2006-05-19 Dnr 2005/2344 2006:9 Sökande som arbetsförmed­ lingen inte anser står till arbetsmarknadens förfogande 2 Denna rapport har utarbetats inom IAF av Rikard Jeneskog, Mona Karlsson, Inga-Stina Lindahl och Göran Selin. Ansvarig chef är Anita Larsson. Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, IAF, startade sin verksamhet i Katrineholm den 1 januari 2004. IAF svarar för den samlade tillsynen och andra statliga uppgifter som gäller arbetslöshetsförsäkringen. Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, IAF Box 210 641 22 Katrineholm Tfn: 0150-48 70 00 E-post: [email protected] www.iaf.se 3 4 I n n eh å ll Sammanfattning ................................................................. 7 Inledning ............................................................................ 9 Uppdrag och syfte ........................................................ 10 Mål ................................................................................ 10 Avgränsning .................................................................. 11 Metod och genomförande............................................ 12 Regelverk och handläggarstöd ........................................ 13 Tidigare föreskrifter ..................................................... 13 Aktuella föreskrifter ...................................................... 14 AMS handläggarstöd .................................................... 15 Avanmälan eller sökandekategoribyte ......................... 16 Kartläggning ..................................................................... 17 Hur många anses inte stå till arbetsmarknadens förfogande? ................................................................... 17 Hur många lämnade sökandekat. 14 under uppfölj­ ningsperioden och till vad övergick sökanden? .......... 18 Granskning ....................................................................... 19 Urval .............................................................................. 19 Dokumentation ............................................................. 19 Kom ej till bokat besök ................................................ 21 Underrättelse till arbetslöshetskassan ......................... 22 Samverkan med annan myndighet .............................. 23 Sökandekategoribyte tillbaka till 11 ............................ 24 Slutsatser .......................................................................... 26 5 6 Sammanfattning IAF har granskat situationen där arbetsförmedlingen först bedömer att den sökande står till arbetsmarkandens för­ fogande och är registrerad i en ersättningsberättigande sökandekategori och sedan bedömer att den sökande inte står till arbetsmarknadens förfogande och därmed flyttas till en icke ersättningsberättigande sökandekate­ gori. I denna rapport har endast övergången till sökan­ dekategori 14 studerats, som innebär att personen ifråga inte bedöms kunna tillträda ett arbete och därför inte kan få arbetslöshetsersättning. Kunskapen om i vilka situationer en avanmälan respek­ tive ett byte av sökandekategori ska ske är en viktig metodfråga för arbetsförmedlingen genom att en alltför omfattande felhantering leder till att statistikuppgifter blir missvisande. För den sökande blir konsekvensen densamma oavsett om arbetsförmedlingen registrerar en avanmälan eller ett sökandekategoribyte som leder till en automatisk avanmälan. Båda förfarandena leder till att en signal per automatik sänds till arbetslöshetskassornas administrativa datasystem varvid ersättning omedelbart upphör. IAF konstaterar att det saknas tydliga regler i föreskrift och handläggarstöd för när avanmälan respektive sökan­ dekategoribyte ska ske när det gäller fjärde kvartalet 2004. Detta stöds bland annat av att arbetsförmedlingen har gjort ett sökandekategoribyte istället för avanmälan när den sökande uteblivit från bokat besök i en tredjedel av de granskade ärendena. Vidare konstaterar IAF att arbetsförmedlingen inte dokumenterat orsaken till bytet av sökandekategori i tolv procent av granskade ärenden. IAF anser att arbetsför­ medlingen självfallet alltid bör ange en orsak till bytet. Särskilt mot bakgrund av att byte till en icke ersättnings­ berättigande sökandekategori medför en automatisk av­ anmälan till arbetslöshetskassan och därmed att ersätt­ ningsrätten upphör. När den sökande anmäler till arbetsförmedlingen att denne åter står till arbetsmarknadens förfogande är huvudregeln att den sökande ska göra ett personligt be­ sök vid arbetsförmedlingen. Telefonanmälan kan dock accepteras under vissa förhållanden och den sökande ska då få besked om vilken dag han eller hon ska besöka 7 arbetsförmedlingen personligen. Av de ärenden som var aktuella i denna situation fanns dokumenterat att sökan­ den fått en tid för att besöka arbetsförmedlingen per­ sonligen i endast 7 av 36 ärenden. I den nu gällande föreskriften om handläggning av 1 arbetsförmedlingsärenden anges det vad avanmälan innebär och i vilka situationer avanmälan ska göras. Handläggarstödet för när arbetsförmedlingen ska till­ lämpa sökandekategori 14 omfattar dock delvis samma situationer som anges i föreskriften. Detta medför att rutinerna för hur handläggningen ska gå till på arbets­ förmedlingen blir otydlig. IAF rekommenderar därför AMS att förtydliga i vilka situationer en avanmälan ska ske och i vilka situationer ett byte av sökandekategori istället ska göras. 