Innehåll Inledning 8 Kapitel 1. Kvalitetsteorins grunder Kvalitetsbegrepp 11 Kund och leverantör 11 Vem eller vilka ställer krav? 12 Process 13 Produkt och tjänst 14 Kvalitet 15 Kvalitetssäkring 19 Rutin 19 Instruktioner 21 Kvalitetsmanual 21 Värdeord 22 Kunder 22 Ledarskap 23 Processer 24 Förbättringar 25 Sammanfattning 25 Kvalitetshistorik – från kontrollverksamhet till ledning av företag 26 Slutet av 1800-talet Tidigt 1900-tal 26 1920-tal 27 37 Vision 37 Kärnvärden 37 Policy 38 Mål 38 Strategi 40 Processorientering 41 Staka ut ledningssystemet 77 3.5 Kvalitet 282 Förbättringar 286 290 44 5.2 Avvikelsehantering 292 Hur beskriver man en process i sitt ledningssystem? 82 5.3 Kvalitetsrevisioner 309 Koppling till ISO 9001 84 Sammanfattning 84 Exempel på operativa processer Processerna i ett kvalitetsledningssystem 51 Kapitel 2. Kvalitetsledningssystem Övergripande krav på kvalitetsledningssystem Huvudprocess 55 ISO 9001:2015: Krav på kvalitetsledningssystem 55 Avsnitt 0.1 Allmänt 57 Avsnitt 0.2 Principer för kvalitetsledning Avsnitt 0.3 Processinriktning Avsnitt 0.4 Samband med andra standarder för ledningssystem 5.5 Leverantörsfrågor 313 86 5.6 Övervakning och mätning av processer 314 88 5.7 Ledning av arbetet med övergripande mål 319 4.2 Försäljning 93 108 4.4 Projektering 141 58 4.5 Inköp 160 59 4.6 Produktionsprocessen 172 4.7 Garantiåtagande 219 63 1960-tal 31 Avsnitt 4.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar 66 Avsnitt 4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar 311 Processområde: 4.1 Marknadsbearbetning 67 Avsnitt 4.3 Att bestämma kvalitetsledningssystemets omfattning 68 Avsnitt 4.4 Kvalitetsledningssystemet och dess processer 70 Ledningsprocess Processområde: 5.4 Kundtillfredsställelse 4.3 Projektplanering 66 36 77 5.1 Processägaraktiviteter Avsnitt 3 Termer och definitioner Affärsidé Processägare 272 81 29 36 263 3.4 Dokumenthantering Processbeskrivningsteknik 1950-tal 35 3.2 Inköpsstöd 78 66 Sammanfattning 75 Tidsflöde 260 Nivåindelning Avsnitt 2 Normativa hänvisningar 34 3.1 Medarbetare 43 28 De första 15 åren av 2000-talet 75 Systemstruktur Koppling mellan processer 1940-tal 33 Processområde: 78 63 32 258 Omfattning av de olika processområdena Avsnitt 1 Omfattning 1980-tal Stödprocesser 43 28 1990-tal Kapitel 3. Exempel på kvalitetsledningssystem i praktiken Processavgränsning 1930-tal Managementbegrepp 6 26 Mission 224 Processområde: 2.1 Policy och mål 229 2.2 Organisation 234 2.3 Författningskrav och andra krav 239 2.4 Kommunikation 241 2.5 Kompetensutveckling 244 2.6 Risker och möjligheter 247 2.7 Ledningsarbete 252 Kapitel 4. Kontroll, rutiner och mallar Kontroll 323 Kontrollplan enligt PBL 324 Kontrollprogram 325 Egenkontroll 326 Andrapartsrevisioner 327 Rutiner 328 Rutinbeskrivningar 328 Instruktion 334 Mallar och blanketter 336 Avvikelserapport 336 Riskanalys 338 Arbetsberedning och kontrollrapporter 339 Ansvarsbeskrivning 342 7 Inledning Människan har till skillnad från djuren en unik förmåga att samarbeta på logisk grund. Genom språket har vi kunnat fördela arbetsuppgifter i familjer, klaner och större grupper. Genom specialisering har människor blivit experter inom olika områden. Byten av varor och tjänster har sedan gjort att alla har kunnat få det bättre än om var och en skulle göra allt själv. När kung Krösus i Mindre Asien ”uppfann” myntet för 2 600 år sedan underlättades handeln, eftersom den ena partens bytesvara blev standardiserad i form av pengar, vars värde var lätt att förstå. Den vara man sålde mot ersättning i pengar har dock varit fortsatt svår att veta det rätta värdet på. I all handelsverksamhet måste köparen bedöma om det han köper är värt den betalning som säljaren vill ha. Köparen måste göra både en kvantitativ och en kvalitativ bedömning. När man ska köpa en liter mjölk är det ganska lätt. Vi har oftast en erfarenhet av mjölkleverantören, så vi tror oss veta att innehållet och mängden stämmer med varudeklarationen. Det enda vi behöver kontrollera före köp är varans bäst