller förs in i protokollet. Vid
projektets slut ska alla ärenden i loggen vara kvitterade.
5.4 Information i projektet
Det är viktigt att den information som sprids i projektet är riktig. Det den information som
sammanställs vid projektmötet som gäller! Den enda som får sprida information därutöver är
projektledaren (som har den totala överblicken).
Om du får uppgifter om verksamheten på annan väg – negligera eller kontrollera med
projektledaren angående dess riktighet.
5.5 Rapporter
Projektet bör ha en egen rapportserie. Varje rapport förses med en beteckning så att man från
beteckningen kan koppla den till en viss aktivitet. Vissa beteckningar ska reserveras för
ekonomi, administration, offentliga rapporter osv.
Rapporterna skriv på en enkel rapportförlaga med rutor för datum, titel, författare osv.
Rapporterna arkiveras och/eller läggs upp i en databas.
Projektmanual
15
5.6 Framförhållning
Det ligger på projektledaren att ”ligga före” i arbetet. När en aktivitet är klar ska det finnas
information om hur de resurser, som frigörs i och med den avslutade aktiviteten, ska
användas. Vidare ska det finnas de uppgifter som behövs för att starta nästa aktivitet.
5.7 Följ planen
Projektets plan är den väg man bestämt sig för att följa. Alla aktiviteters mål och
genomförande utgår från denna plan. Om projektet avviker från planen ska projektledaren se
till att man återvänder till planen. Det är oftast bättre att följa en dålig plan än att göra en ny
plan. Ju längre man hunnit i projektet desto sannare är detta.
Att planera om ett projekt, och särskilt om detta sker under stor tidspress, blir inte alltid
framgångsrikt. Vidare finns risker att man förlorar genomförda insatser, att tingade externa
resurser kommer fel i tid och insats osv med stora kostnaderoch tidsförluster som följd.
5.8 Uppföljning
Gör markeringar i GANTT-schemat hur mycket av en aktivitet som har genomförts t ex vid
varje projektmöte. Notera att det är inte upparbetad tid som ska bokföras utan hur mycket av
det arbete krävs för att genomföra aktiviteten som ska föras in (t ex en skala 0 – 100%).
5.9 Projektledaren
Som framgått ovan har projektledaren en central funktion i ett projekt. Denne ansvarar för att
en projektplan upprättas, att planen följs och (uppdateras vid behov) och att projektets mål nås
med tillgängliga resurser.
Notera att projektledaren ska leda arbetet, inte diktera! Ta fram en plan tillsammans i
gruppen. Alla måste känna ansvar för projektet3.
Projektledaren har projektgruppen som resurs och fördela arbetsuppgifter på. Det är viktigt att
gruppen kan lita på att projektledaren leder arbetet rätt. Det är också viktigt att projektledaen
kan lita på att gruppen gör de de uppgifter som de tilldelas.
5.10 Att dokumentera och rapportera
Att dokumentera och rapportera fyller många funktioner.
• Resultaten finns på papper och kan återskapas.
• Arbetsätt och använda källor gör resultatet spårbart bakåt – en viktig del i
kvalitetsarbetet.
• Bekräftelse på att ditt arbete är riktigt gjort – inga diskussioner
• Skriftligt underlag för kommande arbetesinsatser där resultatet används
Fokusera på rapportens budskap – vad ska förmedlas?
Skriv kort och tydligt. Utelämna ovidkommande detaljer.
Undvik värderande begrepp – de tillför inget
Använd enkelt språk! Använd etablerade begrepp.
Använd ekvationer, figurer, ritningar och schemor. De har entydig information.
3
Projektledarens roll är annorlunda vid ett företag. Där har projektledaren mycket mer makt. Om någon inte
gör sin del i projektet så kommer denna att ersättas. Där har projektledaren makten att styra arbetet mycket
hårdare vid behov.
Projektmanual
16
6 Projektmanual
6.1 Inledning
Avsikten med denna manual är att ge stöd för genomförandet av projekt. Manualen är
allmängiltig och anpassad till projekt där det inte finns något ”typprojekt” att följa.
I Bilagor finns ett antal blanketter och förlagor som stöd.
6.2 Projektstart
Status: Ett uppdrag med mål finns. Projektgruppen finns och är samlad.
Definiera målet.
Gör en skiss på vad som ska levereras, t ex i form av innehållet i en rapport. Undersök om
skissen motsvarar uppdragets innehåll. Skriv ner målförtydligandet som en rapport. Stäm av
med uppdraget.
Administrera projektet.
Utse projektledare. Utse administratör.
Skapa ett filområde där all information ska samlas.
Skapa en rapportstruktur (se förslag i bilaga). Skapa en lista med rapporter.
Skapa en ärendelogg (se förslag i bilaga).
Upprätta deltagarlista med e-mail och tfn
6.3 Förstudie
Förstudiens mål är att förvissa sig om att projektet går att genomföra. Man ska veta att det
finns lösningar på alla problem. Alla tveksamheter ska undanröjas.
Föstudien avslutas med en rapport som visa ratt projektet går att genomföra samt en grov
planering för det fortsatta arbetet
Förstudien tar typiskt 5 – 20 % av tillgänglig projekttid.
6.3.1 Börja planeringsprocessen
Planera förstudien. Projektgruppen samlas.
Vilka problem måste lösas för att man ska kunna genomföra projektet i sin helhet? Använd
”stickermetoden” för att hitta problemen. Alla bidrar med förslag till vad som behöver göras.
Sammanställ till en process för att nå målet. Börja med de problem som ser svårast eller där
man har minst kunskap. Gör en ”top down” planering. Dela upp i aktiviteter och rita ett flödes
diagram. Gör en preliminär projektplan.