1 AMSFS 2005:4 om h andläggning av arbets förmedlings­ är enden. 8 Inledning Den som begär arbetslöshetsersättning ska anmäla sig som arbetssökande på den offentliga arbetsförmedlingen den dag från och med vilken han eller hon önskar få er­ 2 sättning . Inskrivning av den sökande sker genom att arbetsförmedlingen registrerar ett antal olika uppgifter om den sökande i Arbetsmarknadsverkets databaserade informationsförmedlingssystem (AIS). En av uppgifterna som registreras är vilken arbetslös­ hetskassa den sökande tillhör. Vid registreringen över­ förs anmälan automatiskt till den arbetslöshetskassan som sedan ska besluta om sökandens rätt till arbetslös­ hetsersättning. En annan uppgift som registreras är en kod som beskriver personens status som arbetssökande. Vissa sökandekategorier innebär att sökanden är ersätt­ ningsberättigad. När en person som är helt arbetslös och står till arbetsmarknadens förfogande, ansöker om arbetslöshetsersättning ska sökandekategori 11 registre­ ras. Den som är deltidsarbetslös ska inregistreras i sökandekategori 21 medan timanställda får sökandekate­ gori 22. Arbetsförmedlingen kan även inregistrera sökanden i den icke ersättningsberättigande sökandekategorin 14 vilket innebär att vederbörande inte kan eller bedöms kunna tillträda ett arbete för närvarande och därmed inte kan komma ifråga för ersättning från arbetslöshetskassan. I och med att arbetsförmedlingen registrerar den sö­ kande i en ersättningsberättigande sökandekategori be­ kräftar arbetsförmedlingen i praktiken att den sökande står till arbetsmarknadens förfogande. Det är sedan arbetslöshetskassan som fattar beslut om den sökande uppfyller villkoren för rätt till arbetslöshetsersättning. Vid arbetslöshetskassans utredning och beslut är det faktum att den sökande av arbetsförmedlingen bedöms stå till arbetsmarknadens förfogande ett avgörande villkor för rätt att uppbära ersättning. 2 L ag (1 997: 238 ) om arb etslö she tsför s äkr ing 9 § p 3 s amt IA FFS 2 005: 7, 4 §. 9 Uppdrag och syfte Byte från en ersättningsberättigande sökandekategori till den icke ersättningsberättigande sökandekategorin kan göras av flera olika orsaker till exempel sjukdom, studier och föräldraledighet. Mot bakgrund av den rättsliga innebörden ett sådant byte av sökandekategori kan ha för den sökande - att rätten till arbetslöshetsersättning upphör - har IAF ansett det viktigt att undersöka hur arbetsförmedlingen handlägger dessa frågor och närmare kartlägga orsaken till denna typ av sökandekategoribyte. Syftet med föreliggande uppdrag är därför att granska situationen där arbetsförmedlingen först registrerat att den sökande står till arbetsmarknadens förfogande och varit ersättningsberättigad och sedan registrerat att den sökande inte står till arbetsmarknadens förfogande och därmed flyttats till en icke ersättningsberättigande sökandekategori. Mål Uppdraget har två mål. Det ena målet är att kartlägga hur många sökande som flyttas från en ersättningsbe­ rättigande sökandekategori till den icke ersättningsbe­ rättigande sökandekategorin 14. Det andra målet är att utreda arbetsförmedlingens motiv för överföringen. Det första målet är att kartlägga hur många personer som tidigare har haft arbetslöshetsersättning och som arbetsförmedlingen inte anser står till arbetsmarknadens förfogande, det vill säga personen har flyttats från sökandekategori 11, 21 eller 22 till 14. Detta mål kan delas upp i ett antal delmål: • Hur många har flyttats från sökandekategori 11 respektive 21 och 22 till 14? • Hur många lämnade sökandekategori 14 under uppföljningsperioden? • Till vad övergick sökanden? Det andra målet är att utreda arbetsförmedlingens motiv för bedömningen att den sökande inte längre står till arbetsmarknadens förfogande, det vill säga ärenden där arbetsförmedlingen har ändrat till sökandekategori 14. 10 Målet är att besvara följande delfrågor: • Finns motiv för åtgärden nedskrivet i daganteck­ ning? • Vilka dokumenterade skäl har arbetsförmedlingen för överföring från sökandekategori 11 till 14? • I vilka fall borde arbetsförmedlingen istället ha skrivit en underrättelse om ifrågasatt ersättnings­ rätt till arbetslöshetskassan? • Finns notering om samverkan med annan myndig­ het, t ex Försäkringskassan? • Finns dokumenterade villkor för vad som krävs av den sökande för att arbetsförmedlingen ska anse att denne åter står till arbetsmarknadens förfo­ gande? Rent administrativt innebär detta ett byte tillbaka till sökandekategori 11 från 14. Avgränsning Uppdraget har avgränsats till att endast redovisa sökande som först varit inskrivna som ersättningsberättigade i sökandekategori 11, 21 eller 22 och sedan överförts till den icke ersättningsberättigande