Manual - Done

Venturi - Fakturan 2
MANUAL
Venturi - Fakturan 2.0
Upplaga 1.0
Sidan 1 av 18
Venturi - Fakturan 2
CD Soft AB
Storgatan 46
352 36 Växjö
Tel: 0470-57 11 22
http://www.cdsoft.se
Support
Supporten når du enklast per e-post eller via vår hemsida.
E-post: [email protected] Support: http://venturi-fakturan.se/support/
Önskelistan
För önskemål av olika slag kan du vända dig till vår webbsida, som återfinns på följande adress:
http://venturi-fakturan.se/support/ välj sedan tråden önskelistan.
Denna manual är skyddad av upphovsrättslagen. Ingen kopiering är tillåten utan medgivande från CD Soft.
För eventuella önskemål och förfrågningar inför kommande versioner av Venturi, tveka inte att kontakta oss via vår hemsida.
http://venturi-fakturan.se
Sidan 2 av 18
Venturi - Fakturan 2
Innehållsförteckning
2
3
4-6
Om CD Soft
Innehållsförteckning
Tanken bakom Venturi - Fakturan
Huvudmenyn
7
Huvudmenyn
Fakturor
8
9
Fakturor - Översikt
Fakturor - Skapa ny faktura
Kunder
10
Kunder - Översikt
Artiklar
11
Artiklar - Översikt
Inställningar
12
13
14
Inställningar - Översikt
Inställningar - Licenser
Inställningar - Exporter
iPad
15
16
17
18
iPad
iPad
iPad
iPad
-
Ladda programmet
Startskärm
Huvudmeny
Fakturor
FAQ (Frequently Asked Questions)
På vår hemsida finns ett sammandrag av de frågor som ofta ställs till supporten, får du inte svar på dina frågor i denna manual är
du välkommen att besöka vår hemsida.
www.venturi-fakturan.se/support
Sidan 3 av 18
Venturi - Fakturan 2
Tanken bakom Venturi - Fakturan
Venturi – Fakturan
Venturi - Fakturan är ett faktureringssystem baserat på FileMaker Pro 12. Venturi - Fakturan är ett professionellt byggt system för
hantering av den administration som uppstår i samband med ett mindre företag.
Venturi Fakturan har utvecklats 2012 av CD Soft AB.
Venturi – Fakturan är förberett för installation i nätverk med eller utan en central server. Venturi låter dig dela dina fakturor,
kunder och artiklar med dina kollegor, detta kräver Pro-versionen av programmet.
Venturi - Fakturan är en komplett lösning för dig som vill hantera dina fakturor effektivt och på ett seriöst sätt och inte missa
inbetalningar. Venturi - Fakturan kan avvecklas på PC, Mac och även på iPad.
Venturi - Fakturan levereras som en nyckelfärdig produkt, där du som användare kommer igång direkt
För eventuella önskemål och förfrågningar inför kommande versioner av Venturi, tveka inte att kontakta oss via vår hemsida.
www.venturifakturan.se
Lite om FileMaker Pro
Venturi är baserad på databasen FileMaker Pro som i sin tur är världens mest använda databasverktyg för persondatorer. Eftersom
Venturi är baserad på en FileMaker databas så kommer du att få stifta bekantskap med databas-specifika termer. Nedan följer en
kort förklaring på några av dessa termer.
Fält
Fält
Post
En post är en samling av fält som innehåller värden. Exempelvis kan två poster se ut så här:
Post 1
Företagsnamn:
Adress
Postnr
Ort
Kundnummer
Volvo AB
Södergatan 19
123 45
Göteborg
12345
Post 2
Företagsnamn:
Adress
Postnr
Ort
Kundnummer
SAAB AB
Västergatan 10
145 78
Uddevalla
12346
På detta sätt skiljer man mellan fält och poster i FileMaker Pro och alla andra databaser för den delen. Varje post i databasen har
ett unikt nummer som knyter samman de olika delarna i systemet. På så sätt kan man exempelvis ha en person på Volvo knuten
till Volvo genom kundnumret 1. Med andra ord har alla personer på Volvo en markering som talar om att de arbetar på företaget
med kundnummer 1. Detta är själva grundtesen i relationsdatabaser. Att kunna relationsdatabaser är inget krav för att kunna
använda Venturi, men det kan vara bra att känna till hur det fungerar rent tekniskt.
”Hittade poster” och ”Visa alla”
Du kommer på många ställen i manualen stöta på termen ”hittade poster” Denna term används oftast för att beskriva ett resultat
av en sökning.
