Projektstruktur inom administrationen

Ledningskansliet
Enheten för planering och uppföljning
1 (8)
Projektmodell för administrativa utvecklingsprojekt
Version 2.0
Projektstöd inom administrationen
Nedan ges stöd och struktur i projekthanteringen för administrativa utvecklingsprojekt genom
olika definitioner och mallar.
Vad är ett projekt?
Ett projekt definieras som en projektledare som, ibland tillsammans med en projektgrupp,
utför en klart definierad uppgift på en viss tid, med givna resurser. Resurserna kan vara i form
av människor, maskiner, material, pengar och lokaler. Ett projekt startas alltid av att en
uppdragsgivare beslutar om projektets genomförande. Projektet ska ha en klar och tydlig
målsättning och är oftast en engångsföreteelse. Administrativa utvecklingsprojekt är de
projekt där nya arbetsmetoder, system eller idéer införs i organisationen och alltså inte relativt
upprepade projekt i den dagliga verksamheten.
Vad är ett delprojekt?
Ett projekt kan där det är lämpligt innehålla ett eller flera delprojekt. En förutsättning för
delprojekt är att det är möjligt att dela upp genomförandet av projektet i mindre etapper. Det
kan vara en bra idé att överväga delprojekt om
 projektet är stort och/eller komplext
 projektet etappvis kan leverera verksamhetsnytta
 det finns vinster med att detaljplanera delar av genomförandet längre in i projektet,
vissa delar kan tex vara svåra att planera innan utfallet av en annan del är klart
När ett projekt innehåller delprojekt ska det finnas en övergripande projektplan för hela
projektet plus en projektplan för varje delprojekt. Ibland kan enbart vissa delar av ett projekt
ses som delprojekt medans resterande delar inte delas in i delprojekt utan beskrivs enbart i den
övergripande projektplanen.
I vissa fall där det inte finns möjlighet att på ett trovärdigt sätt budgetera och tidplanera hela
projektet överhuvudtaget så kanske inte delprojekt är lösningen, utan att faktiskt dela upp
projektet i flera projekt.
2017/07/15
Ledningskansliet
Enheten för planering och uppföljning
2 (8)
Projektmodell för administrativa utvecklingsprojekt
Version 2.0
Projektstöd – en introduktion
Inom enheten för planering och uppföljning (PoU) finns en särskild grupp som ger projektstöd
till uppdragsgivare och projektledare inom administrativa utvecklingsprojekt. Projektstödet
underlättas av en gemensam projektmodell för administrativa utvecklingsprojekt. Samtidigt
samlas alla projekt i en gemensam projektkatalog.
Varför?
Syftet med att ha en gemensam modell för administrativa utvecklingsprojekt inom SLU är att
lättare kunna styra, standardisera, stödja och följa upp de projekt som bedrivs. Syftet med en
projektkatalog är att skapa kontroll över och ge en samlad bild av samtliga utvecklingsprojekt
inom administrationen, framför allt åt ledningen. Dessutom underlättas möjligheten för
institutioner och övriga intresserade att följa det utvecklingsarbete som pågår inom
administrationen samt möjligheten för avdelningarna att visa vad som görs.
Hur?
PoU ska ge projektstöd genom att
 skapa en gemensam struktur t ex i form av mallar för projektarbete
 stödja projektledaren i arbetet med att ta fram projektplanen
 stödja projektledare i arbetet under projekttiden (vara ”bollplank”)
 medverka i att följa upp projekten
 ansvara för att lägga in och uppdatera uppgifter i projektkatalogen. Uppgifterna
rapporteras in till PoU av ansvarig projektledare.
För vem?
Projektmodellen ska användas av samtliga större administrativa utvecklingsprojekt. Modellen
och mallarna används med fördel även i andra projekt.