sökandekategorin 14 under fjärde kvartalet 2004. Ersättningsberättigade i sökandekategori 23, yrkesfis kare, omfattas inte av upp­ draget. Uppdraget omfattar inte sökande som skrivs in i sökan­ dekategori 14 direkt vid inskrivningen på arbetsförmed­ lingen utan den sökande måste först ha varit ersättnings­ anmäld till arbetslöshetskassan. Under aktuellt kvartal flyttades drygt 8 000 sökande mellan sökandekategorierna. Av dessa var cirka hälften beviljade en pågående ersättningsperiod hos arbetslös­ hetskassan. Uppdraget har avgränsats till dessa cirka 4 000 sökande med en pågående ersättningsperiod hos arbetslöshetskassan. För alla grupperna redovisas antal överföringar mellan sökandekategorierna. När det gäller helt ersättnings­ sökande i sökandekategori 11 undersöks dessutom hur många som flyttats tillbaka till sökandekategori 11 inom ramen av sex månader från det att de flyttades till sökandekategori 14. För denna grupp har även en granskning av daganteckningar skett för att undersöka av vilken orsak överföringen har gjorts. 11 Metod och genomförande Den metod som ligger till grund för denna rapport inbe­ griper såväl kvantitativa som kvalitativa studier. Studi­ erna består av källstudier, dels av statistiskt material (kvantitativ ansats) och dels av daganteckningar i AIS (kvalitativ ansats). För att få fram uppgifter om hur många som flyttats till och från sökandekategori 14 har ett statistiskt material i form av rådata tagits fram, baserat på uppgifter i data­ 3 4 baserna Astat och Händel . De analyserade händelserna är sökandekategoribyten som skett under fjärde kvartalet 2004. Den kvalitativa delen i denna studie har innefattat att granska daganteckningar i ett urval ärenden. De huvud­ parametrar som legat till grund för denna analys är de skäl för byte av sökandekategori som arbetsförmedlingen dokumenterat i daganteckningar samt hur den sökande meddelar att den åter står till arbetsmarknadens förfo­ gande. Verktygen i granskningen har bestått av regelverk och handläggarstöd såsom AMS föreskrifter för länsarbets­ nämnderna om ekonomiskt stöd vid arbetslöshet, AMS föreskrifter för länsarbetsnämnderna om arbetssökande hos Arbetsförmedlingen samt AMS handläggarstöd för anvisningar och tillämpning av sökandekategorier. 3 As tat är IAF:s d atab as för uppgifter avs eend e arb et slö she ts k asso rn as b eslu t o m och u tbe t aln ing av arb etslöshets ers ättning. 4 Händ el är AMS d atab as med uppg ifter fr ån bl a arb etsför medlingens sökand er egis ter AIS. 12 R e g el v e rk o c h h an d l ä g g ar s t ö d Under 2004 och 2005 har vissa föreskrifter som rör arbetsförmedlingens verksamhet upphört medan andra tillkommit. Med anledning av detta redovisas i rapporten både föreskrifter som gällde för den period granskningen avser och de föreskrifter som är gällande idag. Tidigare föreskrifter AMS föreskrifter för länsarbetsnämnderna om ekono­ miskt stöd vid arbetslöshet Tidigare reglerades i vilka situationer avanmälan skulle göras i AMS föreskrifter för länsarbetsnämnderna om ekonomiskt stöd vid arbetslöshet. Föreskriften upphörde 2004-08-31 men tillämpades tills nya föreskrifter trädde i kraft. 3 § Om en sökande inte besöker förmedlingen på den tid som fastställts efter kallelse eller på annat sätt skall avan­ mälan göras. Detta sker genom att meddelande om av­ anmälan sänds till arbetslöshetskassan. Kopia av avan­ mälan skall sändas till den sökande. Avanmälan skall göras även i det fall som beskrivs i 6 § andra stycket. Avanmä­ lan skall göras samma dag som anledning till avanmälan uppkommer. 6 § st 2 Beviljas inte dispens för utlandsresa, och den sökande ändå reser, skall förmedlingen avanmäla den sökande. AMS föreskrifter för länsarbetsnämnderna om arbets­ sökande hos Arbetsförmedlingen Vid vilken tidpunkt avanmälan skulle ske reglerades i AMS föreskrifter för länsarbetsnämnderna om arbets­ sökande hos Arbetsförmedlingen. Denna föreskrift upp­ hörde 2005-07-31. 5 § st 2 Om den sökande inte kommer på avtalad tid och inte heller hör av sig till arbetsförmedlingen eller arbets­ marknadsinstitutet ska en avanmälan ske omedelbart och en avaktualisering ske inom en vecka. 13 7 § st 2 Sökande som önskar vara aktuella som arbets­ sökande när de fått arbete, eller tar tillfälliga arbeten i avvaktan på en fast anställning, ska inte avaktualiseras. Däremot ska koden för sökandekategori ändras om arbetet varar längre än en vecka. 7 § st 3 Tillfälligt arbete, som varar kortare tid än en vecka, ska inte medföra vare sig avaktualisering eller ändring av sökandekategorin. Aktuella föreskrifter AMS administrativa föreskrifter om handläggning av arbetsförmedlingsärenden Regler om avanmälan och sökandekategorier finns nu­ mera i AMS administrativa föreskrifter (AMSFS 2005:4) om handläggning av arbetsförmedlingsärenden. Före­ skriften trädde i kraft den 1 augusti 2005. 