När en sökning har gjorts i exempelvis företagstabellen och ett antal har hittats så är det hittade antalet de som täcks av termen
”Hittade poster” Om du exempelvis söker efter texten AB i företagsnamnsfältet och får 50 poster som innehåller texten ”AB” så är
dessa 50 dina hittade poster. Väljer du att göra en utskrift eller visar en lista kommer systemet att arbeta med dessa 50 poster tills
du väljer ”Visa alla”
Du kan alltså när som helst söka fram ett antal poster och arbeta med dem och i nästa sekund återgå till att arbeta med samtliga
poster även de som inte uppfyllde dina sökvillkor.
Sidan 4 av 18
Venturi - Fakturan 2
Tanken bakom Venturi - Fakturan - Fortsatt
Sökning
Du kan när som helst och var du än står i systemet utföra en sökning genom att klicka på en knapp med texten sök eller genom
att använda genvägarna:
Kommando + F på Mac
CTRl + F på Windows
Efter att ha fyllt i dina sökvillkor klickar du Enter och ifall det finns poster som motsvarar dina sökvillkor presenteras dessa som
”Hittade poster”
På alla ställen i systemet där en sökruta finns kan du göra en snabbsökning genom att helt sonika skriva ett sökord och trycka
enter. Denna funktion kräver inte att du först går i sökläge. Snabbsöksfunktionen söker i flera fält samtidigt vilket betyder att du
kan få fler sökträffar om du gör sökningen manuellt enligt ovan.
Statusbaren - Blädderblocket
Statusbaren i FileMaker/Venturi visar antalet hittade poster och det totala antalet poster. Med blädderblocket bläddrar man mellan
de olika hittade posterna.
Bläddra till föregående post. Håll
ner alt samtidigt som du klickar
för att gå till första posten
Anger på vilken post du befinner
dig. i detta fall finns det två
hittade poster och du befinner dig
på post ett.
Bläddra till nästa post. Håll ner alt
samtidigt som du klickar för att
gå till sista posten
Det totala antalet poster i tabellen
är 14 i detta fall
Klicka var som helt på statusbaren för att frångå en tidigare utförd sökning och arbeta med alla poster (visa alla)
Tips!
• Genom att hålla ner alt och klicka kan du välja vilken specifik post i systemet du vill gå till.
• Genom att hålla muspekaren ovanför statusbaren utan att klicka, får du information om när posten skapades, vem som senast
ändrat den och här kan du även se supportnyckeln för den aktuella posten. Denna supportnyckel kan behövas vid kontakt med CD
Soft support.
Spara poster - Viktigt!
FileMaker/Venturi kommer inte att fråga dig om du vill spara då detta görs automatiskt i bakgrunden. Detta får till följd att alla
ändringar sparas direkt och att det inte finns någon ångerfunktion. En god regel är att alltid läsa dialogrutor och annat noga innan
du klickar ok. Det positiva med den automatiska sparafunktionen är att du inte av misstag glömmer att spara posterna.
Sidan 5 av 18
Venturi - Fakturan 2
Tanken bakom Venturi - Fakturan - Fortsatt
Säkerhetskopiering
Hur ofta skall man säkerhetskopiera? Den frågan är naturligtvis svår att svara på, men generellt kan man säga att om man
använder systemet varje dag så bör man också säkerhetskopiera varje dag, kanske t.o.m. flera gånger om dagen!
Hur gör man en säkerhetskopia?
Det enklaste sättet att göra en säkerhetskopia är att helt sonika kopiera hela Venturi-mappen till en cd-skiva eller en extern enhet
en hårddisk eller liknande. Det är viktigt att komma ihåg att stänga ner Venturi innan en säkerhetskopia körs. Anledningen till
detta är att datafilen kan skadas om inte Venturi stängs ner på rätt sätt.
Under Inställningar/Databaser finns även en funktion “Skapa backup” för att säkerhetskopiera databaserna till separata filer som
du sedan kan använda för att återställa Venturi.
Klicka på Inställningar i
huvudmenyn för att komma
hit.
Alla övriga funktioner på denna
inställningspanel förklaras under
avsnittet inställningar längre fram
i manualen.
Här skapar du en säkerhetskopia om du inte väljer att kopiera hela
Venturi-mappen till ett externt media, vilket vi rekommenderar.
