Saker att tänka på när ni dikterar
De här tipsen är framtagna av mig (Niclas Lindstedt, läkarstudent) i samråd med
verksamhetschefen för Vårdadministrativ service (Marita Johansson) på Akademiska
sjukhuset, och har även vuxit fram under samtal med andra läkarsekreterare med lång
erfarenhet. Själv jobbade jag nio veckor som läkarsekreterare på Akademiska sjukhuset under
sommaren 2013. De flesta punkter här är enbart tips, och att inte följa dem kommer inte leda
till att ni får sparken som läkare. Däremot kommer ni få betydligt mer hjälp av
läkarsekreterarna om ni dikterar enligt följande råd, vilket i slutändan kommer leda till
mindre arbetsbörda för er själva.
1. Låt diktafonen spela in cirka två sekunder innan ni börjar prata. Vissa diktafoner tar en
stund innan de faktiskt börjar spela in, och detta gör att man inte klipper bort ord. Låt
det gärna gå någon sekund eller två innan ni stänger av inspelningen också.
2. Håll inte diktafonen för nära eller för långt från munnen! Håll den cirka 15-20 cm från
munnen.
3. Tala högt, tydligt och i normal till långsam takt. Tiden ni sparar på att prata snabbt
kommer orsaka betydligt större tidsödsling hos sekreteraren än vad som är ekonomiskt
försvarbart. Ett enda otydligt ord kan ta uppåt en minut att bearbeta innan man till slut
punktar ordet, varpå läkaren kommer få lägga ner mer tid än han/hon sparade på att
prata snabbt på att fylla i luckor i journalen. För att inte tala om hur patientfarligt det
är att läkaren ska försöka minnas vad han/hon dikterade för 1-4 veckor sedan.
Funktionen att göra diktat långsammare kan hjälpa sekreteraren reda ut vad ni säger,
men går det så långt har all tid som sparats för er del förbrukats mångdubbelt för
sekreteraren. Med den läkarsekreterarbrist som råder är denna punkt väldigt viktig att
följa.
4. Knäpp inte för mycket med diktafonen. Tänk efter och diktera sedan en fullständig
mening. Behöver ni fundera i någon eller några sekunder medan diktafonen är
påslagen så är det helt okej, då hinner sekreteraren skriva ifatt diktatet. Ska ni tänka
mer än 5 sekunder kan det vara bra att stänga av.
5. Om ni vill använda INSERT-funktionen, tänk först efter om det kanske kan vara
lättare att bara be sekreteraren ändra något eller lägga till något där du vill göra
ändringen. Det kan ta betydligt mindre tid än att du försöker hitta rätt ställe att inserta
på. Särskilt om du råkar göra fel och måste spela in en stor del av diktatet igen.
6. Inled ett diktat ungefär såhär. "Niclas Lindstedt, läkarstudent, dikterar på patient
Eriksson född 630204. Ansvarig överläkare Mia Furebring. Dagens datum är 14 juli.
Jag använder mallen Besök läk hem. Ny rad kontaktorsak..."
7. Använd mallarna. Diktera vilken mall du använder. Ta sökorden i ordning. Annars kan
sökord fattas (tar ca 30 sekunder att lägga till ett sökord) i mallen som sekreteraren
väljer. När sökorden kommer i ordning kan sekreteraren mer effektivt byta sökord än
om man hoppar fram och tillbaka.
8. Byt sökord med "Ny rad". Exempel: "Ny rad aktuellt".
9. Byt stycke med "Nytt stycke".
10. Uttala alla skiljetecken. Punkt, kommatecken, citattecken, slut citattecken, parentes,
slut parentes, snedstreck. En mening kan få en helt annan innebörd om man petar in ett
kommatecken på fel ställe, och pauser i diktat är inte alltid naturliga pauser utan
läkaren som funderar. Sekreterarna är inte tillräckligt utbildade inom medicin för att
kunna bestämma vart skiljetecken ska sitta i meningarna.
11. Gör det till en vana att avsluta diktatet med "slut diktat" eller dylikt, så att sekreteraren
vet att det är slut. Ibland är detta otydligt, och diktatet fortsätter sekunder eller minuter
efter att läkaren tycker att diktatet är slut, men glömmer säga detta på ett tydligt sätt.
