ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
LIVSMEDEL – FÄRSKT MEJERISORTIMENT
2013-01-10
DNR KST 2012/578.03
1.0
ALLMÄN INFORMATION
1.1
BAKGRUND
Torsby och Sunne kommuner har beslutat att i ett antal gemensamma
upphandlingar upphandla livsmedel. Denna anbudsinbjudan avser Livsmedel –
Färskt mejerisortiment. Upphandling av övriga varuområden för livsmedel
genomförs i separata upphandlingar med följande uppdelning: Kolonial och övrigt,
Djupfryst, Färskt bröd, Färskt kött och charkprodukter, Färsk frukt och grönsaker,
Färsk potatis samt Färsk fisk.
Nuvarande avtal löper ut den 30 september 2013.
Båda upphandlande myndigheterna benämns kommunen/kommunerna m.m. i
anbudsinbjudan.
1.2
OMFATTNING/LEVERANSSTÄLLE
Kommunerna tillagar mat till många olika kundkategorier alltifrån
förskoleverksamhet till särskilt boende. Kundkategorier finns även inom områden
skola, sjukhus, skidgymnasium, badhus m.fl.
Anbudet skall omfatta kommunens behov av Livsmedel – Färskt mejerisortiment
enligt Produktspecifikationen. Leverantören skall kunna leverera till samtliga
leveransställen enligt Leveransadressförteckningarna.
1.3
1.4
DEFINITIONER
Kommunen:
En eller flera angivna upphandlande myndigheter.
Anbudsgivaren:
Den person som lämnar anbud enligt denna
anbudsinbjudan.
Leverantör:
Den person som tecknat avtal med en eller flera av
ovanstående upphandlande myndigheter som ett
resultat av denna upphandling.
LOU:
Lag (2007:1091) om offentlig upphandling.
UPPHANDLANDE MYNDIGHETER
Torsby och Sunne kommuner
1.5
AVTALSFORM
Ramavtal
1.6
AVTALSTID
Kommunen har för avsikt att teckna avtal fr.o.m. 2013-10-01 t o m 2015-09-30
med möjlighet för kommunen att förlänga maximalt 1 + 1 år.
Om avtalsstarten försenas till följd av fördröjningar i upphandlingsprocessen kan
avtalets sluttid – på i övrigt oförändrade villkor – komma att förskjutas i
motsvarande mån.
Om förlängningsklausulen utnyttjas skall detta meddelas av kommunen skriftligen
före avtalstidens utgång. Sker inte detta upphör avtalet automatiskt vid
avtalstidens slut. Vid eventuell förlängning upphör avtalet automatiskt att gälla vid
respektive förlängningsperiods utgång.
1.7
VOLYM
Kommunerna beräknar köpa Färskt mejerisortiment under 2013 för cirka
3 500 000 SEK fördelat enligt nedan:
1.8
Torsby
1 800 000 SEK
Sunne
1 700 000 SEK
FÖRBEHÅLL
Kvantiteten kan komma att förändras under avtalsperioden till följd av kommunens
organisationsförändringar, nytillkomna eller avgående enheter.
Kommunen förbehåller sig rätten att vid avtalstecknandet och under avtalsperioden
Torsby kommun
1.Kommunkansliet
685 80 Torsby
Tel:
Fax:
Epost:
Hemsida:
0560-16 000
0560-16 025
[email protected]
www.torsby.se
Org.nr:
Dnr:
212 000-1777
KST 2012/578.03
1 (5)
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
DNR KST 2012/578.03
välja bort/respektive förhandla in nya produkter i avtalet.
Sunne kommun har avtal för leverans av livsmedel till småkök både i centralorten
och på landsbygden som gäller fram t.o.m. 2014-02-28 med möjlighet att förlänga
maximalt 24 månader. Både Torsby och Sunne kommun har avtal i centralorten för
mindre, tillfälliga, sällan köp samt köp som ingår i utbildning och
rehabiliteringssyfte.
Kommunen har rätt att vid behov prova andra leverantörers produkter i begränsad
omfattning.
1.9
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET
Förfrågningsunderlaget består av följande delar:
1. Missiv/Anbudsförfrågan
2. Administrativa föreskrifter
3. Kommersiella villkor/avtalsmall
4. Kvalitetskrav 2013
5. Produktspecifikation
6. Anbudsformulär
7. Leverantörsförsäkran
8. Leveransadresser/frekvenser Torsby
9. Leveransadresser/frekvenser Sunne
10. Karta Torsby kommun
11. Karta Torsby centralort
12. Karta Sunne kommun o Sunne centralort
13. Mall utvärdering
Anbudsgivare är själv skyldig att kontrollera att de har fått ett komplett
förfrågningsunderlag.
2.0
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER
2.1
UPPHANDLINGSFÖRFARANDE
Upphandlingen görs i enlighet med reglerna om öppet förfarande kap 4, i Lag
(2007:1091) om offentlig upphandling (LOU).
Anbud kommer att antas utan föregående förhandling.
2.2
ANBUDETS FORM
Anbudet skall
¤ vara skriftligt
¤ vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren.