före-datum och priset. Den som ska köpa ett hus eller en anläggning, som ännu inte är uppförd, har betydligt svårare att bedöma vad som är rätt värde på produkten. Huset eller anläggningen finns ju ännu inte, varken att beskåda eller ta prover på för analys. Köparen måste på något sätt kunna förlita sig på att den som säljer har förmåga att uppföra byggnadsverket i den storlek och med de egenskaper som man har kommit överens om. Det har succesivt genom århundradena utvecklats regelverk för hur en byggnads egenskaper ska styras upp och kontrolleras under byggnadstiden för att både entreprenören och byggherren ska känna sig trygga. Allt eftersom varor och tjänster blivit mer komplexa och byggmästaren inte längre är ”grannens pojke”, har det uppkommit ett kundbehov att förvissa sig om att byggaren verkligen är så kompetent som han låter påskina. 8 1987 utkom på svenska den internationella standarden ISO 9001. Standarden ställer krav på en organisations kvalitetssystem. Tanken är att en organisation som tillämpar ett kvalitetssystem, som uppfyller kraven i ISO 9001, också ska gå att lita på med avseende på den produkt som tillverkas. För att bestyrka att organisationen tillämpar sitt system fullt ut, och därmed förstärka trovärdigheten, finns en möjlighet att certifiera kvalitetssystemet. Ett oberoende företag, som i sin tur är övervakat av en nationell myndighet, kontrollerar då att organisationen har och tillämpar ett systematiskt arbetssätt, som minst uppfyller de krav som ställs i ISO 9001. ISO 9001 och den grupp av standarder som brukar kallas ISO 9000-serien har haft en stark internationell genomslagskraft och blivit något av en symbol för kvalitetstänkande och kvalitetsfilosofi. ISO 9001 fokuserar i första hand på att organisationen ska ha ett systematiskt arbetssätt som gör det troligt att den kan nå upp till kundens krav på den produkt och/eller de tjänster som ska levereras. Kvalitet kan nås på många sätt och det finns många olika metoder för att förbättra en organisations kvalitetsarbete. ISO 9001 är i första hand kundens verktyg för att känna trygghet i att hans leverantör är seriös och arbetar systematiskt med kvalitetsfrågor. Boken innehåller ett exempel på ett kvalitetsledningssystem för ett entreprenadföretag och vad man bör tänka på när man upprättar ett sådant. Principerna är allmängiltiga och avsikten är att alla organisationer, som arbetar i byggsektorn och ska upprätta ett kvalitetsledningssystem, ska kunna finna idéer och inspiration som kan användas i deras egen verksamhet. Ett kvalitetsledningssystem innehåller endast det arbete som har betydelse för att uppfylla kundens krav. Annan verksamhet ingår inte i ett traditionellt kvalitetsledningssystem. Boken är begränsad till att endast omfatta ett traditionellt kvalitetsledningssystem som uppfyller de krav som ställs i ISO 9001:2015. Från den nivån kan man sedan om man vill gå vidare och utvidga sitt system till att omfatta allt arbete i sin organisation. 9 För att upprätta och införa ett effektivt och användarvänligt kvalitetsledningssystem gäller det inte bara att kunna tekniker och metoder utan lika mycket att förstå hur olika människor reagerar i olika situationer. Vi människor är väldigt lika, men också lite olika. Några ”kan själv” och är inte så intresserade att följa regler som andra skapat. Andra kan ha problem med läsning och de kan behöva information på annat sätt. Ytterligare andra kan ha så bråttom att de inte ”har tid” att följa de arbetssätt som organisationen fastställt. När man ska införa ett kvalitetsledningssystem möter man många olika människotyper. Min erfarenhet är att när systemet skapas så ska man ta med så många som möjligt från den berörda organisationen för att alla ska kunna känna någon form av delaktighet. När den interna utbildningen genomförs är det också alltid några som har synpunkter. De kanske har haft möjlighet att tycka till tidigare men inte tagit tillfället i akt. Det gäller därför att med varsam hand få med dem på tåget oavsett om