2017/07/15
Ledningskansliet
Enheten för planering och uppföljning
3 (8)
Projektmodell för administrativa utvecklingsprojekt
Version 2.0
Arbetsgång
Projektidé
 Projektidé uppstår
Idén kan uppstå i verksamheten bland dem som jobbar med en viss uppgift och ser ett
behov till förbättring av tex. arbetsrutiner, eller hos ledningen som genom ett mer
övergripande och strategiskt synsätt ser behov av förändring. Idén formuleras med
fördel i mallen för projektplan som sen kan utvecklas till att bli den slutliga
projektplanen.
 En förstudie kan vara av olika karaktär; t ex kan det innebära att diskutera problemet
med olika intressenter, att göra en djupare analys av effekterna eller att utreda olika
förutsättningar för införandet av ett system i verksamheten. Ibland görs en kortare
förstudie innan projektplanen tas fram. Förstudien kan också genomföras under
projekttiden. Ibland kan förstudien drivas som ett ”eget” projekt och därefter fattas då
ett nytt projektbeslut utifrån resultaten av förstudien.
 Uppdrag att genomföra
Ett uppdrag att genomföra projektet ges av behörig chef och i samband med detta
utses även projektledaren.
Planering
 Projektplan tas fram
Projektledaren ansvarar för att skriva en projektplan enligt fastställd mall. Mallen får,
vid behov, gärna utökas med ytterligare avsnitt. Projektplanen ska innehålla tillräckligt
mycket information för att vara ett stöd för projektet under hela dess livstid – från det
att planen tas fram till projektet är avslutat och utvärderat. Vid projekt som innehåller
en relativt stor mängd systemutveckling kan projektledaren behöva ta fram en
översiktlig lista med verksamhetskrav redan i denna fas. Detta för att med hjälp av den
tänkta systemutvecklingsprojektledaren kunna göra en grov resurs-, budget- och
tidsplan för systemutvecklingsdelarna i projektet. Projektplanen uppdateras enbart vid
större förändringar, ändring av projektets mål, övergripande tidplan eller budget.
Förändringen meddelas PoU som uppdaterar projektplanen i projektkatalogen med den
nya informationen. Däremot kan detaljer i tidsplanen (som inte påverkar projektets
2017/07/15
Ledningskansliet
Enheten för planering och uppföljning
4 (8)
Projektmodell för administrativa utvecklingsprojekt
Version 2.0
övergripande tidplan) och verksamhetskraven ofta behöva detaljeras och revideras
under arbetets gång. Projektplanen är projektledarens produkt.
 Uppstartsmöte
PoU sammankallar till ett uppstartsmöte för att diskutera ett första utkast till
projektplan. Uppstartsmötet är till för att skapa en samsyn om uppdraget. Här
diskuteras hanteringen av en eventuell systemutvecklingsdel i projektet. I
uppstartsmötet deltar alltid uppdragsgivare, styrgruppsordförande, projektledare,
representant från PoU och en representant från IT-enheten om projektet innehåller en
relativt stor mängd systemutveckling.
 Projektplan godkänns
Projektplanen skickas först till PoU för kommentarer och signering. Efter det skickas
den vidare till uppdragsgivaren som gör eventuella kompletteringar eller justeringar
och godkänner därefter projektplanen. Projektplanen blir därmed samtidigt ett direktiv
från uppdragsgivaren. Projektplanen undertecknas av både uppdragsgivare och
projektledare.
 Projektplan noteras i projektkatalog
Projektledaren skickar både den undertecknade originalplanen och ett digitalt
exemplar av planen till PoU som ansvarar för att projektplanen läggs in i
projektkatalogen på internwebben samt att projektplanen diarieförs.
Genomförande
Denna fas kan bestå av en eller flera av nedanstående delar.
 Utformning
Genomförandet kan börja med en utformningsfas då man t ex kan utarbeta och
fastställa nya arbetssätt (kan ha gjorts redan under planeringsfasen), utforma ny
organisation, ändra eventuella system eller planera utbildning och kommunikation om
nytt arbetssätt.