¤ lämnas i ett original och helst 3 stycken kopior.
¤ innehålla komplett ifyllt och undertecknat anbudsformulär/svarsformulär eller
uppställt i enlighet med fastställda formulär.
¤ innehålla de uppgifter som efterfrågas i förfrågningsunderlaget inkl bilagor.
¤ vid bifogat USB-minne ska denna följas av en utskriven pappersversion.
Anbud via fax eller traditionell e-post godkännes inte då sekretessen inte kan
garanteras.
Marknadsföringsmaterial och annan mindre relevant information kan utelämnas.
2.3
SPRÅK
Anbudet inklusive bilagor samt all kommunikation skall ske på svenska språket.
Livsmedel- Färskt mejerisortiment
Dnr: KST 2012/578.03
2(5)
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
DNR KST 2012/578.03
2.4
PRISER I ANBUDET
Anbudspriser skall beräknas efter basprisdag 2013-02-21
Priserna skall lämnas i SEK exklusive moms.
Priser skall lämnas i enlighet med bifogad produktspecifikation.
Om beställning via webbshop ger lägre priser skall aktuell rabattsats anges i
anbudsformuläret.
Observera att ”webbrabatten” inte skall vara medräknad i anbudspriset.
Priser i anbudet, prisjusteringar samt tillägg av produkter skall gälla lika för båda
kommunerna.
Eventuella repa avgifter skall ingå i angivna priser.
2.5
RABATTER ÖVRIGT SORTIMENT
På de produkter som ej finns upptagna i produktspecifikationen, men ingår i
anbudsgivarens övriga sortiment skall rabattsatsen vara 8 %.
2.6
RESERVATION
Reservationer godkännes inte.
2.7
ALTERNATIVA ANBUD/SIDOANBUD
Alternativa anbud godkännes inte.
2.8
HELT ELLER DELAT ANBUD
Anbud skall lämnas odelat. Anbudet skall alltså omfatta samtliga delar av
upphandlingen. Anbud kan lämnas för en eller båda kommunerna.
2.9
ANTAGANDE AV ANBUD
Anbud kommer att antas i sin helhet för respektive kommun. Varje kommun fattar
sitt eget beslut och tecknar sitt eget avtal.
2.10
ANTAGANDE AV LEVERANTÖR
Anbud kommer att antas från tre leverantörer (om möjligt). Leverantörerna
kommer att rangordnas.
2.11
ANBUDSPRÖVNING
Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i
rätt tid.
Anbuden prövas i två steg: Steg 1 Uteslutning och kvalificering, Steg 2 Utvärdering.
2.11.1
Uteslutning och kvalificering – Steg 1
Först sker en kontroll av att anbudsgivaren uppfyller de formella krav och
åligganden som skall eller får medföra uteslutning enligt LOU. Därefter sker en
bedömning av anbudsgivarens lämplighet i form av registrering, ekonomisk
ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet. Detta visas genom att
nedanstående specificerade krav uppfylles.
Uteslutningsgrund och krav på registrering
Kommunen kommer att utesluta anbudsgivaren om någon av omständigheterna
föreligger enligt LOU kap 10 § 1. Om det finns grundad anledning anta att en
leverantör skall uteslutas med stöd av detta, kommer kommunen begära att
leverantören visar att det inte finns någon grund för uteslutning.
Uteslutning av leverantör kan komma att göras i de fall som gäller enligt LOU kap
10 § 2.
Motsvarande krav gäller även för eventuella underleverantörer.
Bevis om uteslutninsgrund och registrering
Kravet enligt LOU Kap 10 § 2 samt krav på registrering enligt LOU Kap 11 § 6 visas
genom att till anbudet bifoga Leverantörsförsäkran undertecknad av behörig person
hos anbudsgivaren.
Den upphandlade myndigheten kommer att kontrollera att vald leverantör har
fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna
landet.
Livsmedel- Färskt mejerisortiment
Dnr: KST 2012/578.03
3(5)
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
DNR KST 2012/578.03
Krav på anbudet
Kontroll sker av att anbudet uppfyller samtliga "skall"-krav samt att begärda
handlingar bifogats anbudet innehållande alla efterfrågade uppgifter. Kontroll sker
även av att anbudsgivaren accepterar de kommersiella villkoren/avtalsmallen. Med
stöd av inlämnade uppgifter bedömer kommunen om anbudet är kvalificerat för
steg 2 Utvärdering.
Kontroll sker även att offererade produkter samt förpackningsstorlekar är likvärdiga
eller bättre jämfört med de produkter som är angivna i förfrågningsunderlaget med
avseende på kvalitet och funktion. Det är kommunen som bedömer likvärdheten.
Anbud som innehåller ändringar, förbehåll eller tillägg och därmed inte uppfyller
samtliga krav enligt ovan (orent anbud) kommer att förkastas.
2.11.2
Utvärdering – steg 2 utvärdering
Efter Steg 1, Uteslutning och Kvalificering, kommer kvarvarande anbud att
utvärderas.