Vill du återställa en säkerhetskopia klickar du på knappen ”Återställ
backup” och följer instruktionerna. Har du tagit en komplett kopia av
hela venturi-mappen behöver du inte återställa här, i givet fall
kopierar du helt sonika mappen tillbaka in på hårddisken
Symbolförklaring - listvyer
Ovanför alla listor finns det om det är relevant tre symboler som har följande funktioner.
Klicka på symbolen för att skapa en
ny rad i listan. Vid vissa listor finns
inte denna möjlighet beroende på att
det inte är möjligt att skapa en ny rad
i det specifika fallet.
Klicka på symbolen för att skapa
en excelfil med innehållet i listan.
Klicka på skrivarsymbolen för att skriva ut innehållet i listan till en
vanlig skrivare eller PDF (kräver pro-versionen av Venturi - Fakturan)
Sidan 6 av 18
Venturi - Fakturan 2
Huvudmenyn
I huvudmenyn väljer du vilken funktion du för tillfället vill arbeta med.
Det går alltid att komma tillbaka till denna vy genom att klicka på ”huset” till vänster, övre hörnan.
1
2
3
4
1 Fakturor - Härifrån skapas nya fakturor och härifrån markeras också fakturor som betalda. Från fakturavyn kan man enkelt ta
fram en lista på alla kundfodringar (obetalda fakturor, reskontra)
2 Kunder - Efterhand som fakturor skapas fylls kundregistret på med nya kunder, det går bra att återanvända kunder som
redan lagts upp en gång, härifrån får du en överblick över kundregistret.
3 Artiklar - Artikellistan innehåller de varor och tjänster som ditt företag säljer, du kan antingen skapa artiklarna i samband
med att fakturor skapas eller genom att gå hit.
4 Inställningar - Härifrån görs inställningar som har med ditt företag eller själva fakturaprogrammet att göra, det är bl.a.
härifrån du fyller i din företagsinformation och skapar säkerhetskopior.
Sidan 7 av 18
Venturi - Fakturan 2
Fakturor
Här listas samtliga fakturor i systemet, härifrån kan du titta på fakturan i detalj eller markera en faktura som betald.
1
2
4
5
6
7
8
3
9
11
10
1 Återgår till startskärmen.
2 Sökfält, ange sökvillkor för att filtrera ner listan till önskat resultat.
3 Bläddrar fram och tillbaka mellan fakturaposterna.
4 Visa alla - Bortser från tidigare utförda sökning och återgår till att visa alla poster i listan.
5 Startar guiden som hjälper dig att skapa en ny faktura, läs mer på nästa sida.
Det finns tre typer av fakturor i Journalen
Kontantfaktura är egentligen er ersättare till kvitton som inte får finnas längre på grund av kassalagen. Skillnaden mellan
en kontantfaktura och en vanlig debet-faktura är att kontantfakturan betalas direkt.
Debetfaktura är en vanlig faktura där ett givet belopp debiteras kunden
Kreditfaktura är motsatsen till en debetfaktura alltså en faktura som ger kunden ett tillgodohavande eller pengar tillbaka
på något annat sätt.
Följ guiden på nästa sida för att skapa en faktura.
6 Skriver ut fakturan som är markerad med en liten svart markering i listans vänsterkant.
8 Exporterar alla hittade fakturor (de som visas på skärmen) till excel.
9 Visar endast fakturor som inte har markerats som betalda (reskontra)
10 Klicka på raden för att visa detaljinfo om fakturan
11 Markera fakturan som betald genom att klicka på betalknappen
Sidan 8 av 18
Venturi - Fakturan 2
Fakturor - Skapa ny faktura
Följ guiden nedan för att skapa en faktura.
Steg 2 - Välj typ av faktura
Steg 1 - Välj kund eller klicka skapa ny för att
skapa en ny kund
Debet = Vanlig faktura
Kontant = Vanlig faktura som betalas kontant (kvitto)
Kredit = Faktura för återbetalning till kund
Steg 3 - Lägg till rader på fakturan.
X1
X2
X1 Betalningsvillkor sätts till det
antal dagar kunden har på sig att
betala.
X2 Klicka på plustecknet för att lägga till
en ny rad på fakturan, välj en artikel i
listan eller skapa en ny artikel genom
att klicka på ”Skapa ny”
X8
X7
X3
X4
X5
X6
X3 Skriver ut fakturan som en orderbekräftelse, du kan på så sätt gå tillbaka till fakturan och skriva ut den vid ett senare tillfälle.