du anser att de borde ha kommit med sina synpunkter tidigare. Bokens kapitel 1 innehåller kvalitetsteoretiska grunder, som man måste känna till för att kunna tillägna sig resten av innehållet. I kapitel 2 ges grundläggande och allmän information om kvalitetsledningssystem. I kapitel 3 beskrivs ett exempel på ett kvalitetsledningssystem för ett entreprenadföretag i byggbranschen. Kapitel 4 innehåller fördjupningar samt exempel på rutiner och mallar. Fokus i boken ligger på teknik och metoder. Men hur bra en metod än är rent objektivt, måste den accepteras och gillas av den som ska använda den för att resultatet ska bli bra. Tekniken och metoderna måste vara anpassade till oss människor för att fungera. Och eftersom vi alla är olika måste kvalitetsledningssystemet ta hänsyn till det. 10 kapitel 1. Kvalitetsteorins grunder Kvalitetsbegrepp Inom olika yrken och ämnesområden finns det fackspråk med speciella uttryck. Ibland använder man i fackspråket samma ord som finns i det allmänna språkbruket och då kan det lätt bli missförstånd mellan den som använder ordet i den klart definierade fackbetydelsen och den som använder ordet lite mer oprecist, som orden ofta brukas i vanliga samtal. Detta kapitel börjar med en ordförklaring för att öka förståelsen för de begrepp som används i texten. Vårt språk är inte exakt på samma sätt som till exempel matematik. De flesta kvalitetsproblem uppstår faktiskt därför att vi missförstår varandra. En bland flera orsaker till missförstånd är att vi tolkar orden olika. I kvalitetsfacket är vi därför lite noga med ordens exakta betydelse. Kund och leverantör Klienten, patienten, brukaren, hotellgästen, läsaren, lyssnaren, tv-tittaren, konsumenten, nyttjaren, hyresgästen, bostadsrättsinnehavaren, beställaren eller byggherren kallas alla för kunden i kvalitetsfackspråket. Leverantör är den som tillhandahåller varor och tjänster till sina kunder. I det kommersiella yrkeslivet är kund- och leverantörsbegreppen en utgångspunkt för kvalitetstänkandet. Kunden har pengar och vill köpa en vara eller en tjänst av leverantören. Kunden vill förvissa sig om att produkten har sådana egenskaper som han har behov av. När man byter varor eller tjänster mot pengar, vet den som får pengarna exakt vad han fått, medan den som får produkten vill förvissa sig om att den verkligen är värd det pris som han betalar. Kvalitetsbegreppet kan således härledas till en bytes- eller försäljningssituation. Detta gäller när privatpersoner handlar med varandra, när en pri11 vatperson handlar med ett företag och när två företag handlar med varandra. Företagsledningen och ägarna till företaget ställer krav på ekonomin. Myn- I det enkla okomplicerade fallet går pengaströmmen åt det ena hållet och digheter ställer krav på att företaget följer lagar, förordningar och föreskrifter. produkten går åt det andra. Samma princip gäller mellan offentlig verksamhet Massmedia ställer krav på att få information när det hänt något som de tycker och de personer eller organisationer som den offentliga verksamheten är till för är intressant. Leverantörer kan ställa krav på plats i bodar, hjälp med lossning att tjäna. Här blir det dock genast svårare, därför att det a) inte alltid är den av material, transporter etc. Medarbetare och fackföreningar ställer krav på person som ska ha varan eller tjänsten som betalar, och b) att kunden ibland löneförhöjning och bättre arbetsvillkor. Grannar kan ställa krav på minskat varken kan ställa några krav eller vet vilka krav han ska ställa. buller eller trafikstörningar på gatorna intill arbetsplatsen eller något annat. Om du har fruktansvärda magsmärtor och kommer in till sjukhuset med Alla som på något sätt påverkar eller är påverkade av byggföretaget kallas ambulans, kan du naturligtvis som en duktig kvalitetsteoretiker inse att ditt intressenter. För att hålla ordning på alla dessa intressenter brukar man dela in mag-tarmsystem har en ”avvikelse” och att ditt krav på sjukhuset är att av- kundbegreppet i externa kunder, interna