STOCKHOLMS UNIVERSITET
EKONOMIHANDBOK
ANSKAFFNING
Ekonomiavdelningen
2010-06-29
1 (6)
____________________________________________________________________________________
Innehållsförteckning
1. ANSKAFFNING, INKÖP ............................................................................... 2
1.1
Beslut om inköp och beställning ................................................................. 2
1.2
Kontroll av mottaget gods ........................................................................... 3
1.3
Kontroll och rapportering av levererade tjänster ......................................... 4
1.4
Registrering av leverantörsfakturor ............................................................. 4
1.5
Kontroll av leverantörsfakturor ................................................................... 4
1.6
Kontering av leverantörsfaktura .................................................................. 5
1.7
Attest av faktura .......................................................................................... 5
1.8
Utanordning av leverantörsfaktura .............................................................. 5
1.9
Leverantörsreskontran ................................................................................. 6
1.10 Önskvärd ansvars- och arbetsfördelning ..................................................... 6
STOCKHOLMS UNIVERSITET
EKONOMIHANDBOK
ANSKAFFNING
Ekonomiavdelningen
2010-06-29
2 (6)
____________________________________________________________________________________
1. ANSKAFFNING, INKÖP
I detta kapitel behandlas hela anskaffningsprocessen med alla aktiviteter i samband med
anskaffning av varor och tjänster från beslut om inköp och val av leverantör till betalning av
godkända leverantörsfakturor.
1.1 Beslut om inköp och beställning
Inköp bör initieras av den som förfogar över de medel som skall täcka inköpskostnaderna.
Beslutet bör vara dokumenterat och underskrivet av behörig person. Den som utför inköpet
använder dokumentet som underlag. Den som skall göra inköp behöver både kunskaper om
själva varan/tjänsten och om gällande regler för upphandling. Lagen om offentlig upphandling
gäller för all upphandling och måste tillämpas vid alla inköp.
Behörig beställare
Prefekt/motsvarande bör utse den som är behöriga att beställa varor och tjänster till
institutionen, det vill säga är inköpare.
På större institutioner/motsvarande inom förvaltningen kan det finnas flera behöriga inköpare.
Former för upphandling
På hemsidan finns en upphandlingsguide där information ges om vilka regler som måste följas
vid upphandling.
Inköparen kontrollerar om något av Stockholms universitets egna ramavtal går att använda
eller något annat statligt avtal. Om dessa saknas måste en upphandling genomföras.
(Tillvägagångssättet är beskrivet i upphandlingshandboken). I vissa fall kan direktupphandling
göras.
Ramavtal
Ett ramavtal är ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en
eller flera leverantörer för att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt.
Det finns två sätt att avropa:
Fast avropsordning (rangordnat avrop)
Förnyad konkurrensutsättning
Fast avropsordning innebär att leverantör ett ska tillfrågas först. Om inte leverans kan ske
ska leverantör två tillfrågas osv.
Förnyad konkurrensutsättning innebär att samtliga leverantörer ska tillfrågas och ges
möjligheter att lämna anbud.
STOCKHOLMS UNIVERSITET
EKONOMIHANDBOK
ANSKAFFNING
Ekonomiavdelningen
2010-06-29
3 (6)
____________________________________________________________________________________
Direktupphandling
Direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till högst 15 procent av
tröskelvärdet, d.v.s. för år 2010 ca 287 000 kr. Dock ska myndighetens totala anskaffning
avseende varje produkt eller tjänst under ett år beaktas. Vid direktupphandling finns det inga
formkrav för upphandlingens genomförande. Tre olika leverantörer bör dock tillfrågas för att
ta tillvara konkurrensen. Det finns inte heller några krav på annonsering eller skriftliga anbud.
Begreppet direktupphandling täcker allt från köp som görs över disk i butik till köp som
föregås av mer omfattande kontakter med, och prisjämförelser mellan, olika leverantörer.
Elektronisk handel
Enligt riksdagsbeslut skall elektronisk handel införas i hela statsförvaltningen. För
universitetets del skall den vara införd senast 31 december 2012. Detta innebär att ett system
för elektronisk handel blir obligatoriskt och kommer att implementeras vid universitetet,
vilket kommer att ställa krav både på kunskaper om varor och tjänster som skall inköpas samt
om hantering av själva systemet.