X4 Skriver ut fakturan
X5 Stänger fönstret
X6 Skickar fakturan som en mail-bilaga till den e-postadress som finns registrerat på kunden.
X7 Summering av fakturan
X8 Notering där du kan lämna ett meddelande till kunden, noteringen kommer med på utskriften
Sidan 9 av 18
Venturi - Fakturan 2
Kunder
Här listas samtliga kunder i systemet, härifrån kan du skapa nya kunder och redigera befintliga.
1
2
4
5
6
7
8
3
9
10
11
12
13
14
1 Återgår till startskärmen.
2 Sökfält, ange sökvillkor för att filtrera ner listan till önskad resultat.
3 Bläddrar fram och tillbaka mellan kundposterna.
4 Visa alla - Bortser från tidigare utförs sökning och återgår till att visa alla poster i listan.
5 Skapar en ny kund
6 Skriver ut alla hittade kunder (de som visas på skärmen) till en vanlig skrivare.
7 Sökläge - Ställer Venturi i sökläge och låter dig ange valfria sökvillkor, avsluta med att klicka Enter (vagnretur)
8 Skapar en faktura på den kund som är markerad, bläddra mellan kunderna med blädderblocket (3)
9 Fältet ”kontakta datum” kan användas för att hålla ordning på när man skall kontakta kunden nästa gång, klicka på knappen
Visa förfallna för att enbart visa kunder som det är dags att kontakta.
10 Klicka på raden för att visa kunden i detalj
11 Raderar den aktuella kunden
12 Kundkortet innehåller detaljerad information om kunden
13 Lista på de fakturor som den aktuella kunden har
14 Om kunden är utanför Sverige men inom EU skall moms inte faktureras, kryssa för rutan för att hindra att moms skapas på
fakturor till denna kund
Sidan 10 av 18
Venturi - Fakturan 2
Artiklar
Här listas samtliga artiklar i systemet, härifrån kan du skapa nya artiklar och redigera befintliga.
1
2
4
5
6
7
3
8
9
10
11
1 Återgår till startskärmen.
2 Sökfält, ange sökvillkor för att filtrera ner listan till önskad resultat.
3 Bläddrar fram och tillbaka mellan artiklarna.
4 Visa alla - Bortser från tidigare utförs sökning och återgår till att visa alla poster i listan.
5 Skapar en ny artikel
6 Skriver ut alla hittade artiklar (de som visas på skärmen) till en vanlig skrivare.
7 Sökläge - Ställer Venturi i sökläge och låter dig ange valfria sökvillkor, avsluta med att klicka enter (vagnretur)
8 Exporterar alla hittade artiklar (de som visas på skärmen) till excel.
9 Klicka på en rad för att visa/redigera artikelkortet för den aktuella raden.
10 Raderar artikeln
11 Högerklicka och välj sätt in bild om du vill lägga till en bild på varan
Sidan 11 av 18
Venturi - Fakturan 2
Inställningar
Inställningsfliken har tre underflikar där du kan göra olika inställningar för programmet och ditt företag.
1
4
5
2
6
3
1 Återgår till startskärmen.
2 Företagsinformation om ditt företag, dessa texter används bland annat vid utskrifter och som registreringsinformation för
licensen. Ändra inte organisationsnummer i efterhand då programmet är licensierad till detta.
3 Har du eget brevpapper lämnar du denna ruta tom, vill du istället att Venturi skall skapa brevpapper åt dig kryssar du i här.
4 Endast för PRO-versionen. - Låter dig skriva ut fakturor på egen layout där du själv kan designa utskriften.
5 Endast för PRO-versionen. - Låter dig redigera utskriften.
6 Skriv eller klistra in din licenskod här, licenskoden får du från CD Soft efter att ha betalt fakturan för programmet, kontakta
CD Soft på 0470-57 11 22
Sidan 12 av 18
Venturi - Fakturan 2
Inställningar - Licenser
Här skapar du nya användare om du har behov av att flera användare skall kunna logga in i systemet.
1
3
2
4
5
6
Har du behov av mer än en användare måste du kontakta CD Soft för en ny registreringskod som ger dig rätt antal
användare.
Vill du använda programmet över nätverk, alltså från flera olika fysiska datorer så går detta också bra men kräver då prolicensen av Venturi - Fakturan.
