Eva Ansell

6197 Excel 2007.qxp
2007-04-10
11:25
Sida 1
Eva Ansell
Eva Ansell
MICROSOFT
EXCEL 2007
9 789178 827435
Bild på omslaget:
Image Source/Matton Images
Photodisc/Matton Images
ISBN 978-91-7882-743-5
Öka dina kunskaper! Böckerna i serien Visual presenterar på ett överskådligt sätt
programmets funktioner och möjligheter för effektiv användning. Över en miljon
personer har använt serien för självstudier eller som kurslitteratur.
Excel 2007
Ämnen som tas upp är till exempel
• introduktion till Excel
• hantera arbetsböcker
• skapa och redigera kalkyler
• skapa formler
• formatera tal, tecken och celler
• utskriftsformat
• arbeta med flera blad
• skapa diagram
• formatera diagram
• infoga funktioner
• skapa tabeller
• sortera och filtrera tabeller
Eva Ansell
Det här är boken för dig som vill lära dig grunderna i Excel 2007. Med denna
fyrfärgsbok lär du dig steg för steg de viktigaste funktionerna i programmet. Boken
innehåller många övningar som ger nödvändig träning. På vår webbplats
www.docendo.se laddar du gratis hem de övningsfiler som används i boken.
Där finns även lösningsförslag till bokens samtliga övningar.
Bokens författare, Eva
Ansell, har en lång och gedigen meritlista som databoksförfattare och redaktör på
Docendo. Eva har skrivit ett
stort antal böcker, främst för
Office-programmen, men
också för till exempel Photoshop. Hon har även varit
med och utvecklat Docendopedagogiken: Läs – Öva –
Rätta.
6197.book Page 43 Tuesday, April 10, 2007 10:00 AM
Del 2
FORMATERA KALKYL
14. Formatera tal........................................................... 44
15. Formatera tecken ..................................................... 47
16. Textjustering ........................................................... 49
17. Kopiera format ........................................................ 51
18. Formatera celler....................................................... 52
19. Dokumentteman....................................................... 56
20. Rader och kolumner.................................................. 58
21. Utskriftsformat........................................................ 61
22. Sidbrytningar........................................................... 67
23. Skydda celler ........................................................... 69
24. Bladflikar ................................................................ 70
25. Flytta och kopiera blad ............................................. 73
26. Ta bort blad............................................................. 75
27. Infoga kalkylblad ..................................................... 75
28. Flytta och kopiera mellan blad................................... 76
29. Formler i tredimensionell kalkyl ................................ 78
6197.book Page 44 Tuesday, April 10, 2007 10:00 AM
14. FORMATERA TAL
För att göra värdena i
kalkylen tydligare kan du
formatera talen på olika sätt.
I en kalkyl får alla tal ett standardformat. Excel försöker använda rätt format på
talen. Om du till exempel skriver % efter ett tal får det procentformat, och om
du skriver 07-05-18 formateras talet som ett datum. Om du redan vid inskrift vill
formatera ett tal som text kan du skriva ett ’-tecken (apostrof) framför talet.
A. Formatera via fliken
Du kan själv ändra format med hjälp av fliken Start och kommandona i
gruppen Tal (Home, Number).
1 Markera cellområdet som du ska ändra format på.
2 Visa fliken Start och se till att du ser gruppen Tal (Home, Number).
3 För att ändra antalet decimaler klickar du på Öka decimal eller Minska
decimal (Increase Decimal, Decrease Decimal) tills du har önskat antal
decimaler.
4
För att använda tusentalsavgränsning klickar du på Tusentalsavgränsning
(Comma Style). Funktionen infogar mellanslag vid varje tusental samt ett
kommatecken och två decimaler.
5 För att ändra cellformatet till procent klickar du på Procentformat (Percent
Style).
6 För att ändra till valutaformat klickar du på Talformat för redovisning
(Accounting Number Format). Funktionen lägger till texten ”kr” efter
värdet.
Klickar du på pilen vid knappen visas en meny
med några vanliga valutaformat. Vill du använda
något annat format väljer du Fler redovisningsformat (More Accounting Formats) för att visa
dialogrutan Formatera celler (Format Cells).