Exempelvis om man dikterat onödiga saker och väljer att spola tillbaka och spela över
detta.
12. När du hänvisar till en läkare eller person med namn, tala tydligt och berätta hur
namnet stavas (bokstavera om namnet är helt ofrämmande), annars måste sekreteraren
gå in och leta efter namnet i journalen, telefonboken, Google eller gå och fråga någon.
Om man inte väljer att gissa hur namnet stavas. Ni behöver inte bokstavera ansvarig
läkare. Exempel: "Kommer på remiss från dr Sonja Ahlinder, Sonja med ett J och
Ahlinder med H, L."
13. Försök prata med en normal ton. "Diktatrösten" blir jobbig att lyssna på under en hel
arbetsdag för sekreteraren. De läkare som är roligast att skriva för är de som pratar helt
normalt.
14. Försök att inte säga "eeeeehhhhh" för mycket, helst inte alls. Försök särskilt att
undvika att säga "eeehhhh" direkt efter ett ord. "Punktääääh" är väldigt vanligt och
brukar inte orsaka några problem, men när det kommer i slutet av ett ord kan det bli
problem att lista ut vad det var för ord.
15. När ni dikterar läkemedelslistan, gör det i formen
"tablett/kapsel/injektion/tuggtablett/supp" "läkemedelsnamn" "dosering" "antal".
Exempel: "Tablett Alvedon 500 mg 2 x 4 punkt, tablett Trombyl 75 mg 1 x 1 punkt."
16. När man dikterar dosering av läkemedel betyder 1x1 en tablett på morgonen. Vissa
läkemedel ska man ta på kvällen. Då skriver man 0+0+0+1 eller "1 till kvällen". Att
skriva 1x1 kan leda till felmedicinering.
17. Använd ett så enkelt språk som möjligt så slipper sekreteraren översätta era ord. Tänk
på att patienterna kan läsa journalen på nätet och i så stor utsträckning som möjligt ska
kunna förstå den.
18. Undvik förkortningar som pat, af, bt, dvt, ct (etc) eftersom det dels kan vara svårt att
höra (vissa dialekter kan försvåra), och dels eftersom förkortningarna kan betyda flera
olika saker. Se ovan.
19. Försök undvika komplexa ord om de inte tillför information utöver enklare svenska
ord. En adipös patient skiljer sig inte från en överviktig patient (däremot kan en adipös
mage skilja sig från en stor mage). Läkarsekreterare är inte utbildade för att förstå
innebörden av vad de skriver. Därför kan man undvika missförstånd genom att
använda enklare ord där de passar. Exempel: ”Patient kommer in med dyspné” skrevs
av en ny sekreterare som ”Patient kommer in sned.” Här hade ”andningsnöd” eller
liknande kunnat användas i stället. Ett enklare språk blir dessutom lättare för patienten
att förstå när han/hon läser sin journal hemifrån.
20. (Kanske inte relevant för läkarstudenter, men lägg detta på minnet!) Signera aldrig en
anteckning om den inte är färdig. Det går inte att ändra någonting i en signerad
anteckning.
21. Daganteckningar är uppföljningar på inneliggande patienter. Händelser är
uppföljningar på mottagningsbesök. När ni dikterar en sådan anteckning kan ni med
fördel även diktera klockslaget som ni dikterar. Det underlättar när man ska skriva in
anteckningen i journalen eftersom klockslaget är viktigt. ("Dagens datum är 14 juli
och klockan är 11:44.")
22. I bedömningen ska diagnoserna som ställs framgå tydligt. Sekreteraren ska kunna utgå
från enbart bedömningen när han eller hon ska DRG-koda besöket. För
mottagningsbesök är endast de diagnoserna patienten söker för intressanta, men för
epikriser är även bidiagnoser intressanta, KOL, hjärtsvikt och dylikt som kan
komplicera vårdtillfället.
23. I slutet av diktatet kan ni underlätta för sekreteraren genom att radda upp de diagnoser
som är relevanta för vårdtillfället. Man ska inte diktera diagnoskoderna, eftersom
läkare inte är utbildade i DRG-kodning. Det är dock läkarsekreterarna.