6.3.2 Fördjupningar
Fyll i ”luckor” i projektplanen. Notera att om man inte vet hur något är, fungerar eller är
känt så är detta anledning till en fördjupning och detaljstudier. Fördela arbetet avseende
Projektmanual
17
sådana födjupningar inom gruppen (för in i ärendeloggen!!). Återrapportering med
rapport(er).
Kom ihåg skillnaden mellan att känna till problemet och ha en lösning på problemet.
6.3.3 Fullfölj förstudien
När man vet att det finns lösningar till alla problem som identifierats kan förstudien avslutas.
Det bör nu finnas en rad rapporter som anger hur alla delar av projektet ska bearbetas. Det bör
även finnas en preliminär projektplan som visar vägen till projektets mål.
Om det inte finns någon godtagbar lösning till ett eller flera problem måste man gå tillbaka
och leta alternativa vägar. Om inget alternativ kan hittas avslutas projektet.
6.3.4 Gör en riskanalys
Finns några risker som gör att man inte kan nå projektmålet? Vad kan göras för att minska
risken (-erna)?
6.3.4 Milstolpe och beslutspunkt
Stäm av med uppdragsgivaren. Besluta om projektet ska fortsätta eller avbrytas. Sammaställ
gjorda rapporter till en slutrapport för förstudien. Denna rapport ska visa att det finns
lösningar på problemen.
6.4 Förprojektering
Status: Alla problem att nå projektets mål har getts lösningar.
Förprojekteringens mål är att skapa en rationell projektplan att nå projektets mål.
1. Undersök om det finns flera sätt att nå målet. Undersök vilken som är bäst.
2. Dela upp projektets innehåll i tydliga aktiviteter och sätt upp mål för var och en.
3. Fördela arbetet i aktiviteterna på medlemmarna i gruppen. Varje aktivitetsgrupp
ansvarar sedan för planering och genomförande av respektive aktivitet.
4. Dokumentera förutsättningar och mål för varje aktivitet i en rapport.
Gör den slutliga projektplanen där processen för att nå målet kan ses. I planen ska framgå i
vilken ordning aktiviteterna ska tas och vem (vilka) som ska arbeta i de olika aktiviterna.
Kontrollera att det finns information från tidigare aktiviteter som är tillräckliga för att
genomföra aktiviteterna. Justera innehåll och mål i aktiviterna så att helheten täcks upp.
Kontrollera att uppsatta mål för aktiviteterna och innehållet täcker upp för kommande
aktiviteters informationsbehov. Justera aktiviteternas mål. Uppdatera rapporterna.
Vid behov, gör fördjupningar (förs in i ärendeloggen!!) och rapportera tillbaka.
Identifiera punkter i planen där innehållet från olika (parallellt löpande) aktiviter ska ställas
samman för att man ska gå vidare -Milstolpe!!! Dokumentera.
6.4.2 Avsluta förprojekteringen
Projektplanen ska nu varar färdig.
Projektmanual
18
Aktiviteter är definierade och vilken ordning de ska tas.
Vem som arbeta i varje aktivitet ska vara klart (resursfördelning!). Ansvarig för aktivitetens
genomförande ska vara klar.
Tidplanen ska vara anpassad till yttre ramar och villkor (ledigheter, tentor etc)
Projektplanen ska nu vara identifierad och kan dokumenteras. Rita ett Gannt-schema. Bifoga
aktiviternas milstolparnas beskrivningar.
6.5 Projektering och genomförande
Nu finns en projektplan med tydliga aktiviteter.
Genomföra aktiviteterna enligt planen. Varje aktivitet (och det arbete som genomförs in
aktiviteten) dokumenteras; beräkningar, programkod, ritningar osv. En slutrapport redovisar
resultatet.
Genomförda aktiviteter prickas av. Avstämning mot tidplanen
6.5.1 Avvikelser
Uppstår avvikelser från planen får man ändra resursdispositionen.
Går det att ändra ordningen på aktiviterna? Är målen realistiska eller kan man minska
ambitionen? (ärendeloggen!!!)
Håll fast vid planen såvida planen inte är uppenbart omöjligt att följa. En omplanering kan
medföra att genomfört arbete förloras eller måste upprepas etc.
6.5.2 Avslutning
Arbetet avslutas med att alla rapporter sammanställs och kompletteras med ett
sammanfattande dokument där resultatet = uppnått mål redovisas.
Projektmanual
19
Bilaga 1
Förslag till rapportlittera
P-åå-G /T
P betecknar t ex ES för energisystem, TF för teknisk fysik osv
åå årtal t ex 14 för 2014
G betecknar projektgruppen; kan vara gruppens nummer eller annan beteckning
T betecknar rapporttyp
• Ann adminstrativ rapport nummer nn; instruktioner, namnlistor, fikalistor,
rapportförteckning, projektplaner, ärendelogg
• Pnn protokoll som sedan har löpnummer nn
• Gid-nn arbetsrapport nn från grupp med nummer id. Innehållet bestäms av gruppen
• Knn Programkod som tillhör projektet = reslutat från arbetsgrupp
• Rnn Ritningar som tillhör projektet = reslutat från arbetsgrupp
• S Slutrapport
Varje rapport ges ett versionsnummer som tillföras t ex med texten ver 2 tillsammans med en
datering.
Rapportförteckning
Rapport
Titel
kod
Författare
Datum
Rev eller
ersätts av
Länk
Projektmanual
20
Bilaga 2
Förslag till Rapporthuvud
Litt
Titel
Datum
Författare
Godkänd av
Distr
Abstrakt eller rapportinnehåll (vid kort rapport
Projektmanual
21
Bilaga 3
Ärendelogg
Nr Benämni Ansv Start
ng
dat
Klar
den
Klar
Rapport titel
Litt
Länk