 Underlag vid systemutveckling
Vid projekt med en relativt stor mängd systemutveckling krävs ett kontinuerligt
samarbete mellan projektledare och systemutvecklingsprojektledare där respektive
rolls ansvar framgår under avsnittet Projektroller. Nedanstående underlag (enligt
fastställda mallar) tas fram som stöd för systemutvecklingsdelen i projektet:
 Uppdragsbeskrivning
Uppdragsbeskrivningen tjänar som en överenskommelse om det
systemutvecklingsuppdrag som ska utföras inom ramen för projektet.
 Prioriterad kravlista
Den prioriterade kravlistan innehåller prioriterade verksamhetskrav. Det är
projektledarens ansvar att ta fram en prioriterad kravlista. Det är viktigt att
komma ihåg att listan inte är en beställning som ligger fast, den är ett levande
dokument som omprioriteras, detaljeras och ändras under införandet.
 Användningsfall
I vissa större projekt som innehåller systemutveckling kan användningsfall tas
fram enligt fastställd mall.
För mer detaljerad information se manualen för hantering av systemutveckling.
2017/07/15
Ledningskansliet
Enheten för planering och uppföljning
5 (8)
Projektmodell för administrativa utvecklingsprojekt
Version 2.0
 Införande
Under denna del av projektet införs och förankras det nya systemet i organisationen.
 Statusrapport
För att öka möjligheten att korrigera eventuella förskjutningar ska en statusrapport
sändas in till PoU. Om allt går enligt plan vad gäller budget, tidsplan och projektmål
kan statusrapporten vara mycket kort och enkel, i annat fall görs en analys kring
avvikelserna. PoU sänder ut en e-post tre gånger per år med påminnelse om
statusrapport som då ska skickas via e-post till PoU inom en vecka.
Avslut
 Slutrapport skrivs
När projektet avslutas ansvarar projektledaren för att en slutrapport skrivs.
Slutrapporten ska visa om man gjort det man sagt att man ska uppnå, hur man gått
tillväga, hur man implementerat projektet i organisationen och om man har hållit
tidsplanen och budgeten. Den ska även sprida kunskaper och erfarenheter som kommit
fram under projekttiden till andra i organisationen, t ex kan man utvärdera
projektmetoder och samarbete. Slutrapporten bör täcka alla delar som finns i
projektplanen, och prestationer och utfall bör jämföras med planer och kalkyler.
 Slutrapport avstämning
Slutrapporten lämnas till uppdragsgivaren.
 Slutrapport läggs in i katalogen
Projektledaren sänder rapporten till PoU som ansvarar för detta.
2017/07/15
Ledningskansliet
Enheten för planering och uppföljning
6 (8)
Projektmodell för administrativa utvecklingsprojekt
Version 2.0
Projektorganisation
Projektroller
I samband med att man skapar ett projekt uppstår behov av att tilldela vissa personer olika
roller. Olika projekt kan behöva olika roller beroende på storlek, ämne och andra
förutsättningar. Därför är bara två av nedanstående roller obligatoriska för alla.
Uppdragsgivare (obligatoriskt)
Uppdragsgivaren är den som beställer arbetet och ska bl a
 fatta beslut om projektets genomförande
 utse projektledare och ev styrgrupp
 godkänna projektplanen
Projektledare (obligatoriskt)
Projektledaren är arbetsledare för projektet och ansvarar för att arbetet drivs enligt
projektplanen. Projektledaren ska bl a
 skriva projektplan
 leda och planera projektet
2017/07/15
Ledningskansliet
Enheten för planering och uppföljning
7 (8)
Projektmodell för administrativa utvecklingsprojekt
Version 2.0







utse projektgrupp eller föreslå projektgrupp till uppdragsgivaren
ansvara för att projektmålet nås
ansvara för att tidsplanen och budgeten hålls
hantera avvikelser/ justeringar i t ex tidsplanen eller verksamhetskrav
ansvara för att projektet dokumenteras (t ex projektplan, statusrapport och slutrapport)
om så önskas, sätta samman en referensgrupp och kalla till möten
kalla till styrgruppsmöten
Vid projekt med en relativt stor mängd systemutveckling ska projektledaren även
 vid framtagandet av projektplanen/delprojektplanen resursplanera så att medlemmar i
projektgruppen som representerar verksamheten frekvent kan ställa upp med sin
verksamhetskunskap under systemutvecklingsdelen av projektet. Tid bör redan i
planeringsfasen avsättas i kalendern.