11 § Arbetsförmedlingen skall notera en kod för sökande­ kategori för inskrivna sökande. Koden skall vid varje tid­ punkt motsvara den sökandes faktiska situation i fråga om sysselsättning och möjligheter att söka och ta arbete. För sökande som önskar kvarstå som sökande när de fått arbete skall dock koden för sökandekategori ändras endast om anställningen beräknas vara längre än en vecka. En sökande som får sökandekategorikod Övriga inskrivna vid arbetsförmedlingen (14) eller Särskild kategori som inte statistikförs (91) skall informeras om att noteringen för den som uppbär arbetslöshetsersättning medför en automatisk avanmälan till sökandens arbetslöshetskassa samt att den för alla sökande kan påverka rätten till för­ måner, ersättningar och stöd som andra myndigheter be­ slutar om. 12 § Avanmälan innebär att arbetsförmedlingen meddelar arbetslöshetskassan att en sökande inte längre är anmäld i den ordning som bestämts i Inspektionen för arbetslös­ hetsförsäkringens föreskrifter (IAFFS 2005:7) om anmälan hos den offentliga arbetsförmedlingen för rätt till ekono­ miskt stöd vid arbetslöshet. Avanmälan skall göras om nå gon av nedanstående förut­ sättningar är uppfyllda: 14 1. En arbetssökande med arbetslöshetsersättning uteblir från personligt besök på arbetsförmed­ lingen vid tidpunkt, som angetts i kallelse eller som fastställts i överenskommelse mellan arbetsförmedlingen och sökanden. 2. En arbetssökande anmäler till arbetsförmed­ lingen att han eller hon på grund av särskilda omständigheter som t ex semesterresa, sjukdom eller barntillsyn inte kommer att kunna ta ett arbete under den tid de särskilda omständig­ heterna består. 3. En arbetssökande reser utomlands utan att resan avser en anställningsintervju, specificerad till tid och plats, som arbetsförmedlingen och den sökande gemensamt kommit fram till att den sökande bör genomföra. 4. En sökande har registrerats i någon annan sökandekategori än 11, 21, 22 eller 23. Avanmälan enligt 4 görs automatiskt genom AIS. AMS handläggarstöd Enligt AMS handläggarstöd ska en avanmälan till den berörda arbetslöshetskassan, via AIS, göras samma dag som den arbetssökande inte besöker arbetsförmedlingen på den tid som fastställts efter kallelse, eller på annat sätt. Om orsaken till det uteblivna besöket beror på att den sökande arbetar eller är på en anställningsintervju ska avanmälan inte göras. Om orsaken till det uteblivna besöket är känd ska den anges på avanmälan. När det gäller tillämpning av sökandekategori 11 och 14 redovisas texten såsom det anges i handläggarstödet. Sökandekategori 11 – Arbetslös. Kategorin avser arbetssökande som är utan arbete och behöver platsförmedlingsservice, vägledningsservice eller väntar på beslutat program. Till sökandekategori 11 hör även: • sökande utan arbete som har en bisyssla som kan förenas med heltidsarbete • sökande som deltar i jobbklubb/jobbsökaraktivitet utan att ha aktivitetsstöd • personer som permitterats 15 • sökande utan arbete som uppbär ersättning från arbetslöshetsförsäkringen förs till sökandekategori 11. Sökandekategori 14 – Övriga inskrivna vid Arbetsför­ medlingen. Sökandekategorin avser arbetssökande som för när­ varande inte kan tillträda ett arbete. Exempel på sådana sökande kan vara: • arbetssökande som inte kan ta arbete omgående pga värnplikt, studier, föräldraledighet, pågående sjukskrivning eller förtidspension, men önskar få förmedlingens service även i fortsättningen. • arbetssökande som söker arbete i begränsad omfattning eller på annat sätt har särskilda be­ gränsningar i sitt arbetsutbud och som inte uppbär ersättning från arbetslöshetsförsäkringen • arbetssökande som trots omfattande insatser från arbetsförmedlingens sida inte har kunnat få eller bedömts kunna få arbete men ändå vill stå som sökande. Den sökande uppbär inte ersättning från arbetslöshetsförsäkringen. Avanmälan eller sökandekategoribyte När handläggaren på arbetsförmedlingen gör en avan­ mälan till arbetslöshetskassan registreras detta i AIS. Fjärde kvartalet 2004 skulle en avanmälan enligt före­ skriften ske i två situationer, när sökanden inte kom till bokat besök eller när sökanden reste utomlands trots att dispens inte beviljats. Enligt handläggarstödet för tillämpning av sökandekate­ gorier ska byte till sökandekategori 14 göras när arbets­ sökande för närvarande inte kan tillträda ett arbete. Byte till denna sökandekategori medför att en automatisk av­ anmälan sker till arbetslöshetskassan. För den arbetssökande innebär en avanmälan att arbets­ förmedlingen meddelar arbetslöshetskassan att en sökande inte längre är anmäld i den ordning som krävs 5 enligt föreskrifter. Den sökande får ett brev från arbets­ förmedlingen om avanmälan. När avanmälan registreras 5 8 6 - 8 8 § § I A F F S 2 0 0 4 : 1 f ö r f j ärde k var tal e t 20 04. Fro m 1 5 de ce mber 20 05 IA FFS 2 005 :7, IA F:s föres kri fte r om an mäl an hos den offen tlig a arb ets för med lingen för r ätt ti ll ekonomiskt s töd vid arbets lösh et. 16 av arbetsförmedlingen går en elektronisk signal per automatik till arbetslöshetskassornas administrativa data­ 6 system, OAS. Konsekvensen för den arbetssökande blir densamma oavsett om avanmälan eller byte av sökande­ kategori gjorts eftersom sökandekategoribytet