Det/de anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt kommer att antas utifrån nedan
angivna kriterier:
Pris 80 %
Sortimentsbredd 20 %
Varje kriterie kommer att bedömas på en betygsskala 0-10. Totalt lägsta pris
erhåller 10 poäng. För varje 10 % högre pris sjunker poängtalet med 1. Två
decimaler tillämpas.
För att anbudet skall utvärderas måste det innehålla minst 10 st av efterfrågade
produkter.
Kommentarer till kriterierna
Pris
Priset kommer att utvärderas enligt nedanstående utvärderingsmodell:
10 – (aktuellt utvärderingspris – lägst pris) = betyg (minusbetyg kan uppkomma)
10 % av lägst pris
(d v s utvärderingspris = anbudspris alternativt belastningspris x i
produktspecifikationen angiven beräknad förbrukning. I prisutvärderingen kommer
80 % av priset att utvärderas med avdragen offererad webbrabatt (se även
allmänna föreskrifter i Produktspecifikationen)).
Om pris inte lämnats på någon enstaka produkt/position eller om offererad produkt
inte bedöms likvärdig kommer i produktspecifikationen angivet belastningspris
(= fingerat pris för utvärdering) att användas för utvärderingen.
Sortimentsbredd
Detta kriterie kommer att utvärderas enligt nedan:
2.12
Antal offererade produkter
Betyg
46
10
45 - 20
5
19 – 11
2
10
1
VARUPROVER VID UTVÄRDERING
Om kommunen under utvärderingsarbetet har behov av varuprover skall
anbudsgivaren på begäran kostnadsfritt omgående skicka dessa till kommunen.
2.13
TILLDELNINGSBESLUT
Efter utvärdering fattar Kommunen ett tilldelningsbeslut som tillställes samtliga
anbudsgivare. När tilldelningsbeslut meddelas är detta inte ett civilrättsligt
bindande avtal.
Livsmedel- Färskt mejerisortiment
Dnr: KST 2012/578.03
4(5)
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
DNR KST 2012/578.03
Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud även om anbudsgivaren fått ett
tilldelningsbesked. Bundenheten upphör antingen sedan upphandlingskontraktet
tecknas med annan eller giltighetstiden har gått ut.
Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut med elektroniska medel, vilket medför att
kommunen tillämpar avtalsspärr på 10 dagar.
2.14
AVTALSTECKNANDE
Avtalsmallen inklusive alla villkor, skall accepteras av anbudsgivaren.
Efter avslutad upphandling kommer varje kommun att teckna avtal med antagen
anbudsgivare. Avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och
antaget anbud. Antagen anbudsgivare skall vara beredd att teckna avtal 11 dagar
efter underrättelse om beslut.
En förutsättning för ett bindande avtal är att det föreligger en skriftlig handling som
är undertecknad av båda parter.
2.15
SEKRETESS
Absolut sekretess gäller under hela upphandlingstiden fram till dess att
tilldelningsbeslut är fattat.
2.16
FÖREBYGGANDE INFORMATION FRÅN SKATTEVERKET
Kommunen eftersträvar samarbete med enbart seriösa uppdragstagare och har
därför ett samarbete med Skatteverket om förebyggande information. Samarbetet
med förebyggande information innebär en automatisk kontroll av en anbudsgivares
skattestatus. Kontroll görs innan och i nära anslutning till tilldelningsbeslutet samt
löpande under avtalstiden.
2.17
UPPLYSNINGAR UNDER UPPHANDLINGEN
Upplysningar/ansvarig upphandlare:
Per Kjellqvist, upphandlingsstrateg, 0560-160 68 alt. 070-560 60 68
E-post, [email protected]
Torsby kommun
1.Strategi- och näringslivsavdelningen
685 80 Torsby
2.18
KOMPLETTERANDE UPPLYSNINGAR
Om anbudsgivaren anser att ställda krav i förfrågningsunderlaget är orimliga,
otydliga, konkurrensbegränsande eller innehåller uppenbara fel eller har frågor om
upphandlingen är det viktigt att ansvarig upphandlare (se p.2.16) kontaktas på ett
så tidigt stadium som möjligt. Kommunen publicerar sina förfrågningsunderlag på
Internet genom www.e-avrop.com. Frågor med anledning av upphandlingen skall
ske via e-post till ansvarig upphandlare se (p. 2.16) eller ställas på Internet via den
länk som återfinns på sidan där förfrågningsunderlaget hämtades senast 2013-0304. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras/justeras till följd av relevanta
frågor, kommer skriftliga svar att aviseras via e-post till alla kända anbudsgivare
snarast dock senast 2013-03-08. Svaren/kompletteringar publiceras även på eavrops publika databas www.e-avrop.com.
Anbudsgivare har själv skyldighet att kontrollera om några eventuella
förtydligande/komplettering samt frågor och svar eller ytterligare information
publicerats enligt ovan.
Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterade upplysningar som erhållits
skriftligt. Endast skriftliga svar är bindande.
Livsmedel- Färskt mejerisortiment
Dnr: KST 2012/578.03
5(5)