 ta fram verksamhetskrav, i form av en prioriterad kravlista. I de fall det behövs för att
ta fram en komplett projektplan/delprojektplan, ska en översiktlig lista med
verksamhetskrav tas fram redan under Planeringsfasen av projektet. Detta för att
underlätta resurs-, budget- och tidsplanering av systemutvecklingsdelar i projektet.
 i samråd med systemutvecklingsprojektledaren ta fram en uppdragsbeskrivning
 vid behov ta fram användningsfall
 delta i systemutvecklingsarbetet (eller utse annan person i projektgruppen) genom att
kontinuerligt arbeta med prioriteringar, bidra med verksamhetskompetens och
leveransgodkännande
Systemutvecklingsprojektledare
Rollen blir aktuell vid eventuell större mängd systemutveckling och innehas i regel av person
på IT-enheten. I vissa fall kan rollen innehas av projektledaren själv eller extern person.
Systemutvecklingsprojektledaren har det övergripande ansvaret för systemutvecklingen.
Systemutvecklingsprojektledaren måste vara väl insatt i DSDM som är den
systemutvecklingsmodell som används. Systemutvecklingsprojektledaren ska bl.a
 bistå projektledaren i arbetet att resurs-, budget- och tidsplanera
systemutvecklingsdelar i projektet. Detta görs redan i Planeringsfasen av projektet,
alltså innan systemutvecklingsdelarna av projektet påbörjas.
 rapportera till projektledaren
 leda och planera systemutvecklingen i projektet
 ansvara för att verksamhetskraven uppfylls enligt prioritering
 ansvara för att systemutvecklingens tidsplan och budget (enligt
projektplan/delprojektplan) hålls
 ansvara för att system/teknisk dokumentation tas fram
 organisera och hålla i systemutvecklingsgruppens möten
Projektgrupp
Projektgruppen utför arbetsuppgifterna inom projektet så att målet nås. Gruppen ska bl a
 arbeta för att projektet uppfyller fastställt mål och syfte
 meddela möjligheter och risker som upptäcks till projektledaren
2017/07/15
Ledningskansliet
Enheten för planering och uppföljning
8 (8)
Projektmodell för administrativa utvecklingsprojekt
Version 2.0
Styrgrupp
I de större projekt där man väljer att utse en styrgrupp är vanligtvis uppdragsgivaren
ordförande och projektledaren föredragande. Uppdragsgivaren kan även delegera
ordförandeskapet. Styrgruppen ska bl a
 följa och stödja projektarbetet
 besluta om ev förändringar av projektmålen, tidsplanen eller budgeten
 besluta om större förändringar i den prioriterade kravlistan med verksamhetskrav
 kommunicera med uppdragsgivaren om projektet (om denne ej sitter i styrgruppen)
 fatta beslut vid vägval
Referensgrupp
Man kan också skapa en referensgrupp där man knyter personer med intressanta
fackkunskaper till projektet. Gruppen kan t ex bestå av blivande användare eller sakkunniga
inom området som inte ingår i projektet. Projektet kan träffa referenspersonerna var för sig
eller i grupp. Referensgruppen ska anges i projektplanen. Referensgruppen ska bl a
 ge värdefull information och vara bollplank åt bl a projektledaren
 stå till förfogande för samråd
 vara rådgivande experter (har ej beslutsrätt)
 vid systemutveckling stå till förfogande för användartester av både prototyper och
färdig lösning
Kontakta oss
Har du frågor eller funderingar kring projektarbete; tycker du att vi bör ändra/ utveckla några
mallar eller beskrivningar; behöver du stöd med projektbudgeten; vill du bolla en idé kring ett
administrativt utvecklingsprojekt. Tveka inte att höra av dig till oss.
Linda Lundberg 018-67 22 87, [email protected]
Maria Hart 018-67 20 81, [email protected]
2017/07/15