AVTAL ORGANISATIONSUTVECKLINGSKONSULTER DNR: UH 2012-338 1.0 1.1 PARTER OCH KONTAKTPERSONER PARTER Mellan nedanstående parter, Uppdragsgivaren och Uppdragstagaren har följande avtal träffats. Kompletteras vid avtalstecknande. 1.2 KONTAKTPERSONER Kompletteras vid avtalstecknande. 2.0 OMFATTNING Avtalet omfattar leverans av organisationsutvecklingstjänster inom nedan angivet område (kompletteras vid avtalstecknande) för uttag vid behov under avtalstiden. Ett avrop kan röra enstaka konsulttimmar eller ett definierat projekt för en längre period Avrop sker genom rangordning eller förnyad konkurrensutsättning i enlighet med vad som anges nedan. 3.0 AVTALSTID Avtalstiden är 2 år. Avtal beräknas träda ikraft 2013-05-01. Därefter äger Uppdragsgivaren rätt att förlänga avtalet med 1 + 1 år. 4.0 HANDLINGARS INBÖRDES FÖRHÅLLANDE Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning. A. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, skriftligen godkända av båda parter. 5.0 5.1 B. Detta avtal. C. Denna upphandlings förfrågningsunderlag. D. Uppdragstagarens anbud. FÖRUTSÄTTNINGAR ALLMÄNT Uppdragstagaren ska genomföra uppdraget fackmässigt och med omsorg. Parterna ska hålla varandra underrättade om förhållanden som kan ha betydelse för uppdragets genomförande. Den konsult som ansvarar för uppdraget ska ha kompetens för skriftligt och muntligt genomförande samt ha hög pedagogisk förmåga och förmåga att arbeta i projektgrupp. 5.2 FÖRBEHÅLL I det fall den förnyade konkurrensutsättning ger till resultat att ingen konsult uppfyller de för uppdraget specifika krav som ställts, kommer separat upphandling att genomföras. 6.0 UPPDRAG Uppdragstagaren åtar sig att utföra konsultuppdrag inom området: (Kompletteras vid avtalstecknande). Konsult som tillhandahålls är: (Kompletteras vi avtalstecknande). 1(8) AVTAL ORGANISATIONSUTVECKLINGSKONSULTER DNR: UH 2012-338 Varje uppdrag ska utföras i enlighet med de krav som uppställs såväl på konsultuppdraget som på respektive konsult samt uppfylla avtalad kvalitet under hela avtalsperioden. 7.0 DEFINITION Definition av det/de område/n som detta avtal avser; (kompletteras med aktuell definition vid avtalstecknande). Managementkonsult för organisations- och verksamhetsutveckling ska: - - stödja ledningen i samband med större organisationsöversyner samt vid införandet av förändringar i organisationens strukturer genom exempelvis användande av analysverktyg. ge stöd vid arbete med målformuleringar utifrån verksamhetens uppdrag. vara ett stöd i att strukturera organisationen så att processer bedrivs effektivt. stödja förändringsarbete och metodutveckling så att målbild och vision uppfylls på bästa sätt. bistå ledningen att identifiera styrkor och svagheter i organisationen och göra omvärldsanalyser. göra genomlysningar av olika verksamheter och utvärdera verksamheternas förmåga att uppnå sina mål. Konsult för ledningsgruppsutveckling ska: - - bistå ledningsgrupper i att organisera sitt arbete och tydliggöra både gruppens och deltagarnas roller genom att fokusera på helheten i förhållande till sin egen verksamhet. arbeta med både enskilda medlemmar och hela gruppen. hjälpa ledningsgrupper att sätta mål för sitt arbete och hur dessa mål kan följas upp. stödja utvecklandet av arbetsformer och mötesstrukturer i ledningsgrupper för att exempelvis uppnå en god balans mellan strategiska och operativa frågor. Lean-konsult ska: - 7.1 7.1.1 utifrån leans grundprinciper ge konsultstöd för leanimplementering och utveckling genom ständiga förbättringar utifrån olika verksamheters