7 Du kan snabbt välja bland ett flertal färdiga
talformat genom att öppna listrutan Talformat
(Number Format) och välja önskat format.
2
7
6
3
5
4
44
6197.book Page 45 Tuesday, April 10, 2007 10:00 AM
Övning 14 – Ändra antal decimaler
Fortsätt med arbetsboken BÄRBUSKAR PROCENT.
Ändra decimaltalen så att de visas med tre decimaler.
Spara arbetsboken.
Övning 15 – Använda procentformat
Fortsätt med arbetsboken BÄRBUSKAR PROCENT.
Formatera om talen i området F4:F8 så att de visar procent utan decimaler.
Spara och stäng arbetsboken.
Radera innehåll/format
För att styra vad som ska raderas i cellen/cellerna markerar
du först området/områdena. Visa sedan fliken Start och
klicka på Radera (Home, Clear) i gruppen Redigering
(Editing). Välj önskat alternativ på menyn som visas.
45
6197.book Page 46 Tuesday, April 10, 2007 10:00 AM
B. Formatera via dialogrutan
Du kan bland annat välja
mellan följande kategorier:
Tal (Number)
Här gör du inställningar för
allmänna tal. Du kan bland
annat ange antal decimaler
och bestämma om du vill ha en
avgränsare mellan tusental.
Valuta (Currency)
Här gör du inställningar för
valutaformat. Du kan till
exempel välja en symbol för
valutan.
Datum (Date)
Här gör du inställningar för
datum. Det finns ett antal olika
format att välja mellan.
Du kan även formatera markerade tal med hjälp av dialogrutan Formatera celler
(Format Cells) och då välja flera format samtidigt.
1 Visa fliken Start (Home) och klicka på dialogrute-
ikonen längst ner till höger i gruppen Tal (Number).
2 Fliken Tal (Number) visas. Markera önskad format-
kategori i listan Kategori (Category).
1
3 Gör önskade inställningar till höger i dialogrutan.
4
Klicka på OK.
2
Tid (Time)
Här gör du inställningar för
tid. Även här finns ett antal
format att välja mellan.
3
Procent (Percentage)
Här gör du inställningar för
procentformat. Här anger du
antal decimaler.
Text (Text)
Välj detta format om du vill att
talen ska behandlas som text.
4
Applicera datumformat
När du skriver något som Excel kan tolka som ett datum appliceras automatiskt datumformat på cellen. Du kan också formatera tal manuellt och på så sätt applicera olika
datumformat.
Excel omvandlar tvåsiffriga årtal till fyrsiffriga. Skriver du ett tvåsiffrigt årtal mellan 00 och
29 tolkas det som åren 2000–2029, årtal mellan 30 och 99 tolkas som åren 1930–1999.
Du kan snabbt välja att använda ett kort
eller långt datum via fliken Start, och
listrutan Talformat (Home, Number
Format) i gruppen Tal (Number). För att
välja mellan ytterligare format använder du
dialogrutan Formatera celler (Format Cells)
och kategorin Datum (Date).
46
6197.book Page 47 Tuesday, April 10, 2007 10:00 AM
15. FORMATERA TECKEN
Du kan formatera text på olika sätt, till exempel ändra teckensnitt, storlek och
teckenfärg. Det enklaste sättet att formatera tecken är via fliken Start och gruppen Tecken (Home, Font). Men du kan även använda dialogrutan Formatera
celler (Format Cells) om du till exempel vill ändra flera format samtidigt.
A. Formatera via fliken
För att öka läsbarheten kan du ändra teckensnitt, storlek och stil på texten.
1 Markera cellområdet som ska ändras, eller dubbelklicka på cellen och
markera endast den text som ska ändras.
2 Visa fliken Start och se till att du ser gruppen Tecken (Home, Font).
3 Öppna listrutan Teckensnitt (Font) och välj önskat teckensnitt. När du
pekar på ett teckensnitt ser du direkt hur det kommer att se ut. Klicka på
det teckensnitt som du vill använda.
4
Öppna listrutan Teckenstorlek (Font Size) och välj storlek. Även här ser du
hur det kommer att se ut innan du bekräftar genom att klicka.
