Kravspecifikation

Bilaga 1A.2
LS 2016-0325
SLL Juridik och upphandling
Upphandlingsavdelningen
Läkemedelsförsörjning inom
Stockholms läns landsting
SLL1350
Kravspecifikation
för Läkemedelssupport
1 (7)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Bilaga 1A.2
Kravspecifikation avseende Läkemedelssupport
LS 2016-0325
_________________________________________________________________
Innehållsförteckning
1.
UPPDRAGETS ART OCH OMFATTNING ............................................................................... 3
2.
PERSONAL OCH LOKALER ...................................................................................................... 3
2.1
2.2
3.
PERSONAL ..................................................................................................................................... 3
LOKALER .................................................................................................................................. 3
LÄKEMEDELSSUPPORT ............................................................................................................ 3
3.1 LÄKEMEDELSFÖRRÅD INKLUSIVE LÄKEMEDELSAUTOMAT ............................................................ 4
3.2
BESTÄLLNINGSSYSTEM ............................................................................................................ 5
3.3
UPPFÖLJNING ........................................................................................................................... 5
3.3.1
Övrig uppföljning ............................................................................................................... 6
4.
HANTERING AV VÄTSKEVAGNAR......................................................................................... 6
4.1
UPPDRAGETS ART OCH OMFATTNING ............................................................................................ 6
2 (7)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Bilaga 1A.2
Kravspecifikation avseende Läkemedelssupport
LS 2016-0325
_________________________________________________________________
1. Uppdragets art och omfattning
Läkemedelssupport inkluderar skötsel av Beställande enheters läkemedelsförråd
inklusive läkemedelsautomater samt påfyllnad av Beställande enheters vätskevagnar.
Eftersom förutsättningar och behov varierar mellan olika Beställande enheter och över
tid, ska separat avtal tecknas mellan Leverantören av tjänsten och respektive
Vårdgivare eller motsvarande inom ramen för upphandlingen. Särskild avtalsmall
finns för uppdragen.
Skötsel av vätskevagnar innebär att påfyllnad av vagnen sker enligt fastställda rutiner
som överenskommits mellan SLL och Leverantören. En vätskevagn kan innehålla
infusion - dialys- och/eller spolvätskor. Varje vagn har ett fastställt sortiment. Antalet
vätskevagnar kan under avtalstiden variera. Angivna volymer av antalet förpackningar
är uppskattningar som kan komma att förändras över tid.
Leverantören ska ta fram processer som ska vara tillgängliga för Beställaren 60 dagar
före avtalsstart. Vid ändringar ska Beställaren hållas informerad om revideringar.
2. Personal och lokaler
2.1
Personal
Leverantören ska ansvara för att den personal som utför uppdraget har kompetens i
enlighet med gällande myndighetskrav samt att personal i övrigt har den kompetens
som krävs för att utföra uppdraget. Personal hos Leverantören ska väl förstå, skriva
och kommunicera på det svenska språket.
En farmaceut från Leverantören ska ha huvudansvaret för uppdraget. Personal med
farmaceutisk kompetens och verksamhetsansvarig ska finnas. Farmaceut ska också
finnas tillgänglig för att säkerställa kvalitet och myndighetskrav. Senast 60 dagar
innan avtalsstart ska Beställaren erhålla en förteckning där verksamhetsansvarig och
farmaceutisk personal i nyckelfunktioner namnges och kompetens ska styrkas med
meritförteckning.
Leverantören ska förse Beställande enhet med en aktuell signaturlista över den
personal som utför tjänsten.
2.2
Lokaler
Beställaren tillhandahåller lokaler för vätskelager och administrativa arbetsplatser för
den personal som arbetar för Beställaren. Utnyttjande av personalutrymme kan
komma att ske i samverkan med andra verksamheter. Beställaren tillhandahåller och
ansvarar för underhåll av utrustning i de lokala vätskeförråden enligt bilaga xxxx.
Övrig utrustning ansvarar leverantören för.
3. Läkemedelssupport
Läkemedelssupport kräver ett samarbete mellan Leverantören och
Vårdgivare/Beställande enhet.
Tjänsten ska inkludera skötsel, enligt nedan, av avdelningens, klinikens eller
sjukhusets läkemedelsförråd inklusive läkemedelsautomat.
Överenskommet sortiment utgör ett reducerat sortiment avseende
förpackningsstorlekar och synonymer. Det utgörs delvis av Beställarens upphandlade
läkemedel som måste finnas på Beställarens respektive enheter för att täcka en stor del
av de ordinationer som görs.
3 (7)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Bilaga 1A.2
Kravspecifikation avseende Läkemedelssupport
LS 2016-0325
_________________________________________________________________
Sortimentet fastställs på grundval av statistik över förbrukning; Upphandlade
läkemedel i SLL och rekommendationer i Kloka Listan. Hänsyn tas också till
kostnaden för läkemedlet, lämpliga förpackningar och till behov av att undvika alltför
frekventa namnbyten och därmed förväxlingar.
Framtagandet av överenskommet sortiment syftar till att:
 Uppnå en hög tillgänglighet av läkemedel, låg lagerkostnad och minimal
kassation,
 Reducera sortiment, förpackningsstorlekar, synonymer och sällanläkemedel,
 Kundens rekommenderade eller upphandlade läkemedel är förstahandsval,
 Vårdpersonalen blir väl förtrogen med läkemedlen,
 Öka patientsäkerheten.
Överenskommet sortiment, inklusive beställningspunkter och kvantiteter, tas fram
tillsammans med läkemedelsansvarig läkare och sjuksköterska på Beställande enhet.
Verksamhetschef, eller av denne utsedd person, fastställer och godkänner ändringar av
sortimentet.
Följande reglerar de uppdrag som har beställts. Leverantören ska:
 Se till att det finns en elektroniskt tillgänglig, aktuell lista över överenskommet
sortiment,
 Genomföra en omfattande sortimentsrevision minst en (1), och upp till två (2)
gånger/år beroende på vilken verksamhet som bedrivs,
 Korrigeringar av sortimentet görs fortlöpande t.ex. vid ny upphandling av
läkemedel, terapiändringar, utbyte av generika samt uppdatering av
beställningspunkter och beställningsmängder,
 Tillsammans med Beställande enhet ta fram och underhålla en sortimentslista i
samråd med läkemedelsansvarig läkare och sjuksköterska på Beställande
enhet. Sortimentslistorna ska göras tillgängliga elektroniskt i enlighet med
Beställande enhets önskemål. Listorna ska uppdateras minst en gång per år i
samband med nya avtal för upphandlade läkemedel samt kontinuerligt om
enheten gör ändringar i behandlingsstrategier.
3.1 Läkemedelsförråd inklusive läkemedelsautomat
Leverantören ska vid efterfrågan från Beställande enhet kunna leverera bland annat
följande, hela eller delar enligt nedan. Överenskommelse om Uppdragets innehåll görs
med respektive Vårdgivare/Beställande enhet.