behov. utbilda personal i leanmetodik som syftar till ökad förståelse för ständiga förbättringar. ge insikt i att kunna se sitt dagliga arbete i form av flera processer samt att se sin egen roll i det värdeskapande arbetet. leda processer för att implementera lean i verksamheten. MÅLET MED UPPDRAGET Managementkonsult för organisations-/verksamhetsutveckling Uppdragsgivaren ska efter genomförd konsultinsats, beroende på uppdragets art, ha fått stöd för att kunna genomföra större organisationsöversyner samt införa förändringar i organisationen fått stöd i att strukturera organisationen så att processer bedrivs effektivt, fått stöd vid förändringsarbete och metodutveckling så att verksamhetens målbild och vision uppfylls på bästa sätt, kunnat identifiera styrkor och svagheter i organisationen, kunnat genomföra omvärldsanalys, 2(8) AVTAL ORGANISATIONSUTVECKLINGSKONSULTER DNR: UH 2012-338 fått en genomlysning av sin verksamhet samt en utvärdering av dess förmåga att uppnå sina mål. 7.1.2 Konsult för ledningsgruppsutveckling Ledningsgruppen ska efter genomförd konsultinsats, beroende på uppdragets art, ha fått stöd i att organisera sitt arbete och i att tydliggöra gruppens roller, kunnat sätta mål för sitt arbete och fått kunskap om hur de ska följas upp, kunnat utveckla sina arbetsformer och mötesstrukturer. 7.1.3 Lean-konsult Deltagaren ska efter genomförd utbildningsinsats, beroende på utbildningens art, ha fått kunskap om och förståelse för leans grundprinciper, kunna föra kunskapen vidare genom att själva ge motsvarande utbildning till andra, Uppdragsgivaren ska efter genomförd konsultinsats, beroende på uppdragets art, ha fått stöd för att implementera lean i olika verksamheter, ha fått lean implementerad i sin verksamhet. 7.2 OMFATTNING PÅ UPPDRAG Omfattningen på ett enskilt uppdrag kan variera och omfatta allt från enstaka timmar till ett mer omfattande projekt. 7.3 TILLDELNING ENLIGT RANGORDNING Avtalen är rangordnade i fallande ordning, vilket innebär att förevarande avtal är rangordnat som nr [1, 2 eller 3 Kompletteras vid avtalstecknande]. Rangordning har skett med hänsyn tagen till Kvalitet Pris Den Uppdragstagare som rangordnats som nummer 1 ska acceptera aktuellt konsultuppdrag som bedöms uppgå till maximalt 50 000 kronor, om uppdragsförfrågan inkommit senast 14 dagar före startdatum. Först efter att Uppdragstagare 1 har avböjer uppdraget alt. inte besvarat uppdragsförfrågan ska Uppdragsgivaren vända sig till den som är rangordnad som nummer 2, osv. För uppdrag överstigande 50 000 kronor gäller förnyad konkurrensutsättning i enlighet med 7.7. Acceptans sker genom att Uppdragstagaren lämnar svar på förfrågan inom tre (3) arbetsdagar. Med svar avses genomförandebeskrivning enligt nedan (se Uppdragsförfrågan och svar). Uppdraget ska kunna genomföras enligt Uppdragsgivarens tidplan. Uppdragsgivare och Uppdragstagare ska gemensamt komma överens om uppdragets upplägg samt antalet timmar enligt uppskattad tidsåtgång som lämnats i genomförandebeskrivningen enligt nedan (se Uppdragsförfrågan och svar). 