medför en automatisk avanmälan. I båda fallen sänds en elektronisk signal till arbetslöshetskassan som leder till att utbetal­ ning av ersättning spärras. Om den sökande sedan gör anspråk på ersättning ska arbetslöshetskassan utreda rätten till ersättning för aktuell tidsperiod. För korrekta statistikuppgifter om antalet arbetslösa per­ soner har det stor betydelse om handläggaren på arbetsförmedlingen registrerar en avanmälan eller ett byte av sökandekategori som leder till en automatisk av­ anmälan. När en avanmälan sker står sökanden kvar som arbetssökande i sökandekategori 11. När ett sökande­ kategoribyte sker till sökandekategori 14 avförs personen från kategorin arbetslösa. K a r t l äg g n in g Hur många anses inte stå till arbetsmarknadens förfogande? Under fjärde kvartalet 2004 var det sammanlagt 8 429 personer som arbetsförmedlingen flyttade från en ersätt­ ningsberättigande sökandekategori till den icke ersätt­ ningsberättigande sökandekategorin 14. Nedanstående tabell redovisar hur många överflyttningar som skett per sökandekategori aktuellt kvartal. Tabell 1 Antal nya i sökandekategori 14 under fjärde kvartalet 2004 Från sökandekategori Kvinnor Män Totalt 11 Helt arbetslös 3711 3699 7410 21 Deltidsarbetslös 221 67 288 22 Timanställda 514 217 731 Totalt 4446 3983 8429 Av ovanstående tabell framgår att byte av sökandekate­ gori för helt arbetslösa stod för huvuddelen av förflytt­ ningarna. När det gäller deltidsarbetslösa och tim­ anställda är det fler kvinnor än män som flyttas till den icke ersättningsberättigade sökandekategorin 14. Av statistiken framgår dock att kvinnor är överrepresen­ 6 O b l i g a tor i s k t a-k a s s es ys te m 17 terade när det gäller just deltidsarbetslösa och tim­ anställda vilket medför att det är rimligt att fler kvinnor 7 omfattas av dessa sökandekategoribyten. Av de 8 429 personer som överfördes från en ersätt­ ningsberättigande sökandekategori till sökandekategori 14 under fjärde kvartalet 2004 hade 3 853 personer en pågående ersättningsperiod. Den fortsatta granskningen av daganteckningar avser denna grupp. Hur många lämnade sökandekategori 14 under uppföljningsperioden och till vad övergick sökan­ den? Vad hände med de sökande som skrevs in i sökande­ kategori 14 under fjärde kvartalet 2004? För att få svar på frågan har vi undersökt vilken nästa sökandekategori blev inom en period av sex månader från inskrivningen i sökandekategori 14. En sammanställning av sökande­ kategorierna redovisas i tabellen nedan. Tabell 2 Orsak till avregistrering från sökandekategori 14 inom 6 månader Status efter sex månader Kvinnor Män Tillbaka i sökandekategori 11 1256 1222 Tillfälligt arbete/deltidsarbete 97 48 Totalt 2478 145 Fått arbete med stöd Inskriven i program EES-sökande Övrigt Avaktualiserade Kvar i sökandekategori 14 Totalt 18 116 2 48 847 199 3853 6 60 2 27 406 103 1957 12 56 0 21 441 96 1896 De flesta lämnade sökandekategori 14 inom en period av sex månader från inskrivningen i sökandekategorin. Endast 199 personer fanns kvar i sökandekategori 14 efter sex månader från inskrivningen. En stor del av de sökande, 64 procent, hade registrerats i sökandekategori 11. 847 personer, vilket motsvarade 22 procent, var avaktualiserade ur arbetsförmedlingens register. 7 IAF: s Fakta PM del tids arb etsl ös a 18 1:2006, Arb etslöshetsers ättn ing til l Kategorin tillfälligt arbete/deltidsarbete omfattar sökande som var registrerade som deltidsarbetslösa, timanställda, sökande som hade tillfälligt arbete eller var ombytes­ sökande. Den stora skillnaden mellan könen i denna kategori beror främst på att deltidsarbete i olika former är vanligare bland kvinnor än bland män. Granskning Urval Genom granskning av daganteckningar har vi kartlagt orsaken till att arbetsförmedlingen byter sökandekategori från 11 till 14. Aktuell grupp omfattar sökande som flyttats från den ersättningsberättigande sökandekate­ gorin 11 till den icke ersättningsberättigande sökande­ kategorin 14 och sedan flyttats tillbaka till sökandekate­ gorin 11 inom sex månader. Av tabell 2 framgår att 2 478 personer omfattas av dessa kriterier. Vid urvalet har de sökande delats in i två grupper bero­ ende på hur länge de varit registrerade i sökandekate­ gori 14. Ett slumpmässigt urval har sedan gjorts i båda dessa grupper. Den ena gruppen (grupp 1) har stått i sökandekategori 14 en till 14 dagar och urvalet omfattar ca fem procent av dessa eller 60 ärenden. Den andra gruppen (grupp 2) har funnits i sökandekategori 14 mer än 14 dagar och urvalet omfattar ca 20 procent av dessa, dvs. 236 ärenden. Totalt har 296 ärenden granskats. Orsaken till att ett färre antal ärenden valdes i grupp ett är att vi bedömde att det förmodligen finns en naturlig förklaring till varför byte av sökandekategoribyte sker, till exempel sjukdom eller semester. En större mängd valdes i grupp två för att få en bättre bild av varför dessa förts till sökandekategori 14 och varför sökanden finns i kate­ gorin mer än fjorton dagar. Dokumentation Redovisningen utgår från de skäl som angivits av hand­ läggare