kunder och övriga intressenter. hjälpa denna ”avvikelse” samt att genomföra en ”korrigerande åtgärd”, så att ”avvikelsen” inte uppstår igen. Men du är sannolikt inte förmögen att tydligt framföra dina krav utan får lita på sjukvårdspersonalens kompetens (och hoppas att de har ett fungerande kvalitetssystem av världsklass). Externa kunder Byggherren/beställaren ställer sina formella krav i beställningsskrivelser eller kontrakt. Beställaren av en entreprenad är en extern kund. Alla pengar som kommer in i entreprenörens företag och som används till byggmaterial, maskiner och hjälpmedel, manskapsbodar, löner åt anställda, lokalhyror, inventarier, Vem eller vilka ställer krav? utdelning till aktieägarna med mera kommer från den externa kundens plånbok. Byggherrarna förväntar sig att de ska få sina byggnadsverk färdigställda i rätt ISO 9001 fokuserar på den externa kunden. Standarden är uppbyggd för att tid till det pris som överenskommits vid beställningstillfället. Den externa företaget ska kunna visa den externa kunden att företaget har ordning och reda kunden är lätt att identifiera. Det är byggherren/beställaren. Men det är flera på sin planering, sin tillverkning, sin kontroll och sina förbättringsprocesser. än byggherren som ställer krav på ett byggföretag. Är alla som ställer krav När man talar om kund i kvalitetssammanhang menar man den externa kun- kunder? den om inget annat sägs. Ja. I princip är det så. Den som ställer krav på dig vill ju att du ska uppfylla det kravet genom att agera så att kravställaren blir nöjd. Alla som ställer krav är kunder i en lite vidare mening. Interna kunder Varje person i företaget som tar emot en vara eller tjänst av någon för vidareförädling och leverans till någon annan i värdekedjan är en intern kund. Dina medarbetare är interna kunder så fort de kan ställa krav på dig. Om du är Ägare Styrelsen Företagsledningen Byggherre Beställare Nyttjare utsättare så har du snickarna som dina interna kunder. De ställer krav på att Myndighet Massmedia utsättningen ska vara korrekt gjord, tydlig och färdig i tid, så att de kan sätta sin väggform utan att behöva stå och vänta. Om du är vd har du styrelsen som internkund, som ställer krav på dig. Men även din personal i övrigt har krav och förväntningar på dig och är på så sätt dina kunder. Ägare/ bolagsledning/ Leverantörer Samarbetspartners Medarbetare Fackföreningar Övriga intressenter närmaste chef ställer krav på lönsamhet och även på vad den anställde ska utföra och ibland även hur arbetet utförs. Din chef är alltså också din kund. Process Process kan tyckas vara ett modeord, men det är ett viktigt begrepp för att bryta ner och analysera aktiviteter. Den officiella ISO-definitionen är: ”grupp av 12 13 aktiviteter som samverkar eller påverkar varandra, och som använder underlag (input) för att åstadkomma ett avsett resultat (output, utfall).” Med vardags- Kvalitet språk kan man säga att process är det som händer i en avgränsad mängd akti- Kvalitet är ett ord som många kvalitetsexperter har försökt definiera på olika viteter med fokus på det resultat/utfall som skapas av aktiviteterna. En process sätt. Ordet kommer ursprungligen från latinet och kan översättas med beskaf- ska ha ett startläge och ett resultat. Startläget kallas på svenska underlag eller fenhet eller inre egenskaper. Men kvalitet är inte bara ett ord utan står också för på engelska input. Resultatet kallas utfall eller på engelska output. De svenska ett begrepp. ISO 9001:s definition av begreppet kvalitet får väl idag närmast begreppen känns konstlade för mig och jag kommer därför att använda ordet betraktas som en grunddefinition. Den säger att kvalitet är ”grad i vilken inne- resultat eller output för utfall och startläge eller input för underlag. boende egenskaper hos ett objekt uppfyller krav”. Första gången man hör detta Processbegreppet beskrivs utförligt i bokens kapitel 2.5 Processorientering. blir man kanske lite frågande. Vad menas med inneboende egenskaper, vilka krav är det fråga om