7.4 UPPDRAGSFÖRFRÅGAN OCH SVAR Uppdragsgivaren ska, när behov av konsulttjänst med beräknat värde om maximalt 50 000 svenska kronor (SEK), uppstår, vända sig till den Uppdragstagare som rangordnats först med en kortfattad förfrågan bestående av en specifikation av uppdraget innefattande: Beskrivning av uppdragets art och omfattning Uppskattad tidplan Avstämningstider Eventuella resurser tillhandahållna av Uppdragsgivaren Uppdragsansvarig från Uppdragsgivaren 3(8) AVTAL ORGANISATIONSUTVECKLINGSKONSULTER DNR: UH 2012-338 Uppdragstagaren ska inom tre (3) arbetsdagar skriftligen besvara denna förfrågan genom att tillhandahålla genomförandebeskrivning bestående av: 1. Beskrivning av hur uppdraget planeras att genomföras 2. Uppskattad tidsåtgång (maximalt antal timmar) 3. Uppdragsansvarig från Uppdragstagaren 7.5 PÅFÖLJDER VID AVBÖJANDE AV UPPDRAG Uppdragstagaren har inte rätt att avböja uppdragsförfrågan från Uppdragsgivaren med mindre än att särskilda skäl förekommer. I det fall avböjande ändå sker, kan Uppdragsgivaren berättigas att häva avtalet i enlighet med nedan. Efter att Uppdragsgivaren, vid en uppföljning finner att Uppdragstagaren avböjt uppdrag, som denne varit rangordnad som nummer 1 för, vid fler än tre (3) tillfällen anses Uppdragstagaren ha brutit mot avtalet och därmed äger Uppdragsgivaren rätt att häva avtalet i enlighet med punkten 18.0. 7.6 KONSULTKONTRAKT Efter tilldelning av uppdrag skrivs ett konsultkontrakt tillsammans med ansvarig chef hos Uppdragsgivaren. I samband med detta fastställs gällande tidplan samt överenskoms om målet med konsultuppdraget och formen för detsamma. Konsultkontraktet ska referera till av parterna godkänd uppdragsförfrågan och genomförandebeskrivning. Byte av konsult under uppdragets gång kräver nytt konsultkontrakt. 7.7 TILLDELNING ENLIGT FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING När uppdraget innebär ett mer omfattande definierat projekt som bedöms överstiga 50 000 svenska kronor (SEK), kommer nya anbud infordras av de rangordnade Uppdragstagarna genom så kallad förnyad konkurrensutsättning. Ett för avropet förenklat förfrågningsunderlag tillställs de Uppdragstagare som ramavtal tecknats med. Den förnyade konkurrensutsättningen kommer att ske med hänsyn tagen till kriterierna: Totalpris för uppdraget För uppdraget beräknat antal konsulttimmar Inställelsetid Ett eller flera av kriterierna kommer att tillmätas avgörande betydelse vid anbudsutvärderingen av den förnyade konkurrensutsättningen. Kriterierna viktas utifrån det specifika behovet för aktuellt uppdrag. Uppdragsgivaren kommer, vid varje förnyad konkurrensutsättning att, i en uppdragsbeskrivning, precisera uppdraget vad gäller art, omfattning, uppskattad tidplan etc. för det aktuella uppdraget. 7.8 UPPDRAGSSTART Uppdragets startdatum fastställs vid förfrågan enligt rangordning eller vid tilldelning av kontrakt efter förnyad konkurrensutsättning. Tidigaste startdatum är 14 dagar efter förfrågan om inte annat överenskommes. 7.9 TIDPLAN Anlitad konsult ska tillsammans med Uppdragsgivaren fastställa en tidplan att arbeta efter. Vid eventuella upprepade förseningar i tidplanen och dessa förseningar är beroende av konsulten, är Uppdragsgivaren berättigad till vite uppgående till 50 % av uppdragets totala värde. 7.10 AVBRYTANDE AV SPECIFIKT UPPDRAG Enskilt uppdrag kan avbrytas om: Anlitad konsult inte uppfyller ställda krav avseende kometens, 4(8) AVTAL ORGANISATIONSUTVECKLINGSKONSULTER DNR: UH 2012-338 Konsulten åsidosätter sina förpliktelser genom att exempelvis vara försenad eller inte efterleva tidplanen vid upprepade tillfällen, Konsulten och arbetsgruppen inte kan fungera gemensamt, Annan inriktning på konsultuppdraget krävs, Avbrytande av uppdraget sker omgående. I det fall avbrytande av specifikt uppdrag har skett har Uppdragsgivaren rätt att inför eventuellt kommande uppdrag kunna avböja uppdrag från aktuell konsult. Vid avbrytande av uppdrag utgår ersättning endast för den del av uppdraget som är utfört. 