Kontakta CD Soft AB på 0470-5711 22
1 Byter till fliken där du kan lägga upp nya klientlicenser
2 Visar användaren i detalj
3 Skapar en ny användare
4 Raderar den aktuella användaren
5 Aktiverar kontot respektive avaktiverar det
6 Låter dig byta lösenord på det aktuella kontot
Sidan 13 av 18
Venturi - Fakturan 2
Inställningar - Exporter
Härifrån kan du exportera enskilda tabeller från systemet och ta ut säkerhetskopior
1
2
3
4
5
6
7
1 Exporterar kundtabellen till excel
2 Exporterar artikeltabellen till excel
3 Exporterar samtliga fakturarader till excel
4 Exporterar samtliga fakturahuvuden från systemet
5 Skapar en komplett säkerhetskopia av systemet, spara undan denna på ett lämpligt ställe exempelvis ett bankfack eller annat
säkert ställe. Använder du systemet varje dag skall du också ta en säkerhetskopia varje dag, det är vår rekommendation.
6 Om du har behov av att återställa en säkerhetskopia klickar du här.
OBSERVERA! All data som finns i systemet kommer att raderas innan säkerhetskopian läses in.
Viktigt om säkerhetskopiering!
Det finns två sätt att säkerhetskopiera Venturi - Fakturan, antingen gör du som beskrivningen ovan alternativt som följer:
Kopiera hela mappen som Venturi- Fakturan ligger i till ett externt media exempelvis ett USB-minne, glöm inte att stänga ner
systemet innan du kopierar.
Det är vår rekommendation att du använder denna variant då den är betydligt säkrare och enklare att
återställa då hela mappen bara kan kopiera tillbaka från USB-minnet till hårddisken.
Sidan 14 av 18
Venturi - Fakturan 2
iPad - Ladda programmet
Venturi - Fakturan kan även köras från en iPad eller i nödfall en iPhone. Innan du kan starta Venturi - Fakturan i iOS måste du
ladda ner gratisprogrammet FIleMaker Go 12 från App store.
Efter du laddat ner programmet behöver du synka din iPad med itunes och välja datafilen för Venturi - Fakturan
Gå till iTunes och markera din iPad i listan X1
Gå till valet program och skrolla längst ner i listan X2
Klicka på knappen Lägg till...
X3
Leta upp filen Venturi - Fakturan.usd som ligger i Venturi - Faktura mappen
Synka iPad igen
Ovannämnda steg behöver du endast gå igenom första gången du vill starta Venturi - Fakturan. När du väl fört över filen till
iPad:en finns den där för gott eller tills du avmarkerar den i listan.
Om du planerar att starta Venturi - Fakturan från en server eller en desktopdator, via ett nätverk eller via internet behöver du inte
först föra över filen till iPaden, i det fallet öppnar du filen direkt från servern genom att följa stegen på nästa sida.
X2
X1
X2
X3
Sidan 15 av 18
Venturi - Fakturan 2
iPad - Startskärm
Om du har synkat över filen på din iPad ligger den numera i listan till vänster X1
Vill du öppna filen från en desktopdator eller en server klickar du istället på X2 och anger adressen till denna dator X2
X2
X1
Sidan 16 av 18
Venturi - Fakturan 2
iPad - Huvudmeny
Startskärmen på iPad-delen av Venturi-fakturan ger dig snabb tillgång till de viktigaste delarna av systemet
1
2
3
4
5
1 Fakturor - Härifrån skapas nya fakturor.
2 Reskontra - Härifrån markeras fakturor som betalda. Från reskontravyn kan man enkelt ta fram en lista på alla kundfodringar
(obetalda fakturor)
3 Kunder - Efterhand som fakturor skapas fylls kundregistret på med nya kunder, det går bra att återanvända kunder som
redan lagts upp en gång, härifrån får du en överblick över kundregistret.
4 Artiklar - Artikellistan innehåller de varor och tjänster som ditt företag säljer, du kan antingen skapa artiklarna i samband
med att fakturor skapas eller genom att gå hit.
5 Inställningar - Härifrån görs inställningar som har med ditt företag eller själva fakturaprogrammet att göra, det är bl.a.
härifrån du fyller i din företagsinformation och skapar säkerhetskopior.
Sidan 17 av 18
Venturi - Fakturan 2
iPad - Fakturor
Startskärmen på iPad-delen av Venturi-fakturan ger dig snabb tillgång till de viktigaste delarna av systemet
1 Backar till huvudmenyn
1
2
3
2 Låter dig filtrera listan
3 Skapar en ny faktura
1 Backar till huvudmenyn
Sidan 18 av 18