Framtagande av sortimentslista,

Framtagande av streckkoder och ansvara för utbyte av dessa. Gäller även vid
uppstart och omflyttning av läkemedelsförråd,
Revidera bassortiment/sällansortiment minst en (1) gång per år i samband
med nya upphandlingar av läkemedel inom SLL i samråd med ansvarig läkare
respektive sjuksköterska enligt uppgifter från Vårdgivaren eller Beställande
enhet,


Koppla läkemedel till placering i läkemedelsautomat,

Förvalta hela eller delar av databasen till läkemedelautomat,

Kontinuerligt bistå med stöd för sortimentsstyrning och sortimentsanalys,

Kontinuerlig kontakt med läkemedelsansvariga sjuksköterskor,
4 (7)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Bilaga 1A.2
Kravspecifikation avseende Läkemedelssupport
LS 2016-0325
_________________________________________________________________

Beställa läkemedel och aktuella läkemedelsnära produkter samt handelsvaror
till avdelningens förråd via Beställarens beställningssystem,

Beställa läkemedel till läkemedelsautomater via Beställarens
beställningssystem efter underlag som genereras av läkemedelsautomaten,

Utföra leveranskontroll inklusive leveransbekräftelse i beställningssystemet,

Ta emot och packa upp läkemedel samt andra varor,

Bevaka och informera om restnoterade varor,

Fylla på i läkemedelsförråd inkluderat läkemedelsautomat,

Bevaka licenser,

Hantera returer av felexpedierade läkemedel,

Åtgärda indragningar av läkemedel och följa upp att de blivit utförda,

Utföra hållbarhetskontroll minst var tredje (3) månad och kassera
förpackningar som passerat utgångsdatum,

Dokumentera levererade narkotikaförpackningar i narkotikajournal vid
uppackning på hylla eller kontrollera saldo av narkotika vid påfyllning i
läkemedelsautomat,

Plombera narkotikaförpackningar vid leverans,

Hålla god ordning i läkemedelsrummet,

Rengöring av läkemedelsautomater,

Övriga uppdrag utifrån överenskommelse med Beställande enhet.
För en stor del av läkemedelsautomater hos Karolinska (cirka 50st) ska beställning
och påfyllning utföras samma dag.
Tjänsterna ska kunna utföras helgfria måndagar – fredagar enligt överenskommelse
med Beställaren.
Vid storhelger får antalet påfyllnadsfria dygn inte överstiga fyra (4) på rad.
Påfyllningsfrekvens sker efter överenskommelse med Beställande enhet.
Processer för tjänsten ska vara tillgängliga för Beställaren 60 dagar innan avtalsstart.
Vid ändringar ska Beställaren hållas informerad om revideringar. Rutiner för tjänsten
tas fram i samråd med Vårdgivare/Beställande enhet.
3.2 Beställningssystem
Leverantören ska beställa läkemedel via Beställarens beställningssystem.
Leverantörens personal ska behärska de IT-system som används och erbjuds delta i
utbildning i Beställarens IT-system när sådana tillfällen ges. Särskild ersättning utgår
ej.
3.3 Uppföljning
Beställaren och Leverantören ska tillsammans kontinuerligt utforma rutiner för
uppföljning av tjänsten.
Uppföljningen ska omfatta:
5 (7)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Bilaga 1A.2
Kravspecifikation avseende Läkemedelssupport
LS 2016-0325
_________________________________________________________________