7.11 UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING 7.11.1 Uppföljning Avstämning ska ske vid behov, mellan Uppdragsgivarens och Uppdragstagarens uppdragsansvariga under pågående uppdrag. Efter slutfört uppdrag ska uppdragstagaren rapportera på överenskommet sätt till Uppdragsgivaren resultatet av uppdraget. 7.11.2 Utvärdering Uppdragstagaren ska genomföra utvärdering i samband med avslut av varje enskilt uppdrag. Utvärderingen ska rikta sig till den/de Uppdragsgivare som beställt konsultuppdraget alternativt den/de deltagare som genomgått utbildningen och ska mäta hur uppställda mål, beskrivna enligt ovan, har uppnåtts. Utvärderingen genomförs som enkätundersökning eller liknande. Resultatet av utvärderingen ska delges Uppdragsgivaren. 7.12 UPPDRAGETS SLUTFÖRANDE Senast 30 dagar efter avslutat uppdrag ska Uppdragsgivaren godkänna resultatet alternativt skriftligen ange avvikelser från konsultkontraktet eller uppdragsspecifikationen vilka medför att resultatet inte godkänns. Angivna avvikelser ska korrigeras snarast, utan kostnad, efter att Uppdragstagaren fått besked om dessa. Därefter ska Uppdragsgivaren på nytt ges möjlighet att godkänna uppdraget. 7.13 BYTE AV KONSULT Uppdragstagaren har rätt att, om Uppdragsgivaren avbrutit uppdrag med viss konsult i enlighet med punkt 6.8, erbjuda annan konsult för slutförande av pågående uppdrag. Detta ska ske utan dröjsmål och bytet ska godkännas av Uppdragsgivaren. Ny konsult ska vara annan i anbudet kvalificerad konsult. 7.14 UNDERLEVERANTÖR I det fall Uppdragstagaren avser att anlita underkonsult för att genomföra viss del av avtalet får detta ske först efter skriftligt godkännande av Uppdragsgivaren. Om Uppdragstagaren efter godkännande utnyttjar underkonsult för genomförande av avtalet eller viss del därav, svarar Uppdragstagaren för underkonsultens arbete såsom för sitt eget. 8.0 ÄGANDERÄTT OCH NYTTJANDERÄTT Uppdragsgivaren ska inneha äganderätten till originalhandlingarna liksom de datafiler och elektroniska konfigurationer som handlingarna framställs ur. Uppdragsgivaren ska exklusivt och tidsobegränsat inneha nyttjanderätten till arbetsresultatet inom ramen för avtalet. Detta innebär att Uppdragsgivaren fritt får nyttja arbetsresultatet och därvid överlåta nyttjanderätten till annan. Uppdragstagaren får inte publicera eller på annat sätt nyttja utredningsmaterialet eller arbetsresultat utan Uppdragsgivarens skriftliga medgivande. Enkätsvar och annat utredningsmaterial överlämnas till Uppdragsgivaren som dennes egendom när uppdraget har slutförts om inte annat har överenskommits. 5(8) AVTAL ORGANISATIONSUTVECKLINGSKONSULTER DNR: UH 2012-338 Uppdragstagaren ska gentemot var och en av sina medarbetare/underleverantörer göra för detta bindande förbehåll om Uppdragsgivarens upphovsrätt enligt det föregående. Uppdragsgivaren har rätt att fritt disponera resultatet av uppdraget. 9.0 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Med anledning av detta avtal kommer Uppdragstagaren att få ta del av handlingar och/eller uppgifter för vilka det råder sekretess hos kommunen. Uppdragstagaren som omfattas av 2 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) är direkt underkastad reglerna i offentlighets- och sekretesslagen. Uppdragstagaren förbinder sig i och med träffandet av detta avtal att inte röja hos kommunen förekommande sekretessbelagd uppgift eller uppgift rörande kommunens interna förhållande, vare sig det sker muntligen, genom att handling lämnas ut eller det sker på annat sätt samt att inte utnyttja sådan uppgift. Uppdragstagaren ansvarar för att all personal i