Kvalitetssystem för YH-Eslövs kommun
Dokument
Rutin - inköp
Framtaget av
LS
Dokumentnr
SI-02
Utgåva
4
Fastställt av
Verksamhetens ledningsgrupp
Sida
1(3)
Giltigt från
11-12-22
1. Beskrivning av processen
Rutinen syftar till att säkerställa att processen för inköp av tjänster och varor genomförs med
hög kvalitet och till rätt pris.
Processen omfattar moment med planering av inköp, genomförande och uppföljning med
utvärdering av inköpta varor och tjänster.
Inom Vuxenutbildningen och Yrkeshögskolan kan inköpen delas upp i tio olika
inköpsområden där det finns varierande former för upphandling och ansvarsområden.
Extern utbildningskompetens vilket gäller upphandling av lärarkompetens inom
utbildningsområden när skolan inte har egna tillräckliga resurser.
Service- och underhållstjänster kan gälla diverse olika områden som krävs för att
underhålla och säkerställa att verksamheten vid skolan fungerar t.ex. underhåll av IT-nätet,
fastighetstjänster, bevakning och säkerhet.
IT-teknik & elektronik omfattar allt från inköp av datorer med tillbehör, mediautrustning,
fastighetslarm etc.
Utrustning & förbrukningsmaterial avser alla typer av varor som krävs för att utöva en
tjänsteverksamhet inom skolverksamhet.
Läromedel avseende litteratur till lärare.
Marknadsföringstjänster och -produkter inom marknadsföring avseende skolans
utbildningar.
Konferenstjänster
Kompetensutveckling för skolans personal
Resetjänster och studieresor
Planering
Baserat på uppkommit behov av tjänst eller vara beskriver beställaren alternativt
inköpsansvarig det aktuella inköpsbehovet i blanketten för ”Specifikation för inköp av varor
och tjänster”, se blankett dok.nr SI001.
Utifrån upprättad specifikation av behovet för vara eller tjänst utför inköpsansvarig för
området beställning efter kontroll i avtalsdatabasen för Eslövs kommun. Detta sker utifrån
lämpliga leverantörer och deras prisbild. Saknas leverantör enligt avtalsdatabasen gäller direkt
kontakt med lämpliga leverantörer för inköp upp till de värden som anges i ”Inköpspolicy för
Eslövs kommun” (ett basbelopp vad avser upphandling av varor, två basbelopp vad avser
upphandling av tjänster, fyra basbelopp vad avser upphandling av kvalificerade konsulttjänster). För högre belopp gäller tillämpning av lagen om offentlig upphandling och vad som
påtalas i Inköpspolicyn för Eslövs kommun. Principen är att vid direktinköp jämföra priser
från tre olika leverantörer. Vid behov av speciella tjänster som inte är tillgängliga via ramavtal
kan inköp ske via egen upphandling med enskilda leverantörer. Denna upphandling sker
utifrån Lagen om offentlig upphandling.
När lämplig leverantör finns godkänns beställningen av inköpsansvarig person för det aktuella
inköpsområdet. Detta skall noteras i specifikationen.
Utskrift från kvalitetssystemet 2017-07-14
Kvalitetssystem för YH-Eslövs kommun
Dokument
Rutin - inköp
Framtaget av
LS
Dokumentnr
SI-02
Utgåva
4
Fastställt av
Verksamhetens ledningsgrupp
Sida
2(3)
Giltigt från
11-12-22
Genomförande
För beställd tjänst eller vara krävs ett ordererkännande från leverantören (skriftligt), vilket
skall avstämmas mot beställningen/specifikationen. Denna uppgift sköts av inköpsansvarig
för området. Ovanstående exkluderar olika typer av samverkansprojekt.
Ansvarig för beställningen svarar för kontroll att leverantören uppfyllt överenskomna
leveransvillkor. Vid behov tas kontakt med leverantören för att utreda eventuella felaktigheter
kopplat till beställningen.
Sista steget i genomförande av inköpet är att godkänna fakturan, vilket görs av den
inköpsansvarige via fakturaportalen på intranätet, Ekis.
Uppföljning
För tjänster och varor skall uppföljning ske utifrån behovet att erhålla en hög kvalitet på
leveransen. Denna uppföljning dokumenteras på specifikationen och genomförs av
inköpsansvarig i samverkan med beställaren. Uppföljningen är uppdelad på fyra områden
leveranssäkerhet, prisbild, servicenivå samt miljöprofil.
2. Ansvar
Huvudansvaret för inköp ligger på rektor. Delegering av inköpsrätt utgår från Gymnasie &
Vuxenutbildningsnämnden.
3. Mål
Mål för inköpsprocessen är att de inköp som sker skall uppnå de förväntningar som är ställda
på den tjänst eller vara som levererats.
Delmål inom processen
1. Identifierade reklamationer/synpunkter på vara eller tjänst
För specificering av mål, se målprogram.
Utskrift från kvalitetssystemet 2017-07-14
Kvalitetssystem för YH-Eslövs kommun
Dokument
Rutin - inköp
Framtaget av
LS
Dokumentnr
SI-02
Utgåva
4
Fastställt av
Verksamhetens ledningsgrupp
4. Styrande dokument för processen
- Lagen om offentlig upphandling
- Inköps- och upphandlingspolicy för Eslövs kommun
- Riktlinjer för direktupphandling för Eslövs kommun
5. Arkiveringsfrågor
Krav på arkivering avseende löpande marknadsföringsmaterial och upprättad
informationsplan redovisas i arkiveringsplanen.
Utskrift från kvalitetssystemet 2017-07-14
Sida
3(3)
Giltigt från
11-12-22