Klicka på Öka teckenstorlek eller Minska teckenstorlek (Increase Font
Size, Decrease Font Size) för att öka/minska storleken ett steg.
5 Klicka på Fet, Kursiv eller Understruken (Bold, Italic, Underline) om du
vill ändra stil på texten. Klickar du på pilen vid Understruken (Underline)
kan du även välja dubbel understrykning.
6 Klicka på pilen vid Teckenfärg (Font Color) och välj önskad färg.
2
4
3
5
6
Övning 16 – Ändra teckenformat
Öppna arbetsboken
BÄRBUSKAR TECKENFORMAT som finns i
övningsmappen.
Rubriken ska ha teckenstorleken 16 punkter.
Rubrikerna på rad 3 och
i kolumn A ska ha fet stil.
Spara arbetsboken.
47
För att ytterligare förtydliga
din kalkyl kan du även
formatera texten i den.
6197.book Page 48 Tuesday, April 10, 2007 10:00 AM
B. Formatera via verktygsfältet Mini
Om verktygsfältet inte visas
öppnar du dialogrutan Excelalternativ (Excel Options). I
kategorin Vanliga alternativ
(Popular) ser du till att Visa
formateringsverktygsfältet vid
markering (Show Mini Toolbar
on selection) är markerad.
Med hjälp av §verktygsfältet Mini kan du formatera markerad text utan att flytta
muspekaren upp till menyfliksområdet.
1 Dubbelklicka på cellen och markera den text som ska ändras.
Nu visas ett delvis genomskinligt verktygsfält intill den markerade texten.
2 Peka på verktygsfältet så att det blir tydligt. Klicka på önskad knapp för att
formatera texten.
2
1
C. Formatera via dialogrutan
Du kan även ändra ytterligare teckenformat via dialogrutan Formatera celler
(Format Cells). Dialogrutan är även lämplig att använda om du ska ändra flera
format för markerade celler. Visa fliken Start (Home) och klicka på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen Tecken (Font).
Listrutorna Teckensnitt, Stil, Storlek, Understrykning och Färg (Font, Font
style, Size, Underline, Color) motsvarar kommandona på fliken. Du väljer önskat
format genom att markera det i listan.
I rutan Effekter (Effects) kan du skapa genomstruken, upphöjd eller nedsänkt
text. Bekräfta dina inställningar genom att klicka på OK.
48
6197.book Page 49 Tuesday, April 10, 2007 10:00 AM
16. TEXTJUSTERING
När du skriver text i en cell kommer den som standard att vänsterställas i cellen,
medan tal kommer att högerställas.
A. Formatera via fliken
Du ändrar justering via fliken Start och gruppen Justering (Home, Alignment).
1 Markera cellområdet som ska ändras.
2 Visa fliken Start och se till att du ser gruppen Justering (Home, Align-
ment).
3 Klicka på Vänsterjustera text, Centrera eller Högerjustera text (Align
Left, Center, Align Text Right) för att justera texten vågrätt.
4 Klicka på Justera mot överkant, Justera mot mitten eller Justera mot
nederkant (Top Align, Middle Align, Bottom Align) för att justera texten
lodrätt. Lodrät justering är användbart om du har ändrat radhöjden eller
tillåter radbyte i cellen.
5 Vill du ändra textens orientering klickar du på Orientering (Orientation)
och väljer önskad orientering på menyn.
6 Om du vill att texten ska kunna visas på flera rader i cellen klickar du på
Radbryt text (Wrap Text).
2
4
5
6
3
49
Du kan justera innehållet i
cellerna precis som du vill,
både vågrätt och lodrätt.
6197.book Page 50 Tuesday, April 10, 2007 10:00 AM
Centrera över kolumner
Att centrera text över kolumner
innebär egentligen att de
markerade cellerna sammanfogas och texten i den sammanfogade cellen centreras.
Text kan även centreras över flera kolumner. Det är användbart när du vill ha en
rubrik centrerad över en kalkyl.
För att centreringen ska bli korrekt, måste texten som ska centreras placeras i den
kolumn som ligger längst till vänster.