verksamheten har god kunskap om och i det dagliga arbetet följer gällande sekretesslagstiftning. Regler om tystnadsplikt ska undertecknas av all personal. Brott mot tystnadsplikten kan innebära upphävande av avtalet. Uppdragstagaren ska träffa avtal om denna tystnadsplikt med de underleverantörer som får del av handling eller uppgift för vilka det råder sekretess hos kommunen. Uppdragstagaren svarar för att dennes personal och underleverantörer känner till och följer ovanstående bestämmelser. Sekretess och tystnadsplikt gäller även efter det att avtalet i övrigt upphört att gälla. Kommunens ansvar för sekretess regleras i gällande lagstiftning. 10.0 ERSÄTTNING Ersättning utgår per timme för uppdrag som tilldelats enligt rangordning och gäller fast i minst 24 månader och framgår av till avtalet bifogad prisbilaga. Ersättningen avser 60 minuters arbete. Ersättning för uppdrag som tilldelas genom förnyad konkurrensutsättning, anges i underlaget vid den förnyade konkurrensutsättningen och gäller fast under uppdragstiden. Ersättning kan i den förnyade konkurrensutsättningen anges per timme eller för komplett uppdrag enligt vad som efterfrågas i den förnyade konkurrensutsättningen. Förekommande reseomkostnader såsom reskostnad, traktamente, restid etc., ska ingå i redovisad timersättning. I de utbildningar och dylikt, som hålls inom ramen för detta avtal, ska kursmaterial eller liknande delas ut till samtliga deltagare. Kostnad för sådant material ska ingå i avtalad ersättning. 10.1 JUSTERING AV ERSÄTTNING Ersättningen är oförändrad i tjugofyra (24) månader, till och med 2015-04-30. Justering av priser sker därefter, på Uppdragstagarens anmodan, en gång per år med hänsyn tagen till 80% av förändringar i AKI (preliminärt index för arbetare) och 20% av förändringen i KPI. AKI- indexet ska utgå från den totala arbetsmarknaden (B-S) och KPI utgå från det totala indexet med index för januari 2013 som bastal och med januari 2014 som jämförelsetal, enligt SCB:s publikationer. Vid eventuellt upphörande av AKI ska i stället Labor Cost index (LCI) för privat sektor användas utifrån kvartalsvisa publicerade bastal och jämförelsetal. Prisjustering utifrån LCI ska ske en gång per år med kvartal 1 2012 som bastal och med kvartal 1 2014 som jämförelsetal. 6(8) AVTAL ORGANISATIONSUTVECKLINGSKONSULTER DNR: UH 2012-338 11.0 11.1 FAKTURERING, BETALNING M.M. FAKTURA Fakturering sker månadsvis i efterskott, eller vid enstaka insatser efter fullgjort och av Uppdragsgivaren godkänt uppdrag. Faktura utställs på och sändes till Uppdragsgivaren. Betalning sker 30 dagar efter mottagen faktura och av avropande enhet godkänd leverans. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd. Av fakturan ska framgå F-skattenummer, organisations- och momsregistreringsnummer, tydlig beskrivning, datum, antal uppdragstimmar, Uppdragsgivarens kontaktperson och leveransdatum. Slutfaktura betalas när Uppdragstagaren rapporterat resultatet av uppdraget på överenskommet sätt till Uppdragsgivaren. Ofullständig faktura återsändes för reklamation. Inga tillkommande kostnader, utöver pris per timme eller för uppdraget avtalat fast pris, godtas. 