på arbetsförmedlingen i de daganteckningar som granskats. Det kan finnas olika orsaker till att en person uteblir från ett bokat besök. I tabellen redovisas de skäl som anges i daganteckningarna. Om en orsak angivits till att besöket uteblev redovisas detta skäl. I de fall en orsak saknas och 19 det endast angivits ”kommer ej på bokat besök” i dag­ anteckningarna redovisas även detta i tabellen. När den sökande meddelar förhinder eller inte står till förfogande för arbete kan det också finnas en bakom­ liggande orsak som inte har dokumenterats genom dag­ anteckningar. Nedanstående tabell visar en översiktlig sammanställning över de skäl som anges. Tabell 3 An led n in g a ng ivn a i d ag ant eckn ing Skäl för sökandekate­ goribyte Arbete Sjukdom Vård av barn Föräldraledig Studier Semester Kommer inte till bokat besök Annat Förhindrad/Står ej till förfogande Skäl saknas Totalt Gr 1 Gr 2 Totalt Gr 1 Gr 2 Totalt 2 15 2 0 0 7 3 64 4 10 3 29 5 79 6 10 3 36 3% 25% 3% 0% 0% 12% 1% 27% 2% 4% 1% 12% 2% 27% 2% 3% 1% 12% 11 6 17 18% 3% 6% 2 14 16 3% 6% 5% 14 75 89 23% 32% 30% 7 60 28 236 35 296 12% 100% 12% 100% 12% 100% Av tabellen framgår att de vanligaste orsakerna till att sökandekategoribyten sker är att sökanden inte står till arbetsmarknadens förfogande, är sjuk eller har semester. Vidare framgår att sökandekategoribyte i de flesta fall ägt rum efter kontakt med den sökande. Anmärknings­ värt är dock att det i 12 procent av ärendena inte anges någon orsak till varför sökandekategoribyte sker. Det kan vara så att sökanden har meddelat till arbetsförmed­ lingen att denne inte står till arbetsmarknadens för­ fogande men att det inte har dokumenterats av arbets­ förmedlingen. Det kan också vara så att sökanden inte haft någon kontakt med arbetsförmedlingen innan bytet av sökandekategori. I sådana fall borde arbetsförmed­ lingen antingen ha gjort en avanmälan eller ha lämnat en underrättelse om ifrågasatt ersättningsrätt till arbets­ löshetskassan att sökanden inte anses stå till arbetsmark­ nadens förfogande. Oberoende av omständigheterna framstår det som att en brist i handläggningen från arbetsförmedlingens sida skett. 20 När det gäller fördelningen mellan grupp 1 och 2 kan vi konstatera att motiveringen skiljer sig åt mellan grup­ perna i två avseenden. Orsaken ”kommer inte till bokat besök” anges i betydligt större omfattning för sökande som är inskrivna en kort tid i sökandekategori 14 (grupp 1). Troligen byter arbetsförmedlingen sökandekategori och kallar till ny tid hos arbetsförmedlingen istället för att göra en avanmälan till arbetslöshetskassan. Orsaken ”förhindrad/står ej till förfogande” anges i större omfatt­ ning för sökande som är inskrivna mer än fjorton dagar i sökandekategori 14. I 25 av de granskade 296 ärendena framgår av dag­ anteckningarna att det skett både ett byte av sökande­ kategori och en avanmälan till arbetslöshetskassan. Motiveringen ”kommer inte till bokat besök” har angetts i 17 ärenden. Sammanlagt handlar dock 82 ärenden om personer som inte kom på bokade besök enligt dag­ anteckningarna. Detta behandlas i kommande avsnitt. Kom ej till bokat besök Av de 296 sökande som ingick i urvalet och fördes över till sökandekategori 14 var det totalt 82 sökande, 28 procent av de granskade ärendena, som inte kom till in­ bokat besök. I tabellen nedan beskrivs den anledning som angavs för det uteblivna besöket. Tabell 4 An led n in g s o m an ges f ör ute b live t b esö k Skäl till uteblivet Gr 1 Gr 2 Totalt Gr 1 Gr 2 besök Arbete 1 0 1 3% 0% Sjukdom 10 12 22 29% 26% Vård av barn 2 0 2 6% 0% Föräldraledig 0 1 1 0% 2% Semester 0 2 2 0% 4% Kommer inte till 11 6 17 31% 13% bokat besök Annat 1 1 2 3% 2% Förhindrad/Står ej 10 25 35 29% 53% till förfogande Totalt 35 47 82 100% 100% Totalt 1% 27% 2% 1% 2% 21% 2% 43% 100% Den vanligaste orsaken till att sökanden inte kom till arbetsförmedlingen på bokat besök är att den arbetslöse är förhindrad att komma eller inte står till förfogande den dagen, 43 procent. 21 En annan vanlig orsak till att sökanden inte kommer till arbetsförmedlingen på bokat besök är sjukdom, 27 pro­ cent. I 21 procent av fallen anges endast att personen inte kommer till bokat besök. Någon ytterligare motivering ges inte i daganteckningarna. Enligt de föreskrifter som tillämpades under fjärde kvar­ talet 2004 skulle en avanmälan göras om en sökande inte besöker förmedlingen på den tid som fastställts efter kallelse eller på annat sätt. I 15 av de 82 ärendena har enligt daganteckningar både ett byte av sökandekategori och avanmälan registrerats. I övriga ärenden har ett byte av sökandekategori skett istället för avanmälan. Speciellt anmärkningsvärt är detta i ärenden där skälet till sökan­ dekategoribytet är att personen inte kommer till bokat besök. I dessa fall ska en avanmälan göras och inte ett byte av sökandekategori. Av de 82 personer som inte kom till bokade besök ut­ gjorde sökande yngre än 30 år 51 procent. Underrättelse till arbetslöshetskassan I de granskade ärendena har vi bedömt om arbetsför­ medlingen borde ha skickat