1 Skriv texten i cellen längst till vänster.
För att återställa centreringen
markerar du cellen och klickar
på Centrera över kolumner
(Merge & Center) igen.
2 Markera textcellen och så många celler till höger som texten ska centreras
över.
3 Visa fliken Start och klicka på Centrera över kolumner (Home, Merge &
Center) i gruppen Justering (Alignment).
Vill du slå ihop cellerna, men inte centrera texten, klickar du på pilen vid
Centrera över kolumner (Merge & Center) och väljer Sammanfoga i
bredd (Merge Across).
2
3
Övning 17 – Justera text
Fortsätt med arbetsboken BÄRBUSKAR TECKENFORMAT.
Högerjustera rubrikerna i området B3:F3. Centrera rubriken i cell A1 över
cellerna A1:F1.
Spara och stäng arbetsboken.
50
6197.book Page 51 Tuesday, April 10, 2007 10:00 AM
B. Formatera via dialogrutan
Via dialogrutan Formatera celler (Format
Cells) kan du påverka flera inställningar
samtidigt.
Visa fliken Start (Home) och klicka på
dialogruteikonen längst ner till höger i
gruppen Justering (Alignment).
De flesta alternativ i dialogrutan finns även
tillgängliga på fliken. I dialogrutan kan du
markera Förminska under Textkontroll
(Shrink to fit, Text control) om du vill att
textens storlek ska anpassas så att den får
plats i cellen.
Om du vill vrida texten i cellen kan du dra
textlinjen i rutan under Orientering
(Orientation) till önskat läge, eller ange
antalet grader i rutan grader (Degrees).
Bekräfta dina inställningar genom att klicka
på OK.
17. KOPIERA FORMAT
När du har formaterat cellerna kan du använda samma format på flera celler
genom att kopiera formatet:
1 Markera cellen som har det format du vill använda.
2 Visa fliken Start och klicka på Hämta format (Home,
Format Painter) i gruppen Urklipp (Clipboard).
2
3 Markera den eller de celler som ska ha samma format.
Om du vill kopiera samma format till flera olika celler kan du dubbelklicka på
Hämta format (Format Painter). Markera därefter de celler som ska ha samma
format. När du är klar klickar du på Hämta format (Format Painter) igen för att
stänga av funktionen.
Ett annat sätt att kopiera endast formateringen är att kopiera cellen, till exempel
med Kopiera (Copy) i samma grupp, markera den cell som ska ha samma
format och klicka på Klistra in (Paste). Klicka på knappen Inklistringsalternativ som visas och välj Endast formatering (Paste Options, Formatting Only) på
menyn.
51
Vill du använda samma
format på flera ställen kan
du kopiera formatet.
6197.book Page 52 Tuesday, April 10, 2007 10:00 AM
18. FORMATERA CELLER
För att göra kalkylen lättläst
behöver du ofta justera
bredden på kolumnerna.
A. Kolumnbredd
Som standard är kolumnbredden i ett kalkylblad 8,43 tecken. Det innebär att
drygt åtta tecken av standardstorlek får plats i en cell. När du skriver tal visas
dock upp till elva siffror. Kolumnbredden anpassas nämligen automatiskt. Exakt
hur kolumnbredden anpassas skiljer sig beroende på vad för typ av data du
infogar i cellerna. När du infogar datum eller väljer till exempel valutaformat
anpassas också kolumnbredden.
• Text visas med endast så många tecken som får plats i cellen om cellen till
höger inte är tom.
• Är cellen till höger däremot tom visas innehållet i den cellen.
• Om ett tal består av så många tecken att det inte får plats i cellen visas det i
exponentialform. Det innebär till exempel att 1 000 000 000 000 visas som
1E+12, vilket betyder 1 multiplicerat med talet 10 upphöjt till 12. Du kan
dock se vilket tal som är inskrivet i cellen om du tittar i formelfältet när cellen
är markerad.
Du kan enkelt se vad cellen
innehåller för information då
den visar #-tecken. Peka på
cellen så visas en liten textruta
med cellens innehåll.
• Formelsvar visas som ######## om inte ett exponentiellt tal får plats. Dessa
tecken används också om talet är formaterat exempelvis med datumformat,
tidformat eller valutaformat.
52