Hantering av inköp och godkännande av inköp
Idag finns inte i ett enda system någon samlad dokumentation över alla varor och tjänster som
är upphandlade eller kan avropas genom ett ramavtal. Efter implementeringen av systemet för
elektronisk handel är målsättningen att alla de varor och tjänster som antingen är upphandlade
vid Stockholms universitet eller upphandlade via statliga ramavtal kommer att finnas
tillgängliga i systemet. När ett behov uppstår kontrolleras vilken typ av vara/tjänst som finns
tillgänglig för beställning.
Behörig användare av inköpssystemet
Den utsedda inköparen bör vara behörig användare i systemet för elektronisk handel.
Det Inköparen administrerar och godkänner därvid beställningar i systemet. Det kommer att
krävas kunskaper både om produkter, i regelverk och i det elektroniska beställningssystemet.
Tillgången till systemet bör vara koncentrerat till ett fåtal tjänstemän vid institutionen.
1.2 Kontroll av mottaget gods
När varan anländer skall den kontrolleras med avseende på kvantitet och kvalitet. Uppgifterna
skall jämföras med inköpsorder eller annat dokument över beställningen samt mot
leverantörens följesedel.
Vid fel i leverans avseende kvalitet eller kvantitet är det viktigt att dokumentera bristerna och
kontakta leverantören så att inte fakturan blir felaktig.
Kontroll av mottaget gods bör dokumenteras på lämpligt sätt och informationen (bör) skall
vidarebefordras till fakturamottagaren.
STOCKHOLMS UNIVERSITET
EKONOMIHANDBOK
ANSKAFFNING
Ekonomiavdelningen
2010-06-29
4 (6)
____________________________________________________________________________________
1.3 Kontroll och rapportering av levererade tjänster
Om anskaffning avser en tjänst bör någon form av rapportering upprättas när tjänsten är
fullgjord så att den kan användas för kontroll av fakturan. Om uppdraget utförs med löpande
debitering av timmar är det viktigt att timmarna specificeras och även vilka personer som
utfört arbetet. På begäran skall leverantören även kunna specificera vad varje person varit
sysselsatt med. Om löpande debitering av timmar används är det lämpligt att i avtal med
leverantören ha ett takpris, så att myndigheten inte riskerar att betala för tid som inte bedöms
rimlig.
1.4 Registrering av leverantörsfakturor
Leverantörsfakturor från statliga myndigheter kommer efter den 1 juli 2008 i elektronisk form
till myndigheten.
Leverantörsfakturor från andra svenska leverantörer kan antingen levereras som elektroniska
fakturor eller som pappersfakturor. För varje ny leverantör skall institutionens skanningadress
anges som institutionens fakturaadress, om fakturan inte kan gå elektroniskt. Alla
pappersfakturor från svenska leverantörer skall gå direkt till skanningen, för att minska
institutionens arbete.
Leverantörsfakturor från utländska leverantörer skall gå i pappersform till institutionen som
anger leverantörens identitet i leverantörsregistret och sedan skickar fakturan för skanning.
En leverantör kan ändra bankuppgifter, adress, betalningsrutiner under årens lopp. Det är
därför viktigt att institutionen kontrollerar mot fakturan att uppgifterna i leverantörsregistret är
rätt. För betalningar till länder utanför Sverige är det särskilt viktigt att uppgifterna om
bankkonto, valuta med mera är korrekta, eftersom felaktiga betalningar kan vara svåra att
spåra och att få igen.
Rutinerna finns mer detaljerat beskrivna i dokumentet fakturaportalen – manual.
Genom användningen av elektronisk fakturahantering har risken för att fakturor inte
registreras minskat.
1.5 Kontroll av leverantörsfakturor
Leverantörsfakturor skall kontrolleras mot beställning, mottagningsrapport och för varor
följesedel .
Kontrollen skall omfatta att:
fakturerade varor och tjänster har beställts och mottagits,
leverans skett i rätt tid och att priser och betalningsvillkor överensstämmer med
beställningen och att eventuella förskott har dragits av,
frakt, emballage och andra inköpskostnader debiteras enligt beställningen,
STOCKHOLMS UNIVERSITET
EKONOMIHANDBOK
ANSKAFFNING
Ekonomiavdelningen
2010-06-29
5 (6)
____________________________________________________________________________________
resekostnader och andra omkostnader som debiteras vid tjänster skett enligt
beställning, avtal eller kontrakt,
leverans skett i rätt tid enligt beställning,
momsen är riktig,
fakturan betalas i tid,
fakturan är rätt beräknad.