en underrättelse om ifråga­ satt ersättningsrätt till arbetslöshetskassan istället för att registrera den sökande i sökandekategori 14. Enligt 16 § förordning (2000:628) om den arbetsmark­ nadspolitiska verksamheten ska arbetsförmedlingen underrätta arbetslöshetskassan om en sökande uppträder så att det finns anledning att förmoda att sökanden inte vill eller kan anta något som helst arbete. I sju av de granskade 296 ärendena kan vi utläsa av daganteckningarna att det var fråga om ett upprepat beteende att utebli från inbokat besök eller annan anled­ ning för överföring till sökandekategori 14. Endast i ett ärende var omständigheterna i det enskilda fallet sådana att en underrättelse till arbetslöshetskassan borde ha skett. Ärendet handlade om en sökande som rest utom­ lands utan att meddela arbetsförmedlingen. 22 Samverkan med annan myndighet Samverkan kan ske mellan olika myndigheter. För att uppnå en effektivare användning av tillgängliga resurser inom rehabiliteringsområdet ska Arbetsmarknadsstyrel­ sen samverka med Försäkringskassan, Arbetsmiljöverket 8 och Socialstyrelsen. När försäkringskassan ska bedöma arbetsförmågans ned­ sättning tillämpas bestämmelserna i 3 kapitlet 7 § lag (1962:381) om allmän försäkring. När personen är både sjukskriven och arbetslös ska försäkringskassan bedöma arbetsförmågan i förhållande till ett normalt förekom­ 9 mande arbete på arbetsmarknaden. När en person är inskriven hos arbetsförmedlingen krävs enligt grundvillkoren i arbetslöshetsförsäkringen bland annat att den sökande är arbetsför och villig att aktivt 10 söka lämpliga arbeten för rätt till ersättning. Vidare görs en bedömning utifrån reglerna i 11 § lag (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring (ALF) om vilka arbeten som ska anses lämpliga. Därvid ska det inom ramen för tillgången på arbetstillfällen tas skälig hänsyn till den sökandes förutsättningar för arbetet samt andra personliga förhållanden. 8 Förordning (2000:628) om den arbets mar kn adspolitis k a verks amheten , 2 b §. 9 Förs äkringsk ass ans V ägl edning 2004 :2 versi on 3 , sid 49 . 10 L ag ( 199 7:2 38 ) om a r b e ts lös h e ts fö r s äkr in g 9 § R ä t t til l e r s ät t n i n g v i d arb etslöshet h ar sökande s om 1 . är arb e ts föra och oförhindr ad e att åta sig arbete för en arb etsgivar es r äkning mins t 3 timmar varje arb etsd ag och i gen omsnitt minst 17 timmar i ve ckan, 2 . är b er edd a att an ta erbjud et lämplig t arb e te under tid för vilken de in te anmält hind er s om kan god tas av arb et slö she ts k ass an, 3 . är an m äld a s om arb et ss ök and e ho s den of f en tl ig a arb etsför medlingen i den ordning som föreskrivs av r eger ingen eller den mynd ighet s om reg ering en bestämmer, 4 . med verkar till att en individu ell h andlingsplan uppr ättas i s amr åd med den offen tlig a arb etsför medlingen, och 5 . a k t i vt s ö k e r e t t l ä mpl i g t arbe t e m en in te kan f å e t t s åd an t arb et e . 23 Av 296 granskade ärenden handlade totalt 79 ärenden om personer som uppgett att de var sjukskrivna. Av dessa hade 64 personer varit inskrivna i sökandekategori 14 längre tid än 14 dagar. Vid granskningen har IAF noterat fyra ärenden, alla i grupp två, där någon form av samverkan skett mellan myndigheter. Av dessa fyra ärenden rörde två ärenden samverkan inom rehabiliteringsområdet, dvs. samverkan mellan arbetsförmedlingen och försäkringskassan. Sökandekategoribyte tillbaka till 11 Enligt Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringens före­ 11 skrifter om arbetslöshetsförsäkring IAFFS 2004:1 som var i kraft fjärde kvartalet 2004 angavs följande: 86 § Den som begär arbetslöshetsersättning skall anmäla sig som arbetssökande hos den offentliga arbetsförmed­ lingen den dag från och med vilken han eller hon önskar få ersättning. Vid prövning av ersättningsvillkor anses arbetslösheten ha inträtt den dag den sökande anmält sin arbetslöshet till förmedlingen. Anmälan ska ske vid personligt besök hos arbetsförmed­ lingen. Den sökande kan anmäla sig per telefon om han eller hon 1) bor långt bort från ett fast förmedlingskontor och har svårt att inställa sig första arbetslösa dagen, 2) är känd av förmedlingen samt kostnader och tidsåt­ gång i övrigt motiverar avsteg från huvudregeln eller 3) är bosatt på en ort med filialkontor och ska anmäla sig på en dag då förmedlingen inte är öppen Arbetsförmedlingen skall i samband med telefonanmälan bestämma vilken dag den sökande skall inställa sig per­ sonligen. Nedanstående tabell visar på vilket sätt sökanden med­ delar arbetsförmedlingen att den åter står till arbets­ marknadens förfogande. Genom meddelandet överför arbetsförmedlingen den sökande från den icke ersätt­ 11 IAFFS 2004:1 upphörde den 1 oktob er 2005. Den 15 de ce mber 2 005 tr ädde IAFFS 2005:7 om anmälan hos den offentliga arbetsförmedl ingen för rätt till ekonomis kt s töd vid a r b e t s l ö s h e t i k r af t . 