Exempelblad:
Dialog
HÄRNÖSANDS KOMMUN – LIVSMEDEL
Upphandlingen gällde avtal om inköp av livsmedel till skolor och äldreboende i Härnösands kommun.
Olika produktgrupper som till exempel kolonialvaror, djupfryst, grönsaker, frukt och kött delades upp
i tio olika upphandlingar. Det totala varuvärdet i de kommande avtalen låg på totalt ca 17 miljoner
kronor per år. Den strategi som sattes upp för upphandlingen var att öka konkurrensen genom att
inte utesluta mindre producenter och leverantörer.
Det som skilde denna upphandling från andra var att anbudsgivare hade möjlighet att lämna
anbud på artikelnivå, vilket innebar att till exempel lokala potatisodlare kunde vara med och lämna
anbud. Avtalet ersatte ett tidigare avtal som landstinget Västernorrland hade upphandlat, men det
tidigare avtalet var inte väl lämpat för Härnösands kommuns verksamhet.
GENOMFÖRANDE
Kommunen valde att ha en leverantörsdialog
i form av möten i Härnösand. De hade både stor­
möten och individuella möten där både lokala och
nationella aktörer var inbjudna. Mötena annonse­
rades i upphandlingssystemet och de fick hjälp av
LRF att bjuda in till mötena.
Skälet till att Härnösands kommun valde dialog
var att de ville skapa sig en uppfattning om vad
producenter och grossister hade för synpunkter på
inköp av livsmedel. Det var självklart att använda
tidig dialog i detta fall, eftersom de inte hade
känne­dom och kunskap om hur producenterna
och leverantörerna såg på saker och ting.
I Härnösands kommun har den politiska ledningen
ett tydligt mål och intresse för strategiska upp­
handlingar. De hade satt upp en politisk priori­
teringsordning för livsmedelsupphandlingen:
1. Lokalproducerat och ekologiskt
2.Lokalproducerat
3. Svenskt och ekologiskt
4. Svenskt
5. Utländskt och ekologiskt
Utvärderingskriterierna för en del av produkt­
grupperna var lägst pris. Härnösand använde sig
därutöver av kvalitetstester som var tvungna att
godkännas för att anbudet skulle vara giltigt.
I anbuden skulle leverantörerna lämna förslag på
artikelnivå. Mervärden i upphandlingen var till
exempel sparsam körning, fria leveranser, GMOfria livsmedel och ett hälsoredovisningssystem
för mjölkkor. Ett krav var att Härnösands kommun
skulle kunna ha stående ordrar via webb.
Förberedelsearbetet gjordes noggrant och ingående
efter att upphandlingen inleddes februari 2014.
Därefter genomfördes stormöten och dialogmöten.
Slutligen tecknades avtalen i januari 2015. Det har inte
blivit någon överprövning i något av de 10 avtalen.
Kommunen är nöjd med resultatet av upphand­
lingen som uppfyllde de politiska viljeyttringarna
och de politiska målen, även om de hade önskat sig
något fler lokalt producerade varor än det i slutändan
blev.
Organisation
En projektgrupp tillsattes där den ansvariga upp­
handlaren var projektledare. De hade ett samarbete
med LRF och Hushållningssällskapet, som har en
knutpunkt för mindre producenter som heter
Västernorrlandsgården. Dit kan små producenter
leverera sina varor och där kan man sedan beställa
varor ifrån. Projektgruppen tog även stöd av SKL
och SKL Kommentus inköpscentral lik­som
E-avrops konsulter samt dåvarande Miljöstyr­
ningsrådet. Den ansvariga upphandlaren hade
även stöd av en politisk referensgrupp.
Projektgruppen hade även stöd av represen­
tanter från det produktionskök som levererar ut
till verksamheterna och som utgör en sambands­
central till leverantörerna. Att få ner antalet
leveransställen var helt avgörande för att lokala
producenter skulle kunna lämna anbud, vilket
bland annat framkom under dialogmötet och
informationsträffarna.
STYRKOR
Upphandlarna i Härnösands kommun upplever
att det bara finns fördelar med att använda sig av
dialog. Utan dialogen hade de inte fått med produ­
center från det lokala näringslivet, utan troligtvis
bara fått med de stora grossisterna. Dialogen ledde
till ett bra förfrågningsunderlag och dessutom
fick kommunen få frågor under anbudstiden.
FRAMGÅNGSFAKTORER OCH UTMANINGAR
Framgångsfaktorerna var att tidigt i processen
definiera de utmaningar som fanns för små och
medelstora företag att lämna anbud i stora upp­
handlingar som exempelvis livsmedel:
►► Information/dialog
►► Uppdelning av volymen i geografiska områden
►► Uppdelning av varugrupper
►► Smarta logistiklösningar
►► Förenklade förfrågningsunderlag
►► Lämpliga avtalstider och lämpliga
annonseringstider och -perioder.
Att ta ett helhetsgrepp om de utmaningar som
fanns var avgörande. Att bara fokusera på att dela
upp varuområden eller bara fokusera på logisti­
ken hjälper inte de små leverantörerna.
En av utmaningarna var att få de mycket små
odlarna, som exempelvis potatisodlare eller
biodlare, intresserade av att lämna anbud. Det
att ingen del av upphandlingen skulle ligga ”på
gränsen” – den skulle skötas enligt regelboken,
men ändå med gott resultat. SKL Kommentus och
dåvarande Miljöstyrningsrådet bidrog med en del
råd i denna fråga.
LÄRDOMAR OCH REKOMMENDATIONER
Det finns inte något som är dåligt med leverantörsdialog, enligt upphandlarna.
Det kan förstås alltid finnas obekväma dialoger, men på det stora hela är det bara
positivt med dialog. Dialog leder till att man får en helt annan förståelse för marknaden
och leverantörerna har en chans att få en förståelse för lagen om offentlig upphandling,
vilket de små företagen ofta inledningsvis kan ha en negativ inställning till.
Det som kan vara ett problem är ha tillräckligt mycket tid att skicka ut en RFI eller att genom­
föra en muntlig dialog. Det är också viktigt att verkligen beakta de synpunkter som kommer
in. Det kan ibland vara svårt att veta hur man startar upp arbetet när man ska genomföra en
dialog. Upphandlarna i Härnösand understryker att det i deras fall var viktigt att ha ett bra
samarbete med den egna näringslivsenheten i kommunen. Ett tips är också att kontakta
branschorganisationer när man ska gå ut med en RFI. Dialog behöver inte alltid vara formell
i form av inbokade stormöten eller liknande. De små företagen uppskattar oftast om man
ringer dem eller besöker dem (om tid finns).
Information om upphandlingen har
inhämtats från upphandlingsansvarig
i Härnösands kommun.
VILL DU VETA MER?
Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.
Box 1194, SE-171 23 Solna
Besöksadress: Svetsarvägen 10, Solna
Telefon: 08-586 21 700
E-post: [email protected]
upphandlingsmyndigheten.se
Produktion: Upphandlingsmyndigheten, Infab. Foto: Matton. 2017.
var väldigt viktigt för kommunen att bevisa att
en upphandling av livsmedel kunde lyckas i det
avseendet att lokala leverantörer kunna lämna
anbud och vinna delar av upphandlingen utan
att rättssäkerheten sattes åt sidan. Det var viktigt
