HÖGSKOLAN I BORÅS
Organisationsöversynsgruppen
KOMMUNIKATIONSPLAN
Dnr 403-13
Kommunikationsplan - Projektledningens arbete 2013
Bakgrund
Under 2013-2014 kommer ett utvecklingsarbete att ske på Högskolan i Borås. Som startskott för
detta arbete presenterade rektor Björn Brorström i början av 2013 ett förslag till ny organisation.
Utvecklingsarbetet har två utgångspunkter: att omständigheter i samhället i stort skapar ett
omvandlingstryck samt att det inom högskolan finns en egen drivkraft för att bli ett starkare lärosäte.
Den 27 maj 2013 togs beslut (dnr 403-13) om att organisationsutvecklingsarbetet ska drivas i
projektform med en projektledning bestående av representanter från forskningen,
forskarutbildningen, grundutbildningen samt administrationen. Studenterna har rätt att vara
representerad av en person.
Den 10 juni fattade rektor beslut om uppdragsbeskrivning. Enligt uppdragsbeskrivningen har
projektledningen att föreslå projektplan med
Projektstruktur med plan för bemanning av arbetsgrupper för framarbetande av förslag samt
referensgrupper för förankring av förslag
Budget för genomförande av projektet
Aktivitetsplan inklusive tidsplan för projektets genomförande
Kommunikationsplan för anställda och studenter
Plan för samverkan med arbetstagarorganisationer och huvudskyddsombud
Föreliggande kommunikationsplan är framtagen i enlighet med beslutad uppdragsbeskrivning.
Syfte
Syftet med den här kommunikationsplanen är att hjälpa projektledningen att informera och
kommunicera kring sitt arbete. All personal på högskolan ska hållas informerad om
utvecklingsarbetet och de beslut som tas längs vägen. Alla högskolans studenter ska informeras om
saker som rör dem. Informationen ska ske kontinuerlig och den särskilda webbsidan, ”Högskolans
utvecklingsarbete”, som skapats för ändamålet, är centrum för kommunikationen och där ska all den
senaste informationen finnas tillgänglig inklusive alla formella beslut som fattas.
I de fall det endast är en envägskommunikation benämns detta som ”information” och i det fall det
är tvåvägskommunikation benämns detta som ”kommunikation”.
Analys av nuläget
Projektledningen tar fram aktivitetsplan, projektplan, intervjufrågor samt namn på personer som bör
intervjuas. Kommunikationsplanen ska spegla detta samt vara en kanal för medarbetarskap,
förankring och transparens. Projektledningens arbete pågår intensivt i juni fram till semestern och
återupptas i höst. Detta innebär att inget arbete planeras utföras under sommaren. Detta bör framgå
i kommunikationen.
Målgrupp
All personal på högskolan, studenter, samarbetspartners, departement, fackliga organisationer,
skyddsombud samt allmänheten.
HÖGSKOLAN I BORÅS
Organisationsöversynsgruppen
KOMMUNIKATIONSPLAN
Dnr 403-13
Kommunikationsmål
Målet med projektledningens kommunikation är att visa på transparensen i sitt arbete och att alla
som räknas in i målgruppen ska ha chans att kontinuerligt ta del av information kring
utvecklingsarbetet. Det är viktigt att skapa delaktighet och att visa på när projektgruppen är öppen
för dialog och när det handlar om envägsinformation. Det är också viktigt att anpassa
kommunikationen efter de olika målgrupperna.
Kommunikationsstrategier
Aktivt bjuda in till dialog och delaktighet för att skapa engagemang (medarbetarskap).
Tvåvägskommunikation när så är möjligt. Täta tillfällen för information/kommunikation. Variera olika
former (skriftligt, muntligt, film, sociala medier, osv.), grupperingar, former (stora/små grupper),
formellt och informellt. Kommunikationen och information ska ske kontinuerligt. Informera även om
ingen ny information finns. Samtliga chefer behöver vara involverade och aktiva i kommunikationsoch informationsarbetet.
Kommunikations- och informationsinsatser delas in i följande faser:
Fas 1
Informationsinsamling genom intervjuer med chefer och företrädare för verksamheter,
nyckelpersoner för att nå de strategiska målen och medarbetare kommer att intervjuas i olika former
(t.ex. intervju, gruppintervju, remiss, webbenkät, öppna work-shops). Information ska ges om vad
som sker. Synpunkter samlas endast in och kommenteras inte i detta läge.
Fas 2
Bearbetning av insamlad information.
Information ska ges om vad som sker. Möjlighet till öppen kommunikation ska finnas med
projektledningen. Framförda synpunkter och kommentarer bör så långt som möjligt redovisas öppet.
Fas 3
Framtagande av förslag utifrån insamlad information. Förslaget ska uppfylla de mål och vägledande
principer som styrelsen beslutade den 25 april 2013 (dnr 331-13).
Fas 4
Förankring av framtaget förslag genom kommunikation och informationsinsatser. I förslaget ska det
redogöras för hur styrelsens uppställda mål och vägledandeprinciper uppfylls.
Information ska ges om vad som sker. Framförda synpunkter och kommentarer bör så långt som
möjligt redovisas öppet.
Informationsinnehåll
Informationsinnehållet ska anpassas efter målgruppen för den specifika informationsinsatsen.
Informationen ska vara tydlig och enkel och besvara frågor som ”varför” och som bemöter frågan
”hur påverkar detta mig?” Genom tydlig information skapas motivation och engagemang samt att
oro kan hanteras och förebyggas.
Kanaler/medier
Webbsidan ”Högskolans utvecklingsarbete”, personalnyheter på Anställdwebben, nyhetsmailet
Inblick, mail till all personal, filmat material på webben, sociala medier (Facebook främst för att nå
HÖGSKOLAN I BORÅS
Organisationsöversynsgruppen
KOMMUNIKATIONSPLAN
Dnr 403-13
studenterna), extern nyhetsplats på hb.se, personalmöten, informella möten i fikarum, ”stormöte”
med rektor.
Tid- och aktivitetsplan
Se bilagd Tid- och aktivitetsplan för kommunikation, vilken kommer att uppdateras kontinuerligt.
Roller och ansvarsfördelning
Roller och ansvar för specifika kommunikationsinsatser ska tydligt framgå av Tid- och aktivitetsplan
för kommunikation.
Kontaktpersoner
Åsa Dryselius, handläggare Rektors Stab - [email protected]
Lotta Dellve, ordförande i projektledningen – [email protected]
Katarina Ek, vice ordförande i projektledningen – [email protected]
Mätning och utvärdering
Genomförda kommunikationsinsatser ska kontinuerligt utvärderas.