24 ningsberättigande sökandekategorin 14 till den ersätt­ ningsberättigande sökandekategorin 11. Tabell 5 B yt e a v s ö ka nde kate go r i (s kat) ha r s kett efte r k ont akt me d sö ka nd en: Åter i skat 11 Gr 1 Gr 2 Totalt Gr 1 Gr 2 Totalt Besök 48 185 233 80% 78% 79% Telefon 8 28 36 13% 12% 12% E-post 0 1 1 0% 0% 0% Annat 2 3 5 3% 1% 2% Framgår ej 2 19 21 3% 8% 7% Totalt 60 236 296 100% 100% 100% Av tabellen framgår att huvuddelen av ersättningsan­ mälan till arbetslöshetskassan, 79 procent, skett efter ett personligt besök på arbetsförmedlingen. Detta är också huvudregeln när en person gör anspråk på ersättning från arbetslöshetskassan. Enligt föreskriften kan telefon­ anmälan dock göras under vissa omständigheter. Enligt ovanstående tabell har telefonanmälan skett i 12 procent av ärendena. En närmare granskning av ärendena där ersättnings­ anmälan skett efter ett telefonsamtal visar att det inte i något av ärendena finns dokumenterat en orsak till att telefonanmälan godtogs. Vidare anges i föreskriften att då telefonanmälan görs ska den sökande få besked om vilken dag han eller hon ska besöka förmedlingen per­ sonligen. I endast sju av de granskade 36 ärendena fanns dokumenterat att sökanden fått en tid för att be­ söka arbetsförmedlingen personligen vid telefonsamtalet. I sju procent av granskade ärenden framgår inte på vilket sätt sökanden anmälde till arbetsförmedlingen att den åter står till arbetsmarknadens förfogande. Slutligen har vi granskat om det krävdes något av den sökande utöver anmälan för att de åter skulle anses stå till arbetsmarknadens förfogande på arbetsförmedlingen. I fem ärenden, vilket motsvarar två procent av granskade ärenden, krävdes något annat av den sökande. Det handlade bland annat om att barnomsorgen skulle ord­ nas innan sökanden kunde bli ersättningsanmäld. 25 Slutsatser Enligt de föreskrifter som tillämpades under fjärde kvar­ talet 2004 skulle en avanmälan göras om en sökande inte besöker förmedlingen på den tid som fastställts efter kallelse eller på annat sätt. I drygt en tredjedel av grans­ kade ärenden handlar ärendet om personer som inte kom på bokade besök. I dessa ärenden borde arbetsför­ medlingen ha gjort en avanmälan och inte ett byte av sökandekategori. Speciellt anmärkningsvärt är de sex procent av ärendena där det i daganteckningar anges att själva orsaken till byte av sökandekategori är att perso­ nen inte kommer till bokat besök. I tolv procent av de granskade ärendena saknas doku­ mentation om orsak till att ett byte av sökandekategori till sökandekategori 14 sker. IAF anser att arbetsförmed­ lingen självfallet alltid bör ange en orsak till bytet. Sär­ skilt mot bakgrund av att byte till en icke ersättnings­ berättigande sökandekategori medför en automatisk avanmälan till arbetslöshetskassan och därmed att ersätt­ ningsrätten upphör. Ett av målen med rapporten är att granska i vilka fall arbetsförmedlingen borde ha skrivit en underrättelse istället för att byta till sökandekategori 14. Vid gransk­ ningen har vi endast funnit ett ärende där en under­ rättelse borde ha gjorts. Av detta drar vi slutsatsen att arbetsförmedlingen inte byter till sökandekategori 14 istället för att skriva underrättelser. När den arbetssökanden meddelar arbetsförmedlingen att den åter står till arbetsmarknadens förfogande är huvudregeln att anmälan ska ske vid ett personligt be­ sök. Granskningen av daganteckningarna bekräftar att anmälan i huvuddelen av ärendena sker genom person­ ligt besök på arbetsförmedlingen. Det finns möjligheter att i vissa situationer, som precise­ ras i gällande föreskrift, att anmäla sig per telefon istäl­ let. I tolv procent av ärendena används telefonanmälan. I detta sammanhang kan nämnas att inte alla följer före­ skriften när det gäller att den sökande ska få besked om vilken dag han eller hon ska besöka arbetsförmedlingen personligen. 26 IAF konstaterar sammanfattningsvis när det gäller fjärde kvartalet 2004 att det saknas tydliga regler i föreskrift och handläggarstöd för när avanmälan respektive sökan­ dekategoribyte ska ske. Avsaknaden av tydliga regler och handläggarstöd försvårar arbetsförmedlingens arbete och medför ett godtyckligt tillvägagångssätt. När en person till exempel meddelar arbetsförmedlingen att han eller hon ska ha semester sker ibland en avanmälan och ibland ett sökandekategoribyte. Det händer även att arbetsförmedlingen både gör en avanmälan och ett byte av sökandekategori. I den nu gällande föreskriften om handläggning av arbetsförmedlingsärenden har ett förtydligande skett genom att det numera anges vad avanmälan innebär och i vilka situationer avanmälan ska göras. Handläggarstöd för när sökandekategori 14 ska användas omfattar dock delvis samma situationer som anges i 12 § föreskriften om avanmälan. Detta medför att rutinerna för hur hand­ läggningen ska gå till blir otydlig. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen och vikten av enhetliga rutiner bör AMS förtydliga i vilka situationer en manuell avanmälan ska ske och i vilka situationer ett byte av sökandekategori ska ske. AMS bör även klargöra att skälet för byte till sökandekategori 14 alltid bör dokumenteras av arbetsförmedlingen. 27