3.3.1
Förvaltningsmöten mellan SLL och Leverantören fyra (4) gånger per år.
Uppföljningsmöten mellan Vårdgivaren/Beställande enhet och Leverantören
vid behov eller överenskommelse.
Övrig uppföljning
Leverantören ska redovisa statistik elektroniskt till Beställaren avseende Uppdragets
genomförande i omfattning som överenskommes mellan parterna.
Avtalet med Vårdgivaren ska innehålla en bilaga med avtalade vårdenheter avseende
läkemedelssupport respektive vätskevagnar.
Vårdgivaren ska varje månad få statistik med kostnad för respektive avtalat
läkemedelsförråd samt antalet påfyllningar för respektive vätskevagn.
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ska få statistik över samtliga Vårdgivares köpta
tjänster varje månad.
4. Hantering av Vätskevagnar
4.1 Uppdragets art och omfattning
Leverantören ska ansvara för påfyllnad av vätskevagnar efter överenskommelse med
respektive Vårdgivare/Beställande enhet.
Vätskevagnar
Beställande enheter äger och ansvarar för skötsel och underhåll av sina vätskevagnar.
Dessa kan ha olika utformning på olika sjukhus.
Lokaler
Akutsjukhus som önskar lokal vätskevagnshantering tillhandahåller hyresfritt lämplig
lokal för vätskelager åt Leverantören. Leverantören ska teckna särskild
överenskommelse med Beställaren för att reglera nyttjandet av lokalerna. Beställare
med ett mindre antal vätskevagnar ska även kunna få sina vätskevagnar påfyllda hos
Leverantören eller i ett av de andra sjukhusens vätskelager. Då står Beställaren för
eventuella extra transportkostnader.
Sortiment
Ett fastställt sortiment ska upprättas för varje Beställande enhet och vagn i samarbete
mellan Leverantören och Beställande enhet. Sortimentsrevidering ska erbjudas minst
en (1) gång per år samt i samband med ändringar av upphandlat vätskesortiment.
Aktuell lista ska hållas tillgänglig för Beställaren i elektroniskt format.
Märkning av vagnar
Leverantören ska förse varje vagn med information avseende
 Identifikation – enhetstillhörighet, vagnsnummer,
 Sortimentslista,
 Innehåll per korg,
 Hänvisning till bipacksedel eller annan information.
Packning av vagnar
Leverantören ska ansvara för att alla vätskeleveranser och all vätskevagnshantering
görs enligt gällande myndighetskrav. I ansvaret ingår att arbeta för att minimera
förväxlingsrisker av vätskor. I ansvaret ingår också att se till att reklamationer görs och
att indragningar verkställs både i vätskeförrådet och i packade vätskevagnar.
Leverantören ska ansvara för att vätskevagnar är rätt märkta och rätt packade med
rätt vätskor avseende beslutat sortiment.
6 (7)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Bilaga 1A.2
Kravspecifikation avseende Läkemedelssupport
LS 2016-0325
_________________________________________________________________
Leverantör ska vid packning av vagnar även utföra eventuell elektronisk utcheckning
av varor enligt gällande myndighetskrav.
Leverantör ansvarar för omhändertagandet av emballage i enlighet med Vårdgivarens
rutiner.
Lagerhållning
Leverantören ska själv styra sina lagernivåer så att Beställarens krav på servicenivå
tillgodoses.
Leveransschema
Ett schema för hämtning och leverans av vätskevagnar på sjukhuset tas fram i
samarbete mellan Leverantören, Beställaren och sjukhusets interna
transportorganisation.
Transport
För transporter av vätskevagnar mellan vätskevagnsförråd och Beställande enhet
ansvarar Beställarens egen interna transportorganisation.
Inleverans av vätskor till vätskelager ska gå via överenskommen leveranspunkt på
sjukhuset där Beställarens interna transportorganisation ansvarar för leverans från
leveranspunkt till vätskelager.
Lagervård
Leverantören ska kontinuerligt kontrollera hållbarheten av vätskor i vätskevagnen.
Leverantören ska ansvara för att reklamationer görs och att indragningar verkställs
både i vätskelagret och i packade vätskevagnar.
Pris för tjänsten
Tjänsten ska prissättas med en särskild orderradsavgift.
7 (7)