och hur mäter man kvalitet i grader? Produkt och tjänst Output från en process delas in i två kategorier: produkt och tjänst. Tidigare har ordet produkt definierats som resultatet av en process och kunde vara både en fysisk vara eller en tjänst eller en kombination av dessa. I vardagsspråket tänker vi att en produkt är något konkret som man kan ta på, medan en tjänst är en abstrakt företeelse, till exempel omvårdnad i sjukvårdssammanhang. På grund av att många (i andra branscher) har haft svårt att förstå att ordet produkt betecknar både en fysisk vara och en tjänst, har man i ISO 9001:2015 övergått till att skilja på produkter och tjänster med en definition, som något förenklat innebär att en produkt är resultatet från en process där kunden inte deltagit. Resultat från processer där kunden på ett eller annat sätt deltagit kal�las för tjänst. Denna uppdelning innebär bland annat att om du fått beställning på ett bygguppdrag och du inte har någon kontakt alls med kunden under projektering och produktion är det en produkt du levererar vid slutbesiktningen. Men om kunden vid något tillfälle besökt arbetsplatsen och framfört någon synpunkt, så är entreprenaden en tjänst. Det finns uppenbarligen ingen anledning att skilja på om en process levererar en produkt eller en tjänst. I boken kommer jag använda ordet produkt omväxlande med vara eller tjänst för resultatet av en process. Ibland använder jag endast ordet resultat, som känns mer vardagligt. Resultatet kan vara en fysisk produkt som går att ta på, t.ex. en betongvägg, men det kan också vara en tjänst, som t.ex. en transport eller en städtjänst. En konsulttjänst innehåller ofta både en rådgivning och ett fysiskt dokument där råden är satta på pränt. Om du frågar någon som ska köpa en bil vilka egenskaper som är viktiga för bilköpet, får du olika svar beroende på vem du frågar. Någon är mest intresserad av motorstyrka och acceleration, någon annan vill ha en så säker bil som möjligt. Andra betonar kanske komfort, lastförmåga, låg bränsleförbrukning eller att bilen ska vara miljöklassad. Alla dessa egenskaper är inneboende egenskaper i den mening att de är fast förankrade i produkten. Priset däremot – om produkten är dyr eller billig – är en tilldelad egenskap eftersom den är förhandlingsbar och enkelt kan ändras från en dag till en annan utan att man ändrar på produkten. Kvalitet är inte något en gång för alla fastställt, utan är olika beroende på vilka egenskaper hos produkten som är efterfrågade. Vilka krav kunden har. Kvalitet i en köpares ögon är en eller flera egenskaper som han eller hon värdesätter och som man förväntar sig finna i den produkt man ska använda. En erfaren köpare ställer krav på de egenskaper hos en vara som han anser väsentliga. Om säljarens vara har dessa egenskaper, så har den också rätt kvalitet. Observera att definitionen i ISO 9001 förutsätter att kunden tydligt kan tala om, eller att det på annat sätt är känt, vilka krav han har på produkten. Hur mäter man då i vilken grad kraven är uppfyllda? Rent ingenjörsmässigt finns det bara godkänt eller icke godkänt, vilket på kvalitetsspråk blir överensstämmelse (uppfyllande av ett krav) eller avvikelse (icke-uppfyllande av ett krav). I verkligheten vet vi att det ofta finns en glidande skala från riktigt uselt via dåligt, okej, ganska bra, mycket bra till utomordentligt bra. Skalan kan också gå från att som kund känna sig missnöjd, arg och ledsen till att man blir på gott humör. Kvalitetstänkandet är inte bara kopplat till en försäljningssituation. Kvalitet finns internt i en organisation där olika avdelningar stödjer varandra med både fysiska produkter och tjänster. Uppfyller en produkt de krav, som den som 14 15 tar emot tjänsten har ställt, eller skulle vilja ställa om han kunde formulera sina För komplicerade produkter, som innehåller mjuka parametrar som t.ex. krav, har tjänsten rätt kvalitet. vårdtjänster, är det inte alltid så lätt att formulera tydliga och mätbara Kvalitetsbegreppet finns överallt där en person