Kontrollen skall dokumenteras genom till leverantörsfakturor i portalen bifoga dokument eller
klistra in meddelanden från utförda kontroller.
1.6 Kontering av leverantörsfaktura
Kostnadskonteringen utförs vid institutionen. Kostnadskonton skall följa kontoplanen. I
kodsträngen angiven verksamhetsgren/projekt skall vara riktig. Det är viktigt att rätt
verksamhetsgren anges och vid projektkontering att rätt projekt används. Felkontering leder
till felaktigt resultat.
1.7 Attest av faktura
Genom att attestera fakturan godkänner den som har attesträtt att alla tidigare beskrivna delar i
processen är riktiga och att kostnaden skall belasta angiven verksamhetsgren/projekt och att
den ligger inom ramen för verksamhetsområde och budget. Rätten att attestera beslutas av
prefekten varje år och namnen på attestberättigade lämnas till ekonomiavdelningen, som
därigenom ger behörighet i fakturaportalen.
1.8 Utanordning av leverantörsfaktura
Faktura skall godkännas för betalning genom att behörig person utanordnar fakturan.
Utanordning innebär ett beslut att verkställa betalning
Den som utanordnar ansvarar för att
medel finns disponibla,
fakturan är attesterad,
fakturan är innehållsmässigt riktig och att allt material av betydelse för utbetalningen
har beaktats,
Prefekten för institutionen har i sin tjänsteutövning utanordningsrätt. Den kan delegeras till
andra tjänstemän inom institutionen. Delegationsbeslutet förnyas årligen och inlämnas till
ekonomiavdelningen som ger behörighet i fakturaportalen.
För att ha god intern kontroll får samma person inte attestera och utanordna en faktura. Detta
förhindras av den rådande behörighetsstrukturen i fakturaportalen, som gör det omöjligt att
både attestera och utanordna samma faktura. Den interna kontrollen har stärkts i och med
införandet av elektronisk fakturahantering.
STOCKHOLMS UNIVERSITET
EKONOMIHANDBOK
ANSKAFFNING
Ekonomiavdelningen
2010-06-29
6 (6)
____________________________________________________________________________________
1.9 Leverantörsreskontran
Leverantörsreskontran innehåller universitetets information om alla obetalda fakturor som
kommit in till universitetet. Genom den elektroniska fakturahanteringen har risken för att
fakturor inte bokförts minskat jämfört med tidigare manuell hantering.
Det är ekonomiavdelningens uppgift att stämma av leverantörsreskontran mot huvudboken
och säkerställer att redovisningen av leverantörsskulder är riktig i huvudboken.
1.10 Önskvärd ansvars- och arbetsfördelning
För att uppnå en god intern kontroll i fakturahanteringen är det viktigt att informationen från
beställning, kontroll av leverans, mottagningsrapport, följesedel och leverantörsfaktura hänger
ihop och är samlad tillsammans med fakturan.
En effektiv fakturahanering kräver en genomtänkt ansvars- och arbetsfördelning vid
institutionen.
För att nå effektivitet bör beställning av varor och tjänster utföras av särskilt utsedda
tjänstemän vid institutionen. De bör vara begränsade i antal. Varje beställning skall
dokumenteras och skickas till den tjänsteman som sköter fakturahanteringen.
Likaså skall godkännande av leverans, mottagningsrapport alltid skickas till samma
tjänsteman.
Antalet tjänstemän som sköter fakturahanteringen bör begränsas till ett fåtal per institution.
Arbetsuppgiften bör ligga samlad så att tjänstemannens arbetstid inte splittras mer än
nödvändigt Tjänstemannen skall kunna fördjupa sig i sina arbetsuppgifter och därmed
förvärva mera yrkeskunskaper, varvid verksamheten kommer att kunna utföras på ett
professionellt sätt.
Det är viktigt att delegera attest och utanordningsrätt till tjänstemän som är närvarande vid
institutionen dagligen. Vid semester och annan frånvaro skall det finnas ersättare för den som
sköter fakturahanteringen, liksom för den som attesterar och den som utanordnar.