11.2 ADMINISTRATIVA AVGIFTER Faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte. 11.3 MERVÄRDESSKATT Tillkommer enligt lag. 12.0 FÖRSÄKRINGAR Uppdragstagaren ska ha handlingar och datamedia som förvaras hos honom försäkrade till betryggande belopp. Om inte annat avtalats ska uppdragstagaren teckna och under ansvarstiden vidmakthålla en uppdragstagaransvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp som motsvarar avtalat skadeståndsansvar. Självrisken ska vara högst ett basbelopp, om inte annat avtalats. Med basbelopp enligt detta avtal avses basbelopp vid tiden för skadans upptäckt. Uppdragstagaren ska på begäran lämna Uppdragsgivaren bevis om att sådan uppdragstagarförsäkring finns. Om Uppdragsgivaren har framställt krav på skadestånd ska utan dröjsmål lämna in en skadeanmälan till sin försäkringsgivare. 13.0 ANDRA PARTSREVISION Uppdragsgivaren ska vid behov kunna genomföra en så kallad andrapartsrevision för att kontrollera att avtalet uppfylls till fullo. 14.0 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Avtalet i dess helhet eller delar av detsamma får inte överlåtas på annan juridisk eller fysisk person utan att Uppdragsgivarens skriftliga godkännande. 15.0 AVTALSUPPFÖLJNING På begäran av Uppdragsgivaren ska Uppdragstagaren delta vid uppföljningsmöten för generell uppföljning av avtalet. Uppföljningsmötet hålles hos respektive Uppdragsgivare och ingår i avtalspriset. 16.0 INFÖR AVTALS UPPHÖRANDE Att detta ramavtal upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av avropsavtal som ingåtts under ramavtalets giltighetstid. Detta innebär att uppdrag kan 7(8) AVTAL ORGANISATIONSUTVECKLINGSKONSULTER DNR: UH 2012-338 genomföras eller slutföras efter det att ramavtalet upphört, under förutsättning att avropsavtalet tecknats inom ramavtalsperioden. Sådant uppdrag ska dock maximalt pågå sex månader efter detta ramavtals upphörande. Vid avtalstidens upphörande ska Uppdragstagaren, utan kostnad, samverka med Uppdragsgivaren för att förenkla övergåenden av avtal till eventuell ny Uppdragstagare. 17.0 BEFRIELSEGRUNDER Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet (befrielsegrund), som ligger utanför parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, mobilisering, eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund som avses i denna punkt. Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund om part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. För att uppnå befrielse enligt ovan ska part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra parten härom. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande. Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske. 18.0 HÄVNING AV AVTAL Om Uppdragsgivaren, anser att Uppdragstagaren inte uppfyller ställda krav, lämnade anvisningar eller direktiv, eller i övrigt bryter mot avtalet har Uppdragstagaren rätt att säga upp avtalet. Uppdragstagaren ska rätta skriftligen dokumenterade allvarliga brister inom en (1) månad. Om så ej görs äger Uppdragsgivaren rätt att säga upp detta avtal med tre (3) månaders varsel. Uppdragstagaren är skyldig att ersätta den skada som Uppdragsgivaren, kan lida till följd av avtalsbrott. Uppdragsgivaren har vidare rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande om: Uppdragstagaren försätts i konkurs, inlett ackordsförhandlingar, träder i likvidation, ställer in sina betalningar eller på annat sätt kan antas ha kommit på obestånd, eller Uppdragstagaren är underkastad näringsförbud, eller Uppdragstagaren lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömning av tilldelning av avtal. 19.0 SKADESTÅND Vid hävning ska ekonomisk reglering ske mellan Beställaren och Leverantören. Ersättning ska utgå för direkt skada som är anledning till hävning. 20.0 TVIST Tvist ska i första hand avgöras i förhandling mellan parterna, och därefter, avgöras i svensk allmän domstol, med tillämpning av svensk rätt med Linköpings tingsrätt som första instans. 8(8)