ställer krav på en produkt krav. En totalentreprenör ska uppfylla beställarens krav på funktion. Om och denna person blir mer eller mindre tillfreds beroende på hur hans behov, beställaren handlar upp totalentreprenör i konkurrens och inte har pre- krav eller förväntningar uppfylls. ciserat sina funktionskrav är det inte så konstigt om det blir osämja när Kvalitetsbegreppet har under det senast halvseklet vidgats betydligt. Tidigare omfattade det endast att slutproduktens egenskaper skulle uppfylla preciserade krav. Begreppet har numera glidit över till det lite mer allmänna begreppet att kunden ska vara nöjd. De svenska kvalitetsprofessorena Bengt Klefsjö och Bo Bergman definierar kvalitet som: ”Kvalitet på en produkt är dess förmåga att tillfredsställa, och helst överträffa kundernas behov och förväntningar.” Det där med att överträffa kan ju betyda att produkten kan bli hur dyr som helst att tillverka och leverera. En medelväg mellan ovanstående definition och den som görs i ISO 9001 skulle då kunna vara att definiera kvalitetsbegreppet enligt följande: Kvalitet är förmågan hos en vara eller en tjänst att uppfylla kundens behov, krav och förväntningar. Att tolkningen av kvalitet skiftar från person till person är inte konstigt. Kvalitet svarar nämligen på vad någon förväntar sig av något: • Behov: Kunden kanske inte själv känner till sitt behov. När en föreningslokal ska hyras ut till förskoleverksamhet behövs både bygglov för förändrad verksamhet och uppfyllande av Boverkets krav på den nya typen verksam- byggnadsverket är färdigt för leverans. • Förväntningar: Kunden kan ha förväntningar på en produkt som leverantören inte förstått. Om då inte förväntningarna kommunicerats kan det uppstå konflikt mellan kund och leverantör när produkten levereras. Ehandel av kläder har råkat ut för mycket returer, sannolikt beroende på att det är svårt att föreställa sig hur klädesplagget passar om man inte sett det och provat det innan man bestämmer sig för att slå till. Den japanske professorn Noriaki Kano har i diagramform på ett ingenjörsmässigt sätt illustrerat den psykologiska sidan av hur grad av kundtillfredsställelse är kopplat till grad av behovsuppfyllelse. Grad av kundtillfredställelse Omedvetna behov Oväntade, ej uttalade Uttalade behov (krav) Förväntade, uttalade het, som ska bedrivas i lokalen. Ett exempel kan vara att en extra utrymningsväg behövs, eftersom det är ett krav i BBR (Boverkets Byggregler). Känner föräldrakooperativet, som ska driva verksamheten, till sitt behov Grad av behovsuppfyllelse av bygglov inklusive anlitande av en kontrollansvarig enligt reglerna i PBL innan man hyr lokal och sätter igång verksamheten? Om inte kan det visa sig att man hyrt en lokal med fel kvalitet. Underförstådda behov (förväntningar) Förväntade, ej uttalade • Krav: Om kunden vet precis vad han vill ha, kan han också förhoppningsvis ställa tydliga krav. ISO 9001 utgår från att kraven ska gå att precisera så att kund och leverantör menar samma sak. I byggbranschen har man av tradition en oberoende besiktningsman som ska granska byggnadsverket för att avgöra om de krav som finns i kontraktet mellan beställare och entreprenör är uppfyllda vid leveranstillfället. Vid nybyggnad av bostadsrätter inträffar inte så sällan att byggherrens kund – bostadsrättsinnehavaren – har större krav på finish än vad som ligger i avtalet mellan byggherre och entreprenör. 16 Den raka pilen illustrerar förhållandet mellan ett klart uttalat krav från kund till den nöjdhet som kunden visar beroende på hur väl kravet uppfylls. Om du ställt krav på ljudisolering och kravet är precis uppfyllt är det godkänt. Om kravet är uppfyllt med marginal blir du sannolikt ännu något nöjdare. Den nedersta böjda pilen illustrerar sådana behov, krav och förväntningar som är underförstådda och som du som beställare inte anser att du behöver framföra vid din beställning. Den översta uppåtböjda pilen illustrerar de behov som du själv inte är medveten om eller som är utöver vad du beställt. 17